Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis: visas procesas be streso

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais, o kartais atrodo, kad tiek pat, kiek ir niekada. Kasdien gaunu telefonus iš lietuvių, kurie nusprendžia grįžti arba tiesiog perkelti verslą iš Londono, Mančesterio, kur tik ne. Visi svajoja apie tai, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis įvyks taip lyg būtų pasakė. Tiesą sakant, gali būti taip, jeigu viską suplanuojate anksčiau, o ne paskutinę minutę. Dažniausiai būna taip: klientai skambina penktadienį ir nori važiuoti pirmadienį. Tada tai jau ne bėda, o galvos skausmas. Tie dokumentai po „Brexit“ dabar yra siaubas, bet jeigu žinai, ką daryti, viskas praei sklandžiai.

Pradžia ir planavimas

Kaip tikrai pradėti biuro perkėlimą iš Anglijos su minimaliomis pastangomis?

Nereikia sukliudyti galvos. Tiesiog paskambinkite mums arba parašykite el. paštu. Pirmiausia mums reikia žinoti, kiek daugiau ar mažiau turite daiktų – ar tai tik kelios dėžės su dokumentais, ar pilnas biuras su dideliais stalais ir sofa. Kai žinome apimtį, galime pasiūlyti tinkamą mašiną. Viskas prasideda nuo paprasto sąrašo, nieko daugiau. Jei bandysite daryti viską ką tik iš galvos, gali tekti brangiai apsipirkti dėl netinkamos transporto priemonės.

Ar tikrai būtina daryti tą inventorizacijos sąrašą?

Žinau, kad niekas to nenori daryti, tai baisiai nuobodu. Bet taip, be jokio abejojo, dabar būtina. Muitininkai, ypač tie britų, labai mėgsta tvarką. Jei sąrašo nebus, gali pradėti braižyti, kas sulaikys mašiną valandomis. Galite užrašyti paprastai: „3 stalai, 10 kėdžių, 5 dėžės popierių“. Nereikia detaliai aprašinėti kiekvieno pieštuko. Tik svarbu, kad skaičiai sutaptų su realybe. Buvo atvejų, kad sąrašas buvo „maždaug“, tai baigėsi baudomis.

Kiek laiko viskas užtruks?

Tai kaip visada – klausimas į klausimą. Jei važiuojate iš Londono tiesiai į Vilnių ir vairuotojas niekur nestoja, tai apie 4-5 dienas. Bet kartos nutinka, kad vairuotojas priverstas laukti kelyje, arba turi paimti ką nors kelyje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis nesugebės pakeisti geografijos – atstumas lieka tas pats. Paprastai sakau klientams planuoti savaitę, kad būtų ramiau. Taip, kartais pavyksta greičiau, bet geriau būti nuleidusiam žemyn.

Ar galite atvykti anksčiau, kad padėtumėt supakuoti?

Galime, tai ne problema. Tiesa, tai papildomai kainuos, bet sutaupys jūsų nervus. Mūsų komanda atvyksta su dėžėmis, popieriumi, burbuliukais. Jie žino, kaip supakuoti kompiuterius, kad jie nenukristų. Vienas klientas bandė pats supakuoti serverius į paprastas krepšes, tai, žinote, nebaigėsi gerai. Geriau mums pasakyti „supakuokite“, ir mes tai padarome. Taip tikrai būna mažiau pastangų iš jūsų pusės.

Kas dėl to „Brexit“? Ar labai pasikeitė?

O, pasikeitė, pasikeitė. Anksčiau buvo tiesiog įvažiavai ir važiavai. Dabar reikia deklaruoti krovinius. Mums reikia pateikti tam tikrus dokumentus (Export Declaration) išėjimui iš Anglijos. Tai standartinė procedūra, jeigu žinai ką darai. Bet jeigu bandysi tai daryti pats be patirties, gali užstrigti sienoje. Taigi, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis dabar reiškia tiesiog pasiduoti į profesionalų rankas šiuos dokumentus tvarkant.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinas krovinio sąrašas (inventorius) ir jūsų asmens dokumentai arba įmonės registracijos dokumentai. Jei vežate įrangą, kuri buvo naudojama verslui Anglijoje, reikia įrodymų, kad tai ne prekė pardavimui (pvz., senos sąskaitos ar buhalterinės dokumentacija). Kartais reikia T2L formos, nors aš čia dabar neprisiminsiu iš galvos visų niuansų, bet mūsų vadybininkai tai žino. Geriau viską pasiųsti mums iš anksto, kad patikrintume.

Ar turiu mokėti PVM ar muito?

Jei perkėliate savo nuosavybę, kurią naudojote jau ilgiau kaip 6 mėnesius, dažniausiai atleidžiama nuo mokesčių (Transfer of Residences relief arba panaši mechanizmas įmonėms). Tai yra svarbu. Jeigu bandysite vežti naujus, neišpakuotus daiktus su etiketėmis, muitinės įsakys mokėti PVM ir muitas. Nebandykite apgauti sistemos, jie turi skenerius. Viskas turi atrodyti kaip naudotas biulo inventorius.

Kas nutinka jeigu trūksta kokių nors dokumentų sienoje?

Tuomet prasideda drama. Krovinius gali uždaryti sandėlyje, kol gausite trūkstamus popierius. Tai kainuoja pinigus už laiką ir sandėliavimą. Kartais gali užtrukti net kelias dienas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis tuomet tampa maximaliomis pastangomis. Geriau užduoti klausimą dešimt kartų iš anksto nei vėliau gailėtis. Mums buvo atvejų, kad klientai pamiršdavo vieną lapelį ir mašina stovėdavo trys dienas Doverio uoste.

Ar saugu duoti jums originalius dokumentus?

Daugiausiai reikalaujame kopijų, kurias pasirašote, kad jos atitinka originalus. Originalų dažniausiai turite turėti pas save, jei keliaujate toje pačioje mašinoje arba lėktuvu. Mes nebegrąžiname dokumentų jums atgal, juos siunčiamas muitinei elektroniniu būdu arba fiziškai priklauso procesui. Tačiau jokių baimių, mes su juos dirbame kasdien. Be to, viskas fiksuojama sutartyse.

Kas dėl draudimo? Ar jūsų apima?

Taip, mes turime standartinį krovinių draudimą CMR. Jis dengia daiktus nuo momento, kai juos pasiimame, iki momento, kai juos iškrauname. Tačiau, skaitykite sąlynas, nes yra tam tikrų išimčių – pvz., grynųjų pinigų, brangmenų (kaip juvelyriniai dirbiniai) ar dalykų, kurie nebuvo tinkamai supakuoti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis turi būti ne tik lengvas, bet ir saugus. Užtikrinkite, kad vertinimas būtų tikras.

Kaina ir pinigai

Kiek tai man kainuos?

Nekalbu apie konkrčius skaičius, nes tai priklauso nuo tūrio metrų kubiniuose. Mažas biuras gali kainuoti kaip didelis buto pervežimas. Paprastai kaina susideda iš vietos Anglijoje, kelio iki Lietuvos, ir vietos Lietuvoje. Degalai brangsta, tad tai atsispindi kainose. Bet jeigu susitvarkote su kolegomis ir viską išnešote prieš mašiną (taip vadinamas „prieškelio“ paslauga), galima sutaupyti. Geriau paprašykite pasiūlymo.

Ar kaina gali pasikeisti kelyje?

Neturėtų, jeigu mes tiksliai išmatavome tūrį. Jeigu pasirodo, kad dėžių yra dvigubai daugiau nei sakėte, tuomet teks kalbėtis apie papildomą vietą. Taip pat, jei Lietuvoje ar Anglijoje reikia specialių leidimų parkavimui centriniame rajone, tai irgi gali kainuoti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis numato, kad iš anksto susitariame dėl fiksuotos kainos, be staigmenų. Nenorime, kad klientai būtų nepatenkinti.

Ar imate avansą?

Įprasta praktika yra imti nedidelį avansą (depozitą), kad užtikrintume, kad tai ne iššūkis ir kad mašina bus skirta jums. Likusią dalį mokate, kai krovinys atvyksta arba prieš išvykstant, priklausomai nuo pasitikėjimo. Esu matęs atvejų, kai žmonės užsakinėjo, o vėliau neatsiliepė į telefonus. Tai mums nuostoliai, tad avansas užtikrina, abiejų pusių susidomėjimą.

Ar galima apmokėti banko pavedimu?

Žinoma, tai būdas. Tik reikia atsiminti, kad tarptautiniai pavedimai gali užtrukti vieną-dvi darbo dienas. Geriau pavedimą atlikti kiek anksčiau, kad pinigai būtų mūsų sąskaitoje, kai pradedame darbus. Anglijoje bankai yra labai griežti dabar dėl pinigų plovimo prevencijos, tad kartas nuo karto reikia rodyti papildomų dokumentų. Tai ne mūsų kaltė, tiesiog sistema tokia.

Ar taikomos baudos už atšaukimą?

Jei atšaukiate prieš mažiausiai savaite, paprastai viskas tvarkoje. Jei atšaukiate tą patį rytą, kai vairuotojas jau važiuoja pas jus, turėsime sumokėti jam už laiką ir kelionę tuščia. Tuomet negalime grąžinti viso avanso. Suprantame, kad verslas yra nestabilus, bet mums taip pat reikia mokėti vairuotojams ir degalus. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis turi būti sąžiningas abiem pusėms.

Techninės detalės ir eiga

Kokias mašinas naudojate?

Turime viską – nuo mažų „furgonų“ (3.5t), kurie gali važiuoti be specialių leidimų, iki didelių sunkvežimių su tentu (90 kubinių). Jūsų biuro dydis nulems, ką pasirinksime. Jeigu centre Londone reikia važiuoti, ten mažiausias furgonas yra karalius, nes sunkvežimis tiesiog nepravažiuos pro siaurus gatveles. Kartais tenka netgi naudoti kelias mažas mašinas, vieną didelę.

Ar vairuotojas padės nešti dėžes?

Taip, vairuotojas yra ne tik vairuotojas, jis taip pat yra ir krovikas. Jis padės užkrauti ir iškrauti krovinį. Tačiau jis nėra ilgas ranka – jeigu turite 5 aukštų be lifto, tai jis neabejotinai pavargs arba reikės papildomo žmogaus. Pasakykite iš anksto apie sunkias sąlygas – laiptus, neįvažiuojamą kiemą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis taip pat reiškia mums pasirūpinti, kad vairuotojas neliktų be jėgų.

Kas dėl parkavimo Anglijoje?

Tai yra viena didžiausių bėdų, ypač Londono centre. Jeigu jūsų biuras yra „congestion charge“ zonoje, tai mums reikės mokėti už važiavimą. Taip pat reikia gauti leidimą stovėti gatvėje, jei nėra privažiavimo prie pat durų. Negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio ant raudonųjų linijų. Jūs privalote pasirūpinti šiuo dalyku, kitaip gausite baudą, kurią paskui mums skundžiate. Mes ten nepažįstame vietos taisyklių taip gerai kaip vietiniai.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas. Galime jums atsiųsti nuorodą, kurioje matysite, kur mašina stovi. Taip pat vairuotojas dažnai skambina prieš atvykdamas, kad jūsų laukti nevalandą. Tačiau nereikia skambinti jam kas 10 minučių klausiant „kur jūs?“, jis vairuoja ir negali kalbėti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis taip pat reiškia nesusirūpinimą be reikalo.

Kas jei mašina sugenda kelyje?

Tai retai nutinka, nes mašinas prižiūrime, bet gyvenimas yra gyvenimas. Jei nutinka tokia nelaimė, mes siunčiame pagalbą arba perkrauname krovinius į kitą mašiną. Tai gali šiek tiek atidėlioti pristatymą, bet daiktus pristatysime. Jums nereikia rūpintis techniniais gedimais, tai mūsų galvos skausmas. Esu matęs, kaip degalų bakas skylėjo, tai buvo nuobodus diena, bet viską išsprendžėme.

Ar pervežiate ir labai jautrius daiktus, pvz., didelius monitorius?

Taip, turime specialias uždegimo medžiagas (ne, juokauju) – turiu omenyje specialias medžiagas ir dėžes. Monitoriai reikalauja stiprios apsaugos, nes jų stiklas plonas. Geriausia, jei jūs juos supakuotumėte į originalias dėžes, jei jas dar turite. Jei ne, mes sušifravome. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis neleidžia sau tiesiog mesti į kuprinę brangų „Apple“ monitorių.

Ar pervežiate augalus?

Augalus vežti galima, bet tai sudėtinga. Anglijoj ir Lietuvoj yra griežti fitosanitariniai reikalavimai. Žemė negali būti vežama, tik augalai su šaknimis, jeigu jos apdorotos. Kartais muitinė uždraudžia vežti tam tikras rūšis. Geriau jums pasikalbėti su savo augalų meistru arba tiesiog atsisakyti didelių medžių. Neverta rizikuoti dėl vieno kadagio, kad sulaikytume visą biuro perkėlimą.

Ar galima į mašiną įkrauti ir asmeninius daiktus?

Žinoma, dažnai taip ir būna. Darbuotojai turi asmeninių dėžių, knygų, net ir dviračių. Tiesiog juos reikia atskirai užrašyti inventorizacijos sąraše, kad neišsimaišytų su įmonės turtu. Mums nieko, jeigu ten yra ir jūsų žmonos drabužių dėžė, jeigu ten tilpa. Pagrindinis dalykas – nevežti draudžiamų daiktų (ginklai, narkotikai ir t.t.) arba daugiau nei leidžiama degtinės.

Kas dėl iškrovimo Lietuvoje?

Atvyksta į nurodytą adresą ir iškrauna. Jeigu reikia, galiame padėti sudėlioti dalykus pagal kambarius. Tiesiog pasakykite vairuotojui, kur įleidžiame stalus, o kur archyvus. Jie neįeis pro duris, jei durys per siauros, tai patikrinkite iš anksto matmenis. Buvo atvejis, kai sofa neįėjo į liftą, teko kelti per langą (lauką). Tai jau nebe minimalios pastangos (geriau sakykime – didelių pastangų reikalaujantis).

Ar išvešiate pakuojimo medžiagas?

Jei susitaria, išvešame. Paprastai paliekame tą medžiagą jums, jei reikia kažką pripakuoti, bet jei tai tiesiug šiukšlės, mes jas pasiimame. Nereikia, kad jūsų biuras Lietuvoje atrodytų kaip sąvartynas pirmąją dieną. Mums svarbu, kad palikumite gerą įspūdį. Tai paprasta dalykas, bet svarbus dėl komforto.

Ar imatės skubius užsakymus?

Imame, bet tai kainuoja. Jeigu reikia važiuoti rytoj, turime traukti vairuotoją iš poilsio, rasti laisvą mašiną. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis gali būti ir per 48 valandas, jeigu esate pasirengę sumokėti už ekspresinį režimą. Bet geriau visgi planuoti savaitę-dvi. Neskubėkite, skubėjimas dažniausiai būna brangiausia dalis viso proceso.

Išvada

Viso šito tikrai neverta bijoti. Atrodo sudėtinga, bet kai turi žmogų, kuris tai daro kasdien, tampa paprasta. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliomis pastangomis yra realus, jei nenuėjote į pusiaukelė su viskuo kas prieš tai buvo. Susitarkite, pasirašykite sutartį ir leiskite mums dirbti. O jūsų komanda gali tiesiog laukti naujame biure kavos.