Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo trikdžiais: kaip išvengti chaoso?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo trikdžiais yra tas dalykas, kurį visi svajoja, bet retai kam pavyksta įgyvendinti be galvos skausmo. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, anksčiau buvo paprasčiau: užkrovė, važiavai, iškrovė. Dabar reikia galvoti apie muito deklaracijas, EORI kodus, sandėliavimo mokesčius ir dar šimta smulkių dalykų, kurie gali sustabdyti visą verslą dviem savaitėms. Jei norite, kad procesas vyktų sklandžiai, reikia ne tik paprašyti keltų, bet ir suprasti, kas vyksta užkulisiuose. Čia ne tiesiog baldų pervežimas, o operacija, kur viena klaida gali kainuoti tūkstančius sterlingų ir prarastus klientus. Geriau iš anksto pasiruošti ir žinoti, į ką įsijungiate, negu vėliau stebėti, kaip jūsų kompiuteriai stovi sienoje tarp Anglijos ir Prancūzijos.

Pagrindiniai klausimai apie procesą ir Angliją

Kiek laiko užtrunka visa šašlykė su Anglija?

Tai priklauso nuo to, ką vadinate „greitai“. Įprastai, jei viskas tvarkinga, nuo pakrovimo Londono ar Mančesterio apylinkėse iki iškrovimo Vilniuje ar Kaune užeina apie 4–7 darbo dienas. Tačiau prisimenu vieną atveją, kai klientai skambino kiekvieną valandą, klausdami „kur jūsų vairuotojas“. O vairuotojas tiesiog stovėjo eilėje prie Kanalo ir negalėjo nei pirmyn, nei atgal. Taigi, nepamirškite, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo trikdžiais reikalauja laiko rezervo. Geriau planuokite, kad dings savaitė, o ne tik savaitgalis.

Ar dabar brangiau nei buvo anksčiau?

Žinoma, brangiau. Kuras nebe tas, kuro palydovai brangsta, o dar pridėkite muitinės procedūras. Anksčiau mokėjai už keltą ir važiavai. Dabar reikia mokėti tarpininkams, kuriais padeda pildyti Intradoc ir kitus dokumentus. Be to, svarbiausia – „anglų kalbos“ mokestis (šipkuoju). Jei kas jums sako, kad tai kainuoja tiek pat kai prieš 5 metus, tiesiog bėkite tolyn. Kainos šoktelėjo maždaug 30–40 proc., o kartais ir daugiau, priklausomai nuo to, kiek technikos vežate.

Kodėl visi šaukia apie tą „Brexit“?

Nes jis pakeitė visas žaidimo taisykles. Iš Anglijos dabar yra trečioji šalis. Tai reiškia, kad kiekviena prekė, netgi jūsų naudojamas stalas ar kėdė, turi būti deklaruojama. Negalima tiesiog įvažiuoti į Lietuvą ir pasakyti „tai mano daiktai“. Reikia įrodymų, kad tai nėra nauja prekė, parduodama rinkai. Be to, vairuotojams reikia pasų leidimų (Kent Access Permit ir panašiai), be kurių jūsų krovinys tiesiog neįleis į keltą.

Ar galima perkelti biurą penktadienį ir dirbti pirmadienį?

Teoriškai – taip. Praktiškai – labai rizikuota. Jei tą penktadienį užstrigsite muitinėje arba kelyje bus avarija, tada pirmadienį jūsų darbuotojai turės sėdėti tuščiose patalpose arba namuose. Geriau planuokite persikėlimą per savaitgalį, bet turėkite galvoje, kad vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus. Jie negali važiuoti 24 valandas iš eilės, nors kai kurie tai ir bando daryti (ką aš nepatarčiau). Todėl biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo trikdžiais visada turi turėti „lankstumo“ dieną.

Ką daryti su darbuotojais, jei jie dirba iš namų?

Tai iš tikrųjų palengvina situaciją, nes galite perkelti techniką etapais. Bet problema ta, jei reikia perkelti fizinio serverio ar archyvų, kurie būtini dabar. Tada tenka susirasti galimybę juos išvežti naktimis arba trumpam uždaryti prieigą. Vienas klientas bandė taip daryti, bet pamiršo pasakyti IT vadovui, kad serverius išjungs 3 valandomis ryto. Buvo šurmulys.

Ar reikia specialių leidimų technikai išvežti?

Technika – tai jautriausia vieta. Jei jūsų įmonė naudoja duomenų serverius, juos reikia deklaruoti kaip laikinai įvežamus arba kaip atstatomą turtą, kad nereikėtų mokėti PVM. Kai kas pamiršta, kad ant kiekvieno brangaus kompiuterio gali būti reikalingas serijinis numeris deklaracijai. Be to, jei technikoje yra šifruojančių elementų, gali būti papildomų patikrų, nors tai retai pasitaiko paprastame biuro perkėlime.

Kaip sužinoti, ar įmonė, kurią pasirinkau, ne sukčiai?

Patikrinkite jų sandėlius. Ar jie turi realų adresą Lietuvoje? Ar vairuotojai kalba lietuviškai? Yra daug „firmų“, kurios tiesiog perka skelbimus ir tada samdo pašalinius vairuotojus. O kai kažkas pasidužia, jie niekuo neatsako. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo trikdžiais įmanomas tik su patikima komanda, kuri turi patirties su muitinėmis ir sugeba išspręst problemas vietose, kur nėra mobilus ryšys.

Ar verta drausti viską kelią iš karto?

Klausimas yra ne ar verta, o ar jums pakaks pinigų, jei kas nors nutiks. Standartinė draudimo suma dažnai būna per maža biuro technikai. Pamatysite – vienas serveris kainuoja daugiau nei visas krovininio mikroautobuso turinys. Geriau paskaičiuoti realią vertę ir pridėti šiek tiek viršui. Nenorėčiau, kad jūsų verslas sustotų dėl to, kad vairuotojas nuslydo nuo kelio šalia Koventrio.

Dokumentai ir muitinės painiausios vietos

Kas tas EORI kodas ir ar jis būtinas?

EORI kodas – tai pagrindas be kurio negali nieko padaryti. Jums reikalingas Lietuvos EORI kodas (jei esate registruota Lietuvoje) arba Anglijos (jei ten teisinis pagrindas). Be šio kodo muitinė net nepriims jūsų deklaracijos. Vienas klientas manęs klausė, ar galima naudoti kaimyno kodą. Negalima. Tai kaip važiuoti su svetimais vairuotojo pažymėjimais. Gaukite kodą iš anksto, tai trunka porą dienų, bet atidžiau.

Kas dėl to Importo deklaracijos?

Importo deklaracija turi būti pildoma prieš krovinį atkeliaujant į Lietuvą arba atvykus. Ją dažniausiai daro muitinės tarpininkas. Jums reikės pateikti prekių sąrašą (pakavimo sąrašą) ir jų vertę. Jei vertė bus per maža, muitinė įtarinės. Jei per didelė – per daug mokesčių (nors perkėlimui atvežant turtą atgal, mokesčiai dažniausiai netaikomi, jei viskas tvarkingai dokumentuojama). Svarbu, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo trikdžiais būtų įformintas kaip „pervežimas turtui“, o ne „naujų prekių importas“.

Ar turiu mokėti PVM?

Jei vežate biuro turtą, kuris buvo naudojamas Anglijoje ir grąžinamas/dedamas į Lietuvos filialą, dažniausiai galima taikyti nulinį PVM tarifą arba atidėti mokestį. Bet tai reikalauja įrodymų – pirkimo sąskaitų faktūrų, inventoriaus sąrašų. Jei bandysite įvežti naujas kėdes kurias nupirkote prieš dieną parduotuvėje, tai jau bus komercinis importas ir reikės mokėti 21 proc. PVM.

Kas yra Intradoc sistemoje?

Tai toks dalykas, kuriuo vairuotojas privalo užpildyti informaciją apie krovinią prieš važiuodamas į keltą. Jei vairuotojas nemoka anglų kalbos arba neturi telefono su internetu, tai bus problema. Jis turi ten suvesti svorį, prekių kodus ir gavėjo duomenis. Aš mačiau, kaip vairuotojai stovėjo po valandą prie terminalo, nes negalėjo susitvarkyti su tomis lentelėmis. Gerai, jei logistikos komanda padeda tai nuotoliniu būdu.

Ar reikia eksporto deklaracijos iš Anglijos?

Taip, dabar išvežant daiktus iš Anglijos (UK) taip pat reikia eksporto deklaracijos. Anksčiau tai nebuvo taip sunku, bet dabar Anglijos muitinė (HMRC) taip pat reikalauja tvarkos. Tai papildomi laukiantys laikai, jei tarpininkas ten dirba lėtai. Geriau užtikrinti, kad jūsų partneris turi gerą ryšį su Anglijos brokeriais.

Kas daro tarpininkas ir ar jis brangus?

Tarpininkas – tas žmogus, kuris gelbėja jūsų nervus. Jis pildo popierius, kalba su muitinėmis. Jo paslaugos kainuoja, bet be jo būtų bėdų. Kai kurioms firmoms įeina į kainą, kitos moka atskirai. Pasidomėkite iš anksto, kad nesužinotumėte paskutinę minutą. Aš nebūčiau taip griežtas, bet tiesiog patirtis rodo, kad pigiausi tarpininkai dažniausiai padaro klaidų, kurias vėliau taisote mėnesį.

Kas nutinka, jei pamiršiu įrašyti vieną daiktą į sąrašą?

Tuomet jis tampa „nelegaliu“. Muitinė gali konfiskuoti,bausti, arba priversti grąžinti atgal (tikėkitės, brangiai). Turėjau atvejį, kai klientas neįrašė senos „kavos aparato“, kuris kažkur guli kambario kampe. Jiems teko eiti per visą proceso iš naujo. Geriau parašyti „baldai ir buitinė technika“ bendrą pavadinimu su apytiksle verte, nei praleisti ką nors svarbaus.

Ar galima pats užpildyti dokumentus?

Jei esate muitinės agentas – taip. Jei ne – geriau nepykite. Sistema komplikuota, angliški terminai sudėtingi, o klaida gali kainuoti brangiai. Nors biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo trikdžiais atrodo kaip fizinis darbas, tai iš tikrųjų 80 proc. yra biurokratija. Palikite tai specialistams, jūsų nervai dėkes ilgiau.

Kas dėl vertinimo? Kas nustato kainą?

Vertinimas daromas pagal tai, kiek daiktai kainavo kai buvo nupirkti (pirkimo kaina) arba rinkos vertę. Jei nebeturite sąskaitų (pvz., baldai 10 metų senumo), turiu paskaičiuoti likutinę vertę. Negalima parašyti „1 svaras“, nes muitinė mano tai apgavystę. Būkite realūs – senas stalas gali būti vertas tik 10 svarų, bet ne 0.

Krovos darbai ir baldų išmontavimas

Ar jūsų komanda atvažiuoja ir išmontuoja baldus?

Paprastai taip, tai įeina į paslaugą, bet reikia pasakyti iš anksto. Mums turi būti pasakyta, kad ten yra didelė konferencijos stalas, kurį reikiaardyti į tris dalis. Jei atvažiuojame, o ten visas biuras sukomplektuotas – prarandame laiką, o laikas pinigus. (Na, bent jau taip buvo vieną kartą, kai teko laukti pusę dienos, kol klientas surado raktus nuo spintos).

Kaip sužinoti, kiek dėžių prireiks?

Paprastai 1 standartinis biuro stalas – tai 1–2 dėžės. Kėdės galima grupuoti. Bet viskas priklauso nuo to, kaip daug „briketų“ (asmeninių daiktų) turi darbuotojai. Žmonės turi įprotį susikrauti viską, kas jiems rūpi – nuo senų batų iki sausainių pakuočių. Aš visada sakau: „nevežkite šiukšlių“.

Ar reikia ištuštinti spinteles?

Būtina. Negalima pakelti pilnos metalinės spintos su dokumentais – ji per sunki ir gali atsirūgti bei sužaloti vairuotojo nugarą. Tai nėra biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo trikdžiais, tai būtų kelias į ligoninę. Turime ištuštinti visas spinteles, stalus, vitrinas. Dokumentus galima uždėti į dėžes.

Kas dėl pažymėjimo?

Gerai, kai yra spalvoti lipdukai. Raudonas – šiukšlės (nevežti), Žalias – vežti, Mėlynas – atidžiau. Jei nėra jokių žymenų, mes turime spėti. Ir mes spėjame kartais neteisingai. Vieną kartą išvežėme kliento asmeninį kompiuterį, kuris stovėjo ant šiukšlių dėžės. Buvo nepatogu telefonuoti aiškint.

Ar galite pakrauti pats, o mes tik važiuojame?

Galite, bet tada atsakomybė už sugadimus jūsų. Jei jūsų padėjėjas užmuša serverį į duris, kasdien mes nekalbėsime apie tai. Geriau, kad mūsų žmonės uždės apsauginę plėvelę ant kampų ir užklijuoja „do not stack“ lipdukus. Patirtis moko, kad klientai dažnai pervertina savo jėgas ir pervertina klijų stiprumą.

Kaip elgtis su IT įranga pakavimo metu?

Viskas turi būti išjungta. Ne miego režimas, o išjungta. Kabeliai susukti ir pažymėti. Būna, kad sujungia viską į vieną didelį mazgą, o tada atkurdama IT komanda prakeikia visus pasaulius. Geriau leiskite mums supakuoti monitorius į specialias dėžes su putomis.

Ar vežiate augalus?

Tai yra problema. Augalai – tai gyva organizmai, Anglijoje griežta fitosanitarinė kontrolė. Kartais reikia specialių sertifikatų, o dažniausiai tiesiog neleidžia išvežti augalų iš šalies (jei tai ne asmeniniai daiktai, o didelis kiekis). Jei turite biure didelę palmę, geriau ją atiduoti kaimynams arba... (na, turiu omenyje, kad palikite ją ten). Nemanau, kad dėl vieno augalo verta rizikuoti, kad sustos visas krovinys dėl inspekcijos.

Kas dėl to, kad dėžės sunkios?

Nesukite knygų ir popierių į didžiąsias dėžes. Jūsų darbuotojai nenori nešt 30 kilogramų dėžės. Tas pats ir su mūsų vairuotojais. Stipruoliai jie taip pat nebe. Naudokite mažesnes dėžes sunkiems daiktams. Tai pagrindinė taisyklė, kurią visada įsibrezia.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtųmalonu. Negaliu įsivaizduoti nieko blogiau nei krauti riebius stalus, kurie buvo naudojami vakarėlyje. Tikėkitės, kad tada visas krovinius gali būti „suteptas“. O jei tą riebalą užteps ant baltų sofų? Čia jau bus pokalbis apie atlyginimą.

Kainos, mokesčiai ir nemalonios staigmenos

Kiek papildomai kainuoja muitinės tarpininkas?

Anglijoje jie dažniausiai ima už kiekvieną deklaraciją (Export entry) ir čia (Import entry). Tai gali būti nuo 50 iki 150 svarų už kiekvieną. Jei turite daug mažų siuntų, galiu brangta. Bet biuro perkėlimas dažniausiai vienas važiavimas, tai taisosi. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo trikdžiais visada turi savo biudžeto eilutę „nenumatyti išlaidos“.

Ar gali būti, kad kaina pasikeis važiavimo metu?

Gali, jei pasikeis kuro kaina arba jei reikės samdyti keltą (kuris nėra įskaičiuotas). Taip pat, jei dėl sunkios prieigos prie jūsų biuro reikės naudotis mažesniu mikroautobusu su kranu – tai papildomi pinigai. Aš visada stengiuos įvertinti vaizdo įrašus ar nuotraukas, bet kartais telefonu sakoma „viskas gerai“, o važiuoji – o ten, didžiuliai „rampos“ (tokia kalba, šipkuoju, na, turiu omenyje, kad nėra kur įvažiuoti).

Kas dėl parkavimo Anglijoje?

Londonas arba Birmingemas centras – tai žala. Jei jūsų biuras yra tokiame zonoje, kur reikia mokėti už vietą arba gauti leidimą (Congestion charge), tai viską turi padengti klientas. Mums neįdoma stovėti eilėje ir mokėti iš savo kišenių už jūsų vietą. Pasidomėkite iš anksto, kur galima pastatyti 7.5 tonos sunkvežimį.

Ar galima atsisakyti paskutinę minutę?

Galima, bet pinigų negrąžinsime. Jau esame pasamdyti laikas, keltas užsakytas, vairuotojas atvykęs. Tai standartinė praktika visame pasaulyje. Jei tikrai būtina, susitarsime, bet tikėkitės baudų. Verslas yra verslas.

Ar imama užšoktis už naktinį darbą?

Taip, jei reikia krauti ar iškrauti naktį (pvz., Kadangi centrinis Londonas dieną neleis), tai darbo užmokestis didėja. Naktiniai virsvalandžiai brangesni. Žinoma, jei tai įeina į sutartį, gerai, bet paprastai tai aptariama atskirai. Nemanau, kad kas nors norės dirbti 3 valandos ryto be papildomo mokesčio.

Kas nutinka jei dėžės dingo ar susilaužė?

Turi draudimą. Jei dingo dėžė su svarbiais dokumentais – pinigai nepadės. Todėl svarbiausius dalykus nešikite su savimi (rankiniame lagamine), arba naudokite sekimo įrangą, jei labai bijote. Bet tiesiog pasakykite – prarastų dėžių beveik nebūna, nebent kas nors padirbėjimo stovykloje (kas retai).

Ar galima sumokėti atidėtinai?

Su nuolatiniais klientais visada galima pasitarti. Bet jei ateinate pirmą kartą, dažniausia reikalaujame avanso arba pilnos sumos prieš išvykstant (išskyrus didelias korporacijas, kur kurse 30 dienų). Tai saugumo priemonė.

Kokia grąžinimo politika jei nesutinkate su kaina?

Nesutinkate – nebešvaistome laiko. Kiekvienas turi savo kainą. Jei ką nors siūlo pigiau nei rinka – klauskite, kodėl. Galbūt jie nebus drausti, arba važiuos senais sunkvežimiais, kurie gali užstrigti keliane.

Techniniai, specifiniai ir „keisti“ klausimai

Ar galima susivežti asmeninį automobilį paskui sunkvežimį?

Techniškai taip, galima užeiti su vairuotoju. Bet juridinis tai sudėtingesnis. Automobilis turi būti deklaruojamas atskirai. Ir jei jis neįvežamas kaip importas (su mokesčiais), tai kaip laikinas įvežimas, tada jums reikės jį išvežti atgal po 6 mėnesių. Dauguma tiesiog parduoda ten arba veža su kitu transportu.

Kas dėl to pašto? Ar galite nukreipti?

Mes ne paštas. Mes nešame dėžes į biurą, o ne į pašto dėžutes. Jei reikia persiųsti pašą, naudokite „DHL“ ar „UPS“. Jie tam ir skirti. Mums sunku vežti tūkstančius laiškų, kurie gali susimaišyti su sofa.

Ar galima vežti alkoholį?

Jei tai biuro parduotuvės atsargas – taip, bet reikia brangios akcizų licencijos ir deklaracijų. Jei tai vos ne pilna stalų „Jack Daniels“ butelių, kurią ketinate išgerti jubiliejaus Lietuvoje – tai be akcizo mokesčio nepraeisite. Gresia didelės baudos. Geriau nupirkite čia.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje per naktį?

Sunkvežimiai stovi saugiomio aikštelėse, bet 100 proc. garantijos nėra. Geriau, jei krovinys važiuoja nuolat (tiems, kas važiuoja per Europą) arba yra saugomoje aikštelėje Anglijoje. Niekada nelikite labai brangių daiktų neapsaugotose vietose (prieš kiemelį prie uosto).

Kaip elgtis jei vairuotojas nekalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojai lietuviai, bet kartais dirbame ir su subrangovais iš kitų šalių. Tuomet komunikacija vyksta per angliškai arba rusiškai kalbančius dispečerius. Būna painio, bet sugeba susiderėti su pirštais ir žemėlapiais. (Aš pats kartais nesusižinoti su tas angliškus terminus, bet susitvarkome).

Ar reikia informuoti apie dideles atsargas?

�inoma. Jei vežate tūkstančius vienetų prekių, tai jau ne biuro perkėlimas, o prekybos atvežimas. Tada kitos mokesčių taisyklės. Muitinė labai greitai pastebi, kai vienoje dėžėje yra 500 vienodų pele. Tada jau klausia „kur pirkimo sąskaitos?“.

Kas dėl smulkių biuro reikmenų?

Sąsiuviniai, pieštukai – tiek mažų dalykų, kad tiesiog sudėkite į vieną dėžę ir pažymėkite „biuro reikmenys“. Nereikia skaičiuoti kiekvieno pieštuko. Muitinė nesirūpina tuo, kiek jums lieka pieštukų, nebent juos vežate didele prekybaine.

Ar galima užsakyti tik vieną vairuotoją be pakėlėjų?

Galima, jei turite savo stiplius žmonus, kurie padės krauti. Bet tada vairuotojas tik vairuoja (ir fiksuoja būklę). Jei jis nusileis ir pradės neštis dėžes – tai jam papildomai mokama (jei sutartyje nenumatyta kitaip). Vairuotojo pareiga – saugiai nuvežti krovinią.

Ką daryti jei Lietuvoje biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tokių atvejų buvo. Mes iškrauname į sandėlį laikinai. Tai kainuoja papildomai (sandėliavimas). Neturkite iliuzijos, kad galėsime visą turinį laikyti sunkvežimyje 2 savaites – mums reikia važiuoti toliau dirbti. Planuokite remontą taip, kad baigtumėte prieš atvykstant mums.

Ar tikrai viskas vyksta su minimaliais verslo trikdžiais?

Sakau taip, jeigu pasiruošiate. Jei viską palikiate paskutinę dieną, tada biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo trikdžiais tampa mitu. Tada tai chaosas. Bet jei turite gerą planą, dokumentus ir supratingą komandą, viskas gali būti netgi... malonu.

Išvada

Apibendrinant, sakyčiau, kad sėkmė priklauso ne nuo to, kiek gerą vairuotoją rasite, o nuo to, kiek gerai iš anksto susitvarkysite dokumentus ir pasiruošiate darbuotojus. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo trikdžiais yra įmanomas tik tada, kai nėra pasitikėjimo deficito tarp jūsų ir logistikos partnerio. Nereikia bijoti klausti „kvailų“ klausimų apie EORI kodus ar dėžių dydžius, geriau klausti dabar negu raudoti vėliau prie tuščios lentynos. Pasitikėkite savo intuicija, bet patikrinkite faktus, o mes padėsime jums parvežti tą turtą saugiai namo. Ir nepamirškite – kava vairuotojams visada padeda paspartinti procesą (šipkuoju).