Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo sutrikdymais: Praktiniai patarimai ir tiesos iš vidaus

Po beveik dvidešimt metų praleistų tarptautinių pervežimų srityje, galiu pasakyti viena – judinti biurus niekada nėra tiesiog „kelionės“ atveju. Tai yra chaosas, prasidedantis dar prieš pakraunant pirmąją dėžę. O kalbant apie biuro perkėlimą iš Anglijos su minimaliais verslo sutrikdymais, situacija dar labiau įdomesnė dėl visų tų Brexit detalių, kurių niekas nesupranta iki pat paskutinės sekundės. Dažnai klientai svajuoja, kad pirmadienį darbuotojai spausdina dokumentus Londone, o antradienį jau sėdi naujose patalpose Vilniuje be jokios pertraukos. Teisingai planuojant logistiką ir suprantant muitinės niuansus, tai įmanoma, bet reikia tikrai ištvermės, kad nenukristum nuo kėdės, kai gauni skambutį apie užstrigusį vairuotoją prieš Lamanšą. Čia ne tik apie dėžių nešimą, o apie tą, kaip išvengti to, kad tavo verslas sustotų dėl buitinės smulkmenos.

Ką reikia žinoti apie dokumentus ir Brexit muses

Ar reikia EORI kodas, jeigu tiesiog vežame biuro stalus?

Žinoma, reikia, be šio kodo niekur neprasčiuksi. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik prekybai, bet ne, perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą dabar yra trečiosios šalies prekyba, net jei tu tavei pačiam sau. EORI kodas turi būti užregistruotas Lietuvoje (arba JK, jei ten įmonė), be jo muitinė neleis išvežti krovini. Be to, nebūk nustebęs, jei teks pildyti Ex1 dokumentus, tai toks standartinis darbas, tiesiog reikia laiko.

Kas dėl PVM (VAT) klausimų – kaip tai veikia dabar?

Čia pasidaro įdomiau. Jeigu įmonė perkeliama visiškai, t.y. steigiate naują juridinį subjektą ir perkeliate turtą, dažnai galima taikyti PVM nenukeltą apyvartą, jeigu pateikiate įrodymus, kad verslas tikrai veikė Anglijoje ir dabar tęsiamas Lietuvoje. Žinoma, reikės sukti galvą su Muitinės departamentu, nes kartais jie reikalauja labai daug dokumentų, kurie jau seniai pasilikę giliai archyve.

O jeigu mes netyčia užmiršome paminėti keletą dėžių inve?

Tai tikrai blogiausias scenarijus, nes tai vadinama „netinkamu deklaravimu“, baudos gali būti neaiškios, o patikra g užtrukti valandų valandas. Geriau deklaruoti viską, netgi tas tuščias dėžes, kurios naudojamos pakavimui. Vieną kartą matęs kaip klientas taip bandė taupyti laiką, o paskui mūsų vairuotojas turėjo laukti pasienio punkte 12 valandų ir mums teko jam tai kompensuoti.

Ar galima daryti biuro perkėlimą iš Anglijos su minimaliais verslo sutrikdymais be tarpininko?

Techniškai – taip, bet praktiškai nerekomenduoja. Tarpininkas – tai tas žmogus, kuris žino, kurioje vietoje paspausti mygtuką sistemose. Jeigu bandysi tai daryti pats, tikėkis daugiau rūpesčių nei naudos, ypač jeigu turi jautrią techniką.

Kiek laiko užtrunka muitinės išankstinis deklaravimas?

Gerai, čia visada labai įvairu, kartais tai trunka dieną, kartais tris. Jeigu visi dokumentai tvarkingi ir konsignatas nėra pavojingas, pusantro dienos turėtų užtekti. bet taisyklingai planuoti reikia savaitę iki išvykimo, kad nenukristum iš grafiko.

Kas bendro su „Transfer of Residence“ taisyklėmis?

Jei persikeli ne įmonė, o fizinis asmuo su savo asmeniniais daiktais, tai galioja atsakymos nuo mokesčių, bet čia kalbame apie biurą. Verslo atveju tai taip nebeveikia, t.y., turtas priklauso įmonei, tad mokesčiai mokami pagal standartines procedūras, nebent tai yra investicinis turtas, tada vėl kita istorija, bet čia jau labai specifika.

Ar sunku gauti visus reikalingus leidimus Anglijoje?

Ne per sunku, jeigu esi organizuotas. Reikia pranešti HMRC apie tai, kad išvežami turtai, nors praktiškoje realybėje dažnai tiesiog krauname ir važiuojame. Žinoma, oficialiai turi būti tvarkingai, bet anglai dažnai nepasirašo jokių išvykimo lapų nebent tai yra speciali technika.

Kas dėl draudimo – ar jis apima ir muitinės užlaikymą?

Standartinis draudimas dažnai neapima „muitinės delay“, t.y. jei vairuotojas laukia pasienyje dėl blogų dokumentų, draudimas negydys nuostolių dėl laiko. Turi būti įrašyta specifinė sąlyga, kuri dengia prekių pristatymo vėlavimą, tai svarbu jei stengiamės užtikrinti biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo sutrikdymais.

Ar reikia atlikti techninės apžiūros automobiliams, jei juos vežame?

Jei vežate įmonės automobilius, tai reikia juos užregistruoti Lietuvoje per tam laiką, taip pat praeiti techninę apžiūrą. Angliškos techninės (MOT) čia netinka, tai vienas didžiausių nusivylimų punktų, kai žmonės atveža mašiną ir negali ja važinėti.

Kas vyksta, jei įmonės pavadinimas skiriasi nuo siuntėjo?

Tai klasikinė problema. Jeigu Anglijoje įmonė vadinos „ABC Solutions“, o Lietuvoje jos filialas ar nauja įmonė „ABC UAB“ ir nebuvo nėra sąryšio dokumentų, muitinė sustabdys siuntą. Reikia turėti dokumentus, kurie rodo ryšį tarp šių dviejų juridinių asmenų, nes kitaip laikoma nelegalia prekyba.

Ar verta rizikuoti su vadinamąja „pilna pakyra“?

Kartos klientai nori užpildyti sunkvežimį iki stogo, kad užtektų vieno reiso. Gerai, bet tada gali būti problemų su svorio pasiskirstymu arba, jei viena prekė bus klastinga, viskas užstrigs. Geriau dviem reisais, bet saugiau.

O jeigu mes pirkome naujus baldus Anglijoje ir juos vežame?

Tada tai yra įprastas importas iš trečiosios šalies. Mokamas PVM ir galimas muitas, priklausomai nuo prekės kodo (HS code). Negalima pretenduoti į išlygas, nes pirkimas naujasis – tai ne perkėlimas.

Kaip tinkamai sudaryti inventoriaus sąrašą?

Jis turi būti labai detalus. Ne „biuro baldai“, o „5 biuro stalai, 10 kėdžių, 1 spinta“ ir t.t. Kiekvienos dėžės turinys taip pat turi būti pažymėta bent apskritai. Vieną kartą matęs, kai vairuotojas atvažiavo su sąrašu „įranga“ ir teko iškrauti viską patikrai.

Ar galima atidėti mokesčių mokėjimą Lietuvoje?

Taip, galima gauti atidėjimo leidimą, tai nėra kas nors nepaprasto. Reikia tik pateikti garantiją (draudimo ar banko), kad mokesčiai bus sumokėti. Tai padeda išlaikyti likvidumą, ypač jeigu perkėlimas brangus.

Kas dėl duomenų saugumo – ar vairuotojai gali matyti dokumentus?

Gerai, čia yra rizika. Jeigu uždėsi dėžutes su konfidencialiais dokumentais ir vairuotojas netyčia jas atidarys ar nukris... Geriau šiuos dalykus vežti atskirai, ne su bendru kroviniu, arba užrakinti specialiuose konteineriuose. Niekada nepasikliauk visiškai svetimais žmonėmis.

Organizavimas: kas daroma Lietuvoje ir kas Anglijoje

Turime pasirūpinti išsikraunimu Anglijoje ar jie tai padaro?

Nors dauguma įmonių siūlo pakavimo paslaugas, Anglijoje tai kainuoja brangiai. Geriau susitarti, kad tavo darbuotojai viską surenkia į dėžes pači, o vairuotojas tik užkrauna. Taip taupoje daug pinigų, ir galite greičiau kontroliuoti procesą.

Ar galima nuomoti „Man with a van“ Anglijoje ir vežti į Lietuvą?

Oficialiai – ne, jeigu jis neturi tarptautinės liudijimo (CMR). Jeigu jis sustos pirmoje muitinėje, jį gali grąžinti atgal su visa krove, o tu prarasi laiką ir pinigus. Geriau pasirinkti profesionalų. (išskyrus tą atvejų, jei tai tavo giminaitis ir tu viską pasirašai sau, bet rizika didelė).

Ką daryti su serveriu ir IT įranga?

Tai svarbiausias dalykas, norint išvengti verslo sutrikdymų. Serverius reikėtų išjungti ir supakuoti į specialias kibires su smėliu arba putomis. Ir neabejotinai juos vežti kabinete, o ne benamiame puspriekabyje, kur temperatūra gali nukristi žemiau nulio.

Ar reikia pranešti savo elektrininkams Anglijoje, kad išsikraunate?

Taip, būtina. Anglijoje dažnai būna, kad elektra išjungiama iškart po to, kai pasirašai atleidimo dokumentus. Jeigu turi duomenų centrą biure, jis turi veikti iki pat paskutinės akimirkos. Gerai susitarti dėl „grace period“, t.y. papildomo laiko.

Kaip suorganizuoti, kad darbuotojai nieko nepamestų?

Žmogiškasis faktorialis. Tegul kiekvienas darbuotojas turi savo numeruotą dėžę. Jeigu ji dingsta, žinome, kas kaltas. Labai padeda spalvinės etiketės, pvz., raudona – finansai, mėlyna – IT. Taip greičiau surinksite biurą iš naujos pusės.

Ar geriau kelti biurą savaitgalį ar darbo dieną?

Savaitgalis geriau tam, kad nesiribotų verslo sutrikdymai, bet... Anglijoje sunkiau rasti vairuotojus, kurie dirba savaitgaliais už paprastą algą. Brangesnis reisas gali atsieiti brangiau nei prarasta darbo diena. Reikia skaičiuoti.

Kas dėl automobilių parkavimo London centre prie imperėjės?

O čia yra bėda. Reikia gauti specialų leidimą (suspension) iš vietinės tarybos (council), kad galima būtų statyti sunkvežimį. Už tai mokama, bet be to, gausi baudą už pastatymą „dėmėje“, sunkvežimis gali būti nuvarytas. Reikia tai žinoti iš anksto.

Ar reikėtų pažymėti dėžes „fragile“?

Žinoma, tačiau vairuotojai dažnai to nebegirdi. Geriau įdėti pačią dėžę į didesnę ir užpildyti tarpus. Kiekviena dėžė „lūžta“ yra stresas vadybininkui, kuris vėliau vaikšto po „Apie“ ieškodamas pakaitalo.

O jeigu mums reikalinga laikino sandėliavimo vieta?

Dabar, po Brexito, dauguma įmonių turi sandėlius Lietuvoje arba Lenkijoje, kur galima laikinti daiktus, kol naujas biuras nebus paruoštas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo sutrikdymais reikalauja šios buferinės zonos, nes negali tiesiog visko išmesti gatvėje.

Kaip užtikrinti, kad pasienio kontrolė ne užtruktų ilgai?

Svarbu, kad vairuotojas turėtų visus faksus su savimi spausdintinius. Angliški muitininkai dabar labai griežti. Jeigu trūksta vieno lapo, jis nenusileis. Turi būti parengtas „visa paketas“.

Ar verta rinktis didelę pervežimo bendrovę ar mažą?

Didelės turi resursų, bet mažos ateina konkrečiu vairuotoju, kurį tu pažįsti. Mane visada labiau viliojo mažos pervežimo įmonės, kurioje vadovas pats paim telefoną ir pasakys, kur vairuotojas dabar yra, o ne atiduoda į botą.

Ką daryti su biuro augalais?

Augalus pervežti be fitosanitarinių sertifikatų neleidžiama. Anglijoje reikia kreiptis į specialistą, kuris patikrins augalus ir išduods dokumentą. Jeigu ne, jie bus sudeginti pasienyje. Taip, tai nutinka.

Ar galima naudoti pašto dėžutės adreso peradresavimą?

Paštas (Royal Mail) siūlo peradresavimo paslaugas, tai nėra brangu. Tai leidžia ilgiau išlaikyti biuro atrodo, kol viskas persikelia. Rekomenduoju tai padaryti bent dviem mėnesiams.

Ar yra kokių nors slaptų vietų, kuriose neįleidžia sunkvežimių?

Dauguma Londono rajonų turi mažų gatvių, kur sunkvežimis netilptų. Ten reikia naudoti mažesnį mikroautobusą (3.5t) su priekaba. Bet vėlgi, mikroautobusui, keliaujančiam į užsienį prekėmis, reikia tarptautinės licencijos. Bėda už bėda.

Kaip greitai po išsiuntimo mes galime pradėti darbą Lietuvoje?

Tai priklauso nuo to, kiek greitai išsikraunate. Jeigu atvykstate penktadienį, tai pirmadienį jau galite sėdėti, jeigu viskas suplanuota logistiškai. Bet neįsivaizduok, kad susirengiate ryte ir vakare jau dirbate.

Ar reikia atnaujinti visus įmonės duomenis registruose?

Žinoma, „Companies House“ Anglijoje reikalauja pranešti apie adresų pasikeitimą. Jeigu ne, gausi baudą. Lietuvoje taip pat reikia registruoti adresą iš karto.

Finansai ir nepageidaujami siurprizai

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo sutrikdymais?

Sakykime, jeigu tu turi standartinį 50 kv. m biurą, tai bus nuo 3 iki 5 tūkstančių svarų sterlingų. Priklauso nuo to, kiek daiktų ir kiek atstumo. Pridėk prie to muitinės brokerio mokesčius ir draudimą. Tai nėra pigu.

Ar galima mokėti atskirai dalimis?

Dauguma suteikia 30 proc. avansą, likusią dalį – po pristatymo. Tačiau jeigu nori, kad vairuotojas lauktų tave kol rasi pinigus, tai nebus. Mokėjimas turi būti gautas prieš iškraunam.

Kas dėl konvertavimo – svarai ar eurai?

Dauguma lietuviškų pervežėjų dabar priima eurus, tačiau anglus dažnai reikia mokėti svarais. Geriau susitarti iš anksto, kad nenukristum dėl kursų skirtumo. Biržos kursai dabar pakankamai svyruoja.

Ar draudimas apima „Gross Negligence“?

Jeigu tu įdėjai degalus į tuščią plastikinę butelį ir tai užsidegė, draudimas sumokėti nebus. Būtinai perskaityk skyrių apie išimtis, ten pasislėpa daug blogų naujienų.

Ką daryti, jei dėžė atsidūrė sužalota?

Reikia užfiksuoti nuostolį tiesiogiai vietose, pažymėti CMR būseną. Negalima laukti, kol vairuotojas išvažiuos. Tada bus jūsų žodžiai prieš jo. Geriau padaryti nuotraukas.

Ar galima atsisakyti paslaugos paskutinę minutę?

Galima, bet prarasi avansą ar teks mokėti pilną sumą, jeigu sunkvežimis jau išvyko. Angliškoms įmonėms paskutinės minutės atšaukimai – tai didelė įnirštis priežastis.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Anglijoje gali būti „Congestion Charge“ arba „Ulez“ mokestis už važiavimą miesto centre. Jeigu tai neįtraukta į sąskaitą, tu mokėsi vėliau su baudomis. Patikrink sąskaitos detalas.

Kodėl kai kurios įmonės kainuoja pigiau?

Jei kaina peržengia visas pasąmonės ribas, vadinasi, jie eina nelegaliu maršrutu arba neturi draudimo. Kartais tai tiesiog pradedančiosios įmonės, kurios nežino, ką daro. Gali užstrigti prieš Calais.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Visada. Ypač jeigu turi didelį kiekį arba tai nėra skubus terminas. Pervežimų srityje viskas yra derybos. Niekada nepriimk pirmosios kainos.

Kas dėl PVM atskaitomybės?

Jei esi Lietuvos PVM mokėtojas ir perki paslaugą iš Anglijos (kurioje PVM skaičiuojama pagal „reverse charge“ mechanizmą), turi pats apskaičiuoti PVM Lietuvoje. Sąskaitoje iš Anglijos PVM gali ir nebūti.

Išvada

Viskas turi baigtis aiškiai – biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais verslo sutrikdymais yra įmanomas uždavinys, jeigu nepaleidi visko „kaip ką“. Svarbiausia yra ne tiek krovinių apskaita, kiek tikslus komunikavimas su vairuotojais ir brokeriais. Negali būti taip, kad tu savo verslą pavesi atsitiktiniam žmogui iš skelbimų lentos – tai garantuota bėda. Jeigu visas procesas suplanuojamas geriausiai mėnesį iki išvykimo, o ne prieš pat vakarę, tavo įmonė net nepamirs, kad buvo persikėlusi. Patirtis sako, Kad geriausia investicija čia – ne brangiausia dėžė, o ramios galvos ir tiek valandų laiko, skirtų detaliajam planavimui.