Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu: praktinis vadovas, kaip neišprotėti

Šiuo metu daugelis verslininkų galvoja apie sugrįžimą arba perkėlimą, o biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu tampa aktualesnis nei bet kada. Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir mačiau viską – nuo tobulų, kaip iš knygos, pervežimų iki tokių, kai reikėjo vaduoti vairuotojus iš Anglijos fermoje užstrigusio sunkvežimio. Po Brexito viskas tapo sudėtingiau, daugiau popierių, daugiau nervų, bet jei žinai, ką daryti, tai įmanoma suktis be didelio skausmo. Čia nebus sauso „turinio kūrėjo“ teksto, o tiesiog girių patirtis, kaip išgyventi tą procesą, nepasiduodant panikai.

Dokumentai ir pasiruošimas (tas nudingiausias, bet būtinas dalis)

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas, jei daugeliui atrodo, kad tai per daug darbo?

Žinoma, kad reikalingas, net jei jums tai atrodo kvaila. Be detalaus inventoriaus sąrašo, kuriame nurodyta ne tik „stalas“, bet ir „medinis stalas, 4 kojos, 1 stalviršis“, muitinė gali sustabdyti visą procesą. Girdėjau istoriją, kai vienas klientas parašė tiesiog „kompiuteriai“, o pasirodė, ten buvo ir serveriai, ir senos atsarginės dalys, dėl to krovinią laikė savaitę Doveriuje. Geriau praleisti valandą rašant, nei stovėti pasienyje su begalėmis klausimų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu prasideda ne nuo vairuotojo atvykimo, o nuo to, ką parašote tame Excelio lape.

Ką daryti su tiražu, jei jo nėra, o jau skambina vairuotojas?

Tai labai dažna situacija, kai viskas vyksta paskutinę minutę. Jei tiražo (transporto sutarties) nėra, jums reikės jį sukurti greitai, geriausiai naudojant tas pačias sistemas, kurias naudoja logistikos kompanijos. Vieną kartą teko daryti tiražą telefonu, nes klientas negalėjo prisijungti prie sistemos dėl kažkokių IT problemų. Jei nežinote, ką daryti, nedelsdami susisiekite su savo brokeriu arba pervežėju – jie gali padaryti tai už jus, nors ir papildomai sumokėsite už greitą aptarnavimą.

Ar EORI numeris tikrai būtinas mažam biurui?

Be EORI numerio jūsų kroviniui bus labai sunku patekti pro muitinę. Tai kaip pasas jūsų verslui. Nors jums gali atrodyti, kad perkėliate tik kelis stalus ir kompiuterius, formaliai tai yra prekių judėjimas tarp šalių. Vienas mano klientas tikėjosi, kad galės važiuoti „kaip turistai“, bet kai pasienio pareigūnas pamatė firminius kompiuterius, viskas sustojo. Užregistruoti EORI nėra taip sudėtinga, tiesiog reikia padaryti tai iš anksto, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi prie vartų.

Kiek laiko užtrunka visų dokumentų paruošimas?

Esant idealiam scenarijui, tai diena, dvi, jei jūsų buhalteris dirba greitai. Bet realybėje dažnai užtrunka ilgiau, nes kažkas visada trūksta – arba ne toks adresas, arba neteisingas kodas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu neįmanomas be tvarkingų dokumentų, todėl pradėkite rinkti juos bent savaitę prieš planuojamą išvykimą. Galiu prisiminti atvejį, kai vienas daktaras dėl vienos parašo trūkumo atidėjo visą pervežimą savaitui.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus kartu su biuro inventoriumi?

Techniškai galima, bet aš nerekomenduoju tai maišyti. Jei muitinė pamatys, kad vienoje dėžėje yra firminių dokumentų, o kitoje – jūsų žmonos drabužiai, gali kilti nepageidaujamų klausimų apie kontrabandą arba mokesčių vengimą. Geriaukrauti viską atskirai ir pažymėti aiškiai. Nors tai atrodo smulkmena, tačiau pasienio pareigūnai mėgsta tvarką, o sumaišys gali sukelti nemažai vargo.

Kaina ir biudžeto planavimas (pinigai visada skauda)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu?

Tai labai plačias klausimas, nes kainos šiuo metu šokinėja kaip gyvūnai. Vakar degalai buvo pigesni, šiandien brangesni, o svaro kursas taip pat neleidžia ramiai gyventi. Vidutiniškai galite skaičiuoti nuo kelių šimtų iki tūkstančio svarų, priklausomai nuo tūrio. Tiesa, pastaruoju metu pastebiu, kad kainos pradeda stabilizuotis, bet vis tiek nereikėtų tikėtis senųjų tarifų. Būtinai paklauskite konkretios kainos su „fixed rate“, kad nebūtų staigmenų.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Žinoma, visada yra. Dažniausiai tai yra papildomi mokesčiai už laukimą, jei vairuotojas priverstas stovėti ilgiau nei planuota, arba už krovinio iškrovimą antrame aukšte be lifto. Kartais klientai pamiršta apie „ferries“ kainų pokyčius. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu gali tapti brangesnis, jei nenurodote tikslaus adreso – pavyzdžiui, jei sunkvežimiui negalima privažiuoti arti, reikės mažesnio sunkvežimio (pervagono), o tai papildoma 100–200 svarų.

Ar verta imti visą apdraudimą, ar tai tik pinigų švaistymas?

Asmeniškai sakau, kad verta, ypač kai kalbame apie brangią techniką. Taip, tai kainuoja, bet jei vairuotojas užkabins ką nors nors svarbaus, pvz., serverio spintą, jums bus ramiau. Vieną kartą matęs, kaip klientas taupo ant draudimo, o paskui verkią dėl sulaužyto brangaus printerio. Geriau permokėti šimtą už draudimą, nei rūpintis giminėmis. Draudimas suteikia tam tikrą ramybę, kuri šitoje srityje beveik neįkainojama.

Kaip mokėti – grynaisiais arba pavedimu?

Dabar daugiausia viskas vyksta pavedimais, ypač tarp šalių. Grynaisiais gali būti problemų dėl pinigų plovimo prevencijos taisyklių, ypač kai sumos didelės. Be to, vairuotojai šiais laikais retai kada nori gabenti didelius kiekius grynųjų sau – pavojinga ir nepatogu. Geriausia susitarti dėl avanso (20–30 proc.) ir likusios dalies išmokėjimo gavus krovinią arba prieš išvežimą.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia išmontuoti baldus?

Taip, tai papildoma darbo jėga. Mūsų vairuotojai gali padėti su paprastais dalykais, bet jei turite sudėtingų sistemos baldų, kurie reikalauja meistro, teks samdyti vietinius specialistus Anglijoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu gali tapti košmaru, jei bandysite išmontuoti viską patys paskutinę minutę. Vienas klientas taip padarė ir sugriovė visą stacionarią spintą, kurią teko mokėti atstatyti (tikiuosi, kad dabar jau suremontuota).

Logistika ir laikas (kada tikėtis vairuotojo)

Kiek laiko užtrunka nuvežti dalykus į Lietuvą?

Esant normalioms sąlygoms – 3–4 dienos. Bet žinote, Anglijoje visada kažkas vyksta – avarijos M25 žiede, muitinės streikai (jei jie dar vyksta, nepastebiu) arba tiesiog blogas oras. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo dėl sniego Kente, kur jie visiškai nepasiruošę žiemos. Taigi, neskaičiuokite, kad kiekvieną kartą bus tiksliai po tris dienas. Geriau pasakykite saviems darbuotojams, kad daiktai atvyks po savaitės, ir tada nustebsite, kai jie atvyks anksčiau.

Ar vairuotojas padės pakrauti ir iškrauti?

Taip, tai įeina į standartinę paslaugą, bet yra ribos. Jie negali nešti tūkstančio kilogramų vienas. Jei turite labai sunkių dalykų, praneškite iš anksto. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu priklauso ir nuo to, kiek fizinio darbo sutiksite nuvežti patys. Kartais klientai sėdi ir geria kavą, o vairuotojai mėto širdies priepuolį – tai netaisyklinga. Padėkite jiems, ir viskas nueis greičiau.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinius?

Dauguma kompanijų dabar turi GPS sekimą, taigi taip. Galite matyti, kur sustojo vairuotojas pietauti. Kartais tai sukelia stresą – matas, kad jie stovi jau dvi valandas ir niekur nejudi. Bet neužsiaukinkite, gali būti, kad tiesiog laukia laiku apibrėžto poilsio, kitaip gaus baudą. Geriausia tiesiog pasitikėti ir rašytis tik esant būtinybei.

Kas nutinka, jei vairuotojas sugenda kelyje?

Tai reta, bet įmanoma. Tada mes siunčiame pagalbą arba randame kitą vairuotoją. Esu matęs atvejį, kai sunkvežimui sukilo variklis Prancūzijoje, ir teko perkrauti krovinią į kitą. Tai užtruko dvi dienas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu tampa sudėtingesnis, kai technika leidžia, bet mes visada turime planą B. Svarbiausia – būti in kontakto.

Ar galima nurodyti konkrečią atvykimo laiką?

Galite bandyti, bet pažadų neduodu. Anglijoje laikas yra sąvoka, kuri dažnai keičiasi. Gali nurodyti „ryto“, bet ar tai bus 8:00 ryto ar 11:00 prieties – parorodo. Jei jums būtina, kad kroviniys atvyktų būtent tą valandą, kadangi išsinuomavote liftą, tai turėtumėte apie tai pasakyti iš anksto, kad mums galėtume suplanuoti maršrutą tiksliau. (Čia turiu omenyje, kad tada reikia skambinti vairuotojui ir priminti).

Įranga ir technika (kaip neišsilyginti brangius daiktus)

Kaip supakuoti serverius, kad jie neišsilygintų kelyje?

Serveriai yra jautrūs dalykai. Geriausia juos supakuoti į originalią arba specialią pakuotę, jei dar turite. Jei ne, tai reikia daug putplasčio. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu gali baigtis prasta nuotaika, jei atvykstate su sulūžusiu duomenų centru. Vieną kartą matęs, kaip klientas įdėjo serverį į paprastą dėžę su laikraščiais, ir, žinoma, jis nukrito pakrovimo metu.

Ar reikia išjungti visus įrenginius prieš pakavimą?

Būtina. Ne tik dėl to, kad jie gali sužisti arba sulūžti nuo vibracijos, bet ir dėl saugumo. Taip pat, jei ten yra kietieji diskai, jie geriau išsilaiko, kai neveikia. Niekada nežinai, kaip krovinius gaus „pamušti“ kelyje, ypač praeivieji „sleeping policemen“ Anglijos miestuose.

Kaip elgtis su biuro technika, kurioje yra duomenys?

Geriausia juos susigrąžinti sau (backup) ir nevežti jautrių duomenų, jei nėra būtina. Jei turite senujų kompiuterių su darbuotojų asmeniniais duomenimis, juos geriau sunaikinti Anglijoje, o ne vežti per jūrą. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu taip pat reiškia ir duomenų saugumą – nenorite, kad jūsų klientų duomenys nuklystų kažkur Doverio uoste.

Ar galima vežti didelius biuro sofų komplektus?

Galima, bet tada reikės didesnio sunkvežimio arba specialios įrangos. Jei turite didžiulę prezidento sofą, tikrinkite, ar ji pro duris išlips. Kartais klientai nusiperka didžiulius baldus, o tada neįmanoma jų išnešti be išmontavimo (arba pro langą). Tada tenka išmontuoti langus, o tai papildomi kaštai ir nervai.

Ką daryti su skeneriais ir printeriais?

Jie turi būti užfiksuoti (kad nejudėtų viduje). Dažnai žmonės užmiršta išimti tuščius kasetes, kurios gali išsilieti kelyje. Tai baisi bėda, kai tušas užtepa visą krovinią. Naudokite juostelę viskam, kas juda. Printerai yra sunkūs ir nepatogūs, todėl juos dažniausiai krauname apačioje, kad nesusuktų.

Problemų sprendimas ir nelaimes (kai kas nueina ne taip)

Kas daryti, jei pasienyje sustabdys ir pradės klausinėti?

Ramiai atsakykite. Jei turite visus dokumentus, nėra ko bijoti. Blogiausia, kas gali nutikti – jie patikrins krovinius. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu gali tapti košmaru, jei bandysite meluoti arba elgtis agresyviai. Muitinės pareigūnai tai mėgsta. Pasakykite tiesą, parodykite sąrašą ir laukite. Kart tai užtrunka valandą, kart – minutes.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Iš tiesų nėra taip dažnai, kaip girdime istorijose, bet įvyksta. Dažniausiai dingo dėl to, kad klientai nepažymi dėžių. Kai atvykstate į sandėlį ir mataite 20 vienodų dėžių be užrašų, sunku suprasti, kur yra kava, o kur – kompiuteriai. Užrašykite kiekvieną dėžę numeriu ir turkite savo sąrašą ranka.

Kas nutinka, jei sulūžsta kelių daiktų pervežimo metu?

Jei turite draudimą, rašykite pretenziją su nuotraukomis. Be nuotraukų niekas nepasakys, kad tai buvo sveika. Reikia fotografuoti iš karto, kai atidarote sunkvežimį, o ne po savaitės. Vienas klientas skambino po mėnesio ir sakė, kad stalo koja sulūžo – kaip mes žinome, kad ji nebuvo sulūžusi anksčiau? Nuotraukos yra raktas.

Ar įmanoma atšaukti pervežimą paskutinę minutę?

Galima, bet tai kainuos. Jei vairuotojas jau važiuoja pas jus, jums teks sumokėti už praleistą laiką ir degalus. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu reikalauja ir sąžiningumo iš jūsų pusės. Negalima žaisti su žmonių laiku. Vieną kartą klientas tiesiog neatsiliepė į telefonus, kai vairuotojas buvo prie durų – nepageidaujamas įvykis.

Kaip elgtis, jei atvyksta neteisingas krovinių skačius?

Tai nutinka, kai kas nors suskaičiuoja blogai. Jei tiraže parašyta 10 dėžių, o pripildėte 15, vairuotojas gali atsisakyti vežti. Jis nebus kaltas dėl jūsų klaidų. Geriau iš anksto susiskaičiuoti ir pranešti. Jei pastebėjote skirtumą, skambinkite iš karto, kol vairuotojas dar nepakrovė visko.

Ar reikia suteikti vairuotojui arbatos arba pietų?

Nebūtina, bet labai padeda susiformuoti geriems santykiams. Angliškas arbatos puodelis gali padaryti stebuklą – vairuotojas bus labiau atidus ir greičiau padės. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu taip pat yra apie žmonių santykius. Nenaudokite vairuotojų kaip vergų, jie taip pat žmonės, kurie dirba sunkų darbą.

Ką daryti, jei nepavyksta išsinuomoti sandėlio Lietuvoje laiku?

Tada teks laikyti krovinius sunkvežimyje, o tai brangu. Mums taip pat nepatinka laikyti savo technikos, nes ji negali važiuoti kitur dirbti. Todėl viską iš anksto suderinkite su gavėju. Jei sandėlio nėra, pasakykite iš anksto, galime mes laikinai padėti pas mus, tik tai kainuos.

Ar saugu vežti biuro vertybes (pvz., pinigus, dokumentus)?

Pinigų griežtai nerekomenduoju vežti, yra tam spec. transportas. Dokumentus – tik jei jūsų palydovas arba saugumo kuriame. Geriau juos pasiimti su savimi į lėktuvą arba mašiną. Neleiskite, kad svarbiausi sutartys keliautų atsitiktinėje dėžėje su senais spaudiniais.

Kaip susitvarkyti su elektriniais laidais ir kabeliais?

Tai chaosas. Geriausia juos visus susukti ir pažymėti (kuris nuo ko). Jei tiesiog įmesite į maišą, po montavimo Jūsų IT specialistas keiks dienas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu baigiasi ne tada, kai daiktai atvyksta, o tada, kai viską įjungiate ir veikia.

Galima sutvarkyti visą pervežimą be jūsų buvimo vietoje?

Taip, tai darome dažnai. Reikia tik gero kontakto telefonu ir galbūt kurio nors darbuotojo, kuris atidarytų duris. Galime viską nufotografuoti ir nufilmuoti, kad jūsų niekas neabejotų. Technologijos leidžia stebėti visą procesą realiu laiku, net būnant kitame žemynos gale.

Ar verta rinktis mažesnes, pigesnes firmas?

Rizikuosite. Mažos firmos dažnai neturi savo technikos ir nuomoja ją, o tai vėlgi – didesnė rizika, kad kažkas nepasiseks. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu reikalauja patikimumo. Geriau sumokėti daugiau, bet žinoti, kad jei kažkas nutiks, yra kas atsakingas. Pigu dažnai pasidaro brangu.

Kaip elgtis su paštu, kuris atkeliauja į senąjį biurą?

Nepamirškite nurodyti pašto peradresavimo. Tai nėra mūsų darbas, bet dažnai klientai apie tai pamiršta. Po mėnesio grįžtate į seną biurą surinkti pašto, o ten jau kitas nuomininkas. Tai smulkmena, bet sukuria daug nemalonumų.

Išvada

Viskas susumavus, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trukdžiais ir vargu yra visiškai įmanomas uždavinys, jei nebandote kurti „perfekto chaoso“. Ruoškitės iš anksto, neklauskite kainų paskutinę minutę ir būkite kantrūs su vairuotojais bei muitinės tarnybomis. Nors aš dirbu šitą daug metų, visada kyla kažkas naujo, bet su logika ir ramybe visada galima išsiversti. Sėkmės jūsų naujame biure Lietuvoje, tikiuosi, ten bus mažiau lietaus nei Mančesterio.