Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais verslui: praktiniai patarimai iš vidaus

Taigi, nusprendėte skristi toliau, o biurą palikti arba visti jį į Lietuvą? Sveikinu, tai drąsus žingsnis, ypač dabar, kai situacija kelyje nėra tokia paprasta, kaip buvo prieš dešimtmetį. Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais verslui yra įmanomas, tik jei iš anksto susidorojate su savo nervais. Dažniausiai klientai bijo ne pačio krovinio, o to, kad verslas sustos, o laiškai nebeateiks. Čia rasite realių atsakymų į klausimus, kurių niekas nesako gražiuose brošiūrose.

Pagrindiniai žingsniai ir pradžia (kaip nesuklysti iškart)

Kada pradėti planuoti tokį iššūkį?

Pradėkite galvoti apie mažiausiai mėnesį prieš, o jei turite didelę įmonę – tai tris mėnesius. Negerai, kai skambinate penktadienį ir klaustate, ar galima trečiadienį jau viską parvežti. Logistika – tai ne taksi, kurios užsukate gatvės kampu. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais verslui reikalauja, kad būtų užsakyta vieta kelyje ir išspręsti dokumentai. Jei vilkite iki paskutinės akimirkos, kainos šoks į dangų, o terminai taps labai migloti.

Ar tikrai reikia įmonės, ar užtenka "vietinio vairuotojo"?

Nenaudokite kaimyno pusbrolio, kuris turi "furgoną Anglijoje". Girdžiau tokių istorijų per daug. Jei kils problema su muitine ar technine bėda, tas pusbrolis tiesiog išsijungs telefoną. Jums reikalinga licencijuota perkėlimų kompanija, kuri atsako už kiekvieną stalą ir kompiuterį. Tai brangiau, tačiau jūsų ramybės kaina (ir duomenų saugumas) vertesni už sutaupytojus šimtus svarų.

Kaip suskaičiuoti, kiek daiktų turime?

Nesistenkite tai padaryti akyse. Paprastai tariant, 1 kubinis metras tai apie 7-8 standartinius dėžes. Bet biuras tai ne tik dėžės – tai ir baldai, ir technika. Geriausia atsiųst mum nuotraukas arba pasikviesti vadybininką virtualiai įvertinti tūrį. Vienas klientas Mančesterioje man sakė, kad turi "tris kėdes", o realiai atsivežė tris vadybininkų kabinetus su visais prietaisais. Nustatykite tikslų kiekį, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais verslui netaptų dėl to, kad netilpsime į mašiną.

Ar reikia specialių dėžių ar užtenka paprastų?

Technikai ir dokumentams – būtinai specialios. Nespauskite monitorių į senas "Lidl" dėžes, kurios sugriūva vos tik jas paėmusi. Drėgmės apsauga yra svarbu, ypač kai keliaujame per Lamanšą. Geriau investuoti į kokybiškas dėžes, nei vėliau rinkti stiklo iškilas iš kilimo. Tai smulkmena, bet ji sukuria didžiausią skausmą.

Ką daryti su dokumentais, kuriuos nereikia vežti?

Susidėkite jas į atskirą krūvą. Galbūt juos reikia archyvuoti Anglijoje arba sunaikinti. Nevežkite nepilnos buhalterijos 2005 metų, jei jums ten nereikia. Svoris kainuoja, o erdvė mašinoje yra ribota. Dažnai pasitaiko situacijų, kai vežame "duobes", o realios vertės daiktų pamirštame namie.

Dokumentai, muitinė ir "Brexit" siaubas

Ar reikia EORI kodą?

Be abejo. Be EORI numerio jūsų krovinys tiesiog stovės sienoje arba uoste. Tai kaip pasas verslui. Užtrunka šiek tiek laiko jį gauti, tad neidilkite į paskutinę dieną. Be šio kodo jokia sąskaita faktūra nebus priimta muitinėje, o jūsų biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais verslui virsta dideliu stresu.

Kas dėl muitinės deklaravimo?

Reikia brokerio, nebent jūs pats esat muitinės tyrėjas (o tuomet šito skaitytumėte). Muitinės taisyklės pasikeitė, dabar viskas turi būti deklaruojama iš anksto. Jei bandysite tai padaryti patys, galite padaryti klaidą, kuri kainuos brangiai baudų. Leiskite specialistams dirbti, o jūs žiūrėkite į verslo procesus.

Ar mokesčiai taikomi biuro technikai?

Jei technika buvo naudojama verslui ir buvo nusipirpta prieš Brexit (arba tam tikrą laikotarpį atgal), gali būti taikomas atleidimas (išlaidų perkėlimas). Tai sudėtinga sritis, čia reikėtų konsultuotis su buhalteriu. Aš asmeniškai negaliu garantuoti, kiek procentų mokesčio mokėsite, nes kiekviena situacija unikali. Kartais tai 0%, kartais – 20% PVM.

Kas nutinka, jei trūksta dokumentų?

Krovinys gali būti užlaikytas. Tada imasi saugojimo mokesčiai sandėliuose, o jie Anglijoje nėra pigūs. Vienas klientas praleido vieną dokumentą dėl kompiuterių serijinių numerių, ir mes praradome dvi dienas. Stokite dėmesio smulkmenoms, jos keliauja kartu su jumis.

Ar reikia draudimo muitinės atžvilgiu?

Nebūtinai "muitinės draudimo", o tiesiog krovinio draudimo kelyje. Bet svarbu, kad draudimas dengtų ir "laukimo laiką" taisyklių pažeidimo atveju (pavyzdžiui, jei nukrypti nuo maršruto dėl avarijos).

Technika, duomenys ir jautri informacija

Kaip saugiai vežti serverius?

Tai pati jautriausia dalis. Pirmiausia – BACKUP. Visada. Antra, serverius reikia išjungti teisingai (ne ištraukti lizdą iš sienos). Jei turite specialius serverių spintas, geriau jas palikti ir vežti surinktas, o ne išmontuoti. Vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosiuosius diskus, jei kas nors blogai pritvirtinta.

Ar vairuotojai gali padėti išmontuoti kompiuterius?

Taip, bet jei jums svarbios kabelių etiketės, geriau tai padaryti patems. Vairuotojas yra vairuotojas, ne IT specialistas. Jis gali atjungti ir prijungti, bet jei sudėsite viską į vieną didelį "kabelių kamuolį", Lietuvoje jums teks praleisti naktį viską surišant. Supraskite, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais verslui priklauso ir nuo to, kaip susidarėte prieš išvykdami.

Kaip suconfidentialiomis bylomis?

Vežkite jas su savimi (jei įmanoma) rankiniame lagamine, arba užrakintoje, pažymėtoje dėžėje. Neskubėkite mesti jų į bendrą krovinių krūvą. Nenorite, kad kas nors netyčia pamatytų darbuotojų duomenis ar sutartis, kol pakraunam furgoną Londono priemiesčiuose.

Ar reikia išjungti visus įrenginius?

Būtina. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad muitinėje gali reikalauti įjungti telefoną ar kompiuterį, jei bus įtarimų dėl prekių pobūdžio. Jei jūsų "spausdintuvas" iš tikrųjų yra pilna "Sony" televizorių, tai bus pastebėta (taip, buvo atvejų).

Ką daryti su taisniais ir biuro stovais?

Geriau išmontuoti. Stovai, kurie sudėti "kaip yra", dažnai laužiasi kraunant. Jei neturite instrukcijų, užsirašykite, kuris varžtas kurioje vietoje buvo. Nemanau, kad jums norės surinkinėti biuro mėglyną antradienio ryte su pusiau subirusėmis detalėmis.

Laikas, kaina ir nenumatytos aplinkybės

Kiek laiko užtrunka viskas įvykdyti?

Standartiškai nuo užsakymo iki atvykimo į Lietuvą trunka 3-5 darbo dienų (reikalui esant greitajam reisui). Bet prisiminkite, tai Anglija – keliukai ten gali būti užspūsti, o biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais verslui gali užtrukti, jei Eurotunnelis užsidarys dėl migrantių arba techninių gedimų. Planuokite atsargą.

Kas įeina į kainą?

Paprastai tai krovinio pakavimas (jei užsakyta), kėlimo darbai abiejuose galuose, kelionės kaina ir muitinės deklaravimas (be PAT (prijungimo mokestis) ir PVM, kurie mokami tiesiog muitinei). Visada klauskite, ar įskaičiuotas "lifto" naudojimas, jei Anglijoje esate 4 aukšte be lifto. Tai papildomai kainuoja.

Ar kainuoja labai daug daugiau po „Brexit“?

Kainos padidėjo, taip. Dėl dokumentacijos, dėl ilgesnio laukimo, dėl kuro. Nebegalvojau, kad bus taip brangu, bet tokia realybė. Tačiau, jei suskaičiuojate prarastą darbo laiką, kai darbuotojai nieko nedaro, profesionalus perkėlimas nusimoka.

Kas daryti, jei įmonės biure yra restoranas?

Tai sudėtingesnė istorija, tada reikia veterinarijos pažymų maistui (jei vežate), arba specialios atliekų Utilizacijos. Geriau viską suvalgyti iš anksto arba pažadėti darbuotojams (kaip vienas klientas padarė Shefilde). Maisto produktų vežimas be leidimų – tiesioginis kelias į muitinės sandėlį sunaikinimui.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta. Muitinėje gali kilti klausimų, kodėl firmos krovinys "važiuoja" su keleivio rudenine striuke. Deklaruokite tai kaip "personalo daiktus", kad nebūtų įtarimų apie kontrabandą.

Ar įmanoma vežti pavojingas medžiagas (dažai, chemija)?

Galima, bet tik su specialiais leidimais. Negalima tiesiog įmesti balono dažų į sunkvežimį. Tai pavojinga ir nelegalu. Jei turite tokios technikos, praneškite iš anksto, reikės specialios paskirties transporto arba papildomų dėžių su tarpa.

Realijos: kas viskas gali nušipti (ir kaip tai išgyventi)

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs anglų pusryčiuose?

Juokinga, bet tikra. Anglijoos eismas gali sustoti dėl bet ko. Jei vairuotojas pavėluos į išsikrovimą Lietuvoje, nepykite ant jo (nors ir norisi). Skambinkite mums, mes suorganizuosime, kad jis nepraleistų darbo laiko, arba suderinsime vėlesnį atvykimą. Rūpestis neduoda nieko gero.

Ar tikrai viskas įvyks tiksliai taip, kaip planavome?

Atsigerskite vandens. Tikėtis, kad visas biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais verslui nuvyks be jokio nukrypimo, tai svajonė. Bet klaidos būna ne tik mūsų. Kartai klientai pamiršta užrakinti duris, arba naminių gyvūnėlių (katės) įslipsta į furgoną... (tai ne biuro atvejis, bet buvo). Būkite lankstūs.

Kas daryti, jei turiu labai brangų meną?

Jums reikės "White glove" (baltų pirštinių) paslaugos. Tai nebe paprastas perkėlimas. Tokiems daiktams reikalingas specialus transportas su pneumatine pakaba, kad taurės neišlygtų ant kelio duobių. Neužsiimkite tuo patys.

Ar galiu pasitikėti įmonės atsiliepimais internete?

Daugelį jų galima nupirkti. Žiūrėkite, kur įmonė registruota, kiek veikia. Jei svetainė atrodo, kad ją padarė prieš savaitę ir visi atsiliepimai vienos dienos – bėkite. Pasitikėjimas šioje srityje viskas.

Kaip elgtis su darbuotojais, kurie priešinasi perkėlimui?

Klauskite jų, ką jie nori vežti sau. Leisk jiems pasirinkti stalą ar kėdę, jei tai įmanoma. Tai padeda sumažinti stresą. Jei žmonės mati, kad jų erdvė gerbiama, jie greičiau grįžta prie darbo po atvykimo.

Kas dėl autokrautuvo (priedėlio) Anglijoje?

Jei jūsų biure nėra pakėlėjo, reikės nuomotis autokrautuvą arba mūsų vairuotojas turi turėtį paskirtą keltuvą rankose (rankinis). Užtikrinkite prieigą – ar didelė mašina gali privažiuoti prie pat durų? Londone tai kartais būna neįmanoma, ten reikia leidimų iš savivaldybės (parkavimo leidimai).

Ar galima užsakyti darbą savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Anglijoje darbo laikas yrib griežtai reglamentuojamas vairuotojams. Jei norite, kad viskas įvyktu šeštadienį, teks susimokėti už viršvalandžius.

Ką daryti, jei sugenda furgonas kelyje?

Mes turime techninę pagalbą. Vienas kartas mums (ne mums, o mūsų partneriui) sužibo variklis netoli Birminghamo. Reikėjo perkrauti viską į kitą mašiną. Tai užtruko 6 valandas. Tokios situacijos retos, bet įvyksta. Dėl to svarbus draudimas.

Ar turiu būti vietoje išsikrovimo metu?

Galite nėra, tada reikia įgaliotojo atstovo. Bet patariau būti arba kažką, ką pasitiki. Kas nors turėtų parodyti, kur stovi "A" kabinetas, o kur "B". Kitaip viskas gali atsidurti koridoriuje.

Kaip susitarti dėl mokėjimo?

Įprasta daryti 30-50% avansą, likutį – atlikus darbą. Jei kas kas prašo 100% iš anksto – tai įtartina. Mums reikia užtikrinti, kad ir jūs mokėsite, o ne tik mes atliksime darbą.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet šaknys turi būti be žemės (arba specialiai apdorotos), kitaip muitinės fitosanitarinė kontrolė jų nepraleis. Nenoriu, kad jūsų mėgstamas fikusas būtų sudegintas kaip pavojingas kenkėlių nešiotojas.

Kas daryti su rūsys daiktais?

Jeigu turite rūsį biure (tai keista, bet kas kas turi), pasakykite iš anksto. Užlipimas ant rūsio su dėžėmis pavojingas ir ilgas. Tam reikia daugiau laiko ir galbūt darbininkų.

Ar turiu dėl ką susirūpinti dėl kuro?

Ne, tai mūsų problemos. Kuro kainos svyruoja, bet fiksuotos kainos sutartyje apsaugo jus nuo staigių šuolių. Nebijokit, kad vairuotojas klaups papildomai pinigų degalui prieš Londoną.

Galutinė patarimo dalis – kodėl reikia kvadratinių?

Nesugalvoju ką rašyti... o taip, svarbu suprasti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais verslui – tai ne tik fizinis judėjimas, tai duomenų ir žmonių judėjimas. Pasiruoškite IT žmones, kad jie pasiruošę serveriams prijungti, kai tik vairuotojas atsivers duris (kadangi jie dažnai vėluoja).

Ar verta viską daryti savo jėgomis?

Jei esate maža firma (2-3 žmonės), galbūt. Bet didesniam biurui tai nuovoka. Jūsų laikas turi būti skirtas verslui, o ne nešioti stalus į furgoną. Išskirkite prioritetus.

Kaip atpažinti blogą transporto įmonę?

Jie neatsako į telefonus, rašo su klaidomis (kaip aš kartais, aha), arba jų kaina per daug žema. Rinkitės vidutinę kainą – ten kur sandūra tarp kokybės ir kainos.

Kas daryti, jei liko smulkių daiktų?

Surinkite į vieną dėžę "Open first" (Atidaryti pirmiausia). Skotlento juosta, popieriaus, rašikliai. Niekas nenori be ieškoti rašiklio pirmą dieną naujame biure Lietuvoje.

Ar reikia biuro išsikrautymo leidimo Anglijoje?

Gali būti, jei esate miesto centre. Girdėjau istorijų, kai savivaldybė apkarštavo vilkikus, nes nebuvo užsakyta vieta. Tai kainuoja šimtus svarų. Patikrinkite vietos taisykles.

Ką daryti, jei randu trūkstamą daiktą iškart po išsikrovimo?

Skambinkite vadybininkui. Kartais kažkas nukrenta po sėdynės arba lieka ankščiauje mašinos dalyje. Dažniausiai radome viską, tik reikėjo apšviesti geriau. Neraudėkite, išsiaiškinsim.

Išvada

Viskas priklauso nuo to, kaip gerai susiderinsite su logistika. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais verslui nėra burtų reikalas, tai tiesiog geras planavimas ir sąžiningas bendravimas su vežėjais. Nenorite ten, kur vairuotojas neprisileidžia prie durų, o jūs statote stalus ant gatvės. Pasirūpinkite dokumentais iš anksto ir pasitikėkite patirtimi. Sėkmės kelyje (ir tikisi, kad anglų orai nepasuks).