Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir matyau viską – nuo tų pačių idealiai nutvarkytų konteinerių iki visiško chaoso, kai vairuotojas praranda dokumentus Dovers arba klientas pamiršta pasakyti, kad turi tris tonas sunkias spintas ant aukšto. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais skamba kaip svajonė, bet tiesa tokia, kad be gero organizavimo tai greitai tampa košmare. Po „Brexit“ viskas pasidaroė sudėtingiau, manyčiau, net per daug, bet tenka su tuo gyventi. Štai kas iš tikrųjų vyksta užkulisiuose ir kaip išvengti tų blogiausių scenarijų, kai bandote perkelti verslą iš Londono ar Mančesterio atgal į Lietuvą.

Pasiruošimas ir planavimas (dar prieš išvykstant)

Kada geriausia pradėti visą tą procesą?

Nekantraujantys klientai visada klausia to paties, ir mano atsakymas niekada nepasikeičia – pradėkite vėliausiai prieš mėnesį. Jei norite iš tiesų pasiekti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais įvyktų sklandžiai, laiko trūkumas yra jūsų priešas. Logistika, ypač tarptautinė, nebegreitėja per naktį. Reikia susitarti su custom’ais, užsakyti vietą laive (k vietos tenka laukti) ir surinkti visus daiktus. Vienas mano klientas pradėjo ruoštis prieš savaitę – buhgalterija dar dabar verčia mokėti baudas už vėlavimus.

Ar tikrai reikalingas detalus inventorius? Negalima tiesiog įkrauti?

Galima, tik tada nenukentėkite jūsų nervai. Dabar, kai kontrolės yra griežtesnės, "biuro reikmenys" nėra pakankamas aprašymas. Turi būti: kompiuteriai, staliai, kėdės, archyvinės dėžės ir t.t. Prisimenu vieną atvejį, kai vairuotojas parašė "baldai" o ne "sėdimosios grupės", ir anglai laikė jį paranojiškai ilgai. Užduokite sau klausimą – ar jūs norite prarasti savo darbuotojų laiką stovėdami prie sienos tikrinime? Tiesiog užrašykite viską kruopščiai.

Kas dėl technikos – ar vairuotojai padeda pakrauti iriprėsti?

Nesitikėkite, kad vairuotojas bus ir IT specialistas. Jie gali padėti kelti sunkius dėžes, bet juos neįdomūs jūsų serverių kabeliai. Buvo atvejis, kai vienas vairuotojas ištraukė kištuką tiesiog... (čia jis netgi nenujungiau, tiesiog ištraukė), ir visa sistema nukrito. Geriau pažymėkite, kas yra jautri, o kas tiesiog sunkus. Jei reikia išardyti kompleksą, turite turėti savo žmones arba pasamdyti montuotojus Anglijoje prieš pat išvežimą. Mums svarbu tik, kad tai saugiai atvyktų į sunkvežimį.

Ar galima vežti asmeninius daiktus drauge su biiru?

Tai pilnas riskas. Formaliai tai turi būti atskira siunta, bet žmonės visada sumaišo. Vieną kartą teko ištraukti vaikišką dviračią iš konteinerio pilno biuro stalų, nes muitininkai įtarto kontrabandą. Jei norite išvengti biuro perkėlimo iš Anglijos su minimaliais trikdžiais, nepadarykite to. Kelios dėžės su knygomis ar suvenyrais – dar kaip galima, bet jei ten bus buitinė technika ar drabužiai, gali būti problema su PVM ir importo mokesčiais. Geriau padarykite atskirą siuntą.

Customai ir dokumentai (tas patas Brexitas)

Ar reikia EORI kodas? Nieko to nesuprantu...

Jums jis būtinai reikalingas, be jokio abejo. Be EORI kodo prekės neišlys iš JK ir neįs į ES. Tai nemokama, bet užtrunka laiko gauti. Matęs esu, kaip kompanijos sustodavo sienoje dėl to, kas buvo tiesiog be galo keista – biuro vadovas manyjo, kad jo asmens kodas užtenka. Neutenka. Užpildykite paraišką iš karto, nes kitaip biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais virsis į mėnesio laukimą uoste.

Kas su PVM mokesčiais (VAT) – ar mokėti iš karto?

Čia viskas priklauso nuo to, ar esate PVM mokėtojas Lietuvoje. Dažniausiai taikoma 0% proc. tarptautinės prekybos sąskaita (intra-community supply), jei abiejų šalių įmonės registruotos. Bet... (kažką pridursiu) yra išimčių, jei siunta maža. Jei visa vertė viršija 5000 svarų, gali tekti rodyti Įsisavinimo PVM sąskaitą faktūrą. Geriausia pasikalbėti su savo buhalteriu prieš išvykdami, o ne manyti, kad "kažkaip tai susitvarko".

Kiek laiko užtrunka customų tikrinimas?

Jei dokumentai tvarkingi, tai valanda, dvi. Bet jei trūksta kurios nors faktūros ar deklaracijos, gali užtrukti ir dieną. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais grindžiamas būtent tuo, kad dokumentai turi būti idealūs. Esu matęs, kaip sulaikė siuntą su spintomis, nes ant jų buvo rasta senų etiketės su mediena, dėl ko reikėjo fitosanitarinio sertifikato. Koks beprotiška, bet taip yra.

Ar mums reikalingas tarpininkas (customs broker)?

Jeigu neturite savo padalinio, kuris kasdien tai daro, tai taip. Nenaudokite brokerio – tai kaip važiuoti automobiliu be vairo. Jie žino visus tuos kodus HS, kurie mums tiesiog kaip kinų kalba. Vienas mano klientas norėjo taupyti ir daryti pats – nuostolis buvo didesnis nei brokerio paslaugos. Leiskite jiems tiesti reikalus su muitinės pareigūnais, jie turi tam kontaktus.

Pasirinkimas – ką žiūrėti pas kurjerius

Kodėl kainos tokia skirtingos? Vieni prašo 500, kiti 2000.

Klasikinis klausimas. Pigiausi variantai dažnai yra "partijos kroviniai" (groupage), kai jūsų dėžės važiuoja su kitų žmonių daiktais. Tai trunka ilgiau, o rizika, kad kažkas susitryn ar pametė, didesnė. Brangesni – tai tiesioginis krovinys, kuris atvažiuoja tiesiai pas jus. Taip pat atsižvelkite į draudimą. Pigūs neįtraukia visko. Norėdami biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais patirti kaip VIP, turite sumokėti už užtikrintumą, o ne tik už degalą.

Ar draudimas yra privalomas ar priversinimas?

Draudimas nėra Įstatymo privalomas, tai jūsų asmeninis nuostolis. Bet ar jūs drįstate vežti 20 tūkst. vertės kompiuterius be draudimo? Aš nedrįsčiau. Standartinė atsakomybė dažnai yra tik keletas eurų už kilogramą, kas visiškai neapdengia biuro technikos. Užsidėkite "All risk" draudimą. Vieną kartą buvo gaisras sandėlyje (tiesiog trumpas jungiklis), ir tas, kuris neturėjo draudimo, prarado visą verslą.

Kas nuveža daiktus? Anglas ar Lietuvis?

Gali būti kas, tikrai. Dauguma "angliškų" firmų tiesiog perka paslaugas iš Lenkijos ar Lietuvos. Svarbiau ne vairuotojo tautybė, o ar jis kalba angliškai su uosto darbuotojais. Buvo atvejis, kai Lietuvos vairuotojas nesuprato instrukcijų Dovers ir važiavo neteisinga linija, dėl ko mes vėlavome dviem paras. Patikrinkite, ar firma turi realų biurą ar tai tik vienas asmuo su telefonu.

Ar galiu pasitikėti "Google Review" reitingais?

Būkite skeptiškai. Yra firmų, kurios perka 5 žvaigždučių atsiliepimus arba parašo juos patys. Ieškokite detalių istorijų, o ne tiesiog "viskas puiku". Jei matote komentarą apie gedimus ar prastą komunikaciją – tai tikras dalykas. Aš asmeniškai visada rekomenduoju klausti pažįstamų verslininkų, kurie jau daro biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais. Jų patirtis verta daugiau nei 100 virtualių žvaigždučių.

Kelionė ir atvykimas – ar tikrai viskas veža?

Kiek trunka kelionė iš Londono į Vilnių?

Standartiškai tai trys arba keturios dienos. Priklauso nuo keltų grafiko ir uraganų (nejuoking, jūroje būna įkyrių audrų). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais numato, kad jūs planuojate atvykti su atsarga. Neskubėkite susirinkti visų darbuotojų pirmadienį ryte, jei sunkvežimis turėtų atvykti sekmadienio vakare. Angliški keliai taip pat gali būti užstrigę dėl avarijų.

Ar vairuotojo telefono numerį duoda?

Turi duoti, bet nenaudokite jį kas valandą. Vairuotojai turi poilsio režimus, jie negali šnekėti vairuodami. Geriausia turėti kontaktą dispečeriui. Jei jums būtina sužinoti, kur jis yra, parašykite žinutę. Vienas klientas skambino vairuotojui naktį klausdamas "ar jau čia?" – vairuotojas paprašė mums nebebevežti jam krovinių. Nebūkite toki klientas.

Kas daroma, jei vairuotojas užstrigo sienoje?

Tada laukiame. Nėra jokio magiško mygtuko, kurį paspaudus jį praleis. Mes skambinam brokeriui, jis bando išspręst problemą su dokumentais. Kartais tai užtrunka valandą, kartą dieną. Žinau, kad tai nėra biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais, bet tokia yra realybė po „Brexit“. Tiesiog tegul darbuotojai dirba nuotoliniu būdu tą dieną, jei įvyks toks nesklandumas.

Ar galima susitikti su vairuotoju Lietuvoje naktį?

Jis gali atvykti naktį, bet ar gali iškrauti? Jei jūsų biure nėra pakėlėjų ar apšvietimo, tai nebus saugu. Ir vairuotojai turi savo vairavimo poilsio laiką – jei jis atvažiavo 3 ryto, jis gali būti bedvas ir pavojingas. Geriau palikti jį ramiai pailsius (jei reikia, mokėkite laukimo mokestį) ir pradėkite iškrovą ryte. Saugumas svarbiau už vieną dienos nuostolį.

Biuro perkėlimo subtilumai (pavojai ir spalvos)

Ar galima vežti augalus? Man žmona reikalauja.

Aš nežinau, kas suaugaliam žmogui reikia vežti biuro augalus per šalį, bet... Jei jie turi žemės, tai griežtai draudžiama be fitosanitarinių sertifikatų. Anglija turi speciškus vabzdžius, kuriems ES nenori leisti įsileisti. Palikite tuos fikusus Londono biure arba duokite kaimynams. Nėra nieko blogiau, nei kai visa siunta sulaikoma dėl vieno puoduko su žolelėmis. Nenuvertinkite europinių taisyklių apie augalus.

Kas dėl dokumentų? Ar juos vežti kroveju ar vežti sau?

Asmeniniai dokumentai, pasai, kontraktai – visą tai vežkite su savimi rankiniame bagaže. Nė viena transporto kompanija neatsako už prarastus dokumentus konteineryje. Jei pasimetė, jie galbūt ir atsiras po mėnesio kažkur kambario kampe (arba neatsirs), bet jūsų verslas sustos. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais reiškia, kad svarbiausia informacija likti pas jus.

Ar reikia išardyti baldus?

Absoliučiai taip. Stalai, spintelės – viskas turi būti suplėšyta rinkiniais. Vieną kartą bandžiaome įvežti surinktą konferencijos stalą, ir jis neįlėjo pro liftus. Teko išardyti lauke lietuje. Ar tikrai norite to išvengti? Užrašykite ant detalių, "kairė pusė", "dešinė pusė", kadangi surinkimas be instrukcijų yra galvos skausmas. Pasirūpinkite savo arba mūsų montuotojais abiejuose galuose.

Kas dėl šiukšlių? Ar reikia išveži Anglijoje?

Prašau, nekelkite šiukšlių į Lietuvą! Jums mokėsime už svorį, o jūs išmesite čia? Anglijoje yra specialių bendrovių, kurios atima sunkią statybinių atliekų ir senų baldų krovinius. Padarykite tvarką prieš išvykimą. Nėra nieko keisčiau, nei atvykstant iškrauti dėžę pilna senų, suplyšusių failų ir kavos puodukų. Tai tiesiog švaistymas pinigais ir tuo pačiu keliant biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais į tą patį rūgštį.

Pinigų klausimai ir pabaiga

Kada reikia apmokėti? Iš karto ar gavus prekes?

Dabar beveik visi imama iš karto arba prieš išvykstant iš Anglijos. Per tuos 20 metų pasikeitė aplinka – niekas nenori vykti su tuščiomis rankomis ieškoti skolų kitose šalyse. Taip, yra pasitikėjimo klausimas, bet mums irgi reikia mokėti vairuotojams ir degalams. Galima daryti 50/50, bet dažniausiai pilna suma prieš išvežimą užtikrina, kad procesas neustos.

Ar bus priemoka už sunkų krovimą?

Jei jūsų biure yra laiptai be lifto arba ilgas atstumas nuo sunkvežimio iki durų – taip, bus. Vairuotojai nėra olimpiniai sunkiaatlečiai. Jie gali nešti dėžes 50 metrų, bet už tai reikės mokėti. Jei centre miesto – už "long carry". Pasakykite apie tai iš karto, kad nebūtų staigmenų gale. Vienas klientas manyjo, kad sunkvežimis įvažiuos į seno miesto peščiųjų gatvę... na, jis ten sugebėjo važiuoti tik iki galo.

Ką daryti, jei kažkas sulūžo kelyje?

Būtina nufotografuoti vietoje ir parašyti pastabą į važtaraštį. Jei pasirašote "visas gerai" ir vėliau radote sulūžusį kompiuterį, draudikas nepmokės. Darbuotojai turi būti atidi iškraunant. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais baigiasi tada, kai paskutinis daiktas pastatytas savo vietoje nepažeistas. Nedelskite susisieti su draudimo kompanija, jei įvyko incidentas.

Ar verta rūpintis tuo pačiu "biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais"?

Atsakymas paprastas – taip. Nors viskas atrodo sudėtinga, su gerais partneriais tai einama. Naudingiausia yra neklaidinti brokerių ir neišvežti nereikalingų daiktų. Jei viską padarysite protingai, jūsų verslis nemirs per tą kelionę. Tiesiog būkite kantrūs, pasitikėkite savo jausmais ir reikalaukite profesionalumo nuo tų, kuriems mokate.

Žinoma, visada bus kažkas, kas ne taip, bet tokia jau logistika. Sėkmės!