Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais ir stresu: kaip iš tiesų viskas vyksta

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir sakysiu tiesiai – biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais ir stresu yra toks mitas kaip ir laiminga pabaiga filmuose. Visada kažką nutinka. Viskas prasideda nuo to, kad Anglija po Breksito tapo kita planeta – muitinės, dokumentai, laukimai terminaluose. Bet neleiskit, kad tai išgąsdintų. Jeigu viską suplanuoti protingai ir pasirinkti žmones, kurie žino, kur yra Dover’is (ir kodėl ten reikia vengti stovėti), išgyvensite. Aš čia ne tam, kad daviau jums sausainių, o kad pasakčiau, kaip išvengti tų didžiausių spąstų, kuriuos matau kasdien. Susitaisime ant kojų ir važiuojame toliau, tiesa?

Bendrai apie tą Angliją ir dokumentus

Ar dabar po Breksito labai sunku vežti iš JK?

Sunku ne tiek vežti, kiek kurti tuos visus dokumentus. Vieniems vairuotojams jau įprasta, kiti vis dar verčia galvas prie terminalų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais ir stresu dabar reiškia tiesiog turėti gerą muitinės brokerį, kuris nemiega. Be to, jeigu prekių deklaracija neteisinga, sienoje galite stovėti valandomis. Tai vargina, bet įmanoma nukreipti procesą taip, kad klientas to beveik nejautų. (Arba jausdamas, bet tik mažai).

Ką reikia padaryti pirmiausia?

Pirmiausia – nepanikuoti. Susiraskite sąrašą daiktų, tikslų svorį ir matmenis. Vėliau pagalvokite apie datą, nes šventadieniais Anglijoje viskas uždaryta, ir vairuotojai nebegali įvažiuoti į miestus. Jeigu pradėsite planuoti savaitę iki išvykimo, tai bus per vėlu. Geriausia pradėti bent mėnesiu anksčiau, kad spėtume suderinity reisus.

Ar reikia klientui važiuoti su kroviniu?

Nebūtinai, bet padeda, jeigu yra įranga, kurią reikia išjungti arba atrakinti. Dažniausiai klientai perduoda raktus arba pasitiki mūsų vadybininkais. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais ir stresu įmanomas ir be jūsų buvimo vietoje, jeigu viską suderiname telefonu. Tiesa, kartais reikia fizinio asmens, kad pasirašytų dokumentus terminaluose, bet tai retai.

Kas daryti, jeigu daiktų daugiau nei planavote?

Tai pasitaiko dažnai. Kasdien gyvenimas, niekas nenuo to neapsaugo. Paprastai taip atsitinka, kai darbuotojai pradeda dėti į dėžes viską, kas matosi. Reikia susisiekti su vadybininku ir pranešti apie svorio pokyčius. Jeigu mums teks keisti mašiną į didesnę, tai gali šiek tiek atidėti reisą, bet geriau tai žinoti ankščiau negu prie sienos.

Ar saugu duoti vairuotojui raktus?

Per 23 metus darbo buvo vienas kartas... o ne, buvo du, kai pradingo raktai (bet ne mūsų vairuotojų kaltė). Geriausia tiesiog užfiksuoti, kas kas gauna. Vairuotojai paprastai atiduoda visus raktus ir dokumentus iškart išsikrovus. Pasitikėjimas čia pagrindas, be jo viskas sustoja.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į Londoną?

Taip, Londonas yra pragaras dėl ULEZ zonos ir mokesčių. Vairuotoją gali bausti, jeigu jis nebus užregistruotas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais ir stresu Londone be šių mokesčių apmokėjimo neįvyks. Reikia tai suskaičiuoti į kainą iš karto, kad nenukentėtų jūsų biudžetas. Ten kamerų daugiau nei miške lapų.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria įranga?

Tai jautria tema. Serverius reikia išjungti ir užfiksuoti jų būklę (nuotraukomis). Nerekomenduojama juos vežti įprastame vone, jeigu nėra pritvirtinti. Kartais įmonės nuomoja specialias dėžes su amortizacija. Geriau neužkabinti vieno kabelio, negu tada ieškoti specialistą, kuris vėl visą tinklą surinks.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet tai tampa „mišriu kroviniu“, o muitinės to nemėgsta. Jeigu darbuotojas nori nusiųsti savo stalą, tai viena, jeigu kelias kedes su namų apyvokos daiktais – tai kita. Gali kilti klausimų dėl mokesčių. Geriau tai atskirti arba deklaruoti kaip naudotus biuro daiktus, jeigu tai tiesa.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki atvykimo?

Įprastai nuo susitarimo iki išvykimo praeina apie savaitę-dvi, jeigu viskas tvarkinga. Patį vežimą į Lietuvą ar atgal trunka 2-3 dienas, priklausomai nuo kelio ir uosto. Bet nepamirškite, kad Anglijoje kas antrą dieną kažkas streikuoja – nuo laivų įgulos iki muitininkų.

Ar verta drausti krovinius?

Be abejo. Net jeigu vairuotojas vairuoja kaip Formulė-1 (kas neleidžiama), kelyje gali būti blogų dalykų. Draudimas apsaugo jūsų investicijas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais ir stresu be draudimo yra lošimas rulete. Žinau vieną atveją, kai mašina užsidegė (ne mūsų), ir viskas dingo. Geriau būti saugiam.

Kas nutinka, jeigu mašina sugenda?

Turime techninę pagalbą visoje Europoje. Jeigu tai smulkmė, sutvarkome vietoje, jeigu didelė – keičiame mašiną. Tai gali užtrukti, bet krovinys pasiekia vietą. Klientui svarbiau, kad biuro baldai atvyktų, o ne kiek buvo pašalinta alyvos variklyje.

Kainos ir pinigai (kliūtys ir realybė)

Kiek kainuoja toks reisas?

Kainos šiuolaikinei rinkai nėra stabilios. Benzinas brangsta, o euro šuoliai... žinot patys. Paprastai pradedame nuo mašinos užsakymo (pav., 3,5 t arba 20 t), paskui pridedame kelines (jei reikia). Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais ir stresu kainuoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, viskas priklauso nuo tūrio. Tikslią kainą pasakome tik išmatavus arba gavę sąrašą.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mums įdomu, kurie mokesčiai yra „paslėpti“. Muitinės mokesčiai priklauso nuo prekių vertės – jeigu tai naudoti daiktai, mokesčių nėra. Bet yra mokesčiai už kelines (Dover’is-Kalė arba po tuneliu). Tai aišku. Jeigu kas daro kainą „dvigubai“ be paaiškinimo, tai tada vadinasi, kad jūsų apgavo.

Ar mokama už laukimą?

Taip, jeigu klientas pavėluoja arba negali priimti krovinio numatuotu laiku, laukimas mokamas. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Anglijoje dažnai būna, kad negalima ilgai stovėti prie biuro, reikia specialios vietos. Reikia tai suprasti – mes parduodame paslaugą, ne laisvą laiką.

Galima gauti nuolaidą?

Jei perkeliate visą įmonę, o ne tik vieną stalą, visada galima pasikalbėti. Dideliame kiekyje kaina mažesnė. Taip pat, jeigu datos lankstios (pvz., galite laukti, jeigu turime kitą krovinią toje pačioje kryptyje), gali būti pigiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais ir stresu pigiau išeina, kai planuojate iš anksto.

Kokia mokėjimo tvarka?

Įprastai reikia sumokėti avansą, kad užsakyti mašiną ir laivą. Likusį dalį – atlikus darbą arba prieš išvežant (priklausomai nuo pasitikėjimo lygio). Didelėms įmonėms galime ir su sąskaita-faktūra dirbti su atidėjimu, bet mažiems klientams – tik grynaisis arba pavedimas iš karto.

Ar PVM taikomas?

Jei esate vežėjas iš Lietuvos ir vežate į Lietuvą, tai PVM taikomas pagal Lietuvos taisykles (paprastai 21%), bet jeigu klientas UAB ir turi PVM mokėtojo kodą, gali būti taikoma 0% proc. tarifas (vidutinės rinkos prekės taisyklės). Sunku paaiškinti trumpai, geriau pasikalbėti su buhalteriu. Aš čia tik vairuotojų ir mašinų žmogus.

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Kuro kaina arba kainos tunelyje. Anglija yra sala, ten viskas brangiau. Jeigu šiandien gavote pasiūlymą, rytoj jis gali nebepasitarnauti. Geriau fiksuoti kainą ilgesniam laikotarpiui, jeigu planuojate perkėlimą po kelių mėnesių.

Ar verta tai daryti pigiai ir savo jėgomis?

Išbandyta. Vienas klientas norėjo taip sutaupyti, nuomavo priekabą, pats vairavo... nupirko mašiną Anglijoje, važiavo atgal, ir prie sienos jo nebeleido įvažiuoti, nes dokumentai nebuvo tvarkingi. Išsigando, grįžo atgal. Taip sutaupyti neverta. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais ir stresu turi būti paliktas profesionalams.

Kas daryti, jeigu biudžetas per mažas?

Sumažinkite kiekį. Neperkelkite tų senų susirauštų fotelių, kuriuos ir taip reikėtų išmesti. Kartai pigiau nusipirkti naujus Lietuvoje negu vežti senius per jūrą. Apskaičiuokite rationaliai.

Pasiruošimas, pakavimas ir problemos

Kas turi dėti daiktus į dėžes?

Geriausia, jeigu tai daro jūsų darbuotojai, jie žino, kas kur yra. Mes galime siųsti dėžes iš anksto. Pakavimo medžiagos (burbuliukai, lipniajuostės) taip pat nebrangu, bet reikia užsisakyti. Negalima dėti daiktų „į kažką“, tik į standartines dėžes, kad galėtume sustatyti viena ant kitos.

Ar reikia rašyti ant dėžių?

Būtina. Jeigu ant dėžės parašyta „Knygos“, o viduje yra monitorius, tai nėra gerai. Vairuotojas turi žinoti, ką ją kelia, kad tinkamai padėtų mašinoje. Sunkūs daiktai į apačią, lengri į viršų. O jeigu dėžė sužudo kelyje... tai bus problema.

Kaip su jautriais dokumentais?

Dokumentai geriausia vežti su savimi (o ne vone), jeigu jų nedaug. Jeigu tai visa archyvas, tada reikia uždaryti į spintą ir užseglinti. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais ir stresu apima ir duomenų saugumą. Nenori, kad dėžė su sutartimais nuklystų į Kažkokią gatvę Mančesterio priemiestyje.

O jeigu lietus?

Anglijoje be lietaus neina. Dėžės turi būti padengtos plastikine drobe, o mašina hermetiška. Vieną kartą vairuotojas užmiršo uždaryti langą gale... lietus nulydino kelias dėžes. Buvo nepatenkinti klientai. Dabar tikriname dukart.

Ar galima pergudrauti dėl svorio?

Galima bandyti, bet muitinės svarstyklių nesukčiujasi. Jeigu parašysite, kad dėžė sveria 10 kg, o ji svers 50, gali kilti pavojus, kad mašina peržengia svorį. Tada gausite baudą arba turėsite iškrauti dalį krovinių. Geriau būti sąžiningu.

Kas nutinka su baldais, kurie nesinaudoja?

Jei juos sudėjote į dėžes, puiku. Jeigu palikote surinktus, reikia apklijuoti kampais arba plastiku. Transportuojant surinktus spintas neapsaugotus – tai tikras iššūkis. Jos gali atsiskirti viražuose.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus, didelius spintas – taip, reikia. Vėliau jas surinksime. Tai užima laiko, bet taip talpesniau užpildome mašiną. Lankyklės dažnai nebetelpa į duris, jeigu jos nebuvo išmontuotos. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais ir stresu reikalauja, kad darbuotojai paruoštų baldus, arba mums atsiųstumėt montuotojus.

Kaip elgtis su technika (kompiuteriai, spausdintuvai)?

Viskas turi būti išjungta. Spausdintuvai turi būti išempti iš tonerio, nes jis gali išsilieti. Kompiuteriai į originalias dėžes. Jeigu originalių nėra, į dėžes su putomis. Nešioti monitorių rankomis kaip kuprinę – ne geriausia idėja.

O ką daryti su augalais?

Augalus pervežti per sieną sunku dėl fitosanitarijos kontrolės. Anglija turi griežtas taisykles. Geriau juos palikti kolegoms dovanai arba išvežti asmeniškai (jeigu jūsų daug). Pervežant juos kroviniu, gali juos konfiskuoti.

Ar atsiranda daug šiukšlių?

Dažniausiai klientai sako: „nešiukšlinėkite nieko“, o paskui paaiškėja, kad pusė dėžių – senos spaudos ir nebereikalingi failai. Rekomenduoju padaryti „prižiūrėjimą“ prieš pakavimą. Tai sutaupo vietos mašinoje.

Kas daryti, jeigu kažkas dingsta?

Skambinti mums. Mes turime sąrašus, ką pakrovėme. Jeigu sąraše buvo, o iškrovėme ne – ieškome. Kartais dėžė paslysta po kitomis dėžėmis arba nukrenta gaidukas. Bet statistiškai dingo tik vienas kartą – keletas dėžių su kava (kojas išgėrė vairuotojai, juokinga, bet tiesa).

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Būtų mandagu. Anglijai nuomotojai dažnai reikalauja „brol“ (brolcaster) paslaugos – valymo. Mes nevalome, mes vežame. Bet galime padėti išnešti daiktus į šiukšliadėžę, jeigu sutartame.

Išvada

Na, trumpai tariant, viskas įmanoma, jeigu neskubate ir nebandote apgauti sistemos. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais trikdžiais ir stresu yra tikras dalykas, jeigu jį atlieka žmonės, kurie žino tą britų specifiką. Geriausia patirtis – kai klientas pasako „aš neturėjau jokių rūpesčių“, o mes žinome, kad kelyje buvo trys incidentai, kuriuos sprendėme tyliai. Pasitarkite su mumis iš anksto, suraskite gerą vadybininką, ir viskas gerai nueis. Sėkmės!