Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais rūpesčiais: Praktinis vadovas verslui

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, turiu pripažinti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais rūpesčiais visada yra šiek tiek oksimoronas. Rūpesčių išvengti visiškai nepavyks, nes tai ne paprasta perkraustymas iš buto į butą, o sudėtingas logistinis procesas, kuriam įtakos turi ir Brexit, ir anglų keliai, ir orai. Tačiau jeigu viską suplanuoti protingai, tą „minimalų rūpesčių lygį“ tikrai įmanoma pasiekti. Dažniausiai klientai baiminasi dėl dokumentų ir muitinės, nors pagrindinė bėda dažnai būna paprasta nesuderinamumas laike arba netvarkingai supakuoti kompiuteriai. Štai kas iš tikrųjų laukia, kai bandysite pergabenti savo verslo širdį per Lamanšą.

Pradiniai žingsniai ir planavimas (arba kaip neprarasti protą)

Ar tikrai verta tartis su įmone iš Lietuvos, ar rasti anglą?

Mano nuomone, verta rasti lietuvišką partnerį, kuris turi patirties Anglijoje. Anglai dirba puikiai, bet kainos... o dieve, tiek pinigų už valandą, kad akys išlenda. Be to, jeigu kils nesklandumų su dokumentais, lietuviškai kalbantis vadybininkas viskas paaiškins greičiau. Esu matęs atvejų, kai vietinės firmos neįsileido vairuotojo į sandėlį Londono centre dėl balsų, o mūsiškiai tiesiog išsprendžia viską vietine kalba. Taigi, rinkitės tarpininkus, kurie žino abiejų šalių realijas.

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti?

Nenuostabu, bet dažniausiai skambina praėjus savaitei iki „D“ dienos. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais rūpesčiais to neleidžia. Gera taisyklė – mėnuo, o jeigu perkeliate didelį sandėlį, tai du. Tada surandame laisvą mašiną, sutvarkome dokumentus ir nespūdžiame paskutinę minutę. Skubėjimas – tai brangiausias dalykas logistikoje.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Absoliučiai taip, ir jis turi būti tikslus. Muitinėje mums buvo atvejis, kai klientas parašė „biuro baldai“ viena eilute. Sulaikėme visą sunkvežimį Folkestone’e. Turite detaliai išvardyti stalus, kompiuterius, net tuos sulūžusius kėdžius (galbūt juos išmesite, bet rašykite). Be to, šis sąrašas pravers ir draudimo atžvilgiu.

Ką daryti su dalykais, kurių nebepervežime?

Geriau juos išmesti dar Anglijoje. Nė vienas vairuotojas nenori veži „šlamšto“ per Lamanšą, nes gali kilti problemų su sanitarijos kontrolės tarnybomis. Jeigu turite senus spintas, kurios jau griūva, pasikvieskite šiukšlių vežėją vietoje. Taip sutaupysite vietos ir nervų.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – taip, bet tai sudėtinga. Jeigu vairuotojas rasi jūsų vaiko dviratį ar žmonos virtuvės robotą krovinyje, gali būti nubaustas už nelegalų keleivių ar asmeninių daiktų vežimą be deklaracijos (jeigu tai didelis kiekis). Geriausia atskirti verslą nuo asmeninio gyvenimo, kadangi muitinės tikrina labai griežtai.

Dokumentai, muitinės ir tas prastas Brexit

Ar reikia muitinės brokerio?

Jei norite, kad biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais rūpesčiais vyktų sklandžiai, tai būtinas. Nemanau, kad norite praleisti pusę dienos prie sienos bandydamas suprasti, kas yra T1 dokumentas. Brokeris užpildo formas už jus, o mums atiduoda paruoštus popierius. Vieną kartą bandžiau be jo – niekada daugiau.

Kas tas T1 dokumentas ir kodėl visi jo bijo?

Tai tarptautinio pervežimo dokumentas, leidžiantis prekėms judėti tarp šalių neismokant mokesčių iš karto. Be jo, jeigu krovinių vertė viršija tam tikrą ribą, gali tekti mokėti PVM arba muito mokestį Anglijoje arba Lietuvoje. Tai kaip garantinis įrašas, kad prekės tikrai išvyks iš JK.

Ar mokėti PVM? (Aš visada čia pasiklystu)

Klausimas geras. Jeigu esate registruota įmonė Lietuvoje ir pervežate savo nuosavybę (t.y. perkeliate biurą), tai dažniausiai taikoma 0% PVM tarifas arba atidėtas mokėjimas. Bet jeigu pervežate prekes, kurias pirkote Anglijoje ir dar nesumokėte mokesčių... o tai jau kitas kalnas. Geriausia pasikonsultuoti su savo buhalteriu, aš čia ne ekspertas (tikrai ne ekspertas).

Kas bus, jeigu dokumentuose bus klaida?

Tada mašina stovi. Viskas. Stovi kol pataisysite. Praėjo metai, kai vienas klientas parašė neteisingą svorį – skirtumas 50 kilogramų. Sulaikė tris dienas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais rūpesčiais tampa košmaru, kai dėl vienos skaičiuklės visiems darbuotojams tenka laukti namie.

Ar reikia specialių leidimų technikai?

Kompiuteriams, serveriams – paprastai ne, jei tai ne duomenų saugojimo serveriai su ypatinga apsauga. Tačiau jeigu turite specialią laboratorinę įrangą, gali reikėti eksporto licencijos. Paprasti „dellai“ ir „hp“ važiuoja be problemų, tik įsidėkite į dėžę.

Kaip elgtis su duomenų saugumu?

Ne pervežimo klausimas, bet svarbus. Prieš išvežant serverius, viską užsikoduokite arba pasidarykite atsarginę kopiją debesį. Vieną kartą važiavome per kelias, vairuotojas staigiai stabdė, ir serveris nukrito nuo lentynos... laimei, buvo atsarginė kopija. Nenusipirkite nervų.

Kainos ir paslėpti milžinai

Kaip susiformuoja kaina?

Paprastai: kiek reikia mašinų, kiek distancijos iki jūrų perkėlos (ar tai Londonas, arba Edinburgas), ir kiek darbo užtruks krovėjai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais rūpesčiais kainuoja brangiau nei paprastas krovinių pervežimas, nes čia reikalingas „baltasis rūbas“ – rūpestingumas.

Ar brangu veži iš Londono centro?

Londonas – tai atskira planeta. Už „Low Emission Zone“ leidimą mokame savininkui, o dar užvažiavimą į centrą gali tekti mokėti didelius mokesčius už „Congestion Charge“. Be to, ten visur stovi „CCTV“ kameros ir griežti kontrolės punktai. Taip, brangu, bet neįmanoma kitaip.

Kas dėl krovėjų – jie mums reikalingi abiejuose pusėse?

Rekomenduoju. Anglijoje jie padės išnešti dėžės ir užkelti į sunkvežimį, Lietuvoje – iškelti. Jeigu bandysite tai daryti patys su savo darbuotojais, rizikuojate, kad kas nors nusirins nugarą. O darbuotojų draudimas užsienyje... tai sudėtinga.

Ar galima sutaupyti darydamas pats?

Galima, bet ar verta? Jeigu turite mažą biurą ir tik kelias dėžes, o vairuotojas sutiki padėti už papildomą mokėją (pavėžėjimą), tai taip. Bet dideliems perkėlimams geriau pasamdyti profesonalus. Sutaupyti 100 eurų dabar, prarasti tūkstančius dėl sulaužyto serverio – neverta.

Kokios yra papildomos išlaidos?

Faktiškai, gali būti visko. Užlaikymas Anglijoje, jeigu jūs vėluojate paimti raktus. Už pridėtinę darbo valandą, jeigu krovėjai dirba ilgiau nei numatyta. Už pakavimo medžiagas (dėžės, burbulai). Visada pasidarykite 10-15 proc. rezervą biudžete.

Ar imamas depozitas?

Įprasta praktika, ypač jeigu reikalingos specialios paslaugos arba didelės išlaidos iš anksto (pvz., bilietai į keltą). Tai užtikrina, kad klientas neišnyks be žinios. Tačiau jeigu dirbate su patikima firma, tai nebūtina didelio.

Kas gali nueisti ne taip (Realios istorijos)

Ar dažnai nutinka, kad dings dėžės?

Nedažnai, bet nutinka. Paprastai dėl to, kad dėžės nepažymėtos. Vieną kartą klientas rašė ant dėžių tik „1“, „2“, „3“. Vieną dėžę paliko Anglijoje prie laiptų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais rūpesčiais reikalauja, kad kiekviena dėžė turėtų adresą ir turinio aprašymą.

Kas nutinka, jeigu vairuotojas sugenda?

Tada mes siunčiame kitą vairuotoją arba mechaniką. Tai gali užtrukti. Prieš metus mums sunkvežimis sužudo degalų baką netoli Birminghamo. Viska atidėjome parai. Tokios dalykas yra retas, bet jis egzistuoja. Niekada neplanuokite svarbaus susirinkimo tą pačią dieną, kai atvyksta krovinius.

Ar galima, kad muitinė visą iškraut?

Teoriškai taip, jeigu įtariama kontrabanda arba visiškas dokumentų neatitikimas. Esu matęs, kaip iškraute visą sunkvežimį su drabužėmis, nes viena dėžė nebuvo deklaruota. Biuro įranga dažniau patikrinama tik vizualiai, bet jei įtariant – viską išmes.

O jeigu orai blogas?

Anglijoje oras keičiasi kas valandą. Liūtys, vėjas – tai standartinis dalykas. Viskas turi būti užpakuota į vandeniui atsparias dėžes arba apvyniota stretch plėvele. Niekada nenaudokite paprastų kartoninių dėžių iš maisto prekybos – jos suiro po pirmojo lietaus.

Ką daryti, jeigu sulaužome kažką kelyje?

Mes turime draudimą. Tačiau procesas gali trukti. Reikia nuotraukų, aktų, vertinimo. Geriausia patys pasidrausti brangiausią įrangą, o ne tik remtis pervežėjo atsakomybe. Draudimo išmokos gali neužteksti naujam serveriui nusipirkti.

Ar vairuotojas gali atsisakyti vežti?

Taip, jeigu krovinių būklė pavojinga (pvz., sulaistas grindys, dėmės ant sienų, roplių terariumas be užraktų – būta ir tokio!). Vairuotojas atsako už savo techniką ir saugumą. Jeigu jis maty, kad krovimas gali sugadinti sunkvežimį arba sukelti avariją, jis pasisako.

Techninės smulkmenos ir „kūdikiai“ (pakuotės)

Kokią mašiną reikia rinktis?

Jei mažai daiktų – „vilkikas“ su 3,5 tons arba 7 tons sunkvežimiu galiuoti. Jeigu pilnas biuras – 20 pėdų konteineris arba didelis tentas. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais rūpesčiais prasideda nuo to, kad krovinių netelpa į mašiną ir tenka važiuoti antrą kartą.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Baldus reikia išmontuoti. Didelės lentynos, stalinės dalys – visa tai turi eiti dalimis. Jeigu paliksite surinktą didelę spintą, ji tiesiog nepraeis pro duris arba nukris pervažiuojant kuprinią. Mūsų komanda atsineša ir grąžina rankinius įrankių komplektus.

Kaip apsaugoti kompiuterius?

Kiekvienas monitorius ir sisteminis blokas turi eiti į atskirą dėžę su putomis. Negalima tiesiog įmesti į kuprinę. Monitoriaus ekranas – tai jautriausia vieta. Vienas klientas įdėjo visus į vieną didelę dėžę be tarpinės – atvyko trys sulaužyti.

Ar galima veži augalus?

Gali, bet tai sudėtinga. Turi būti fitosanitarinis sertifikatas, kad augalai nešių ligų arba kenkėjų. Be to, vairuotojams nepatinka augalai kabine – kvapai, drėgmė. Geriau juos palikti kolegoms dovanai arba vežti atskirai.

Ką daryti su skysčiais (kafe, tualeto vanduo)?

Išpilkite viską. Kavos aparatus išvalykite. Tualetą išleiskite. Jeigu šaltuoju metu laikysite mašinoje nešildomame sandėlyje, skysčiai sušals ir sprogs dėžėse. O tada bus baisiai kvailu aiškinti klientui, kodėl jo biuras smirda senu kiaulienos tirščiu.

Ar reikia pažymėti dėžes su viršumi ir apačia?

Būtina. Nors krovėjai yra patyrę, bet jie nemato viduje. Jeigu ant dėžės parašytas „VIRŠUS“, o jį uždėjo ant šono – atsiprašau, bet tai jūsų kaltė. Užrašyk dideliais rašmenimis.

Finišas ir išvados (arba kaip išgyventi paskutines valandas)

Kaip sureguliuoti paskutinį mokėjimą?

Geriausiai prieš išvykstant iš Anglijos arba atvykus į Lietuvą. Nereikia, kad vairuotojas lauktų prie bankomato Lietuvoje. Pervedimai turi būti suderinti iš anksto, kad nenumatytų sustojimų nebūtų.

Ar vairuotojas padės viską susidėti vietose?

Taip, jeigu tai sutarta. Jis padės dėžes atpakuoti (jeigu sutarta) arba pastatyti ten, kur jums reikia. Tačiau jis ne montuos baldų, jeigu tai ne įtraukta į sutartį. Nereikia jo naikinti kaip universalųjį darbuotoją.

Kas dėl atliekų išvežimo?

Jeigu atkeliaujate su dėžėmis ir popieriumi, mūsų vairuotojas gali pasiimti atgal, jeigu turi vietos. Bet jeigu tai statybinės atliekos iš remonto – tai kita istorija. Tai reikia tartis atskirai.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių firmų turi GPS sekimą. Galite matyti, kur mašina stovi arba važiuoja. Tačiau Anglijoje signalas kartais prastas, ypač kaimiškose vietovėse, todėl vietomis gali dingti iš žemėlapio.

Kas daryti, jeigu vėluojame atiduoti raktus Anglijoje?

Jei vėluojate, vairuotojas pradeda skaičiuoti laukimo laiką. Anglijoje tai brangu. Jeigu žinote, kad vėluosite, praneškite iš anksto, kad vairuotojas galėtų nuspręsti, ar važiuoti į kitą užsakymą ar laukti.

Kaip užtikrinti, kad viskas vyks sklandžiai?

Pasidarykite „checklistą“. Dokumentai, raktai, dėžės, žmonės. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais rūpesčiais – tai tiesiog geras planavimas. Kuo mažiau staigmenų, tuo mažiau streso.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Nebūtina, bet malonu. Angliška kava... na, yra geresnių dalykų. Bet jeigu pavaišinsite arba pasiūlysite vandens, vairuotojas bus labiau linkęs padėti su kąsniu išnešti tą sunkią spintą.

Trumpai tariant, biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais rūpesčiais yra visiškai įmanomas dalykas, jeigu nedarysite to pagrindinio klaidingo spėjimo, kad viskas susitvarkys pati. Reikia dirbti su žmonėmis, kurie žino tą Anglijos „virtuvę“, iš anksto pasirūpinti popieriais ir nebandyti taupyti ant draudimo arba krovėjų. Tada tas procesas taps tiesiog dar viena darbo diena, o ne neprarastomis nervų ląstelėmis. Sėkmės susitvarkant naujoje vietoje, ir tikiuosi, jūsų kava ten bus geresnė nei Londone.