Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais praradimais ir efektyvumu: vadovas, kurio nerasite knygose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pripažinti, rinka pasikeitė nepamaldomai. Anksčiau biuro perkėlimas iš Anglijos buvo daug paprastesnis, be tų visų muitinių kvitų, Brexit painiavos ir begalinėse eilėse stovinčių vairuotojų problemų. Dabar viskas reikalauja daugiau planavimo, kadangi klaidos kainuoja brangiai, o laiko – visada trūksta. Dažnai klientai pagalvoja, kad tai tik dėžių įkėlimas į furgoną, tačiau tai yra sudėtingas logistinis procesas, kuriame viena neteisingai užpildyta deklaracija gali sustabdyti visą verslą keletui savaičių. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, kai norite išvengti nereikalingų praradimų ir išlaikyti efektyvumą.

Pasiruošimas ir planavimas: kaip nepradėti su koja į duris

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka biuro perkėlimas iš Anglijos?

Nesakysiu, kad tai atsitinka per vieną dieną, nors kartais ir pavyksta stebuklus. Įprastas biuro perkėlimas iš Anglijos, kai viskas suplanuota tvarkingai, trunka nuo trijų iki penkių darbo dienų iki pat pristatymo į Lietuvą ar kitą ES šalį. Tačiau turiu omenyjeje, jeigu nėra jokių nenumatytų sutrikimų, pavyzdžiui, vairuotojas nesužino apie kelių darbus arba neapsigauna su Londono važiavimo kryptimis. Geriausia pradėti planuoti maždaug mėnesį iki įvykio, kad išvengtumėte streso paskutinę minutę.

Ar tikrai verta viską dėti į dėžes patiems, ar geriau leisti tai mums?

Kadangi biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja tikslumo, manau, kad geriau, jeigu tai daro mūsų komanda, nes žinome, kaip užfiksuoti kiekvieną daiktą inventoriaus sąraše. Vieną kartą klientas bandė taupyti ir pats supako svarbius dokumentus į senas banano dėžes, kurias vėliau išmetėme (tikrai atsiprašome, bet atsitiko). Mūsų pateiktos dėžės yra standartinio dydžio, tvirtos, o ant jų galima užrašyti, kas viduje ir į kurį kabinetą turi nukeliauti. Tai greičiau ir saugiau.

Kas daryti su baldais, kurie nebetilps į naujas patalpas?

Tai dažna problema, ypač jeigu perkėliate biurą iš didelio Londono pastato į mažesnes patalpas Vilniuje. Geriausiai iš anksto susitarti dėl sandėliavimo pas mus arba Anglijoje, arba tiesiog aukoti juos (jeigu jau seni). Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa brangus, jeigu gabenate baldus, kurių iš tikrųjų nereikia. Paskaičiuokite – kainuja daugiau vežti nereikalingus sekcijas per jūrą ir kanalus, nei nusipirkti naujų. Tačiau jeigu tai brangūs dizaineriniai baldai, tuomet reikės ieškoti vietos jums.

Ar reikia išjungti kompiuterius ir serverius prieš atvykstant?

Būtina, ir tai ne dėl to, kad mums baisu, o dėl jūsų duomenų saugumo. Serveriai yra jautrūs įvibracijoms, ypač kai kelyje būna duobės (Anglijoje jų, tiesą sakant, nemažai). Biuro perkėlimas iš Anglijos apima ir technikos, kurią reikia išjungti mažiausiai prieš valandą prieš pakrovimą, kad viskas atvėstų. Be to, visus kabelius reikia pažymėti, nes niekas nenori praleisti pusės dienos bandydamas prijungti monitorių, kai jau reikia dirbti.

Kaip susitvarkyti su konfidencialiais dokumentais?

Čia reikia būti itin atsargiems. Geriausia juos sudėti į užrakstamas dėžes ir pažymėti kaip "High Priority" arba "Confidential". Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tik fizinis darbas, tai ir atsakomybės už jūsų verslo paslaptis. Jeigu turite labai svarbių sutarčių, patariu juos vežti su savimi rankiniame bagaže, o ne krovinyje. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, visada yra rizika, kad gali dingti dėžė (kažką pamiršo ant degalo arba kažkur nukrypta).

Ką daryti, jeigu naujieji patalpos dar nebaigtos remontuoti?

Tai klasika. Pasirodo, kad biuro perkėlimas iš Anglijos įvyksta anksčiau nei statybininkai užbaigia darbus. Tokiu atveju turime galimybę laikinai padėti krovinius mūsų sandėliyje Lietuvoje. Tai kainuos papildomai, bet bus saugiau nei palikti dėžes tiesiog koridoriuje tarp dažų kepų. Svarbiausia apie tai pranešti iš anksto, ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie durų ir klaustel "kur dėti šitą?".

Kainos ir biudžetas: kaip nenukentėti piniginėms

Ar biuro perkėlimas iš Anglijos dabar yra labai brangus?

Palyginti su prieš 5 metus, taip, kainos pakilo, dėl degalų ir BREXITO procedūrų. Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos vis dar gali būti efektyvus, jeigu gerai suplanuojate krovinių tūrį. Mums nereikia jums siųsti didelio sunkvežimio, jeigu turite tik penkias biuro dėžes ir du stalus. Tuomet galima sujungti krovinius su kitais klientais (dalijamasis krovimas) ir taip taupyti. Taigi, brangumas yra sąlyginis dalykas.

Kaip suskaičiuojama kaina – pagal tūrį ar svorį?

Dauguma atvejų biuro perkėlimas iš Anglijos kainojamas pagal tūrį kubiniais metrais (m3), nes baldai yra dideli, bet lengvi. Tačiau jeigu vežate tik knygas arba archyvus su popieriumis, tai bus pagal svorį, nes popierius labai sunkus. Paskaičiuoti tūrį paprasta: ilgio plotą dauginate iš aukščio. Jeigu nežinote, parašykite mums sąrašą, mes apskaičiuosime. Kartais klientai sumano, kad turi 5 m3, o atvažiuojame ir matome 15 m3.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Būtų gražu pasakyti, kad nėra, tačiau yra dalykų, apie kuriuos klientai dažnai užmiršta. Pavyzdžiui, biuro perkėlimas iš Anglijos įtraukia iškrovimą prie pat durų, bet jeigu reikia nešti į trečią aukštą be lifto, tai gali kainuoti papildomai. Taip pat, jeigu reikia specialios technikos (keltuvas) perkelti stiklinę sieną, tai taip pat papildomai. Geriausia iš anksto nufotografuoti vietą ir nusiųsti mums.

Ar paimkite užstatą arba reikalaujate išankstinio mokėjimo?

Standartinė praktika yra ta, kad reikalaujame 30-50% avanso, kadangi mes turime iš anksto sumokėti už keltą bilietus ir degalus. Biuro perkėlimas iš Anglijos nebegali būti "mokėk atvykę", nes per šią dieną mūsų sąskaitos gali svyruoti. Užstatas grąžinamas tą pačią dieną, kai viskas tvarkingai įvyksta, tik jeigu nėra jokių papildomų išlaidų, apie kurias nesutarėme.

Ką daryti, jeigu biudžetas yra labai ribotas?

Tada reikia būti labai lanksčiam dėl datų. Jeigu galite laukti mūsų, kai mes jau ir taip važiuojame į Angliją su kitu kroviniu, biuro perkėlimas iš Anglijos gali kainuoti pusę mažiau. Tai vadinama "grįžtančio krovinio" galimybe. Taip pat galima patys padėti dėžes į automobilį (jeigu esate fiziškai pasiruošę), tai taip pat sumažina darbo valandas.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai į kainą įeina standartinis transporto draudimas, kuris dengia nelaimes kelyje (pvz., avariją). Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai reikalauja papildomo draudimo brangioms prekėms, pavyzdžiui, serveriams arba menui. Geriau pasidomėti savo draudimo poliso sąlygomis, ar jis apima ir perkėlimą, kartais jūsų verslo draudimas tai padengia. Žinoma, mes visada patariame pasidrausti, nes niekada nežinai, kas gali nutisti ant "M20" kelio.

Muitinė ir dokumentai: Brexit realybės

Ar dabar reikia muitinės deklaracijų, kai perkeliate biurą iš Anglijos?

Taip, tikrai. Nuo 2021-ųjų sausio 1-osios biuro perkėlimas iš Anglijos (JK) į ES (Lietuvą) yra laikomas eksportu ir importu. Reikia pateikti prekių deklaracijas EX ir IM. Tai atrodo baisiai, bet mes su tuo susitvarkome, jeigu pateikiate tikslų inventoriaus sąrašą. Be to, reikia nurodyti mokesčių mokėtojo kodus (VAT mokėtojo kodas). Jeigu jo neturite, gali tekti mokėti PVM importui, o tai tikrai nepadarys perkėlimo pigiu.

Kas nutiks, jeigu pamiršiu įrašyti kažką į sąrašą?

Tada gali būti rūšis. Muitinės pareigūnai mėgsta tikslumą. Jeigu sąraše rašo "10 dėžių su biuro reikmenimis", o realiai yra 11, biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti sustabdytas. Tuomet reikės rašyti papildomą deklaraciją, mokėti baudas už klaidingą duomenų pateikimą arba netgi grąžinti krovinius atgal (kas būtų katastrofa). Taip pat, jeigu randa kažką, kas nebuvo deklaruota, gali manyti, kad tai kontrabanda (nors tai tik senas spausdintuvas).

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Daugeliu atvejų, jeigu perkėliate savo naudojamą turtą (baldus, kompiuterius), kuriuos naudojote daugiau nei 6 mėnesius, galima taikyti mokesčių atleidimą (Transfer of Residence). Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos verslo turtui yra šiek tiek sudėtingesnis – verslo turtas dažniausiai neleidžiamas be PVM mokėjimo, nebent tai yra įmonės reorganizavimo atvejis. Čia geriausia pasikonsultuoti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojas ir logistikas, ne mokesčių ekspertas (nors daug ką esu mačias).

Kaip greitai galima gauti muitinės patvirtinimą?

Jei dokumentai tvarkingi, tai paprastai užtrunka porą valandų. Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos kartą užtruko tris dienas, nes muitinės sistemos buvo "nukritusios" (o aš pagalvoju, kas ten negerai su jų serveriais). Geriausia visus dokumentus pateikti dar prieš kroviniui išvykstant iš Anglijos, kad jis būtų "išankstinai patikrintas". Taip vairuotojas gali tiesiog pravažiuoti per "žaliąją juostą" arba greitai užregistruoti.

Ar reikia fizinės patikros krovinyje?

Kartais taip, ypač jeigu deklaracijos atrodo įtartinai arba tai pirmasis kartas. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali baigtis tuo, kad vairuotojas turi atidaryti furgono duris pareigūnams. Vieną kartą mums teko iškrauti visą furgoną, nes skeneris rodė kažką įtartina, o pasirodo, tai buvo tik radijo bangos nuo senjo mikro bangų krosnelės. Būkite pasiruošę tokiai situacijai.

Kokius dokumentus reikia paruošti iš anksto?

Būtinai reikia inventoriaus sąrašo su vertėmis (nors ir apytikslėmis), transporto sutarties ir jūsų įmonės registracijos dokumentų kopijų. Biuro perkėlimas iš Anglijos be šių dalykų yra neįmanomas. Taip pat svarbu turėti galios dokumentą, jeigu pervežimą užsakote kaip fizinis asmuo, o ne įmonė, nors dažniausiai tai daro įmonės.

Logistika ir procesas: kas vyksta kelyje

Ar vairuotojas gali padėti surinkti baldus?

Taip, dauguma mūsų vairuotojų turi su savimi įrankius ir gali atsukti stalus, arba juos surinkti naujoje vietoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos be šios paslaugos būtų labai sudėtingas, nes atsukti didelę conferencijos stalo lentą vienam žmogui beveik neįmanoma. Tiesą sakant, mūsų vairuotojai dažniau moka surinkti baldus nei kai kurie baldų parduotuvės montuotojai.

Kaip vežami serveriai ir jautri technika?

Juos dedame į specialias dėžes su putomis, o ne į paprastas kartonines dėžes. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja ypatingo dėmesio šiai technikai, nes drėgmė ir smūgiai yra priešai. Be to, stengiamės juos padėti furgono viduje, kur mažiausiai juda važiuojant. Jeigu turite labai brangų serverį, patariame jį supakuoti į originalią dėžę, jeigu jos dar liko.

Kas nutinka, jeigu vairuotojas užstrigs eismo įkampoje?

Anglijoje, ypač aplink Londoną arba ties "M25" žiedu, tai nutinka dažnai. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali pavėluoti, tačiau mes visada stengiamės informuoti klientus. Jeigu vėluojame labai, galime kreiptis pagalbos į kitą vairuotoją, jei krovinius galima perskrauti, bet tai retai atsitinka. Dažniausiai tiesiag laukiame, kol eismas pajuda. Tiesa, kartais vairuotojai pasinaudoja aplikacijomis ir užkanda kažką priešais, kol stovi (kas neleidžia, bet visi daro).

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti stebimas per nuorodą, kurią jums atsiunčiame. Tačiau ten signalas kartais dingsta, kai keltas plaukia per La Manšą arba vairuotojas užvažiuoja į sandėlį be signalo. Taigi, jeigu matote, kad jis nebejuda jau valandą, nebijokite skambinti mums paaiškinimui.

Ar atvežate krovinius tiesiai į biurą ar į sandėlį?

Tai priklauso nuo jūsų pageidavimų ir vietos. Jeigu prie jūsų biuro gali privažiuoti 7,5 tonos sunkvežimis, biuro perkėlimas iš Anglijos baigsis tiesiog prie durų. Jeigu gyvenate senamiestyje, kur vairuotojas negali užvažiuoti, reikės perkrauti į mažesnį furgoną (tai vadinama "last mile" paslauga). Tai kainuoja, bet privaloma, kadangi sunkvežimis nenuvažiuos į siaurą gatvelę.

Ką daryti su atliekomis – ar galite jas išvežti?

Taip, jeigu turite senų baldų arba tiesiog šiukšlių, kuriuos norite atsikratyti Anglijoje, mes galime tai padaryti už papildomą mokestį. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra puikus proga atsikratyti seno "crap" (atleiskite už žodį). Tačiau reikia mums pasakyti iš anksto, kad mes žinotume, kur numesti šiukšles, nes ne visose angliškose aikštelėse galima laisvai numesti ką nori.

Ar vežiate ir pavojingas medžiagas (pvz., dažus, valymo priemones)?

Tai yra sudėtingesnis klausimas. Jeigu tai nedideliai kiekiai (pvz., dėžė valymo priemonių), biuro perkėlimas iš Anglijos galimas, bet tai turi būti deklaruota. Tačiau jeigu turite statybinių dažų 200 litrų, tai jau pavojingas kroviniyas (ADR) ir reikės specialios transporto priemonės. Geriau tokius dalykus atiduoti vietinei statybų firmai arba išmesti Anglijoje.

Smulkmenos ir rizikos: kas gali nuvilioti

Ar įmanoma atidėlioti pristatymą, jeigu dar nesiruošėte?

Taip, galime laikinai padėti krovinius mūsų sandėlyje Lietuvoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos kartais sužaidžia juokinga žaidimą – kroviniys jau čia, o raktai nuo naujo biuro dar ne. Tai kainuoja maždaug 10-20 EUR už m3 per dieną. Tačiau nerekomenduojame tai daryti ilgam, nes tampa brangiau nei nuoma.

Ar saugu palikti dėžes furgone per naktį?

Stengiamės to nedaryti. Tačiau jeigu biuro perkėlimas iš Anglijos trunka kelias dienas ir vairuotojas turi ilsėtis, jis užrakina furgoną ir stovi saugioje aikštelėje. Nors vagystės nėra labai dažnos, jos įvyksta. Geriau, jeigu brangiausius dalykus (nešiojamus kompiuterius, piniginę) vairuotojas pasiima į kabina.

Kas daryti, jeigu kažkas susilaužo kelyje?

Tuo atveju veikia draudimas. Reikia iš karto nufotografuoti žalą ir pranešti mums. Biuro perkėlimas iš Anglijas neapsauga nuo visko, bet jeigu dėžė nukrito iš kranėlės (kas nutinka retai, bet nutinka), mes atsilyginsime. Tačiau jeigu pačios dėžės buvo per daug užpildytos ir sprogo apačia, tai jau ne mūsų kaltė.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Techniškai ne, nes tai yra komercinis transportas, ir draudimas neleidžia keleivių be specialių leidimų (be to, vairuotojai dirba ir ilsisi tame pačiame kelyje). Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra turistinė kelionė. Jeigu norite važiuoti, geriau susitarti dėl mažesnės mašinos, kurioje galima sėdėti šone, bet tai kainuos daugiau.

Kaip elgtis su augalais?

Anglija turi griežtas taisykles dėl žemės ūkio produktų (augalų) išvežimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su augalais į Lietuvą gali būti problematiškas, jeigu augalai turi daug žemės ar yra saugomos rūšys. Dažniausia patariu augalus palikti kolegoms Anglijoje arba juos išsiųsti paštu (jeigu tai leidžiama), nes mūsų vairuotojui gali būti skirta didelė bauda už nelegalius augalus.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Nebūtina, tačiau vairuotojai labai tai vertina. (O aš asmeniškai myliu stiprią kavą). Biuro perkėlimas iš Anglijos yra ne tik verslas, bet ir žmonių santykiai. Jeigu vairuotojas gera puodelį kavos, jis daro savo darbą su šypsena. Tačiau nereikia jį priversti gerti visą dėžę.

Ar pervežiate biuro augalus į Angliją (atvirkščiai)?

Taip, taip pat galima, bet tą patį dalyką – tikrinami augalai. Jeigu vežate į Angliją, ten taip pat yra kontrolė. Biuro perkėlimas iš Anglijos (arba į ją) su augalais reikalauja fitosanitarinių sertifikatų, jeigu tai yra dideli kiekiai. Vienas kaktusas tikriausiai praeis, bet visa palmių giraitė gali būti sustabdyta.

Kas daryti, jeigu praradome raktus nuo biuro Anglijoje?

Tai įvyko vienam klientui. Turėjome laukti rakinimo meistro, kol atėjo atidaryti duris. Biuro perkėlimas iš Anglijos prasidėjo dviem valandomis vėliau. Geriau turėti atsarginius raktus pas ką nors, kas gali atvykti, arba palikti raktus specialioje dėžutėje su kodu (tokiose, kurios naudojamos parduotuvėse).

Apibendrinant, sėkmingas biuro perkėlimas iš Anglijos priklauso ne nuo to, kiek mokate už furgoną, o nuo dėmesio smulkmenoms ir dokumentams. Nenustokite prieš muitinę (tai tikrai neverta) ir gerai suplanuokite išsikraunymą. Pasitikėkite savo vairuotoju, bet tikrinukite, ką jis deda į furgoną. Jeigu viską padarysite protingai ir su šypsena, verslas nenukris į pavojų, o oponentai net nespės pastebėti, kad judėjote.