Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais: praktinis vadovas be kvailų pašalpų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais yra tas dalykas, kurį visi nori, bet mažai kas supranta, ką tai reiškia realybėje. Po „Brexit“ viskas pasidarė daug sudėtingiau nei buvo anksčiau, kai tiesiog įvažiuodavai ir važiuodavai. Dabar reikia galvoti apie muitinę, dokumentus, o dar dažniausiai klientai sako, kad jiems reikia viską persikelti per savaitgalį, kad pirmadienį jau būtų dirbama. Teoriškai tai įmanoma, praktiškai – tai nuobodus chaosas, jeigu nepasiruošita. Štai kaip tai atrodo iš mano pusės.

Bendrai apie laiką ir planavimą (ir kodėl visada skubama)

Kiek realiai trunka toks biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais?

Tai visada priklauso nuo to, kur Anglijoje esate. Jei Londone ar jo pietuose, tai greičiau, nes keltai iš Doverio ar Folkstono važiuoja dažnai. Bet jei esate šiaurėje, prie Mančesterio ar Edinburgo, vairuotojui ten užtruks porą dienų tik nukeliauti iki uosto. Taigi, tas biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais paprastai užtrunka nuo 3 iki 5 dienų nuo to momento, kai mes pakrauname iki to momento, kai iškrauname Jums Lietuvoje. Žinoma, jeigu nukrypstate nuo planų ir paskutinę minutę pridedate dar dvidešimt dėžių su failais, kurių nėra sąraše, laikas automatiškai didėja. Tas vairuotojas nėra robotas, jis turi poilsio laikus, juos gerbti, o kelyje Anglijoje visada gaunami spūstys.

Ar įmanoma viską įvykdyti per savaitgalį?

Įmanoma, bet tai kainuoja nervus. Kadangi biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais reikalauja, kad vairuotojas išvažiuotų penktadienį, naktį važiuotų į uostą, patektų į keltą (o vietos ten būna pilnos), sekmadienį atvyktų ir pirmadienį ryte jau būtų pas jūsų duris. Bet kas dėl muitinės? Jeigu jūsų deklaracija nebus pateikta laiku, vairuotojas gali stovėti prie sienos ir laukti. Buvau atvejų, kai klientai tikėjosi, kad pirmadienį viskas stovės biure, o muitininkai dar tik ryte pradėdami dirbti. Taigi, taip, per savaitgalį galima, jeigu visi dokumentai yra apdoroti dar prieš kelionę.

Kokia tikimybė, kad vairuotojas užstrigs spūstyje?

Labai didelė, jeigu kalbame apie M25 arba M6 kelių aplinkkelius. Anglijoje ne tiek blogai su keliais kaip pas mus (šiaip sakant), bet ten yra didelis intensyvumas. Vieną kartą turėjau vairuotoją, kuris stovėjo 4 valandas tiesiog dėl avarijos gretimoje juostoje. Tai nulemia visą grafiką. Jeigu jums tikrai svarbu biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais, reikia įsiskaityti, kad tokie dalykai vyksta. Mes negalime užkirsti kelią avarijoms ar remonto darbams. Geriausias sprendimas – pradėti keliuoti šiek tiek anksčiau, kad turėtumėte tos rezervinio laiko maržą. O jeigu skubate, tiesiog reikia susitaikyti su stresu.

Ar verta kreiptis į didžiąsias pervežimo firmas ar mažus vežėjus?

Didelės firmos turi resursų, bet jos kartais yra labai lėtos sprendimų priėmime – ten vadybininkas, po jo jo vadybininkas, dar vienas. Mažos firmos, kaip mūsų tipo, veikia greičiau, bet mes turime ribotą techniką. Jeigu jums reikia perkelti visą didelį biurą, gali tekti samdyti keletą mažų. Dėl biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais efektyvumo, mažesnės komandos dažnai yra lankstesnės – mes galime paskambinti vairuotojui tiesiogiai ir pasakyti, ką daryti, o ne rašyti oficialius pranešimus. Bet žinoma, viskas priklauso ir nuo jūsų pasitikėjimo.

Kas dėl to, jeigu reikia perkelti dalykus iš neįprastos vietos?

Kartą turėjau klientą, kurio biuras buvo... kažkaip sunkiai pasakiamai, sename name be lifto, trečiame aukšte, o įvažiavimas buvo per labai siaurą arklių kelią. Ten sunkvežimis neprilįs. Tada tenka imti mažesnes mašinas arba daryti perkrovą į gatvėje (kas Anglijoje gali būti problematiška dėl leidimų). Jeigu planuojate biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais, tik patikrinkite, ar mūsų mašina gali fiziškai priartėti prie jūsų durų. Priešingu atveju tas minimalus laikas išsiplės į dieną dėl papildomų krovimo darbų ir tiražo (na, t.y. perkrovos).

Brexit, muitinė ir dokumentai (kur dažniausia užstringa)

Ar dabar reikia muitinės deklaracijos viskam?

Po 2021 metų taip, viską, kas keliauja iš JK į ES, reikia deklaruoti. Net jeigu tai tik seni biuro stalai ar asmeninės kompiuterių dalys. Daugelis klientų mano, kad jei jie perkėlinėja savo įmonės turtą, tai tai nėra prekyba, bet muitinė tai mato kitaip. Ji nori matyti EX1 dokumentą ir T2 dokumentą. Be šių popierių biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais neįvyks, nes mašina tiesiog nebus išleista iš JK ar neįleista į Lietuvą. Tai reiškia, kad turite turėti brokerį, kuris viską užpildo. Aš asmeniškai šiuos dalykus perduodu brokeriams, nes ten yra per daug detalių, o aš noriu važiuoti, o ne rašyti kodeksus.

Kiek laiko užtrunka gauti muitinės leidimą?

Jei viskas tvarkinga – valanda, dvi. Bet jeigu trūksta faktūros arba prekės kodas (HS kodas) neatitinka to, kas yra dėžėje, gali užtrukti ir dieną. Buvo atvejis, kai vienas klientas parašė „biuro baldai“, o viduje buvo brangios serverio dalys. Muitinė tai sustabdė ir prašė išskirstymo. Tai sužlugdė visą biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais planą. Vairuotojas stovėjo pasienyje, skambino man, aš skambinau brokeriui... chaosas. Geriausia – pateikite tikslius inventoriaus sąrašus iš karto. Nerašykite „baldai“, rašykite „4 vnt. mediniai darbo stalai, 120x60cm“.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Jei esate įmonė, registruota Lietuvoje (arba kitoje ES šalyje), ir perkeliate savo turtą (turtas, kuris buvo naudojamas Jūsų veikloje), dažniausiai galima taikyti nulinį muito tarifą ir PVM nebus taikomas (intra-ES supirkimo procedūros atveju arba laikinas įvežimas). Bet čia yra smulkmenos. Tarkime, jeigu turtas yra naujas, dar nebuvo naudotas, tai jau gali būti traktuojama kaip įvežimas prekių. Tada reikės mokėti. Dėl to biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais gali padidėti sąskaitą. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš pradedant dėti dalykus į dėžes, o ne tada, kai jie jau pusiau kelio į Vilnių.

Kas dėl draudimo? Ar jis apima muitinės nutraukimus?

Standartinis krovinių draudimas (CMR draudimas) paprastai neapima muitiniškų nuostolių, baudų už netinkamus dokumentus ar sandėliavimo mokesčius, jeigu mašina užstrigs. Jeigu norite saugumo, reikia specialios draudimo policijos. Aš pasakius tiesiai, dauguma klientų to nedaro, kol neįvyksta įvykis. Ypatingai svarbu tai tiems, kurie nori biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais, nes kai šokuojate su laiku, tikimybė padaryti klaidą dokumentuose didesnė. O klaida = bauda. O jeigu draudimo nėra, mokėsite iš savo kišenės.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro turtu?

Galima, bet reikia labai aiškiai atskirti. Negalima dėti savo drabužių į tą pačią dėžę, kurioje yra biuro popieriai. Muitinė tai mato kaip bandymą apeiti mokesčius. Vieną kartą teko iškrauti visą sunkvežimį pasienyje, nes rado vieną obuolį tarp techninės dokumentacijos. (O jeigu jūsų vadybininkas to nepastebėjo...). Jeigu norite vežti asmeninius daiktus, reikia atskiro inventoriaus ir jie turi būti deklaruojami kaip asmeninis turto pervežimas. Tai gali sulėtinti procesą, jeigu mes visą tai bandysime daryti viena mašina.

Techninė pusė: krovinys, kėlimas ir vairuotojai

Ar jūsų vairuotojai padeda iškrauti?

Taip, mūsų vairuotojai yra protingi vaikinai ir gali padėti, bet jie ne krovikai. Jeigu turite 30 dėžių, jis padės. Jeigu turite 3 tonų seifą ar 200 dėžių su knygomis, mes turime užsisakyti kroviką Lietuvoje ir Anglijoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais neįmanomas, jeigu vairuotojas vienas stumia sunkius spintas į trečią aukštą be lifto. Jis tiesiog nusibos ir atsisakys daryti darbą saugiai. Tad nurodykite iš karto, kiek reikia žmonių, kadangi Anglijoje darbo jėga brangi, ir tenka viską planuoti iš anksto.

Kaip su technika – serveriais, kompiuteriais?

Kompiuterius galima vežti, bet jie turi būti išjungti (aišku). Serveriai – tai atskira istorija. Jeigu jums reikia perkelti duomenų centrą, tai reikia specialios pakuotės, smėlio, vibracijos slopinimo. Esu matęs, kai paprastai uždėtas serveris ant grindų atėjo su sujūdusiu disku. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais nėra vertas to, kad praradumite visus savo duomenis. Patariu daryti atsarginę kopiją (backup) prieš išvežant. Ir dar viena dėka – Anglijoje dažnai sildo patalpas labai stipriai, o technika vėsta greitai, reikia laukti, kol atvės prieš įjungiant.

Ar galima nuomotis mašiną su vairuotoju tik vienai dienai Anglijoje?

Galima, tai vadinama „One Way“. Vairuotojas atvažiuoja, pakrauna, važiuoja į Lietuvą. Problemą sudaro tas, kad jis turi grįžti tuščia (arba su kitu kroviniu). Tai padidina kainą, nes mums reikia padengti grįžimo išlaidas. Jeigu jums rūpi biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais, tai greičiausiai būtent šis variantas ir tinkamiausias, nes jums nereikia laukti, kol surinksime kitą krovinią tame pačiame Londone. Už papildomą kainą gaunate greitį. Tokiu atveju vairuotojas dirba beveik visą parą, tad reikia numatyti poilsio laikus arba dvi ekipažus.

Kas dėl paletės kėlimo (paka) įrenginio?

Visos mūsų mašinos turi pakas. Bet jeigu jūsų biure yra laiptai, arba įėvimas peržemai, pakas nepadės. Tada reikia „Hilo“ keltuvo arba rankinių kėliklių. Anglijoje dauguma biurų yra moderniuose pastatuose su įvažiavimu į sandėlį arba liftu. Bet jeigu esate sename miesto centre, prieš kurį negali užstoti sunkvežimio, tenka nešti rankomis. O tas biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais virsta maratonu. Pasakykite mums iš karto apie įėvimo sąlygas, mes nufotografuosime vietą iš Google Maps (žiūrėsime gatvės vaizdą) ir pasakysime, ar įmanoma ten užstoti 18 tonų monstrą.

Ar saugu palikti dalykus vairuotojui prieš išvežant?

Anglijoje vagystės yra, ypač jeigu paliksite mašiną atvira arba prastos rajone. Vairuotojai dažnai miega mašinose arba motelyje, bet jie negali stebėti krovinių 24/7. Jeigu tarp dalykų yra brangiųjų metalų, elektronikos, rekomenduoju uždaryti kabiną ir užsegti antklo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais taip pat reiškia rizikuoti, jeigu nepasirūpinate saugumu. Nebūčiau tikras, ar visada galima visiškai pasikliauti stovėjimo aikštelėse prieš uostą – ten daug „įdomių“ žmonių sukasi aplinkui.

Pinigai ir nemalonumai (apie ką niekas negirdi)

Nuo ko priklauso kaina?

Degalų kaina (jie dabar nebe taip pigūs), keltų bilietų kaina (jie pakilo po pandemijos), ir darbo jėgos. Jeigu jums reikia biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais, tai kainos bus aukštesnės, nes mes turim perkelti mūsų vairuotojus viršvalandžiais arba planuoti maršrutą taip, kad jie nepraleistų keltų. Taip pat įeina brokerio mokesčiai už muitinę. Galima rasti pigiau, jeigu laikas nėra problemą – tuomet galime surinkti dalinį krovinią (part load) ir važiuoti lėčiau. Bet kai skubate – mokate už greitį ir garantiją.

Ar galima atsisakyti paskutinę minutę?

Galima, bet mes turime teisę reikalauti atlyginimo, jeigu mes jau esame nupirkę bilietus arba jau esame pasiruošę. Paskutinį kartą vienas klientas atšaukė dieną prieš išvykstant, manydamas, kad „nėra ką vežti“. O mes jau buvom užsakę keltą Dover-Kalė. Tas bilietas negrįžtamasis. Taigi, jeigu planuojate biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais, būkite tikri, kad perkėlimas tikrai vyks. Prarasti pinigai dėl nesąmoningo atšaukimo labai erzina mane ir vairuotojus.

Kas nutinka, jeigu kažkas suyra kelyje?

Jei tai mūsų kaltė (vairuotojas užlipo ant bordūro ir iškrito dėžė), mes atlyginame pagal draudimą. Jeigu jūsų kaltė (blogai supakavote stiklą į dėžę be popieriaus), tai nėra mūsų problemos. Čia dažniausiai ginčijamės. Geriausia filmuoti pakavimo procesą arba leisti mums pakrauti. Esu matęs, kaip klientai bando uždėti 200 kg spintą ant senos lentynos, kuri suysta pačioje pradžioje. Tada kaltina vairuotoją. Sąžiningumas čia svarbiausia už sėkmingą biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais (o ir dėl jūsų nervų).

Ar yra paslėptų mokesčių?

Paslėptų – ne. Bet yra papildomų, apie kuriuos nesugalvojate. Pavyzdžiui, „congestion charge“ Londone, jeigu ten reikia važiuoti. Arba mokesčiai už sunkvežimio stovėjimą mieste. Arba mokestis už užspausdintas muitinės dokumentas vietoje (jeigu pamiršote atsiųsti PDF). Aš stengiuos viską iš anksto suskaičiuoti, bet kartais miesto tarybos išleido naujus taisykles, apie kurias net nežinojau. Tada tenka kreiptinės į klientą: „Žinai, čia tiek ir tiek, sutinki?“. Dažniausiai sutinka, suprasdami situaciją.

Ar galima mokėti atidėliautus?

Esu maža įmonė, ne bankas. (Nors kartais atrodo, kad aš paskolinu pinigus klientams dėl keltų). Reikalauju avanso arba bent jau 50% apmokėjimo prieš išvykstant. Anglijoj negalima užsirūpinti degalais ar bilietais su tikslu „vėliau sumokės“. Biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais prasideda ne tada, kai mašina atvažiuoja, o tada, kai aš moku brokeriui ir keltų kompanijai. Be pinigų – judėjimo nėra.

Smulkmenos, kurios sukuria pilną paveikslą

Ar galima vežti augalus?

Biotestinės kontrolės (biosecurity) taisyklės dabar griežtos. Augalai su žeme iš Anglijos į ES gali būti uždrausti arba reikalauti specialių sertifikatų. Tegu jie tik biuro gėlės. Jeigu vairuotojas rastas durpų su vabzdžiais, visa mašina gali būti nukreipta atgal dezinfekuojami. Tai tikrai neprideda greičio. Geriau tuos augalus palikti arba išduoti darbuotojams. Nėra verta rizikuoti dėl kaktuso šimtų svarų biuro baldų.

Kas dėl atliekų? Ar galima vežti biulo šiukšles?

Negalima vežti atliekų (waste). Net ir tų, kurios atrodo švarios, seni popieriai, seniai kompiuteriai (WEEE direktyva). Vairuotojas gaus baudą, o mes turėsime grąžinti atgal. Tad prieš biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais, atsikratykite šiukšlių Anglijoje. Yra specialių firmų, kurios tai padaro. Neneškite savo problemų mums į mašiną, nes muitinė tai mato kaip nelegalų vežimą.

Kaip sekti, kur yra mašina?

Duodame vairuotojų numerius, bet jie gali neatsiliepti, jeigu vairuoja arba miega. Galime naudoti GPS sekimą, jeigu toks įrenginys įmontuotas. Paprastai aš pats skambinu vairuotojui kas keletą valandų, kai žinau, kad klientas jaudinasi. Taigi, geriausia turėti mano numerį, o ne tik vairuotojo. Aš sužinojau daugiau, nei GPS parodytų, nes GPS rodo, kur mašina stovi, bet ne rodo, kodėl ji stovi (pavyzdžiui, pakeičia padangą ar laukia muitinėje).

Ar reikia rūpintis parkavimu Anglijoje?

Taip, labai. Jeigu jūsų biuras centre, reikia gauti leidimą stovėti sunkvežimiui. Be to, Anglijoje griežtos taisyklės. Vieną kartą mus iškėlė su „klampumo“ (clamp) ratu, nes užvažiavome į gatvę, kur nebuvo leidžiama stovėti ilgiau kaip 5 minutes. Tai kainavo 200 svarų ir prarastą valandą. Jeigu norite biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais, pasirūpinkite vieta iš anksto. Arba mes galime užsisakyti „lollipop person“ (žmogų su lente), kuris reguliuoja eismą, kol mes krauname.

O jeigu tarpininkas (brokeris) nedirba savaitgalį?

O tai būna dažna problema. Muitinė dirba, bet jūsų brokeris gali nedirbti. Jeigu vairuotojas atvyksta į uostą sekmadienio vakare, o deklaracija nepateikta, jis stovi iki ryto. Todėl reikia rasti brokerį, kuris dirba 24/7 arba pasirūpinti, kad dokumentai būtų pateikti dar prieš savaitgalį. Aš turiu keletą tokių, kuriuos galiu pažadinti skambinti vidury nakties, bet tai kainuoja. Taigi, ne viskas priklauso tik nuo manęs ir vairuotojo.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Įprastai ne, dėl draudimo ir taisyklių. Bet galima susitarti, jeigu reikia lydėti krovinius. Tada reikia papildomai drausti keleivį. Jeigu jūsų įmonės direktorius nori važiuoti stebėti, tai įmanoma, bet turi suprasti, kad vairuotojas tau nėra asmeninis vairuotojas, jis turi savo grafiką ir poilsio laikus. Jeigu jūs jam trukdysite miegoti, kitą dieną jis nebegalės saugiai vairuoti. O biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais baigsis ligoninėje.

Pabaigos ir išvados

Ką daryti, jei viskas suklysta?

Turite mano numerį. Aš esu atsakingas už tai, kad krovinius pargabenu. Jeigu užstrigs, aš ieškosiu sprendimų. Kartais tai reiškia kitą keltą, kartais – kitą maršrutą (per Olandiją vietoj Prancūzijos). Esu matęs viską, todėl nebešokuosi. Svarbiausia – nedaryti panikos ir neblokuoti vairuotojo telefono neaiskiais klausimais. Leiskite man dirbti.

Ar verta viską daryti paties?

Jei turite laiko, žinių ir norit gyventi streso – verta. Bet jeigu jūsų tikslas yra biuro perkėlimas iš Anglijos su minimaliais laiko nuostoliais, geriau pasiduoti specialistams. Mums šitas chaosas – kasdienybė. Mums nereikia aiškinti, kas yra CMR arba kodėl reikia eksporto deklaracijos. Mes tiesiog tai darome. O jūs galite rūpintis savo verslu, ne keltų tvarkaraščiais.

Viskas susiformuoja ne iš karto. Gerai suplanuotas persikėlimas leidžia išvengti didelių nemalonumų ir nenumatytų išlaidų. Nors Anglija dabar yra „užsienio šalis“ mums, logistika vis tiek veikia, tik taisyklės pasikeitė. Svarbiausia – būti sąžiningu su savo vežėju ir dėti visus dalykus į dėžes taip, kad jos neišsirištų. Tada viskas praeisis sklandžiai, nors kelyje ir bus kelios valandos spūsčių. O to, tiesa sakant, išvengti neįmanoma.