Biuro perkėlimas iš Anglijos su efektyviu verslo aptarnavimu

Įvadas

Biuro perkėlimas iš Anglijos su efektyviu verslo aptarnavimu nėra tas pats kaip „atvežti kelias dėžes“. Čia reikia žinoti, kas kur sėdi, kur stovi serveris, kurie stalai išardomi pirmi, kas laukia Vilniuje ar Kaune, kas turi raktus ir kas atsakys telefonu šeštadienį vakare. Per dvidešimt metų mačiau visko – nuo tvarkingų IT kompanijų iki biuro, kur visi dokumentai buvo dėžėje be numerių. Todėl rašau paprastai: jei norite ramybės, reikia plano prieš kainą derinant.

Kaip viskas vyksta realybėje biuro perkraustyme iš Anglijos

Pirmas dalykas – apklausa arba bent jau normalūs video kadrai iš biuro Anglijoje ir būsimos vietos Lietuvoje ar kitur ES/Europoje. Ne „turime penkis stalus“, o konkretūs vaizdai: kiek monitorių ant stalo, ar yra dokų stotys, kokio ilgio laidai po stalais, ar yra spausdintuvai dideli kaip maža spinta, ar kavos aparatas prijungtas prie vandens linijos ar tik stovi ant stalviršio su bakeliu šalia (tiksliau – klientai dažnai net nežino). Biuro daiktai atrodo paprasti tik tol, kol pradedate juos skaičiuoti vienetomis „darbuotojų darbo vietų“. Tuomet paaiškėja, kad vienas skyrius turi du kartus daugiau dėžių nei kitas dėl archyvų ir senų projektų popierių. Tada dar prisideda foteliai, lentynos, skaidrių pertvaros elementai, baltos lentos ir tie amžini priedai po stalais, kuriuos visi pamiršta paminėti iki pat pakrovimo dienos. Geram biuro perkraustymui reikia ne tik vežėjo – reikia žmogaus prie proceso, kuris mato viską kaip grandinę nuo apklausos iki montavimo naujoje vietoje ir iki smulkių „ką dabar darysim?“ momentų po pristatymo. Mano praktikoje geriausiai dirba tas variantas, kai sudaromas paprastas kontaktų medis: kas atsako už baldus, kas už IT, kas už raktus ir prieigą prie pastato abiejose pusėse bei kas turi teisę priimti sprendimą vietoje kai vairuotojas jau stovi prie ramp os su telefonu rankoje ir klausia ką daryti su dėže Nr.??. Tai nėra biurokratija dėl biurokratijos – tai apsauga nuo chaoso kai visi sako „aš maniau kad kolega sutarė“.

Biuro perkraustyme labai svarbu ne tik pakrauti baldus bet ir apsaugoti darbo tęstinumą klientui jo klientams darbuotojams bei tiekėjams kartu sujungti laiką su komunikacija kad niekas nepamestų dokumentų prieigų raktų ar kompiuterių konfigūracijų todėl dar prieš judėjimą reikia nuspręsti kas bus pirmenybiniai kroviniai kas gali palaukti sandėlyje o kas turi atvykti pirmiausia kad pirmadienį žmonės galėtų dirbti o ne ieškoti savo klaviatūros tarp penkių panašių dėžių su užrašais „buitiniai daiktai“ nes toks užrašas man visada kelia nerimą kai kalbame apie biurą kur kiekvienas daiktas turi vietą savininką funkciją ir dažnai finansinę vertę užrašytą buhalterijoje todėl čia verta turėti bent minimalią inventoriaus sistemą spalvinę etiketę pagal skyrių arba QR kodą kuris rodo kur daiktas turi būti pristatytas naujoje vietoje taip sumažėja laiko gaištis montavimo dieną kai žmonės ateina į naują biurą o jų stalas dar stovi kažkur kampe su užklijuotu monitoriumi nes kažkas pamiršo kad monitoriai yra trapesni nei atrodo ypač kai jie yra ploni šiuolaikiniai ekranai su blizgančiu paviršiumi kuris greit parodo kiekvieną piršto antspaudą po kruopštaus pakavimo proceso kuris atrodo profesionaliai tik tol kol neatidaroma dėžė ir neišeina į paviršių visi tie smulkūs adapteriai laideliai varžtai bei laikikliai kurie nebuvo sudėti į mažesnes etiketuotas pakuotes o tiesiog „kažkaip kartu“ kaip dažnai nutinka kai darbas daromas greitai prieš savaitgalį ar po darbo valandų kai visi nori kuo greičiau baigti o ne pagalvoti kas bus pirmadienio rytą kai vadovas klaus kodėl konferencijų kambaryje nėra projektoriumi prijungto laido nors jis buvo labai aiškiai pažymėtas ankstesniame sąraše kurį kažkas pakeitė paskutinę minutę nesiinformavęs kitų dalyvių todėl komunikacijos klaidos biuro perkraustyme yra brangesnės už papildomą etiketės ritinį nors niekas jų nemato kol neprireikia tada staiga paaiškėja kad tos etiketės kainuoja mažiau nei valanda darbuotojų laukimo prie tuščio stalo su kompiuteriu kurio niekas negali pajudinti nes nėra reikiamo adapterio ar raktelio nuo stalčiaus kuris liko pas buvusį darbuotoją Londone ar Birmingame o gal net Bristolio sandėlyje nes kas nors paskubėjo uždaryti dėžę prieš pat pakrovimą ir nepatikrino sąrašo kuris buvo sudarytas prieš dvi savaites kai visi dar buvo ramūs ir tvarkingi bet realybėje tvarkingumas dažnai baigiasi tada kai prasideda pakrovimas nes atsiranda nauji žmonės naujos durys nauji lifto apribojimai nauji pastato apsaugos reikalavimai nauji saugumo protokolai ir staiga visi supranta kad biuras nėra tik baldai stalai kėdės kompiuteriai bei spausdintuvai bet sudėtinga sistema kurioje kiekvienas elementas turi savo vietą laiką atsakomybę bei pasekmę jei jis pametamas ar pristatomas ne ten kur reikia todėl geri verslo aptarnavimo standartai čia reiškia ne tik šypseną telefonu bet gebėjimą greitai rasti informaciją atsakyti konkrečiai pranešti apie rizikas dar prieš jos tampa problema bei turėti planą B kai kažkas neišeina taip kaip buvo suplanuota pirmajame susitikime kai visi buvo optimistiški ir manė kad „čia paprastas biuras“ nors paprastumo biure beveik niekada nebūna ypač kai kalbame apie tarptautinį judėjimą tarp Anglijos ir Lietuvos ar kitų Europos šalių kur atsiranda muitinės dokumentacija importo PVM deklaracijos EORI numeriai krovinio aprašymai HS kodai draudimo vertės sandėliavimo galimybės bei laikinasis saugojimas jei nauja patalpa dar nėra paruošta priimti baldų IT įrangos ar archyvų nes kartais klientas tiesiog negali atvykti tą dieną kai krovinys jau atvažiavo o kartais pastatas dar neturi leidimo įvežti baldų dėl lifto remonto ar saugumo procedūrų todėl lankstumas čia yra ne malonus priedas bet būtina sąlyga norint išlaikyti verslo procesą gyvą o ne palikti žmones sėdėti prie tuščio stalo su kompiuteriu kuris dar neatvyko dėl vienos trūkstamos dėžės su adapteriais kurios niekas nepastebėjo kol nebuvo per vėlu nors geras aptarnavimas kaip tik ir reiškia kad tokios problemos sprendžiamos greitai o ne ieškoma kaltųjų po savaitės kai jau visi pavargę pyksta vienas ant kito ir bando prisiminti kas ką sakė prieš dvi savaites susirašinėjime kuris buvo toks ilgas kad niekas jo nebeskaito nes tiesiog neturi laiko nes dirba o ne sprendžia logistikos galvosūkį vietoj savo normalių pareigų todėl biuro perkraustymas reikalauja ne tik fizinio darbo bet organizacinio mąstymo gebėjimo numatyti rizikas valdyti laiką komunikuoti aiškiai bei nuolat prisitaikyti prie realybės kuri beveik niekada nėra tokia graži kaip pirmasis planas parengtas prieš mėnesį kai visi sako „viskas bus paprasta“ nors patyręs logistas jau tada žino kad paprasta nebūna ypač kai yra tarptautinė kelionė muitinė saugumas draudimas pristatymo langai bei žmonės kurie turi ateiti dirbti pirmadienį ryte o ne ieškoti savo daiktų po visą miestą todėl čia verta turėti vieną aiškų atsakingą žmogų abiejose pusėse kuris koordinuoja procesą o ne penkis žmones kurie kiekvienas kalba skirtingu laiku skirtingomis sąlygomis ir skirtingomis nuotaikomis nes tada net paprastas klausimas „kur dėžės Nr.?“ gali virsti pusvalandžio paieška kuri kainuoja daugiau nei pati dėžė kartu su turiniu kuris galėjo būti tiesiog pažymėtas spalva numeri u bei atsakingu asmeniu nuo pat pradžių kol viskas dar atrodo tvarkinga ir suprantama o ne po pakrovimo kai dėžės jau guli sunkvežimyje o vairuotojas stovi prie uosto su telefonu rankoje klausdamas ką daryti jei vienas kliento kontaktinis asmuo neatragina nes miega po naktinės pamainos arba yra lėktuve tarp miestų todėl geri procesai turi būti sukurti taip kad net žmogaus klaida nebūtų katastrofa o tik situacija kurią galima greitai sutvarkyti nes realiame gyvenime žmonės klysta dažniau nei norėtume ypač kai kalbame apie biurų judėjimą kur vienas pamirštas raktelis gali sustabdyti visą dieną o viena neteisinga etiketė gali nukreipti svarbius dokumentus ne ten kur reikia todėl verta investuoti į paprastumą aiškumą bei komunikaciją dar prieš prasidedant darbams nes tai sutaupo daug nervų vėliau kai visi jau būna pavargę ir nori tik vieno dalyko kad viskas baigtųsi gražiai bei greitai o ne taptų istorija kurią kas nors pasakos po metų kaip „tas kartas kai mes beveik praradome serverio dalis dėl vienos dėžės kurios niekas nepažymėjo“.