Biuro perkėlimas iš Anglijos: sklandus verslo tęstinumo užtikrinimas

Dirbu su krovinių pervežimais jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas iš Anglijos niekada nevyksta taip, kaip planuojame "prie popieriaus". Nuo tada, kai pasikeitė Brexit taisyklės, visa ši istorija tapo dar sudėtingesnė, ypač kai kalbame ne apie stalčius su senais dokumentais, o apie veikiantį verslą, kuris negali sustoti net per dieną. Dažnai klientai sako: "o mes tiesiog susirinksime dėžes", tačiau realybėje susiduriama su muitinės deklaracijomis, sunkvežimių mažėjimu Londono centre ir pačių keisčiausiais dalykais, kurie nutinka kelyje. Štai trumpas, bet nuoširdus vadovas, kaip tai iš tikrųjų atroda iš vidaus, be gražių paveikslėlių iš reklamos brošiūrų.

Pasiruošimas ir planavimas: kada pradėti galvoti apie biuro perkėlimą iš Anglijos?

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti perkėlimą?

Tiesioginiai klientai dažnai skambina savaitę prieš datos ir klausina, ar spėsime. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš 4-6 savaites, o jei perkeliate didelį biurą su daug technikos, tai dar anksčiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja ne tik fizinio darbo, bet ir dokumentų tvarkymo, kuris dabar užtrunka ilgiau nei anksčiau. Turite susiderėti su nuomininku dėl išvykimo datų, užsakyti liftą (jei to reikia) ir paruošti komandą. Jei laukiate iki paskutinės akimirkos, kainos gali šokti į dangų.

Ar reikia detalaus inventoriaus sąrašo, ar tik apytikslis?

Būtinai reikia detalaus. Nieko nereikia "apytiksliai", nes muitinėje ar draudimo atveju tai sukels problemų. Turiu omenyje ne tik "stalai ir kėdės", o "4 stalai, 2m ilgio, 10 kėdžių, juodos spalvos". Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa košmaru, kai vairuotojas sulaikomas ir prašoma parodyti krovinių sąrašą, o jis turi tik ranka rašytą lapelį su "biuro daiktai". Užtruksite valandą, bet tai padės išvengti baudų vėliau.

Kas daryti su dokumentais, kuriuos nebežiūrite?

Pasidarykite "archyvą". Daugelis firmų turi tonas popierių, kurių nereikia kasdien. Prieš perkėlimą rekomenduoju juos susistruktūruoti į dėžes ir pažymėti kaip "neaktyvūs". Taip sutaupysite vietos sunkvežimyje (o vieta kainuoja) ir laiko išsikraunant naujoje vietoje. Kartais net siūlau išsiųsti šiuos dokumentus atskirai, ne pagrindiniu reisu, kad netrukdytų įrangos diegimui.

Ar verta iš anksto apsilankyti naujose patalpose?

Absoliučiai taip. Matyt planus nuotraukose nėra tas pats kas pamatyti, ar liftas talpina 2 metrų ilgio sofa ar ar prieėjimas per siauras. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai baigiasi tuo, kad sunkvežimis negali privažiuoti prie pat durų Londono senamiestyje, ir tenka perkrauti viską į mažesnį transportą. Iš anksto tai išsiaiškinusite ir įkainosite.

Ar reikia pranešti darbuotojams kažkokią specialią informaciją?

Taip, neleiskite jiems vežti asmeninių daiktų kompanijos krovininyje. Turiu omenyje puodus, dviračius ar akvariumus. Tai sukelia painiavą muitinėje, nes tai nėra įmonės turtas. Pasakykite jiems aiškiai: "jei tai ne jūsų darbo reikmėms, vežkite patys". Taip išvengsite nesusipratimų ir galimų papildomų mokesčių.

Biuro perkėlimas iš Anglijos muitinėje: dokumentai, EORI ir mokesčiai

Ar dabar reikia muitinės deklaracijos?

Po Brexito – taip, be jokios abejonės. Nors keliaujate tarp ES ir JK (ir atvirkščiai), tai jau laikoma eksportu ir importu. Biuro perkėlimas iš Anglijos be teisingai užpildytų EX1 ir IM4 dokumentų yra neįmanomas. Muitininkai gali sulaikyti sunkvežimį, kol viskas neišsiaiškins. Geriausiai tai padaryti brokeris, su kuriuo dirbate.

Kas tas EORI numeris ir ar jis mums reikalingas?

Tai pagrindinis dalykas. Jei jūsų įmonė dar neturi EORI numerio (Lietuvoje prasidedančiu LT), jį reikia gauti iš karto. Be jo jums neleis išvežti daiktų iš Anglijos ar įvežti į Lietuvą. Registracija paprasta, bet užtrunka kelias dienas, taigi nedelskite. Be šio numerio visi procesai sustoja.

Ar mums reikia mokėti PVM ar veryti muitus?

Paprastai, jei perkeliate įrangą, kurią jau naudojote ir toliau naudosite, tai yra "perkėlimas įmonės turtą" (intra-community supply arba panaši procedūra, priklausomai nuo situacijos), dažniausiai muitų nėra, tačiau PVM turi būti apmokestintas standartiškai (arba taikoma atvirkštinio apmokestinimo procedūra). Žinau, tai skamba sudėtingai, bet čia svarbu pasikalbėti su buhalteriu. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti brangus, jei padarysite klaidą deklaracijoje.

Kas dėl technikos serijinių numerių?

Būtini! Kompiuterių, serverių, brangių spausdintuvų serijiniai numeriai turi atitikti jūsų apskaitos duomenis. Muitinė labai mėgsta patikrinti, ar nevežiate "naują" techniką, kaip "naudotą", kad išvengtumėte mokesčių. Užsirašykite juos iš anksto į Excel lentelę, kitaip bus chaosas.

Ar galime vežti degalus ar chemines medžiagas?

Labai apribota. Biuro perkėlimas iš Anglijos neleidžia vežti didelių kiekių degalų, lakų ar pavojingų medžiagų be specialių leidimų (ADR). Jei turite kaserolę su benzinu pjūklui ar daug valymo priemonių, geriau jas palikti arba išmesti. Sunkvežimio vairuotojas gali būti nubaustas, jei inspekcija rastes tokių dalykų be etikečių.

Ar reikia draudimo muitinės užkloso draudimas?

Geriau turėti. Standartinis krovinių draudimas dažnai nedengia visų rizikų, susijusių su muitinės procedūromis ar delsimu. Užkloso draudimas (draudimas nuo atsakomybės) apsaugo, jei netyčia padarysite klaidą dokumentuose ir gausite didelę baudą.

Logistika ir krovinių transportavimas: kaip keliauja jūsų turtas iš UK

Kokį transportą rinktis: pilną sunkvežimį ar dalį?

Jei turite 3-4 biuro patalpas, tikriausiai užpildysite pusę 40 pėdžių konteinerio ar sunkvežimio. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai vyksta daliniu krovininiu (part load), kai viename sunkvežimyje keliauja kelių klientų daiktai. Tai pigiau, bet lėčiau, nes reikia laukti, kol visi susirinks. Jei skubate – mokėkite už pilną mašiną.

Kiek laiko trunka kelionė iš Londono iki Vilniaus?

Paprastai tai trunka apie 3-4 dienas, jei viskas eina sklandžiai. Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos gali užtrukti ilgiau dėl eilių prie "Eurotunnel" arba uosto (Dover, Hull). Jei vairuotojas pavėluoja į keltą, gali prasidėti "domino efektas". Neskubėkite planuoti įrangos diegimo tą pačią dieną, kai atvyksta sunkvežimis – palikite sau rezervą dienai-dviejom.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Taip, bet tam turi būti numatyta laiko. Vairuotojas yra ne kūrėjas, jis pavargęs po 1000 km. Jis gali padėti nuleisti dėžes nuo sunkvežimio, bet nešti jas į trečią aukštą be lifto – jis tiesiog atsisakys arba paprašys papildomo mokesčio. Užtikrinkite, kad naujoje vietoje yra padėjėjai.

Kas dėl Londono "Congestion Charge" ir ULEZ?

Didelė problema. Dažnai klientai pamiršta, kad seni sunkvežimiai negali važiuoti į Londono centrą be mokamo ULEZ leidimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos reiškia, kad mes turime užtikrinti tinkamą mašiną, kitaip gautumėte 200 svarų baudą, kurią paskui reikės mums susiderėti, kas sukelia nepatogumų. Pasakykite iš kur kelyje išvykstate.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių transporto firmų siūlo GPS stebėjimą. Tačiau kartais signalas dingsta tunelyje arba vairuotojas tiesiog pamiršta įjungti įrangą. Geriausia tiesiog turėti vairuotojo numerį ir skambinti jam, jei jaučiatės neramu. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra emocingas procesas, tai suprantu.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai reta, bet įmanoma situacija. Tada mes organizuojame perkravimą į kitą mašiną. Tai gali užtrukti 6-12 valandų. Draudimas turėtų padengti šias išlaidas, bet laiko niekas negrąžins. Todėl planuokite atsarginę galvą darbuotojams – galbūt dirbkite iš namų tą dieną.

Ar saugu vežti serverius ir pašto dėžes?

Serverius reikia vežti specialioje, amortizuotoje dėžėje arba netgi atskirame automobilyje. Pašto dėžes užrakinkite. Kartais biuro perkėlimas iš Anglijos baigiasi prarastais raktalais nuo seifų arba sugadintais diskais dėl vibracijos. Nekantriai rekomenduoju išjungti techniką tinkamai prieš išmontuojant.

Technika, baldai ir jautrūs įrenginiai: ypatingas dėmesys

Kas dėl didelių stalų ir pertvarų?

Jos turi būti išmontuotos. Negalima įsmeigti 3 metrų ilgio stalo į sunkvežimį ir tikėtis, kad jis nenusilūžs nuo vibracijos. Mūsų komanda atlieka išmontavimą ir montavimą, bet tai užima laiko. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai reiškia, kad reikia išardyti sudėtingas "open space" sistemas, kurios buvo pastatytos prieš 10 metų.

Ar reikia išjungti kompiuterius?

Būtinai. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris tiesiog ištraukė kištukus iš sienos, o kompiuteriai liko įjungti "Sleep" režime. Atvykus į Lietuvą, baterijos buvo išsekusios, o sistema neišsileido tinkamai. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra vieta eksperimentams su jūsų duomenimis.

Kaip pakuoti monitorius?

Gerai, jei turite originalias dėžes, tačiau dažnai jų nebūna po 5 metų. Tada naudojame specialias užpildas (putplasčius) ir burbuliukinę plėvelę. Niekada nekelkite monitoriaus už ekrano rėmo – laikykite už pagrindo. Tai dažniausia klaida, kurią darbuotojai darba pakraunant patys.

Ar pervežiate augalus?

Taip, bet ne visada. Augalai yra "gyva" medžiaga, jiems reikia šviesos ir vandens. Kelionė per tamsią furgono gilumą 3 dienas juos gali užmušti. Be to, fitosanitarinės kontrolės taisyklės gali reikalauti sertifikatų. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi prasmę tik su mažais augalais, didelius palmes geriau atiduoti kolegoms dovanų.

Kas daryti su "smulkmenomis" – spalvomis, sagomis, klijuokliais?

Sukraukite juos į mažas dėžutes arba maišelius. Jei viską meskite į didelę dėžę, tiesiog prarasite pusę. Vienas klientas taip padarė ir tada mėgė rasti raktus nuo biuro po atvykimo – praleidome pusę dienos. Tvarka čia gelmių neturi, bet padeda.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Taip, parašykite ant viršaus, kas viduje ir į kur kambarį ją reikia nuvežti. "Priešakyje" arba "Vadovo kabinetas". Biuro perkėlimas iš Anglijos yra daug greitesnis, kai vairuotojas nežiūri į kiekvieną dėžę su klausimu "kas čia?". Naudokite spalvotas lipdukas – tai padeda.

Nenumatyti nesklandumai ir realios problemos pervežiant verslą

Kas nutinka, jei naujieji patalpos nėra paruoštos?

Tai klasika. Atvykstame, o darbininkai dar tebežiebia grindis arba net nėra elektros. Tada stovime lauke ir laukiam. Biuro perkėlimas iš Anglijas (čia netyčia padariau klaidą, turiu omeny Anglijos) tokiu atveju tampa brangus poilsis. Užtikrinkite, kad iš anksto gausite raktus.

Ar dažnai something dingsta?

Retai, bet nutinka. Paprastai dingsta smulkmenos – pilstukai, pulteliai, personalinės kortelės. Vertingiausius daiktus (nešiojamus kompiuterius, pinigus) rekomenduoju vežti su savimi traukinyje ar lėktuve, o ne duoti kroviniui. Mes atsakingi, bet nervai brangiau.

Ką daryti, jei orai blogai?

Anglijoje dažnai lyja. Kraunant reikia naudoti tentus arba stogėlius. Jei dėžės sušlapa, popieriniai dokumentai gali būti sugadinti. Biuro perkėlimas iš Anglijos žiemos metu yra pavojingas dėl drėgmės ir šalčio – technika turi atšilti prieš įjungiant.

Ar galima pasitikėti bet kuria firma?

Deja, ne. Rinkoje yda daug "piemenų", kurie pasiima užmokestį ir pradingsta. Biuro perkėlimas iš Anglijos pas juos gali baigtis tuo, kad jūsų krovinys užšaldomas sandėlyje kol reikalaujate pinigų. Pasitikėkite tik patikimomis, ilgai dirbančiomis įmonėmis, kurios turi realų draudimą.

Kas jei aš pats nupakavau blogai?

Tada draudimas negali pridengti žalos. Jei į dėžę su monitoriumi padėjote sunkų plieninį seifą (pavyzdys, bet tikra) ir monitorius lūžo – tai jūsų kaltė. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja atsakomybės, tad geriau leiskite mums pakavoti brangius dalykus.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Įmonėse įprasta, tačiau mažoms firmoms arba privatiems asmenims mes dažnai prašome avanso. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja mums išleisti pinigus degalams, keltų bilietams ir darbo užmokesčiui iš anksto. 30-50% avansas yra normali praktika.

Ką daryti su atliekomis po išsikrovimo?

Kartais klientai liepia mums paimti senas dėžes ir plastiką. Tai paprastai įeina į kainą, jei tai nedaug. Bet jei turite šimtus metrų kubinių senų baldų, kuriuos norite išmesti – tai jau atliekų pervežimas ir tai papildomai kainuoja.

Ar tikrai verta šitaip gyventi?

Kartas nuo karto ateina mintis – "galbūt tiesiog nusipirkti naujų baldų Lietuvoje ir niekas nevežti?". Biuro perkėlimas iš Anglijos ne visada yra pigiausias variantas, ypač jei baldai seni. Reikia suskaičiuoti – ar transporto kaina neviršys daiktų vertės.

Kaip užtikrinti, kad verslas ne sustoja?

Planuokite "Shadow IT" arba laikiną darbą iš namų. Svarbiausia yra ne fizinis perkėlimas, o duomenų ir ryšio pasiekiamumas. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra tik logistika, verslas vyksta jūsų galvose ir serveriuose. Užtikrinkite, kad internetas naujoje vietoje įjungtas dar prieš atvykstant stalams.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Anglijos yra sudėtingas, bet įveikiamas iššūkis, jei pasiruošiate ne tik fiziškai, bet ir psichologiškai. Nereikia tikėtis, kad viskas vyks pagal minutinę tvarkaraštį – visada bus kažkas, kas sukels stresą, užstrigs kelyje arba pasikeis orai. Svarbiausia yra pasirinkti patikimus partnerius, kurie nebijos pasakyti tiesą apie galimas problemas, ir turėti atsarginį planą. Tada, kai paskutinė dėžė bus atnešta į naująją patalpą, jaustis bus ne tik nuovargis, bet ir pasitikėjimas, kad verslo tęstinumas užtikrintas.