Biuro perkėlimas iš Anglijos: sklandus procesas ir patikimas darbas

Sveiki, dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai susitvarkytų sandėliukų iki visiško chaoso, kai dėžės su dokumentais keliauja atskirai nuo kompiuterių. Biuro perkėlimas iš Anglijos atrodo kaip didelis dramblys kambaryje, ypač dabar, kai po „Brexit“ viskas pasidarė sudėtingiau, bet tikrai neįmanoma. Jei planuojate pergabenti savo verslį ar dalį įrangos per Lamanšą, geriausia pasiruošti ne tik fiziškai, bet ir psichologiškai, nes anglai turi savo specifiką, o muitinės eilės gali išderinti visus grafikus. Čia papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokio „marketinginio“ purvo, tiesiog taip, kaip yra.

Pasiruošimas ir pradinis planavimas

Kada geriausia pradėti galvoti apie biuro perkėlimą iš Anglijos?

Geriausiai pradėti galvoti mažiausiai prieš mėnesį ar du, o ne tada, kai jau turite išsinuomoti naujas patalpas ir reikia jas užpildyti rytoj. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tas pats, kas perkelti sofasą kaimynystėje – čia reikia užsisakyti keltą, suderinti muitinės dokumentus ir, žinoma, rasti laisvą vairuotoją. Aš pasakiau „mėnesį“ (nors kartais užtenka ir dviejų savaičių, jei turite laisvų lėšų ir norite skuboti), bet ilgiau laukti – saugiau, nes angliški uostai yra užsikimšę.

Ar reikia detalaus inventoriaus sąrašo, ar pakanka paprasto sąrašelio?

Būtinas tik detalus inventoriaus sąrašas, kitaip muitinėje sustosite ilgam. Negalima tiesiog parašyti „biuro baldai“ – reikia nurodyti, kiek yra stalų, kėdžių, ar turi jų metalines dalis, kokios yra tikslios serijos numeriai serveriams. Vieną kartą klientas bandė praslysti su sąrašu „įvairūs daiktai dėžėse“, ir mes praleidome tris dienas prie Doverio, aiškindami, kad ten ne kokteilės, o oponentai. Tai brangiai apsimoka.

Kaip suskaičiuoti, kiek vietos krovelyje reikės man?

Tai paprasta matematika, bet visi ją suskaičiuoja blogai. Paimkite linijinę, išmatuokite didžiausią dalyką, pridėkite mažesnius ir padalinkite iš krovininio mašinos tūrio. Dažniausiai klientai sako „o, tai tik kelios dėžės“, o paskui pasirodo, kad tie „kelios dėžės“ užima pusę 20 pėdų konteinerio. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai kainuoja brangiau dėl to, kad žmonės neteisingai įvertina tūrį, todėl tenka siųsti papildomą mašiną.

Ar verta rinktis „dalinius“ krovinius (part load), ar vieną mašiną?

Jei jums svarbi kaina, ne laikas – rinkitės dalinius krovinius, kai mes surandame kitą klientą tame pačiame kelyje. Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos turi savo niuansų – dokumentai dažnai būna konfidencialūs, o jei mašina sustoja penkiose vietose prieš pasiekiant Lietuvą, rizikuojate, kas nutiks? Asmeniškai aš visada rekomenduoju atskirą mašiną, jei kalbame apie įmonės archyvus ar brangią techniką, nors ir kainuoja brangiau.

Ką daryti su daiktais, kurių nebeprireiks Anglijoje?

Nevežkite šiukšlių, tai pats pagrindinis dalykas. Anglijoj šiukšlių ivežimas kainuoja milžioniškus pinigus, o mums tenka mokėti už svorį, kurį vežiate atgal tuščią. Parduokite baldus „eBay“ arba atiduokite darbuotojams – buvo atvejų, kai veždame senias, suplėšytas kėdes per visą Europą, o Lietuvoje jas iškart metame į konteinerį. Paprasčiau tai palikti ten.

Ar reikia išmontuoti baldus prie atvykimo?

Idealiausiai, jei jie būtų išmontuoti jau Anglijoje. Dideli staliniai kompleksai ar sekcijos dažnai netilpa į duris arba suyra per kelionę, jei stovi surinkti. Mūsų komanda gali tai padaryti ir čia, bet tada už tai reikia mokėti papildomai valandas, o Anglijoje darbo rankos laikomos brangiau auksu, tai geriau susitarti su vietiniais meistris arba padaryti patys.

Kainos ir biudžeto sudarymas

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Kainos svyruoja kaip vėjų gūsiai, bet maždaug nuo 1500 iki 4000 eurų už mažą ar vidutinio dydžio biurą. Tai priklauso nuo to, ar esate Londono centre (kur sunku privažiuoti), ar kaimo vietovėje, bei nuo degalų kainos. Biuro perkėlimas iš Anglijos brangsta dėl keltų bilietų, kurie po „Brexit“ pakilo, taip pat dėl to, kad anglai dabar daugiau tikrina mašinas. Užklauskite pasiūlymo, bet nustebkite, jei jis bus aukštesnis nei prieš penkerius metus.

Ar kainoje įskaičiuotas pakavimas?

Paprastai ne, nebent tai ypatingai susitaroma. Pasiūlyme dažniausiai yra tik transportas, iškrovimas ir pakrovimas. Jei reikia, kad mes atvyktume su dėžėmis, burbuliukais ir viską įpakuotume, tai bus papildoma eilutė sąskaitoje. Mano patirtis rodo, kad klientai sako „mes pakuosime patys“, o paskui paaiškina, kad neturi laiko, ir mes gauname skambutį vakare prieš išvykstant.

Kas dėl PVM mokesčių – ar jie taikomi?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Anglijoje, dažniausiai taikoma 0 % PVM tarptautinėms prekybai (intra-Community supply), tačiau reikia labai gerai užpildyti sąskaitas. Jei vežate savo nuosavybę (ne prekybinius krovinius), tai gali būti kita istorija ir gali tekti mokėti PVM importui. Čia geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu, nes aš esu vairuotojas ir logistikas, o ne teisininkas (nors daug ką mačiau), ir prieš tai buvau atvejis, kai klientas teisėjosi su muitinės dėl to.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Nėra paslėptų, tačiau yra „nenumatytų“. Pavyzdžiui, jei vairuotojas negali privažiuoti prie jūsų biuro Anglijoje ir turi samdyti vietinį „man with a van“ tai kainuos papildomai. Taip pat, jei dėžės bus sunkesnės nei deklaruota, gali būti baudos už perpildymą. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa brangus, kai reikia spresti problemas vietoje.

Ar galima mokėti grynaisiais?

Anglijoje retas kas dabar ima grynusius, viskas per bankus, o Lietuvoje – panašiai, nors seni vairuotojai vis dar mėgsta „envelopus“. Aš visada nurodau mokėti bankiniu pavedimu, kad būtų aiškus pėdsakas ir jokių nesutarimų vėliau. Be to, jei reikia sumokėti už keltą ar kelią užsienyje, reikia kortelės, o ne grynųjų.

Dokumentai, muitinė ir biurokratija

Kokius dokumentus būtina tur�ti sandėlyje?

Būtina tur�ti packing list (pakavimo sąrašą), komercinę sąskaitą (jei tai prekės) arba deklaraciją, kad tai ne prekės, o turtas, bei asmens dokumentą. Mums taip pat reikia EORI numerio, jei vyksta prekybinis pervežimas. Be šių lapų mašina neišvažiuos iš Anglijos, nes ten dabar tikrinama labai griežtai.

Ar reikia EORI numerio asmeniniam perkėlimui?

Jei tai yra įmonės turtas (net jei įmonė maža), EORI numeris dažnai praverčia, nors formaliai, jei tai ne prekyba, gali ir prireikti tik asmens dokumento. Bet aš visada liepiu užeiti į „Gov.uk“ ir susikurti, nes tai nemokama ir užtrunka 10 minučių, o taip išvengiate valandų praleistų pasieniečiui aiškinant, kas jūs esate.

Kaip „Brexit“ paveikė biuro perkėlimą iš Anglijos?

Padarė jį kančia. Anksčiau važiuodavome ir tik pravažiuodavome, o dabar reikia deklaruoti kiekvieną siuntą, gauti išankstinę pranešimą (Safety and Security declaration). Biuro perkėlimas iš Anglijos dabar yra nebe fizinis, o biurokratinis darbas. Dažniausiai vėluojame ne dėl kelio, o dėl to, kad klientas nepadavė dokumentų laiku, o muitinė sistema „metė“ klaidą.

Kas nutinka, jei pamiršiu įrašyti ką nors į sąrašą?

Tada gali būti bauda arba priverčimas grąžinti daiktą atgal (nors tai retai) arba mokėti muito ir mokesčių nuo to daikto. Muitinė turi kamerų ir rentgeno, jei mata, kad dėžėje yra kompiuteriai, o sąraše parašyta „knygos“, tai bus problemų. Geriau parašyti per daug, nei per mažai.

Ar galiu vežti alkoholį ar maisto produktus biuro krovinyje?

Asmeniškai nerekomenduoju. Alkoholis ir tabakas yra akcizuojami produktai, ir jų importas reikalauja atskirų leidimų bei didelių mokesčių. Maisto produktai taip pat gali būti uždrausti dėl sanitarijos taisyklių (mėsa, pienas). Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti apie biurą, o ne apie vakarėlių atsargas, nes muitininkams to nepatiksite.

Ar reikia draudimo poliso?

Labai praverčia. Ypatingai jei vežate brangią elektroniką ar serverius. Standartinis draudimas dažnai dengia tik 10 EUR už kg, tai jei serveris sveria 10 kg, o kainuoja 2000 EUR, gausite tik 100 EUR. Reikia pasirūpinti specialiu draudimu (all risk), nors tai kainuoja šiek tiek brangiau, suteikia ramybės.

Logistika, transportas ir pristatymas

Kiek laiko trunka kelionė iš Anglijos į Lietuvą?

Standartiškai tai 3-4 dienos, jei viskas eina sklandžiai. Tačiau jei užstringame Doverio uoste (kas nutinka dažnai), gali užeiti ir savaitė. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja kantrybės – negalite žadėti savo darbuotojams, kad kompiuteriai stovės ant stalų antradienį ryte, jei išvykome penktadienį.

Kokį transportą naudojate – sunkvežimius ar vagonus?

Daugiausia naudojame 3,5 ar 7,5 tonų sunkvežimus, nes jie labiau lankstūs miestuose. Dideli 40 pėdų konteineriai tinka tik tada, jei perkeliate didžiulį sandėlį ar fabriką. O mažiems biurams Anglijoje dažnai būna problemų su vietos (narrow streets), todėl mažesnė mašina yra saugesnis pasirinkimas.

Ar galiu sekti savo krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų vairuotojų turi GPS stebėjimą, tačiau signalas Anglijoje arba jūros regionuose gali dingti. Mes galime siųsti žinutes su atnaujinimais, bet nereikėtų skambinti vairuotojui kas valandą, jis vairuoja (ir turi tai daryti rankomis, ne telefonu). Geriau susitarti dėl pranešimų kas 4-6 valandas.

Kas atsitinka, jei vairuotojas sugenda Anglijoje?

Tai gyvenimiška situacija – buvo atvejų, kai lūžo padangos arba užgesęs variklis. Tada mes samdome vietinę pagalbą arba siunčiame atsarginę mašiną, jei įmanoma. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali užtrukti ilgiau dėl techninių gedimų, bet mes visada stengiamės išspręsti problemą nepriklausomai nuo to, kiek tai kainuoja mums (jei ne dėl kliento kaltės).

Ar galite pristatyti tiesiai į naująjį biurą Lietuvoje?

Taip, tai mūsų darbas. Bet tik patikrinkite, ar jūsų naujame biure yra pakankamai aukštos durys arba krovininio liftas. Nėra nieko keisčiau, nei atvykti su 3 metrų aukščio spinta į pastatą, kur lifto aukštis yra 2,5 metro. Tada tenka kviesti kėdžių kėliklius, ir tai vėl papildomi pinigai.

Problemos, rizikos ir patirties pasakojimai

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sėkmės, retai, tačiau įvyksta. Dažniausiai ne visiškai dingsta, o pasimeta arba sumaišoma tarp kitų dėžių, jei tai dalinis krovinys. Vieną kartą klientas skundėsi, kad dingęs „brangiausias serveris“, o jis stovėjo po kito kliento lova, nes dėžės buvo panašios. Žymeklai ir etiketės – tai pusė sėkmės.

Kas dėl pažeistų daiktų – kas atsakinga?

Jei mes pakavome – mes atsakingi. Jei pakavote jūs – mes atsakome tik už tai, kad ne numetėme dėžės į griovį. Biuro perkėlimas iš Anglijas (tai čia rašau klaidingai, turi būti Anglijos) yra pavojingas dėl to, kad jūra ir keliai yra grubūs. Jei dėžė yra purvinė, suplėšyta, o viduje brangus kompiuteris, gaila, bet draudimas to nedengs, jei nebuvo pakavta tinkamai.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Nes jos nėra tikros firmos arba jų draudimas neegzistuoja. Yra „piemenų“, kurie surenka užsakymus ir parduoda kitoms firmoms, o t dingsta. Jei kaina atrodo per gera būti tiesa, tai greičiausiai taip ir yra. Patirkite pervežėją, pažiūrėkite atsiliepimus (ne tik savo svetainėje).

Ar verta rinktis didelias tarptautines korporacijas ar mažus, bet patikimus vežėjus?

Didelios korporacijos dažnai yra biurokratinės – jei reikia pakeisti pristatymo laiką vieną valanda, jos to negali padaryti be 5 patvirtinimų. Mažos firmos, kaip mano, gali suktis lanksčiau. Bet žinoma, didelės turi daugiau resursų, jei kas nors nutinka šalyje. Pasirinkimas priklauso nuo to, kas jums svarbiau – individualus požiūris ar didelis kapitalas užnugaryje.

O jei aš tiesiog noriu vežti kelis dalykus savo automobiliu?

Galite, tik atsiminkite apie draudimą. Dauguma draudimo kompanijų neleidžia vežti komercinių krovinių asmeniniais automobiliais, ir jei patvkinsite mašiną arba susidursite su avarija, draudimas nebus mokamas. Be to, jei tai yra įmonės turtas, gali būti problemų su muitine, nes asmeninis automobilis nėra skirtas prekybai.

Ką daryti, jei pas mane chaosas ir nežinau nuo ko pradėti?

Paskambink man, aš padėsiu susitvarkyti galvą. Nereikia mėginti valdyti visko vienas, ypač jei turite verslą, kurį reikia išlaikyti judėjime. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra procesas, kurį geriau perduoti profesionalams, o sau palikti tik galutinius sprendimus.

Išvados

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Anglijos nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės, tvarkos ir realaus žvilgsnio į savo galimybes. Nereikia tikėtis, kad viskas įvyks per 24 valandas be jokio streso, tačiau su geru planavimu ir patikimu partneriu visa ši istorija gali baigtis sėkmingai ir be per didelių nervų išsekimo. Svarbiausia – nebijoti klausti ir pasitikėti savo intuicija renkantis pervežėją, nes nuo to priklauso jūsų ramybė.