Biuro perkėlimas iš Anglijos: sklandus procesas be jokių trikdžių

Sveiki, tiesiog štai sėdžiu ir galvoju apie tą šūsnį darbą, kuris laukia, kai žmogus nusprendžia perkelti savo verslą iš Londono ar Birmingamo atgal į Lietuvą. Esu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos niekada nesuvyksta taip, kaip piešiamame PowerPointe. Viskas prasideda nuo paprasto telefoninio skambučio, baigiasi muitinės naktimis ir tarpiniu vairuotojo pasiskundimu dėl angliško duonos. Brexit viską supainiojo, dabar reikia daugiau popierių nei anksčiau, o klientai vis dar klauso „ar greitai“. Taigi, štai jums realus pasaulis be jokių gražių filtrų, tiesiog taip, kaip tai vyksta praktiškai.

Pasiruošimas ir dokumentai (angliškas chaosas)

Ką reikia padaryti pirmiausia?

Pirma, turite susidėlioti visus daiktus, bet ne taip, kaip darysite namuose, o tiksliai pagal inventoriaus sąrašą, kurio reikalauja muitinė. Be šio sąrašo jums niekur nepražingsime, nes biuro perkėlimas iš Anglijos dabar yra labai glaudžiai susijęs su tuo, kas parašyta ant popieriaus. Jei parašysite „kompiuteriai“, turi būti tiksliai kiek, serijiniai numeriai ar bent jau apytikslė vertė. Vieną kartą turėjau klientą, kuris ant sąrašo parašė „biuro reikmenys“, o muitininkai atidarė konteinerį ir ten buvo trys senos kavos mašinos. Buvo nemažai problemų.

Ar tikrai reikalingas EORI kodas?

Žinoma, be jo nepraeisite. Tai kaip pasas jūsų firmai, be kurio negalite nieko importuoti iš ES į Jungtinę Karalystę ir atvirkščiai. Dauguma manančių, kad biuro perkėlimas iš Anglijos bus greitas, pamiršta apie šį kodą ir tada stovi pasienyje su laiku. Užtruks vos kelias minutes jį gauti, bet jei nepamiršite, tai taip pat greitai ir praeisite. Negerai, kai vairuotojas laukia pasienio punkte, o kodas dar „apdorojamas“. Geriau pasirūpinkite šiuo iš anksto.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Tai kaip klausiau, kiek ilgos yra šluotos. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur būsite Anglijoje. Jei esate Londone centre, ten eismas tokio, kad biuro perkėlimas iš Anglijos gali užtrukti ilgiau nei pati važiavimo dalis. Vidutiniškai nuo sutarties pasirašymo iki paskutinės dėžės iškrovimo Lietuvoje praeina nuo savaitės iki dviejų. Bet tarkime taip – planuokite bent 10 dienų, jei norite išvengti streso.

Kas dėl draudimo? Ar jis apima viską?

Draudimas yra kaip skėtis – tik tada jums jo trūksta, kai pradeda lyti. Mūsų standartinis draudimas apima krovinį nuo paėmimo momento iki išdavimo, bet yra niuansų. Jei pačią supakavote blogai, o tūzas nukrito ant grindų, draudimo bendrovė gali nereaguoti. Ypatingai svarbu aptarti dėl jautrios technikos, nes biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai apima brangius serverius arba specialią įrangą. Geriau viską užfiksuoti vaizdo įraše prieš kraunant į sunkvežimį.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Taip, bet tai turi būti aiškiai atskirta tame pačiame inventoriaus sąraše. Negalima tiesiog įmesti šlepetės tarp dokumentų dėžės. Muitinė labai nemėgsta, kai sumaišoma komercinė prekyba su asmeniniais daiktais. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos įvyksta kartu su jūsų šeimos daiktais, turi būti du sąrašai. Vieną kartą vairuotojas bandė „pridėti“ motinos dviratį prie biuro krovinių, teko ilgai aiškinti pasienyje.

Transportas ir kelių realijos

Kokia mašina reikalinga mano biului?

Čia sunku pasakyti be akies. Jei turite tik kelis stalus ir kompiuterius, užtenka ir 3,5 tonų furgono, kuris gali važiuoti greituoju keliu. Bet jei perkeliate visą sandėlį, reikės sunkvežimio su tentu. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai būna tarpinis variantas – reikalingas 7,5 arba 12 tonų sunkvežimis, kuris telpa į gatves, bet turi pakankamai vietos. Turiu omenyje, kad Anglijoje gatvės siauresnės negu čia.

Ar vairuotojas padės pakrauti?

Taip, mūsų vairuotojai ne yra tik vairuotojai, jie dirba su krovikais. Bet jei jūs turite labai sunkų seifą, kuris sveria 400 kilogramų, gali reikėti specialios technikos ar papildomo žmogaus. Nereikėtų manyti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos yra vieno žmogaus darbas. Geriau iš anksto pasakykite apie sunkius daiktus, kad mes pasiruoštume, o ne sužinotume, kai vairuotojas atvažiuos į Londoną ir negalės nieko padaryti.

Kaip su kelių mokesčiais Anglijoje?

Tai jau nuobodu tema. Ten yra M6 mokesčiai, Dartfordo tiltas (kuriame dabar jau nebėra apmokėjimo būdelių, viskas vaizdo kameromis) ir Londono ULEZ zona. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja važiavimo per šią zoną, mums reikia užregistruoti mašiną, kitaip bus didelė bauda. Šios išlaidas dažniausiai įtraukiame į sąmatą, bet kartais klientai stebisi, kodėl kaina padidėjo.

Kas jei vairuotojas užstrigs eisme?

Anglijoje eismas yra kaip liga. Jei užstrigs ant M25 žiedo, gali prasidėti problemos su laiku. Mes stengiamės planuoti maršrutus taip, kad išvengtume piko valandų, bet biuro perkėlimas iš Anglijos ne visada kontroliuojamas. Vieną kartą vairuotojas prasilenkė su traukiniu (nieko rimto), bet užtruko 4 valandas tiesiog stovėdamas. Tokiu atveju tiesiog pranešame klientui, kad bus vėliau.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Šiais laikais tai beveik standartas. Duodame nuorodą, kur matote, kur yra mašina. Tačiau signalas Anglijoje vietomis prastas, ypač kaimiškose vietovėse arba kai vairuotojas ilsisi. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali atrodyti, kad mašina stovi vietoje, nors tiesiog GPS atnaujinimas užstringa. Nereikėtų panikuoti, jei koordinate nepasikeičia valandą.

Biuro įranga ir technika (jautri dalis)

Kaip supakuoti serverius ir IT įrangą?

Tai pati svarbiausia dalis. Serveriai turi būti išjungti (o ne tiesiog ištrauktas lizdas), uždaryti originaliomis dėžėmis jei liko, arba specialioje putos dėžėje. Biuro perkėlimas iš Anglijos su IT įranga reikalauja ypatingo dėmesio, nes vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus. Patariu viską pažymėti ir užfotografuoti laidus prieš ištraukiant, kad nebeklausinėtumėte „kur šis lizdas įeina“.

Ar galima vežti skysčius (kafe, rašalą)?

Taip, bet turi būti hermetiškai uždaryta. Niekada nepamiršiu vieno kliento, kuris užkrovė visą sandėlį su rašalo kasetėmis be jokios apsaugos. Viena atsivėrė... vaizdas buvo kaip iš siaubo filmo. Jei planuojate biuro perkėlimas iš Anglijos, visus skysčius geriau išsiųskite kitaip arba supakuokite į hermetiškus maišus ir dėžes su sorbentais.

Kas dėl baldų išmontavimo?

Įprastai tai darome mes. Turime savus įrankius, išmontuojame stalus, spinteles, išimame duris. Bet jei turite 30 metų senumo sekretorinę, kuri yra sukurta taip, kad neišsirinktų be slegio, gali būti bėdų. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai atskleidžia senų baldų konstrukcijos paslaptis, kurioms nėra instrukcijų internete.

Ar saugu vežti pavienius brangius daiktus?

Pavieniai daiktai, tarkim, brangūs paveikslai ar safai, vežami saugiausiai tarp kitų krovinių, prifikuotai. Kartais naudojame segregatorius. Žinoma, biuro perkėlimas iš Anglijos visada turi riziką, bet pavienių daiktų dingimas yra retas atvejis, jei dirbame su patikima komanda. Visgi, rekomenduoju turėti asmeninį draudimą labai brangiems daiktams.

O jei reikia išmesti senų daiktų Anglijoje?

Tai galima susitvarkyti. Tiesiog reikia mums pranešti iš anksto, kad vairuotojas nuvežtų į šiukšlių perdirbimo centrą. Anglijoje tai kainuoja, nes ten griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės. Neteisingai išmesus gautumėte baudą, todėl geriau, kad tai padaro mūsų žmogus, kuris žino, kur važiuoti.

Kainos ir mokesčiai (pinigai visada svarbu)

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos?

Klausimas kaip „kiek kainuoja automobilis?“. Viskas priklauso nuo tūrio. Už 3,5 tonų furgoną gali tekti mokėti nuo 800-1000 eurų, o pilnam sunkvežimiui – kiek tūkstantį ar daugiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos kainą taip pat lemia degalai, kurie dabar ne pigūs. Geriau prašyti tikslios sąmatos, o ne spėlioti forumuose.

Ar yra paslėpti mokesčiai?

Stengiamės būti atviri. Sąmatoje matysite degalus, vairuotojo darbą, kelių mokesčius. Vietomis gali būti papildomi mokesčiai už sunkų krovimą (jei nėra lifto). Aš asmeniškai nemėgstu, kai klientai sako „o jūs neparšė“. Todėl biuro perkėlimas iš Anglijos pas mus įvertinamas išsamiai prieš pradedant darbus.

Ar galima atsiskaityti grynaisiais vairuotojui?

Geriau ne. Vairuotojai negali turėti didelių pinigų sumų sau, tai yra saugumo taisyklės. Visada geriau atsiskaityti įmonės sąskaitą pavedimu. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos atliekamas iš karto, reikia suderinti apmokėjimo sąlytas iš anksto, kad nebtţ nesusipratimų pasienyje, kai reikės sumokėti už muitinės procedūras.

Ar galima gauti PVM sąskaita-faktūrą?

Žinoma, mes esame legali įmonė Lietuvoje. Išrašome PVM sąskaitas-faktūras. Jei jūsų įmonė PVM mokėtoja, galite susigrąžinti šį mokestį (nors taisyklės gali skirtis priklausomai nuo jūsų ir mūsų įmonių statuso). Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai yra didelė išlaida, todėl PVS grąžinimas padeda sumažinti bendrą sąskaitą.

Ar reikia mokėti už palaisinimą (angl. waiting time)?

Jei vairuotojas atvyksta į vietą, o ten niekas nėra arba dar neparengta, laukimas mokamas. Anglijoje vairuotojo laikas brangus. Planuokite biuro perkėlimas iš Anglijos taip, kad vairuotojas neturėtų stovėti valandą prie uždarytų vartų. Paprastai duodame 1 valandą nemokamai laukimo, bet toliau – jau pagal tarifą.

Rizikos ir neprognozuojamos situacijos (kai kažkas ne taip)

Kas nutinka, jei sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet įvyksta. Tada mes išsiunčiame kitą mašiną arba skubiai ieškome vietinio subrangovo, kuris perkrautų krovinius. Biuro perkėlimas iš Anglijos su sugedusia mašina gali atidėti viską para ar dvi. Čia jau reikia kantrybės ir draudimo. (Nors tiksliau, jei sugenda variklis, tai draudimas ne visada padeda, ten reikia techninės pagalbos draudimo).

Ar dažnai dingsta daiktai?

Statistiškai labai retai. Mes turime tvarką, užkrauname, užrakiname. Bet jei paliksite dėžę prie lifto Anglijoje nieko nepasirašius ir ji dings, mes nekalbėsime. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra atsakomybės dalis. Jei viskas perduota mums su dokumentais, mes atsakome. Jei ne – tai jūsų rizika.

Kas jei muitinė užkabina kroviniį?

Tai reiškia, kad kažką ne taip parašėte dokumentuose arba įtaria prekybą nelegalia preke. Tada reikia brokerio. Mūsų brokeriai dirba gerai, bet jų paslaugos papildomai kainuoja. Biuro perkėlimas iš Anglijas gali tapti brangus, jei bandysite įvežti kažką, kas nelegalu ar deklaravote neteisingai. Būkite sąžiningi, tai pigiau.

Ar dirbate su blogomis firmomis?

Nesu aš tas, kuris gali kalbti apie konkurentus, bet... Žinau, kad yra tokių, kurie pasiima pinigus ir dingia. Yra „pavogtų“ krovinių istorijų. Todėl biuro perkėlimas iš Anglijos patikėkite tik tiems, kurie turi realų adresą, telefoną ir atsiliepimus. Jei kaina peržemė, tai jau įtartina.

O jei Lietuvoje nebeįleis į biurą dėl remonto?

Tai dažna problema. Klientai sako „atvežk prie durų“, o durys užmūrytos. Reikia turėti atsarginį planą, kur laikyti krovinius. Mums galime laikinti sandėlyje keletą dienų, bet tai papildomai kainuoja. Biuro perkėlimas iš Anglijos baigiasi ne tada, kai atvažiuojame į Lietuvą, o tada, kai pastatome paskutinę dėžę ant grindų.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Chemija, dažai, aerozoliai – tai yra pavojingos krovinių klasės. Reikalauja specialių leidimų. Paprastai sakydami „ne“, bet kartais galima susitvarkyti su mažomis partijomis. Geriau klausti iš anksto, nes jei vairuotoją sustabdys policija ir rastų neleidžiamų cheminių medžiagų, bus didelė bėda.

Kaip elgtis su pašarais (jei vežate gyvūnus)?

Tai jau kita tema, bet jei biure yra katė? Jos maistas taip pat yra krovinius. Jei daug, reikia veterinarijos pažymos. Nors dažniausiai biuro perkėlimas iš Anglijos susideda iš stalų ir kompiuterių, kartais būna ir nemažai keisčiausių dalykų, kuriuos reikia deklaruoti.

Išvada

Viskas apie biuro perkėlimas iš Anglijos atrodo sudėtinga tik tol, kol nepradžiugiate su dokumentais. Esu matęs viską – nuo sprogusių padangų netoli Mančesterio iki klientų, kurie pamiršo pasakyti, kad jų biuras yra 4 aukšte be lifto. Nepaisant visų tų istorijų ir šiukšlių, kuriuos girdžiu apie kitas firmas, procesas gali būti tikrai sklandus jei pasitikite žmonėmis, kurie tą darba dirba ne pirmą dieną. Svarbiausia – nesusispjauti iš anksto, pasirūpinti EORI kodu ir būti kantriems, nes keliai Anglijoj yra kaip gyvenimas – pilnas netikėtumų.