# Biuro perkėlimas iš Anglijos: sklandus perėjimas

Įvadas

Kai kalbame apie Biuro perkėlimas iš Anglijos: sklandus perėjimas, kalbame ne tik apie dėžes, kėdes ir serverius. Kalbame apie terminus, muitinę po „Brexit“, darbuotojų nuotaiką, dokumentus, draudimą ir tai, kas nutinka, kai Anglijoje likęs nuomotojas nori patalpų vakar, o Lietuvoje biuras dar be interneto. Per 20 metų pervežimuose mačiau visko: nuo tvarkingų London biurų iki garažo tipo sandėliukų, kur niekas nežinojo, kas priklauso kam. Geras planas čia reiškia ne grožį popieriuje, o tai, kad pirmadienį žmonės gali dirbti.

DUK: Biuro perkėlimas iš Anglijos: sklandus perėjimas ir dokumentai

Ar reikia pradėti nuo inventorizacijos, ar galima tiesiog sukrauti viską į konteinerį?

Reikia pradėti nuo inventorizacijos, be jos viskas greitai virsta chaosu. Bent jau surašykite stalus, kėdes, spintas, kompiuterius, monitorius, dokumentų dėžes, archyvus, serverius, kavos aparatą, viską, kas juda. Galite turėti paprastą Excel lentelę arba pasinaudoti perkraustymo paslaugos puslapio principu: daiktas, vieta, būklė, atsakingas. Jei daiktų nulis popieriuje, vėliau niekas negali normaliai patvirtinti, kas dingo. Patikėkit, ginčas dėl „to vieno spausdintuvo“ prasideda tada, kai visi pavargę.

Kokius dokumentus ruošti biurui, kuris kraustomas iš Londono į Vilnių?

Dažniausiai reikia komercinės sąskaitos arba perkėlimo sąrašo, packing list, CMR važtaraščio, įmonės duomenų, EORI numerio, prekės kodų bent pagrindinėms pozicijoms. Jei vežate savo seną įrangą, reikia aiškiai parodyti, kad tai ne nauja prekybinė siunta. PVM, muito tarifas, kilmės statusas, naudojimo metai – čia jau prasideda smulkmena, kuri viską gali pristabdyti. Aš visada sakau: geriau muitinės brokeriui duoti per daug informacijos negu parašyti „office stuff“. Toks užrašas muitinėje neveikia, deja.

Kas turi žinoti, kiek sveria stalai, spausdintuvai ir serveriai?

Žinoti turi tas, kuris užsako transportą, ir tas, kuris derina iškrovimą. Svoris svarbus ne tik dėl kainos, bet ir dėl pakrovimo plano. Pavyzdžiui, 10 stalų atrodo kaip niekas, o 10 stalų su stalčiais, dokumentais ir metalinėmis spintomis jau gali būti 700–900 kg. Serverių spintos, UPS baterijos ir kopijuoklės kartais sveria daugiau, nei žmonės pripažįsta. Jei liftas naujame biure leidžia tik 300 kg, o jūs turite 450 kg spintą, prasideda linksmybės. Geriau žinoti prieš, ne aikštelėje.

Kaip suprasti, ar Biuro perkėlimas iš Anglijos: sklandus perėjimas man realus?

Jei turite sąrašą, atsakingą žmogų, dokumentus ir bent 2–3 dienas rezervą, jau esate arti. Realus pavyzdys: London biuras, 12 darbo vietų, 4 dėžės archyvo, du serveriai, vienas kopijuoklė ir žmonės, kurie sako „viskas paruošta“, nors pusė stalčių pilna. Čia dar įmanoma sutvarkyti, tik reikia anksti pradėti. Jei nėra inventorizacijos, nėra sutarties su nauju biuru, nėra kam priimti krovinio, tada jau nebe toks sklandus reikalas. Svarbiausia – neapsigauti, kad „mažas biuras“ visada reiškia lengvą perkėlimą.

Ar galima palikti dalį biuro Anglijoje ir vežti vėliau?

Galima, tik tada planas darosi dviejų dalių, o tai dažnai kainuoja daugiau, nei atrodo. Galite palikti archyvą, sezono įrangą, dalį baldų ar daiktus, kurių dar nežinote, ar reikės. Bet kiekvienas papildomas važiavimas reiškia naują užsakymą, naują dokumentų tikrinimą, galbūt naują iškrovimo langą. Jei paliekate daiktus saugykloje Birmingame ar Mančesteryje, žiūrėkite sutarties sąlygas. Kartais saugojimas atrodo pigus, o po trijų mėnesių sąskaita pradeda kandžiotis. Ir dar – kas ten turi raktus?

DUK: maršrutai, terminai ir biuro technika

Kiek laiko trunka pervežimas iš Anglijos į Lietuvą?

Paprastai nuo pakrovimo iki iškrovimo Lietuvoje skaičiuokite apie 5–8 darbo dienas, jei viskas krenta į vietas. Iš Londono, Bristolio ar Mančesterio iki Doverio, tada keltas arba tunelis, per Calais, Vokietiją, Lenkiją, į Klaipėdą arba tiesiai į Vilnių, Kauną, Panevėžį. Bet „paprastai“ nereiškia „garantuotai“. Kelio remontai, eilės keltui, muitinės patikrinimai, vairuotojo darbo laikas – viskas gali pastumti grafiką. Mažiems biurams kartais daroma dalinė krovininė siunta, tada trukmė gali būti 10–14 dienų.

Kodėl maršrutas per Dover ir Calais kartais stringa?

Doveris ir Calais yra klasikinis koridorius, bet jis nėra stebuklingas vamzdis. Ten susitinka lengvieji automobiliai, sunkvežimiai, patikrinimai, oro sąlygos, keltų grafikai ir kartais tiesiog žmonių klaidos. Po Brexit dokumentų patikra nebėra toks pats greitas reikalas kaip seniau. Jei turite biuro techniką, kompiuterius, baldus, dokumentus, viskas turi būti surašyta tvarkingai. Kartais vienas netikslus svoris ar neaiškus prekės kodas priverčia stabtelėti. Ne visada kalta muitinė, kartais kaltas tas popierius, kuris buvo parašytas „greitai vakare“.

Ar serverius, kompiuterius ir telefonus galima vežti kartu su baldais?

Galima, bet aš jų nedėčiau į tą pačią dėžę su kėdžių kojomis ir kavos puodeliais. IT įranga turi būti atskirai supakuota, pažymėta, apsaugota nuo drėgmės ir smūgių. Serveriai ypač jautrūs – ne tik fiziniams pažeidimams, bet ir neteisingam gabenimui, kai žmonės galvoja, kad „stiprus daiktas, išlaikys“. Monitoriai, dokai, klaviatūros, telefonai, maršrutizatoriai – viskam geriau daryti atskirą sąrašą. Jei įranga brangi, krovinių draudimas nėra prabanga, o normalus apsaugos sluoksnis.

Ką daryti su kavos aparatu, mikrobangėmis ir virtuvės daiktais?

Na, dabar ne apie kavos aparatus, bet realybėje jie dažnai sukelia daugiau diskusijų nei serveriai. Kavos aparatus reikia išvalyti, ištuštinti vandens bakus, jei įmanoma, nuimti filtrus. Mikrobanges, virdulius, šaldytukus reikia išjungti bent prieš dieną, kad nespėtų tekėti vanduo ar kvapai. Jei įranga nuosava, ji įeina į inventorizaciją. Jei nuomota, reikia žinoti, ar galima ją vežti. Kartais biuro virtuvė atrodo kaip mažas sandėlis, tik visi sako, kad „čia nieko svarbaus“. Paprastai būna svaraus.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš pakrovimą?

Dažniausiai taip, bent dalį baldų reikia išmontuoti, ypač stalus, spintas, posėdžių stalus, lentynas. Bet ne visada (tiksliau – ne visada) verta išmontuoti viską iki paskutinio varžtelio Anglijoje. Kartais geriau palikti stalčius su detais, viską sunumeruoti ir sumontuoti Lietuvoje. Jei baldai seni, varžtai gali būti pavargę, plokštės trapios. Tada išmontavimas tampa rizika. Geras montuotojas žino, kada atsukti, kada sustiprinti, kada tiesiog sakyti: „geriau nejudinkim, nes sulaušysim“.

Biuro perkėlimas iš Anglijos: sklandus perėjimas per muitinę

Kada Biuro perkėlimas iš Anglijos: sklandus perėjimas gali sustoti muitinėje?

Gali sustoti, kai dokumentai nesutampa su tuo, kas realiai važiuoja. Pavyzdžiui, sąraše parašyta 8 kompiuteriai, o konteineryje randama 11, arba nurodytas vienas spausdintuvas, o atvyksta trys. Gali būti problema dėl vertės, kilmės, naudojimo paskirties, EORI duomenų, neteisingo prekės kodo. Po Brexit Jungtinė Karalystė muitų požiūriu nėra ES dalis, todėl popieriai turi būti tvarkingi. Kartais viskas išsprendžiama per kelias valandas, kartais per porą dienų. Blogiausia, kai krovinys jau stovi Lietuvoje, o žmonės laukia biure be kėdžių.

Ar sena biuro technika turi muitinį vertinimą?

Taip, turi, net jei ji atrodo sena ir niekam nebereikalinga. Muitinė negali dirbti fraze „nieko neverta“, nes techniškai daiktas vis tiek turi vertę. Galima naudoti likutinę vertę, naudojimo metus, pirkimo dokumentus, rinkos kainą panašiems įrenginiams. Senas kopijuoklės modelis nebūtinai yra nulinės vertės, ypač jei jis dar veikia. Jei technika buvo pirktą prieš septynerius metus, reikėtų bent apytikslio pirkimo fakto. Mes ne visada žinome tikslią vertę 100%, todėl geriau daryti sąžiningą įvertinimą, ne fantazuoti.

Kas mokės PVM ir muito mokestį atvykus į Klaipėdą ar Vilnių?

Tai turi būti aiškiai suderinta prieš išvežant. Kartais moka importuojanti įmonė, kartais per tarpininką, kartais per muitinės brokerį, kuris paskui pateikia sąskaitą klientui. PVM Lietuvoje dažniausiai yra 21%, bet tarifas ir lengvatos gali skirtis pagal daiktų pobūdį ir situaciją. Jei tai tikrai jūsų sena įmonės įranga, situacija gali skirtis nuo naujos įsigytos technikos. Čia nereikia spėlioti pagal draugo patarimą. Geriau prieš krovinį pasikalbėti su brokeriu ir pasakyti: „turime baldų, kompiuterių, serverių, viskas naudota“.

Ar perkelti biurą į savo įmonę lengviau nei pirkti naudotą įrangą?

Dažnai taip, nes jau žinote, kas tai yra, kaip veikia, kur stovi duomenys ir kas turi kokį laidą. Bet lengviau nereiškia paprasčiau dokumentuose. Perkelta įranga vis tiek kerta sieną, vis tiek reikia sąrašo, vertės, paskirties. Pirkti naudotą įrangą Lietuvoje gali būti greičiau, jei skubate atidaryti mažą biurą. Tačiau jei turite specifinius nustatymus, serverius, telefoniją, apsaugos sistemas, perkėlimas gali būti logiškesnis. Svarbu neskaičiuoti tik transporto kainos. Prastovos diena kartais kainuoja daugiau nei visas vežimas.

Kodėl Packing List turi būti normalus, o ne „viskas kaip buvo“?

Nes „viskas kaip buvo“ muitinėje, draudime ir sandėlyje nieko nepasako. Packing List turi rodyti, kas vežama, kiek vienetų, kur pakrauta, kam skirta, kokia apytikslė vertė. Jei turite 30 dėžių, jos turi būti sunumeruotos: dėžė 1 – dokumentai, dėžė 2 – IT priedai, dėžė 3 – virtuvė. Kai krovinys atvyksta į Klaipėdą ar Vilnių, žmonės negali spėlioti. Jei dingsta dėžė, sąrašas parodo, kas buvo viduje. Jei sąrašo nėra, prasideda „na, turbūt ten buvo“ scenarijus. O tai jau bloga muzika.

DUK: Biuro perkėlimas iš Anglijos: sklandus perėjimas per kainas ir draudimą

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Tikslaus eurų skaičiaus nedrįsčiau mesti iš galvos, nes per daug kintamųjų. Mažam biurui su keliais stalais ir dėžėmis galima matyti apie 1 500–3 000 svarų. Vidutiniam biurui su baldais, technika, daliniu išmontavimu ir iškrovimu Lietuvoje dažnai būna 3 500–8 000 svarų. Didesnis biuras, serveriai, saugykla, montavimas, laikinas sandėliavimas – jau lengvai 10 000 svarų ir daugiau. Lietuvoje montavimo darbai gali būti 40–70 eurų už valandą vienam žmogui. Kaina auga ne nuo gražaus pavadinimo, o nuo darbo valandų ir rizikos.

Kodėl viena įmonė sako 1200 svarų, kita 3500?

Nes viena galbūt mato tik vežimą iki durų, o kita – pakrovimą, išmontavimą, dėžes, dokumentus, draudimą, iškrovimą, montavimą. Yra ir blogesnis variantas: kai įmonė tiesiog meta mažą kainą, kad gautų užsakymą, o paskui pradeda „aiškintis“ vietoje. Tokių situacijų mačiau, ir jos niekam neatneša garbės. Reikia klausti, ar kaina galutinė, ar yra papildomų mokesčių už laukimą, aukštą aukštą, liftą, savaitgalį, muitinės brokeražą. Jei atsakymas miglotas, geriau sustoti. Pigiausias pasiūlymas kartais tampa brangiausia pamoka.

Ar draudimas tikrai reikalingas, jei daiktai seni?

Draudimas reikalingas ne todėl, kad daiktai seni, o todėl, kad nelaimės nebūna senos ar naujos. Sunkvežimis gali staigiai stabtelėti, dėžė gali būti pastatyta neteisingai, vanduo gali patekti per netinkamą pakavimą. Senas stalas gali būti sentimentalus, serveris gali būti brangus dėl duomenų, o kopijuoklė gali būti vienintelė, kuri dar spausdina sąskaitas. Draudimas dažniausiai dengia transportavimo rizikas, bet ne visada dengia blogą pakavimą ar neteisingą inventorizaciją. Todėl reikia skaityti sąlygas, ne tik pasirašyti. Jei vertė didelė, verta pirkti papildomą apsaugą.

Kas nutinka, jei Anglijos nuomotojas duoda tik vieną naktį iškrauti?

Tada prasideda naktinis scenarijus, kuris atrodo herojiškai, bet realybėje yra pavojingas klaidoms. Žmonės pavargę, šviesa bloga, liftas gali neveikti naktį, kaimynai skundžiasi triukšmu, o kažkas pameta dėžės numerį. Jei įmanoma, derėkitės dėl papildomos dienos arba bent prieigos nuo ankstaus ryto. Kartais nuomotojai bijo tuščio ploto ir spaudžia, nors patys nesupranta logistikos. Jei vis dėlto tenka kraustytis per naktį, turėkite daugiau žmonių, aiškų planą ir vadovą, kuris nesiaiškina kiekvienos kėdės. Kitaip rytas bus labai ilgas.

Kaip sumažinti kainą, bet nesugriauti plano?

Galima sumažinti, jei protingai atrenkate, ką vežate. Senus baldus kartais pigiau parduoti ar palikti Anglijoje, nei mokėti už svorį, tūrį ir montavimą. Dokumentus galima suskaitmeninti, nebent archyvas privalomas popierinis. Dalį smulkių daiktų darbuotojai gali vežtis patys, bet čia reikia tvarkos, ne „kas nori, tas griebia“. Perkrausymas savo jėgomis be koordinatoriaus dažnai baigiasi tuo, kad dingsta svarbiausi laidai. Kainą mažina tikslus sąrašas, ankstyvas užsakymas ir beprotiškų pageidavimų mažinimas. Skamba paprastai, bet veikia.

DUK: atvykimas į Lietuvą, montavimas ir realios problemos

Ar vežėjai Lietuvoje gali iškrauti, sudėti ir sumontuoti?

Gali, jei tai sutarta iš anksto ir komanda turi patirties su biuro baldais. Ne kiekvienas sunkvežimio vairuotojas yra montuotojas, nors kai kurie moka daugiau, nei jų pareigybė rodo. Reikia aiškiai pasakyti: iškrauti prie durų, iškrauti į konkrečius kabinetus, surinkti stalus, pakabinti lentynas, sujungti kėdes. Kiekvienas lygis kainuoja skirtingai. Jei biuras Kaune ar Vilniuje, rasti žmones lengviau. Jei Šiauliai, Marijampolė ar mažesnis miestelis, reikia derinti grafiką anksčiau. Geriausia – nufotografuoti naują biurą ir iš anksto parodyti, kur kas stovės.

Ką tikrinti pirmąją dieną naujame biure Kaune, Klaipėdoje ar Panevėžyje?

Pirmiausia tikrinkite, ar atvažiavo visos dėžės pagal numerius, ar nėra matomų pažeidimų, ar IT įranga atkeliavo atskirai ir saugiai. Tada baldai, stalčiai, spintos, durų raktai, montavimo detalės. Jei turite serverius, jų neatidarykite iškart karštoje patalpoje, leiskite prisitaikyti temperatūrai. Patikrinkite elektros lizdus, interneto įvadus, telefoniją, spausdintuvus. Smulkmena, bet svarbi: pasižymėkite, kurios dėžės turi skubius dokumentus. Nes niekas nenori ieškoti sutarčių tarp kavos filtrų ir senų monitorių.

Kas atsakingas, jei kompiuteris veikia, bet internetas ne?

Dažniausiai tai ne vežėjo kaltė, nebent laidai buvo išimti be žymėjimo arba įranga fiziškai apgadinta. Internetas priklauso tiekėjui, pastato infrastruktrai, maršrutizatoriui, sutarčiai, kartais tiesiog senam kodui durų telefone. Todėl naują adresą reikia užsisakyti iš anksto, geriausia prieš 2–4 savaites. Jei biuras didesnis, verta turėti laikiną 4G/5G ryšį pirmoms dienoms. Realistiška situacija: kompiuteriai stovi, žmonės sėdi, o interneto nėra iki penktadienio. Tada visi staiga prisimena, kad reikėjo pagalbinio plano.

Ar galima derinti perkraustymą su darbu iš namų?

Galima, ir dažnai tai yra sveikiausias sprendimas. Jei įmanoma, vieną dvi dienas aplink perkėlimą leiskite komandai dirbti nuotoliniu būdu. Tai sumažina spaudimą, žmonės nekliūna po kojų, lengviau tikrinti dėžes ir IT įrangą. Bet ne visi darbai taip telpa – klientų aptarnavimas, skambučiai, fiziniai dokumentai gali reikalauti biuro. Tada reikia padalinti komandą: vieni dirba, kiti priima krovinius. Svarbiausia, kad vienas žmogus nebūtų ir direktorius, ir sandėlininkas, ir IT pagalba, ir kavos aparato gelbėtojas. Taip ilgai netemps.

Koks paprasčiausias planas, kad viskas nesugriūtų paskutinę minutę?

Pirmiausia paskirkite vieną atsakingą žmogų iš savo pusės, ne penkis, kurie visi „kažką daro“. Tada inventorizacija, dokumentai, pakavimo medžiagos, IT išjungimo planas, naujo biuro planas, kontaktai ir rezervinė diena. Kai klientai klausia apie „Biuro perkėlimas iš Anglijos: sklandus perėjimas“, jie iš tikrųjų nori vieno dalyko – kad niekas netaptų gaisru. Todėl susirašykite, kas važiuoja, kas pasirašo, kas moka, kas tikrina dėžes, kas montuoja, kas sprendžia problemas. Jei kas nors sako „nereikia sąrašo“, nesutikite. Sąrašas nėra biurokratija, sąrašas yra ramybė.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Anglijos: sklandus perėjimas neįvyksta nuo gražaus planų segtuvo. Jis įvyksta tada, kai inventorizacija sutampa su dėžėmis, vairuotojas žino, kur važiuoja, muitinė gauna tvarkingus dokumentus, o biure yra bent vienas žmogus, kuris gali priimti sprendimą vietoje. Jei darote tai pirmą kartą, nedarykite herojiškai. Skambinkit anksčiau, klauskite nepatogių klausimų, palikite rezervą dienai ir nesileiskite įtikinami, kad „kažkaip bus“. Kažkaip dažniausiai kainuoja brangiau.