Biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, matyta viską – nuo smuliukų, kurie vežia tik vieną kėdę, iki milžiniškų korporacijų, persikeliančių iš Londono centro. Galiu pasakyti tiesiogiai: biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas yra tada, kai klientas iš anksto pasiruošęs ir nelaiko vairuotojo magu. Anglija po Brexito tapo dar daugiau biurokratija, o keliai ten... na, žino tie, kas važinėja. Tačiau nėra viskas taip blogai, jeigu žinai su kuo kalbi. Čia nėra jokių mokslų, tiesiog reikia suprasti, kur gali kilti nesklandumų. Štai mano, patyrusio dispečerio, žvilgsnis į tai, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių gražiųjų frazių.

Kas ir kaip prasideda (Bendra kalba)

Ar tikrai taip brangu perkelti biurą iš Anglijos?

Viskas priklauso nuo to, ką tu vadini "brangu". Kainos šiuo metu šoktelėjo, ir degalai, ir keltų bilietai, tas pats Doverio uostas nebespjauna auksu. Biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas gali kainuoti nemažai, jeigu renkatės "viskas įskaičiuota" paslaugas, bet tada ir galvos nebereikia. Jei turite tik kelių stalų reikmenų, gali užtekti ir kelių šimtų svarų, jei tai pilnas įrangos išsiėmimas, skaičiuokite tūkstančius. Geriausia kreiptis su sąmatu, o ne spėlioti forume.

Kiek laiko turėčiau skirti planavimui?

Nemanau, kad pusė metų planavimas yra normalu, bet dvi savaitės – tai per mažai. Optimalus laikas yra apie mėnesį prieš perkėlimą. Tuo laiku reikia susitvarkyti dokumentus, kurie Anglijoje dabar truputį sudėtingesni nei anksčiau. Jei ryžtatės perkelti viską per savaitgalį, tai tikrai nebus biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas, o tik didelis stresas. Pasidėkite ankščiau, išsiaiškinkite su muitine.

Ar reikia dalyvauti patiems pakrovime?

Techniškai ne, mūsų vairuotojai moka krauti, bet jie ne mind readers. Jei paliksite juos vienus su pilna biuro erdve, gali nutikti keistų dalykų – dėžės gali būti sumestos kaip nors chaotiškai. Vienąkart buvau atvykęs, o klientas paliko „instrukciją“ ant stalo, bet vairuotojas lietuviškai nemokėjo, taipogi anglų kalbos. Geriau būkite ten bent pirmąją valandą, kad parodytumėte, kas yra kruopštaus įpakavimo, o kas – tiesiog šiukšlės.

Ką daryti su dėžėmis, kuriose nėra nieko rašoma?

Tai klasika. Klientai mano, kad jie atpažins savus dalykus, bet kai viskas sumesta į sunkvežimį, viskas atrodo vienoda. Užrašykite dėžes, geriausia iš abiejų pusių. Nerašykite tiesiog "biuro reikmenys", rašykite "pirmas stalas, kompiuteris, klaviatūra". Kitaip išsikraunant Lietuvoje praleisite pusę dienos ieškodami to pačio adapterio, kuris jums reikalingas darbams ryte.

Ar galima perkelti viską per savaitgalį?

Galima, jei Jūsų biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas yra suplanuotas iki mažiausiojo detalių. Tačiau prisiminkite, kad vairuotojai turi poilsio laiką. Jei reikia važiuoti be stabdymo iš Londono iki Vilniaus, tai neįmanoma legaliai. Taigi, jei norite pirmadienį dirbti, dažniausiai reikia, kad krovinys išvyktų jau penktadienį arba ketvirtadienį vakare.

Dokumentai ir Anglijos biurokratija (Nesąmonės, su kuriomis tenka susidurti)

Ar mums reikalingi TIR karnetai?

Dažniausiai ne, jei tai nėra transitinis krovinių pervežimas per trečiąsias šalis. Jei tiesiog vežate iš Anglijos į Lietuvą, tai tai yra bendrijos prekių (buvę ES prekės) eksportas ir importas. TIR čia nereikalingas, užtenka paprasto CMR ir eksporto deklaracijos. Nereikia gąsdinti žmonių papildomais mokesčiais už karnetus, kai jų tiesiog nereikia. Dėl to biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas neturi brangti dėl nereikalingų dokumentų.

Kas dėl VAT mokėjimų ir dokumentų?

Čia visada painu. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, ir pervežate savo turtą, paprastai taikoma 0% PVM importo tarifas, jeigu pateikiate tinkamus dokumentus – t.y., eksporto deklaraciją iš UK ir importo deklaraciją į LT. Jeigu dokumentų nėra, mokesčių mokestėlis gali būti nemalonus. Būtinai pasidomėkite savo buhalterio dėl to, kadangi aš tik vairuotojų ir mašinų žmogus, o ne mokesčių ekspertas.

Kaip sužinoti, ar mūsų krovinys nebus sustabdytas muitinėje?

Nieko tikro nebus, nebent jūsų atstovas dirba blogai. Muitinės sistemose viskas matoma iš anksto. Jeigu biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas yra užtikrinamas profesionalia ekspedicija, jie iš anksto pateiks visus duomenis į NCTS sistemą. Jei būsite sustabdyti fiziškai pasienio punkte, tai tikrai keiksnis, tai reiškia, kažkas buvo padaryta neteisingai dokumentuose.

Ar sunku gauti EORI numerį?

Anglijoje dabar reikalingas EORI numeris (jeigu anksčiau jo neturėjote). Gauti jį internetu nėra labai sunku, tai trunka apie 10 minučių, jeigu žinote, kur ieškoti. Bet girdėjau istorijų, kad žmonėms užstrigdavo sistemose dėl blogai įvesto adreso. Geriau tai padaryti savaitę prieš perkėlimą, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi prie jūsų durų.

Kas dėl elektronikos, turiu kodų sąrašą?

Taip, būtina. Muitinė turi žinoti, kas yra tose dėžėse. Kompiuteriai, monitoriai, serveriai – viskas turi savo KN (kombinuotojų prekių) kodus. Jeigu pasakysite "biuro technika", muitininkas gali priekaištauti. Turi būti konkrečiau: "Nešiojami kompiuteriai", "Stacionarūs kompiuteriai" ir panašiai. Be tų kodų biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas gali pavėluoti, nes reikės aiškintis kas ten per daiktai.

Ar reikia draudimo poliso?

Be abejo. Nors vairuotojai yra atsakingi, jų atsakomybė dažnai apribota (pvz., 8,33 SDR/kg). Tai reiškia, jeigu sunaikinsite brangų serverį, kuris sveria nedaug, gausite tik nosį. Susitarkite dėl visos vertės draudimo iš anksto. Geriausia mokėti šiek tiek daugiau, bet būti ramiam, o ne vėliau ieškoti kaltės.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Formaliai negalima maišyti, nors visi tai daro. Jeigu muitinė pamatys, kad tarp biuro stalų yra kelios dėžės su drabužiais ar vaiko žaislais, gali būti nesklandumų. Geriau tuos daiktus paskelbti kaip "asmeninį turtą" arba vežti atskirai. Nereikia taiškyti laimės, Anglijos muitinės darbuotojai dabar yra itin budrūs.

Logistika ir vairuotojai (Kas vyksta kelyje)

Kokio tipo sunkvežimį rinktis?

Jei perkstate tik keletą dėžių, tai 3,5 tonų sunkvežimis ("lorry") gali būti pigiausias. Tačiau jeigu ten daug baldų, reikės didesnio. Žinokite, dideli sunkvežimiai (pvz., 40 pėdų) ne visuomet galiu važiuoti į miesto centrus arba prie jūsų biuro Anglijoje dėl apribojimų. Reikia tikslaus adreso su pastatų aukštumu arba pervažiavimo aukščiu.

Ar vairuotojas gels padėti išpakuoti?

Taip, jeigu tai suderinta jau sutartyje. Dauguma vairuotojų tiesiog iškrauna į grindis. Jei jums reikia, kad jis nuneštų dėžę į trečią aukštą liftu arba suremontuotų stalą, tai jau papildoma paslauga, vadinama "man with van" tipo paslauga. Nereikia许多tikėtis, kad vairuotojas, kuris važiavo 10 valandų, liks dar dvi valandas statyti lentynas.

Kas jei vairuotojas užstringa Anglijoje dėl traškinimo (trafiko)?

Tai reali situacija. M1 arba M25 greitkeliai yra nuolat užstrigę. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas jums kritiškas, planuokite laiko atsargas. Jeigu vairuotojas pavėluos valandą ar dėl spūsčių, tai nėra jo kaltė. Geriau turėti atsarginį planą, pvz.,, kad darbuotojai dirba iš namų tą dieną.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Mūsų ofisas tikrai mati, kur mašina yra. Jeigu norite sekti patys, galiu atsiųsti nuorodą (prieš tai buvome sakę, kad sistema neveikia, bet dabar jie pataisė). Tai padeda išvengti streso, kai nežinai, ar jau jūsų baldai jau Lietuvoje, ar dar tebestovi kelyje.

Kas dėl parkavimo prie biuro Anglijoje?

Tai didelis galvos skausmas. Londono ar Mančesterio centre negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio ant šaligatvio. Jums reikės iš anksto gauti leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bay) arba rasti artimiausią vietą, kur vairuotojas galėtų laikinai palikti mašiną. Be to biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas gali baigtis baudom už neteisingą parkavimą, jeigu neapsirūpinsite.

Ar gabenate į atokius kaimelius Velse ar Škotijoje?

Vežame, bet tai brangiau. Reikia atsižvelgti į tai, kad ten keliai gali būti siauresni, o vairuotojui gali tekti važiuoti daugiau laiko, negu numatyta. Beje, jei ten kalbėsite tik velsietiškai ar škotiškai (prieš tai buvau sakęs kad mūsų vairuotojai kalba angliškai, bet tarmės gali būti sunkios), tai gali būti nesklandumų su komunikacija, tačiau dažniausiai susitvarkome pažymėjimais.

Kas jei pažeidžiamas serveris ar jautri įranga?

Jei tai jūsų brangiausias turtas, reikia tai specialiai pažymėti. Jūs turite supakuoti tai į originalią arba specialią dėžę. Vairuotojas jums nepadės atsieti kabelių, jis tik perveš. Jeigu atvykus randama, kad serveris sulūžo, reikia tučtuojau pranešti draudikui ir daryti nuotraukas. Nerašykite po savaitės.

Ar atvežate ir atgal tą pačią mašiną?

Dažniausiai taip, ypač jeigu tai didelės mašinos. Vairuotojas atveža, iškrauna, tuomet tuščia grįžta arba pasiima kitą krovinį. Kartais, jeigu perkėlimas mažas, gali būti naudojama dalinė krovimo mašina (groupage), kuri paima kelis klientų krovinius vienu metu. Tai pigiau, bet lėčiau.

Pinigai ir problemos (Apie ką niekas nesako)

Kokia yra įmoka už keltų bilietus?

Keltų kainos svyruoja priklausomai nuo sezono. Vasarą brangiau, žiemą pigiau. Taip pat, kuro priedai. Kai kurios firmos įtraukia tai į galutinę kainą, kitos rodo atskirai. Būkite budrūs, nes gali būti, kad jums pasakys "kaina be keltų", o paskui pridės dar 200 svarų už kelionę per Lamanšą.

Ar gali būti paslėptų mokesčių?

Gali būti, jeigu nesiderėjate dėl "viskas įskaičiuota". Pavyzdžiui, už laukimą prie kliento (jei vairuotojas laukia ilgiau nei 1 valandą), už sunkių daiktų kėlimą ne liftu, už užstatą (trolley). Norint, kad biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas neštų staigmenų, prašykite sąmatos su išvardytais visais galimais priedais prieš pradedant.

Kas dėl depozito?

Paprastai imama 10-20% avanso, kad užtikrintumėt datą. Jeigu atšaukiate paskutinę minutę, depozitas gali likti mums, nes mašina jau rezervuota. Tai standartinė praktika. Nereikia manyti, kad galite susitarti šeštadienį ryte ir atšaukti penktadienį vakare be pasekmių.

Ar galima apmokėti iš Anglijos sąskaitos?

Taip, galite mokėti svarais arba eurais į mūsų lietuvišką sąskaitą. Bankai ima komisinius už valiutos konvertavimą, tad žiūrėkite, kad pinigai atvyktų pilnais. Jeigu mokate iš UK, reikia mums nusiųsti banko patvirtinimą, kad matytume, kada pinigai bus pas mus.

Kas nutinka, jei klientas nepasiruošęs išsirengti?

Vairuotojas negali laukti amžinai. Jei jis atvyksta 9:00, o jūs vis dar pakruojote stalus 12:00, tai laukimas bus apmokėtas. Vieną kartą turėjau klientą, kuris pamiršo raktus nuo sandėlio Anglijoje. Visi teko laukti valandą, kol atvažiavo raktininkas. Tas laukimas buvo sąskaitoje. Būkite pasiruošę.

Ar pasiliekate statybių atliekas?

Galime, bet už papildomą mokestį. Nereikia manyti, kad mes esame šiukšlių ivežėjai. Stalų išmontavimo metu susidaro daug pakuočių, plastiko, pavadėlių. Jeigu tai norite, kad mes išvežtume į šiukšliadėžę, tai papildomi darbai. Geriau susitvarkyti patys, jeigu norite sutaupyti.

Kaip elgtis, jei įranga sugedė pervežimo metu?

Tikrai nedarykite scenos su vairuotoju. Jis tik vežėjas. Reikia skambinti mums, dispečeriui. Mes išsiunčiame draudimo įvykio formą. Toliau viską sprendžia draudikas. Jeigu jūsų kompiuteris buvo sulūžęs jau prieš pakrovimą (o taip buvo vieną kartą), tai vairuotojas tai pastebės ir užrašys į aktą, tad draudimo nebus. Būkite sąžiningi.

Ar vežate pavojingas medžiagas?

Ne. Jeigu turite dažų, chemikalų ar kas neaiškaus kampo susidariusios medžiagos, tai turite pasakyti iš anksto. Be tam tikrų leidimų (ADR) tai neįmanoma legaliai vežti. Mes nesiimsime rizikos dėl kelių dėl jūsų senų dažų balų.

Ar galite padėti suruošti naująją patalpą?

Mes galime padėti iškrauti ir pastatyti, kur jūs sakykite. Bet jeigu reikia planuoti, kur stovės stalas, kur spausdintuvas, tai jūsų darbas. Geriau tą padaryti anksčiau pažymėjus grindis lipdukais, kad vairuotojas nebešvaistyti laiko klausinėdamas "kur šis dėti?".

Smulkmenos, kurios svarbiausios (Pabaigos)

Ar reikia pranešti apie parkavimą Lietuvoje?

Taip pat svarbu kaip ir Anglijoje. Jeigu centro vietoje, reikia rezervuoti vietą arba gauti leidimą sustabdyti sunkvežimį. Lietuvos eismo policija taip pat mėgsta rašyti baudas, ypač Vilniaus senamiestyje. Norint, kad biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas baigtųsi ne su bauda, o su kavos puodeliu, pasirūpinkite vieta iš anksto.

Kas su tais stendais ir dideliais vitrinomis?

Dideli daiktai reikalauja specialios įrangos. Paprastas vairuotojas su rankomis tos nekelia. Reikia žinoti matmenis ir svorį. Jeigu vitrina yra labai aukšta ir neįeina į liftą, reikės kelti per langus ar laiptus. Tai brangu ir reikalauja inžinerinio sprendimo.

Ar atvežate kavos aparatus?

Taip, bet turi būti išleistas vanduo. Vieną kartą klientas nenuleido vandens, ir jis išsiliejo per visas dėžes. Kava buvo visur. Būkite protingi, išjunkite ir išleiskite skysčius iš visų aparatų prieš pakavimą. Tai pagrindinė taisyklė, kurią dažnai pamirštama.

Galite pasiūlyti sandėliavimą tarpiniam laikotarpiui?

Galime, jeigu mūsų sandėlyje yra vietos. Jeigu jūsų naujas biuras dar nebaigtas, o senąjį reikia išmesti, galime laikinai laikyti jūsų daiktus pas mus Lietuvoje. Tai padeda išvengti chaoso, kai viskas vyksta vienu metu.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepasiklysta?

Darykite inventoriaus sąrašą. Nereikai detalaus iki kiekvieno pieštuko, bet grupuokite. "Stalai - 5 vnt", "Kėdės - 20 vnt". Patikrinkite, kai išsikraunate, ar viskas čia. Jeigu trūksta dėžės, skambinkite iš karto, ne tada, kai pradėsite montuoti biurą po mėnesio.

Ką daryti, jei reikia skubaus perkėlimo?

Skambinkite man. Kartais pavyksta išsiųsti mašiną tą pačią dieną, jeigu ji tuščia grįžta. Tačiau tai retai ir brangu. Geriau nedarykite spaudimo sau pačiam. Planuokite正常iai (normaliai), tada ir kaina mažesnė, ir nervai sveikesni.

Ar verta klausti kaimynų apie jų patirtį?

Kartais taip, kartais ne. Kaimynas gali pasakyti, kad "viskas blogai", nes jis pats susitarė su bloga firma. Klauskite tų, kurie dirba logistikoje, arba žiūrėkite atsiliepimus internete, bet ne tų, kurie parašyti prieš metus. Rinka pasikeitė.

Galite sujungti kelis biurus į vieną mašiną?

Taip, tai vadinamas "konsolidavimas". Jeigu turite dvi mažas padalinius Anglijoje, galime juos apvažiuoti ir surinkti vieną į mašiną. Tačiau tai užtrunka ilgiau, reikia gero maršruto planavimo, kad vairuotojas nevažinėtų šiaurė-pietus be reikalo.

Kas yra svarbiausia gale?

Kad visi būtų laimingi. Vairuotojas nori namo, jūs norite dirbti. Pasidarykite kavos, nusiraminkite, pasakykite "ačiū". Tai padeda susiformuoti geriems ryšiams ateityje. Galbūt dar kada nors reikės biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas, ir jūs susirąsite tą pačią firmą.

Išvada

Viskas baigiasi taip, kaip prasideda – planavimu. Jeigu pasirūpinsite dokumentais, iš anksto susitarsite dėl kainos ir būsite pasiruošę dieną išsikrauti, viskas vyks gerai. Biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus ir efektyvus procesas nėra magija, tai tiesiog darbas, kurį reikia atlikti sistemingai. Naudokitės patirtimi, kurią suteikiate jums, ir nebijokite klausti "kvailų" klausimų, geriau klausti dabar, nei verkti vėliau prie sulaužytų baldų. Sėkmės jūsų naujame biure Lietuvoje.