Biuro perkėlimas iš Anglijos: sėkmingas organizavimas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmečius, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos niekada nevyksta taip, kaip planuojame PowerPoint prezentacijoje. Anksčiau, prieš „Brexitą“, buvo paprasčiau: pakrauti, važiuoti, iškrauti. Dabar? Dabar tai yra loginis triukas su dokumentais, muitine ir britų užkasiais. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik fizinis daiktų persikėlimas, tačiau iš tikrųjų tai daugiau apie nervų valdymą ir biurokratiją. Štai jums realus vaizdas, kaip viskas vyksta be jokių gražių filtrų.

Dokumentai ir muitinės nusivylimai

Ar po „Brexit“ viskas pasikeitė?

Labai pasikeitė, ir ne ta linkme, ką norėtume. Anksčiau biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą ar atvirkščiai buvo beveik kaip vidinio pervežimo. Dabar reikia mūsų vairuotojams ir klientams susidurti su custom deklaracijomis. Jei neturite tinkamo EORI numerio arba jūsų inventorius nėra tiksliai užpildytas eksporto sąraše, sėdėsite pasienyje valandas. Tiesa, paskutiniu metu daugelis jau pripranto, bet vis dar pasitaiko situacijų, kai muitininkas tiesiog „užstrigta“ su kokiais nors kompiuteriais.

Ką daryti su kompiuteriais ir technika?

Tai nuolatinis galvos skausmas. Technika yra jautri prekė, o jei dar ir serijiniai numeriai nesutampa su deklaracija, prasideda problemos. Patariu visus nešiojamuosius kompiuterius ir serverius turėti inventoriuje su serial numbers. Vieną kartą turėjau klientą, kuris nusprendė vežti seną serverį, kurio nebeveikė, o muitinėje maniau, kad tai kažkokia slapta technika. Teko rodyti, kad jis tiesiog metalo laužas. Geriausia viską nuotraukoti ir iš anksto susitarti su tirtėju.

Ar turiu mokėti PVM ar mokesčius už biuro inventorius?

Jei tai ne nauja prekė, o jūsų naudotas biuro turtas, dažniausiai galioja atleidimas nuo PVM (intra-community supply), bet tik jei viskas tvarkingai suformuluota dokumentuose. Čia esu dalinis. (Tikrai ne teisininkas, bet dažnai taip būna). Jei vežate naujas kėdes iš parduotuvės Anglijoje į savo naują biurą Lietuvoje, tai jau yra įsigijimas ir reikės mokėti Lietuvos PVM. Geriau pasiklausti apie tai savo buhalterio, kadangi taisyklės keičiasi dažniau nei man keičiasi padangės.

Kiek laiko užtrunka dokumentų išdarymas?

Pats procesas gali užtrukti nuo vienos dienos iki savaitės, priklausomai nuo to, kiek greitai jūs pateikiate duomenis. Jei viską turite parengta – sąrašas Exceliu, vertės, svoriai – tai valanda ir viskas baigta. Bet jei pradžioje sakykite „ten kelios dėžės“, o paskui pasirodo, kad yra trys furgonai, tai manau, supratote. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja disciplinos, ir dokumentai yra pirmasis dalykas, kurį reikia padaryti, o ne paskutinis.

Kas daryti, jei dingsta dokumentai?

Tai baisiausia būsena, bet, dievo dėka, reta. Visada darykite kopijas. Vieną kartą dėl vėjo (tiesiog fiziškai nupūstė) vairuotojas prarado CMR kopiją, bet mum buvo padaryta nuotrauka iš telefono. Muitinėje susižinojo, nenukentėjo. Tačiau jei dingsta originalūs eksporto dokumentai iš JK pusės, tai gali būti problema, nes juos reikia atstatyti. Tai ilgai ir varginančiai.

Logistika ir fizinis darbas

Kokia mašina reikalinga mano biurui?

Nesakykite „man tik keli dėžės“, paskui ten telpa sofa ir penki stalai. Paprastai biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą ar atvirkščiai darome 3.5 tonos arba 7.5 tonos furgonais. Jei turite daug baldų, patariu didesnę. Mažesnėmis mašinomis važiuoti brangiau dėl daugiau reisų. Be to, didelė mašina geriau išlaiko kelią Anglijoje, kur tie greičkeliai... na, jie specifiniai.

Ar galima perkelti biuro seifą?

Žinoma, bet seifai yra sunkūs. Labai sunkūs. Kartais neturime keltuvo, ir tada tenka dirbti rankomis, kas nėra saugu. Jei turite didelį metalinį seifą, praneškite iš anksto. Vieną kartą teko išmontuoti grindas, nes seifą neįmanoma įvežti pro duris. Taigi, matuokite duris. Ne tik laiptinės, bet ir patalpės.

Kaip su el. parduotuvėmis ar sandėliais?

Jei biuro perkėlimas iš Anglijos apima ir sandėlio perkėlimą, tai viskas kitokia drama. Ten reikia ne tik vežti, bet ir rūšiuoti. Dažnai klientai sako, kad viskas tvarkingai, o atvyksta – viskas sumaišyta. Ten reikia daugiau žmonių. Dar svarbu – ar sandėlyje yra keltuvas? Jei ne, mūsų vairuotojai nebus laimingi nešti po 50 kilogramų dėžes rankomis per 6 valandas.

Ar galima vežti augalus?

Techniškai taip, bet yra rizika. Muitinė gali uždelsti dėl fitosanitarinių reikalavimų, o augalai gali numirti uždarame furgone. Geriau juos palikti kolegoms arba vežti savo automobiliu. Anglijoje dirbuojančios firmos dažnai turi daug žaliųjų augalų, bet jų pervežimas per kanalą nėra vertas streso. Vienas klientas taip parsivežė didelę palmę, kuri po kelionės atrodė kaip keptas kopūstas.

Kaip tvarkomasi su parkingu Anglijos miestuose?

Londonas ar Mančesteris – tai naktmarė. Jei jūsų biuras yra miesto centre, reikia gauti leidimą stovėjimui (parking suspension). Be to, mūsų mašinos didelės, ir jos negali važiuoti į visus kvartalus. Kartais tenka krauti ant „puploader“ – toks mažesnis sunkvežimis, kuris vežia daiktus į gatvės, kur negali užvažiuoti didelis furgonas. Tai papildomas laikas ir, žinoma, kaina.

Kainos ir biudžetas

Kiek kainuoja toks reisas?

Klausimas kaip „kiek kainuoja automobilis?“. Priklauso nuo tūrio, svorio, atstumo (ar tai Londonas, ar kažkas Škotijoje) ir to, kiek greitai reikia vežti. Biuro perkėlimas iš Anglijos vidutiniškai kainuoja nuo 1 tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų. Taip pat svarbu kuro kaina, kuri šokinėja kaip nori. Paskutinį kartą kuras pakilo 10 proc. per savaitę, ir tekdavo koreguoti įkainius.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei esate nuolatinis klientas arba sutartyje įrašome keletą reisų per metus, taip, visada galima susitarti. Bet nedarykite to per telefono paskutinę minutę. Vadybininkai turi savo ribas. Aš asmeniškai stengiuosi padėti tiems, kurie nešneka su dėžėmis prie vairuotojo galvos ir gerai moka. Viskas remiasi pagarba.

Kas įeina į kainą?

Įprastai tai: mašina su vairuotoju, kuras, kėlimo darbai (jei nenurodyta kitaip), draudimas. Bet neįeina pakavimo medžiagos (dėžės, lipdukai, burbuliukai) arba jų išvežimas (utilizacija). Taip pat, jei reikia dirbti naktį arba savaitgalį, tai papildomai mokama. Anglijoje darbininkai mėgsta už naktinius darbus gauti didesnį atlyginimą.

Ar reikia mokėti depozitą?

Dažniausiai taip, ypač jei tai didelis ir sudėtingas biuro perkėlimas iš Anglijos. Tai užtikrina, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę, kai mes jau esame su mašina prie durų. Depozitas grąžinamas po atliktų darbų. Kartais, jei pažįstami daug metų, galima ir be, bet tai retas atvejis.

Ką daryti, jei biudžetas per mažas?

Tada reikia mažinti tūrį. Galbūt neverta vežti tų senų, suskilusių lentynų? Nupirkite naujas Lietuvoje, bus pigiau nei vežti metalo laužą per visą Europą. Kartais klientai bando sutaupyti ant vairuotojo pietų, bet tai... na, nekeiskime temą. Sutaupykite ant daiktų, ne ant žmonių.

Pakavimas ir organizavimas

Ar jūsų komanda padeda supakuoti?

Taip, mes darome ir „full service“ pakavimą. Atvykstame, išmontuojame, supakuojame į dėžes, užkleipjame. Tai brangiau, bet taip geriau išvengsite sulūžusių monitorių. Vieną kartą klientas bandė taupyti ir pats supako serverius į paprastas dėžės be užpildo. Rezultatas? Nebeveikiantys serveriai ir depresija vadybininkui.

Kokias dėžes naudoti?

Reikalingos stiprios, dvigubos sienelės dėžės, ypač knygoms. Knygos yra sunkios. Jei įmesite per daug knygų į silpną dėžę, ji tiesiog išsilies. Mažiems daiktams naudojame „small boxes“ (dėžės 30x40cm). Stalams ir kėdėms naudojame specialias apsaugas. Nenaudokite senų prekybos centrų dėžių – jos nėra pritaikytos perkėlimui.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Parašykite, kas viduje ir į kurį kambarį eina. Pvz., „Buhalterija, 2 aukštas“. Jei parašysite tiesiog „biuras“, mes ją numesime pirmą patiką vietą. Tada jūs pačios galėsite nešti tą dėžę į trečią aukštą. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa košmaru, kai reikia spėti, kur dėjo tuos failus.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Geriau juos vežti su savimi, o ne su kroviniu. Žinoma, jei tai archyvas, uždarytas dėžėse su spynomis, tai gerai. Mes neatsidarydame jūsų dėžių. Bet jei ten yra pinigai ar brangūs sertifikatai, geriau juos turėti pas save. Vieną kartą dėžė su pinigais nukrito nuo keltuvo ir... na, laimingi, kad niekas nesužinojo.

Kiek laiko užtrunka išmontavimas?

Priklauso nuo to, kiek sudėtingi baldai. Paprasti stalai – 10 minučių. Sudėtinga recepcija su vitrinomis – 2 valandas. Geriau, jei darbuotojai iš anksto išsiima daiktus iš stalų. Jei mums tenka tuščinti stalus, tai užtrunka amžinybę. Pasakykite savo žmonėms, kad pasiruošia – tai padės sutaupyti pinigų.

Rizikos ir nenumatyti atsitikimai

Kas nutinka, jei sugenda furgonas?

Tai blogiausias scenarijus, bet mes turime draudimą ir galime išsiųsti kitą mašiną, jei įvykia nenumatyta techninė bėda. Kartais tai užtrunka dieną, kartais dvi. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos yra labai skubus, reikia turėti planą B. Geriau neplanuoti svarbiausią susirinkimą pirmąją dieną po atvykimo.

Ar yra draudimas?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą (CMR insurance). Bet jis apima tik tą sumą, kurią užrašome sąraše. Jei turite brangų meno kūrinį biure, privalome tai žinoti ir įvertinti atskirai. Standartinis draudimas neapims milijoninės vertės daiktų. Skaitykite sutartį, ten viskas parašyta.

Kas jei pažeidžiame kaimyno turtą?

Tai nutinka. Ypač Anglijoje, kur taksi siauri. Jei mūsų vairuotojas nutrauko kaimyno tvorą, mūsų draudimas tai padengia. Nereikia tuomet šaukti policijos ar grasinti teismu. tiesiog paimkite nuotraukas, susisiekite su mumis, ir viskas išsprendžiama civilizuotai. Mes nebebegyname urvuose.

Ar galiu atšaukti užsakymą?

Galite, bet jei tai darote paskutinę minutę, kai mašina jau važiuoja, turėsite sumokėti baudą arba bent jau dienos nuomos kainą. Vairuotojų reikia maitinti ir mokėti, net jei jie važiuoja tuščiomis atgal. Nemanau, kad jums patiktų dirbti nemokamai, taip ir jiems.

Kaip elgtis, jei dingsta daiktas?

Tai retai, bet nutinka. Kartais dėžė nukelia į kitą biurą arba lieka ankstesnėje stotelėjeje. Viskas tvarkoma pagal inventorinį sąrašą. Jei dėžės nėra sąraše, sunku įrodyti, kad ji buvo. Todėl tiek svarbu tiek pakavimo metu padaryti nuotraukas, tiek pasirašyti, kad dėžių buvo tiek ir tiek.

Finaliniai nuomonės ir patarimai

Ar verta tai daryti savo jėgomis?

Jei tai tik kelios kėdės ir nešiojamas kompiuterius – taip. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos reiškia viso biuro išsikraustymą – ne. Pervežimo kompanijos turi įrangą, patirtį ir žino, ką daryti, jei kažkas nepaeina. Jūsų darbuotojai yra skirti dirbti, o ne nešti dėžes su popierium.

Kokios dažniausiai klaidos daroma?

Pagrindinė klaida – laiko trūkumas. Žmonės pradeda planuoti savaitę prieš išvykimą. Reikia bent mėnesio, o geriau dviejų. Antra klaida – nepakankamas inventorius. Tikėkitės, kad vairuotojas gali pamiršti, ką įdėjo į paskutinę dėžę po 12 valandų darbo.

Ar reikia iš anksto apžiūrėti vietą?

Labai rekomenduoju. Ypač jei reikia įvežti daiktą į pastatą, kur nėra lifto arba yra siauri koridoriai. Galime atvykti (arba padaryti nuotraukas vaizdo skambučiu) ir įvertinti. Tai išvengsime to situacijos, kai sofa neužlenda pro lifto duris (tai klasika).

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Formaliai ne, nes tai yra komercinis krovinys. Jei darbuotojai paslėps savo drabužius tarp biuro dėžių, o muitinėje ras, tai gali būti pažeidimas. Geriau tegul kiekvienas veža savo daiktus atskirai arba suderiname, kad tai būtų deklaruojami asmeniniai daiktai.

Kaip susitarti dėl mokėjimo?

Standartiškai – 50 proc. avanso, likutį atsiskaitome gavus daiktus. Esu griežtas dėl to, nes buvau atvejų, kai gavome daiktus, o klientas „dingdavo“ mokėjimui. Tai smagu tik tiems, kurie moka. (Na, nebent esame seni pažįstami, tai galima ir su pasitikiimu).

Ką daryti su senais biuro baldais, kuriuos nenešiu?

Anglijoje yra specifinės atliekų tvarkymo taisyklės. Negali tiesiog mesti ant gatvės. Reikia iškviesti specialią komandą, kuri tai paims. Tai papildoma kaina, bet už tai gausite atleistuką (waste transfer note). Be jo, gali būti didelė bauda iš vietos savivaldybės.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys?

Taip, dauguma furgonų turi GPS stebėjimą. Galiu jums nusiųsti nuorodą, kur matote, kur mašina stovi. Bet nerašykite man kas valandą, kodėl ji stovi vietoje – gali būti, kad vairuotojas tiesiog privalo ilsėtis pagal taisykles.

Kas daryti su raktų perdavimu?

Svarbu suderinti, kas paskutinis užrakins duris Anglijoje ir kas pirmas atidarys Lietuvoje. Kartais pasitaiko, kad raktai dingsta kelionės metu. Geriau padaryti kopijas arba patikėti atsakingam žmogui.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Spalvas, lakus, chemikalą? Ne, ne be specialios leidimų. Biure dažnai būna valymo priemonių, kurios yra pavojingos. Jos turi būti pašalintos pagal atitinkamus standartus prieš mūsų atvykimą. Mes ne vežame bombas.

Ar reikia išvalyti biurą prie išvykimo?

Bendra praktika – taip. Anglijos nuomotojai dažnai reikalauja „professional cleaning“. Tai nėra mūsų darbas, mes tik pervežame. Bet galiu suorganizuoti ir valymą, jei reikia. Viskas vienoje vietoje.

Ką daryti su serverių duomenimis?

Prieš išjungiant serverius, būtinai padarykite backup. Judesys gali sugadinti diskus, jei jie nebuvo tinkamai išjungti. Nuo atsakomybės neapsaugosime jūsų duomenų, tik fizinę techniką. Tai labai svarbu.

Ar galima susitikti savaitgalį?

Taip, jei tai būtina, dirbame ir savaitgaliais, bet tai kainuoja brangiau. Anglijoje darbo įstatymai griežti. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos vyksta sekmadienį, laukit didesnio sąskaitos faktūros.

Kaip apsisaugoti nuo sukčių?

Rinkitės patikimas kompanijas, ne tas, kurios siūlo kainą pusantro karto mažesnę nei rinkos. Tokios kompanijos dažnai pasiima avansą ir dingsta. Patikrinkite atsiliepimus, paskambinkite į biurą. Jei niekas neatsiliepia, nebekvieskite.

Ar reikia rūpintis vairuotojų nakvyne?

Jei tai ilgas maršrutas, įskaičiuota mūsų sąskaitoje. Jei reikia, kad vairuotojas lauktų kelias dienas, tai reikia susitarti dėl dienpinigių. Anglijoje viešbučiai brangūs, tai taip pat įeina į kainą.

Ką daryti, jei pasikeičia adresas?

Praneškite kuo greičiau. Jei pakeičiate adresą tuo metu, kai mes jau važiuojame, gali tekti mokėti už papildomą kilometražą. Navigacijos keičiasi, bet kuras ne.

Ar galima įsirašyti į sąrašą daiktų, kurių nėra?

Niekada. Tai apgaulė. Jei sąraše rašo 50 dėžių, o realiai yra 30, tai problema draudimo atžvilgiu. O jei rašo 30, o yra 50 – tai problemos su vietos trūkumu mašinoje. Būkite sąžiningi, tai padės mums padėti jums.

Ar reikia duoti arbatos vairuotojams?

Ne privaloma, bet labai pagerina nuotaiką. Anglų vairuotojai mėgsta geros kavos. Tai nedidelis dalykas, bet žmonės dirba geriau, kai jaučiasi pagarbinami.

Kas atsitinka su statybinėmis atliekomis?

Jeigu perkėlimo metu susidaro statybinių atliekų (pakuotės, plastikas), mes jas surenkame ir išvežame. Bet ne vienas tas plastikas užpildys visą furgoną, tai papildomas krovinių. Sutarkime dėl išvežimo iš anksto.

Ar galima vežti vaikių žaislus iš biuro darželio?

Taip, tai dažnai būna. Tik reikia tikrinti, ar nėra draudžiamų medžiagų. Taip pat žaislai dažnai būna nešvarūs, reikėtų juos nuplauti prieš pakavimą, kad nešlietų kitus daiktus.

Ar turite leidimus dirbti Anglijoje?

Taip, mūsų kompanija turi visus reikalingus licencijas (Operator’s Licence) ir draudimus JK. Be to, negalima tiesiog važiuoti ten ir dirbti be leidimų, tai nusikalstama.

Ką daryti, jei daiktai atvykta drėgni?

Tai retai, bet jei lijo per atidarymą arba buvo nutekėjimas, nedelsiant darykite nuotraukas. Drėgmės pažeidimai turi būti užregistruoti tą pačią dieną. Po savaitės neįrodysite, kad pelėsis atsirado ne dėl jūsų drėgno rūsio Lietuvoje.

Ar galima įsigyti dėžių iš jūsų?

Žinoma, parduodame ir naujas, ir naudotas dėžes. Naudotos pigiau. Jas galime atvežti iš anksto prieš pakavimą. Tada turite laiko ramiai susirūpinti inventoriumi.

Kas daryti, jei tarpusavyje susipyksta darbuotojai?

Tai ne mūsų problema (šypsojasi). Mes esam tik perkėlimo kompanija. Bet stengiamės nekišti nosies į jūsų vidines rietuves. Dirbame greitai ir tyliai, kad ne trukdytume.

Ar reikia išjungti elektros skaitiklius?

Būtina. Paskutinis žmogas išsijungia viską: vandenį, elektrą, dujas. Užrakina langus. Ir nepamirškite paimti duonų (angliškas terminas – crumbs, bet turiu omenyje duonos trupinius, nes velniai pames, kiek svetainėse lieka maisto atliekų).

Ar galima vežti alkoholį iš biuro baro?

Jei tai legalus biuro turtas (pvz., klientams dovanos), tai galima, bet reikia deklaruoti. Jei tai asmeninis alkoholis, tai gali būti apmokestintas kaip prekė. Geriau išgerti pietums (jokiais būdu ne vairuotojui) arba palikti kolegoms atsisveikinimui.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Anglijos nėra mokslo sritis, tai tiesiog darbas, kurį reikia atlikti kantriai. Pasiruoškite dokumentus, būkite sąžiningi apie tūrį ir nereikia pykti dėl smulkmenų. Jei viską suplanuosite protingai, tai nukeliausite savo verslį be didelio streso. O jei ne... visada galite paskambinti man, ir kažką nors sugalvosime (tik ne tada, kai furgonas jau stovi ant tilto prieš Londoną). Sėkmės.