Biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus verslo sprendimas: kaip išvengti chaoso

Dirbau šioje srityje jau virš dvidešimties metų, maždaug nuo tada, kai Anglija dar buvo "saugi" ir be Brexito problemų. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų "one-man show" biurėlių iki didelių korporacijų, kurios perkėlė visus savo IT skyrius. Sakyčiau, biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus verslo sprendimas yra tigras, kurį reikia užvaldyti, kitaip jis suvalgys jūsų nervus. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik dėžių pakrovimas į sunkvežimį, bet iš tikrųjų tai sudėtingas logistinis šachmatų partija, kur vienas neteisingas žingsnis gali kainuoti tūkstančius svarų. Čia ne apie tai, kad tiesiog nuvežtume, o apie tai, kad verslas nestotų. Jei ieškote patikimo būdo perkelti savo veiklą iš Londono ar Mančesterio, čia rasite realių patarimų be jokių gėlių.

Biuro perkėlimas iš Anglijos: planavimas ir pasiruošimas

Kada geriausia pradėti planuoti perkėlimą?

Niekada ne vėlai, bet idealiai – mažiausiai mėnesį iki du. Žinau, skamba banaliai, bet turėjau atvejų, kai klientas skambino sekmadienį ir sakė, kad reikia išvežti viską trečiadienį rytą. Tai yra siaubas. Biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus verslo sprendimas reikalauja laiko, nes reikia užsakyti keltą, surasti vairuotojus (jie dabar kaip aukso veršiai) ir suderinti dokumentus. Jei planuojate vasarą, pradėkite dar anksčiau, nes tai mūsų "aukso sezonas", ir laisvų sunkvežimių ieškoti kaip šiaudų.

Ar verta rinktis brangiausią pasiūlymą?

Ne visada. Kartais brangiausias reiškia tik geresnį marketingą, o ne geresnę paslaugą. Buvo įmonė, kuri mokėjo neįtikėtinas sumas, o jų baldai buvo supakuoti į šiukšles. Verta kreipti dėmesį į tai, kas įeina į kainą – ar pateikiamos dėžės, ar darbuotojai padeda paknuoti. Kartas nuo karto pigesnis variantas yra vairuotojas su "šlepetėmis", kuris tiesiog numeta dėžę ir važiuoja toliau. Raskite vidurį – reasonable price, bet su draudimu ir patirtimi.

Kiek laiko trunka patys pervežimai?

Tiesioginis važiavimas nuo durų iki durų, tarkime, iš Londono į Vilnių, trunka apie 30–36 valandas, jei nevažiuojate per naktį arba jei ne užstringate užkeliuose. Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus verslo sprendimas nėra tik vairavimas. Reikia pridėti pakavimą (1-2 dienos), iškrovimą Anglijoje (jei reikia), laukimą prie kelto, galbūt muitinę. Taigi, realiai skaičiuokite nuo 3 iki 5 dienų nuo to momento, kai pasakote "go", iki to momento, kai paskutinis stalas stovi vietoje.

Ar galiu padėti pakavimosi procese?

Galite, bet tikrai ne viską. Yra dalykai, kuriuos geriau palikti mums, ypač tūrinę techniką. Vienas klientas bandė taupyti ir pats supako serverius į paprastas kibires. Neklauskit, kaip tai baigėsi. Geriau, jei jūs susirūpinsite smulkmenomis – asmeniniais daiktais, dokumentais. O baldus, kompiuterius ir kitą "sunkųjį" arsenalą palikite profesionalams. Tai sutaupys ne tik nervų, bet ir pinigų, kai nereikės pirkti naujų monitorių.

Ką daryti su dokumentais, jei jų labai daug?

Geriau juos susisteminti prieš mūsų atvykimą. Jei turite archyvą, kurio nebežiūrite jau dešimt metų, gal galvojate jį palikti arba sunaikinti? Nešioti tūkstančius popierių per jūrą... na, tai brangu. Jei visgi reikia, mes juos supakuosime į specialias dėžes su etiketėmis. Svarbiausia – neužrakinkite dėžių su raktais, kurių netekęs (o tai būna dažnai), ir tada teks laužti spynas.

Ar reikia inventorizuoti viską?

Labai rekomenduoju. Niekada nežinai, kas nutiks kelyje – gali būti avarija (pripažinkim, tai retai, bet būna) ar dėžė gali pamiršti kelyje. Jei turite sąrašą, kur kas yra kurioje dėžėje, gyvenimas taps kur kas lengvesnis. Be to, biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus verslo sprendimas dažnai įtraukia draudimą, o draudikai be sąrašo nebus linkę mokėti kompensacijos. Tiesiog imkite lapą ir rašykite: "1 dėžė - kompiuteriai, 2 dėžė - prieskonai virtuvei".

Ką daryti su pavojingais daiktais (dažai, chemija)?

Tai yra sunkus klausimas. Negalima tiesiog mesti į sunkvežimį tarp biurklių. Yra griežti taisyklės dėl ADR krovinių. Jei turite daugiau nei keletą litrų dažų ar valiklių, praneškite mums iš anksto. Gali reikėti specialios transporto priemonės arba papildomų leidimų. Vieną kartą teko sustoti sienoje ir aiškinti, kodėl vairuotojas veža 200 litrų balto dažo be dokumentų. Nepasidarykite taip.

Ar galima perkelti biurį savaitgalį?

Taip, ir dažnai taip darome, kad verslas nestotų. Tačiau tai kainuoja brangiau. Vairuotojai ir krovėjai turi mokėti viršvalandžius, o jei reikia dirbti sekmadienį, tai dar ir brangiau. Jei leidžia biudžetas, štai tai yra tikrai biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus verslo sprendimas, nes jums nereikia stabdyti pajamų srauto pirmadienį ryte.

Biuro perkėlimas iš Anglijos: kainos ir biudžetas

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio, svorio ir atstumo. Taip pat nuo to, kiek aukštai be reikia kelti daiktus – ar yra liftas, ar ne. Jei tenkine sukti sofą per 4 aukštus be lifto, tai kainos šoktels. Taip pat įeina keltų ir kelių mokesčiai. Anglijooje keliai (M6 toll ir panašiai) taip pat kainuoja. Visada klauskite, ar kaina yra galutinė, ar bus "papildomų" paslėptų mokesčių.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Galiu pasakyti tikrai – jei pasirašote aiškų kontraktą, paslėptų mokesčių neturėtų būti. Bet yra "neplanuotų" išlaidų. Pavyzdžiui, jei vairuotojas atvyksta ir jums reikia papildomo laiko, nes neesate pasiruošę (kas nutinka dažnai), tai gali būti prie mokesčio už laukimą. Arba jei reikia išmontuoti/montuoti baldus, o tai nebuvo planuota. Būkite sąžiningi su planuotojais.

Kokia yra vidutinė kaina?

Nepasakysiu tiksliai, nes viskas labai individualu. Mažas biuras gali kainuoti porą tūkstančių eurų, o didelis sandėlio tipo biuras – dešimtis kartų daugiau. Atsimenu vieną projektą, kuris kainavo beveik tiek, kiek kainuoja naudas automobilis. Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus verslo sprendimas gali būti ir pigesnis, jei sutalpinate daiktus į dalinį krovinią (part load), bet tada reikia laukti, kol surinksime kitą klientą tą kryptį.

Ar reikia mokėti užsidėti (deposit)?

Įprastai taip. Tai užtikrina, kad rezervaciją bus laikoma. Mes nebegalime laikyti datų "žodžiu", nes jei jūs atšaukiate paskutinę minutę, mes prarandame užsakymą. Depozitas dažnai yra grąžinamas arba atskaiciuojamas nuo galutinės sumos.

Ar priimate kredito korteles?

Daugelis mūsų dabar priima, tačiau Anglijoje bankai mums uždeda didelius mokesčius už "corporate cards" arba užsienio korteles. Geriau sutarti apie bankinį pervedimą, tai bus pigiau abiems pusėms. O jūsų buhalteris tikrai džiaugsis, kad bus aiškus įrašas.

Kas vyksta, jei aš atšaukiu perkėlimą?

Tai priklauso nuo to, kada atšaukiate. Jei prieš savaitę – prarasite depozitą. Jei prieš dieną ar tą dieną, kai vairuotojas jau važiuoja... tada teks mokėti visą arba didelę dalį sumos, nes mes jau suvartojome degalų ir laiko. Mes žmonės, turime maistui duoti.

Ar kainuoja brangiau perkelti IT įrangą?

IT įranga reikalauja ypatingo dėmesio. Jos negalima mesti į krūvą. Reikia specialių dėžių, anti-statininio pakavimo. Taip pat, jei reikia išjungti ir vėl prijungti serverius, tai jau ne krovėjo, bet IT specialisto darbas, o jie pas mus brangūs (kaip ir visur). Taip, tai brangiau nei nešti kėdes.

Ar galima gauti nuolaidą?

Visada galima pasikalbėti. Jei perkėliate ne tik biurą, bet ir darbuotojų namus, arba jei tai didelis ilgas bendradarbiavimas, mes tikrai galime pasiūlyti geresnę kainą. Nebijokite tarti, kad biudžetas yra ribotas – mes esame lankstūs (kol kas).

Ar apima draudimas?

Draudimas įeina į standartinę kainą, bet jis yra ribotas. Paprastai tai 10 GBP arba 20 GBP per kilogramą (tai keistas standartas, bet žinokit). Jei turite brangų serverį, kuris sveria 5 kg, o jis kainuoja 5000, jo nebus uždraudęs standartiniu būdu. Reikia deklaruoti brangius daiktus ir papildomai juos uždrausti.

Biuro perkėlimas iš Anglijos: muitinė ir dokumentai po Brexito

Ar reikia EORI numerio?

Taip, beveik visada. Jei esate verslas, kuris eksportuoja turtą iš JK į ES, jums reikalingas EORI numeris (GB). Be jo, muitinė neleis išvežti daiktų. Vieną kartą teko laukti kelias dienas sienoje, nes klientas negalėjo prisiminti, ar jis jį turi. Patikrinkite iš anksto, tai užtrunka tik keletą minučių internete gauti (jei neturite).

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Reikės prekių sandėlyjimo sąrašo (packing list) su apytikslėmis vertėmis. Taip pat reikės eksporto deklaracijos. Mes dažniausiai padarome eksporto deklaraciją, bet jūs turite pateikti duomenis. Jei daiktai yra naudoti ir jūs juos perkėliate kaip verslo turtą (perkeliant verslo buveinę), dažnai galima taikyti 0% PVM importo mokestį (bet tai gana sudėtinga istorija, geriau pasikalbėti su buhalteriu).

Ar daiktai bus tikrinami muitinėje?

Gali būti. Po Brexito tikrinimai tapo dažnesni, ypač jei važiuojate pro Kalais arba Dunkirką. Jei dokumentai tvarkingi, dažniausiai tiesiog praeina "skenuojant". Bet jei muitininkas įtaria, kad keliaujate su prekėmis pardavimui (o ne perkėlimui), gali sustabdyti ir patikrinti kiekvieną dėžę. Tai užtrunka valandas.

Ką daryti, jei neturiu visų pirkinių sąskaitų?

Būna ir taip, ypač jei perkėliate seną įrangą. Tada turime nustatyti kitą vertę – dažniausiai rinkos vertę. Nenuokryskite, geriau parašyti mažiau realios vertės (bet ne per mažai, kad neįtartų apgavystės) nei didžiau, nes mokesčiai skaičiuojami nuo vertės. Nors... jei vertė per maža, gali būti bauda. Čia reikia sveiko proto.

Ar reikia mokėti importo mokestį (PVM)?

Jei perkėlite savo verslo turtą iš Anglijos į Lietuvą (ar kitą ES šalį) ir tęsiate veiklą, dažnai galima taikyti mokesčio atidėjimą arba 0% tarifą, naudojant Transfer of Own Goods procedūrą. Tačiau turi būti įrodymas, kad tai ne prekyba. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasikalbėti su muitinės brokeriu, nes taisyklės keičiasi kaip oras.

Kas yra T2L dokumentas?

Tai dokumentas, įrodantis, kad prekės yra ES kilmės (jei jos buvo įvežtos į JK iš ES anksčiau). Jei galite gauti T2L iš savo tiekėjo Anglijoje, tai gali padėti išvengti importo mokesčių. Tačiau dauguma smulkių biurų to neturi. Viskas turi būti tvarkingai užregistruota.

Ar jūsų įmonė tvarko muitinės formalumus?

Taip, mes dirbame su brokeriais. Galime padaryti viską už jus, už papildomą mokestį. Tikrai nerekomenduoju bandyti tai daryti patys, jei nesate specialistas. Muitinės kalba yra kaip kinų kalba – suprasti sunku, o padaryti klaidą lengva.

Ką daryti, jei dingo dokumentai?

Viskas turėtų būti elektroninėje formoje dabar. Jei dingo popieriniai, dažniausiai galima juos atkurti. Bet jei dingo prekių sąrašas... tada teks išpakuoti sunkvežimį ir rašyti iš naujo. Tai košmara. Darykite kopijas.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilkasis zone. Jei darbuotojas perkėlia savo darbo vietą, jis gali vežti ir savo daiktus, tačiau reikia tai aiškiai deklaruoti. Negalima pasakyti, kad tai visi įmonės daiktai, jei ten yra asmeninės drabužių dėžės. Muitinė to nemėgsta.

Biuro perkėlimas iš Anglijos: praktiniai patarimai ir problemos

Ar saugu palikti dėžes sunkvežimyje naktį?

Stengiamės niekada nepalikti pilno sunkvežimio be priežiūros stovėjimo aikštelėje, ypač Anglijoje. Yra vietų (kaip šalia kai kurių sandėlių prie Londono), kur vagys dirba greičiau nei mes. Mes visada stengiamės važiuoti taip, kad naktį būtume saugioje vietoje arba prie keltų, kur yra apsauga.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa kelio darbuose?

Tai įvyksta. Anglijoje yra daug statybų. Jei vairuotojas pavėluja dėl eismo ar darbų, mes jums pranešame. Reikia kantrybės. Mes negalime skristi virš automobilių eismo. Kartas nuo karto pristatymas gali pavėluoti valanda ar dvi.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Galime siųsti nuorodą, kur matote, kur mašina yra. Tačiau ne visada signalas yra tobulas, ypač Vokietijos kalnuose arba Prancūzijoje (ten su ryšiu kartais būna keista). Taip pat, vairuotojui reikia poilsio, todėl jei mašina stovi 4 valandas, gali būti, kad jis miega, o ne sugedęs.

Ką daryti su virtuvės įranga?

Kondicionieriai, šaldytuvai – tai jautrus daiktai. Reikia, kad skysčiai būtų išlieti, o šaldytuvai išdžiūti bent parą prieš pakavimą. Jei išjungite šaldytuvą ir tuoj pat supakuojate drėgną, jis suges per kelias valandas. Mūsų patirtis rodo, kad klientai dažnai apie tai pamiršta.

Ar vežiate augalus?

Tai problematiška. Anglija turi griežtas taisykles dėl žemės importo į ES. Augalai su žeme dažniausiai nėra įleidžiami. Galima vežti tik sterilizuotus arba ką nors panašaus. Geriau augalus palikti kolegoms Anglijoje dovanai arba išmesti. Nėra verta rizikuoti dėl vieno fikuso.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Draudimo taisyklės dažniausiai draudžia keleivius tarptautiniuose reisuose, nebent tai yra specialiai aptartas. Be to, 30 valandų kelionė su sunkvežimių vairuotoju nėra prabangus atostogų kelionė. Jis dirba, o ne veda ekskursiją.

Kas daryti, jei daiktas sugenda kelyje?

Praneškite mums iš karto. Jei tai įvyko mūsų kaltė, mes padengsime žalą pagal draudimo sąlygas. Jei tai dėl blogo pakavimo (jūsų), tai... gaila, bet mes neatsakome. Viską užfiksuokite nuotraukomis. Be nuotraukų, draudikas nieko nebus mokėti.

Ar atliekate išpakavimą?

Taip, tai mūsų paslauga. Galime padėti dėžes atnešti į biurą ir išpakuoti. Verta pasakyti iš anksto, ar reikia išmesti pakuojimo atliekas, nes nėra malonu stovėti tarp šimtų tuščių dėžių pirmą darbo dieną.

Kodėl aš turėčiau pasirinkti būtent jus?

Nes mes žinome, ką darome. Esame matę viską – nuo degančių sunkvežimių (laba dieve, ne mūsų) iki dingusių pasų. Mūsų biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus verslo sprendimas yra grindžiamas ne gražiais žodžiais, o tuo, kad mes atvykstame ir darome savo darbą. Nekilnojamas turtas yra svarbus, bet jūsų ramybė svarbiau.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Nebūtina, bet vairuotojai tai mėgsta. (Nerašykite į sutartį, bet duota butelis vandens ar kavos puodelis gali padaryti stebuklą). Žmonės dirba geriau, kai juos gerbia.

Ką daryti su atliekomis Anglijoje?

Jei turite daug šiukšlių (senus baldus, techniką), reikia organizuoti išvežimą į šiukšliadėžę (skip) arba reciklavimo centrą. Negalima tiesiog palikti to gatvėje, Anglijoj už tai baudos didelės. Mes galime tai padaryti papildomai.

Ar galima užsakyti sandėliavimą tarpiniam laikotarpiui?

Taip. Jei naujas biuras dar nebaigtas, o iš seno reikia išsikrauti, laikinai galime padėti daiktus pas mus arba mūsų partnerių sandėliuose Anglijoje ar Lietuvoje. Tai sutaupo nuomos mokesčio už tuščias patalpas.

Kaip elgtis su automobiliais, kurie priklauso įmonei?

Automobilių pervežimas skiriasi nuo biuro daiktų. Reikia MAB (Motor Insurance Bureau) leidimų ir specifinių dokumentų. Jei turite įmonės flotilę, tai kita istorija, reikės aptarti atskirai.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus verslo spriedimas nėra būtinas mokslas, bet jis reikalauja proto ir kantrybės. Jei pasiruošę, turite dokumentus ir pasitikite savo pervežėju, viskas vyks sklandžiai. Niekada nežinokite, kas gali nutikti kelyje – gali pradėti lyti Oksfordšyre arba užstrigti tunelyje, bet su gera komanda viskas bus įveikta. Sėkmės jūsų naujame verslo etape Lietuvoje (ar kur kelse)!