Biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus logistikos procesas

Įvadas

Biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus logistikos procesas nėra tik krovininė mašina prie durų. Reikia suprasti, kas išvažiuoja iš Londono, Mančesterio, Birmingamo ar Bristolio, kas atvažiuos į Vilnių, Kauną, Klaipėdą ar mažesnį miestą, ir kas nutiks tarp. Po „Brexit“ yra muitinė, eksporto deklaracijos, CMR, pakuočių sąrašai, kartais EORI, dažnai klausimai apie PVM. Aš matau, kad klientai nori vieno dalyko: kad darbuotojai pirmadienį galėtų sėsti prie stalų, o ne ieškoti kavos aparato paskutinėje dėžėje. Štai taip, be didelių pasakų, viskas ir vyksta.

DUK

Biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus logistikos procesas: pirmieji sprendimai

Kiek laiko realiai reikia planui?

Realiai? Ne „rytoj ir bus“. Mažam biurui, kur yra 10–20 darbo vietų, 2–3 savaitės yra normalus minimumas, jei niekas nesimėto su sprendimais. Vidutiniam biurui, tarkim 40–80 vietų, skirkite 4–8 savaites. Dideliuose projektuose, kur dar yra serverinė, archyvas, klientų zonos baldai ir montuotojai, gali būti 10–12 savaičių. Aš visada sakau: geriau savaitę planuoti ramiai negu dvi dienas aiškintis, kur dingo spausdintuvas. Ir taip, kavos aparatas visada atrodo mažas, kol jį reikia išmontuoti.

Kada biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus logistikos procesas tampa saugesnis?

Saunesnis jis tampa tada, kai prieš užsakant mašiną kas nors iš logistikų pusės pamato objektą arba bent gauna video apžvalgą. Ne nuotrauką iš 2018 metų, o dabartinį vaizdą: kiek liftas, ar durys atsidaro, ar galima privažiuoti su 13,6 m priekaba. Būna, kad Londono ofise viskas atrodo gražu, o iš tikrųjų trečiame aukšte nėra krovininio lifto. Tada procesas tampa ne perkėlimas, o galvos skausmas su pakopomis. Todėl pirma apžiūra, paskui pasiūlymas.

Ar galima perkelti biurą per savaitę?

Įmanoma, bet aš tokių „greitų“ pervežimų nemėgstu. Jeigu biurui reikia tik kelių stalų, kėdžių ir pora dėžių iš Mančesterio į Kauną, galima susukti per savaitę, ypač jei dokumentai tvarkingi. Bet jei yra kompiuteriai, serveriai, archyvai ir žmonės laukia naujų darbo vietų, savaitė yra loterija. Bent vienas dokumentas, vienas vėlavimas prie Doverio ar neatvykęs montuotojas gali viską pastumti. Greitis gerai, tik ne ant nervų.

Ką pirmiausia reikia suskaičiuoti?

Pirmiausia skaičiuoju ne kainą, o tūrį ir rizikas. Kiek kubų užims baldai, kiek palečių išeis iš archyvo, ar yra technika su baterijomis, ar reikės išmontuoti stalus, kas turi raktus. Tada žiūriu, ar pakrausime Anglijoje vienu metu, ar reikės sandėliavimo tarpinio taško. Tik po to skambinu vežėjams ir klausių kainos. Kitaip gausite gražią sąmatą, kuri realybėje išsipūs kaip mielės.

Kodėl inventorizacija nėra biurokratija?

Man inventorizacija nėra popieriai dėl popierių. Tai yra žemėlapis visam judėjimui: kas kraunama pirmiausia, kas turi būti iškrauta paskutinė, kurios dėžės važiuoja į IT zoną, kurios į sandėlį. Be sąrašo žmonės Anglijoje pakuoja greitai, bet netvarkingai, o Lietuvoje visi klausia, kur dingo monitoriai. Būna ir taip, kad dėžė pavadinta „biuras“, nors viduje kava, senos baterijos ir trys seniai pamiršti maršrutizatoriai. Sąrašas taupo nervus.

Biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus logistikos procesas: dokumentai, muitinė ir kaina

Kokie dokumentai reikalingi po Brexit?

Po „Brexit“ reikalinga dokumentai yra rimtesni nei seniau, kai Anglija dar buvo ES viduje. Dažniausiai reikia komercinės sąskaitos faktūros arba pro forma, pakuočių sąrašo, CMR važtaraščio, eksporto deklaracijos iš Jungtinės Karalystės ir importo formalumų Lietuvoje. Jei siunta eina per Lenkiją ar Vokietiją tranzitu, tai vis tiek yra ES importo taškas. Reikia žinoti prekių vertę, kilmę, HS kodus. Kartais klientai mano, kad „naudoti baldai“ nėra prekė, bet muitinei tai vis tiek krovinys.

Ar EORI visada reikia?

EORI ne visada reikia pačiam klientui, ypač jei dirbate su ekspeditoriumi, kuris deklaruoja savo vardu arba per atstovą. Bet jei jūsų įmonė pati nori būti importuotoja, tvarkyti PVM ir gauti deklaracijas savo registracijos duomenimis, tada EORI tampa būtinas. Nežinau 100%, kaip kiekviena muitinės brokerio schema bus patogesnė jūsų atveju, todėl čia visada reikia pasitikrinti su tuo, kas pildo deklaraciją. Klaida numeriuose gali kainuoti dieną ar dvi. O diena kartais reiškia, kad penktadienį niekas nedirba.

Kodėl biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus logistikos procesas kainuoja ne taip, kaip atrodo?

Kaina neatrodo taip, nes į ją įlenda ne tik kilometrai. Įeina pakrovimas, išmontavimas, dėžės, plėvelė, kampuočiai, palečių svoris, muitinės deklaracijos, draudimas, laukimas prie sandėlio, kartais sandėliavimas. (Pataisau: ne visada draudimas įeina automatiškai, jį reikia atskirai patvirtinti.) Todėl biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus logistikos procesas nėra tik „atvežti baldus“. Jei sakote, kad reikia 6 paletės, o realybėje išlenda 14 m³ ir du serverių spinteliai, kaina keičiasi. Geras tiekėjas tai pasakys prieš sutartį, ne po krovinio.

Kas yra HS kodai ir kodėl jie erzina?

HS kodai yra prekių klasifikacijos numeriai, kurių muitinė prašo ne iš gero gyvenimo. Jie nurodo, ar tai biuro kėdė, metalinis stalas, kompiuteris, monitorius, kabeliai ar kita įranga. Daugeliui naudotų baldų muito mokestis dažnai būna 0%, bet PVM vis tiek gali būti taikomas. Problema prasideda tada, kai sąskaitoje parašyta „office stuff“. Tai muitinei beveik nieko nesako. Aš noriu matyti normalų aprašymą: 12 vnt. naudotų biurų kėdžių, 6 stalai, 3 dėžės dokumentų.

Ką daryti su senais kompiuteriais?

Seni kompiuteriai, monitoriai ir spausdintuvai keliauja kaip naudota elektroninė įranga, bet čia reikia tvarkos. Jei jie dar naudojami, nurodoma reali rinkos vertė, ne simbolinis vienas euras. Jei tai atliekos arba technika be vertės, gali atsirasti klausimų apie WEEE, baterijas, duomenų saugumą. Prieš kraunant verta ištrinti diskus arba turėti dokumentą, kad duomenys sunaikinti. Ir prašau, neatiduokite senų tonerių į bendrą dėžę su dokumentais. Jie gali praleisti rašalą ir sugadinti popierių.

Pakavimas, inventorizacija ir biuro įranga

Kaip pakuoti stalus, kėdes ir arklius? (čia ne gyvūnus)

Stalai, kėdės ir „arkliai“ pakuojami labai paprastai, tik ne per greitai. Stalų stalčiai ištraukiami, užfiksuojami, kampai gauna kartoną arba putas, kėdės dažniausiai išdalijamos į dalis, kad neužimtų visos mašinos oro. Arklius palikčiau ramybėje, nebent juos kas nors tikrai veža. Juokauju. Svarbiausia, kad metalas nelystų į laminatą, o stikliniai stalai turėtų atskirą dėžę. Čia biuro technikos pakavimą galima minėti tik kaip pavyzdį, bet baldai reikalauja savo logikos.

Ar verta pačius darbuotojus pakuoti?

Darbuotojus galima įtraukti, bet ne į viską. Puiku, kai jie išsivalo stalčius, susidėlioja asmeninius daiktus, pažymi dėžes vardais. Blogai, kai kiekvienas pats pakuoja monitorių, kavos puodelį, dokumentus ir seną klaviatūrą be jokio bendro sąrašo. Tada Lietuvoje prasideda detektyvas. Aš mieliau matau paprastą taisyklę: žmonės pakuojasi asmeninius daiktus, o įmonės turtą tvarko paskirti atsakingi arba pakavimo komanda. Taip mažiau pykčio.

Kaip apsaugoti serverius ir IT įrangą?

Serveriai yra atskira istorija, ir čia negalima elgtis kaip su spausdintuvu. Pirmiausia IT žmogus turi pasakyti, kas išjungoma, kas žymi kabelius, kas daro atsargines kopijas. Įranga keliauja originaliose dėžėse, jei jų yra, arba specialiose dėžėse su anti-static medžiaga. Svoris, drėgmė ir smūgiai čia svarbesni už gražų vaizdą. Kartais geriau vežti serverių spintas atskirai, su draudimu ir trumpesniu maršrutu. Apie biuro technikos pakavimą kalbėti galima ilgai, bet praktikoje viską lemia paruošimas.

Kas su archyvais ir popieriais?

Popieriai yra sunkesni, nei žmonės galvoja. Viena archyvo dėžė gali sverti 15–20 kg, o kai jų surenka 40, jau turite ne „kelias dėžutes“, o rimtą krovinį. Reikia nuspręsti, kas važiuoja į naują biurą, kas į saugyklą, kas į naikinimą. Jeigu dokumentai konfidencialūs, geriau naudoti uždaras dėžes su numeriais ir perdavimo aktą. Niekada nedėkite popierių ant grindų prie lango. Net Anglijoje oras moka būti drėgnas.

Kodėl nuotraukos prieš pakavimą gelbsti?

Nuotraukos prieš pakavimą atrodo kaip smulkmena, kol kažkas pamiršta, kaip stovėjo kabeliai ar kur buvo pritvirtintas monitoriaus laikiklis. Aš prašau nufotografuoti darbo vietas, serverių spintas, posėdžių stalus, lentynas, virtuvėlę. Beje, kavos aparatai dažnai pamirštami, o kava be aparato yra tik vanduo su nusivylimu. Nuotraukos padeda iškraunant, montuojant ir ginčijantis, jei kažkas atvažiavo ne taip. Jos nekainuoja, o gelbsti.

Maršrutai, terminai ir realios kainos

Kiek kainuoja pervežimas iš Anglijos į Lietuvą?

Kainos šokinėja, bet orientyriškai dalinis krovinys iš Anglijos į Lietuvą gali būti apie £350–£900 už paletę, priklausomai nuo svorio, miesto ir to, ar reikia pakrovimo komandos. 10–18 m³ kartais išeina į £900–£1800. Pilna 82–92 m³ priekaba gali būti apie £2800–£4300, jei maršrutas paprastas ir nėra specialių darbų. Mano matyta situacija: Birmingamo biuras sakė „turime 5 paletes“, o išėjo 22 m³, nes archyvas nebuvo suskaičiuotas. Kaina pakilo ne todėl, kad kas nors norėjo apgauti, o todėl, kad realybė pasivijo.

Koks maršrutas greitesnis: keltas ar tunelis?

Keltas ar tunelis? Nežinau 100%, kuris visada greitesnis, nes priklauso nuo oro, eismo, keltų grafikų ir to, kaip vairuotojui sekasi patekti į reikiamą langą. Per Duvrą–Kalė tunelį dažnai gaunasi stabiliau, ypač žiemą. Keltas gali būti patogus tam tikriems maršrutams, bet audra gali viską pasukti. Jei terminas labai griežtas, planuoju maršrutą su atsarga, ne su gražiausia teorija. Kartais 6 valandos skirtumas yra ramus miegas, ne tik sąskaita.

Ar galima dalinį krovinį, jei tik 4 palečių?

Taip, dalinis krovinys puikiai tinka, jei turite 2–6 paletes arba maždaug 3–10 m³. Tada jūsų dėžės ir baldai keliauja kartu su kitais kroviniais, todėl kaina mažesnė, bet terminas šiek tiek lankstesnis. Reikia suprasti, kad grupinis pervežimas nėra privatus taksi. Gali būti persikrovimas sandėlyje, laukimas, papildomas CMR arba konsolidacija. Mažam biurui tai dažnai pats protingiausias variantas, ypač kai nereikia visos mašinos.

Kada reikia visos mašinos?

Visos mašinos reikia tada, kai turite apie 30–35 m³ ar daugiau, kai negalite laukti papildomų konsolidacijų, arba kai krovinys per brangus, per trapus, per svarbus. Pilna priekaba leidžia krauti pagal planą: pirmiausia iškraunami daiktai naujam biurui, paskutinėje vietoje – sandėlio archyvas. Ji taip pat sumažina rankų skaičių, kuris liečia jūsų turtą. Minusas – kaina. Bet kartais mokate ne už vietą, o už kontrolę.

Koks terminas nuo Londono iki Vilniaus?

Jeigu viskas tvarkinga, nuo Londono iki Vilniaus realiai galima kalbėti apie 3–5 darbo dienas po pakrovimo. Iš šiaurės, tarkim Leeds ar Manchester, pridėkite dieną. Jei krovinys dalinis ir laukia konsolidacijos, gali būti 5–9 dienos. Prie to dar dėkite muitinės patikrinimą, savaitgalį, šventes ir situaciją, kai iškrovimo vietoje niekas neatidarė durų. Taip, taip būna. Ne kartą.

Biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus logistikos procesas: rizikos ir pabaigos darbai

Kas gali sugadinti viską, kai vyksta biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus logistikos procesas?

Dažniausiai viską gadina ne kelias, o netvarka prieš kraunant. Vienas atsakingas Anglijoje sako, kad viskas supakuota, kitas Lietuvoje mano, kad montuotojai atveš viską, trečias pamiršo pasakyti apie durų plotį. Tada 13,6 m mašina stovi, vairuotojas laukia, žmonės nervinasi, o kaina auga. Dar viena nepatogi tiesa: kai kurios įmonės žada „viską be rizikos“, nors neturi nei inventorizacijos, nei normalaus draudimo. Todėl biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus logistikos procesas reikalauja nuobodaus pasiruošimo.

Kodėl „pigiausiai“ kartais brangiausia?

Pigiausia kaina dažnai būna be tų dalykų, kurie paaiškėja vėliau: pakrovimo komandos, dėžių, paletavimo, draudimo, muitinės patikrinimo, laukimo. Aš mačiau pasiūlymų, kurie atrodo gražiai iki pirmo klausimo. Tada paaiškėja, kad baldai bus tik užnešti iki durų, o ne į vietas, archyvas nepaženklintas, o serverių niekas nelies. Klientas galvoja, kad sutaupė £400, o paskui moka dvigubai už taisymą. Logistikoje „pigiai“ be aprašymo yra rizika, ne dovana.

Ką daryti, jei iškrovimo vietoje nėra keliamojo?

Jeigu iškrovimo vietoje nėra keliamojo, lifto arba vietos priekabai, tai reikia sakyti iš anksto. Kartais užtenka mažesnės mašinos su liftu, kartais reikia manipuliatoriaus, o kartais – tiesiog daugiau žmonių ir laiko. Būna, kad Vilniaus centre biuras atrodo paprastas, bet kieme stovi automobiliai, o durų aukštis ne tas. Tada planas keičiamas vietoje, o vietoje viskas brangiau. Geriausia atsiųsti nuotrauką: durys, kiemas, liftas, laiptai. Nuotrauka kartais geriau už ilgą aprašymą.

Ar draudimas tikrai padeda?

Draudimas padeda, jei jis tikras ir jei žinote, kas draudžiama. Ne tas gražus sakinys pasiūlyme, o sąlygos: ar dengiami smūgiai, vagystys, drėgmė, ar vertė skaičiuojama pagal balansinę vertę ar pakaitinę vertę. Blogos įmonės mėgsta sakyti „drausta“, nors realiai dengiama tik dalis pagal CMR ribas. Serveriai, meno kūriniai, brangi įranga ir archyvai dažnai reikalauja papildomo aptarimo. Prieš kraunant reikia žinoti, ką darytumėte, jei dėžė atvyktų perplėšta.

Kaip žinoti, kad viskas praėjo gerai?

Geras perkėlimas nėra tada, kai visi šypsosi, o tada, kai pirmadienį darbas vyksta. Darbuotojai randa savo stalus, IT įranga įsijungia, archyvas nesupainiotas, virtuvėlė veikia bent minimaliai. Po iškrovimo turi būti perduotas CMR, pažeidimų aktas, jei jų yra, galutinė sąskaita ir nuotraukos, jei kas nors fiksuota. Aš visada prašau kliento po dviejų savaičių parašyti, kas dar liko neatrasta. Tada matyti tikrą rezultatą, ne tik iškrovimo dieną.

Išvada

Baigiant, biuro perkėlimas iš Anglijos profesionalus logistikos procesas prasideda gerokai anksčiau negu krovininė mašina prie durų. Reikia inventorizacijos, dokumentų, pakavimo plano, realios kainos ir žmogaus, kuris atsako už smulkmenas. Anglijoje viskas turi būti paruošta taip, kad Lietuvoje nereikėtų spėlioti. Jei kas nors žada „bus kaip visada“ be sąrašų, aš klausiu: kokio visada? Geriausias rezultatas yra nuobodus: viskas atvažiavo, susirado savo vietas, kompiuteriai veikia, o žmonės dirba.