Biuro perkėlimas iš Anglijos: patikimi sprendimai verslui, kai reikia veikti neidealiose sąlygose

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos niekada nebuvo lengvas, o po Breksito jis tapo tikru logistiniu iššūkiu. Verslininkai visada svajoja apie tvarkingą procesą, kur viskas vyksta pagal grafiką, bet realybėje dažnai tenka susidurti su užstrigusiais kroviniais ar netikėtais muitinės klausimais. Patikimi sprendimai verslui čia nebus pigiausi, bet jie išgelbės jūsų nervus ir, svarbiausia, laiką. Reikia suprasti, kad perkėlimas – tai ne tik dėžių krovinys, tai jūsų verslo gyvybė, kurią reikia pervežti be jokio „užstrigimo“ tarp Londono ir Vilniaus. Nors taisyklės pasikeitė, viskas įmanoma, jei žinai, kur gali būti kilpos.

Kas dėl dokumentų ir taisyklių po Breksito?

Ar tikrai reikia taip daug dokumentų dabar?

Na, taip, anksčiau buvo paprasčiau – užkėlei ir važiuoji. Dabar, kai atliekamas biuro perkėlimas iš Anglijos, reikia parengti ne tik paprastą sąrašą, bet ir pilną eksporto deklaraciją. Muitinės tikrinimai yra griežtesni, todėl trūkstamas dokumentas gali sustabdyti visą procesą pasienio punkte. Geriausia turėti patikrą sąskaitų faktūrą visai technikai, jei perkeliate biurą, nes britai mėgsta smulkmenas. Būtinai patikrinkite, ar visi serialiniai numeriai sutampa, kitaip bus nemažai problemų.

Kas tie EORI kodai ir ar jums jis reikalingas?

Jūsų įmonei tikrai reikės EORI kodo, jei norite, kad biuro perkėlimas iš Anglijos vyktu sklandžiai ir legaliai. Be šio kodo nei jums, nei pervežėjui nepavyks užpildyti muitinės deklaracijų, o tai reiškia, kad sunkvežimis stovės urmu. Vieną kartą mačiau situaciją, klientas užmiršo šį kodą, ir mes praradome dvi dienas ties Tilbury uostu. Neskubėkite, gaukite kodą iš anksto, tai paprasta procedūra internetu, bet ji užtrunka kelias dienas.

Ar galima vežti naudotą biuro techniką be PVM?

Taip, galima, jei pateikiate dokumentus, kad tai ne nauja prekė, o jūsų naudojamas turtas. Muitininkai dažnai abejoja, ar tikrai neperparduodate kompiuterių kaip naujų. Reikės parodyti, kad technika buvo naudojama jūsų UK biure mažiausiai 6 mėnesius. Vien klientas bandė vežti visiškai naujus serverius, sakydamas, kad tai "naudota", ir vos nesužibojo bauda. Geriau būti sąžiningas ir pateikti pirkimo kvitus.

Ką daryti, jei trūksta originalių pirkimo dokumentų?

Tai dažna problema, ypač senesnėse įmonėse, kur buvo biuro perkėlimas iš Anglijos seniau, o dokumentai dingo. Jei neturite sąskaitų, reikės raštiškai paaiškinti muitinės pareigūnams ir pateikti vidinę apskaitą. Tai greitai neįvyks, gali tekti laukti papildomo patikrinimo. Nerekomenduoju meluoti, jie turi sistemas, kurios viską sužino. Geriausia susirasti buhalterę ir prašyti išrašyti pažymą apie turto amžių.

Ar vairuotojas turi turėti kažkokius specialius leidimus?

Po Breksito vairuotojams iš ES (arba atvykstantiems į ES) reikia kelionių dokumentų, pvz., važiavimo leidimo Kent’o srityje (jei iš ten išvykstate). Be to, jei vairuotojas trečiosios šalies pilietis, jam reikės vizos. Tai viena to vietų, kur aš kartais užstuodu, nes taisyklės keičiasi kas pusmetį (gal net dažniau). Geriausia patikrinti su pervežėju savaitei prieš kelionę, ar viskas tvarkoje, kad nereikėtų keisti vairuotoją paskutinę minutę.

Kaip vyksta fizinis perkėlimas ir pakavimas?

Ar verta rinktis "daliniį krovinį" (part load)?

Jums mažiau nei 10 kubinių metrų? Galbūt verta, bet biuro perkėlimas iš Anglijos su daliniu kroviniu yra rizikingas dėl laiko. Jūsų dėžės gali būti iškrautos Kelne ar Varšuvoje ir perkraunos į kitą sunkvežimį. Kiekvienas perkrovimas padidina sugadinimo riziką. Turiu klientą, kuris taip taupojo, jo biuro stalai atvyko su įbrėžimais. Jei leidžia biudžetas, imkite atskirą sunkvežimį ar bent jau dalį.

Kaip apsaugoti jautrią techniką?

Monitoriai, serveriai, taisymo įranga – viskas turi būti įpakuota į burbuliukus. Nenaudokite senų laikraščių, jie neblaško smūgių. Vieną kartą matęs, kaip klientas pats įpakojo brangų serverį į paprastą dėžę, aiškinęs, kad "jis tvirtas". Natūraliai, atvyko su sulaužytais elementais. Geriau pasidarykite specialias medines dėžes (crate), tai sutaupo pinigų ilgai eilėje.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Įprastai taip, dideli stalai ir spintos netilps į liftą ar sunkvežimį surinktos. Mūsų komanda tai daro, bet jei bandysite patys, užsirašykite varžtus į atskiras maišelius su pažymėjimu, iš kurio baldo kilo. Prisimenu vieną "biuro perkėlimas iš Anglijos" atvejį, kur klientas sumetė visus varžtus į vieną didelį krepšį. Surinkimas truko tris dienas vietoj vienos.

Kaip elgtis su archyvais ir popieriais?

Popierius labai sunkus, net jei atrodo lengvas. Užpildykite dėžes iki galo, kitaip jos suglems po kitų dėžių svoriu. Be to, jei ten yra konfidencialios informacijos, uždarykite dėžes su plombomis arba naudokite saugų pervežimą. Nenoriu jums gąsdinti, bet kartais kroviniai gali būti patikrinami, o jūsų klientų duomenys turi likti saugiuose rankose.

Ar galima veži asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, jei tai ne prekės. Jei darbuotojas veža savo nešiojamąjį kompiuterį, tai jo asmeninis daiktas, bet kai yra masinis biuro perkėlimas iš Anglijos, geriau tai atskirti. Muitinė gali užklausti, kodėl vienoje dėžėje yra indai ir drabužiai. Geriau, kad darbuotojai vežtų savus daiktus atskirai, kad neužkirstų kelią verslo turtui.

Pinigai, kainos ir paslėptos išlaidos

Kodėl kainos taip stipriai svyruoja?

Kuro kaina, Britanijos svaro kursas, uosto mokestis – viskas tai įeina į kainą. Kai užsakote biuro perkėlimas iš Anglijos, kaina, kurią gavote prieš mėnesį, gali nebepaisyti. Be to, jei reikia įrenginio (lifto) su krautuva Londono centre (C伦敦), tai papildomi 200-300 svarų. Ne visada pervežėjai apie tai pasako iš karto, todėl klauskite apie "access charges".

Ar draudimas apima viską?

Standartinis draudimas apima tik 10 GBP vienam kilogramui arba tik transportavimo riziką. Jūsų brangūs serveriai gali būti neapdrausti pilnai. Būtinai patikrinkite draudimo sąlygas, ypač jei biuro perkėlimas iš Anglijos vyksta per jūrą – drėgmė gali sugadinti elektroniką. Vienas klientas neteko duomenų, nes drėgmė pateko į sunkvežimį per audrą La Manše sąsiauryje, o draudimas nedengė elektronikos gedimų.

Kaip mokėti, kad nesuktiukštioti?

Gerai, kai yra galimybė mokėti banku, o ne grynaisiais. Jei kas nors reikalauja 100% išankstinio mokėjo grynaisiais vairuotojui – bėkite. Tai didelė raudona vėliava. Normalios įmonės prašo 30-50% avanso, likutį – atlikus darbą. Patikimi sprendimai verslui visada bus skaidrūs. Esu matęs atvejų, kai pinigai iškeičiami urmu, o vėliau pasirodo, kad "nebuvo susitarta apie kėlimą į trečią aukštą".

Ar galima taupyti ant pakavimo medžiagos?

Galima rasti nemokamų dėžių parduotuvėse, tačiau ar jos atlaikys 2000 kg svorį virš savęs? Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra vieta, kur reikia gailintis dėžių. Naudoti dėžės iš po bulvių gali būti drėgnos ar silpnos. Už kelių šimtų eurų verta nusipirkti naują pakavimą, tai pigiau nei pirkti naujus biuro stalus.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tuomet turite būti pasiruošę daug dirbti patys – pakavimas, išmontavimas, iškrovimas. Bet net tuomet rekomenduoju pasamdyti patikiamą vairuotoją su sunkvežimiu. Neklauskite kaimyno, kuris turi "vilką" ir važiavo į Lenkiją kartą. Verslo turtas pervežtas be profesionalios įrangos (rišimo juostų, pakraunimo priemonių) – tai laikas bomba.

Problemų sprendimas ir neplanuotos situacijos

Kas daryti, jei sunkvežimis sulūžta kelyje?

Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Geri pervežėjai turi draudimą ir pagalbos tarnybą. Jie turi išsiųsti kitą sunkvežimį perkelti kroviniui. Jei pasirinksite pigią firmą be draudimo, jūsų dėbės gali stov�ti kažkur prie Birmingham'o kelio savaitę. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti planuojas su atsargumo laiku.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su patikimomis kompanijomis – praktiškai niekada. Bet jei pasitikit su "gudruoliais", kurie siūlo per pigiai, gali būti, kad dalies dėžių nepastebėsite iš karto. Vienas klientas skundėsi, kad dingti du projektoriai. Pasirodo, jie buvo palikta sandėlyje Londone, nes vairuotojas "nematė" jų sąraše. Visada pasirašykite sąrašą (pakavimo vąšelį) kartu su vairuotoju.

Kas jei paskutinę minutę pakeičiame adresą?

Jei biuro perkėlimas iš Anglijos jau vyksta, adreso keitimas gali kainuoti šimtus eurų. Vairuotojas gali tiesiog atsisakyti važiuoti į kitą miestą, jei ten nėra numatyta vieta iškrovimui. Londono centre reikia leidimų (congestion charge). Neklauskite to vėlai, praneškite iš anksto, kad reikia įvežti į sandėlį, o ne į verslo centrą.

Kaip elgtis su pažeistais daiktais?

Reikia užpildyti pranešimą apie žalą (damage report) dar prieš pasirašant perdavimo aktus. Jei pasirašote, kad viskas tvarkoje, o vėliau randate įbrėžimą – nieko nebegalėsite padaryti. Fotografuokite visas dėžes prieš atidarydami. Manau, kad dažniausia problema būna būtent tai, kad klientai pasirašo dokumentus akimirksniu.

Ar reikia rūpintis vairuotojų poilsio laiku?

Taip, tai įstatymas. Jei kelionė trunka ilgiau, reikia planuoti poilsio stoteles. Nereikia pykti, jei vairuotojas sako, kad turi pristabdyti 45 minučių. Geriau, kad jis ilsėsis, nei užmig už vairo. Kai kurie "biuro perkėlimas iš Anglijos" klientai spaudžia važiuoti be sustojimų, bet tai nelegalu ir pavojinga.

Specifiniai dalykai ir papildomos paslaugos

Ar galima sujungti biuro perkėlimą su gyvenamuoju?

Taip, dažnai verslininkai taip daro, kai grįžta iš UK į Lietuvą. Bet reikia aiškiai atskirti dėžes – "biuras" ir "namai". Muitinėje tai skirtingos kategorijos. Jei sumaišysite, gali būti baudų už neteisingą deklaravimą. Nors biuro perkėlimas iš Anglijos yra verslo veikla, asmeniniai daiktai traktuojami kitaip.

Kaip vežti seifus?

T sunkus ir jautrus dalykas. Reikia ne tik fizinės jėgos, bet ir žinojimo, kaip jį užfiksuoti. Jei seifas ne tuščias – dar blogiau. Geriausia jį ištuštinti iš anksto. Vieną kartą teko perkelti seifą, pilną pinigų (tai buvo valgyklos atvejis), ir tai reikalavo ypatingos apsaugos.

Ar vežiate augalus?

Augalų importas iš trečiųjų šalių (dabar JK yra trečioji šalis) yra labai apribotas dėl kenkėjų. Reikia specialių fitosanitarinių certifikatų. Dažniausiai lieku augalus ten ir palieidžiu (arba dovanoju kaimynams). Nėra verta rizikuoti dėl kelių kadilių, kad visą krovinį neuztiktų karantino.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai)?

Toneriai ir chemija yra pavojingos kategorijos (ADR). Jas reikia deklaruoti ir specialiai įpakuoti. Negalima tiesiog mesti į bendrą krovinių. Jei turite daug spausdintuvų, suskaičiuokite tonerius iš anksto. Vieną kartą muitininkai sustabdė mūsų sunkvežimį, nes rado neuzregistruotą balą su chemija.

Ar galite padėti su įrangos išjungimu?

Taip, turime IT specialistų partnerių, kurie gali išjungti serverius ir pažymėti kabelius. Nerekomenduoju daryti to patys, jei nesate IT žinovas. Biuro perkėlimas iš Anglijos baigiasi blogai, jei pirmą dieną negalite prijungti interneto dėl sumaišyto kabelių chaoso.

Kaip planuoti perkėlimą šeštadienį?

Šeštadieniais dirbame, bet tai papildomai kainuoja. Be to, jei atvykstate į naujas patalpas šeštadienį, įsitikinkite, kad ten yra elektra. Buvau situacijoje, kai klientas atvyko, o pastatas buvo uždarytas, nes teisininkai nenuėjo įjungti elektros skaitiklio. Planuokite atvykti darbo dieną arba pasirūpinkite prieiga.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkėlimas iš Anglijos yra sudėtingas procesas, kurį geriausia patikėti profesionalams, o ne bandyti daryti patys "būdų". Nors kainos gali atrodyti didelės, taupymas čia sukelia daugiau streso nei naudos. Rūpinkitės dokumentais iš anksto, nekrečiaite melagingų viltų dėl muitinės ir pasirūpinkite draudimu. Jei viską suplanuosite protingai (su atsargumo laiku), jūsų verslas Lietuvoje pradės dirbti be jokio pertraukimo. Sėkmės ir kantrybės – jiems reikės daugiau nei dėžių.