Biuro perkėlimas iš Anglijos: patikimi logistikos sprendimai be nereikalingo streso

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską. Pradedant nuo tų laikų, kai siena tarp Lietuvos ir Lenkijos buvo tik ant žemėlapyje, iki dabartinių „lietuvaičių“ maršrutų. Tiesa, po Breksito pasikeitė daug kas – anksčiau biuro perkėlimas iš Anglijos buvo paprastas reikalas: įkrauti, nuvažiuoti, iškrauti. Dabar tai visas ritualas su muitinėmis, deklaracijomis ir pačiomis nekylančiomis biuroformomis. Dažnai žmonės galvoja, kad tai tiesiog sunkvežimis kelyje, tačiau patikimi logistikos sprendimai reikalauja daug daugiau nei tik vairo spaudimo. Čia svarbu suprasti dokumentus, laiką ir tą nedidelę nuovargio dalį, ką patiria vairuotojas perbristiškai keliuodamas per Europą. Rašau šią tiesą be jokių „skambučių centrų“ frazių, kaip yra iš tikrųjų.

Pasiruošimas ir dokumentacija (taip, tai svarbiausia)

Kaip patikimas logistikos sprendimas prasideda – nuo dokumentų ar dėžių?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo popierių. Biuro perkėlimas iš Anglijos dabar be tvarkingo inventoriaus sąrašo yra tiesiog neįmanomas. Jei parašysite „staliukai“ ir „kompiuteriai“, muitininkas iš karto sustabdys ir paklaus, kokie būtent staliukai ir kokia jų vertė. Reikia detalaus sąrašo su serijiniais numeriais technikai. Be to, reikia nustatyti, ar tai yra grąžinamas turtas, ar perkėlimas į naują būstinę galutinai. Vieną kartą turėjau klientą, kuris užmiršo paminėti brangų serverį deklaracijoje, teko mokėti mokesčius už visą krovinį kaip už naują importą. Geriau leiskite mums padėti suformuoti tuos dokumentus iš anksto, nei rizikuotiite prieš pat sieną.

Ar tikrai reikalingas TIR karnetas ar CMR?

Dažnai kyla klausimas dėl TIR karneto. Paprastai, kai vežame biuro įrangą biuro perkėlimui iš Anglijos, CMR draudžiamasis lapas užtenka, jei tai ne prekybinis importas. Tačiau čia yra viena „bet“. Jei vertė viršija tam tikrą ribą arba jei tai yra tarpinės prekybos vyksmas, gali prireikti TIR. Aš asmeniškai visada patariu pasikalbėti su savo buhalteriu ar brokeriu, nes muitinės taisyklės keičiasi dažniau nei oras Londone. Mes, logistai, tiesiog užtikriname, kad krovinys nueitų, bet juridinį atsakomybę už deklaravimą turi turėti jūsų įmonė. Būkite tikri, jog dokumentai sutampa su tuo, kas yra sunkvežimyje.

Ar galima keliauti be tarpininko (brokerio)?

Techniškai galima, jei turite patirties. Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos su savo vairuotoju be brokerio gali tapti košmaru, jei prieš pat sieną atsiras neaiškumų dėl PVM ar kilmės sertifikatų. Patikimi logistikos sprendimai visada įtraukia profesionalų brokerį, kuris „užglosto“ muitinę elektroniniu būdu. Žinau, tai kainuoja papildomai, bet laikas prarastas sienojje, kai komanda laukia kompiuterių, kainuoja gerokai daugiau. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl šimtų eurų, kai kalbame apie tūkstančių vertės įrangą.

Kiek laiko užtrunka dokumentų tvarkymas?

Jei viskas tvarkinga, tai diena – dvi. Jei trūksta ką nors papildomo (pvz., technikos specifikacijų), tai gali užtrukti ir savaitę. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja planavimo. Turime pateikti EXS deklaraciją išvykimo šalyje ir ens deklaraciją atvykimo šalyje. Geriausia visa tai daryti ne paskutinę savaitę prieš išvykstant. Aš nebūčiau toks drąsus, ką jau kalbuoti apie klientus, kurie ieško vairuotojo dar per penktadienį, kai nori išvykti sekmadienį. Tai tiesiog neveikia taip.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro irginė?

Tai yra pilnas pilkas. Oficialiai negalima maišyti komercinio krovinio ir asmeninių daiktų toje pačioje deklaracijoje be aiškaus išskyrimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti deklaruojamas kaip įmonės turtas, o darbuotojų daiktai – kaip perkėlimas gyvenamosios vietos (Transfer of Residence). Jei pastebėsime maišymą, gali kilti problemų su muitine. Geriau juos vežti atskirai arba aiškiai pažymėti, kad tai ne parduodama įranga. Nors, žinoma, kiekvienas kasą žino, kad režimas dingo, bet mes čia legalus verslas, tiesa?

Fizinis perkėlimas ir krovos darbai

Ar jūsų komanda padeda surinkti ir išardyti baldus?

Taip, tai įeina į standartinį paketą. Nereikia gi vadinti atskirai baldų meistro Anglijoje, jei mes jau ten esame. Biuro perkėlimas iš Anglijos apima tai, kad mūsų vairuotojai (arba padėjėjai, jei būtina) atsisuka staluose, nuima plokštes, išsuka kojas. Viską užrašome, kad vėliau surinktume Lietuvoje. Buvo atvejis, kai viena įmonė bando tai daryti patys ir pagaliau liko su krūva sriegių be skyrių. Patikimi logistikos sprendimai numato, kad mes prisiimame atsakomybę už tai, kad išardysime ir surinkime gražiai.

Kaip apsaugome jautrią techniką (monitoriai, serveriai)?

Monitorius įpakuojame į specialias putles su pripučiamomis bubble plėvelėmis. Serverius, jei jie nėra specialiuose rėmuose, dedame į dėžes ant smėlio (ne smėlio, o popieriaus drožlių, čia aš nusipratau) arba specialius klijavimo popieriaus rulonus. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra ilgas kelias, sunkvežimis virpa, tad technika negali liesti viena kitos. Pirmiausia apvyniojame, tada užklijuojame dėžę. Būtent todėl patikimi logistikos sprendimai reikalauja kokybiškų medžiagų. Negana to, mes visada fotografuojame įrangą prieš pakavimą, kad nektų ginčytis dėl ėdžių.

Ką daryti su dėžėmis, kurių net netyčia nepažymėjome?

Tai būna dažna problema. Atsisukus į naują biurą Lietuvoje matai pora dėžių su užrašu „viskas kas liko“ arba be jokio užrašo. Biuro perkėlimas iš Anglijos su tokais niuansais pavirsta galvos skausmu. Tada turime atidaryti kartu su atsakingu asmeniu ir inventorizuoti vietą. Nustatyta, kad dažniausiai tai smulkmenos – kabeliai, popieriaus rinkiniai ar virintuvai. Jei norite išvengti šito scenarijaus, skirkite dieną tiesiogiai pažymėti kiekvieną dėžę su skyriumi, kur ji turi atsidurti.

Ar vežate ir atliekas (senus baldus, makuliatūrą)?

Taip, galime išvežti iš Anglijos, tačiau reikia nuspręsti, kur jos atsidurs. Jei tai tiesiog šiukšlės, jas išmesime Lietuvoje (už papildomą mokestį). Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai yra puiku proga atsikratyti senų dalykų. Tiesą sakant, Anglijoje šiukšlių ivežimas į sąvartyną gali būti brangus (kažkas apie „waste management“ licencijas), taigi patikrintum, ar nenaudingesnis išmesti ten, o ne važinėti per visą Europą su sena suole. Mes tik gabename, mes ne ekologai, tačiau patarime pasakysiu – atmestukų vežimas nėra labai racionalus.

Ar reikia, kad kas nors būtų įmonės patalpose Lietuvoje?

Būtina. Bent vienas atsakingas asmuo, kuris turi raktus ir žino, kur stovės spinta. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra sudėtingas procesas, ir vairuotojas negali laukti po kiemu valandą, kol kas nors ieško administratoriaus. Be to, reikia pasirašyti perdavimo aktą (CMR pabaigoje). Tame akte pažymime, kad dėžės atvyko nepažeistos. Jei nieko nėra, vairuotojas iškrauna į kiemą ir važiuoja toliau, o tuomet – „ką dabar darysime?“.

Kaip elgiatės su didele technika (pvz., spausdintuvais „lazeriniais“)?

Įsivaizduokite tą didžiulį „Xerox“ spausdintuvą. Jis sveria šimtus kilogramų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su tokiu daiktu reikalauja specialių vežimėlių (pump truck). Nektis jį kelti rankomis. Mums tokių dalykų nesumažina, mes juos vežame kaip yra. Svarbu, kad klientas išjungtų įrenginį ir prieš pakavimą paliktų atvėsti (jei tai lazeriai, tonažiai tada užšąla ir gali byrauti). Vieną kartą buvo, kad ta tonerio „kepurė“ nutrūko, kai nesilaikėm šios taisyklės, visą biurą apsižiebė mėlyna spalva.

Ar galima pakrauti daiktų į sunkvežimį jums padedant?

Žinoma, klientai visada padeda. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra komandinis darbas. Tačiau turi žinoti – jei tu nukrenti nuo laiptų su monitoriumi, mums nebus malonu užpildyti draudimo pažymą, kad tu pats nebuvo apdraudęs savo sveikatos. Mes turime savo draudimą atsakomybei, bet tavo - ne. Geriau leisk mums nešti sunkiausius daiktus, o tu saugok kompiuterius. Be to, mūsų vyrai pripratę prie tokio fizinio darbo, o biuro vadovas – dažniausiai ne.

Kaina, terminai ir logistika (pinigai kalba)

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos (apytiksliai)?

Klausimas „kiek kainuoja“ yra kaip „kokią oro temperatūrą rytoj?“. Priklauso nuo tūrio kubiniais metrais. Galima sakyti, kad mažas biuras (10-15 kubinių) kainuos apie 1200-1500 eurų, o didelis (50+ kubinių) – gerokiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos taip pat priklauso nuo to, ar reikės įvažiuoti į Londoną (už tai imamas „Congestion charge“ mokestis). Patikimi logistikos sprendimai niekada nenurodo kainos be nuotraukų ar sąrašo. Nektis skambinti ir sakyt „aš turiu tris kedes“ – kėdės būna skirtingos.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono iki Vilniaus?

Standartiškai, jei nieko neįvyksta, tai trys – keturios dienos. Biuro perkėlimas iš Anglijos įvyksta taip: pirmą dieną pakrovimas, antrą – važiavimas iki uosto (Dover) ir keltas, trečią – važiavimas per Belgiją/ Vokietiją/ Lenkiją į Lietuvą, ketvirtą – iškrovimas. Tačiau jei užstringa muitinėje arba sugendas kelyje (remontas A12 autostradoje?), tai gali užtrukti ir ilgiau. Reikia planuoti savaites rezervo. Nekreipk į mane įkyrių žvilgsnių, jei vairuotojui atsipūta prieš Ostrovą.

Ar galioja draudimas ir kiek jis kainuoja?

Draudimas yra privalomas. Standartiškai jis sudaro 3-5 proc. nuo krovinio vertės. Biuro perkėlimas iš Anglijos be draudimo yra blogai. Jei sunkvežimis užsidegia (o tai, atsiprašau, įvyksta) arba įvyksta eismo įvykis, tu gauni atlyginimą. Mūsų patikimi logistikos sprendimai visada įtraukia pagrindinę civilinę atsakomybę (CMR draudimas). Bet įsigyk papildomą „All risk“ draudimą, jei turi labai brangų serverių. CMR tik riboja atsakomybę pagal SDR konvenciją, tai nepadengs visos technikos vertės.

Ar imamas mokestis už Keltų pervežimą?

Taip, keltas Dover-Calais (arba Duisburg) įeina į sąskaitą, bet jei kainos svyruoja, mes tai iškaičiuojame atskirai. Biuro perkėlimas iš Anglijos negali vykti be jūros perkelimo (išskyrus atvejus, kai važiuojame ilgu maršrutu per Škotiją, bet tai niekam nereikalinga). Paprastai tai apie 200-300 svarų (arba eurų) priklauso nuo to, kiek laiko uoste praleisime. Kartais uostai tampa kaip bitės, viskas stovi.

Ar galima atsiskaityti su PVM sąskaita faktūra Lietuvoje?

Žinoma, mes esame Lietuvos įmonė. Biuro perkėlimas iš Anglijos jums apmokestinamas PVM Lietuvoje, jei esate PVM mokėtojas. Jums tai naudinga, nes galite bendrai apskaitai atsiimti mokestį. Jei esate fizinis asmuo arba ne PVM mokėtojas – PVM taip pat pridedamas, tačiau jis nėra grąžinamas. Užtikrinkite, kad nurodote teisingus įmonės duomenis sutartyje, kitaip gausite „kiauras“ sąskaitas, kad vėliau teistumės su „Sodra“.

Kas nutinka, jei uždelsiu apmokėjimą?

Nepervežsime. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai verslas, o ne labdara. Mums reikia sumokėti už degalus, maitinimą vairuotojui ir keltą užsakiusiems. Dažniausiai reikalaujame 50 proc. avanso, o likutį – pavedimu per 3 dienas po atvykimo. Jei ne, krovinys lieka mūsų sandėlyje (tai papildomai kainuoja). Nemanau, kad nori rizikuoti, kad tavo biuro įranga stovės Vilniuje be prieigos.

Ar galima užsisakyti dalinį krovinį (dalies sunkvežimio)?

Galima, jei turi mažai daiktų. Biuro perkėlimas iš Anglijos mažoms įmonėms dažnai vyksta būtent taip – mes surenka keletą klientų į vieną sunkvežimį. Tačiau tada laikas gali šiek tiek pasiptempti, nes tenka laukti kitų=iškrovos (pvz., Mančesteryje ar Birmingeme). Patikimi logistikos sprendimai tokiu atveju pasiūlo lankstesnį grafiką.

Rizikos, problemos ir nemalonumai

Ar dažnai suyža technika pervežiant metu?

Statistiškai labai retai, jei pakavausi gerai. Per 20 metų pas mus buvo tik vienas rimtas incidentas, kai vairuotojas staigiai stabdė ir serveris nuvirto ant grindų. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi savo rizikas, tačiau mes jas minimuojame. Nereikia dėti ant monitoriaus knygų ar pjukklų. Tai pačios aiškios taisyklės, bet kiekvieną kartą tenka priminįti, kad klientas nepadėtų kavinės puodelio ant kompiuteriaus klaviatūros.

Kas daryti, jei vairuotojas sustoja ir nebegali važiuoti?

Tai gyvenimas, gali ligos ištikti. Tada mes skubiai siunčiame kitą vairuotoją arba keičiamą automobilį iš artimiausios bazės (paprastai Vokietijoje arba Lenkijoje). Biuro perkėlimas iš Anglijos gali šiek tiek pavėluoti, tačiau mes visada perduodame krovinį. Niekada nepaliekame daiktų kieme priešingoje pusėje kelio. Tai mūsų reputacijos klausimas.

Ar bijote ofisų anglijoje (pvz., London centre)?

Ten važinėti yra bėda, tiesos sakant. ULEZ zonos, didžiuliai „Congestion“ mokesčiai, siauri gatvelės ir „White Van“ vairuotojai, kurie elgiasi taip, lyg jie vieni mieste. Biuro perkėlimas iš Anglijos centrinėse dalyse reikalauja ypatingo planavimo. Kartais reikia gauti leidimą statyti ant šaligatvio (parking suspension). Jei to nepadarysite, mūsų sunkvežimį gali nuvežti «towing» paslaugomis, o tai – šimtai eurų nuostolio.

Ar pasitaiko problemų su muitinės pareigūnais Lietuvoje?

Kartais jie yra ypatingai pasidūrę. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti sustabdytas, jei atrodo, kad technika yra per daug nauja, o dokumentai – „grynos“. Tada gali būti papildoma patikra. Vis geriausiai, kai įmonė turi visus PVM mokėjimus užsienyje apregistruotus. Jei matau, kad klientas vežia daiktus be jokių dokumentų, aš iškart įspėju – tai bus problemu. Gera žinia ta, kad dažniausiai Lietuvos muitinė dirba greitiau nei Anglijos (išskyrus tuos momentus, kai kompiuterinė sistema „nulūžta“, tai jau eilinė problema).

Ar galiu vežti dujas ar degalinę?

Nei vieno, nei kito. Biuro perkėlimas iš Anglijos draudžia ADR (pavojingių krovinių) taisyklėms, jei mums nėra suteikta speciali licencija (o tokios mums paprastai nereikia). Paprastos dujos balionėlui arba degalinė kelių kilometrų atstumu – tai didelė rizika dėl gaisro. Geriau uždaryti dujas ir palikti vietoje, o degalinę parduoti arba ištuštinti. Nektir gręžti adatos degalinei, jei nesi tikras, kad ji visiškai saugi.

Ar tikrai jūsų įmonė patikima, o ne viena iš tų, kurios dingsta?

Kodėl manai, aš būčiau čia 20 metų, jei būčiau vagišiu? Turime NTR (tarptautinės vežimo įmonių sąjungos) licenciją). Biuro perkėlimas iš Anglijos yra rimtas verslas, kur žodis „garbė“ dar ką nors reiškia. Galima užsisakyti „Patikrinimo“ paslaugą (check), jei nepasitiki. Mes neturime ko slėpti. Galbūt mūsų svetainė atrodo šiek tiek pasenusi (aš asmeniškai ją kūriau prieš 10 metų ir kasą), tačiau darbą atliekame tvarkingai.

Kas daro, jei pavogiami daiktai iš sunkvežimio?

Tai mažai tikėtina, nes sunkvežimiai yra uždaryti ant seifinių spynų. Biuro perkėlimas iš Anglijos vyksta be stabdžių, vairuotojai miega sunkvežimyje arba saugioje stovėjimo aikštelėje. Tačiau jei įvyksta vagystė (laužiamas spynas), tą padengia draudimas. Mums taip pat nesmagu, nes prarandame reputaciją ir laiką. Tačiau reikia suprasti – 100 proc. apsaugos nėra niekur. Net „TNT“ ar „UPS“ kartą praranda siuntą, tiesa?

Ar jums patinka anglų keliai?

Nejuoking. Jų „roundabout“ (žiediniai sankryžos) yra pasibaisėjimas, kai tu vairuoji 16 metrų ilgio sunkvežimį. Biuro perkėlimas iš Anglijos prasideda nuo to, kad vairuotojas susuka galvą, kai turi suktis kairėn ratu (angliškas stilius). Be to, ten visur greičio kameros. Vienas prasilenkimas ir bauda jau pašte. Todėl kaina tokia, kokia yra – mes įskaičiuojame ir tas rizikas.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Taip, duodame nuorodą į GPS stebėjimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa mažiau stresingu, kai matai, kur dabar yra tavo turtas. Žinoma, kartais signalas dingsta tarp kalnų arba tuneliuje, tačiau tai normalu. Nereikia skambinti vairuotojui kas valandą, klausti „kur tu?“ – jis vairuoja. Tokie skambučiai tiesiog nervina.

Ar galiu atsisakyti paskutinę minutę?

Galima, bet avansas negrąžinamas, nes mums jau užsakyta vieta. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja planavimo ir išlaidų. Jei sužinojau, kad klientas atšaukia, kai sunkvežimis jau važiuoja link Londono, tai taps dideliu finisiniu nuostoliu. Būkite žmonėmis, praneškite iš anksto.

Ar turite savo arba nuomojatės sunkvežimius?

Mes turimus savus, tačiaa (tš... taisykliau sakius „turime“) kelis iš nuomos. Biuro perkėlimas iš Anglijos vyksta su mūsų technika, tačiau pavėlavimo atveju galiame pasamdyti patikimus subrangovus. Visada prižiūrime, kad būtų ne senesni nei 5 metų amžiaus, kad nebūtų techninių gedimų kelyje. Seni „Scania“ geri bet jau reikia naujumo.

Kas daryti su biuro augintiniais (jei tokių yra)?

Tai ne mūsų spec, mes nevezame gyvūnų. Yra specialios kompanijos, kurios tai darys geriau su klimatizuotima kabinomis. Biuro perkėlimas iš Anglijas su šunimi ar katė sunkvežimyje yra neteisėtas (drudžių pavojaus ir t.t). Geriau jį imti su savimi lėktuvu ar mašina. Nors, ką aš žinau, kai kurie vairuotojai pasiveža katiną su savimi, bet tai illegal.

Ar reikia rūpintis parkavimo vieta Anglijoje?

Absoliučiai taip. Anglijoje nėra kur laisvai pastatyti sunkvežimį prieš namus (ofisą). Biuro perkėlimas iš Anglijos gali baigtis tuo, kadpareigūnas uždaro kelią ir reikalauja išvaryti. Užtikrinkite vietą bent 20 metrų ilgio. Jei turi tik mažą „užkampį“, sunkvežimiui ten neįvažiuos.

Ką daryti, jei dėžė atvyko su buroju?

Greičiausia tai buvo kava, kurią nekažkas uždarė ne tvarkingai. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali sukelti tokių nenumatytų smulmenų. Jei tai technika – rašom pretenziją. Jei tai tiesiog drėgmė sušlapusių dėžių (dėl lietaus), mes tų dėžių neįkrausime į sandėlį, kol tikrinsime turinį. Su mumis galima kalbėti, mes nestabdome galvos, jei esame kalti.

Ar jums patinka šis darbas?

Kartais taip, kartais norėtųsi viską mesti ir eiti ganyti avis (kaip sakoma). Bet kai matai, kad biuras sėkmingai atidarytas Lietuvoje, o klientas nusileidžia – tai malonu. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra nebebe tik krovinys, tai žmonių gyvenimo dalis. O man tiesiog patinka vairuoti (nors dabar daugiau sėdi biure).

Ar galima tarti, kad šie paslaugos yra brangios?

Lyginant su tuo, ką kainuoja nauja įranga – nebrangu. Lyginant su taksi maršrutu Vilnius-Londonas – brangu (čia logikos nėra). Biuro perkėlimas iš Anglijos yra investicija. Jeigu sutaupykite ant krovos ar vairuotojo, tuomet turėsite problemų. Patikimi logistikos sprendimai niekada nebus pigiausi rinkoje, tačiau taupykite nervus, ne pinigus.

Galutinė pamoka iš 20 metų patirties?

Klausokite to, ką sakome logistai. Mums nereikia jums pakenkti, mes norime, kad viskas nueitų sklandžiai. Geriau užduokite tuos kvailus klausimus dabar, nei verktumėte pustuščioje patalpoje vėliau. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra sudėtingas, bet su komanda, kuri žino, ką daro, viskas įmanoma.

Išvada

Apibendrinant, šis procesas neabejotinai reikalauja kantrybės ir detalaus planavimo. Nors biuro perkėlimas iš Anglijos gali atrodyti kaip tik paprastas pervežimas, realybėje susiduriame su complex taisykėmis ir fiziniais iššūkiais. Pasirinkdami patikimus logistikos sprendimus, investuojate ne tik į transportą, bet ir į savo ramybę. Nenuvilkite visko į paskutinę akimirką, geriau pradėkite ruoštis dabar, nors paprastai ir visi pradeda praėjusią naktį. Geriausia tai žinoti iš patirties.