Biuro perkėlimas iš Anglijos: patikimi ir greiti sprendimai verslui

Sveiki, ilgiau nieko negirdėjote? Taip, šiandien kalbėsim apie tai, kas kiekvieną verslininką, veikiantį Anglijoje, sukelia prakaitą ir nemigą. Biuro perkėlimas iš Anglijos atrodo kaip paprastas logistinis žingsnis, iš tiesų tai tikras miškas procedūrų, kurį po „Brexit“ pasikeitė iki nepažinamumo. Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti – tiek laiko, kiek prarandama ties muitinės dokumentais, kartais prilygsta mėnesiui darbo. Ne mažiau svarbu ir tai, kad biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja ne tik fizinės jėgos, bet ir gero suprato apie tūris svorius bei draudimo niuansus. Žemiau išdėstysiu tai, ką dažniausiai klauskite, ir pabandysiu paaiškinti be tų visų „marketininkiškų“ frazių, kurios matote ant svetainių.

Kiek tai viskas kainuos ir kiek laiko užtruks?

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Tai, žinoma, klausimas su kuriuo pradeda dauguma. Kaina priklauso nuo tūrio, bet jei įsivaizduojate standartinį mažesnį ofisą Londono priestyje (tarkime, 10–15 darbo vietų), tai turėtumėte žiūrėti į 1500–3000 eurų rangą. Tačiau nepamirškite, kad dabar benzinas brangus, o reisai reikalingi reti, todėl biuro perkėlimas iš Anglijos gali kilti, jei Jūs skubate. Vienas kubinis metras kainuoja maždaug 80–120 svarų, bet viskas labai priklauso nuo pakrovimo vietos – ar tai Londonas (kur reikia mokėti už užkardą), ar koks nors žemesnis miestelis.

Ar būtina užsakyti pilną konteinerį, ar galima dalinį krovinį?

Jums nereikia pilno konteinerio, jei perkeliate tik kelias spintas ir kompiuterius. Daliniai kroviniai (angliškai „part loads“) yra gera išeitis, nors ir brangnesni vienetui. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai vyksta būtent daliniais kroviniais, kai surandame kitą klientą tame pačiame reise. Vienintelis minusas – reikės palaukti, kol mes surinksime kitus krovinius, kad užpildytume vagoną ar sunkvežimį. Tai gali užtrukti savaitę-dvi.

Kiek laiko užtrunka paties pervežimo procesas?

Idealiai, kai turime visus dokumentus, tai trunka apie 5–7 darbo dienas iš durų iki durų. Bet, sakau idealiai. Praktiškai biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą užtrunka ilgiau dėl muitinės. Kartais įvyksta nenumatyti dalykai, pvz., vairuotojas sustoja pailsėti, o muitininkas nusprendžia tikrinti kiekvieną dėžę. Tada gali pavėluoti ir savaitę.

Kas dėl kuro priemokų (fuel surcharge), ar jos įskaičiuotos?

Daugelis klientų pamiršta apie tai, kai sutaria dėl kainos. Kuro kaina šokuoja, todėl dauguma eksportuotojų rašo sutartyje apie 10–15 % kuro priedą. Geriau iškarto paklausti, ar kainos galutinės, ar bus taikoma priemoka. Biuro perkėlimas iš Anglijos brangsta, kadangi kelių mokestis Anglijoje yra vienas brangiausių Europoje, tai taip pat atsiliepia galutinėje sumoje.

Galite duoti tikslą, kai sunkvežimis atvyks?

Galime, bet su sąlyga, kad kasdien atnaujinsime vietą. Vairuotojai turi poilsio režimus, juos negalima pažeisti. Jei pasakysiu, kad atvyks antradienį, tai gali būti vidurnaktis arba priešpiet. Patyręs ekspeditorius visada praneš apie 4–6 valandas iki atvykimo, kad spėtumėt paruošti vietą.

Ar galima susiderėti dėl kainos, jei daug daiktų?

Žinoma, verslas yra verslas. Jei Jūsų biuro perkėlimas iš Anglijos yra didelis, tarkime, perkeliate visą sandėlį ar didelę įmonę, tada kaina yra derinama individualiai. Taip pat, jei Jūsų biuras turi lifto prieigą ir nereikia naudoti keltuvo, taip pat galima sutaupyti darbo valandų.

Ar verta derinti su kitomis įmonėmis (pooled shipping)?

Jei neturit skubos, tai tikrai. Tas pats dalinis krovinys. Mums ekonomiškiausi yra tarpininkiniai reisai, kai vieną sunkvežimį užpildo kelių klientų siuntos. Tai pigiau klientui, bet lėčiau.

Ar atvykstate į bet kurią Anglijos vietą?

Atvykstame. Nuo Škotijos aukštumų iki Kornvalio pakrantės. Bet kuo toliau nuo Londono, tuo brangiau, nes tuščias važiavimas atgal kainuoja. Žinoma, biuro perkėlimas iš Anglijos iš Birmingham ar Manchester yra pignesnis nei iš Londono centro, kur užkeliama prie „Congestion charge“ zonos.

Bureaucratija ir dokumentai (tas baisus Brexit)

Kokius dokumentus reikia paruošti išvykstant iš JK?

Dabar, po „Brexit“, reikalingas eksporto deklaravimas. Tau reikės komercinio sfaktūros (angliškai „commercial invoice“) ir pakavimo sąrašo („packing list“). Be šių dokumentų biuro perkėlimas iš Anglijos neprasidės, nes sunkvežimis nebus išleistas iš uosto ar terminalo.

Kas dėl EORI numerio, jis vis dar reikalingas?

Taip, būtinai. Jei Jūsų įmonė jau turi Lietuvos EORI kodą, tai super, tačiau dabar Jums gali prireikti ir JK EORI (XI numerio), jei esat registruoti kaip verslininkas Anglijoje. Tai be galo painu, ir dažnai klientai čia užstriga, todėl rekomenduoju pasikonsultuoti su buhalteriu prieš pradedant.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) Anglijoje ir Lietuvoje?

Tai vienas sudėtingiausių klausimų. Jei perkeliate biurą grįžtant į Lietuvą, tai tai gali būti laikoma perkėlimu tarp savo filialų (intra-community supply), bet tik tada, jei abiejose šalyse turite įregistruotas įmones. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti apmokestintas 0 % PVM, jei pateikiate teisingus dokumentus, tačiau jei dar nebuvote užregistruoti Anglijoje, gali tekti mokėti JK PVM (20 %), o vėliau prašyti grąžinimo. Geriau čia viską tikrinti geriau (pasakykiau, 100 kartų patikrint).

Kas yra T2L dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

T2L naudojamas prekėms, kurios yra ES kilmės, kad būtų įrodyta, jog joms nereikia mokėti importo mokesčių. Jei perkeliate kompiuterius, kurie buvo pirkti Lietuvoje ir vežami į atgal, T2L gali išgelbėti situaciją. Bet čia dažnai būna painu su senais daiktais, todėl biuro perkėlimas iš Anglijos su senais baldais dažnai vyksta kaip paprastas importas.

Ar galima įvežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Neįmanoma tiesiog taip sumaišyti į vieną deklaraciją. Asmeniniai daiktai turi kitus muitinės kodus. Jei vairuotojas rasi Jūsų drabužių su biuro įranga, gali būti problema. Geriau tai atskirti, nors jei tai tik kelios dėžės, dažnai „užžiūrime akimi“, bet oficialiai – negalima.

Kas vyksta, jei dokumentuose yra klaidų?

Tada sunkvežimis stovi pasienie. Kiekviena diena stovėjimo kainuoja apie 100–200 svarų sandėliavimo mokesčio. Be to, gali būti baudos už neteisingą deklaravimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali tuomet išaugti dvigubai tik dėl vienos skaičiaus klaidos sfaktūroje.

Ar Jūsų įmonė atlieka muitinės deklaravimo paslaugas?

Taip, dirbame su brokeriais. Galiu padaryti pats, bet dažniau patikėtu profesionalams, nes kodų yra šimtai. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra rizkingas dalykas, neteisingai nurodytas prekės kodas (pvz., „kėdės“ vietoj „biuro kėdės“) gali sukelti pyktį.

Ar reikia drausti krovinį?

Būtina. Nenurodžiau draudimo sumos? Tuomet draudimas bus minimalus, o jei kas nors nutiks – sunku bus atgauti pinigus. Ypatingai svarbu drausti brangią techniką.

Fizinis darbas, technika ir baldai

Kaip elgtis su serveriais ir jautria technika?

Tai ne paprastos spintos. Serverius reikia išjungti tinkamai (paprastai IT specialistas tai padaro prieš mus), o tada uždėti ant specialių antibruožtinių dėžių. Biuro perkėlimas iš Anglijos su duomenų centru įranga visada reikalauja ypatingo dėmesio – net mažiausias smūgis gali sugadinti standžiuosius diskus.

Ar išmontuojate ir vėl surinkiate baldus?

Taip, mūsų komanda atvyksta su įrankiais. Išmontuojame stalus, spintas, sekcijas. Atvažiavę į Lietuvą – viską surenkame atgal. Vienintelis dalykas, dėl ko kartais ginčijamės – jei baldai seni ir svyra, tai surinkimas gali būti sudėtingesnis.

Ką daryti su didžiuliu formatu spausdintuvais?

Juos reikia ištuštinti tonerius (arba bent jau užfiksuoti), nes jie gali išsilieti vibracijos metu. Kartais biuro perkėlimas iš Anglijos sukelia problemų, jei klientai palieka pilnus popieriaus padėklus – paprastai įsiramsta daugiau svorio, o dėžės plėšiasi.

Ar reikia pačiam uždėti kilimėlius ant baldų?

Patyręs pervežėjas tai padarys pats. Jūs nenujungiate nuo to. Stabilumas kelyje yra svarbiausias. Kas ateina iš Anglijos per Lamanšą, dažnai patiria stiprią vibraciją ant keltų, todėl viskas turi būti užfiksuota kabliais.

Kas jei biure yra augalai?

Augalus vežti iš JK į ES dabar yra sudėtinga dėl fitosanitarinių reikalavimų. Reikia specialios liudijimo. Mažus vazonus dažnai vežame „kaip savo“ ir dažnai praeina, bet jei turite didelę palmę, biuro perkėlimas iš Anglijos gali užstrigti pas augalinspektorių. Geriau juos palikti kolegoms dovanai.

Ar galite pakrauti įrenginius į aukštą (be lifto)?

Galime naudoti keltuvus („hiab“) arba nešti rankomis, jei tai antras trečias aukštas. Bet tada kaina didesnė, nes reikia daugiau darbuotojų arba specialios technikos. Anglijoje daugeliu atvejų yra lifto, bet Londono „Old Street“ rajonuose dažnai būna tik laiptai.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nesimaišytų?

Gera sistema – spalvos ar skaičiai. Viską užrašome inventoriaus sąraše. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa košmaru, jei atvykęs randame 50 dėžių su užrašu „biuras“ ir nežinome, kur kur uždėti. Mes pagal Jūsų nurodymus užklijuojame etiketes.

Ar imate atlaisvinti senus baldus?

Anglijoje tai kainuoja pinigų – „council“ mokestis už atliekas. Jei norite atsikratyti senių stalų, reikia tai suplanuoti iš anksto arba mūsų vairuotojas gali nuvežti į specialų punką už papildomą mokestį.

Realios problemos ir patarimai (iš kasdienybės)

Ar gali būti, kad dingsta krovinys?

Statistiškai labai retai, tačiau... buvo atvejų. Ypač jei pasikliovote neįregistruotam vairuotojui „Facebook“ grupėje. Mūsų įmonė turi draudimą. Girdėjau istoriją, kai biuro perkėlimas iš Anglijos baigėsi tuo, kad sunkvežimis buvo pavogtas parkavimo aikštelėje prieš pat išvykimą. Tai reta, bet įmanoma.

Kas daryti, jei Anglijoje įvyksta avarija?

Tuomet įsigalio draudimas. Mes organizuojame krovinio perkrovimą į kitą sunkvežimį. Tai ilgiau užtrunka, bet daiktai būna saugūs. Svarbiausia – nepamiršti nufotografuoti buvusios būklės prieš pakrovimą.

Ar būna, kad klientas apgaudinėja apie svorį?

Būna, ir būna dažnai. Žmogus sako: „tik kelios dėžės“, o įėjęs matome pilną konteinerį knygų. Tuomet biuro perkėlimas iš Anglijos tampa brangnesnis, nes sunkvežimis perpasveria leistiną svorį. Reikia būti sąžiningu, arba mes pridėsime mokesčio už papildomą svorį vėliau.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Žinoma, kiekvienas nori sutaupyti. Bet tarkime taip: jei kas perveža Jūsų biurą už pusę mažiau nei rinkos kaina – tai greičiausiai „skrajūnės“. Jie neturi draudimo, jie gali pavėluoti, jie gali sudaužyti. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai ne tas dalykas, kur verta taupyti paskutinius svarus.

Kas dėl kelių mokesčičių Anglijoje (London LEZ ir ULEZ)?

Londonas yra piktoji žąsis. Jei Jūsų biuras yra ULEZ zonoje (Ultra Low Emission Zone), mums reikės užsiregistruoti sunkvežimį, kitaip gausime baudą. Šias išlaidas dažniausiai apmoka klientas, nebent sutarta kitaip. Čia ne nuo mūsų priklauso, tai Anglijos vyriausybės reikalavimai.

Galite pristatyti tiesiai į sandėlį Lietuvoje?

Taip, pristatome kur tik reikia. įmonės būstinę, parduotuvę ar namus. Jei be Jūsų atvyksta vairuotojas, pasirašom perduodimo dokumentus (CMR kopija). Biuro perkėlimas iš Anglijos baigiasi tada, kai pasirašote, kad viskas tvarkingai.

Ar reikia gauti raštišką garantiją, kad pristatys laiku?

Visada turime galiojančią sutartį. Jei mes pavėluojame be priežasties (ne dėl muitinės), mokame baudą. Tačiau dauguma vėlavimų yra dėl techninių priežasčių arba dokumentų, kurie tiesiog užstringa sistemoje (HMRC sistema kartai užstringa, o čia tikrai ne mano kaltė).

Kaip elgtis su biuro apsauga ( alarms ), kai išsikrauname?

Jūs turite išjungti signalizaciją. Mūsų darbuotojai tik nešioja daiktus, neturėtų liesti sensorių. Jei signalizacija užsidegs, Anglijoje greitai atvyksta apsauga, tai sukelia nereikalingą stresą.

O dabar apie tai, kas dažnai nuo slenksčio...

Girdėjau, kad kai kurios įmonės siūlo biuro perkėlimas iš Anglijos už „ fiksuotą kainą “, bet paskui prideda „lift fee“, „stairs fee“, „packing tape fee“. Žiūrėkite į sutartį. Mums bjaura daryti taip, mes sakome tiesiog – kaina yra tokia, arba nurodome, kas yra įskaičiuota.

Kas dėl pačių vairuotojų, ar jai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai arba bent jau moka kalbėti lietuviškai. Taip pat labai lengva susitarti telefonu, jei reikia kažką paaiškinti kelyje.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Gauname nuotraukas iš vairuotojų, kai jie pakrauna. GPS stebėjimas taip pat įmanomas, bet vairuotojai kartais užmiršta įjungti terminalą, todėl duomenys gali būti atsilikę. Bet viską sužinome tiesiog paskambinę.

Paskutinis dalykas – kodėl verta rinktis just?

Nes esame matę viską. Nuo to, kai biuro perkėlimas iš Anglijos buvo be dokumentų, iki dabartinio chaoso su kodais. Mūsų patirtis leidžia išvengti klaidų, kurias darote pirmą kartą.

Ar čia įmanoma daryti per savaitę?

Įmanoma, jei viskas pasiruošta iš anksto. Jei skambinate šiandien ir norite išvykti rytoj – tuomet tai kainuos brangiau ir kils rizika, kad dokumentai nebus laiku. Geriau planuot maždaug mėnesį iki.

Apibendrinant

Visas šitas procesas atrodo sudėtingas, ir iš tiesų toks yra, jei bandote tai daryti patys be pagalbos. Biuro perkėlimas iš Anglijos nebe tas koks buvo prieš dešimtmetį – dabar svarbiausia ne fizinė jėga, o galva ir dokumentai. Pasitikėkite profesionalais, kurie žino, ką daryti, kai HMRC sistema užstringa ar kai lifte nebeveikia. Planuokite iš anksto, tikrinkite sfaktūras ir būkite kantrūs – pasieksite savo tikslą be didelių nervų išnaudojimo. Geriau užtrukti planuojant, nei verkti prie Tuščių dėžių Vilniuje.