Biuro perkėlimas iš Anglijos: patikima ir efektyvu

Dirbu su krovinių pervežimu jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos niekada nebuvo paprastas reikalas, o po „Brexit“ tai dar labiau supainiojo. Anksčiau užeigi į mašiną ir važiuoji, o dabar ten tiek dokumentų, tiek kalbų barjerų, kad galvas sukti. Klientai dažnai klauso, kodėl tai trunka tiek ilgai arba kodėl kaina ne ta maža. Žinau, kad visi norėtų, kad būtų kaip pasaką – palikai vienąje vietoje, atsirado kitoje. Bet realybėje biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja gero planavimo, kantrybės ir tikrai patikimų partnerių, kurie neprarastų jūsų kompiuterių pakeliui į Dover. Čia ne tik apie dėžiųnešimą, tai visas logistikos mazgas, kurį reikia sudėlioti taip, kad verslas nestotų.

Kaip pradedame? Pirmi žingsniai

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Anglijos?

Geriausia pradėti planuoti bent mėnesį, o jei tai didelis įmonė, tai ir dar anksčiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tas dalykas, kurį galima nuspręsti pirmadienį ir įgyvendinti trečiadienį. Reikia sutvarkyti muitinės dokumentus, kurie dabar yra tikras budelis. Jei laukiate paskutinę minutę, gali būti, kad vairuotojas pristatys mašiną prie sienos ir neleis įvažiuoti, kol nėra visų leidimų. Taip pat reikia susitarti dėl vietos Londono ar Mančesterio centre, kur ne visada lengva pristatyti sunkvežimį.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Absoliučiai taip. Be to, jis turi būti tikslus, o ne „maždaug kelios dėžės ir stalai“. Muitinės pareigūnai Anglijoje ir Lietuvoje dabar labai prižiūri, kas keliauja per sieną. Buvo atvejis, kai vienas klientas parašė „biuro technika“, o ten buvo asmeniniai daiktai, kurie buvo uždraudžiami. Mums teko laukti sienos tris dienas, kol viską išaiškinome. Biuro perkėlimas iš Anglijos be detalaus sąrašo – tai tiesiog lošimas. Užrašykite viską: nuo spausdintuvo iki paskutinių žirklių.

Ar galima kartu vežti ir asmeninius daiktų?

Tai yra gana dilema. Oficialiai, jei tai yra juridinio asmens daiktai, tai asmeninių ten neturėtų būti. Bet realybėje žmonės visada prisiveža keliuos dalykus iš namų. Jei tai nedidelės vertės daiktai, dažniausiai tai praeina, tačiau jei ten bus vaizdo plokštės ar brangūs drabužiai, gali kilti nemalonumų. Biuro perkėlimas iš Anglijas (tai rašau Anglijos, nors žinau, kad JK, bet visi sako Anglija) neapsiriboja tik stalais, tad geriau šiuos klausimus tartis iš anksto su vadybininku, kad mumems nereiktų mokėti baudų už neteisingą deklaravimą.

Kiek laiko trunka paties pervežimo procesas?

Įprastai, jei viskas eina kaip laikrodis (o juk niekada neina), tai nuo padavimo iki pristatymo praeina 3-5 dienos. Tai priklauso nuo to, kur Anglijoje esate. Jei Škotijoje, tai ilgiau, jei pietuose – trumpiau. Reikia atsižvelgti ir į Kelno uosto (Calais) eiles, kurios kartais būna siaubingos. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali užtrukti ir savaitę, jei pasitaiko techninių problemų ar blogo oro Lamanše. Geriau neskubėkite ir susitarkite su darbuotojais, kad jie galėtų dirbti nuotoliniu būdu kelias dienas.

Kainos ir biudžetas – kiek reikės išleisti?

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio (kubo metrų), atstumo ir, svarbiausia, nuo dokumentų pildymo. Biuro perkėlimas iš Anglijos brangs ne dėl to, kad toli, o dėl tų pat papildomų muitinės procedūrų. Taip pat įtakos turi, ar reikia pakavimo medžiagų, ar reikia mūsų vyrų dėlėms krauti. Jei kabinetai yra antrame aukšte be lifto, tai tai irgi kainuos, niekas nemano juos nešiot per nugarą nemokamai. Paskaičiuoti galiu tik tada, kai matau, ką reikia vežti.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Stengiamės jų nebūti, bet kartais įvyksta nesąmonės. Pavyzdžiui, vieną kartą klientas nepasakė, kad jo pastate priešais įvažiavimą yra „low emission zone“ zona Londone. Mums teko mokėti didelę baudą už vairuotojo įvažiavimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi tokių niuansų, apie kuriuos paprastas žmogus nesugalvoja. Geriau klauskite apie galimas vietines rinkliavas Anglijos miestuose. Nors man atrodo, kad dabar jau visur ten tokios zonos.

Ar galima sutaupyti dėl pakavimo?

Galite, bet tai rizikuoti. Jei patys supaksite į senas, netvirtas dėžės, o kelias metus senas monitorius nukris per bumpsą Anglijoje, mes nebusime atsakingi. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja kokybiško pakavimo, ypač jei keliame jautrią elektroniką. Mūsų patirtis rodo, kad 20 procentų sugadintų daiktų atsiranda dėl blogo pakavimo. Jei norite sutaupyti, supakuokite dokumentus, bet techniką geriau palikite profesionalams.

Kokia apytikslė kaina už vieną vagoną?

Sakykim, jei turite standartinį 3-5 kabinetų biurą, tai gali tekti nuo 2000 iki 4000 eurų. Tai labai apytiksliai skaičiai. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali kainuoti ir 1000, ir 10000, priklausomai nuo to, kiek tos „biuro apyrankės“ turi. Didelės serverinės, seifai ar brangūs baldai padidina kainą. Geriau prašyti išankstinės apskaitos (quote), kad nebūtų staigmenų.

Ar reikia mokėti iš karto?

Įprastai imame avansą, kad užfiksuotume datą ir užsakytime vietą keliuose, o likusią dalį – kai kroviniy yra pas jūsų patalpose arba jau kelyje. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai didelė operacija, ir niekas nedirbs be garantijos. Avansas rodo, kad esate pasiruošę ir neatsisakysite paskutinę minutę.

Dokumentai ir muitinė – siaubingas buhalterijas pasaulis

Kokius dokumentus reikia parengti?

Reikės prekių sandėliavimo manifesto, eksporto ir importo deklaracijų, o jei reikia, ir TIR knygelės (tai toks žalias dokumentas). Be to, biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja, kad būtų pateikti įmonės rekvizitai ir registracijos numeriai (VAT). Jei trūksta bent vieno parašo, muitinės postas gali užsidaryti. Viena kartą mes neturėjome teisingo HS kodo stalams, tai teko ilgai aiškinti inspektoriui, kas tai per medis.

Kas dėl PVM mokesčio?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Anglijoje, dažniausiai taikoma 0 proc. PVM tarifas vidinės prekybos tvarka. Bet biuro perkėlimas iš Anglijas gali būti sudėtingas, jei įmonė Anglijoje jau uždaryta. Tada tai vadinamas nebe eksportas/importas, o fizinis daiktų pervežimas, ir gali tekti mokėti PVM kaip fiziniams asmenims. Čia geriau pasitarti su buhalteriu, nes aš tik vairuotojų ir dėžių žmogus.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Draudimas nėra brangus, pagerina miegą. Biuro perkėlimas iš Anglijos keliauja tūkstančius kilometrų, o keliai, ypač Anglijoje, nebūna lygūs. Galimas staigus stabdymas ar avarija. Draudžiame nuo visų rizikų „nuo durų iki durų“. Žinau, daugelis sako „mane tai neapsieina“, kol neapsieina. Geriau būti sausam.

Kas vyksta, jei dokumentai neteisingi?

Tada mašina stovi. Muitininkai gali nurodyti gražinti krovinią atgal arba padaryti papildomą patikriną, kuris kainuoja pinigus ir laiką. Biuro perkėlimas iš Anglijos su blogais dokumentais – tai blogiausias scenarijus. Matęsome, kaip įmonės prarasdavo sutartimes, nes jų inventorius nebuvo iššventas laiku. Todėl visada du kartus patikrinkite duomenis.

Ar jūs pildote deklaracijas už mane?

Taip, mes darome tai kasdien. Mums tai paprasta, nors jums gali atrodyti kinų kalba. Mūsų brokeriai žino visus niuansus. Biuro perkėlimas iš Anglijos su mumis yra ramus, nes mes užimamasi tuo „popierizmu“ (arba dabar jau elektroniniais dokumentais). Jums tiesiog reikia pateikti sąrašą.

Faktinio darbo eiga: kaip viskas atrodo realybėje?

Ar reikia išsirūpinti lifto vieta?

Būtina, jei esate ne pirmame aukšte. Anglijoje dauguma senų biurų yra su siaurais laiptais, kuriais neįmanoma nešti didelių spintų. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai susiduria su logistika pačiame mieste. Jei lifto nebus, mūsų vyrai gali pabandyti nešti, bet tai užtruks ir kainuos brangiau. Praneškite pastato administratoriui iš anksto.

Kaip elgiamasi su jautria technika?

Kompiuteriai, serveriai, taisymo įranga – tai viskas turi būti užpakuota į burbulius arba specialias dėžes. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tas dalykas, kurį galima daryti „ant kelių“. (Čia turiu omenyje, kad geriau nešti ant rankų, o ne traukti grindimis). Serverius dažnai montuojame į specialius rėmus, kad jie neišsirtų. Jei turite duomenų centrą, tai reikia specialios technikos.

Ar galite padėti išmontuoti baldus?

Žinoma, mūsų komanda atvyksta su įrankiais. Kalbame apie stalus, spinteles, sekcijas. Biuro perkėlimas iš Anglijos įtraukia ir išmontavimą, ir montavimą naujoje vietoje. Vienas kartą teko išmontuoti labai sudėtingą sistemą Anglijoje, o Lietuvoje vėl surinkti pagal instrukcijas, kurią buvome radę viduje. Sekėsi.

Kas, jei naujos patalpos nebaigtos remontuoti?

Tai dažna problema. Žmonės skuba, o statybininkai vėluoja. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti sustabdytas, jei nėra kur padėti dėžių. Mes galime laikyti krovinius mašinoje arba mūsų sandėliuje kelias dienas, bet tai papildomai kainuos. Geriau derinti datas su statybininkais, o ne su vairuotojais.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys?

Mes dujame sekimo numerį (tracking number). Taip pat vairuotojai dažnai rašo į „WhatsApp“, kai yra arti. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa beveik realiu laiku, nors kai kurios vietovės Velše ar Škotijoje neturi gerą ryšio. Ten tenka tiesiog tikėtis ir laukti skambučio.

Nepageidaujami siurprizai ir kaip jų išvengti

Kas daro dažniausiai klaidas?

Klientai dažnai pamiršta pasakyti apie tai, kad turi labai sunkių daiktų, pvz., didelę metalinę seifą ar bankomatą. Biuro perkėlimas iš Anglijos tokiems dalykams reikalauja ne tik stiprybių, bet ir spec technikos (kranas arba hidraulinė ranka). Jei apie tai nepasakysite, vairuotojas tiesiog negalės pakrauti.

Ar buvo, kad dingo daiktų?

Per 20 metų buvo vienas ar du epizodai, kai dingo maža dėžutė su dokumentais. Tai buvo ne mūsų kaltė, o gėdingai, kad vienas klientas nepažymėjo dėžės, ir ji pasidarė „nežinomo kilmės“. Biuro perkėlimas iš Anglijos be etikečių – tai chaosas. Dabar mes priverčiame klientus pasirašyti kiekvienos dėžės sąrašą, kad tokio nebūtų.

O dėl parkingo Anglijoje?

Čia tikra košmaras. Londonas yra labai griežtas. Reikia iš anksto gauti leidimą stovėti (suspension of parking bay) arba susitarti apie „loading bay“. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali baigtis svarų bauda, jei tiesiog sustosite ant šaligatvio. Mums padeda vietiniai agentai, kurie žino, kaip gauti tas leidimų lapelius.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Kartais klientai nori atsikratyti senų baldų. Mes galime nuvežti į šiukšliadėžę Anglijoje prieš išvykdami, tačiau tai papildomas darbas ir mokesčias už išvežimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai ne „prieš paspirtuką“, viską reikia derinti. Negalima tiesiog mesti senų kėdžių į gatvę.

Ar dirbate šventinėmis?

Dirbame, bet brangiau. Jei biuras turi būti paruoštas pirmadienį ryte, o mes keliame per Velykas, reikės sumokėti už vairuotojų viršvalandžius. Biuro perkėlimas iš Anglijos neapsiriboja darbo laiku, nes logistika sustoti negali. Bet stenkimeis planuoti taip, kad nebūtų dirbti naktį.

Specifiniai klausimai ir individualios situacijos

Ar įmanoma perkelti tik dalį biuro?

Taip, darome dalinius krovinius (part loads). Jei turite tik 10 dėžių, galime jas susidėti su kitu kroviniumi. Biuro perkėlimas iš Anglijos mažoms įmonėms taip pat įmanomas, tik tai užtruks šiek tiek ilgiau, kad reikės surinkti kitas dėžes iš kitų klientų. Tai paprastai užtrunka savaitę-dvi.

Kaip elgiamasi su vertingu menu ar paveikslais?

Tai reikalauja specialios dėžės, vadinamos „crate“. Biuro perkėlimas iš Anglijos su meno kūriniais turi būti draudžiamas ypatingai. Nenaudojame paprastos folijos. Paveikslai gali būti labai jautrūs drėgmei ir temperatūrai, todėl juos dedame į mašinos vidų, o ne į priekį prie variklio.

Ar pervežiate augalus?

Augalus pervežti sunkiau dėl fitosanitarinių taisyklių. Anglijoje augalai turi būti su spec sertifikatais, o Lietuvoje gali būti apribota. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai palieka didelius fikusus senajame biure, nes juos pervežti brangiau nei nusipirkti naujus. (Be to, jie dažnai numiršta kelyje nuo šalto).

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, tačiau yra ir lenkų ar ukrainiečių. Angliškai kalba visi, kad su muitinėt kalbėtų. Biuro perkėlimas iš Anglijos su lietuvišku vairuotoju gali būti lengviau, jei reikia aiškintis vietinius niuansus tiesiogiai be vertėjo. Bet visi yra profesionalai.

Kas, jei sugedo durų spyna įleidimo metu?

Tai įvyksta. Mes turiame komisinius raktus arba galime iškviesti locksmith. Žinoma, tai bus įtraukta į sąskaitą. Biuro perkėlimas iš Anglijos kartais sukuria situacijų, kurios nėra numatytos pradiniame plane. Vieną kartą teko pralaužti duris, nes klientas užmiršo raktus ir išvyko į Lietuvą. Buvo keista, bet mes susitvarkėme.

Ką daryti su nevežamais daiktais?

Paliekame juos ten, arba galime išsiųsti kurjeriu vėliau. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti baigtas iki tam tikros valandos, kitaip mums gali būti skirta bauda už vėlavimą grįžtant į keltą. Geriau viską sudėti į vieną mašiną.

Ar priimate mokėjimus kortele?

Taip, galima mokėti kortele, bet mums labiau patinka banko pavedimai, kadangi didelės sumos ir be PVM. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai dažniausiai B2B paslauga, todėl sąskaitos faktūros yra standartas.

Ar teko vežti kažką labai keisto?

Vežėme meteorologinę stotį, vežėme labai seną rašomąją mašiną, ką kas norėjo eksponuoti. Biuro perkėlimas iš Anglijos kartais primena muziejų eksponatų pervežimą. Žmonės prisiriša prie keistų dalykų. Mes nebijome jokių krovinių, jei jie legalūs.

Kaip apskaičiuojate tūrį, jei klientas nežino?

Mes kalbame per telefoną. Paprašome nufotografuoti erdvę arba pasakyti, kiek yra stalų. Biuro perkėlimas iš Anglijos apskaičiuojamas apytiksliai, bet mes visada įskaičiuojame rezervą. Geriau mašina bus šiek tiek didesnė nei mažesnė.

Ar padedate su išsikraustymu Lietuvoje?

Taip, tai įeina į paslaugą. Mums ne visiškas, jei tik numetame dėžes kieme. Biuro perkėlimas iš Anglijos baigiasi tada, kai paskutinis stalas pastatytas ant kojų, o dėžės – ten kur reikia. Vairuotojai turi būti mandagūs ir padėti.

Kodėl kai kurios kompanijos žemiau kainuoja?

Nes jos pradedančios arba nedraudžia krovinius. O gal joms tiesiog sekasi (juokauju). Biuro perkėlimas iš Anglijos nebegali būti pigus dėl kuro kainų ir Brexit administravimo. Jei kaina peržema, tai kaskur trūksta – draudimo, patirties ar tiesiog gerų vairuotojų.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Nebūtina, bet visuomet padeda susidraugauti! (tikrai neprivaloma). Biuro perkėlimas iš Anglijos yra žmogiškas procesas, o geriausia reklama yra nuoširdus šypsenos ir puodelis arbatos po ilgos kelionės. Tačiau neprivalote.

Galutinės mintys

Biuro perkėlimas iš Anglijos yra sudėtingas, bet visiškai įgyvendinamas procesas, jei jį patikėsite profesionalams. Niekada nežinome, kas gali nutikti kelyje – nuo sulūžusios pakabos iki muitininko prasto humoro, bet mes visada turime planą B. Svarbiausia yra ne dėžės, o jūsų ramybė. Pasiruoškite dokumentus, apibrėžkite biudžetą ir mes parsivesime viską saugiai. Juk 20 metų patirtis praverčia, kai reikia išspręsti neįprastas situacijas, kurios kyla pietų Anglijoje arba Lietuvos pasienyje.