Biuro perkėlimas iš Anglijos: operatyvus verslo sprendimas

Biuro perkėlimas iš Anglijos visada buvo sudėtingas procesas, o pastaraisiais metais, po visų tų Breksito pokyčių, tai tapo tikras iššūkis net patiriamiems logistikos specialistams. Aš šioje srityje dirbu jau virš dvidešimties metų ir mačau viską – nuo puikių, organiškai suplanuotų relokacijų iki tų, kurios prasideda panikos šauksmu paskutinę minutę. Dažnai verslai ieško operatyvaus sprendimo, kai būstai pasibaigia arba reikia skubiai sumažinti išlaidas, bet tokie greiti sprendimai dažnai kainuoja dvigubai daugiau nervų nei planuoti vežimai. Čia ne tik apie tai, kaip įkrauti dėžes į sunkvežimį, tai kompleksinis žaidimas su dokumentais, muitinės taisyklėmis ir logistika, kur viena klaida gali sustabdyti visą verslą.

Dokumentai ir Anglijos biurokratija

Kokius dokumentus reikia tur�ti sėkmingam pervežimui?

Pagrindinis dalykas yra tinkamai parengtas prekių eksporto deklaravimas ir inventoriaus sąrašas, be to jūsų krovinys tiesiog neišvažiuos iš Anglijos teritorijos. Beveik visada reikalingas EORI numeris, kurį turi tiek siuntėjas, tiek gavėjas, o taip pat komercinės sąskaitos, jei tai yra nauja technika. Jei vežate naudotus biuro daiktus, reikia patvirtinimo, kad tai nebe prekė, o asmeninis ar įmonės turtas, perkėlimas iš Anglijos gali būti apmokestintas, jei dokumentuose bus klaidų. Geriau viską pasitikrinti su buhalteriu dar prieš pakraudami dėžes, nes vėliau taisyti klaidas yra kur kas brangiau.

Ar tikrai reikalingas EORI numeris?

Taip, be EORI numerio joks rimtas pervežėjas neįsileis jūsų krovinio į savo sistemą, nes be jo neįmanoma pateikticustoms deklaracijos. Nemažai klientų galvoja, kad jei veža tik keletą dėžių su asmeniniais daiktais, tai tai nereikalinga, bet muitinės sistema to nesupranta. Gavote jį greitai internetu, bet reikia laukti, kol jis bus aktyvuotas, kas kartais užtrunka ilgiau nei para, todėl nedelskite iki paskutinės minutės. Be šio kodo krovinys gali būti užstrigęs pasienyje dienomis, o talpinimas uoste ar sandėliuke kainuoja pinigus.

Kaip su PVM, kai vežate biuro įrangą?

Čia viskas priklauso nuo to, ar technika yra naudota, ar nauja, ir ar įmonė yra PVM mokėtoja. Jei pervežate savo naudotą biuro techniką į Lietuvą, dažniausiai taikomas PVM atskaitomas importo mokestis (t.y. jums nereikia mokėti grynų pinigų iš karto, tik užregistruoti). Tačiau jei vežate naujus kompiuterius, kurie dar nebuvo naudojami, tai jau bus importas ir reikės sumokėti PVM ir galimus muitus. Aš visada primenu, kad sąskaitos faktūros turi būti labai aiškios, kitaip muitininkas gali įvertinti prekę pagal savo kainoraštį, o tai visada yra brangiau.

Ar dažnai tikrina fiziškai krovinį pasienyje?

Sakyčiau, kad statistiškai tai nutinka retai, apie 5-10 proc. atvejų, bet kai nutinka, tai sukelia didelius vėlavimus. Anglijoje eksporto kontrolė yra griežta, ypač jei bandote vežti dalykus, kurie atrodo įtartai, pvz., didelę kiekį elektroninių komponentų be pakuočių. Turiu omenyje situaciją, kai vienas klientas bandė vežti serverius be jokių dokumentų, manydamas, kad tai paprasti kompiuteriai, ir jį sužavėjo keletą valandų. Geriau turėti visus popierius tvarkingai sudėtus vienoje aplanke, kad vairuotojas galėtų juos iškart parodyti.

Ar galima vežti naudotą techniką be problemų?

Galima, bet būtina nurodyti, kad ji yra naudota ir turi defektus arba nebeįeina į rinką dėl amžiaus. Dažnai įmonės perkelia senius serverius ar kompiuterius kaip šrotą ar atsargas, o tokiu atveju muitinės reikalavimai šiek tiek kitokie. Svarbu, kad ant kiekvieno įrenginio būtų serijinis numeris, nes jei jo nėra, gali būti laikoma kontrabanda. (Tikrai nežinau, kodėl Anglijos klientai taip mėgsta nuplėšti štikersius su serijiniais numeriais, tai sukuria tik problemų).

Ar reikalingas detalus inventoriaus sąrašas?

Absoliučiai taip, tai yra svarbiausias dokumentas po deklaracijos, nes be jo neįmanoma nustatyti krovinio vertės ir turinio. Negalima tiesiog parašyti "biuro daiktai, 3 dėžės", turi būti išvardyta: "stalas, 2 vnt.; kėdė, 4 vnt.; monitorius, 1 vnt.". Esu matęs, kaip klientai rašo "viskas kaip nuotraukoje", bet muitininkai nuotraukų nemėgsta, jie mėgsta tekstą. Kuo detaliau aprašysite, tuo mažiau šansų, kad krovinys bus užstrigęs arba kad pridės nelegalių daiktų.

Kas dėl asmeninių darbuotojų daiktų biuro krovinyje?

Geriau jų neimašyti, arba jei imate, tai turi būti aiškiai atskirta ir pažymėta kaip asmeninis turtas, priklausantis konkrečiam žmogui. Muitinė gali suklysti ir manyti, kad tai yra įmonės prekės, ir bandyti apmokestinti importuotoją. Vienas kartas buvo toks, kad vadybininkas įmetė savo dviratį į sunkvežimį be žinios, ir mes turėjome daug painių su tuo paaiškinimu. Geriau padaryti atskirą sąrašą arba papildomą pastabą, kad tai neįeina į bendrą biuro krovinio vertę.

Ar galima vežti biuro maisto atsargas?

Labai nepatarčia, ypač jei tai mėsos ar pieno produktai, nes Anglijoje ir ES taisyklės dėl maisto pervežimo yra griežtos. Galima vežti ką tik supakuotą ilgalaikio saugojimo maistą, bet visada geriau pasikonsultuoti, nes uždraustų produktų radimas gali baigtis ne tik konfiskavimu, bet ir bauda. Biuro kavinės įrangą, pvz., kavos aparatus, vežti galima, bet tikrai nepamirškite išpilti vandens iš bakų, kitaip galite gauti baudą už biologinių atliekų pervežimą.

Praktiniai pervežimo niuansai

Kiek laiko trunka toks pervežimas į Lietuvą?

Standartiškai, kai viskas eina gerai, tai nuo pakrovimo Anglijoje iki iškraunimo Lietuvoje užtrunka apie 3-4 dienas, tačiau tai labai priklauso nuo vietos. Jei biuras yra kažkur giliai Škotijoje arba pietų Anglijoje, tai kelias gali užtrukti dieną ilgiau viena kryptimi. Taip pat reikia prisiminti apie kelionę per Lamanšą, kur tenka laukti keltų arba Eurotunelio, o ten eilės gali būti neprognozuojamos. Planuokite bent savaitę iš anksto, jei norite, kad biuras veiktų be pertraukos.

Ar įmanomas operatyvus, "skubus" pervežimas?

Įmanomas, bet tai kainuos brangiau, nes reikės skirti atskirą sunkvežimį be kitų krovinių, o ne laukti, kai susirinks pilna mašina. Operatyvus verslo sprendimas reiškia, kad mes atvykstame į dieną-poras, pakrauname ir važiuojame tiesiai, be sustojimų tarpinėse stotyse. Tačiau tada kyla klausimas dėl dokumentų – jei jų nėra, net greičiausias sunkvežimis padės nulipęs nuo ratų. Reikia suprasti, kad "skubu" logistikoje dažnai reiškia "brangiau ir su didesniu rizika".

Kaip susitvarkyti su parkavimu Anglijoje?

Tai yra kliento (jūsų) bėda, nes mūsų vairuotojai nežino vietinių taisyklių ir neturi tiesioginių kontaktų su savivaldybe. Londone arba kituose miestuose už sunkvežimio stovėjimą be leidimo gali padaryti didžiulę baudą, kurią vėliau bandysite pervesti ant mūsų. Reikia iš anksto susitarti dėl vietos arba gauti leidimą stovėti ant "geltonųjų linijų" pakrovimo metu. Kartais tiesiog sustojame šalia ir vairuotojas bėgioja neša dėžes, kad tik neparašytų baudos, bet tai nėra saugu.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai arba bent jau supranta lietuviškai, tačiau Anglijoje dirba ir vietiniai vairuotojai, su kuriais reikia kalbėtis angliškai. Jei jums svarbu, kad pakrovimo metu kažkas aiškinotųsi lietuviškai, prašykite tai nurodyti užsakyme, nes kartais atvyksta vairuotojas iš Lenkijos ar Bulgarijos. Bet dažniausiai logistika tvarkoma per dispečerius, kurie visada su jumis susisieks. (Aš asmeniškai visada stengiuosi siųsti lietuvius, kad nebūtų nesusipratimų dėl to, ką reikia krauti).

Kiek vietos užima paprastas biuras?

Tai labai įvairuoja, bet mažas biuras penkiems žmonėms dažniausiai užima apie 10-15 kubinių metrų, tai yra apie pusę 20 pėdų konteinerio. Didelės konferencinės stalai, seifai ar arkliniai archyvai užima daug vietos ir yra labai sunkūs, todėl juos reikia skaičiuoti atskirai. Žmonės dažnai nuveža daug daugiau daiktų, nei manė, todėl geriau padaryti vaizdinį apžiūrą arba nufotografuoti viską. Kartais nutinka taip kad klientas sako "tik kelios dėžės", o atvyksta ir tenka krauti visą sandėlį.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Jei baldai yra dideli, pvz., staliniai skyriai ar didelės spintos, tai beveik visada reikia išmontuoti, kad tilptų į liftą arba į sunkvežimį. Mūsų komanda paprastai atvyksta su įrankiais ir tai padaro, bet jei tai ypatingai sudėtingos sistemos, gali prireikti specialistų. Rekomenduoju išardyti viską, kas įmanoma, dar prieš mūsų atvykimą, tai taupo daug laiko. Tačiau nenaudokite savo jėgų, jei nesate tikri, nes sugedęs baldas pervežimo metu yra paskutinis dalykas, kurio norite.

Ar saugu duoti raktus vairuotojams?

Tai yra standartinė praktika, kai pervežame visą biuro turinį ir užrakiname patalpas, tačiau visada patikrinkite vairuotojo asmens dokumentus. Esu girdėjęs istorijų, kai pasirodė "vairuotojai", kurie tiesiog išsivežė brangiausią techniką, o paliko senas kėdes. Dirbame tik su patikimais partneriais, bet rinkoje yra ir nusikalstamų grupių, kurios imituoja pervežėjus. Geriau raktus paduoti dispečeriui arba atidaryti duris ir laukti šalia, kol viskas įkraunama.

Kas dėl draudimo kelyje?

Krovinys visada turi būti apdraustas nuo avarijos, gaisro ar vagystės, bet verta pasidomėti, ar draudimas apima ir "pakavimo klaidas". Kartais klientai pačiai supako daiktus, o vairuotojas tik uždaro duris, tada jei kažkas suyra, draudimo kompanija gali atmokėti tik dalį sumos. Geriau, kad pakavimą atliktų profesionalai, tuomet draudimas veikia pilnai. Nepamirškite paskaičiuoti realios krovinio vertės, ne mažiau, nei būtų prireikę naujų daiktų pirkimui.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos?

Kainos svyruoja labai priklausomai nuo krovinio tūrio, bet maždaug vienas kubinis metras gali kainuoti nuo 50 iki 100 svarų, plius muitinės paslaugos. Jei tai yra pilnas sunkvežimis (apie 90 kub. m.), kaina gali būti labai konkurencinga vienetui, o jei tik kelios dėžės – tai bus brangiau. Taip pat į kainą įeina kuro priedai, kurie šiuo metu yra labai aukšti, ir Londone mokestis už užterštumą (ULEZ). Rekomenduoju klausti konkretaus pasiūlymo, o ne remtis bendrais interneto kainoraščiais.

Kas įeina į galutinę kainą?

Į kainą įeina transportas, vairuotojo darbas, pakavimo medžiagos (jei užsakote), ir dažniausiai iškrovimas vietoje. Tačiau į kainą dažnai neįeina papildomi paslaugos, tokios kaip baldų montavimas, aukštų pastatų kėlimas su kranu arba stovėjimo mokestis mieste. Visada prašykite išsamios sąskaitos, kad nebūtų staigmenų, kai vairuotojas pareikalauja pinigų už "neįsivaizduojamą pastangą". Kartais į kainą įtraukiamas ir muitinės tarpininkavimas, tai verta patikrinti.

Ar kainuoja brangiau dėl degalų?

Taip, šiuo metu degalų priedai yra didžiausia kainos dalis, jie gali sudaryti iki 20-30 proc. galutinės sumos. Keičiasi ir svaro kursas, todėl kaina, kurią gavote prieš mėnesį, gali skirtis šiandien. Mes stengiamės fiksuoti kainas ilgesniam laikotarpiui, jei sutartis pasirašoma iš anksto, bet skubiais atvejais tenka taikyti dabartines kainas. Negalima manyti, kad pervežimas kainuos tiek pat, kaip prieš penkerius metus.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių Anglijoje?

Anglijoje labai nemėgsta sunkvežimių miestuose, todėl yra daugybė mokesčių už važiavimą į centrus (London Congestion Charge, ULEZ). Be to, jei vairuotojas praleis nustatytą laiką (pvz., dėl jūsų vėlavimo), gali būti skaičiuojamas laukimo mokestis valanda. Taip pat gali būti baudų už neteisingai išmestą pakuočių krovą, jei paliekate visą šiukšlinę ant gatvės. Užsukite iš anksto, ką daryti su šiukšlėmis, nes jų išvežimas Anglijoje yra labai brangus.

Ką daryti, jei pasiūlymas atrodo per pigus?

Bėkite toli, tai yra tikras signalas, kad kažkas čia ne taip, arba tai yra "brokeris" be savo transporto, kuris vėliau paims užsakymą ir parduos pigesniam pervežėjui. Pigus pervežimas dažnai baigiasi tuo, kad krovinys užstrigsta, arba jums reikia mokėti papildomai už viską, kas buvo "užmiršta". Patirtis rodo, kad vidutinė kaina yra geriausia, tenka mokėti už kokybę ir ramybę. Neklauskite tik pagal kainą, klauskite pagal patirtį.

Ar reikia mokėti avansą?

Dažniausiai taip, reikia sumokėti apie 30-50 proc. avansą, kad užtikrintumėte transporto rezervaciją, ypač jei tai yra sezono metas. Tai neleidžia klientui atsisakyti paskutinę minutę, kai mes jau esame nusiuntę vairuotoją. Avansas užtikrina, kad mes iš tikrųjų atvyksime, o ne pasimsime pelningesnį užsakymą kelyje. Likusi dalis sumokama prieš iškraunant arba gavus dokumentus.

Technika, baldai ir įranga

Kaip saugiai pervežti brangius serverius?

Serveriai yra jautrūs vibracijai, todėl jie turi būti supakuoti į specialias dėžes su putomis arba užtvirtinti ant rėmų. Rekomenduoju išjungti juos dar prieš pakavimą ir pažymėti, kuris pusė yra viršus, kad niekas jų nepaverstų. Jei serveriuose yra duomenys, būtinai padarykite atsarginę kopiją, nes nėra 100 proc. garantijos, kad kelionėje nebus smūgio. Kartais net geriausias vairuotojas gali užlipti ant "kiauros" grindinio.

Ar pervežiate seifus?

Taip, pervežame, bet seifai yra vieni sunkiausių daiktų, o jų pervežimas kainuoja papildomai dėl sunkios technikos. Jei seifas yra didelis ir įmūrytas, gali prireikti statybininkų, kad jį išimtų, o to mes nebeįgyvendinome. Mažus seifus galima nešti rankomis, bet svarbu, kad jie būtų tuščiai išvalyti, kad nesukeltų neaiškumų muitinėje dėl "vertybių pervežimo".

Kaip elgtis su biuro augalais?

Augalus pervežti galima, bet jie yra gyvi organizmai, todėl ilgai stovint uždangtame sunkvežime gali užgti arba sušalti. Be to, augalams reikalingas fitosanitinis pažymėjimas, kadangi jie yra biologinės kilmės, o be jo Anglija neleidžia išvežti augalijos. Manau, kad geriau juos atiduoti kolegoms arba palikti, nes rizika, kad jie nugyvens kelyje, arba juos sunaikins muitinė, yra labai didelė. (Kartą vežėme didelę palmę, kurią klientas labai mylėjo, bet ji atvyko geltona ir numirusi).

Ar reikia išpakuoti dėžes vietoje?

Tai papildoma paslauga, kurią galima užsakyti, jei norite, kad mūsų komanda ne tik iškrautų, bet ir sudėliotų daiktus ant stalų. Tačiau tai užtrunka kelias valandas ir kainuoja, todėl dažniausia įmonės pasirenka tiesiog padėti dėžes centroje, o darbuotojai viską išpakuoja patys. Jei turite daug smulkaus biuro reikmenų, išpakuojimas gali būti labai naudingas, kad galėtumėte iš karto pradėti dirbti.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (pvz., valymo priemones)?

Galima tik tada, jei jos yra originalioje, uždarytoje pakuotėje su etiketėmis, o kiekis nedidelis. Didelės kiekis cheminių medžiagų reikalauja specialios licencijos ir transporto (ADR), kas kainuoja labai brangiai. Būtinai pasakykite apie tai iš anksto, nes jei vairuotojas pajus kvapą arba pamatys besiplečiančią indą, jis gali atsisakyti vežti visą krovinį saugumo sumetimais.

Nepageidaujamos situacijos ir sprendimai

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai retai nutinka, bet jei nutinka, mes turiem pagalbinį transportą, kuris gali atvykti ir perkrauti krovinį į kitą mašiną. Tai gali sukelti vėlavimą dienai ar dviem, bet svarbiausia yra tai, kad krovinys yra apdraustas, todėl jis neprarasčia vertės. Vairuotojai taip pat turi instrukcijas kaip elgtis, jei technika sugenda tiesiogiai po pakrovimo. Geriau nedelskite ir skambinkite mums, kai pastebite, kad vairuotojas nejudėja pagal GPS.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mumis – labai retai, nes mes tikriname inventorių kiekvieną kartą pakrovimo ir iškrovimo metu. Tačiau girdime istorijų apie kitas firmas, kurios "pamiršta" padėti dėžę arba ją pasigailėjo kelyje. Svarbiausia yra turėti sąrašą su numeruotomis dėžėmis, tada negalima pasakyti, kad "kažkas dingo". Jei dėmės skaičiuotume, tai dažniausiai dingsta smulkmenos, kurios nebuvo įrašytos į sąrašą, pvz., telefonų įkrovikliai.

Kas daryti, jei pasienyje kyla problemų?

Jeigu problema yra dokumentuose, mūsų muitinės agentas skambins jums ir prašys papildomų duomenų arba dokumentų nuotraukų. Svarbu nepradingti ir neatsiliekti su atsakymais, nes kuo ilgiau trunka tikrinimas, tuo daugiau mokesčių už sandėliavimą kaupiasi. Kartais problema išsprendžiama paprastu paaiškinimu, pvz., kad tai nėra prekė, o įranga. (Neseniai vienas klientas užmiršo paminėti, kad veža dovanas, ir tai sukėlė nesusipratimų su VMI verte).

Ar galima atšaukti pervežimą paskutinę minutę?

Techniškai galima, tačiau jums greičiausiai teks mokėti baudą arba prarasti avansą, nes mes jau esam priskyrę transportą ir vairuotojas gali būti kelyje. Logistikoje "paskutinė minutė" reiškia 24-48 valandas iki pradžios, o ne valandą prieš atvykimą. Jei situacija išties nepageidaujama, pvz., susirgo darbuotojai, susitarkime dėl datos perkėlimo, tai paprastai įmanoma be didelių nuostolių.

Kaip skųstis, jei paslauga buvo bloga?

Rašykite mums tiesiogiai el. paštu arba skambinkite vadovui, mes visada stengiamės ištaisyti klaidas, jei jos mūsų kaltė. Nebijokite reikalauti nuolaidos, jei vairuotojas buvo neprofesionalus arba daiktai buvo sugadinti. Žinoma, reikia įrodymų – nuotraukų ir video. Esu patyręs ir tokių klientų, kurie iš karto kreipiasi į teismą, nors problema būtų išsprendžiama pokalbiu per dešimt minučių.

Kokius patarimus duotumėte verslui, kuris ruošiasi perkelti biurą?

Planuokite iš anksto, nebijokite klausti kvailų klausimų ir pasitikėkite savo jausmais apie pervežėją. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra ne tik fizinis darbas, tai emocinis ir organizacinis išbandymas. Pasirūpinkite, kad darbuotojai žinotų, ką daryti su savo daiktais, ir kad jie nebūtų trukdę vairuotojams. Ir svarbiausia – nepamirškite pasidžiaugti, kai viskas baigiasi, nors tai ir yra pavargstanti procesa.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti sklandus procesas, jei pasiruošiate tam kaip verslo projektui, o ne kaip paprastai kelionei į parduotuvę. Svarbiausia yra rasti partnerį, kuris ne tik tiesiog vairuoja sunkvežimį, bet ir supranta šiuos naujus Anglijos ir ES muitinės reikalavimus, taip sutaupysite nemažai pinigų ir nervų. Niekada nenaudokite pigiausių variantų, kai kalba eina apie jūsų verslo turtą, nes taupymas šiuo atveju gali tapti brangiausia klaida. Geros sėkmės jūsų verslo relokacijoje, tikėkimės, kad viskas įvyks be staigmenų ir jūsų komanda galės dirbti jau naujoje vietoje be pertraukų.