Biuro perkėlimas iš Anglijos: operatyvūs logistikos sprendimai ir kas iš tikrųjų juos lydi

Biuro perkėlimas iš Anglijos: operatyvūs logistikos sprendimai – tai kasdienybė mano darbe, bet klientams tai dažnai atrodo kaip kosminė misija. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir matęs viską – nuo puikių, subraižytų planų iki tokių chaotinių situacijų, kad net pats susigundyčiau. Anglija po Breksito pasikeitė, muitinės, dokumentai, viskas sudėtingiau, bet neimkama. Svarbiausia yra suprasti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos: operatyvūs logistikos sprendimai nėra tik apie dėžių nešimą, tai apie protų susivienijimą, kad niekas nepasimestų kelyje arba Doveriuose. Toliau paaiškinsiu trumpai aiškiai kaip tai vyksta be jokių gražių žodžių.

Pradžia: planavimas, laikas ir biudžetas

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Anglijos?

Tai labai priklauso nuo to, kur tiksliai esate. Jei Londonas ar pietūs, greičiau, jei Škotija – ilgiau. Vidutiniškai planuokite savaitę nuo užsakymo iki išvežimo, o patrasas trunka 2-3 dienas, jei nėra eilių. Kartais vairuotojas užstringa kalte, tada gali pavėluoti, bet mes stengiamės informuoti iš anksto. Geriausia nieko neskelbti darbuotojams iki paskutinės akimirkos, kad nebūtų panikos, nes žmonės pradeda daryti spaudą.

Ar reikia patiems susirinkti daiktus?

Galite susirinkti patys, bet tada mes neatsakome už tai, kad jūsų monitorius nukrito dėl to, kad dėžė buvo per daug didelė. Mūsų komanda atvyksta su įranga, padeda susirinkti, užpakuoti viską į standartines dėžes. Vienas kartas klientas bandė vežti biuro kėdes be jokių rišmenų, tiesiog užmėtę ant kėbulo, tai buvo siaubingas vaizdas ir tiesiog pavojinga kitiems vairuotojams. Geriau palikite mums, mes žinome, kaip tai padaryti saugiai.

Kaip susiformuojate kainą?

Kainą lemia kubatura, t. y. kiek vietos daiktai užima sunkvežimyje, ir atstumas. Taip pat įeina kuro mokesčiai, kurie dabar, tiesa sakant, šokinėja kaip nori. Dar pridėsime darbo valandas Anglijoje, nes ten reikia mokėti vairuotojams daugiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos: operatyvūs logistikos sprendimai niekada nebus pigūs, bet galime pasiūlyti variantus, jei sutinkate laukti dėl krovinio surinkimo (kai turi kitus siuntas toje pusėje).

Ar dirbate švenčių metu ar savaitgaliais?

Dirbame, bet tai kainuoja brangiau. Anglijos vairuotojai taip pat mėgsta ilsėtis, tad jei reikia važiuoti sekmadienį, reikia mokėti premiją. Geriausia planuoti darbo dienomis, tada mažiau rizikos, kad ką nors uždarys arba nebus kas atidaryti vartus. Nors kartais, jei spaudžia terminas, darome išimtį, bet tai turi būti aptarta iš anksto, kad nebūtų nesusipratimų prie uosto.

Kas nutinka, jei darbo nebaigėme laiku?

Niekos baisaus, tiesiog pasakome, kad reikia dienos ilgesnio. Viskas priklauso nuo to, kiek dar liko neišvežta. Jei tai tik kelios dėžutės, galime palikti vyrą papildomai valandai, bet jei liko visa apykaitė, reikės planuoti antrąją kelionę. Geriausia nedaryti to, ką padarė viena firma Birmingeme – jie pradėjo krauti prieš pat uosto uždarymą ir liko ten miegoti mašinoje, o klientas buvo labai nepykęs.

Dokumentai, muitinė ir tas "Breksitas"

Ar dabar būtina muitinės deklaracija?

Taip, būtina. Nuo 2021 metų Anglija yra trečioji šalis, tad viską reikia deklaruoti. Tai nėra taip sunku, kaip atrodo, jei turime sąrašą su prekių vertėmis. Biuro perkėlimas iš Anglijos: operatyvūs logistikos sprendimai apima ir dokumentų tvarkymą, tai mūsų darbas. Jums tik reikia duoti sąrašą, o mes jį perduodame brokeriui. Viskas daroma elektroniniu būdu, fiziškai niekur eiti nereikia.

Kokius dokumentus turiu paruošti?

Mums reikalingas inventoriaus sąrašas – kas keliauja. Nereikia rašyti kiekvienos sraigės, bet turi būti aišku, kas yra: "biuro baldai", "kompiuteriai", "archyvas". Taip pat reikia mūsų sutarties ir asmens dokumento, jei jūs sutinkate pasirašyti perdavimo aktus. Jei daiktai priklauso ne jums, o kažkam kitam, reikės įgaliojimo, kitaip muitinė neleis išvežti.

Kaip su PVM (VAT)? Ar reikia mokėti?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir perkeliate savo nuosavybę, dažniausiai galite taikyti 0% PVM tarifą (tarkime, eksporto procedūra). Reikia pateikti savo PVM mokėtojo numerį. Jei ne, gali tekti mokėti importo PVM, bet vėliau galima jį susigrąžinti arba atskaityti, jei verslas. Čia geriau pasitarti su buhalteriu, aš esu logistikas, ne teisininkas, todėl nedarysiu galų apie tai.

Ar galiu įsivažiuoti su savo asmeniniais daiktais?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta nuo biuro turto. Asmeniniai daiktai laikomi "perkeliamuoju turtu" (PRT) ir turi kitokias muitinės taisykles. Jei įmesite savo dviratį į biuro krovinį gale, muitininkas gali suprasti tai kaip prekę. Geriau pasakyti iš anksto, kad ten yra ir asmeninių dalykų, kad nebūtų nesusipratimų ir baudų.

Kas bus, jei muitinė sustabdys mūsų mašiną?

Tai nutinka retai, jei dokumentai tvarkingi. Jei sustabdys, reikės papildomai paaiškinti, kas vyksta. Kartais užstringa dėl to, kad prekių kodas (HS code) nepasirinktas teisingai, pavyzdžiui, seni kompiuteriai ir nauji skirtingai. Tada gali tekti mokėti sandėliavimo mokestį, kol išsiaiškinsime. Bet su mūsų brokeriais tokie dalykai išsprendžiami per dieną, dvi, nereikia panikuoti.

Ar jūs atliekate deklaravimą už mane?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugą. Mums nereikia, kad jūs kalbėtumėte su muitinės pareigūnais. Mes turime patikimus brokerius, kurie žino visas smulkmenas. Biuro perkėlimas iš Anglijos: operatyvūs logistikos sprendimai be deklaravimo būtų neįmanomi dabar. Jūs tik mums duodate duomenis, o mes likusį šlamštą pasiimame ant savęs ir sutvarkome.

Vairuotojai, keliai ir techninės bėdos

Kokio dydžio sunkvežimis atvyksta?

Dažniausiai siunčiame 3,5 tonų arba 7,5 tonų sunkvežimius (Luton). Anglijoje didelių sunkvežimių (40t) vairavimas miestuose sudėtingas dėl leidimų. Jei biuras yra mažame gatvėlėje, 3,5 t bus idealus, nors ten telpa mažiau. Reikia apžiūrėti vietą iš anksto (Google street view padeda), kad nereikėtų Krautis dėžių per pusę miesto.

Keliu maršrutas: keltu ar per tunelį?

Paprastai važiuojame per Eurotunelį, nes jis greitesnis ir mažiau priklauso nuo oro sąlygų. Keltai gaišta laukiant išvykimo. Bet kainos gali skirtis, priklausomai nuo dienos. Kartais jei krovinys labai didelis arba yra kokių draudimų (pvz., degalų), tenka važiuoti keltu. Mes pasirenkame, kas tuo momentu pigiau ir greičiau (ir saugiau).

Ar galite užvažiuoti į Londono centrą (ULEZ)?

Tai didelis klausimas. Londono centras turi ULEZ zonas, kur reikia mokėti už kiekvieną dieną. Mašina turi atitikti standartus (Euro 6). Jei mūsų mašina neatitinka, teks važiuoti apiplius arba mokėti didelius baudas. Geriau žinoti iš anksto, ar esate zonoje, kad galėtume įskaičiuoti šią išlaidą į kainą, kitaip bus nemalonios staigmenos.

Kas daryti, jei mašina suges kelyje?

Tai baisiausia baimė, bet mes turime pagalbos paslaugą visoje Europoje. Atvyksta mechanikas, pakeičia ratą arba tempia. Vienas kartas mums sugedo sunkvežimis šalia Bristolio, teko laukti 6 valandas, bet krovinys pasiekė tikslą. Klientams atsiprašome už vėlavimą, bet technika – technika, čia nieko nepadarosi, net jei esai labai greitas.

Kiek žmonių atvyksta krauti?

Standartiškai du vyrai – vairuotojas ir padėjėjas. Jei daug daiktų arba reikia nešti per nelygų paviršių, siunčiame tris. Anglijoje darbas brangus, todėl neapsimoka siųsti būrio, jei tai nereikalinga. Bet jei reikia išardyti didelę stendą, geriau turėti rankų, kad nereikėtų laukti iki vakaro.

Ar išardote ir surenbate baldus?

Taip, turime įrankių. Išardome stalus, spintas, sekcijas. Tiesiog pasakykite, kas turi būti išardyta. Vieną kartą klientas prašė išardyti vitriną, kuri buvo sujungta klijais – tai buvo beprasmiška, ją tiesiog reikėjo nešti kaip yra. Mes patariame, kas verta išardyti, o kas ne. Surenkami atgal Lietuvoje, jei to reikia.

IT, pavojingi daiktai ir smulkmenos

Ar saugu vežti serverius ir IT įrangą?

Saugu, jei ji užpakaluota. Geriausia, jei IT specialistas išjungia viską ir pažymi, kur kas jungiasi. Mes ne atsakingi už duomenų praradimą, bet už fizinę saugą – taip. Biuro perkėlimas iš Anglijos: operatyvūs logistikos sprendimai visada įtraukia ypatingą dėmesį brangiai įrangai. Patariame serverius vežti ne dėžėse su kitais daiktais, o atskirai, ant specialios padėklos, kad niekas ant jų neužkristų.

Kaip su konfidencialiais dokumentais?

Dedame į uždaromas dėžes ir užklijuojame juostą su jūsų parašu, arba mes užklijuojame ir pasirašome už jus. Taip galite būti tikri, kas niekas neatsidarys. Jei reikia, galime užrakinti dėžę su spynu, kurios raktą atiduodame jums. Archyvus dažnai veža specialiomis dėžėmis, kurios telpa daugiausia popierių, tai patogu, nes nesugumbsta.

Ar galima vežti gyvas augalus?

Galima, bet yra rizika. Muitinė dažnai tikrina, ar augalai nekenksmingi, turi būti fitosanitariniai pažymėjimai. Be to, augalams sunku peržiūrėti kelias be šviesos ir vandens. Jei tai koks kaktusas, išgyvens, bet didelis fikusas gali nukristi. Geriau juos palikti arba vežti atskirai, ne su biuro baldais, kad ne uždusintų tarp dėžių.

Kas dėl tuščių popierinių ar chemikalų?

Tušti popieriniai (spalvoti) nėra pavojingi, bet chemikalai – taip. Jei turite valymo priemonių, tonerius, tai turi būti deklaruojama kaip pavojingos (ADR) medžiagos, nors dažniausiai tai nedideliai kiekiai. Negalima tiesiog mesti į krūvą, kad išsilietų. Tonerius geriausia išimti iš spausdintuvų, kad nesusilietų, nes tai labai sunkiai išsivalo.

Ar jūs duodate dėžes?

Taip, dėžes pristatome iš anksto arba kartu su vairuotojais. Tai įeina į kainą (ribotas kiekis). Jei reikia labai daug, galima nupirkti papildomai. Dėžės standartinės, tvirtos. Turiu omenyje tas mažas knygų dėžutes ir didesnes. Jas galima pasilikti arba mes paimame atgal, jei jums jos nebereikalingos, taip sutaupome gamtos.

Ar būtina dėžes pažymėti?

Labai pageidautina. Parašykite "pirmas aukštas", "virtuvė", "šefas". Tai greitina iškrovimą Lietuvoje. Jei nieko nerašysite, viskas nueis į vieną krūvą ir tada jūs patys gausite ieškoti savo pieštuko kažkur tarp monitorių. Etiketės sutaupo laiko, pasitikėkite manimi, esu matęs tą chaosą ir nėra smagu tai tvarkyti.

Problemos, kainos ir pabaiga

Ar yra kokių paslėptų mokesčių?

Mums įžeidžia, kai klausia apie paslėptus mokesčius. Mes sakome viską iš karto. Kaina yra kaina. Gali būti papildomi išlaidos tik dėl jūsų poreikių, pvz., jei reikia uždaryti gatvę arba naudoti keltinę. Bet apie tai kalbame prieš kelionę. Biuro perkėlimas iš Anglijos: operatyvūs logistikos sprendimai turi būti skaidrūs, kadangi verslas nemėgsta staigmenų ir pinigų praradimų.

Kas atsitinka, jei kažką sulaužote?

Turime draudimą. Jei mes sulaužome, atlyginame. Bet, prisipažinsiu, retai nutinka, nes mūsų vairuotojai dirba jau ilgai. Jei matyti, kad dėžė buvo blogai supakuota (suskilęs stiklas viduje), mes neatsakome. Visada patikrinkite būklę gavę krovinį, ir jei kas negerai – užfiksuokite nuotrauką, kad būtų įrodymų draudimo kompanijai.

Ar galiu atšaukti užsakymą?

Galite, bet turiu pasakyti, kad jei atšaukiate dieną prieš išvykimo, kai jau viskas suplanuota ir vairuotojas pasiruošęs, reikės sumokėti baudą už laiko praradimą. Mes negalime tiesiog pasakyti vairuotojui "važiuok namo", jis jau išleido pinigus ir laiką. Kuo anksčiau pasakysite, tuo mažiau nuostolių abiem pusėms.

Ar grąžinate pinigus, jei per daug sumokėjau?

Žinoma, jei paskaičiavome per daug dėžių arba kaina nukrito (kas nutinka retai), grąžinsime skirtumą. Mes dirbame sąžiningai. Galų gale, norime, kad grįžtumėte arba rekomenduotumėt draugams. Verslas remiasi pasitikėjimu, o ne vienkartiniu uždarbiu ant blogos reputacijos.

Kokia yra jūsų atsakomybės riba?

Pagal konvenciją (CMR), atsakomybė ribojama pagal svorį (apie 8 SDR kg). Tai standartinė praktika. Jei turite labai brangų daiktą, reikia jį specialiai apdrausti. Dažniausiai biuro baldai nėra tiek brangiai svorio atžvilgiu, tad standartinis draudimas užtenka. Bet viskas aptariama individualiai prieš pradedant darbus.

Ar reikia mokėti avansą?

Paprastai taip, maždaug 30-50 proc., kad užfiksuotume datą ir neleistume kitiems. Likutį mokate gavę daiktus. Jei dirbate su dideliais korporacijomis, galima sutarti apie mokėjimą sąskaitą-faktūra per 14 ar 30 dienų, su sąlyga, kad pasirašome sutartį. Taip yra saugiau abiem pusėms.

Taigi, biuro perkėlimas iš Anglijos: operatyvūs logistikos sprendimai nėra taip baisu, kaip atrodo iš pradžių, jei pasitiki profesionalais. Svarbiausia yra komunikacija – mes nežinome, kas jums svarbiausia, kol nepasakysite. Nors ir būna nesusipratimų arba vėlavimų dėl oro, visada galima rasti išeitį. Tikiuosi, šie atsakymai padėjo suprasti, kas laukia kelyje, ir dabar jaučiatės ramiau. Jei dar abejojate, tiesiog skambinkite, išsamiai papasakosiu.