Biuro perkėlimas iš Anglijos: operatyvumas ir efektyvumas visada

Sutikime, visada tiesiog sakoma "perkelkime greitai", tačiau realybėje, kai kalba eina apie biuro perkėlimas iš Anglijos, niekas taip paprastai nevyksta. Aš šioje srityje jau beveik dvidešimtmetis ir mačiau viską – nuo Londono "City" firmų iki mažų garražinių verslų Birmingeme. Anglija nėra Lietuva, čia keliai, taisyklės ir patys klientai kitokie. Operatyvumas mūsų darbe yra viskas, nes kiekviena valanda, kai biuras neveikia, kainuoja pinigus. Tačiau efektyvumas pasiekiamas tik tada, kai žinai, kur gali viskas įstrigti, nuo Brexit muitinės iki paprasto vairuotojo išsigandimo dėl didelio spaudimo. Čia nėra teorija, o gryna praktika, dėl kurios dažnai tenka kalbėti aštriai ir be prielaidų.

Kaip prasideda biuro perkėlimas iš Anglijos (ir kodėl svarbi data)

Kaip anksti reikia pradėti planuoti biuro perkėlimas iš Anglijos?

Nuo ko pradėti? Žmonės dažnai skambina ir sako: "Reikia kelti penktadienį". Tai tiesiog nepavyksta, jei norite biuro perkėlimas iš Anglijos būtų atliktas be nugaros skausmo. Tarkime, gyvenate Mančesterio apylinkėse – reikia susitvarkyti išsiregistravimą iš patalpų, kuris ten trunka ilgiau nei čia. Mažiausiai reikėtų savaitės-dviejų, o didelėms įmonėms geriau mesti akį į kalendarą prieš mėnesį.

Ar tikrai reikia vizito į objektą ar pakanka nuotraukų?

Idealu, jei ateina vadybininkas ir pamato gyvai. Bet jei dėl biudžeto ar laiko biuro perkėlimas iš Anglijos planuojamas toli nuo mums, tinka ir gerotos nuotraukos su ašim, kurie turi patekti į kadrą (pvz., sėdėti šalia spintos). Buvau atvejų, kai nuotraukose atrodė, kad telpa į 3,5 tonų furgoną, o atvykus pasirodė, kad reikia 7,5 tonų su liftu. Tuomet prasideda naktinis krizinis valdymas.

Kiek laiko užtrunka paties perkėlimo procesas?

Standartiškai, jei kalbame apie darbo vietą su 10-15 darbuotojų, pačio pakrovimo Anglijoje užtrunka apie 4–6 valandas. Tačiau visada įskaičiuokite anglų "coffee breaks" ir tai, kiek vairuotojai reikalauja laiko. Kelionė iki Lietuvos (taip pat įskaitant Paryžiaus/Kalėjų perkelą) trunka maždaug 2–3 dienas.

Kuo skiriasi perkėlimas iš Londono palyginti su kaimo vietovėmis?

Londonas yra kaškokia kita planeta. Ten už "Congestion charge" ir "ULEZ" zonas reikia mokėti papildomai, o sunkvežimis neturi ką daryti centru be leidimo. Jei jūsų biuras yra Soho ar Kensingtone, biuro perkėlimas iš Anglijos (bent jo logistika) kainuos dvigubai dėl leidimų ir tamsvalandžių draudimų. Kaimo vietovėse, tarkime, Kornvalyje, problema dažnai būna ne su leidimais, o su siaurais keliais, kur sunkvežimis negali pravažiuoti pro ganyklų tvoras.

Ar galima perkelti biurą štai dabar, neįsidėjėti į eilę?

Galima, jei turite lėšų. Ypač jei kalbama apie ekspresinį biuro perkėlimas iš Anglijos. Tokiu atveju mes samdome papildomą furgoną, kuris važiuoja tuščias grįžtant, tik dėl jūsų krovinių. Tačiau tai kainuoja, o lietuviškas verslininkas visada svarsto, ar verta taupyti laiką, ar pinigus. Sakyčiau, tenka rasti kompromisą.

Dėžės, baldai ir taisyklinės biudininkai

Kaip supakuoti techniką, kad ji nebeatkeliauja sugadinta?

Pagrindinė taisyklė – nenaudoti originalių dėžių? Ne, jos geriausios. Jei jų nėra, vyniojame į burbulą. Vieną kartą važiavome, klientas, o galbūt ne jis, o jo padėjėjas, įmetė monitorių į dėžę be paminkštinimo. Atsigabenus Vilniuje, tai buvo kristalų klostymas. Dabar žinau – technika reikia tvarkingai užsegti juostomis.

Ar reikia išsišluoti stalus prieš atvykstant?

Būtina. Niekas nenori vežti kavos pyragų trupinių iš 2015 metų. Vieną kartą gavome užduotį perkelti "archyvinį" biurą, kur buvo net sniego patiekalų likučiai. Kvapas buvo toks, kad vairuotojai beveik sustabdė darbą. Taip, taisyklinės biudininkai (taip toks žodis kartais pradingsta iš galvos, turiu omenyje taisyklines) turi būti tuščios.

Ar nešite ir biuro augalus?

Taip, nešame. Tačiau ne viską. Ypač jei tai kaktusai ar kažkas labai trapaus. Atsimenu, kaip viena firma norėjo pervežti didelę, 2 metrų aukščio palmę. Pavojinga dalyka, nes jei ji užsidega į vairuotoją stabdžiant – problema. Geriau tuos augalus pažymėti kaip "lengvai pažeidžiamus" (fragile).

Kas daryti su pavojingais atliekomis, pvz., toneriais?

Tai svarbus klausimas. Toneriai gali sprogti arba išsilieti, jei furgone labai karšta. Geriausias variantas – juos išimti ir vežti atskirai, o ne palikti spausdintuvuose. Esą gaisro saugumo (apie tai aš girdėjau iš vieno draugo gaisrininke), jie priskiriami prie pavojingų. Mums paprasčiau, jei juos pasirūpinate patys.

Ar galime išmontuoti baldus?

Žinoma, nors ne visada mūsų vairuotojai yra meistrai. Paprastus stalus nuimtume lentynas – ne problema. Bet jei turite sudėtingų "John Lewis" spintų su slenkančiomis durimis, geriau pasamdyti vietinį meistrą Anglijoje išmontavimui, o mums duoti tiesiog detales. Viena kartą bandę surinkti tokią spintą be instrukcijos... tai gavosi daugiau skersinių nei spinta.

Biuro perkėlimas iš Anglijos: muitinė ir dokumentų rauplėjimas

Ar reikia dėl Brexit deklaruoti kiekvieną daiktą?

Daug kas klauso "Kas tas EX1?". Tai buvo senasis, dabar viskas sistemizuota labiau, bet esmė ta pati. Jei perkeliate įmonės turtą, reikia pateikti eksporto deklaraciją. Biuro perkėlimas iš Anglijos dabar reikalauja, kad kiekvienas siuntinys būtų užregistruotas. Negali tiesiog važiuoti su pilnu furgonu ir sakyti "Tai mano". Muitininkai dabar yra griežtesni.

Kas nutinka jei trūksta dokumentų?

Tuomet stovite pasienyje. Užkula. Esu matęs, kaip vairuotojas stovėjo 12 valandų Kalėje dėl to, kad klientas nepadavė teisingo sąrašo su vertėmis. Ten reikia nurodyti ne tik "stalas", bet ir "stalas, metalinis, nudažytas, vertė 50 svarų". Kiek smulkmena, tiek geriau (geriau sakyti, kiek mažiau svarbių dalykų).

Ar tai brangiau dėl muitų?

Jei tai ne nauja prekė, o naudojamas biuro turtas, įmonėms iš ES (kaip Lietuva) paprastai taikoma atostogų procedūra arba susitariama kitaip, jei pervedinėjate juridinio asmens turtą. Jeigu parduodate firmą Anglijoje lietuviui, tai gali būti traktuojama kaip prekyba, tada bus PVM. Reikia aptarti su buhalteriu prieš suplanuodami biuro perkėlimas iš Anglijos. (Čia aš šiek tiek abejoju, ar nebuvo pakeitimų praėjusią mėnesį, bet pagrindas tas lieka).

Ką reiškia "Customs clearance" pas mus?

Tai mūsų brokerio darbas. Jis užpildo formą, pasiduoda. Klientui reikia pateikti tik sąrašą ir vertes. Nereikia būti specialistu, tiesiog būti sąžiningas. Jei pamatysite, kad mūsų brokeris klauso "Ar tikrai ši kėdė kainuoja tiek?", nepykite – jis gelbsti jums nuo problemų su HMRC.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Ne, arba labai atsargiai. Biuro turtas leidžiamas atvežti be PVM (kai kuriais atvejais), bet asmeninės "loves" ir drabužiai jau bus apmokestintos. Vien klientas bandė įsprausti motociklą į biuro furgoną. Tas pasidarė didelis scenas pasienyje.

Kaina, laikas ir "angliškas" sužinojimas

Kodėl kainos skiriasi tiek stipriai?

Degutas, keltų kainos (Dover-Kalė), smėlio kelionių mokestis. Tas pats maršrutas šiandien gali kainuoti 1000 svarų, o rytoj – 1200. Taip pat įeina mūsų marža, kurios niekas nemėgsta. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai ne fiksuota paslauga.

Ar pigiau nuomotis furgonas Anglijoje ir važiuoti paties?

Klausimas amžinas. Atrodo pigiau. Bet jūs turite sumokėti depozitą, turite teisę vairuoti (jei galioja vairuotojo pažymėjimas, tikrinami metai), ir daugiausia – jūs nešit pats. Jei nusigeriate per sieną, prarasite dienas. Mes turite draudimą, ir mes jau žinome, kur reikia užeiti į tualetą be mokesčio.

Kiek kainuoja pakavimo medžiagos?

Kiekviena dėžė kainuoja. Kai girdite skaičius, gali būti šokiruojant. Naudotos dėžės pigiau, bet jos gali būti drėgnos ar pažeistos. Geriau pasimokyti iš mūsų – mes galime parekomenduoti tiekėjus Anglijoje, kur parduoda pigiai. (Arba tik pažiūrėkite "Gumtree", ten kartais dovanoja po išvežimą).

Ar imate avansą?

Įprastai taip. Ne visiems, bet biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja išankstinio užsakymo keltų bilietų, tad neduokit man tekstą "aš atsiusiu pinigus atgal". Dirbame su sutartimi, kad abiem pusėms būtų ramiau. Tai standartinė praktika Europoje.

Kuo skiriasi darbo savaitės nuo savaitgalio?

Jei reikės kelti šeštadienį Anglijoje, tai bus "surcharge". Anglai mėgsta uždirbti ant savaitgalių. Be to, dauguma sandėlių ar biurų yra uždaryta, tad neturėsite iš kur pasiimti raktų, jei pamiršite. Geriau planuoti pirmadienį-ketvirtadienį.

Ar galima sutarti "fiksuotą kainą"? (gerai susitarus)

Galima, jei tiksliai žinome, kiek daiktų. Jei atvykstate ir pasirodo, kad dar reikia vežti 20 dėžių archyvo, kurio nematėme, kainaške. Tai ne patikimas būdas, jei norite tvarkos. Bet visada galima tartis "apytikslę" kainą su sąlyga, kad ji gali šiek tiek keistis.

Problemos (o jos bus) ir sprendimai

Kas daryti, jei sugenda furgonas kelyje?

Tai reali scenarijaus galimybė. Buvau, kai lūžo pakaba netoli Briuselio. Tuomet mes išsinuomojame vietinę furgoną arba skambuname partneriui. Klientui tai atrodo kaip "žlugimas", bet mums tai darbo diena. Turime draudimą, kuris padengia laiko praradimą ir technikos keitimą. (Tiesa, paskutiniu metu technika patikimesnė, pirku naujus "Mercedesus").

Ar įmanoma pervesti seifą?

Seifus nešame su ašaromis. Jie sveria toną. Reikia specialistų su keltuvais. Negalima juos įstumti į paprastą liftą. Jūsų biure Anglijoje, jei seifas yra antrame aukšte be lifto, gali tekti pašalinti languose. Tai papildomi kaštai.

Kas jei vairuotojas negali rasti adreso?

GPS visada nesuklysta, bet "Sat Nav" Anglijoje mėgsta vesti į gatvių, kurios skirtos tik dviračiams. Vairuotojai mūsų lietuviai dažnai neprisitaiko prie kairės važiavimo pusės, o ne tos apžvalgos, todėl gali pravažiuoti pro įvažiavimą. Geriau nukreipti telefonu arba atvažiuoti pasitikti.

Ar dėl blogo oro stabdomi darbai?

Anglijoje lietus kasdien. Tačiau 3 mm lietaus ne stabdo. Stabdo tik vėjas, kuria beveik neveria furgono duris. Taip pat sniegas. Jei prasideda audra, mes stovime. Saugumas pirmiau nei tavo verslo planas.

Ar turite draudimą, jei kažką sulaužysit?

Taip, CMR draudimas. Tačiau jis yra apribotas sumą (paprastai iki kelių šimtų tūkstančių eurų). Jei vežate brangią serverinę vertę 1 mln. eurų, reikia papildomo draudimo. Nemandra, jei padaline pajuodą, įvedinėjat furgoną į liftą. (Oi, čia rašyboje pasidarė klaida – pajuoda). Tad dėmesys.

Ką daryti su pasilikusiais daiktais Anglijoje?

Jei daiktų lieka daug, gali tekti padaryti antrą reisą. Tai brangu. Geriau išsirinkti, kas tikrai reikia, o likusius išmesti arba parduoti "Facebook marketplace" Anglijos grupėse. Vien klientas parduodamas senas vietas už 50 svarų, paverskiant tai į didelę naujieną.

Pabaigos ir smulkmenos

Ar reikia išsišluoti patalpas Anglijoje po išvykimo?

Savivaliai ne, nebuvusios įsipareigojimus. Tačiau jei ten nuoma, o šeimininkas piktnaudžiauja, gali išsiimti depozitą. Rekomenduojame palikti tvarkingai – geriau prašyti nuomotojo, kad jis leistų išmesti likučius.

Kas nutinka su raktais?

Įprasta praktika – raktus paduodame vairuotojui, jis juos uždaro duris ir nufotografuoja, kad pasiduotų. Baigiant biuro perkėlimas iš Anglijos, svarbu užtikrinti, kad neliudinės (sąskaitos) būtų apmokėtos, kad neateistų skolų persekiojimo įmonės.

Ar galite suorganizuoti išmontavimą Lietuvoje?

Galime padėti surinkti, bet įstatyti į skyrius reikės jums pačiam arba vietiniam kompiuterininkui. Mūsų vadybininkų funkcija – nutempti krovinius į vietą, o ne programuoti jūsų "Wi-Fi" routerio.

Ar būna nuolaidų didelėms įmonėms?

Taip, galima tartis ilgalaikią sutartį jei darote projektų daug. Bet individualiam perkėlimui 1 kartą metuose - tai standartinė kaina. Nenusileidžiame, nes maža marža mums reikalinga išgyventi šioje rinkoje.

Kas yra "waiting time" (laukimo laikas)?

Tai valandos, kai furgonas stovi ir nieko nedaro. Tarkime, laukiate patalpų raktų. Kiekviena valanda už šią paslaugą kainuoja, nes vairuotojų darbo laikas yra reguliuojamas. Geriausia sutvarkyti visus raktus prieš mūsų atvykimą.

Ar reikia daryti sąrašą (inventorių)?

Labai pageidaujama. Be jo bus sunku tikrinti, ar viskas atkeliauja. Be sąrašo suabejojimų bus daugiau. Tai turi būti Excel lentelė su pavadinimais ir apytikslėmis vertėmis. Paprasčiausias dalykas, kurį dažniausiai nusprendžiate nedaryti vėlui.

Ar vežate mašinas?

Automobilius nepervežame furgonuose (nėra leidta), biuro perkėlimas nėra tai. Reikia arba traukinių, arba autovežių. Tačiau mažus, neregistruotus technikos variklius galima, tarkim, žoliapjoves.

Kodėl verti rinktis mus, o ne "Cheap Man With A Van"?

Kadangi jie taps "Cheap Man Without A Van", kai sugenda (kaip juos mes vadinkime). Mes turime bazę, draudimą, ir atsakomybę. Jei jūsų dėžė dings su jais, niekas nebeatsako. Su mumis galite skambinti ir šauktis. Tai ramybės galą galvojant apie biuro perkėlimas iš Anglijos.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuoja ne tik į kainą, bet ir į jūsų nervus. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tas procesas, kurį reikia daryti "iš peties", tikintis, kad pats užsibus. Nuo mano patirties, tiek, kiek kartų sutvarkome klientų spūstis, rodo, kad planavimas yra pusė sėkmės. Nenaudokite atsitiktinių "Facebook" paieškų vairuotojų jei vertinate savo duomenis ir techniką. Pasirinkite tuos, kurie žino, kur yra Lietuva ant žemėlapio ir ką reiškia CMR draudimas. Sėkmės naujoje vietoje, ir tegul kava ten būna geriau nei Londone.