Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo veiklos sutrikdymas

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačau viską. Nuo to, kaip įmonės bando įsivaizduoti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos yra paprastas dalykas, iki to, kai susiduria su realybės smūgiu prie nosies. Dabar, po Brexito, tai nebe tiesiog įkrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti. Reikia galvoti apie dokumentus, laiką, darbuotojus, kad verslas neleistų ratus. Jei viską suplanuoti gerai, galima viską nukreipti taip, kad įmonė net ne pajustto, kad ji keičia adresą. Bet jei prižiūrėsite pro akis... tuomet gali būti daug juoko ir verksmo. Pasakysiu tiesiai, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Pradinis planavimas ir organizacija

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Anglijos?

Pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tas dalykas, kurį galima nuveikti per savaitęprieš. Turiu omenyje, kad reikia surasti laiką darbuotojams, kad jie susitvarkytų stalus, be to, patys brangiausi laikai yra pabaigoje mėnesio. Jei laukiate paskutinės minutės, gali likti be sunkvežimio. O kas dėl Brexito dokumentų? Jie užima daugiau laiko nei anksčiau. Geriau turėti rezervą nei then stresuotioti, kai vairuotojas jau laukia prie durų.

Ar tikrai reikia dalykus suskaičiuoti ar galima „akies“?

Negalima. Niekada nebekite „akies“. Turiu klientą, kuris taip padarė Londono centre, ir galų gaila. Muitinė neleidžia tiesiog pasakyti „biuro reikmenys“. Jie nori matyti konkrečias sąskaitas ar inventorius. Kiek stalų? Kompjuterių? Kokio jų amžiaus? Jeigu nurodysite mažiau nei yra, gali būti baudos arba delay. Užsirašykite viską į Excel lentelę. Tai nėra taip sunku, kaip atrodo, o tai išgelbės jus nuo problemų sienelėje.

Kas daryti su darbuotojais perkelimo dieną?

Geriausia juos leisti namo arba leisti dirbti nuotoliniu būdu, jeigu įmanoma. Per tą dieną biuras bus chaosas – dėžės, dulkių debesis, neįmanoma susikalbėti. Vieną kartą mačiau, kai darbuotojai bandė dirbti tarp mūsų krautojų, ir vienas jų užsižmogino ant kabelių. Nereikia to. Taip pat, jeigu darbuotojai turi asmeninius daiktų stalų stalčiuose, tegu juos pažymi, kad nesumaišytume su įmonės turtu. (Na, nebent jie nori, kad juos išvežtume kartu, tai tada kita istorija).

Ar verta tai daryti penktadienį ar savaitgalį?

Savaitgalis yra puikus, kad netriktų verslo veikla. Bet... sunkvežimių vairuotojai taip pat mėgsta ilsėtis. Ir dauguma sandėlių Lietuvoje arba biuro pastatų Anglijoje savaitgaliais neveikia. Jeigu užsakysite atvykti šeštadienį, gali tekti mokėti papildomai už vairuotojo laukimą iki pirmadienio ryto. Geriausia derėtis dėl ketvirtadienio-penktadienio, arba pradžios savaitės, kai visi dar fresh. Žiūrėkite, kas jums labiau nusipelno – laikas ar pinigai.

Dokumentai ir muitinė (Sunkiausia dalis)

Kas per tuos EORI kodai ir ar jums tikrai jis reikalingas?

Taip, be EORI kodo neišvažiuositeite iš JK (Jungtinės Karalystės) su verslo turtu. Tai kaip paso numeris jūsų firmai, skirtas muitinės sistemoms. Jeigu jo neturite, pradėkite registruotis dabar, nes tai gali užeiti keletą dienų ar net savaitę. Be šio kodo mūsų brokeris negalės padaryti išankstinės deklaracijos, o tai reiškia, kad sunkvežimis stovės pasienyje. Tiesa, kai kuriais atvejais galima naudoti brokerio kodą, bet tai ilgiau ir brangiau.

Ar reikia mokėti PVM ar Mokesčius už biuro techniką?

Pagrindinė taisyklė: jeigu daiktai buvo naudojami verslui Jūsų įmonėje JK ir juos perkeliate atgal į Lietuvą (ar ES), PVM mokėti nereikia. Tai vadinamas „perkelimas įmonės turtu“. Bet jeigu pirkote naujus kompiuterius prieš savaitę ir jie dar neįtraukti į apskaitą? Tuomet gali būti problema. Muitinė gali manyti, kad tai prekyba. Reikės parodyti pirkimo sąskaitas, kad jos ne „naujos“. Pasirūpinkite dokumentais iš anksto.

Kas nutinka jeigu dokumentuose bus klaida?

Tada sustojame. Viskas. Esu matęs situaciją, kur viena skaičiaus klaida HS kode (prekių koduose) laikė sunkvežimį Doverio uoste dvi dienas. Mums teko perrašyti deklaracijas, mokėti baudas už laiko praleidimą sandėlyje. Tai klientui kainavo daugiau nei pati pervežimo paslauga. Todėl patikrinkite viską du kartus. Mums nėra naudos iš to, jeigu jums bus blogai – mes tiesiog norime važiuoti toliau.

Kaip deklaruoti kompiuterius ir serverius?

IT įranga yra jautri. Ne dėl to, kad ji gali sulūžti, o dėl duomenų. Muitinėms dažniausiai rūpi vertė. Serveriai brangūs. Turiu omenyje, kad reikia nurodyti tikslų modelį ir serijinį numerį (jei reikia). Beje, labai svarbu – išjunkite įrenginius ir užšifruokite duomenis. Niekada nežinai, kas gali nutikti kelyne ar kur krovinys bus pristabdytas per patikrą. Saugumo sumetimais, geriau nebijoti per daug.

Ar galima suvežti ir senu biuro baldų be problemų?

Galima, bet ar verta? Muitinė neleidžia vežti medžiagos, kurioje yra vabzdžiai (pvz., kempo). Jeigu baldai seni, dulkiūti, su įtrūkimais, gali būti problemų fitosanitarinės kontrolės metu. Man atrodo, geriau palikti senas sofas Anglijoje ir nusipirkti naują Lietuvoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti proga atsikratyti šiukšlių, o ne gabenti juos per visą Europą. Bet jei tai vintage kolekcija – reikės sertifikatų.

Pakavimas ir technika

Kas turėtų supakuoti dalykus – jūsų žmonės ar mūsų?

Idealiai – mes. Mūsų komanda žino, kaip dėžės padėti ant paletės, kad jos neišsiristų. Tačiau, jeigu norite sutaupyti, darbuotojai gali susirinkti smulkius daiktus (paplūdimio, užrašų knygeles). Bet stengkitės nenaudoti mažmeninės prekybos dėžių – jos stiprios. Kartais klientai duoda mums tokių, kurios suyra vos paėmusios kabelių ryšulį. Naudokite standartinius pervežimo dėžės. O didelius daiktus palikite mums.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams?

Būtina. Nešiokite monitorių įprastoje dėžėje su putomis, jeigu jos senos ir sutrūkinėjusios. Mūsų turimos „kompiuterinės“ dėžės yra dvigubai sienelių ir turi specialius skyrius. Monitorius yra jautrus spaudimui. Vienas klientas padėjo viską į vieną didelę dėžę be skyriklų, ir važiuojant per banglentę Anglijoje (ten kur keliai bjaurūs), viskas susimaišė. Nebeko ne vieno. Užsirašykite ant dėžės „IT“ ar „Švarus“.

Kaip elgtis su svarbiais dokumentais (buhalterija)?

Gerai, klausimas įdomus. Aš visada sakau – nekelkite svarbiausių dokumentų sunkvežimiu. Paimkite juos su savimi į lėktuvą ar mašiną. Krovinys gali būti sulaikytas, dėžė gali dingti (nors retai, bet nutinka), o už šiukšles jums niekas neatsiskaitys. Pasirašytus sutartis, originalus pavedimus, banko dokumentus – viską turėtų pasiimti atsakingas vadybininkas rankiniame bagaže. Tai saugiau.

Ar pervežiate ir biuro augalus?

Galime, bet tai rizika. Anglijoje ir Lietuvoje skirtingi karantininiai vabzdžiai. Oficialiai turi būti fitosanitarinis pažymėjimas, kuris kainuoja brangiau nei patys augalai. Be to, augalai vairažke, be vandens, gali išdžiūti. Esu matęs, kaip po trijų dienų kelionės atvyksta tik žolė. Geriau duokite kaimynams ar darbuotojams dovanų, o Lietuvoje nusipirkite naujų. Tai pigiau ir estetiškiau.

Kas dėl atliekų – senų baldų ar nebereikalingų dalykų?

Mes galime nuvežti į perdirbimo centrą, tačiau tai papildoma paslauga. Nenuverkite mums senų kėdžių ir stalų į sunkvežimį be žinios. Anglijoje už šiukšlių išvežimą taip pat imama pinigų (labai brangiai Londono viduje). Geriau susitarti su vietine šiukšlių išvežimo kompanija iš anksto. Jeigu pridėsite neplanuotų atliekų, vairuotojas gali atsisakyti juos vežti, ir tuomet Jums teks ieškoti sprendimo vietoje.

Transportavimas ir logistika

Kiek laiko užtrunka atvežti dalykus iš Londono?

Standartiškai, įsivaizduokite 3–4 dienas. Pirmą dieną krauname, antrą – važiuojame (lėtai, nes yra greičio apribojimai sunkvežimiams Anglijoje), trečią – iškrauname. Tačiau jeigu kyla problemų su muitine (o dėl Brexito jos kyla dažnai), gali prasidėti delsas. Nereikia tikėtis, kad išsiuntėt antradienį ir ketvirtadienį jau sėdite prie naujo stalo. Planuokite savaitę. (Na, nebent mes pasamdytume du vairuotojus į tą pačią mašiną, tada galima ir greičiau, bet tai brangu).

Ar sunkvežimis gali užvažiuoti tiesiai prie mūsų biuro Anglijoje?

Londono centre arba senesniuose miestuose – ne visada. Reikia iš anksto gauti leidimą stovėjimui „loading bay“. Jeigu nėra vietos, vairuotojas turės statyti toliau. Tuomet mes turime turėti papildomą „runnerį“ – žmogų su furgonu, kuris nešio dalykus nuo sunkvežimio prie durų. Tai papildomi pinigai. Patikrinkite vietą Google Maps žemėlapyje. Jeigu ten yra „Red Route“, visiškai negalima stovėti.

Ar vairuotojas padės išnešti stalus ir kėdes?

Taip, mūsų vairuotojai yra fiziškai stiprūs žmonės, jų darbas yra įkelti ir iškelti. Bet jie nėra baldų surinkėjai. Jie neišmontuos sudėtingos sekcijos su dešimtiais varžtų. Tokius dalykus reikia paruošti. Jeigu reikia nešti dėžes per 500 metrų koridorių be liftą – tai jie darys, bet tuomet gali užtrukti ilgiau, o laikas yra pinigai. Būkite realistiški.

Kas jeigu vairuotojas užstringa ant sienos (Lietuvos-Anglijos)?

Tai blogiausias scenarijus. Mes turia draudimą, bet mes negalime padaryti, kad muitinė dirbtų greičiau. Mes stengiamės naudoti patikimus brokerius, kurie sugeba išspręst dalykus distanciškai. Kartais reikia papildomų dokumentų, kuriuos jūs turite greitai užpildyti elektroniniu būdu. Jeigu neatsakytite į laišką kelias valandas, krovinys gali būti nukreiptas į sandėlį. Būkite pasiekiami.

Ar galima sekti kur yra mūsų krovinys?

Taip, duodame nuorodą prie GPS trackerio. Bet nereikia panikuoti, jeigu pamatysite, kad mašina stovi vietoje 10 valandų. Vairuotojas turi poilsio laiką – jis negali važiuoti nepertraukiamai. Tas taikymas rodo tik vietą, ne rodo ką jis veikia (gali būti miegoje arba pietų pertraukioje). Geriausia tiesiog rašyti mums dispatcheriui, jeigu jums neramu. Jis sužinos tiesiogiai iš vairuotojo.

Kainos ir rizikos

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos?

Klausimas kaip „kiek kainuoja automobilis?“. Priklauso nuo tūrio kubiniais metrais. Ar tai vienas kambarys ar visa įmonė? Mažam biurui (apie 15 kubų) gali būti nuo 1000–1500 Eur. Didelėms įmonėms – keli tūkstančiai. Taip pat įtakos turi paėmimo vieta (Londonas brangesnis nei Šiaurės Anglija) ir papildomos paslaugos. Mums reikalingas jūsų sąrašas, kad galėtume paskaičiuoti tiksliai. Nespekuliavimai čia netinka.

Ką daryti jeigu kažkas sulūžta kelyje?

Pirmiausia – nufotografuokite. Ant dėžės gali būti pažeidimo žymė, tai visai kita istorija. Jeigu viduje sulūžta dėl blogo pakavimo (mūsų kaltė), mes išmokame kompensaciją pagal draudimo sąlygas. Mes turime standartinį CMR draudimą. Bet nepamirškite – jis dengia tik turtą, ne verslo nuostolius, jeigu dėl to sustojo gamyba. Tą dalyką geriau aptarti su savo draudikniu.

Ar apdraudžiate viską 100%?

Apdraudžiame pagal sutartą vertę. Jeigu pasakysite, kad serveris kainuoja 500 Eur, o jis kainuoja 5000, ir jis dingsta – gausite tik 500. Todėl deklaruokite realią vertę. Yra galimybė padidinti draudimo limitą už papildomą mokestį. Verta pagalvoti apie brangią įrangą. Mes esame atsakingi, tačiau mes nėra milijonieriai, todėl viską reikia fiksuoti kruopščiai.

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo miesto?

Anglija didelė. Jeigu esate Kornvallyje, vairuotojui ten važiuoti viena pusė dienos. Tas laikas yra mokamas. Be to, Londono zonos (ULEZ, Congestion Charge) dabar yra siaubingos. Už kiekvieną senesnę mašiną reikia mokėti didelius mokesčius už įvažiavimą. Mes skaičiuojame maršrutą efektyviausiai, bet geografija yra geografija. Nėra vienos kainos visai šaliai.

Ar galima atsiskaityti su PVM sąskaita faktūra?

Žinoma, mes esame legali Lietuvos įmonė. Irašome sąskaitas faktūras su PVM. Jeigu esate užsieno įmonė, gali būti PVM atleidžiamas (PVM mokėtojai tarpusavyje ES), tačiau su JK dabar yra specifika – dėl Brexito tai nebetaloginė prekyba, todėl viskas tvarkomasi per importo procedūras. Jums bus išrašyta sąskaita, kurią galite naudoti savo apskaitoje. Vengkite „gudriųjų“ vairuotojų už pinigus be dokumentų.

Išvada

Na, kaip jau supratote, biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tiesiog kelionė. Tai sudėtingas procesas, kuriame gali kažką nueiti ne taip, kaip planavote. Bet jeigu pasiruošiate, turite dokumentus ir pasitikiate patyrusia komanda, viskas gali vykti sklandžiai. Nesikreipkite į pigiausius pasiūlymus rinkoje, nes ten dažnai slepiasi rizika. Svarbiausia – kad verslas dirbtų, o dėžės pasirodytų naujoje vietoje laiku. Sėkmės susidoroti su biurokratija ir dėžėmis!