Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai: praktinis vadovas nuo seno voro

Sveiki, tą vietą jau laikau beveik dvidešimt penkerius metus, ir visada stebiuosi, kaip verslininkai manyti, kad biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai garantuos, jei tiesiog pasikvies vadybininką. Taip niekada nebus, ypač dabar, kai pasaulis pasivertė ant galvos. Pervežti įrangą iš Londono ar Mančesterio nėra taip paprasta kaip anksčiau, dėl to tas žodis „minimalūs“ čia skamba kaip svajonė, bet pasistengę galima tiesiogiai prie jos priartėti. Aš čia ne tam, kad jums parduotum gražius vaizdus apie lygius kelius, o tam, kad iš tiesų pasakytų, kurioje vietoje reikia įdėti daugiau pastangų, kad verslas nestotų. Juk laukti savaitę dėl prasto dokumentų rūšiavimo nėra joks verslo planas, tiesa?

Pasiruošimas ir biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai planavime

Kada tiksliai pradėti ruoštis pervežimui?

Gerai, klausimas paprastas, bet atsakymas visada sukelia sumanymų. Jei norite, kad biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai sukeltų, pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 3–4 savaites, o jei kalba eina apie didelius sandėlius, tai dar anksčiau. Nežiūrėkite į tą kalendorių su vėliau, nes muitinės dokumentų rengimas dabar trunka ilgiau nei bet kada. Vieną kartą matęs kaip klientas skambino pirmadienį ir norėjo važiuoti trečiadienį – žinote, baigėsi taip, kad jie laukė dvi savaites Doverio uoste.

Ar tikrai reikia detalaus inventoriaus sąrašo ar galiu „iš aky“?

Nebūkite naivūs, inventoriaus sąrašas dabar yra šventa šventė. Be jo jūs neprasversite pro muitinę, o jei bandysite įrašyti „biuro įranga“ viena eilute, sulaikys mašiną ir baudos nuskys. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai gali būti išlaikytas tik tada, kai kiekvienas stalas, kėdė ir kompiuteris yra sunumeruoti. Tikrai verta pasamdyti kasą, kuri tai padarys, nes pats vadovas visada pamiršta apie tuos tris spausdintuvus paliktus koridoriuje.

Ką daryti su dokumentais, kurie sukaupti per 10 metų?

Niekam neįdomia vežti popieriaus, jei tai nėra būtina. Pirmiausia paskirkite dieną ar dvi archyvavimui – išmeskite viskas, kas nebeaktualu, o likusius surašykite į tą patį sąrašą. Turėjau klientą iš Birmingamo, kuris bandė vežti visus 2000 metų sutartis, dėl to sunkvežimis buvo perkrautas ir teko dar sykį važiuoti. Pasakykite tiesiog – skenuokite viską į debesį, o popierius palikite ten arba sunaikinkite pagal taisykles.

Ar verta klausti dėl specialių dėžių technikai?

Be abejo, ir dar kaip. Nenaudokite senų „Lidl“ dėžių serveriams ar monitoriams, tai tiesiog kvaila. Yra specialios dėžės su burbuliukais, kurios kainuoja šiek tiek, bet taupo tūkstančius. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai bus užtikrintas tik tada, kai jūsų IT įranga atvyks sveika. Vieną kartą gavau vaizdą, kaip monitoriai gulėjo vienas ant kito be jokios tarpsluoksnės – nuo to vaizdo man dar galva skauda.

Kaip susitvarkyti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai visada yra pilna painiava. Jei žmonės turi asmeninius daiktus biure, pasakykite jiems, kad turi susirinkti patys arba sudaryti atskirą sąrašą. Mes ne esame jų tėvai ir negalime atsakyti už dėžę su drabužiais, kurios buvo paliktos kampoje. Geriausia yra nurodyti, kad kiekvienas darbuotojas pasirūpina savo stuff’u, o mes vežame tik įmonės turtą.

Ar reikia iš anksto susisiekti su pastatu, į kurį keliaujame?

Žinoma, ir tai dar kartą. Niekada nepykite, kai vairuotojas negali užvažiuoti tiesiai po langus dėl to, kad nepasakote apie liftą arba apie tai, kad įvažiavimas per siauras. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai taip pat priklauso nuo to, ar sunkvežimis gali priartėti prie rampos. Patikrinkite leidimus – Londone daug vietų yra apmokestinta ir be leidimo stovėjimas kainuoja brangiau nei pašarai.

Brexit, muitinė ir biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai

Ar tikrai reikia muitinės deklaracijos, jei tai ne pirkimas-pardavimas?

Taip, dabar viskas yra įrašoma. Net jei jūs tiesiog perkéliate savo turtą iš vieno filialo į kitą, tai laikoma perkėlimu (intra-community supply arba export/import). Be teisingo kodai, mašina sustos. Pasitikrinkite su savo buhalteriu, ar jis tikrai žino, kaip užpildyti EX1 arba kitus formatus, nes dažnai jie susimeta vien tik su PVM sąskaitomis.

Kiek laiko užtrunka muitinės patikra Doverio uoste?

Čia kaip loterija – gali būti 10 minučių, o gali būti ir 10 valandų. Jei dokumentai tvarkingi, einan per „greitąją juostą“, bet jei kažką praleidote, sėdite ir laukiate. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai gali būti visiškai sugriautas viena bloga patikra, todėl pasidarykite rezervą laike. Nerekomenduoju planuoti svarbių susitikimų tą dieną, kai turi atvykti krovinys.

Ar mums reikia mokėti importo mokesčius ar PVM?

Tai priklauso nuo to, kaip jūsų įmonė yra registruota ir koks turtas perkeliamas. Dažniausiai, jei tai laikinas perkėlimas arba grąžinimas, galima taikyti nulinį tarifą (Returned Goods Relief), bet tam reikia įrodymų, kad daiktai buvo nupirkyti ES. Pasitarėme su kolega (tiek, kiek aš prisimenu, tai reikia įrodymų), tai geriausia tai sužinoti iš muitinės brokerio iš anksto, kad nenuviltumėt prie vairuotojo rankos.

Kas nutinka su IT įranga, jei ji senesnė nei 3 metai?

Nieko nepasikeitė, ji tiesiog sena. Muitinei vis tiek reikia nurodyti vertę. Galite nurodyti likutinę vertę, bet jei ji per maža, gali abejoti. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai nereiškia, kad galite meluoti apie kompiuterių kainas, norint sutaupyti mokesčių. Geriau būti sąžiningas ir parodyti pirkimo kvitus, jei jų dar turite.

Ar galiu vežti degalus arba chemines medžiagas?

Tai jau sudėtingesnė istorija. Jei turite biuro kaitlentę su dujomis arba valymo priemones, tai yra pavojingas krovinius (ADR). Negalite tiesiog mesti į kampą. Reikia specialios deklaracijos ir ženklimo. Vieną kartą teko išmesti daug daiktų iš konteinerio, nes klientas užmiršo pasakyti apie keletą balionų su dujomis – baisiai pavojinga.

Ką daryti, jei vairuotojas prarada dokumentus kelionių metu?

Tai košmaras, bet įvyksta. Turi būti kopijos el. paštu arba debesyje. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai gali tapti baisiu sapnu, jei originalai dingsta su vairuotoju, kuris užkliudo į duobę. Visada pasidarykite kopijų ir paduokite vieną vairuotojui, o kitą palikite sau.

Ar turi mums būti muitinės atstovas Lietuvoje ar Anglijoje?

Labai praverčia abiejų vietų atstovai, bet ypač reikalingas tas, kuris „paims“ krovinių atvykstant. Anglijoje eksporto deklaraciją dažnai daro brokeris, o čia – importo. Geriausia pasirinkti tą patį žmogų, kuris supranta visą procesą, kad netekstų aiškinti tarp dviejų firmų.

Logistika: kaip organizuoti kelią, kad biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai

Ar geriau važiuoti keltu ar per Eurotunelį?

Keltu daugiau vietos užsuka, o tuneliu – greičiau, jei nėra eilių. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai priklauso ir nuo to, kiek laiko jūs turite. Jei bėgote laiku – tunelis (Eurotunnel), jei norite, kad vairuotojas užmigtų ir pailsėtų – keltas. Taip pat pažiūrėkite, kur jūsų įmonė yra įsikūrusi – jei šiaurės Anglijoje, keltas iš Hull arba Newcastle gali būti patogesnis nei važiuoti visą Angliją iki Doverio.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono iki Vilniaus?

Paprastai sakyčiau apie 3–4 dienas, priklausomai nuo poilsio laiko. Negalima spausti vairuotojo, kad jų važiuotų be sustojimų – tai yra nelegalu ir pavojinga. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai nevertas to, kad vairuotojas užmigtų vairuojant 140 km/h greitajame kelyje. Planuokite atvykimą su dienos atsilikimu.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dabar beveik visos sėdynės turi GPS. Jei vadybininkas sako, kad nežino kur mašina, keiskite vadybininką. Turėjau atvejį, kai mašina stovėjo kažkur prie Lenkijos sienos be jokio paaiškinimo, ir tik GPS padėjo sužinoti tiesą. Tai suteikia ramybės.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai gyvenimas. Turi būti planas B – arba kita mašina, kuri gali pervesti krovinį, arba greita pagalba. Dauguma gerų pervežėjų turi draudimą ir pagalbos sutartis. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai gali būti išgelbėtas tik greitu reaguojimu, tad klauskite apie tai iš karto.

Ar reikia rūpintis vairuotojo poilsiu ir maistu?

Tai ne jūsų reikalas, vairuotojas turi savo pinigus ir kortelę, bet jei matote, kad jis laukia valandas dėl iškrovimo, bent duokit vandens. Nemanau, kad tai įtraukia į sąskaitą, bet žmogiškumas grįžta. Gerai, kai vairuotojas nepyksta ir nori dirbti.

Ką daryti su parkavimu Anglijos miestuose (ULEZ, CAZ)?

O tai dabar didelis galvos skausmas, ypač Londone. Jei jūsų sunkvežimis neįtraukinėtas ir neatitinka standartų, mokesčiai už važiavimą į centrą gali siekti šimtus svarų. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai turi apimti ir šias išlaidas, kitaip jums atsiųs sąskaitą po mėnesio ir nustebinsite. Pasitikrinkite, ar mašina „Euro 6“ standarto.

Ar saugu palikti dėžės naktį sunkvežimyje?

Jei mašina stovi apsaugotoje aikštelėje – taip, jei prie kelio – geriau ne. Nėra nieko gero, kai ryte randate tuščią priekabą. Draudimas padengia nuostolius, bet duomenų ar serverių atkūrimas trunka ilgiau. Geriau derėtis su vairuotoju, kad jis nuvažiuotų saugiai parkuotis.

Technika, duomenys ir biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai

Ar reikia išjungti serverius prieš išvežant?

Būtina. Negalima tiesiog ištraukti lizdo, kol sistema veikia. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai baigsis katastrofa, jei sugenda standžiųjų diskų kontroleris. Leiskite IT specialistui padaryti „shutdown“ ir pažymėti kabelius, kad niekas nesumaišytų montuojant atgal.

Kaip pervežti pavojingas atliekas (toneriai, tūtelės)?

Tai neįeina į standartinį krovinių sąrašą. Reikia rasti specializuotą įmonę, kuri tai išveža legaliai. Nesileiskite į vilionę, kad vairuotojas „kažkur išmes“. Tai nelegalu ir gali baigtis baudomis. Geriau susitvarkykit su šukomis dar prieš išvykdami.

Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, bet dažnai jų negalima įvežti į ES dėl klinikinių reikalavimų (dirvožemio kenkėjai). Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai gali reikalauti palikti mėgstamus fikusus atgal. Tikrinte fitosanitarinius reikalavimus – jei turi šaknų su žeme, dažnai draudžiama.

Kaip apsaugoti konfidencialius dokumentus kelyje?

Užrakinkite dėžes su svarbiausiais dokumentais ir jei galima, vežkite juos atskirai, nebent pasitikite įmonei 100%. Kartais pasitaiko situacijų, kai dėžės nukrenta arba drėgnuoja. Geriausia pasilikti tuos popierius pas save ir vežti rankiniame bagaže (jei jų nedaug).

Ar reikia drausti techniką?

Taip, ir dar kaip. Standartinis draudimas dažnai nedenga pakrovei arba jis yra labai mažas. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai neapsiriboja fiziniais sužalojimais – duomenų praradimas brangiau. Susitarkite dėl „All Risk“ draudimo, jei reikšmė didelė.

Ką daryti, jei įmonė turi daug smulkmenų (peiliai, puodukai)?

Supakuokite juos į dėžes ir pažymėkite „Smulkmenos“. Nieko neįdomia rinkti šakutės iš grindų tarp didelių stalų. Vienas klientas taip padarė ir vairuotojas tiesiog viską išmetė į vieną didelį maišą – gailėjosi iki galo.

Ar mums reikia IT specialisto montavimo vietoje?

Be abejo, jei norite, kad viskas veiktų rytoj. Vairuotojai moka pakrauti, bet nemontuoja LAN tinklų. Nurodykite, kad darbuotojai pasiruošę priimti techniką, kitaip ji stovės koridoriuje ir trukdys.

Kainos, rizikos ir biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai

Kodėl kaina kinta kasmet?

Degiai, kuro kainos, užsienio valiutos kursai, Brexit mokesčiai. Negalima laikyti kainos pastovią. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai kainuoja brangiau nei prieš 5 metus, tiesiog priimkite tai. Jei kaina atrodo per maža, tikriausiai kažką praleidžiate – tai arba draudimas, arba kvalifikuoti vairuotojai.

Ar galima sutaupyti darydamas visą pats?

Galima, jei turite savo sunkvežimį ir vairuotoją, kuris turi visus leidimus. Bet daugiausiai problemų kyla būtent tada, kai bandoma sutaupyti dokumentuose. Galiausiai išeina brangiau.

Kas daryti, jei klientas atšaukia pervežimą paskutinę minutę?

Deja, turite mokėti, jei mašina jau išvažiavo. Tai vadinamas „cancellation fee“. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai numato ir rizikų valdymą – pasirašykite sutartį, kurioje aišku, kas atsitinka, jei viena iš pusių atsisako.

Ar verta rinktis pigų pervežėją iš skelbimų lentoje?

Niekada. Jūs pasikelsite biurą, o jis dings su jūsų daiktais. Tegul kaina šiek tiek aukštesnė, bet įmonė turi būtinai apdrausta ir turėti atsiliepimus. Girdėjau istorijų, kai už 500 svarų siūlė pervežti visą įmonę – tai apgaulinga.

Kaip apskaičiuoti tūrį, jei neturiu laiko matuoti?

Suskaičiuokite dėžes. Standartinė „dėžė“ (paprastai 60x40x40) telpa apie 15–20 kg. Daugiau ar mažiau galite orientuotis pagal tai, kiek vairuotojų reikės pakrauti. Geriau pervertinti nei nepakankamai.

Ar mums reikia mokėti už iškrovimą Anglijoje?

Tai priklauso nuo sutarties. Dažniausiai „nuo durų iki durų“ reiškia, kad vairuotojas padės, jei yra kėlėjas (tail lift). Jei reikia nešti per 5 aukštus be lifto – tai papildomas darbas.

O jei aš pamiršau kažką svarbaus dėžėje?

Tada turite problemą. Geriausia vieną dėžę padaryti „Open First“, kurioje bus visi vadovai, telefonai ir raktai. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai gali būti išvengtas tiesiog planuojant, kas pirmiausia reikalingas darbui.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Visada galima pamėginti, ypač jei turite didelį kiekį arba lankstus datas. Bet nepykite, jei sakau „ne“, kai kainos jau ir taip beveik neapkloja išlaidų.

Išvada

Na, tiek iš manęs, jei kažką praleidau – klauskit, bet pagrindas čia aiškus. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalūs verslo trikdžiai įmanomas tik tada, kai nebandote viską daryti paskutinę sekundę ir pasikliovote tik savo jėgomis. Pasitikėkite profesionalais, turėkite dokumentų kopijas ir būkite kantrūs su muitinės tarnybomis – jos dabar dirba kitaip. Sėkmės kelyje, ir tikiuosi, jūsų serveriai nebeiškris per duobę kaip vienam mano kliento atvejai (buvą omenyje ne tą, kas sudegė, o tą, kas tiesiog nukrito). Nors ko aš čia kalbu... tiesiog būkite atsargūs ir viskas bus gerai.