Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas: kaip išgyventi be nervų lūžio?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti vieną – teisingas biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas reiškia tik tada, kai viskas suplanuota kaip tikslinė operacija. Anglija po Brexito pasidavė gerokai sudėtingesnė, muitinės klausimai, trunkančios laukiančios eilės ir vairuotojai, kurie tiesiog pasiryžę eiti namo. Dažnai klientai sako, kad jiems reikia perkelti tik stalus ir kompiuterius, tačiau pamiršta, kad kiekviena dėžė turi savo istoriją. Jei norite, kad jūsų verslas neustotų, reikia galvoti ne apie dėžių kiekį, o apie tai, kada jos pasiekins naująją vietą. Čia nėra magijos, tik geras planavimas ir nemažai kantrybės.

Pradžia: kodėl visada vyksta ne taip, kaip planavote?

Ar tikrai reikia planuoti biuro perkėlimą iš Anglijos keliomis savaitėmis iš anksto?

Skaitykite, jei planuojate tik savaitę – tai garantuota bėda. Anglijoj viskas dabar trunka ilgiau. Muitinės dokumentus parengti trunka dieną, du. Reikia susitarti su vairuotoju, kuris turi tuos visus sertifikatus (tą patį "kerbą" ar kaip jį ten vadina). Turiu vieną atveją, kai klientas maniau, kad pakvies "žmogų su furgonu" ir viskas nuvaziuos per dieną. Rezultate? Stovėjo pasienyje tris dienas, nes neteisingai užpildė deklaraciją. Taip, biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas gali būti tikrai minimalus, jei pradėsite ne vėliau kaip mėnesiu prieš tai. Neskubėkite, skubėjimas čia priešingas taikymui.

Ką daryti, jei darbuotojai nenori susirūpinti dėžėmis?

Tai klasika. Visi sako "aš turėsiu darbo", o tada atėjus perkėlimo dienai, stalai pilni popierių. Reikia žiauriai priminti, kitaip patiems reikės dėti į juos. Geriausia padaryti taisyklę – kas nepakuoja, tas lieka Anglijoje arba važiuoja su mumis į Lietuvą (šnekam). Žmonės turi suprasti, kad tai ne jūsų problema, o bendra. Jei norite išvengti chaoso, priverčkite juos susirūpinti savo daiktais dar prieš savaitę. Niekas nenori rūpintis kitų asmeniniais daiktais, tai tiesiog žmogiška.

Ar verta samdyti vadybininką, ar patys išsiversite?

Jei turite 10-15 darbuotojų, turbūt išsiversiate patys, bet jei didelė firma – samdykite. Vadybininkas tai daro kasdien. Jis žino, kur dėti "šventąją karvę" (tą dėžę su paštu). Aš mačiau firmas, kurios bandė taupyti ant koordinatoriaus, ir pabaiga buvo liūdna – dėžės sumaišytos, raktai dingę. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas priklauso nuo to, kas vadovauja procesui. Vadybininkas nėra prabanga, tai būtinybė, norint išlaikyti protus vietoje.

Kas daryti su technika – išjungti ar palikti miego režime?

Visada išjungti ir ištraukti laidus. Vieną kartą vairuotojas įsijungė spausdintuvą furgone, kai buvo šalta, ir jis tiesiog sprogo (ne iš tikrųjų sprogo, bet neužsileido). Serveriai turi būti išjungti teisingai, o ne tiesiog ištrauktus iš lizdo. Geriausia turėti IT žmogų, kuris žymiu dėžes "kompas 1", "monitorius 2". Nenoriu būti baisus, bet duomenų praradimas čia didžiausia baima. Pasirūpinkite technika kaip vaiku, o ne kaip baldais.

Ar galima perkelti visą biurą vienu reisu?

Galima, jei turite didelį sunkvežimį. Bet ar tai protinga? Jei kas nors nueis blogai – avarija ar muitinės problema – viskas sustoja. Geriau padalinti į dvi dalis. Pirmiausia važiuoja tai, kas nėra kritiška (kėdės, spintelės), o paskui svarbiausi daiktai. Taip išlaikysite tą biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymo principą. Dalis dirba, kita keliauja. Nebijokite paprašyti dviem mažesniems sunkvežimiams vietoj vieno didelio.

Ką daryti su paštu ir adresais?

Tai visada painu. Paštas vis dar ateina į senąją vietą. Reikia iš anksto susitarti su paštu Anglijoje apie peradresavimą. Nemanau, kad kas nors norės važinėti į seną biurą po mėnesio surinkti SF. Užsisakykite peradresavimą bent 3 mėnesiams. Tikrai nemalonu, kai svarbi sutartis dingsta sename biure Anglijoj, o tu negali jos rasti. Tai smulkmenos, bet sukuria didžiausią stresą.

Dokumentai ir muitinės: naktmaris po Brexito

Ar tikrai reikia EORI numerio?

Be abejo. Jei jo neturite, jūsų prekės neišvažiuos iš Anglijos. Ne tik, kad reikia, jis turi būti aktyvus. Turiu klientą, kuris manė, kad jo senas numeris veikia, o jis buvo užblokuotas. Sėdėjo pasienyje dvi dienas. Gaukite šitą numerį iš anksto. Tai nėra lengva, bet reikalinga. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas neįmanomas be šio kodo. Patikrinkite jį dar šiandien, o ne kai vairuotojas bus ant kelių.

Kas dėl T1 dokumento arba išvežimo procedūros?

Čia aš dažnai painiojuosi (ne visada turiu galvoje šiuos dalykus), bet bendrai, jei perkėlimas laikomas "laikina išvežimo" procedūra, reikia T1. Jei tai galutinis išvežimas (perkėlimas į LT), tai gali būti paprasčiau, bet reikia įrodymų. Geriausia pasikalbėti su brokeriu. Neklauskite manęs, koks kodas ten dabar galioja, jie keičiasi kas mėnesį. Svarbiausia – nenuvažiuoti be jokių dokumentų. Muitininkai mūsų nemėgsta, kai į juos šaukiamasi iš furgono.

Reikia mokėti PVM arba muito?

Tikriausiai ne, jei tai jūsų turtas ir naudojote jį Anglijoje daugiau nei 6 mėnesius. Bet turi tai įrodyti. Pirkimo sąskaitos, SF. Jei įsigijote prieš savaitę, tai gali būti problematiška. Muitinė gali manyti, kad tai prekyba. Pasirūpinkite inventoriumi. Jei nežinai, kokias bylas rodyti, gausi mokesčius. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas gali tapti brangus pramogas, jei pridės 21% PVM seniems stalams.

Ką daryti, jei dokumentai neteisingi?

Jei vairuotojas jau važiuoja, reikia greitai spręsti. Kartais galima pataisyti elektroniniu būdu (jei systema leidžia), kartais reikia važiuoti į artimiausią muitinės postą. Būna, kad vairuotojas tiesiog pasuka atgal. Tai blogiausias scenarijus. Patikrinkite visus duomenis (adresus, svorius) prieš išvykimą. Vieną kartą buvau situacijoje, kur dėl vienos klaidos dešimtys dėžių stovėjo savaitgalį. Niekas to nenori.

Ar reikia draudimo dokumentų muitinei?

Taip, jos juos mėgsta. Muitinė reikalauja draudimo, kad atvykus prekės ne Dingtų. Nėra draudimo – nepraleis. Užsirašykite draudimą ne tik furgonui, bet ir kroviniui. Tai standartinis dalykas, bet dažnai apie jį pamirštama. O tuo tarpu biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas gali būti sustabdytas dėl to, kad trūksta vieno PDF failo.

Kas dėl pavojingų medžiagų (toneriai, chemija)?

Spausdintuvų kasetės yra pavojingos kroviniu. Negalima tiesiog įmesti į dėžę ir uždaryti. Turi būti specialios pakuotės, o jei jų daug – reikia deklaracijos ADR. Nemanau, kad turite tiek daug, bet jei didelis biuras – tikrinkite. Muitinė gali padaryti problemą, jei rastų plaukiojančias kasetes tarp knygų. Geriau jas išimti arba pakuoti atskirai.

Gabenimas: kai dėžės tampa tikru košmaru

Ar vairuotojas padės pakrauti ir iškrauti?

Priklauso nuo sutarties. Dažniausiai jis tik vairuoja. Krovimo komanda tai atskiras dalykas. Nereikia manyti, kad vairuotojas išlios sau nugarą dėl jūsų seifų. Iš anksto pasakykite, ar reikia "kelnių" (krovėjų). Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas nereiškia, kad darbuotojai turi nešti sunkias spinteles. Nusipirkite šią paslaugą, tai sveikatai naudingiau.

Kaip užpakuoti kompiuterius, kad nesužluktų?

Naudokite burbuliuką. Daug burbuliukų. O jei neturite, popierius. Stabdykite juos dėžėse, kad nejudėtų. Mačiau, kaip atvykus vienas monitorius buvo sužalotas tiesiog todėl, kad buvo mesti ant kito. Užrašykite ant kiekvienos dėžės "Kruopščiai" arba "Technika". Nereikia būti genijumi, kad suprastum – furgone juda, viskas smogia į grindis.

Kas daryti su baldais, kurie neišsiraukia?

Tiesiog juos neškite. Arba išsiraukite. Jei neįeina į duris, reikės išmontuoti. Daugelis klientų mano, kad "kažkaip įeis". Tai klaida. Planuokite išmontavimą dar Anglijoj. Nenorite, kad Lietuvoje lauktumėt montuotojo, kuris turi ateiti rytoj. Dėl to biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas gali pavirstu savaitės trukmės statybomis.

Ar saugu palikti dėžes furgone naktį?

Geriau ne. Jei furgonas stovi be apsaugos, kas nors gali nukreipti dėmesį. Nors biuro daiktai nėra brangiausi, bet duomenys brangūs. Pasirūpinkite saugumu arba važiuokite taip, kad naktį nebereikėtų stovėti. Yra vietų Anglijoj (ir Lietuvoj), kur naktį geriau neapstoti. Pasitikėkite savo intuicija.

Kas jei dėžės dingsta arba sužalojamos?

Tai tikrai blogai. Turi būti inventorius. Jei dėžės sunumeruotos, žinote, ko trūksta. Jei ne – tik spėliosite. Draudimas padengs pinigus, bet ne laiką. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas baigiasi tada, kai suprantate, kad dingęs serveris. Būkite tikslūs. Skaičiuokite dėžes kai įkraunate ir kai iškraunate.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet tai komplikuoja muitinę. Jei darbuotojas supaka savo indus į biuro dėžę, muitininkas gaišti laiką. Geriau atskirti. Asmeninius daiktus - kitu reisu arba kaip "pervežimą". Nemaišykite verslo su asmeniniu, tikrai nereikia jums šito galvos skausmo.

Kainos, laikas ir realybė: kiek viskas kainuoja?

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos?

Klausimas "ilgas kaip metinė lazda". Viskas priklauso nuo kiekio. Pavyzdžiui, vienas mažas biuras (5 stalai) gali kainuoti 1-2 tūkst. svarų. Didelis – 10 tūkst. ar daugiau. Kuro kainos šokinėja, tarifai Anglijoj aukšti. Nesitikėkite, kad bus pigiau nei prieš metus. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas kainuoja ne tik pinigus, bet ir nervus, tad geriau pasiruoškite biudžetui su rezervu.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia skubinti?

Taip, skubėjimas brangiausiai kainuoja. Jei sakote "reikia rytoj", reikės iškviesti furgoną tuščiu atgal arba samdyti ekskursiją. Tiesiog brangu. Planuokite iš anksto, taupykite pinigus. Nėra nieko blogiau nei mokėti dvigubai tik todėl, kad kažkas pamiršo pasakyti apie datą.

Kiek laiko užtrunka kelionė į Lietuvą?

Standartiškai 3-4 dienos, jei viskas gerai. Bet jei pasienio kontrolėje užstrigsite, gali užtrukti savaitę. Pridėkite laiko rezervą į savo kalendorių. Neskubėkite atidaryti biuro kitą dieną po išvykimo. Leiskite dėžėms atvykti ramiai. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas įmanomas tik tada, kai nedarote spaudimą vairuotojams ir brokeriams.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Daugelis lietuviškų vežėjų sutinka imti dalį pinigų iš anksto, dalį – atvykus. Angliški ar tarptautiniai brokeriai dažniausiai reikalauja išankstinio apmokėjimo arba garantijos. Pasiruoškite banko pavedimą prieš išvykimą. Nenorite, kad jūsų turtas būtų įkeistas (hipotekiškai) dėl 500 svarų skolos.

Kas dėl papildomų mokesčių Anglijoj (ULEZ, Londonas)?

Jei išvykstate iš Londono, čia didelė bėda. ULEZ zona. Jei sunkvežimis neatitinka standartų, mokesčiai milžiniški (virš 100 svarų dienai). O dar "London Congestion Charge". Tai visi jūsų išlaidos. Patikrinkite, kur stovi biuras, ir kiek kainuos važiuoti pro miestą. Neklauskite, kodėl tiek brangu, tiesiog taip yra.

Ar verta imti kompleksinę paslaugą "viskas įskaičiuota"?

Manau, kad verta. Tada jūs nebeklausi apie kainą kiekvieną žingsnį. Vieną kartą klientas bandė taupyti ir paėmė kiekvieną paslaugą atskirai – pabaigoje gavosi brangiau. Kompleksinis pasiūlymas dažnai apima nuo A iki Z. Jums užtenka pasirašyti ir laukti. Taip išlieka jūsų protų ramybė.

Kaip sumažinti išlaidas be rizikos?

Sumažinti galite tik mažindami kiekį. Jei turite senus spinteles, kurias planuojate keisti – išmeskite Anglijoj. Nevežkite šiukšlių. Kaina skaičiuojama pagal tūrį ir svorį. Kuo mažiau dėžių, tuo pigiau. O tuo tarpu biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas tampa ekonomiškesnis, kai nevežiate nereikalingų daiktų.

Galutiniai nuomonės: ar verta viską daryti paties?

Ar galima nuvažiuoti pats su furgonu?

Jei turite mažą biurą, gal. Bet tik jei žinote, ką darote su muitine. Pirmą kartą geriau nepabandyti. Muitinės sistemos sudėtingos, o klaidos brangios. Nors sutaupyti 500 svarų gundyba, bet rizika per didelė. Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas nėra vieno žmogaus darbas, tai komandinis darbas.

Kas atsitinka, jei atvyksta seifas, o nėra raktų?

Buvo. Buvo ir taip. Reikėjo skambinti meistrui, kuris jį "praretina". Tai papildomi laukimai ir pinigai. Raktus neškite kartu su kroviniu, juos turėtų turėti atsakingas asmuo rankinėje bagaže. Niekada nepaleiskite raktų kartu su seifu, tai pagrindinė taisyklė.

Ar reikia pranešti apie perkėlimą savo klientams?

Žinoma, kuo ankščiau, tuo geriau. Jums gali reikėti pasirašyti sutartis ar išsiųsti prekes tą patį laiką. Jei klientai nežinos, gali būti nenumaldytas chaosas. Niekas nenori girdėti "mes negalime aptarnauti, nes mūsų serveriai važinėja keliu". Komunikacija su klientais yra pusė sėkmės.

Kaip elgtis su darbuotojais, kurie atostogauja?

Jie turi susirūpinti savo daiktais prieš išvykstant. Nereikia laukti, kol grįš. Jei jų stalą reikia išnešti, darykite. Bet pasilikite jiems šiek tiek vietos naujame biure, kad nejaučtųsi išmesti. Nemanau, kad kas nors norės dirbti ant grindų pirmą dieną.

Ar reikia apžiūrėti naują vietą prieš atvykstant?

Būtina. Ar perėja spintelės duris? Ar pakelta grindys? Ar yra liftas? Vieną kartą važiavome į pastatą be lifto į trečią aukštą. Tai buvo katastrofa (ir brangi). Biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas priklauso nuo to, ar žinote, kur kelsite dėžes.

Kas dėl interneto naujame biure?

Jūs neįsijungsite tiesiog taip, kaip Anglijoj. Reikia susitarti su tiekėju Lietuvoje savaites iš anksto. Jei interneto nebus, darbas sustos. Planuokite techninę dalį kaip pirmą prioritetą. Be tinklo biuras tik spinta su popieriais.

Išvada

Viskas sukoncentruota į tai, kad biuro perkėlimas iš Anglijos minimalus verslo trikdymas yra įmanomas tik su gera strategija. Nereikia manyti, kad viskas vyks savaime, Anglija po išvykimo nepasileis. Pasirūpinkite dokumentais, pasirūpinkite žmonėmis ir, svarbiausia, pasirūpinkite savo nervais. Jei planuojate iš anksto ir tikėsitės profesionalų, viskas vyks sklandžiai, bent jau tiek sklandžiai, kiek įmanoma tarptautiniuose pervežimuose. Sėkmės naujameje vietoje, tikrai prireiks kantrybės.