Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, pervežinėjau viską – nuo vieno kėdės iki pilnų gamyklų linijų. Galiu pasakyti vieną: biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas tik tada, jei viską suplanuoti kaip karinę operaciją, bet su atsarga, kad kažkas vis tiek nepasiseks. Anglija po Brexito pasidarė sudėtingesnė, muitinės nebegali užmerkti akies, o keliai, ypač aplink Londoną, gali užstrigti tiesiog dėl to, kad kažkas numetė bananą. Čia nebe tie paprasti laikai, kai užkrovė ir važiavai. Dabar reikia galvoti apie EORI numerius, draudimus ir vairuotojų poilsio laiką, kuris Anglijoje skiriasi nuo mūsų. Jei norite, kad jūsų verslas nelestų vieną dieną ilgiau negu reikia, turite žinoti keletą smulkmenų, kurių niekas nesako, kol nepradeda šnekėti apie realias problemas.

Planavimas ir dokumentai (Kodėl reikia ne užmigti ant vairo)

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Anglijos?

Nepalaukite, kol išsiųsite pranešimą darbuotojams apie atsijungimą. Pradėkite planuoti mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas tik esant laiko rezervui. Turiu atvejį, kai klientas skambino savaitę prieš perkėlimą, manydamas, kad tai tiesiog "krovinys į Lietuvą". Galų gale mes dėl dokumentų trūkumo užstrigome pasienyje, ir jie prarado dvi savaites darbo. Laikas reikalingas ne tik tam, kad surinkti dėžes, bet ir kad išspręsti muitinės klausimus be panikos.

Kokius dokumentus reikia tur�ti iš anksto?

Būtinai reikia gero inventoriaus sąrašo. Ne "knygos ir kompiuteriai", o tikslų sąrašą: 5 stalai, 10 kėdžių, 1 spausdintuvas modelis X. Be to, reikės EORI numerio (jei jo neturite) ir galbūt draudimo poliso. Vieną kartą klientas parašė "baldai" vienoje eilutėje, o anglai pasienio pareigūnai sustabdė visą vilkiką, nes manyjo, kad ten gali būti vertybiniai daiktai be deklaracijos. Detalus sąrašas taupo nervus.

Ar reikia muitinės agento?

Manau, kad taip, nebent jūs pats esate specialistas. Po Brexito Anglija tapo "trečioji šalis", tai reiškia formalumų. Muitinės agentas padarys išankstinę deklaraciją, kad kai vairuotojas atvažiuos į uostą arba terminalą, viskas jau būtų sistemoje. Be agento rizikuojate stovėti kelias dienas. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas, kai profesionalas užsiima popieriais, o jūs verslu.

Kas daryti, jei trūksta originalių pirkimo dokumentų?

Tai dažna problema, ypač senoms įmonėms. Jei neturite SF, reikės sudaryti "Vertinimo aktą". Tai dokumentas, kurį pasirašo jūsų buhalteris, nurodydamas daiktų vertę. Muitinė to priima, jei vertė atrodo loginė. Nebandykite nurašyti kompiuterių, kur kainuoja po 2000 svarų, į 50 eurų. Tai kels įtarimą ir gali baigtis brangia procedūra.

Ar reikia specialių leidimų technikai išvežti?

Jei tai standartinė biuro technika, paprastai ne. Bet jei turite specialią serverinę ar duomenų laikmenas su jautria informacija, gali tekti rodyti, kad tai ne vogta prekė. Kartais gali prireikti eksporto licencijos, jei technika yra dvigubo paskirties (pvz., galingi serveriai), tačiau paprastam biurui to nereikia. (Nors, žinoma, visada geriau pasitikrinti, nes taisyklės keičiasi kasmet).

Kelias ir logistika (Anglija – ne vien pustoniai)

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Paprastai tai trunka 3–4 dienas viena kryptimi, priklausomai nuo to, kur Anglijoje esate. Jei esate šiaurėje (prie Edinburgo), tai bus ilgiau. Jei pietuose – greičiau. Bet visada įskaičiuokite "angliškąjį faktorių" – uždaromas M25 žiedas arba avarijos. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas tik tada, kai skiriate papildomą dieną rezervui nenumatytiems atvejams.

Ar galima perkelti biuro penktadienį ir atidaryti pirmadienį Lietuvoje?

Teoriškai – taip. Praktiškai – tai labai rizikuota. Jei kyla problema su technine apžiūra arba vairuotojas užmiega (o taisyklės griežtos), jūsų darbuotojai liks be stalų pirmadienį. Geriau planuoti atvykti antradienį arba ketvirtadienį, kad turėtumėt laiko įrengti viską. Neskubėkite, greitis čia priešas.

Kokiu transportu vežti?

Viskas priklauso nuo tūrio. Mažam biurui užtenka 3,5 tonų vilkiko (jei turite vairuotoją su C kategorija). Didesniam – reikės 7,5 tonų arba sunkiojo vilkiko su tentu. Pastaruoju atveju vairuotojas turi turėti "Driver CPC" pažymėjimus, kurie Anglijoje yra būtini. Neleiskite savo vadybininkui "lipti" prie vairo, jei neturi teisės – baudos ten milžiniškos.

Ar vairuotojas padeda pakrauti/iškrauti?

Įprastai ne. Vairuotojo darbas – vairuoti. Jei jums reikalingi fiziniai darbininkai Anglijoje (krauti) ir Lietuvoje (iškrauti), tai turi būti numatyta sutartyje. Aš dažnai matau, kad klientai mano, jog vairuotojas padės nešti dėžes, bet jis gali tiesiog atsisakyti dėl saugumo arba sutarties. Užsakykite krautojus iš anksto.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausia scenarijaus, bet jis įvyksta. Turiu atvejį, kai vilkikui atsisuko važiuoklė ant M1 greitkelio. Mes turime draudimą, kuris coverina techninę pagalbą, bet tai laiko klausimas. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas tik su patikimu transportavimo partneriu, kuris turi rezervinį vilkiką arba partnerių tinklą vietiniuose servisuose.

Muitinė ir Brexit (Kas pasikeitė po išstojimo)

Ar mokėti PVM arba muito už biuro įrangą?

Jei perkėliote verslą iš Anglijos į Lietuvą ir tai nėra pardavimas, tai dažniausiai taikoma "kompensacinės prekybos" procedūra. Tai reiškia, kad PVM ar mokamas 0%, arba galite taikyti PVM atleidimą (intra-Community supply, nors dabar tai nebe taip paprasta). Svarbiausia – parodyti, kad verslas išsikrausto, o ne parduoda prekes. Pasikonsultuokite su buhalteriu, nes klaidos kainuos brangiai.

Kaip elgtis su serveriais ir duomenimis?

Serveriai – jautriausia vieta. Muitinė gali norėti patikrinti, ar tai ne šifruojama technika, kuri reikalauja specialių leidimų (dažnai susijusi su JAV restraisais). Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas, jei turite visus techninius pasus. Be to, duomenys saugomi debesije? Tada fiziškai perkeliote tik "geležį", o ne duomenis – tai paprasčiau.

Ar tikrinami biuro baldai?

Retai, bet gali būti. Anglų muitininkai dažniausiai ieško tabako, alkoholio ar narkotikų, o ne naudotų stalų. Tačiau jei dėžės atrodo įtartai (pvz., uždarytos antspaudais, o jūsų įmonė nėra gamybinė), gali užkliūti. Geriausia, jei dėžės būtų permatomos arba lengvai atidaromos (ne užkaltos).

Kas daryti, jei užstrigau Anglijoje dėl dokumentų?

Jei trūksta kokių nors kvitų, gali tekti laukti, kol Lietuvoje paruošiami nauji. Tai gali užtrukti dieną ar dvi. Todėl visus dokumentus siųskite man (brokeriui) dar prieš vairuotojui išvykstant. Neleiskite vairuotojui važiuoti į uostą be "Release" kodų. Buvo atvejis, kai vairuotojas atvažiavo be jų ir jo tiesiog neišleido.

Ar reikia deklaruoti naudotas kėdes?

Taip, viskas turi būti sąraše. Naudotos kėdes neturi jokių muito tarifų (dažniausiai 0%), bet jos turi būti inventoriuje. Jei jų nėra, muitinė gali manyti, kad jas įsigyjote Anglijoje ir bandote įvežti nelegaliai kaip naujas prekes. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas tik kai sąrašas atitinka realybę 100%.

Technika ir brangūs daiktai (Kur neleisti niekam pačiam liesti)

Kaip supakuoti serverius?

Jei įmanoma, originalioje pakuotėje. Jei ne – rinkite daug putplasčio. Niekada nekelkite serverių įprastose dėžėse su knygomis. Vienas klientas taip padarė, ir atvažiavęs pastebėjo, kad serveris "nukrito" viduje, nors dėžė buvo nenukentėjusi. Vibracija kelyje – priešas elektronikai. Uždekite antispinduliuotės plėvelę (burbulą).

Ar reikia išjungti techniką prieš pakavimą?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus. Jei paliksite įjungtą spausdintuvą, jis gali įkaisti uždarytoje dėžėje ir tiesiog sudegti. Be to, lazeriniai spausdintuvai turi tonerius, kurie gali išsilieti, jei aparatas bus apverstas. Patikrinkite, ar viskas "šalta".

Kas daryti su monitoriais?

Monitoriai turi labai trapias ekrano plokštes. Geriausia juos apvynioti storu putplasčiu ir uždėti į dėžę su "lipduku "šonai" (fragile). Nenaudokite laikraščių – jie palieka spaudos antspaudus ir neapsaugo nuo smūgių. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas, kai atvykstate ir monitoriai veikia, o ne rodo "rainbow" spalvas dėl įtrūkusių pikselių.

Kaip saugoti dokumentus?

Jei fiziniai dokumentai svarbūs, juos reikia vežti su savimi (vadybininko mašina) arba specialiuame, užrakintame konteineryje vilkiko viduje. Nepalikite jų tiesiog ant viršaus dėžių. Jei dėžės drėgnės (o Anglijoje lietus dažnai), dokumentai gali sugesti. Skenuokite viską iš anksto – saugumo priemonė nr. 1.

Ar verta apdrausti techniką?

Be abejo. Standartinis draudimas dengia krovinį, bet tikrinėkite limitus. Jei vežate techniką už 50 000 eurų, o draudimo limitas yra 10 000, gausite tik dalį. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas tik su pilnu "All risk" draudimu, įskaitant ir pakrovimo/iškrovimo metą.

Kainos ir nemalonios staigmenos (Kur pinigai dingsta)

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindai – tūris (kubo metrai) ir atstumas. Bet taip pat svarbu, kur Anglijoje reikia užvažiuoti. Jei Londono centre (Zone 1), reikės specialių leidimų ir mažesnio vilkiko. Taip pat kuro kaina (ji šokinėja) ir keltų bilietai. Užsakykite fiksuotą kainą iš anksto, kad nustebtumėte galutinės sumos.

Ar brangu užsisakyti pakavimą?

Brangu, bet verta. Anglijoje darbo jėga brangesnė. Jei norite, kad jų žmonės supakuotų viską į dėžes, tai gali kainuoti kaip pusė krovinio. Bet jei jūsų darbuotojai gali tai padaryti patys, taupykite. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas tuo, kad nereikia stabdyti darbo jums dėl pakavimo, tai galima padaryti po darbo.

Kas yra "Long carry" mokestis?

Jei vilkikas negali priartėti prie durų (pvz., gatvė per siaura arba yra žingsniai), reikia nešti daiktus rankomis 20, 50 metrų. Tai papildomas mokestis. Angliški miestai seni, gatvės siauros. Iš anksto pasitikrinkite vietą "Google Street View", kad nustebtumėt.

Ar galima mokėti atidėliautai?

Retai kas sutinka. Mūsų srityje reikalingas avansas (depozitas) už keltą ir degalus. Likutį mokate iš karto po atvykimo arba prieš išvykstant iš Anglijos. Nemanau, kad kas nors skolinąs 10 000 eurų be užstato. (Nebent jūs esat "BP" lygio klientas, bet tada irgi viskas tvarkoma per sutartis).

Ką daryti, jei biuro turtas netelpa į vilkiką?

Tai dažna problema. Klientas sako "turim tris stalus", o realiai tai trys didelios konferencinės lentos, kurios neįeina. Tada reikia siųsti antrą mašiną. Tai papildomi pinigai ir laikas. Matuokite viską milimetru, o ne "akiu".

Kas dažnai būna (Realios problemos)

Ar dažnai dingsta daiktai?

Statistiškai labai retai, jei dirbate su firma, o ne su "vabalais iš skelbimo". Bet pasitaiko smulkių dalykų – pavienės pelės, kabeliai. Viską pasirašykite inventoriuje. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas, kai nereikia ieškoti, kur dingo kompiuterio maitinimo laidas.

Kas daryti, jei Anglijos klientas nenori išleisti krovinio?

Tai teisinė problema. Jei tai jūsų buvęs biuras, o jie nesutinka atiduoti baldų dėl skolų, mes negalime kištis. Tai turi spręsti teismas arba policija. Mes tik vežame tą, kas yra mūsų vairuotoje. Užtikrinkite, kad turite teisę išvežti turtą.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma taip, jei užsakote iš Lietuvos firmos. Bet jei tai vietininkas (subcontractor), gali būti, kad kalba tik angliškai arba lietuviškai su "akcentu". Sutarkite iš anksto, kad reikia koordinatoriaus, kuris suprastų abiejų pusų kalbas. (Ypač jei reikia rodyti, kur stovi toks ir tojas kabelis).

Kaip elgtis su automobiliais, kurie buvo įmonės vardu?

Automobiliai – atskira istorija. Jie turi savo VIN kodus, registracijas. Reikia specialios procedūros "perregistravimo" (nuosavybės perdavimo). Negalima tiesiog užmesti automobilio į vilkiką be dokumentų, kad jis nebuvo pavogtas. Tai užtrunka ilgiau nei baldai.

O dėl augintinių biure?

Jeigu turite biuro katiną ar šunį, juos reikia vežti atskirai. Jie negali būti krovežių kabine (draudimas). Reikalingas specialus gyvūnų pervežimas su veterinariniu pasu. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas, kai nereikia rūpintis, kad šuo bėgioja po anglišką autostradą.

Ar verta rūpintis draudimu "nuo atsisakymo"?

Kai kurios firmos siūlo draudimą atvejui, jei klientas atšaukia kelionę paskutinę minutę. Nemanau, kad būtina, nebijote ligų ar katastrofų. Bet jei perkėlimo data keičiasi dėl statybų vėlavimo Lietuvoje, geriau su firma susitarti dėl lanksčumo iš anksto.

Ar saugu palikti dėžes naktį prieš išvežimą?

Anglijoje (ypač didmiesčiuose) geriau taip nedaryti. Gali "užkliupti" vagys. Jei turi būti išvežta rytoj, reikėtų uždaryti dėžes sandėliuką arba pasamdyti saugyką vienai naktiai. Nekelkite rizikos dėl 50 svarų taupymo.

Ar galima vežti maistą iš biuro virtuvės?

Negalima. Muitinė ir sanitarnės tarnybos draudžia pervežti mėsą, pieno produktus ir kt. iš ES (į Angliją) arba atvirkščiai be specialių sertifikatų. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas, jei nesate sustabdyti dėl seno sūrio krepšelio. Suvalgykite ten arba išmeskite.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Darbuotojai dažnai palieka asmeninius daiktus (nuotraukas, puodus). Geriau juos paprašyti išsinešti patys arba susidėti į atskiras dėžes. Mes neatsakingi už jūsų vadybininko nuotraukas iš atostogų, jei jos pradingsta arba sulūžta.

Kas daryti, jei Lietuvoje neįleidžia vilkiko?

Nepriklausomai nuo to, kad ES, vis dar yra kontrolės. Jei trūksta kokių nors dokumentų, gali būti problema. Bet dažniausiai problema būna su laiku – vairuotojas per ilgai ilsėjosi. Sekite vairuotojo darbo laiką programoje.

Ar reikia valyti biurą po išsikraustymo Anglijoje?

Tai priklauso nuo nuomos sutarties. Dauguma nuomotojų reikalauja "broom clean" (švarus, kaip po šluotos). Nemanau, kad mūsų vairuotojas turi šluoti. Pasamdykite vietinę valymo firmą Anglijoje, kad gautumėte depozitą atgal.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Tik su leidimais. Biuro chemija (valikliai) dažniausiai toleruojama mažais kiekiais, bet jei turite gamybos reagentų – tai jau ADR kategorija. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas tik be sprogmenų bagaže.

Kaip susisiekti su vairuotoju kelyje?

Jis gali neatsiliepti, nes vairuoja. Geriau turkite brokerio telefono numerį, kuris visada aktyvus. Vairuotojų darbo laikas reguliarus, jie negali kalbėti telefonu rankomis. Nekreipkite jų dėmesio be reikalo.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Dauguma modernių vilkikų turi GPS. Gausite nuorodą. Tačiau signalas gali dingti tuneliuose arba kalvotuose rajonuose Velse. Nepanikuokite, jei 2 valandas nerodote vietos – jis važiuoja.

Kas daryti, jei dėžė atvyko sužalojta?

Fotografuokite iš karto, kol vairuotojas dar vietoje. Nufotografuokite ir pažeistimą, ir vilkiko vidų. Parašykite "pranešimą apie žalą" (protocol). Jei pasirašysite, kad "viskas gerai", vėliau niekas neatsakys. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas, kai žinai, ką daryti blogiausiu atveju.

Ar verta duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nebūtina, bet malonu. Anglijoje tai kultūra. Lietuvoje taip pat. Jei jums padėjo išnešti sunkų stalą į antrą aukštą be keltuvo, 10–20 eurų (ar svarų) padarys stebuklą. Žmonės dirba geriau, kai juos vertinate.

Pabaigai – ar viskas vyks taip, kaip planavote?

Tikriausiai ne visiškai. Kažkas pavėluos, kažkas neįkurs. Jei pasiruošę psichologiškai, tai bus tik smulkmenos. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas tiems, kurie žino, kad tobulumo nėra, o rezultatas svarbiau už smulkias kasdienybės rūpesčius.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną – pasitikėjimas ir planavimas. Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas garantuotas tik tada, kai nėra vietos improvizacijai su svarbiais dokumentais. Naudokitės patirtimi, ne kainos lyderiais, nes pigiau dažnai išeina brangiau. Sėkmės naujoje vietoje, tikiuosi, tenks darbuoti be didesnių pertraukų.