Biuro perkėlimas iš Anglijos – maršruto planavimas

Įvadas

Biuro perkėlimas iš Anglijos – maršruto planavimas nėra tik data, sunkvežimis ir kas išrašys sąskaitą. Per 20+ metų esu matęs, kaip tvarkinga perkraustymo lentelė griūva dėl vieno neuždaryto konteinerio, pamiršto serverio rakto ar vairuotojo, kuris negali paimti krovinio iš Londono sandėlio, nes ten nėra dokų. Klientams kalbu tiesiai: maršrutas turi būti realus, ne gražus. Čia surinkau klausimus, kuriuos dažniausiai užduoda įmonės, keliančios biurą į Vilnių, Kauną, Klaipėdą ar Šiaulius.

DUK: Biuro perkėlimas iš Anglijos – maršruto planavimas pagal maršrutą

Ar Biuro perkėlimas iš Anglijos – maršruto planavimas prasideda nuo datos?

Taip, bet data yra tik pradžia, ne planas. Pirma reikia žinoti, kur Anglijoje krovinys stovi: Londonas, Manchesteris, Birminghamas, Leedsas ar koks mažesnis miestelis. Tada žiūrime, ar yra rampa, keltuvas, pakrovimo langas, ar vairuotojui reikės laukti. Geras Biuro perkėlimas iš Anglijos – maršruto planavimas visada prasideda nuo realios aikštelės, ne nuo gražaus pasiūlymo. Kartais vienas užklausimas pakeičia visą grafiką.

Kiek laiko reikia planuojant maršrutą Londonas–Vilnius?

Mažam biurui dažniausiai užtenka 2–3 savaičių, jei dokumentai tvarkingi. Didesniam biurui su serveriais, archyvais ir baldais geriau planuoti 4–6 savaites. Pats važiavimas Londonas–Vilnius per Dover/Calais ir toliau per Vokietiją/Lenkiją trunka apie 3–5 dienas, bet tai nereiškia, kad viską galima palikti paskutinei dienai. Realiai laiko suėda popieriai, muitinės tarpininkas, pakavimas ir iškrovimo komanda. Bent vieną dieną palikčiau rezervui.

Kodėl kartais pigiau vežti per Nyderlandus, o ne tiesiai?

Nes tiesiai nereiškia optimaliai. Vairuotojas iš Anglijos gali grįžti tuščias, jei neranda krovinio atgal, tad kaina šauna į viršų. Per Rotterdamą, Antverpeną ar Zeebrugge kartais gaunamas geresnis maršrutas, ypač jei krovinys juda su kitais užsakymais. Trumpas nukrypimas: keltas per Calais nėra pramoga, nors kava tenai tikrai gera. Svarbiausia ne maršruto grožis, o tai, ar jis telpa į terminą ir leidžia išvengti naktinių laukimų.

Koks maršrutas tinka biurui iš Birmingamo į Kauną?

Birminghamas–Kaunas dažniausiai gerai eina per Dover/Calais, tada Belgija/Vokietija/Lenkija. Jei biuras didelis, galima svarstyti konteinerį iki Klaipėdos, bet mažam ir vidutiniam biurui sunkvežimis su CMR dažniausiai praktiškesnis. Reikia žinoti, ar iškrausite sandėlyje, ar tiesiai naujame biure. Jei Kaune nėra rampos, reikės hidraulinio bortelio arba papildomos komandos. Aš pats tokį maršrutą dėličiau su viena diena rezervu, nes Lenkijos remontai gali sugadinti visą nuotaiką.

Ar galima vežti biurą iš Londono į Klaipėdą per Calais?

Taip, per Calais galima, tik reikia nepainioti keltų tvarkaraščio su norais. Londonas–Klaipėda per Dover/Calais yra logiška, bet galutinis atstumas ilgas, todėl vairuotojo poilsio laikai ir keltų langai daro didelę įtaką. Kartais pigiau arba ramiau vežti per Zeebrugge, ypač kai krovinys didesnis. Jei Klaipėdoje iškrovimas uoste ar mieste vėluoja, kaina gali augti. Todėl geriau planuoti ne tik iki Lietuvos sienos, bet ir iki paskutinio dėžės atidarymo.

Ką daryti, jei sandėlis Anglijoje yra be rampos?

Pirmiausia sakyti tiesą, kad sandėlis be rampos. Vairuotojas nėra stebukladarys, o 20 biurinių kėdžių, stalų ir dėžių rankomis nekraunamos per 15 minučių. Reikalingas sunkvežimis su hidrauliniu borteliu, pakrovimo komanda arba laikinas keltuvas. Esu matęs, kai Londono sandėlyje viskas sustojo, nes niekas nepagalvojo apie bortelį. Tai atrodo smulkmena, kol neatvyksta mašina ir prasideda telefonų karštinė.

DUK: dokumentai, muitinė ir biuro įranga

Ar po „Brexit“ reikia muitinės procedūrų?

Taip, po Brexit Jungtinė Karalystė nebėra ES muitų teritorijoje, todėl biuro įrangai reikia eksporto/importo procedūrų. Tai nereiškia, kad kiekvienas monitorius stovės muitinėje savaitę, bet dokumentai turi būti paruošti. Reikia prekių aprašymo, vertės, kiekio, HS kodų, EORI, CMR, pakuočių sąrašo. Jei įmonė viską laiko „senais daiktais“, vis tiek reikės vertės. Nesu tikras, ar jūsų brokeriui užteks bendro inventoriaus, be sąskaitų reikės daugiau.

Kokius dokumentus turi paruošti įmonė?

Bent jau inventorizacijos sąrašas, pakuočių lapas, CMR, eksporto deklaracija Anglijoje, importo deklaracija Lietuvoje ir draudimo informacija. Jei trūksta dokumentų sąrašo, geriau sustoti ir sutvarkyti. Jei įranga nuomota ar lizinguota, reikia nuosavybės arba leidimo vežti dokumento. IT įrangai pravartu turėti serialinius numerius, ypač serveriams. Senesniems baldams vertė rašoma realistiškai, ne „be galo pigiai“.

Kodėl Biuro perkėlimas iš Anglijos – maršruto planavimas gali strigti prie EORI?

Dažniausiai dėl EORI, prekių kodų arba netikslios vertės. Normalus Biuro perkėlimas iš Anglijos – maršruto planavimas turi muitinės dalį įkišti į grafiką nuo pirmos dienos, ne prieš pat išvažiavimą. Jei brokeris gauna sąrašą „100 dėžių biuro daiktų“, jis negali stebuklingai sugalvoti HS kodų. Reikia žinoti, kas yra stalai, kas kompiuteriai, kas dokumentai. (taip, turėjau omenyje muitinės tarpininką, ne vairuotoją)

Ar kompiuteriai, serveriai ir kėdės deklaruojami skirtingai?

Taip, nes muitinė žiūri ne tik į svorį, bet į pobūdį ir vertę. Monitoriai, kompiuteriai, serveriai, spausdintuvai, kėdės ir archyvinės dėžės turi skirtingus kodus. Serveris su diskais yra dar jautresnė tema, nes reikia galvoti ir apie duomenų apsaugą, ne tik muitinę. Baldus galima aprašyti paprasčiau, bet vis tiek reikia sąrašo. Jei viską sumaišysite į vieną eilutę, vėliau kažkas tikrai klaus, kodėl taip.

Ką daryti, jei dalis įrangos nuomota ar lizinguota?

Jei įranga nuomota, pirmiausia klausti tiekėjo, ar ją galima perkelti į kitą šalį. Kartais sutartyje parašyta, kad negalima, arba reikia papildomo sutikimo. Lizingas panašiai: bankas ar lizingo bendrovė gali turėti savo taisykles. Tai nėra vežėjo kaprizas, tiesiog krovinys privalo turėti teisėtą pagrindą judėti. Jei popieriaus nėra, geriau sustoti ir tvarkytis, negu aiškintis prie sienos.

Ar reikia sertifikato, kai vežame elektros įrangą?

Papildomų sertifikatų dažniausiai nereikalaujama vien dėl to, kad vežate naudotą biuro techniką. Bet jei įranga turi baterijų, yra pažeista arba kelia riziką, gali atsirasti papildomų klausimų. Akumuliatoriai, UPSai ir kai kurie maitinimo šaltiniai nėra tokie nekalti, kaip atrodo. Jei viskas sveika, supakuota ir aprašyta, procesas paprastesnis. Vis dėlto prieš pakavimą pasitikrinkite su brokeriu, nes taisyklės gali skirtis pagal konkrečią prekę.

DUK: Biuro perkėlimas iš Anglijos – maršruto planavimas, kainos ir rizika

Kiek realiai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Mažam biurui, tarkime keli stalai, kėdės, kompiuteriai ir 20–40 dėžių, orientuokitės į €1,200–€2,500. Vidutiniam biurui su IT įranga ir baldais dažnai išeina €3,000–€7,000. Dideliam perkėlimui su saugojimu, montavimu ir specialiu pakavimu kaina gali šokti aukščiau €10,000. Tai ne iš lubų, taip skaičiuojasi kilometrai, keltas, darbas, muitinė ir rizika. Jei kas nors siūlo už €500 viską nuo Londono iki Vilniaus, aš pirmas prašyčiau parodyti draudimą.

Kodėl sąmata gali pasikeisti po pirmo skambučio?

Nes pirmame pokalbyje klientas dažnai sako „na, standartinis biuras“, o realybėje ten 80 kėdžių, trys serverių spintos ir archyvas nuo 2012 metų. Keičiasi kubatūra, svoris, pakavimo laikas, iškrovimo sąlygos. Gali paaiškėti, kad reikia dviejų mašinų arba laikino saugojimo. Todėl sąmata turėtų buti atnaujinta po inventoriaus, ne likti gražiu ekrano paveiksliuku. Čia geriau nemalonus pokalbis dabar, negu sąskaita pabaigoje.

Kodėl Biuro perkėlimas iš Anglijos – maršruto planavimas dažnai brangsta?

Brangsta ne dėl to, kad kas nors nori „prisidurti“, nors tokių įmonių irgi būna. Dažniau brangsta todėl, kad pradžioje neįvertinamas pakrovimas, muitinė, keltas, laukimas ar montavimas. Kartais klientas pasako, kad reikia iškrauti penktame aukšte be lifto, kai mašina jau važiuoja. Tai jau ne detalė, o darbo sąlyga. Todėl visos keistos vietos turi būti pasakytos prieš sutartį, ne po parašo.

Ar pigiausias pasiūlymas visada yra blogas?

Ne visada, bet labai dažnai pigiausias pasiūlymas slepia spragas. Gali nebūti krovinio draudimo, montavimo, pakrovimo komandos arba normalios komunikacijos. Kartais įmonė paima avansą ir tada „derina vairuotoją“ dvi savaites. Tai nemalonu, bet taip būna. Aš žiūriu ne tik į kainą, bet ar aiškiai pasakyta, kas įeina: dokumentai, keltas, iškrovimas, draudimas, laukimo valandos. Jei neaišku, klauskite.

Kokį draudimą rinktis biurui?

Biurui imčiau pilną krovinio draudimą nuo pakrovimo iki iškrovimo, o jei montuojama, tai ir montavimo riziką. Vertė turi būti reali, ne simbolinė. Jei serveris kainavo €4,000, draudime jis negali būti €200. Draudimas nekompensuoja prarastų duomenų ar sustojusio darbo, todėl IT atsarginės kopijos yra atskiras klausimas. Daug kas apie tai pamiršta, kol nebeveikia CRM pirmadienio rytą.

Kas nutinka, jei muitinė sustabdo krovinį?

Jei muitinė sustabdo krovinį, jis stovi, o laikas eina. Gali teikti papildomus dokumentus, mokėti saugojimą, aiškintis kodą ar vertę. Todėl brokeris turi būti pasiekiamas, ne „parašysim vėliau“. Jei dokumentai paruošti gerai, problema dažniausiai išsprendžiama per dieną ar dvi. Jei dokumentai tokie, kad pats sudarytojas jų nesupranta, prasideda brangus spektaklis.

Kodėl kartais reikia mokėti už saugojimą?

Nes krovinys ne visada atvyksta tada, kai biuras jau laukia. Gali vėluoti keltas, muitinė, pakrovimas ar pats klientas. Tada reikia laikino saugojimo Vilniuje, Kaune, Klaipėdoje ar kitame mieste. Kaina gali būti nuo €80 iki €300 per dieną, priklausomai nuo vietos, apimties ir manipuliavimo. Tai nėra bauda, tiesiog sandėlis, žmogus ir atsakomybė kainuoja. Kartais pigiau palaukti su iškrovimu.

DUK: atvykimas, iškrovimas ir montavimas Lietuvoje

Kiek laiko trunka iškrovimas Vilniuje ar Kaune?

Mažam biurui Vilniuje ar Kaune iškrovimas gali trukti 2–4 valandas, jei viskas supakuota normaliai. Vidutiniam biurui su baldais ir IT sprendimais reikia 4–8 valandų. Jei nėra lifto, nėra rampos arba dėžės nesužymėtos, laikas tirpsta greitai. Dideliam biurui geriau daryti grafiką dviem etapams, ne vienam didvyriškam vakarui. Ir taip, žmonės nori valgyti, ne tik krauti.

Ar galima atvežti biurą vakare?

Galima, jei tai suderinta iš anksto. Kai kurie pastatai neleidžia sunkvežimiams atvykti vėlai, kiti reikalauja apsaugos leidimo arba iškrovimo lango. Miegamajame rajone naktį triukšmauti taip pat ne visi leis. Jei reikia atvežti vakare, tai reikia įrašyti į pasiūlymą, ne prisiminti tą pačią dieną. Kartais vakaras kainuoja daugiau, bet išgelbsti darbo dieną.

Ar vežėjai montuoja darbo vietas?

Kai kurie montuoja, kai kurie tik atneša dėžes ir palieka. Tai reikia pasakyti tiesiai prieš sutartį. Darbo vietų surinkimas, stalų reguliavimas, monitorių pajungimas ir kabelių tvarkymas nėra tas pats, kas iškrovimas. Jei reikia IT techniko, jis turi būti atskiras žmogus arba komandos dalis. Aš esu matęs, kaip „viskas paprasta“ virsta vakariniu kabelių mazgu po stalais.

Ką daryti, jei Lietuvoje biuras dar neparuoštas?

Pirmiausia neapsimetinėti, kad viskas bus paruošta. Jei Lietuvoje biuras dar dažomas, dedami kabeliai arba laukiama baldų, reikia saugojimo plano. Geriau saugoti supakuotą ir inventorizuotą krovinį, negu grūsti jį į koridorių. Galima derinti etapinį atvežimą: pirmiausia IT ir būtiniausios darbo vietos, vėliau archyvai. Montavimo etapą reikėtų planuoti kartu su pastato administracija.

Kaip paruošti IT įrangą, kad viskas veiktų pirmą dieną?

IT įrangą žymėkite taip, kad montuotojas nesugalvotų loterijos. Kompiuteriai, monitoriai, dokai, klaviatūros ir laidai turi eiti komplektais. Serverius reikia išjungti ir paruošti pagal IT vadovo instrukciją, ne pagal „man atrodo“. Prieš perkėlimą būtinos atsarginės kopijos. Jei įmanoma, pirmą darbo dieną turėkite techniką vietoje, nes visada atsiranda tas vienas kabelis, kuris „tikrai buvo dėžėje“.

Ar galima vežti popierinius dokumentus ir archyvus?

Taip, popierinius dokumentus ir archyvus vežti galima, tik reikia žinoti, kiek jų yra. Popierius sunkus, greitai baigiasi kubatūra ir sunkiau jį iškrauti be sistemos. Dėžes numeruokite, sudėkite sąrašą, atskirkite svarbius dokumentus nuo tų, kuriuos galima saugoti. Jei archyvas turi asmens duomenų, reikia galvoti apie saugumą ir prieigą. Kartais geriau dalį dokumentų sunaikinti legaliai Anglijoje, negu vežti tonas popieriaus į Lietuvą.

Kada viskas baigiasi – po iškrovimo ar po montavimo?

Vežėjui formaliai viskas baigiasi po pristatymo ir pasirašymo, bet klientui tikras pabaigos taškas yra tada, kai žmonės gali dirbti. Jei sutarta montuoti, pabaiga yra po surinkimo, pajungimo ir trūkumų patikros. Jei ne, tada baigiama iškrovus, o visa kita jau jūsų rūpestis. Todėl sutartyje reikia aiškiai parašyti, kas yra „baigta“. Kitaip viena pusė galvoja apie parašą, kita apie neveikiantį spausdintuvą.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Anglijos – maršruto planavimas baigiasi ne tada, kai sunkvežimis išvažiuoja iš Londono ar Birmingamo. Jis baigiasi tada, kai Lietuvoje stalai stovi, kompiuteriai veikia, dokumentai nesėdi sandėlyje ir niekas neieško dingusio serverio rakto. Geriausias planas yra paprastas: inventorius, muitinė, maršrutas, draudimas, iškrovimas, montavimas. Ir šiek tiek rezervo, nes pervežimuose visada atsiranda tas „oi, pamiršome“.