Biuro perkėlimas iš Anglijos – maksimalus efektyvumas ir patogumas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, maždaug nuo tada, kai Anglija dar buvo „saldi“ vieta ir pervežimai vyko be jokių muitų deklaracijų galvos skausmo. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų start-up’ų, kurie perkėlė vos kelis kompiuterius, iki didelių korporacijų, judinančių visus sandėlius. Tačiau, nepaisant patirties, kiekvienas biuro perkėlimas iš Anglijos – maksimalus efektyvumas ir patogumas yra individualus istorijos atvejis. Dažnai klientai svaigsta nuo kainų arba baiminasi dokumentų gausos, todėl stengiuosi viską paaiškinti paprastai, be tų visų „logistinių“ terminų, kuriais mėgta naudotis didelės firminės. Čia ne apie teoriją, o apie tai, kaip iš tiesų atrodo jūsų baldai pakišti į vairuotojo, kuris laukia Londono eismo užspaudžiamas gatvėje, kabinyje.

Biuro perkėlimas iš Anglijos: pradžia ir planavimas

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti perkėlimą?

Geriausia būtų pradėti galvoti apie tai mažiausiai mėnesį prieš planuojamą datą, o jei kalbame apie didesnes įmones, tai dar anksčiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tas dalykas, kurį galima nuspręsti penktadienį ir įgyvendinti sekmadienį, ypač dabar, kai reikia derinti laikus su keltų bilietais ir muitinės darbuotojais. Jei laukiate iki paskutinės minutės, gali tekti mokėti už „skubą“, o tai kainuoja dvigubai brangiau nei įprasta.

Ar reikia atlikti apžiūrą prieš perkėlimą?

Be abejo, taip. Būtų naudinga, kad kas nors iš mūsų komandos atvyktų arba bent jau padarytų vaizdo apžiūrą per „WhatsApp“ ar „Zoom“. Anksčiau dažnai klientai sakydavo „ai, čia tik trys spintos“, o atvykdavome matyti, kad ten yra trys pilni biurai su sunkia technika. Be precizinio apskaičiavimo, biuro perkėlimas iš Anglijos – maksimalus efektyvumas gali virsti košmaru, kai tiesiog netelpame į mašiną ir tenka važiuoti antrą kartą.

Kaip Brekitas paveikė perkėlimo procesą?

O dieve, pasikeitė viskas. Anksčiau buvo tiesiog įvažiavome, įsikrovėme ir važiavome. Dabar reikia deklaracijų, EORI kodų, ir visokie muitininkai tikrina, ar tikrai nevežate kokio nors draudžiamo prekės. Kai kurie mano klientai vis dar to nepagalvoja ir manyk, kad viskas vyksta kaip ir anksčiau. Deja, ne. Dabar biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja daugiau popierių, o jei jų nėra – sulaikymas pasienyje užtrunka ilgiau nei pati kelionė per Lamanšą.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliu?

Taip, ir netgi dažnai rekomenduoju, kadangi nereikėtų stabdyti jūsų verslo veiklos. Tačiau čia yra vienas „bet“. Anglijoj (tai ypatingai Londono srityje) savaitgaliais labai sunku gauti leidimą stovėti prie pat įėjimo, ypač jei tai centras. Vairuotojai nemėgsta rinkti baudų už stovėjimą vietose, kur nėra leidžiama, tai reikia viską iš anksto susitarti su savivaldybe arba nuomoti vietą.

Kas dėl stovėjimo vietos miesto centre?

Tai viena didžiausių baimių. Pavyzdžiui, vėliau buvo toks atvejis Mančesteryje, kur klientas užmiršo pasirūpinti vieta vairuotojui. Vairuotojas pravažiavo ratu po valandą, kol galiausiai pastatė mašiną už trijų kvartalų. Ten teko nešti daiktus per pusę miesto. Norint pasiekti maksimalų efektyvumą, šitą dalyką reikia išspręsti geriau iš anksto, kitaip mokėsite ne tik už pervežimą, bet ir už vairuotojo laukimą eilėje.

Dokumentai ir muitinė Anglijoje

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Pagrindinis dalykas – prekių sandėlio sąrašas (packing list) ir komercinė paskirstymo faktūra. Jie turi būti tikslūs, be jokių „biuro baldai“ užrašų. Reikia išvardyti, kas ten yra: 2 stalai, 5 kėdžių, 3 spintos ir t.t. Be šitų dokumentų nei Anglijos, nei Lietuvos muitinė neišleis krovinio.

Ar reikia EORI kodo?

Taip, būtinai. Jis reikalingas bet kokiems prekių judėjimams tarp ES ir JK po Brekšito. Jei jo neturite, gausite didelę baudą arba sulaikymą pasienyje. Dažnai klientai manyk, kad jų firmai nereikia, nes jie ne prekybininkai, bet biuro perkėlimas iš Anglijos taip pat laikomas prekių eksportu/importu, tai kodas privalomas.

Kas dėl eksporto deklaracijos?

Ją turi pateikti eksportuotojas, t.y. jūsų įmonė Anglijoje (arba mes, jei turime atstovą). Be šios deklaracijos neišeis iš Anglijos teritorijos. Geriausia, jei jūsų buhalteris tai padaro iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie keltų ir pyksta, kad laikas eina.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet geriau atskirti. Muitininkai mėgsta painioti tas dalykas, ir jei rasi asmeninių daiktų be deklaracijos, gali tekti sumokėti PVM ir muito. Biuro perkėlimas iš Anglijos – maksimalus efektyvumas pasiekiamas tada, kai viskas tvarkingai suskirstyta: krovinių dalis – viena, asmeninė – kita.

Kas vyksta, jei trūksta kokio nors dokumento?

Tada sulaikymas. Ir tai ne viena valanda. Gali būti ir diena, ir dvi. Paskutinį kartą vienas klientas pamiršo paruošti vertinimo apžiūrą (proforma invoice), ir mes praleidom visą dieną bandydamas gauti ją iš jo, kol jis gulėjo ant paplūdimio Ispanijoje. Buvo nemalonu.

Ar reikia TIR knygelės ar T2 dokumento?

Daug kas klausia apie šituos dalykus. Esu senas vilkas, bet (ne, dabar jau nereikia TIR, jei tai ne tranzitas per trečiąsias šalis). Dabar dažniausiai naudojame tiesiog eksporto deklaraciją, o įvažiuojant į Lietuvą – importo. TIR būtų perbrangu ir nereikalingas paprastam biuro perkėlimui iš Anglijos.

Ką daryti su technika, kurioje yra duomenys?

Čia svarbu ne tiek muitinei, kiek jūsų saugumui. Rekomenduoju pasirašyti konfidencialumo sutartį su pervežėju, nors, tiesą sakant, jei vairuotojas pavogs serverį, sutartis jo neišgelbės. Geriau tuos duomenys užšifruoti arba išjungti techniką prieš pakavimą.

Kaip veikia krovinių gabenimas į Lietuvą

Kiek trunka kelionė į Lietuvą?

Paprastai tai trunka apie 3–4 dienas nuo to momento, kai pakrovimas baigtas. Tačiau viskas priklauso nuo keltų darbo grafiko ir eismo. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos įvyksta penktadienį, tikėkitės, kad vairuotojas atvyks antradienį ar trečiadienį, nes jis turi poilsio laiko apribojimus.

Ar geriau keltu ar per Eurotunelį?

Man asmeniškai patinka tunelis, nes ten nereikia išlipti iš mašinos, užeina per 35 minutes. Keltuose daugiau laiko prarandama, bet kartais, jei kaina mažesnė arba krovinys labai didelis, tenka važiuoti per Doverį. Skirtumas klientui didelio nebus, tik laike.

Kaip pakavami jautrūs daiktai?

Naudojame burbuliukų plėvelę, kartoną, užpildus. Jei turite brangų serverio spintą, ją uždengiame stora kilimine medžiaga. Esu matęs, kaip kai kurie „meistrai“ tiesiog užmeta vieną grandinę ant baldų – po to viskas atkeliauja su įbrėžimais. Mums svarbu, kad maksimalus efektyvumas neišsiduotų kokybe.

Ar išmontuojate baldus?

Taip, jei to reikia. Didelės spintos ar darbo stalai dažnai netilps į duris arba į liftą, jei neišmontuosime. Viską surenkame atgal jau Lietuvoje. Vienintelis dalykas – jei baldai yra seni, senui tipo „IKEA“ (tokie, kurie sukniedėti), juos išmontuoti be pažeidimų beveik neįmanoma, tai apie tai reikia pasakyti iš anksto.

Kas dėl archyvų dokumentų?

Jie labai sunki. Jei turite dešimtis dėžių su popieriais, tai gali svėrti toną. Reikia tiksliai pasakyti, kiek tos dėžės sveria, nes vairuotojas gali tiesiog atsisakyti vežti, jei viršysime leistiną svorį. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai apima ir šiuos „pavogtus“ kilogramus, apie kuriuos niekas nesugalvoja.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dabar beveik visi vairuotojai turi GPS trackerius. Galime duoti nuorodą, kur matysite, kur mašina yra. Tačiau nereikia skambinti vairuotojui kas valandą, kai jis važiuoja per Vokietiją ir negali kalbėti. Tai trikdo vairuojant.

Kas vyksta, jei mašina sugenda?

Tai retai, bet nutinka. Tada mes siunčiame kitą vairuotoją su kita mašina perkelti krovinius. Tai gali atidėlioti pristatymą dienai-dvi. Tokios situacijos, kai biuro perkėlimas iš Anglijos sustoja kelio viduryje, yra nepageidaujamos, bet mes turime draudimą, kuris padengia šias išlaidas (ne visada, bet dažniausiai).

Ar gabenate skysčius (pvz., ofisinės kavinės kavos)?

Kai kurios firmos nori pervežti didelius kiekis skysčių. Tai problema, nes jei tai pavojingos medžiagos arba maistas, reikia specialių leidimų. Paprasta kava arbatos pakeliai, jei sandariai uždaryti, ne problema, bet atidarytos butelėms – ne.

Kainos, draudimas ir paslėpti mokesčiai

Kiek vidutiniškai kainuoja toks pervežimas?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 1000 iki 5000 svarų sterlingų (arba eurų), priklausomai nuo tūrio. Negaliu pasakyti tikslios sumos be apžiūros. Mažas biuras gali kainuoti mažiau nei didelis butas, o didelė įmonė – tiek, kiek kainuoja namas prabangiame priemiestyje.

Ar draudimas įskaičiuotas į kainą?

Įprastai yra standartinis draudimas, pvz., 10 svarų už kilogramą arba fiksuota suma. Jei turite labai brangią techniką, reikia ją apdrausti papildomai. Nerekomenduoju taupyti čia, nes jei vairuotojas užkabins kelią ir viskas nukris, be draudimo liksite su tuščiomis rankomis.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Stengiuosi būti sąžiningas, bet yra dalykų, kuriuos klientai nemato. Pavyzdžiui, „waiting time“ – laukimo laikas. Jei vairuotojas laukia angliškame mieste valandą, nes negali privažiuoti, jis už tai gauna mokėjimą. Daugelis firmų to nepasako, o paskui pateikia sąskaitą. Aš sakau iš karto – laukimas mokamas.

Kaip apskaičiuojamas kubaturas?

Matuojame ilgio, pločio ir aukščio sandaugą. Jei daiktai nėra standartiniai, apvaliname į didžiąją pusę. Kartais klientai stebisi, kodėl 5 m3 kainuoja tiek, kainuoja, bet ten įeina ir vairuotojo laikas, ir kuras, ir keltų bilietas.

Ar galima atsiskaityti kortele ar grynais?

Daugelis mūsų klientų Anglijoj įpratę mokėti „Transferwise“ (dabar „Wise“) arba tiesiog įmonės saskaita. Grynaisiais rečiau, nes vairuotojai nenori vežti didelių pinigų sau. Geriausia bankinis pavedimas prieš išvykstant mašinai.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia pakelti daiktus į aukštą liftu?

Liftas nebėra problema, jei jis telpa. Bet jei reikia nešti laiptais (pavyzdžiui, Londono „townhouse“ tipuose namuose), tai papildomi mokestis už sunkų fizinį darbą. Vienas vairuotojas nešis sofą 4 aukštus nebus laimingas, tai reikės pagalbininko.

Kas dėl PVM mokesčio?

Jei esate registruota Lietuvos įmonė ir pateikiate PVM mokėtojo kodą, PVM gali būti taikomas 0% (jei tai tarptautinė prekyba). Jei esate privatus asmuo arba įmonė be PVM kodą, turi mokėti standartinį tarifą. Čia reikia pasikalbėti su buhalteriu, nes aš dažnai painioju tas taisykles (juokinga, bet tiesa).

Ar galima gauti nuolaidą dideliems kroviniams?

Žinoma, jei užpildote pilną sunkvežimį (40 pėdų konteinerį arba furgoną), kaina bus mažesni už kubometrą nei jei vežate tik tris dėžes. Didelio biuro perkėlimas iš Anglijos visada ekonomiškiausias, kai mašina eina pilna.

Realios problemos ir sprendimai (Biuro perkėlimas iš Anglijos)

Kas daryti, jei Anglijos muitinė sulaiko krovinį?

Tiekti kantrybę. Tenka siųsti brokerius spręsti problemą. Dažniausiai problema būna dėl blogai užpildytų dokumentų arba dėl to, kad kodai nesutampa. Kartais tenka mokėti garantinį mokestį, kad išleistų, o paskui grąžina, kai viskas išsiaiškina. Tai nervu dėjantis procesas.

Ar buvo atvejų, kai dingo daiktų?

Per mano 20 metų buvo vienas ar du atvejai, kai pavogė smulkius daiktus (nešiojamus kompiuterius), kai mašina stovėjo neapsaugotoje aikštelėje. Nuo tada draudžiame vairuotojams palikti mašinas be priežiūros. Taigi, biuro perkėlimas iš Anglijos – maksimalus efektyvumas taip pat reiškia ir saugumą, ne tik greitį.

Ką daryti, jei vairuotojas atvyksta pavėluotas?

Jeigu pavėluoja dėl savo kaltės (pramiegojo, užstrigo), kompensuojame laiką arba sumažiname sąskaitą. Jei pavėluoja dėl eismo arba muitinės – čia jau nepriklauso nuo mūsų. Gyvename Anglijoj, ten eismas yra kaip lėlės.

Ar galima pasitikėti bet kuria firma rinkoje?

Niekada. Yra daug „piemenų“, kurie pasako, kad gali vežti, bet turi tik vieną seną „Transit“ furgoną be draudimo. Jei jums pasako, kad biuro perkėlimas iš Anglijos kainuos pusę mažiau nei rinkos kaina – 99%, kad tai apgaulė. Patikrinkite atsiliepimus.

Kas dėl šiukšlių išvežimo?

Jei reikia išmesti senus baldus Anglijoj, tai kainuoja. Anglijoj šiukšlių ivežimas į sąvartyną yra labai brangus. Geriau viską išmesti prieš pakrovimo dieną arba susitarti, kad mes tai padarym (už papildomą mokestį, žinoma).

Ar sunku sujungti kelis biurus į vieną krovinių?

Galima, bet sudėtinga. Reikia suderinti laikus su trimis-keturiais klientais. Jei vienas pavėluoja, visi kiti kenčia. Stengiamės to daryti tik tada, jei visi biurai yra viename mieste arba netoli vieno kito.

Kaip elgtis su brangiu menu arba vitrinomis?

Tai reikia specialių medžiagų – „teleskopinių“ dėžių. Paprastas kartonas netinka. Ir vairuotojas turi būti įspėtas, kad tai yra trapu. Geriau uždėti lipduką „Šitaip ne nešti“, tikrai padeda.

Ar žmonės dažnai pats padeda pakrauti?

Kai kuria nori sutaupyti ir padeda. Tai gera, jei jie nekenčia savo nugaros. Bet dažniausiai klientai tik trukdo, bando įkalbti vairuotoją arba tiesiog klaidžioja po aikštelę. Geriau leiskite mums dirbti, o jūs užsiimkite dokumentais.

Kas vyksta, jei Lietuvoje neįleidžia krovinio?

Lietuvos muitinė dažnai tikrina atvykstančius krovinius atsitiktine tvarka. Jei pasirenka jūsų, reikės parodyti sandėlio sąrašą. Jei viskas tvarkoje – išleidžia po valandos. Jei ne – tenka mokėti mokesčius. Dėl to biuro perkėlimas iš Anglijos gali pasidaryti brangesnis nei planavote.

Ar verta viską daryti savo jėgomis?

Jei turite tik kėdę ir stalą – galite nuvežti patys savo „Astra“. Jei turite visą biurą – ne. Jūsų laikas brangesnis už tą, ką sumokėsite profesionalams. Be to, po to kelių dienų nugaros skausmo tikrai nenusipirksite už taupyta pinigų.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Nebūtina, bet jei pasiūlysite – bus malonu. Angliški vairuotojai mėgsta „tea“. Tai neduoda jokio efektyvumo, bet pagerina nuotaiką, o geros nuotaikos vairuotojas važiuoja saugiau.

Apibendrinant, norint pasiekti biuro perkėlimas iš Anglijos – maksimalus efektyvumas ir patogumas, reikia ne tiek pinigų, kiek kantrybės ir supratimo, kad tai ne paprasta perkėlimo procesas, o sudėtingas logistinis operacijas su dokumentais. Pasiruoškite iš anksto, pasitikėkite patyrusiais žmonėmis ir viskas gerai (nors kartais gali šiek tiek pavėluoti).