Biuro perkėlimas iš Anglijos: laikas yra pinigai verslui

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir sakysiu tiesiai – biuro perkėlimas iš Anglijos niekada nesuveikia kaip laikrodis, net jei ir atrodo, kad planas idealus. Verslas negali laukti, o kai kalbame apie judėjimą iš UK po „Brexit“, situacija dar labiau įpareigoja. Dauguma manoma, kad tiesiog išsiunčia dėžes ir viskas, taččiau realybėje tai yra sudėtingas mozaikos dėliojimas, kur klaida vienoje vietoje sustabdo visą procesą dienoms, o gal ir savaitėms. Čia ne tik apie fizinį perkėlimą, bet ir apie tai, kaip išvengti muitinės nightmare ir užtikrinti, kad jūsų komanda nešoktų su pirštais už nosies. Pažiūrėkime, kas iš tikrųjų laukia, kai nusprendžiate pajudėti.

---

Pasiruošimas ir pirmieji žingsniai (arba kodėl visada trūksta laiko)

Kaip pradėti rengti biuro perkėlimą iš Anglijos?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo galvos. Pirmiausia suskaičiuokite, ką tikrai reikia vežti, o ką galima palikti arba parduoti Anglijoj. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja tikslinio inventoriaus, kitaip muitinėje bus nusivimas. Geriausia susirasti vadybininką, kuris nežiūri į jus kaip į dar vieną numerį sąraše, o supranta, kad jūsų verslas negali sustoti. Nenoriu būti pesimistas, bet 90 proc. atvejų klientai pradeda vėlai, o paskui staugia, kad dėžės neišvažiavo.

Kiek laiko užtrunka visa procesa?

Nesakyčiau, kad tai atsitiks per vieną dieną. Esant idealiam scenarijui, nuo sutarties iki dėžių išvežimo praeina maždaug savaitė-dvi. Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kada jūs norite išvykti. Jei tai yra rugpjūtis arba gegužė – tai „peak season“, ir tada gali užtrukti ilgiau, nes visi kuria nors perkėlimą. Reikia suprasti, kad laukiant laivo ar keltų vietos, gali pasidaryti spaudimas.

Ar reikia specialių dėžių biuro technikai?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog mesti monitorių į seną „banana box“ dėžę iš parduotuvės. Turime naudoti stiprias dėžes, o geriausia – tai specialius konteinerius, kuriuos vadiname „IT crates“. Jie sukonstruoti taip, kad viduje niekas neišsiliestų. Vienas klientas taip padarė... (taip, nebevardinsiu), tačiau jo serveriai atvyko išardytiais gabalais. Geriau neužkliūti ant tos pačios grėblio.

Kas daryti su dokumentais, kurie turi likti Anglijoje?

Ten reikia labai atsargiai. Jei turite fizinę buhalterinę ar dokumentaciją, kuri turi likti London ar Mančester biure, tai reikia aiškiai atskirti nuo to, kas važiuoja. Geriausia jas sudėti į atskiras dėžes ir uždėžti ryškias etiketes „NEVEŽTI“. Kartais vairuotojai, kai būna pavargę ar skubėdami, gali įkrauti viską į savo atgalinį kelią, o tada jums teks mokėti už grąžinimą.

Ar verta rinktis „Full Load“ ar dalinį krovinį?

Jei biuro perkėlimas iš Anglijos yra didelis, tada tikrai verta imti pilną furgoną (Full Load). Taip jūsų krovinys nebus maišomas su kitų klientų siuntomis, ir bus mažesnė tikimybę, kad kažkas pasigailės arba pametės. Jei turite tik kelias dėžes, tai dalinis krovinys (Part Load) išeis pigiau, bet bus lėčiau, nes reikės surinkti kitų siuntų iš Anglijos.

Kaip susitarti dėl kainos?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip šuo ant pavėsio. Degalai, keltų bilietai – viskas brangsta. Geriausia prašyti fiksuotos kainos, kurią įtrauktumėte į sutartį. Jei kasdienis įkainis (daily rate), tai gali išaugti per procesą. Būkite atsargūs su per žemomis kainomis – tai dažnai reiškia, kad vairuotojas bus vienas, be įsikišimo, o kai kils problema, niekas neatsilieps.

---

Muitinė, dokumentai ir „Brexit“ realybės

Kas tas EORI kodas ir ar jis būtinas?

Oi, tie EORI kodai... Taip, jums būtinas. Jei jo neturite, muitinė neleis jums nieko importuoti iš Anglijos į ES (Lietuvą). Tai yra pagrindinis raktas. Geriausia tai patikrinti iš anksto su savo buhalteriu, nes gali būti, kad jums reikia atnaujinti jį arba gauti naują, kai keičiasi juridinio asmens duomenys. Be jo viskas stovi sienoje.

Ar reikia mokėti PVM importuojant biuro įrangą?

Paprastai taip, importavimo PVM turi būti sumokėtas, tačiau dauguma verslininkų gali taikyti atidėtą mokėjimą (deferment account), arba tai apskaičiuojama PVM deklaracijoje. Čia ne tikrai mano srities dalykas (aš vežu, o ne moku už jus mokesčius), tačiau girdėjau, kad jei esate PVS mokėtojas, tai galima sutvarkyti be išlaidų cash flow. Tik tikrinkite su savo accountant'ais.

Kas daryti, jei dėžėse yra dalykai, kurių nėra sąraše?

Tai blogiausias scenarijus. Muitininkas gali nukreipti visą krovinį į patikrą (inspekciją). Tai kainuoja pinigus ir laiką. Todėl tą inventorinį sąrašą (Packing List) reikia daryti kaip tiksliau. Nerašykite „baldai“, rašykite „2 medinės lentynos, 1 biuro stalas, 3 kėdės“ (o gal ir 4, nežinau, tik skaičiuokite tiksliai). Kiekviena netikslumas sukelia įtarimą.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet tai labai pavojinga visam biuro perkėlimui iš Anglijos. Jei vairuotojas bus sustabdytas ir rastas drabužis ar batų dėžė tarp kompiuterių, muitinė gali laikyti, kad tai nebiurinė prekyba ar net kontrabanda. Geriau pasakyti darbuotojams, kad jie susitvarko su savo daiktais atskirai, arba naudokit kurjerius.

Kokios problemos kyla dėl „Origin“ (kilmės) sertifikatų?

Jei perkeliate naują įrangą, pvz., pirktą Anglijoje, reikės jos kilmės dokumentų. Jei tai naudojami daiktai, turi būti įrodymas, kad jie nebuvo nupirkti prieš pat išvykimą (kad nebūtų mokamas PVM kaip už naują prekę). Čia dažnai pasitaiko painiavos, ypač jei įmonė keitė savo statusą ar adresa prieš metus.

Ar saugu vežti serverius be specialios transportavimo įrangos?

Nebūtų. Serveriai yra jautrūs vibracijai. Nors mūsų furgonai turi „air ride“ pakabą, bet angliškų kelių būklė... (ypač pro požemius) palinka norėti. Geriausia pasidaryti backup'us prieš kelionę. Vienas klientas taip nepadarė, o vairuotojas užkliuvo į duobę London centre – viskas mirė. Geriau būti per saugu.

---

Pakavimo ir fizinio darbo smulkmenos

Ar mums patys reikia pakavimo dėžių?

Galite rinkti patys, tai pigiau. Tačiau mes dažnai siūlome atvežti tas dėžes iš anksto, kad galėtumėte ramiai susirinkti per savaitę. Žinote, tas „biuro perkėlimas iš Anglijos**“ dažnai užstringa ties tuo, kad darbuotojai tiesiog nėra laiko susirinkti savo stalų. Jei pasirūpinsite dėžėmis iš anksto, procesas eis kur kas sklandžiau.

Kaip užfiksuoti, kas yra kurioje dėžėje?

Naudokite numeravimo sistemą. Dėžė Nr. 1 – Vadovo kambarys, Nr. 2 – IT skyrius ir t.t. Rašykite ant kiekvienos dėžės šonus (ne tik viršų), nes kai dėžės bus stumiamos furgone, viršaus niekas nematys. Tai sutaupys valandas galiniajame taške.

Ką daryti su baldais, kurie neišsirenka?

Tuomet reikia išmanyti ar tai turi būti išardyta. Kadangi žinau, kad Anglijoje dažnai būna seni, masyvūs baldai, kurie tiesiog netelpa pro duris. Mūsų komandos dažnai sugeba išardyti ir surinkti atgal, bet tai už papildomą mokestį. Jei jūsų darbuotojai gali tai padaryti pačiam – padarykite.

Ar galima vežti chemines medžiagas (valymo priemones)?

Geriau ne. Muitinė ir saugumo taisyklės dėl ADR (pavojingų krovinių) yra griežtos. Jei turite mažą butelį valikalo, tai viena, bet jei statines su skalbimo priemonėmis – tai gali būti problema. Geriau visas šlamštas išmesti Anglijoj ir nusipirkti naują Lietuvoj. Tai nėra taip brangu.

Kas vyksta, jei dėžės sutampa susitraukti arba sugedus?

Tai privaloma. Viską turime uždėti ant palečių (pallets) ir otiukti (pliušti). Jei dėžės liks ant grindų furgone jas gali užlipti arba pasislinkti stabdžiant. Vairuotojai nebus laimingi, jei teks rankomis ištraukti 50 dėžių iš po kitų, kad rastų jūsų vadovo spaudinį.

Ar reikia ištuštinti spintas ir stalus?

Taip, absoliučiai tuščias. Negalite palikti viduje popierių, pieštukų ar kavos puodelių. Pirmiausia, tai papildo svorį, o antra – tai gali išsibarti. Pamatysite, kaip greitai suprastate, kiek actually šlamšto susikaupė per tuos metus Anglijoj.

---

Logistika: keliai, laikai ir nenumatytos situacijos

Kur dažniausiai užstringa kroviniai iš Anglijos?

Dover. Visada tas Dover'is. Jei ten būna eilės iki keltų, tai prarasite dieną. Taip pat dažnai būna problemų ties Londono apskričiu (M25 ring road). Ten visada yra įvykių. Mes stengiames planuoti maršrutą taip, kad vengtume peak valandų, bet Anglijoje vargu ar įmanoma viską numatyti.

Kiek užtrunka nuvežti biuro įrangą iki Lietuvos?

Jei vairuotojas važiuoja tiesiai, tai apie 3-4 dienas. Jei tai dalinis krovinys, tai gali užtrukti iki savaitės, nes reikės apsukti Anglijoję ir paimti kitas siuntas. Jei jums svarbu greitis, mokėkite už ekspressą, kitaip tiesiog nesispauskite.

Ar mums reikia draudimo?

Be abejo. Nors vairuotojai yra patikimi, bet nelaimingų atsitikimų nebūna tik prognozuojant. Gali būti avarija, gali būti gaisras (labai retai, bet būna). Biuro perkėlimas iš Anglijos apima brangią techniką, todėl draudimo suma turi dengti viską, o ne bent 10 eurų už kilogramą. Pasitarkite su agentu dėl „All Risk“ draudimo.

Kas vyksta, jei vairuotojas sugenda keleje?

Tuomet mes siunčiame pagalbą. Jie turi savo techninę pagalbą. Tačiau tai reiškia delsavimą. Jei jums labai skubu, reikia turėti planą B – galbūt svarbiausius dokumentus nešioti su save rankiniame bagaže, o ne siųsti furgonu. Negaliu garantuoti, kad anglų keliais niekada nebus techninio gedimo.

Ar galima sekti, kur yra mūsų krovinys?

Taip, mes duodame GPS stebėjimą. Tačiau nepamirškite, kad Anglijoje kartais signalas dingsta (ypač Velse ar kalvotose vietovėse). Bet bent jau matysite, kai furgonas išvažiuoja iš jūsų biuro ir kai užsuka į keltą. Tai suteikia bent kiek ramybės.

Ar reikia kas nors padaryti furgono atvykus į Lietuvą?

Reikėtų turėti žmonių, kurie priims krovinių. Vairuotojas negali laukti valandų, kol jūs susiraskite raktus nuo sandėlio. Jei tai biuras, turi būti paruoštas vietas dėžėms, kitaip viskas bus mesta lauke arba koridoriuje, ir tai sukels chaosą.

---

Kainos, mokesčiai ir pinigai (taip, jie svarbūs)

Kokie yra paslėpti mokesčiai, apie kuriuos niekas nesako?

Dauguma klientų pamiršta apie „terminal handling charges“ uostuose. Tai mokesčiai už tai, kad jūsų krovinys yra užkraunamas ir iškraunamas iš konteinerio ar laivo. Taip pat gali būti „waiting charges“, jei vairuotojas turi laukti, nes jums nepasirodėte laiku. Klauskite apie šiuos dalykus iš karto.

Ar kaina priklauso nuo to, kiek sveria dėžės?

Taip, svoris svarbus, bet dar svarbiau tūris. Krovinių automobiliuose yra erdvės limitas. Jei užpildysite 10 kubinių metrų, tai mokėsite už 10 kubinių, net jei ten bus tik plunksnos. Todėl stenkites suspausti daiktus, išimti tuščias dėžes (nepakartokite tos klaidos, kai klientas vežė tuščias knygų spintas).

Ar gautu suma pakeičiasi, jei pasikeičia degalų kaina?

Jei sutartis fiksuota, tai neturi keistis. Tačiau jei sutarta pagal „rhythm“ arba kasdieninę normą, tai taip. Dabar degalai nukrito, bet vis dar yra nepastovūs. Rekomenduoju derėtis dėl fiksuotos kainos bent 1 mėnesiui iki perkėlimo datos.

Ar verta rinktis brangesnį vežėją?

Kartais verta. Pigūs vežėjai dažnai tai dirba „blakstienoje“ – jie neturi draudimo, jų vairuotojai yra pavargę, o furgonai seni. Kai kalbame apie biuro perkėlimas iš Anglijos, tai pinigai, kuriuos sutaupysite pigia vežėju, gali nukainauoti brangiau, jei kažkas suges. Patikimumas čia yra raktas.

Ką daryti, jei mums sunku sumokėti viską iš karto?

Galima derėtis dėl įmokų (pvz., 50 proc. užsakant, 50 proc. – atvykus). Tačiau ne visiems tai tinka. Mažoms įmonėms dažnai reikia pradėti dirbti Lietuvoje iš karto, o grynųjų cirkuliacija gali būti užstringusi. Pasikalbėkite, galime susitarti.

Ar mokesčiai už muitinę įeina į pervežimo kainą?

Dažniausiai ne. Pervežimo kaina yra tik už fizinį judėjimą. Muitinės mokesčiai, PVM ir t.t. yra atskira istorija. Mes padedame parengti dokumentus (intrastat, eksporto/inporto deklaracijas), bet patį mokesčį moka gavėjas (jūs). Nereikia to maišyti.

---

Galutiniai nušvitimai ir praktiniai patarimai

Ką daryti, jei atvykus rasta sugedusių daiktų?

Reikia pranešti per 24 valandas (arba kaip nurodyta draudimo taisyklėse). Negalėsite skųsti po mėnesio, kad monitorius nebeįsijungia. Tuomet turiu daryti nuotraukas vietos ir užpildyti pažymą (claim form). Be to, niekur nedingsta. Paimkite nuotraukas prieš išvežimą ir po atvykimo.

Ar galima kažkaip paspartinti muitinės procesą?

Turite tikslius dokumentus. Jei jūsų faktūros ir sąrašai tvarkingi, tai sistema eina automatiškai. Didžiausia delsa yra dėl blogų duomenų. Vienas klientas parašė „office equipment“ vienoje eilutėje, ir sistema užstrigo. Detalizavimas yra būdas kaip nugalėti laiką.

Kas nutinka su atliekomis (pakuojimo medžiagomis)?

Jei mes pakavome, mes atsiimsime tai atgal (jei susitarta dėl „return trip“). Jei jūs pakavote patys, tuomet turite rūpintis dėžių išvežimu Lietuvoj. Nebūkite tie žmonės, kurie palieka visą šiukšlių kalną naujame biuro kieme.

Ar reikia perspėti apie ypatingas apsaugos priemones?

Taip. Jei įrenginys labai jautrus ar brangus, reikia tai užfiksuoti. Taip pat jei jūsų biure yra raktų kortelės, kurios gali sugesti nuo magnetinio lauko furgone – tai svarbu. Pasakykite mums iš anksto, ne po to, kai durys nebeatidaro.

Kaip elgtis su darbuotojais, kurie nenori susirinkti dalykų?

Tai psichologinė problema, ne logistika. Bet patarčiau nustatyti „dead line“. Jei dėžės nepasiruoštos iki penktadienio ryto, jos tiesiog lieka Anglijoj. Žmonės veikia spaudžiami. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tas dalykas, kurį galima atidėlioti „rytoj“.

Galiausiai, ar viskas verta to vargo?

Žiūrėkite, aš matęs daug. Kai viskas suveikia, kai biuras atidarytas Vilniuje ar Kaune, o technika veikia – tas pasitikėjimas, kad viskas nupirko per šią chaotišką kelionę, yra nepajudinamas. Svarbiausia – pasirinkti partnerius, kurie nebegali kvailioti, o dirba.

---

Išvada

Svarbiausia suprasti, kad sėkmingas biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tik apie tai, kaip užkrauti dėžes į furgoną. Tai yra sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo, kantrybės ir tikslumo, ypač dabar, kai biurokratinės kląstos tarp ES ir UK vis dar sukelia galvos skausmų. Laikas iš tikrųjų yra pinigai, todėl investavimas į gerą planavimą ir patikimus logistikos partnerius nusimoka atgal, kai verslas gali dirbti be pertraukų. Nedarykite to klaidos manydamas, kad viskas susitvarkys pati – pasirūpinkite detaliais, tiksliais sąrašais ir nebijokite klausti beglobių klausimų, kol vėl ne vėlu.