Biuro perkėlimas iš Anglijos: kokybiškas aptarnavimas ir kaip išvengti galvos skausmo

Sveiki, turiu jau dvidešimt penkerius metus sukaupta patirtį šioje srityje, ir galiu pasakyti viena – tarptautiniai pervežimai niekada nesueina taip, kaip piešia vadovai. Ypač kai kalbame apie biuro perkėlimą iš Anglijos. Po „Brexit“ viskas tapo kur kas labiau įtraukianti, o kartais tiesiog beviltiška, jeigu nepasiruoši iš anksto. Dažnai klientai klauso „o kiek tai kainuos?“, tačiau kaina yra tik maža tos ledo kalnų dalis. Čia svarbu ne tik tiek pinigų, kiek tie nervų, kurie pradingsta, kai muitinėje užstringa krovinys su jūsų brangiais serveriais. Štai paprastas, bet nuoširdus vadovas, kaip tai veikia praktiškai, be jokio „marketinio šlamšto“.

Kaip viskas prasideda ir kiek laiko užtrunka

Kiek laiko užtruks biuro perkėlimas iš Anglijos?

Tai labai dažnas klausimas, bet atsakymas nėra paprastas. Jeigu viskas būtų idealiai, tai biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą užtruktų maždaug tris-penkias darbo dienas. Tačiau idealų pasaulį aš mačiau tik filmuose. Realiai reikia skaičiuoti savaitę, o jeigu tenka laukti muitinės dokumentų tvarkymo, tai gali užtrukti ir ilgiau. Viska lemia krovinio užimtumas ir maršrutas – ar važiuojame per Londoną, ar iš karto į kelią. Taip pat, jeigu vairuotojas pavargsta (o jie pavargsta dažnai), jis privalo sustoti poilsio, tai įstatymas, o ne mūsų gundymas.

Ar jūs atvykstate pakrauti ar mes turime tai padaryti patys?

Įprastai mes siūlome pilną paslaugą, t.y. atvykstame ir viską padarome. Jums nereikia kvietti savo darbuotojų nešti dėžių, jie tam mokami dirbti ofise, o ne sandėlyje. Bet, jeigu esate maža įmonė ir norite sutaupyti, galite pakrauti patys. Tada tikrai reikia gerai uždėti ant paletų, kad nekrėtų važiuojant per Anglijos kalnelius. Kartais klientai sako, kad „mes viską paėmėm“, o tada atvyksta vairuotojas ir mato, kad dėžės tiesiog sumestos ant grindų, o neišsireikštos. Tada prasideda problemos su vietos mažinimu.

Ką daryti su kompiuteriais ir jautria įranga?

Čia esu griežtas. Serverius, brangius monitorius ir t.t. geriausia pakuočia jūsų IT specialistas arba mes su specialia medžiaga. Negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriumis. Buvo atvejis, kai vienas klientas įdėjo serverį į paprastą dėžę, o vairuotojas, nežinodamas, ant jos pastatė spausdintuvą. Galite pasivaizduoti, kas buvo vėliau. Jeigu biuro perkėlimas iš Anglijos apima jautrią techniką, privalome tai aptarti iš anksto ir, reikia, paskaičiuoti už papildomą fiksavimą.

Ar galima perkelti biurą penktadienį ir pradėti dirbti pirmadienį?

Teoriškai – taip. Praktiškai – labai rizikuota. Jeigu kelyje įvyks staigi avarija arba muitinėje užkliuvą dokumentai (o tai po „Brexit“ nutinka dažnai), jūsų komanda pirmadienį sėdės tuščioje patalpoje. Aš visada patariu palikti savaitės ar dviejų atsargą. Nėra nieko blogiau, nei stresuoti darbuotojus, kurie negali dirbti, nes stalai dar važiuoja keliu. Geriau planuokite biuro perkėlimas iš Anglijos taip, kad turėtumėte laiko atsiskaityti su neplanuotais nesklandumais.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Dažniausiai – taip. Didelės darbo stotys, konferencijų stalai, seifai – tai viskas turi būti išmontuota. Pervežti surinktus spintas beveik neįmanoma, jos tiesiog netilps į liftą arba gali sugriūti nuo svorio. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, tai mūsų darbas. Bet, jeigu turite labai senus, sudėtingus baldus, kuriuos sunkima išmontuoti be jų sugadinimo, gali tekti kviesti meistrą. Kartais klientai mano, kad „taip ir taip vežiam griovelius“, bet mums reikia, kad tai atvyktų sveika.

Kaip elgiamės su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Tai yra pilnas chaosas, jeigu nenurodyta. Darbuotojai dažnai palieka puodukus, augalus, net šlepetes po stalais. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra asmeninių daiktų išvežimas, todėl reikia aiškiai pasakyti žmonėms – pasiimkite savo daiktus arba juos pažymėkite. Jeigu mes surinksime dėžę su „mikšto daikto“ užrašu, ją vežsim kaip įprastą krovinį. Jeigu kažkas dingsta (o dėžės kartai pradingsta), mes neatsakome už jūsų darbuotojo nuotraukas ar naminius raktus, kurie dingo kažkur giliai konteineryje.

Muitinė, Brexit ir dokumentacija (baisiausia dalis)

Ar reikia mokėti verytių mokesčius ar PVM?

Dabar, kai Anglija nebėra ES, tai yra labai aktuali tema. Jeigu perkeliate įmonės turtą, t.y. baldus, kompiuterius, tai tai yra prekės. Jums reikės mokėti importo PVM (arba taikyti 0 proc. tarifą, jeigu turite VAT numerį Lietuvoje ir pateikiate reikiamus dokumentus). Verytinis mokestis dažniausiai netaikomas, jeigu prekės buvo naudotos ir grįžta atgal (tokia lengvata), bet čia reikia labai tiksliai užpildyti deklaraciją. Aš nėra muitinės specialistas, bet mūsų brokeris su šituo susitvarko. Jeigu bandysite daryti patys, gausite didelį baudą.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Sąrašas ilgas. Reikės krovinio manifestą (pavadinimas, svoris, vertė), pakavimo sąrašą, transporto sutartį, ir, žinoma, Muitinės deklaraciją EX1 formoje. Be to, jeigu krovinį veža ne jūsų įmonės transportas, reikia galiojančios draudimo poliso kopijos. Dažnai klientai pamiršta, kad reikia įrodyti prekių kilmę, jeigu norite taikyti 0 proc. verytinį tarifą. Be to, gali tekti pateikti įmonės registracijos dokumentus, kad muitinė tikrai įsitikintų, jog tai ne asmeninis perkėlimas.

Kas nutinka, jeigu dokumentai neteisingi?

Tuomet sėdite pasienyje. Konteineris gali būti uždarytas ir perkeltas į sandėlį, kol viskas neišsiaiškins. Tas sandėlis kainuoja pinigus – kasdien. Muitinės pareigūnai Anglijoje yra labai griežti, jie nežaidžia. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali tapti labai brangus, jeigu praleisite bent vieną lauką dokumentuose. Mūsų vaidmuo čia yra padėti surinkti duomenis, bet atsakomybė už duomenų teisingumą visada liepia ant siuntėjo, t.y. jūsų.

Ar galima vežti alkoholį ar maisto produktus iš biuro?

Biuruose dažnai būna „pantry“ su kavos pupelėm, arbata, kartais ir vyno dovanėlėms klientams. Su maistu ir augalais yra daugiausia problemų. Anglijoje taisyklės griežtesnės nei čia. Augalus su žeme dažniausiai neįleidžia (fitosanitarinė kontrolė). Maisto produktus reikia deklaruoti atskirai, o kai kurie gali būti uždrausti. Geriau išgerti tą vyną ar suvalgyti makaronus dar Anglijoje, nei rizikuoti, kad visas krovinys bus sulaikytas dėl vieno seno sūrio gabalėlio.

Ar reikia mokėti už muitinės brokerio paslaugas?

Beveik visada. Galite bandyti patys, jeigu turite laiko ir norit išprotėti nuo tų formų. Brokeris žino visus šiuos kodus (HS kodus), kuriuos aš, pripažinsiu, kartais užmirštu (iš viso jų tūkstančiai). Jis užpildo deklaraciją elektroniniu būdu ir perduoda pareigūnams. Tai sutaupo laiko ir nervų. Pinigai, sumokėti brokeriui, yra geriau investuoti, nei baudos už vėlavimą.

Ką daryti, jeigu krovinys pasirinko tikrinimą?

Tai kaip loterija. Kartais tikrina kiekvieną dešimtą, kartą – kiekvieną šimtą. Jeigu pasirinko jus, reikės atvežti konteinerį į sandėlį, iškrauti, pareigūnai patikrins, kas viduje (ar tai tikrai tos prekės, kurios parašytos). Tai užtrunka dieną, dvi. Už tai papildomai nemokama (tiksliau, mokama brokeriui už darbą), bet laiko neteksite. Biuro perkėlimas iš Anglijos su tikrinimu yra nervu daryną, bet to išvengti neįmanoma.

Kodėl Anglijos muitinė labiau užkibus nei Lietuvos?

Galiu tik spėlioti. Gal todėl, kad dabar jie jau ne ES, ir jie bando kontroliuoti viską, kas įeiną ir išeina, arba tiesiog tokia biurokratija. Lietuvoje dažnai viskas tvarkoma elektroniniu būdu greičiau, o ten kartais reikia fiziškai parodyti dokumentus. Be to, jie labai griežtai žiūri į tai, ar nėra prekybos su apgaulės (pvz., deklaruojama naudota technika, o iš tikrųjų nauja).

Kainos ir kur pasislėpia papildomi mokesčiai

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos?

Tai standus klausimas. Kainuoja tiek, kiek kainuoja. Negaliu pasakyti „500 eurų“, nes tai netiesa. Kaina priklauso nuo tūrio (kubo metrų), svorio, atstumo (ar tai Londonas ar kaimas Škotijoje) ir prieigos prie objekto. Mažam biurui gali būti ir 1500-2000 eurų, o dideliam – ir 10 tūkstančių. Geriau atsiųskite man sąrašą daiktų, aš paskaičiuosiu. Neklauskite „apie kiek“, klauskite „tiksliai“.

Ar kainuoja ilgas nešimas iš automobilio?

Taip, ir tai viena dažniausių priežasčių, kodėl galutinė sąskaita padidėja. Jeigu vairuotojas negali privažiuoti tiesiai prie durų (pvz., Londono centre yra „yellow line“ arba reikia specialaus leidimo), jis turi nešti rankomis 50, 100 metrų. Už kiekvieną metrą arba laipsnį (jeigu nėra lifto) imamas mokestis. Patariu iš anksto pasirūpinti vietos aikšele arba leidimais.

Kas yra „waiting time“ mokestis?

Tai laukimo mokestis. Vairuotojas tai turi apibrėžtą valandų skaičių pakrovimui ir iškrovimui (pavyzdžiui, 2 valandas). Jeigu jūsų darbuotojai negali rasti raktų, arba dėžės nėra paruoštos, vairuotojas laukia. Jo laikas yra pinigai. Paprastai po 2 valandų įsijungia laikmatis, ir kaina būna apie 30-50 svarų per valandą. Nekelkite vairuotojo į tą situaciją, jis ir taip pavargęs.

Ar galima mokėti atskirai už krovinį ir atskirai už dokumentus?

Techniškai taip, tai yra skirtingos paslaugos. Transporto kompanija veža, brokeris tvarko popierius. Tačiau mes dažniausiai siūlome „viską įskaičiuota“, kad klientas nenukristų nuo kėdės, kai pamatys sąskaitų krūvą. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra kompleksinė paslauga, todėl geriau, kai vienas žmogus atsako už viską.

Ar taikoma PVM sąskaitai faktūrai?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, taip, mes išrašome sąskaitą su PVM. Anglijoje mums taip pat reikia mokėti PVM už paslaugas, bet tai mūsų reikalas. Jums svarbu, kad galėtumėte tai nusiskaityti. Jeigu esate fizinis asmuo (nors biuro perkėlimas retai kai būna), PVM gali būti kitoks.

Ar galima sutaupyti renkantis pigiausią pasiūlymą?

Galite, bet tada gausite tai, už ką mokate. Rinkoje yra daug „vagių“, kurie su senais „Fiat Ducato“ važinėja ir siūlo neįtikėtinas kainas. Jie neturi draudimo, jų vairuotojai gali išsipilti pusiaukelėje. Jeigu jums svarbu, kad serveriai atvyktų gyvi, geriau pasirinkti patikimą, brangesnį partnerį. Mano patirtis rodo, kad pigiausio pasiūlymo pasirinkimas baigiasi teismu.

Ar imamas depozitas?

Dažnai taip, ypač jeigu biuro perkėlimas iš Anglijos vyksta iš didelio atstumo ir mes turime iš anksto užsakyti laivą arba lėktuvą (nors biurai dažniau vežami keliu). Depozitas apsaugo mus, jeigu klientas atšaukia paslaugą paskutinę minutą, kai krovinys jau paruoštas. Paprastai tai 30-50 proc. nuo bendros sumos.

Nepavykę atvejai ir patarimai iš vidaus

Ar buvote atvejų, kai kažkas nutiko?

O, kur be jų. Vieną kartą mes vežėme architektų biurą. Jie turėjo brangų maketą. Vairuotojas staigiai stabdė (kažkas iššoko priešais), ir maketas nukrito. Jis buvo supakuotas, bet ne taip tvirtai, kaip reikėjo. Buvo nemalonu skambinti klientui ir sakyti, kad jo kūrinys sugriuvo. Nuo tada aš asmeniškai tikrinu visus „trapų“ daiktus.

Kodėl vairuotojai kartais būna nepatenkinti?

Anglijoje keliai siauri, o mūsų sunkvežimiai dideli. Kartais GPS nukelia į kaimo kelią, kur nėra kur apsisukti. Vairuotojas gali praleisti pusę dienos bandydamas išsirūpinti. Jie taip pat nemėgsta, kai klientai meluoja apie krovinio dydį. Sako „mažai dėžių“, o atvažiuoja, ir ten pilnas sunkvežimis. Tokiais momentais stresas lyg net per telefono laidus sklinda.

Ar verta vesti brangius daiktus?

Apie tai pagalvokite du kartus. Jeigu turite brangų meno kūrinių ar vintage baldų, juos galima geriau pervežti specializuotu transportu. Biuro perkėlimas iš Anglijos su įprastu keliu turi riziką. Nors mes turime draudimą, bet moralinė žala ir laiko praradimas (wait, turiu omeny laiko praradimą) nebus kompensuoti. Geriau tokias daiktas vežti atskirai.

Kaip elgtis su serveriais? Ar jūs juos išjungiate?

Ne, mes ne IT specialistai. Mes tik fiziškai pervežame. Jūsų IT žmogus privalo išjungti, išmontuoti ir paruošti serverius. Kartais klientai sako „tiesiog išjunkite šnervę“, bet serveris neleidžia išjungti staigiai. Jeigu jį išjungsime neteisingai, duomenys gali dingti. Mes neatsakome už duomenų praradimą, tik už fizinį metalo gabalo pervežimą.

Ar dažnai dingsta daiktų?

Sąžiningai? Labai retai, jeigu dirbame su protingais žmonėmis. Dažniausiai dingsta smulkmenos – kabeliai, pelytės, telefonų įkrovikliai. Tie dalykai nukrenta po sėdynes arba užsigeria tarp didelių dėžių. Patariu visus smulkius daiktus sudėti į vieną didelę dėžę ir uždaryti (geriau su lipnia juosta), kad neišsibarstytų.

Kas daryti, jeigu naujose patalpose nėra lifto?

Tuomet mums reikia daugiau žmonių. Arba reikia naudoti kėbulus (kranus), jeigu langai leidžia. Tai brangina paslaugą. Vieną kartą perkėlėme biurą į 4 aukštą be lifto sename name Londone. Vairuotojai buvo beveik be jėgų. Už tokį darbą imamas papildomas mokestis „už sunkų darbą“.

Ar reikia drausti krovinį?

Privalomai. Mes turime savo transporto draudimą (CMR), bet jis dengia tik ribotą sumą (paprastai 8,33 SDR/kg). Jeigu vežate brangų techniką, reikia papildomo draudimo. Be to, jeigu patys pakruojate ir kažką sugadinate (pavyzdžiui, ant stalo uždėjote sunkų monitorių), draudimas negali neišmokėti, nes tai jūsų kaltė.

Kodėl Anglijoje sunkiau rasti gerų vairuotojų?

Tenkina mano nuomonę (t.y., mano nuomone), kad Anglijoje dabar trūksta kvalifikuotos darbo jėgos po „Brexit“. Daug vairuotojų išvyko atgal į Rytų Europą. Dabar ten dirba daugiau vietinių, kurie kartais neturi tiek pat patirties su tarptautiniais maršrutais. Todėl mes stengiamės siųsti savus, patikimus vairuotojus iš Lietuvos arba Lenkijos.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Teoriškai galima, jeigu yra vietos miegamajame (bunkeryje). Tačiau dauguma kompanijų to nedaro dėl draudimo ir saugumo. Vairuotojas turi ilsėtis, o ne kalbėti su klientu. Be to, kelionė per jūrą (Eurotunelis ar keltas) gali būti ilga, ir jums tenka laukti kelyje. Nėra tai jauksni kelionė, turbūt daugiau kančia.

Kas nutinka su atliekomis (pakavimo medžiagos)?

Geriausia susitarti iš anksto. Jeigu mums reikia surinkti dėžės, jas galime palikti jums (jeigu jos dar geros) arba paimti su savimi atgal (mums tai brangu, todėl kartais imamas mokestis už dėžių utilizavimą). Geriau pasirūpinkite dėžės patys arba susitarkite, kad mes jas atvežtume atgal tuščias.

Ar jūsų įmonė dirba savaitgaliais?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Vairuotojai turi teisę ilsėtis. Jeigu norite, kad krovinys atvyktų sekmadienį ryte, reikia, kad jis važiuotų šeštadienį. Taip pat reikia patikrinti, ar naujasis biuras yra atidarytas sekmadienį (priešingu atveju mes tiesiog numesime dėžes kieme).

Kokios dažniausios klaidos daryna klientai?

Neparuošia inventoriaus sąrašo. Vėluoja su dokumentais. Nenurodo tikslios adreso koordinačių (GPS neveikia kai kur). O ir dar viena dalyka – nepasako apia slaptus seifus ar duris, kurios užsidaro automatiškai (tai buvo viena situacija, kai mes uždarėme vadovą viduje, teko skambinti gelbėtojams).

Ar verta viską daryti patys, be pervežėjų?

Jei turite tik kelias dėžes su popierium – taip. Jei kalbame apie pilną biurą su 50 darbo vietų – ne. Biuro perkėlimas iš Anglijos per save yra per didelis galvos skausmas. Logistika, taisyklės, fizinis krūvis... Geriau mokėti profesionalams ir dirbti savo versle, o ne nešti stalus.

Kaip susitarti dėl mokėjimo?

Standartiškai – 30 proc. avansas, likčio po atvykimo (arba prieš išvykstant iš Anglijos). Galima ir sąskaitą faktūrą su mokėjimo terminu (pvz., 14 dienų), jeigu esate ilgametis partneris, bet tokių retai pasitaiko dabartiniais laikais.

Išvada

Galiausiai, viskas apie tai, kaip biuro perkėlimas iš Anglijos vyksta praktiškai, nėra jokia mokslo sritis, tiesiog reikia proto ir kantrybės. Niekas nepasakys, kad tai bus lengva, bet su geru planavimu ir sąžininga komanda galima išvengti didžiausių nesklandumų. Svarbiausia – nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų, kad „viskas bus kaip anksčiau“, nes pasaulis (ir ypač Anglija) pasikeitė.