Biuro perkėlimas iš Anglijos greitu tempu: praktinis vadovas ir kas vyksta realybėje

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, tai mažai kas gali mane nustebinti, tačiau klientai visada sugeba iššaukti šypsnį ant veido. Biuro perkėlimas iš Anglijos greitu tempu – tai ne tas pats kas įprastas krovinių pervežimas, čia visada vyrauja chaosas, nervai ir tūkstančiai neišspręstų problemų, kurios pasirodo paskutinę minutę. Dažniausiai viskas prasideda nuo to, kad klientas skambina antradienį ir sako, kad reikia išvežti viską į Lietuvą jau penktadienį, nes nuomos sutartis baigiasi, o jis dar nė nėra matęs, kiek daugiauiai turi tos technikos. Esu matęs viską – nuo mažų start-upų, vežiančių tik kelis kompiuterius, iki didelių korporacijų, kurios perkelia visus sandėlius viena naktį. Svarbiausia suprasti, kad po „Brexit“ viskas pasikeitė, ir tas „greitas tempas“ dabar kainuoja daugiau nervų nei anksčiau. Reikia ne tik stiprių rankų, bet ir galvos, nes dokumentai be galo svarbūs.

Pasiruošimas ir dokumentinis chaosas (Anglijoj viskas sudėtingiau)

Kiek laiko užtrunka visa biuro perkėlimo iš Anglijos procedūra?

Tai tiesiogiai priklauso nuo to, kiek gerai pasiruošęte, bet jei kalbame apie „greitą tempą“, tai tarkime, savaitės ar dvi nuo pirmojo skambučio iki išvežimo. Tačiau čia yra pavojinga sakyti „taip“, nes jei reikia specialių leidimų Londono centre arba tarpininkavimo su muitine, tai gali užtrukti ilgiau. Geriausia tur�ti bent savaitės rezervą, kad nereikėtų mokėti už pristatymą vėluojant. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja logistikos, o ne tik fizinio jėgos.

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti išvykstant iš JK?

Būtinai reikia tur�ti tikslią inventoriaus sąrašą – ne tik „stalas“, o „medinis stalas, 120x60 cm, būklės geros“. Be to, jei perkeliate techniką, reikės serijinių numerių, kad muitinė negištų, kad tai pavogta. Dar svarbu pasidaryti nuotraukas, ypač jei daiktai naudoti. Be šių dalykų muitininkas gali sustabdyti visą krovinį ir pradėti apklausą, kas užtruks dienas.

Ar reikia mokėti VAT ar mokesčius už išvežamą įrangą?

Pagrindinė taisyklė tokia – jei daiktai buvo nupirkti JK ir naudojami verslui, o dabar juos išvežiate atgal į ES, tuomet galima taikyti nulinį VAT tarifą (0%), tačiau turi būti pateikti įrodymai, kad tai nėra prekyba. Čia reikėtų pasikonsultuoti su savo buhalteriu, nes aš esu vairuotojas ir logistikas, ne mokesčių specialistas (nors per metus matau daugiau deklaracijų nei jie). Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti be mokesčių, jei viskas padaryta teisingai.

Kas daryti, jei trūksta originalių pirkimo sąskaitų faktūrų?

Tai labai dažna problema, ypač senose firmose, kur kasdienėje komandoje viskas dingsta. Tada turime rinkti kitus įrodymus – banko išrašus, sutartis su tiekėjais, el. pašto laiškus. Muitinė ne visada yra tokia griežta, jei aiškiai matosi, kad daiktai nėra nauji ir jie priklauso jums tam tikrą laiką. Bet nereikia tikiotis stebuklo be jokių dokumentų – tuomet gali tekti mokėti pilną importo mokestį.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

techniškai – galima, bet nerekomenduoju mišinti, jeigu norite išvengti problemų. Muitinė labai nemėgsta, kai viename konteineryje yra verslo įranga ir asmeninės drabužės ar virtuvės reikmenys, tai sukelia papildomų klausimų. Geriau tai padaryti atskirai arba aiškiai atskirti inventoriaus sąraše, kad viena dalis eitų kaip „perkeliamas turtas“, o kita kaip „asmeniniai daiktai“.

Kaip susitvarkyti su parkavimu Londono centre arba miesto centre?

Tai yra vienas didžiausių košmarų, ypač jei biuras yra siaurame gatvėlėje be išėjimo į pagrindinę gatvę. Reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės (suspension), kuris leidžia užimti vietą sunkiasvoriui automobiliui. Be to, dažnai tenka įdarbinti pagalbininkus, kurie neša daiktus pėsčiomis 50-100 metrų, nes sunkvežimis negali priartėti prie pat durų.

Kainos, biudžetai ir nemalonios staigmenos

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Negaliu pasakyti vieno skaičiaus, nes viskas priklauso nuo tūrio – ar tai vienas kabinetas ar 500 kvadratinių metrų erdvė. Tarkime, mažam biurui (apie 10 kubinių metrų) tai gali kainuoti nuo 800 iki 1200 eurų, o didesniems projektams – keli tūkstančiai. Taip pat įtakos turi kur Anglijoje jūs esate – iš Londono ar iš Škotijos kainos skiriasi dėl kuro ir kelių mokesčių. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra pigus, ypač dabar.

Ar kainuoja papildomai pakavimo medžiagos?

Dažniausiai mes jas pateikiame į kainą, jei užsakote pilną paslaugą „su rėmeliais“, bet jei nuspręsite pakinkti patys, tai galite nusipirkti dėžės vietinėje parduotuvėje. Tik žiūrėkite, kad būtų stiprios – senos „Apple“ dėžės iš kompiuterių nėra tinkamos sunkiems knygų spintų turiniams. (Nors kartais klientai įdeda į jas viską, kas vėliau baigiasi prastai).

Kas daro įtaką galutinei kainai be atstumo?

Didžiausia įtaka yra prieinamumui – jei reikia naudoti keltą (liftą) arba nešti per 4 aukštus be lifto, kaina augs. Taip pat, jei išvežimas vyksta savaitgalį arba švenčių dienomis, vairuotojai reikalauja papildomo mokesčio. Dar vienas dalykas – laikas. Jei sakote „turiu būti išvežta per 24 valandas“, mums tenka skuboti, o tai kainuoja.

Ar verta rinktis brangesnę, bet patikimesnę kompaniją?

Absoliučiai taip. Esu matęs daug atvejų, kai klientai rinkosi pigiausius variantą „skelbimų lentose“, o jų daiktai pasirodė parduoti aukcione kažkur Vokietijoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai ne tik vairavimas, tai ir atsakomybė. Patikima firma turi draudimą, sutartis ir realius atsiliepimus, o ne tik „Facebook“ puslapį be nuotraukų.

Kaip apskaičiuoti draudimo sumą?

Draudimas paprastai apskaičiuojamas nuo daiktų vertės, todėl būtinai nurodykite realią vertę, o ne tai, kiek jie kainavo prieš 10 metų. Jei turite brangios serverinės įrangos ar meno kūrinių biure, tai turi būti specialiai pažymėta. Draudimo polisas apsaugo jus nuo nelaimingų atsitikimų kelyje, kurie, tikiuosi, neįvyks, bet geriau būti saugiam.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, kurių aš nepagalvojau?

Gali būti „congestion charge“ Londono centre, jei vairuotojas važiuoja per uždarą zoną, taip pat mokesčiai už užterštą zoną (ULEZ). Jei reikės laukti ilgiau nei planuota, pavyzdžiui, dėl raktų praradimo, gali būti taikoma valandinė laukimo kaina. Visada geriau iš anksto paklausti, ar kaina yra „galutinė“, ar bus papildomų priedų.

Ar galima susiderėti dėl kainos, jei perkeliamas didelis kiekis daiktų?

Visada galima pasikalbėti, ypač jei tai didelis projektas ir galite mums pasiūlyti ilgesnę sutartį ar lankstumo dėl datų. Tačiau nereikia tikėtis, kad mes nuleisime kainą 50 proc., nes mums taip pat reikia mokėti degalines ir keltų bilietus. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi savo bazinę kainą, kurios nepavyks peržengti.

Fizinis darbas, technika ir logistikos smulkmenos

Kaip saugiai pervežti kompiuterius ir jautrią techniką?

Geriausia naudoti originalias dėžes, jei dar jas turite, jei ne – tada specialias „bubble wrap“ užpildytas dėžes. Monitoriai visada turi būti veidu į sieną, o ne į kitą daiktą, tada mažiau tikėtina, kad jie susilaužys. Aš asmeniškai visada rekomenduoju išjungti techniką ir ištraukti laidus, kad netyčia nekas nors nelystų.

Ar galima pervežti serverius be specialios įrangos?

Negalima, tiesiog padėti juos į sunkvežimį ant grindų – tai yra būtinas nuobaudas. Reikia specialių stovų (racks), kurie laiko serverius stabiliai ir neleidžia jų sukrėsti. Jei neturite tokių stovų, mes galime juos nuomoti arba pasiūlyti alternatyvius pakavimo būdus su smėliu arba putomis.

Kaip elgtis su baldais, kurie neišsirenka?

Tai blogiausia, kas gali nutikti, ypač jei biure yra senos, masyvios angliškos spintos. Tada tenka išmontuoti langus ar net duris, kad prasliūptume tą daiktą. Kartais netgi reikia iškrentinti dujas, jei spinta per didelė laiptinėje. Visada pasakykite iš anksto apie tokius daiktus, kad mes turėtume tinkamą komandą.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš išvežimą?

Dažniausiai taip, ypač stalus, spinteles ir registratorius. Tai ne tik taupo vietą sunkvežimyje, bet ir sumažina jų sugadinimo riziką. Mūsų komanda gali tai padaryti už jus, tiesiog nurodykite, kur reikia atsargiai, nes kartais varžtai jau sujuvę ir gali nulūžti.

Kas daryti, jei tarpininkų (freight forwarder) pasiūlymai atrodo per pigūs?

Būkite atsargūs. Dažnai jie siūlo kainą tik už vietą konteineryje, o ne už visą paslaugą (pakavimą, išvežimą, iškrovimą). Tada galutinis sąskaitos gali būti dvigubai didesnis. Geriau rinktis vietinę, patikimą firmą, kuri atlieka visą darbą nuo pradžios iki galo.

Kaip užtikrinti, kad nieko nedingsta pervežimo metu?

Turime specialias sąrašo formas, kurias vairuotojas pasirašo pakrovimo metu. Tada iškrovimo metu kartu tikriname kiekvieną dalyką. Jei kažkas dingsta arba sugenda, tai fiksuojama iš karto. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti stresuojantis, bet su tvarka viskas vyksta geriau.

Ar galima pervežti pavojingas medžiagas (pvz., dažus, chemikalus)?

Taip, bet tik tada, kai tai yra tinkamai užpakuota ir deklaruota. Negalima tiesiog mesti dažų bankų į sunkvežimį su baldais, nes jei jis nusilygs, sugadinsite visą krovinių. Reikia specialių dėžių ir informavimo vairuotojo, kad jis žinotų, kurioje vietoje laikyti tą „bombą“.

Muitinė, atvykimas ir problemų sprendimas Lietuvoje

Kas vyksta muitinėje atvykus į Lietuvą?

Pirmiausia pateikiame dokumentus (CMR, inventoriaus sąrašą, eksporto deklaraciją). Tada muitininkas gali nuspręsti patikrinti krovinį fiziškai arba tik elektroniniu būdu. Jei viskas tvarkoje, išleidžia per valandą, jei ne – gali pradėti kontrolę, ką užtrunka iki kelių dienų.

Ar dažnai sustabdo krovinius patikrai?

Ne taip dažnai, kaip galvojate, jei viskas deklaruota teisingai. Didžiausia problema būna tada, kai klientas bando išvežti daiktus, kurie priklauso kitai firmai, arba kai vertės nurodytos per mažos. Muitinės sistemos dabar labai išmanios, jos mato viską. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti skaidrus.

Kas daryti, jei prarandu dėžę su svarbiais dokumentais?

Tai būtų katastrofa, todėl visada turkite pasidėjęs svarbiausius dokumentus su savimi mažame krepšylyje, o ne dėžėje su kita buitine technika. Jei visgi dingsta, reikia skubiai kreiptis į policiją ir draudimo kompaniją, tačiau dokumentų atkūrimas gali trukti mėnesius.

Ar galiu sekti savo krovinį realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas, todėl galite matyti, kur jis yra. Tačiau nereikia skambinti vairuotojui kas 10 minučių, kai jis važiuoja autostradoje – tai saugumo pažeidimas. Geriau laukti naujienų iš dispečerio.

Kas vyksta, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai retas atvejis, mes stengiamės techniškai prižiūrėti mašinas. Bet jei nutinka, mes tada išsiunčiame pagalbinę mašiną arba perkrauname krovinį į kitą. Tai gali sukelti vėlavimą, bet mes visada informuojame klientą ir stengiamės išspręsti problemą kuo greičiau.

Ar reikia būti vietoje iškrovimo metu?

Būtina, bent kažkas, kas gali parodyti, kur dėti daiktus. Jei nieko nėra, vairuotojas gali tiesiog palikti visą koridoriuje, o jums tada teks nešti patys. Geriau, kad biuro vadovas arba atsakingas asmuo būtų ten.

Kaip atsiskaityti už paslaugas – iš anksto ar po?

Įprasta praktika yra avansas (10-20 proc.) ir likusi suma pristatymo metu arba prieš pat išvežimą. Jei sutartyje nėra nurodyta kitaip, nerašykite mums čekiu po mėnesio, nes mes nesame bankas. Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai paslauga, kuri turi būti apmokėta laiku.

Ar galite padėti su išdestyti daiktus naujame biure?

Taip, mes galime ne tik iškrauti, bet ir padėti pastatyti stalus, spinteles ir net prijungti kompiuterius (jei sutarta). Tačiau nereikia tikėtis, kad mes darome generalinį valymą ar statome sienas – mes esame pervežėjai, ne statybininkai.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nepasiruoštas priimti krovinius?

Tada turime galimybę jums laikinai laikyti daiktus mūsų sandėlyje Lietuvoje. Tai kainuoja papildomai, bet tai geriau nei palikti juos gatvėje arba brangiai skubėti. Susitarkite dėl sandėliavimo iš anksto.

Ar yra kokių nors konkrečių taisyklių dėl atsarginių raktų?

Visada palikite vienas raktų komplektą vairuotojui, o kitus pasilikite sau. Jei užrakinsite biurą ir išvyksite be raktų, o vairuotojas liktus lauke, tai bus jūsų problema, ne mūsų. Ir jums teks mokėti už laukimo laiką.

Galutiniai patarimai tiems, kurie bijo pasikliauti pervežėjais?

Geriausia pasidaryti nuotraukas prieš išvežimą, pasirašyti tvirtą sutartį ir nebandyti sutaupyti ant draudimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti sklandus, jei pasirinksite profesionalus. Ir nepamirškite pagirti vairuotojus už gerą darbą – arbata arba sausainiai visada padeda!

Išvada

Viskas apie biuro perkėlimą iš Anglijos atrodo sudėtinga tik tada, kai bandote tai padaryti patys be patirties. Turint gerą planą ir patikimus partnerius, visa ši „katastrofa“ gali vykti net ramiau nei įprasta darbo diena. Svarbiausia ne bėgti paskutinę minutę ir neslėpti informacijos nuo pervežėjų, nes tai tik dar labiau užgdusta rūpesčius. Nors pasaulis pasikeitė ir dokumentų dabar daugiau, su profesionalia pagalba jūsų verslas gali persikelti be jokios žalos. Tiesiog pasitikėkite savo pasirinkta komanda ir būkite kantrūs – kelyje visada gali pasitaikyti nepageidaujamų staigmenų, kurias mes išspręsime kartais.