Biuro perkėlimas iš Anglijos: greiti ir efektyvūs sprendimai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Anglijos niekada nevyksta taip, kaip planuojame PowerPoint prezentacijoje. Viskas atrodo paprasta: supakuoti kompiuterius, uždaryti dureles, važiuoti. Realybėje? Pasitaiko, kad vairuotojasstringa Dovere, o klientas pamiršo pasakyti, kad trečiame aukšte neveikia liftas. Dabar, po Brexito, viskas tapo dar sudėtingiau su muitinėmis, bet neapsigailai, viskas įmanoma. Jei norite sužinoti, kaip tai veikia be jokios „vazelinos“, skaitykite toliau, čia bus tiesiogiai ir be iliuzijų.

Pinigai, kainos ir biudžeto nulybė

Kiek maždaž kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Tai sudėtingas klausimas, nes kainos šokinėja kaip šuo ant uodegos. Anglijoje degalai brangesni, o darbo sąnaudos – šiaip jau didelės. Paprastai, jei kalbame apie mažą ofisą su 2-3 darbuotojais, tai galite tikėtis nuo 1200 iki 2000 eurų už maršrutą. Didelės firmos perkėlimas kainuos tūkstančiais. Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau tų dėžių yra ir ar reikia išmontuoti baldus. Beje, dažnai žmonės pamiršta, kad reikia sumokėti ir už keltą (jei nėra įskaičiuota), tai tas gana smarkiai įtakos galutinę sumą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Žinote, aš nebusiu gudrus – paslėptų mokesčių formaliai nėra, bet yra „priedai“. Pavyzdžiui, jei vairuotojas turi laukti prie jūsų biuro Anglijoje ilgiau nei 2 valandas (nes jūs vėluojate su raktais), laukimo mokestis gali būti 50–60 sterlingų per valandą. Taip pat, jei reikia specialios technikos (pvz., keltuvas į trečią aukštą be lifto), tai tai kainuoja. Ir tarkime tiesiškai, daugelis neoficialių pervežėjų to neprimena iš anksto, o paskui atsiranda konfliktas vietoje.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio ar dalimis?

Standartinė praktika – 50% avanso ir likusi 50% gavus prekes. Tačiau esu matęs įvairių variantų. Kai kurios didelės korporacijos moka per 30 dienų po sąskaitos gavimo, bet tokiais atvejais reikia turėti labai stiprią sutartį. Mažoms firmoms aš nebūčia rekomendavęs riskuoti – pervežėjams tai didelė rizika, nes jie turi padengti degalus ir užklausas. Geriau susitarti dėl dalinio mokėjimo, negu vėliau ieškoti vairuotojo, kuris nusprendė nevažiuoti atgal be pinigų.

Ar apdraudimas įeina į kainą ar tas papildomai?

Dauguma įmonių siūlo standartinį apdraudimą, kuris dažnai būna... tarkime, labai simbolinis. Pavyzdžiui, 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangius serverius ar meno kūrinius, tai nieko nepadengs. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja ypatingo dėmesio apdraudimui, todėl tikrinkite sąlytas. Kartais už papildomą 50–100 eurų galima padidinti limitą, tai tikrai verta. Nebūkite naivūs – vairuotojas gali nukristi į duobę, o jūs liksite su sulaužytais monitoriais, jei nebus sutarties.

Ar verta rinktis brangesnę firmą dėl garantijų?

Kartais taip, kartais ne. Brangiausios firmos dažnai tiesiog geriau reklamuoja save. Aš susidūriau su situacija, kai maža, bet greita kompanija atvežė viską per 48 valandas, o „prestižinė“ vilko krovinius sandėliuose savaite. Tačiau jei kalbame apie biuro perkėlimas iš Anglijos su labai jautria technika, geriau mokėti už patirtį. Žiūrėkite ne į logotipą, o į atsiliepimus, ypač tuos, kurie rašomi ne pirmąją savaitę veiklos pradžios.

Ką daryti, jei kainos atrodo per mažos?

Bėkite. Veltui. Jei kas siūlo pervežti pilną furgoną iš Londono į Vilnių už 500 eurų, tai arba jie vaziuos su narkotikais per sieną (ir jūsų krovinią konfiskuos), arba tiesiog pavogs jūsų daiktus. Degalams, keltui ir darbo užmokesčiui ši suma neužtenka. Realistika tokia, kad pigiausias kainos variantas paprastai baigiasi brangiausiu remontu ar teismu.

Dokumentai, Brexit ir britiškas biurokratas

Kokius dokumentus būtina paruošti išvykstant iš JK?

Na, čia dabar jau ne taip paprasta kaip anksčiau. Reikės eksporto deklaracijos (angliškai „export declaration“). Jei turite MV numerį (Lietuvoje), reikia jį nurodyti. Be to, sudaroma sandėrio žinios (krovinio manifestas). Tikrai svarbu turėti sąrašą, kas tiksliai keliauja, ne „baldai ir kompiuteriai“, o „2 stalai, 5 kėdės, 3 sisteminiai blokai“. Muitininkai mėgsta tikslumą, kitaip gali užstrigti sienoje.

Ar reikalingas EORI numeris?

Anksčiau buvo būtinas visiems, dabar... tiesą sakant, jei esate registruota Lietuvos įmonė ir turite MV numerį, dažnai EORI nereikia, nes jis sujungtas su MV sistema (bent taip turėtų būti ES pusėje). Tačiau JK pusėje viskas gali būti kitaip. (Nerašiau garantuoti, nes taisyklės keičiasi kas antrą mėnesį). Geriausia pasiklausti savo buhalterio arba logistikos brokerio, jie dabar geriau išmano šituos niuansus nei vairuotojai.

Kas vyksta su PVM, kai pervežame savo turtą?

Jei tai yra biuro perkėlimas iš Anglijos, t.y. perkeliate savo nuosavybę iš vieno filialo į kitą, tai tai laikoma vidiniu pervežimu. PVM turėtų būti 0%, tačiau reikia pateikti tinkamus dokumentus, įrodančius, kad tai ne pardavimas. Jei pardavinėjate techniką kažkam kitam Anglijoje prieš išvykdami, tada jau gali tekti mokėti JK PVM. Čia tikrai reikia galvoti suvokti apie kvitą.

Ar galima vežti techniką be originalių pirkimų dokumentų?

Galima, bet tai kaip loterija. Muitinėje gali paprašyti įrodyti, kad šie daiktai nupirkti legaliai ir mokesčiai sumokėti. Jei neturite čekių (pvz., seni kompiuteriai), gali tekti mokėti importo mokesčius iš naujo. Aš vieną kartą mačiau, kaip klientas neįsileido serverių be dokumentų, teko juos grąžinti atgal į Londoną. Tai tikrai nervų suvaldymo testas.

Kiek laiko užtrunka muitinės išbraižymas Dovere arba Folkestone?

Esant geram „clearing agentui“ (tarpininkui), tai turėtų užtrukti maždaug 1–2 valandas. Tačiau jei trūksta kokio nors lauko dokumento arba deklaracijoje klaida (pvz., neteisingai parašyta svoris), gali būti ir 12 valandų. Ypač vasarą, kai ten eilės išviso didelės. Geriau užtikrinti, kad dokumentai bus pateikti elektroniniu būdu iš anksto, o ne laukti, kol vairuotojas pradės rinkti popierius ten vietoje.

Kas daryti, jei dumenys (duomenys) klaidingos?

Tikrai bėkit į tą brokerį. Klaidos deklaracijose dabra baudžiamos labai griežtai. Jei svoris nurodytas mažesnis nei iš tikrųjų, gali būti bauda už mokesčių vengimą. (Nors dabar jau sistema automatizuota ir dažnai neleidžia padaryti klaidos, bet vis tiek įvyksta). Geriau iš anksto duoti tikslų dėžių kiekį ir svorį, net jei jis nežymiai didesnis.

Ar reikia speciali leidimas vairuotojui?

Jei vairuotojas iš ES (pvz., lietuvis), dabar jam reikia „Kent Access Permit“ važiuoti pro Kento plotą, jei ten nebus pasirašyta eksporto deklaracija iš anksto. Be to, reikia leidimų vairuoti sunkvežimius JK (jei tai ne tarptautinis keleivinis). Tai smulkmenos, bet jei vairuotojas jas pamirš, gali būti nukreiptas atgal. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa košmaru, jei vairuotojas sustoja prie pat sienos.

Krovinys: baldai, serveriai ir pačios keisčiausios dėžės

Ar jūsų komanda padeda surinkti/išmontuoti baldus?

Įprastai taip, tai įeina į paslaugą. Mes atvykstame su įrankiais, išsukame stalus, išnešame. Tačiau yra vienas „bet“. Jei turite 20 metų senumo IKEA spintas, kurios jau du kartą buvo montuojamos ir demontuojamos, aš garantuoju, kad jos sugirs. Tokius dalykus geriau įdėti į dėžes kaip yra (jei telpa). Mums neproblema padėti, bet atsakomybę už seno medžio lūžimą neprisiimsu.

Kaip saugiai vežti kompiuterius ir serverius?

Kompiuterius reikia išjungti (kas būna keista, bet kai kurie pamiršta) ir uždėti į specialias dėžes su putomis. Serverius – tik į originalias pakuotes. Jei jų nėra, reikia suformuoti „karkasą“ iš apsauginės medžiagos. Vienas klientas mano akivaizdoje įdėjo serverį į paprastą dėžę su laikraščiais... nu vėliau teko jo nebegauti. Technika nekenčia smūgių, o Anglijoje keliai vietomis – grynas šiukšlynas.

Ar galima vežti personalui priklausančias asmenines daiktas?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta. Darbuotojų dėžės turi būti pažymėtos „ASMENINIS“. Jei jas sumaišysite su firminos turtu, muitinėje gali kilti klausimų, kodėl įmonė perveža drabužius ar indus. Mums tai neproblema, taškyti dėžes reikia jums. Žmonėms dažnai būna sunku atskirti, kas jų, o kas firmos, ypač jei dirba ten jau 10 metų.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (plaukai, toneriai)?

Tai labai svarbu. Printeriu kasetes negalima mesti tiesiai į dėžę, jei jūs nenorite, kad visa jūsų biuro apdaila taps juoda. Jos turi būti įdėtos į maišus arba specialią dėžutę. Taip pat, jei turite valymo priemonių, jos turi būti hermetiškai uždarytos. Vieną kartą vairuotojas atidarė furgono duris po to, kai toneris suskilo, o jo veidas buvo pilkas kaip skrandis. Geriau saugokit.

Ar galima pavežti augalus?

Taip, galima, bet ne visus. Kai kurios augalų rūšys yra draudžiamos importuoti į ES iš JK dėl kenkėlių. Be to, augalai negali būti žemės mišinyje (tiek dirvožemis, kiek telpa puodyje). Žiūrėkite, jei turiate didelę palmę biure, gali tekti palikti ją. O jei paprastas kaktusas – ne problema. Tik uždėkite juos į dėžes, kad nenukristų kelio metu (ir kad nenuvaziuotų vairuotojas ant jo).

Ką daryti su per dideliais baldais, kurie netelpa į duris?

Tai klasika. Turime įrankių, išsuka kojas, nupjaučia (jei leidžiate) viršų. Tačiau jei tai brangus vintage stalas, mes to daryti negalėsime be jūsų raštiško leidimo. Kartais tenka išnešti pro langą arba net pro liftą angą (o taip buvo!). Geriausia išmatuoti viską iš anksto, o ne laukti, kai furgonas stovės po namais su įjungtu varikliu.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Ne „biuras“, o „pirmas stalas“, „kompiuterių pelės“, „archyvas 2015“. Pasitikėkite, kai atvykstate į naują vietą ir jums reikia urgenti rasti pavarų koją, o vistiek turite atidaryti 30 dėžių, kad ją rastumėte. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa kur kas greitesnis, kai žinai, kas kur. Užrašykite ant kiekvienos pusės, nes dėžės apsiverčia.

Rizikos, problemos ir „o dėlė...“ momentai

Kas nutinka, jei furgonas sugenda kelio metu?

Tai reta, bet įvykstanti bėda. Esant draudimui, mes organizuojame kitą transportą arba remontą. Jūsų daiktai nebūna palikti kelyje. Tačiau tai gali uždelsti pristatymą dieną-dvi. Jei jums būtinas biuras pirmadienį ryte, o mes sugedame sekmadienį vakare... tai bus stiprus stresas. Rekomenduoju visada turėti „Plan B“ – pvz., dirbti iš namų kelias dienas po atvykimo.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mumis – ne. Bet esu girdėjęs istorijų apie kitas firmas, kai dingsdavo visi stalai arba elektronika. Viskas priklauso nuo to, ką pasirašote įsikrovimo metu. Tarkime tiesiškai, pasirašykite, kad vairuotojas gavė 30 dėžių. Jei atvyksta 28, tai tada jau pačių vairuotojo (ir įmonės) problemos. Nebūkite tingūs – tikrinkite ir pasirašykite sąrašą.

Kas daryti, jei naujame biure nėra ką kur laikyti?

Tai jūsų problema, ne mūsų. Mes iškrauname ant grindų, bet jei ten nėra vietos, mes negalime laikyti daiktų furgone amžinai, nes turime važiuoti kitam klientui. (Nors kartais, jei vairuotojas geras ir be rush, gali palikti furgoną užeigame už valandos, bet tai papildomai kainuos). Susitarkite dėl sandėliavimo iš anksto.

Ar atsakote už pažeidimus, jei aš pats blogai supakavau?

Ne. Jei įdėjote porcelianą į dėžę be putų, o jis suskilo, tai ne mūsų kaltė. Mes atsakome už krovimą, tvirtinimą ir vairavimą, bet ne už jūsų pakavimo kokybę viduje. Jei abejojate, geriau mokėkite už mūsų „pakavimo paslaugą“, tai pigiau nei pirkti naujus monitorius.

O dėl to, kad vairuotojas gali tiesiog nebepriartėti prie biuro Anglijoje?

Londono centras yra viena didžiausių košmarų. Yra gatvių, kur sunkiasvoriams įvažiuoti draudžiama arba reikia specialių leidimų (ULEZ zona). Jei jūs nesirūpinsite leidimais, mums teks krauti dėžes 500 metrų atstumu. Tai užtruks ir kainuos brangiai. Patikrinkite adreso pristatymo galimybes iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau skambina.

Ar įmanoma susiderėti dėl termino, jei viskas dega?

Galima stengtis. Žinau, kad reikalaujame 2-3 dienų, bet kartais pavyksta padaryti visą biuro perkėlimas iš Anglijos per 24 valandas, jei tai tik keletas dėžių ir mums tinka grafikas. Tačiau tokie „skrydžiai“ kainuoja 50-100% brangiau. Jei jums skubia, mokėkite už greitąjį režimą, neprašykite dovanų.

Kas nutinka su vairuotoju, jei jis suserga?

Mes turime atsarginius vairuotojus arba padedame rasti vietinius (JK), kurie galėtų perduoti furgoną. Tai neįvyksta dažnai, bet buvo atvejų. Tačiau jei liga pasirodo prieš pat išvykimą, gali tekti keisti visą planą. Čia jau ne tiek logistika, kiek gyvenimo netikėtumai. Su mumis viskas bus sutvarkyta, gali būti pavėluota.

Pabaigos ir išvados (kaip tai iš tikrųjų baigiasi)

Kada aš galiu būti tikrai ramus, kad viskas atvyko?

Tada, kai pasirašote perduodamą-įpriimamą aktą ir patikrinote, kad visiškai nenukrito joks stalas, o serveriai įsijungia. Kol daiktai yra furgone – rizika egzistuoja. Bet jei pasirinkote patikimą partnerį, tikimybė, kas kas nors blogai nutiks, yra minimali. Ramybę užtikrina ne žodžiai, o draudimas ir sutartis.

Ar verta viską daryti savo jėgomis su nuoma furgono?

Jei turite vieną stalą ir dvi kėdes – taip. Jei turite pilną biurą – ne. Jūsų laikas brangesnis nei mūsų paslauga. Be to, jei nupjautumėte ranką arba sulaužytumėja nugarą nešdamas spintą Londone, kas padarys jūsų verslą? Biuro perkėlimas iš Anglijos – tai investicija į ramybę.

Kaip pasiruošti psichologiškai savo darbuotojams?

Jums teks juos nuraminti. Žmonės nekenčia judėti, jie bijo prarasti dalykus. Pasakykite jiems, kad viskas bus tvarkingai, duokite jioms dėžes ir leiskite pasidaryti kavos perkeliant. Stresas yra didžiausia kliūtis, ne furgonas.

Kas daryti likusiam biuro „chaosui“ Anglijoje?

Nuvalykite grindis, palikite raktus ir eikite. Nedarykite scenų su savininku. Jei paliksite šiukšlių, jie išsiųs sąskaitą, kuri bus didesnė nei perkėlimas. Būkite kilnūs – tai verslo etikos dalis.

Ar ateinate į Lietuvą padėti iškrauti?

Taip, mes neįleidžiate jūsų dirbti. Mums atvežame, išnešame, padedame pastatyti ant vietos. Jūs tik turite pasakyti, kur stovi. Beje, vienas klientas prašė mums padėti ir prijungti visus kompiuterius... na, mums teko atsisakyti, nes mes ne IT specialistai, bet stojome ant to paties aukšto.

Ar gaunate atsiliepimus ir ar jums svarbūs?

Žinoma, be jų mes būtume bankrotave. Jei jums patiko paslauga, parašykite mums – tai padeda mums rasti kitų klientų tame chaotiškame Anglijos-Lietuvos maršrute. O jei nepatiko – skambinkite, išspręsime problemą.

Ar planuojate keisti kainas artimiausiu metu?

Degalai nebrsta tik tas... tad manau, kad kainos liks stabilios maždaug pusmetį. Tačiau jei Brexit vėl pasuks į naują aštrų kampą, viskas gali pasikeisti per naktį. Geriau užsirašyti dabar, jei planuojate persikelti kitąmet.

Ar galite padėti rasti naują biurą Lietuvoje?

Ne, mes ne nekilnojamojo turto agentai. Mes tik vežame. (Nors galiu pasakyti, kur gerai piesti kebabą prieš pat sandėlį). Bet rimtai, susisiekite su brokeriais, šitą mes nedarysime, nes tiesiog nesame kompetentingi toje srityje.

Kas yra svarbiausia visame šiame procese?

Komunikacija. Ne tiek dėžių kiekis, o tai, kad jūs mums pasakotumėte viską iš anksto. Jei paslėpsite ką nors, tai išlėks brangiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra komandinis darbas, ne vieno žmogaus kelionė.

Taip pat reikėtų paminėti, kad reikia nepamiršti patikrinti ar visi dokumentai yra gera. (Aš turbūt jau karta tai minėjau, bet geriau per daug, negu per mažai).

O dėl to, jei aš tiesiog nieko nedarysiu?

Tada jūsų biuras liks Anglijoje amžinai. (Juokauju). Bet jei laikas baigiasi ir nuomos sutartis pasibaigia, tada teks skubėti, o tai brangu. Planuokite bent mėnesį iš anksto.

Ką daryti su likusiais maisto produktais?

Suvalykite arba paduokite kolegoms. Mums negalima vežti maisto produktų (mėsos, pieno) be specialių leidimų, todėl tuos pusryčius šaldytuve teks palikti.

Ar patartina vežti automobilius užtatant biuro daiktus?

Tai įmanoma, jei ten lieka laisvos vietos, bet automobilis turi būti deklarotas kaip krovinys. Ir jis negali būti pilnas degalų (saugumo taisyklės). Dažnai taip darome, kai firmos atiduoda darbuotojų automobilius, bet tai papildomas galvos skausmas su dokumentais.

Galutinis patarimas?

Negailėkite pinigų už gerą furgoną ir draudimą. Taupyti ant perkėlimo – tas pats kas taupyti ant padangų. Gal ir važiuoji, bet kada nors nuslysti. Viso gero ir sėkmės naujame biure!

---

Taip ir atrodo tikras biuro perkėlimas iš Anglijos – nėra jokių rožinių akinių, tik darbas, dokumentai ir šiek tiek streso. Bet kai viskas baigiasi ir jūs sėdi naujame kambaryje Vilniuje su puikiu vaizdu į gatvę, suprantate, kad verta. Svarbiausia – rinkitės tuos, su kuriais galima tiesiog paprastai pasikalbėti, o ne tik skaityti sutartis. Gerai susitvarkius logistiką, likęs verslo persikėlimas bus daug mažiau skausmingas. Nepamirškite: geriau vieną kartą padaryti tvarkingai, nei tris kartus taisyti.