Biuro perkėlimas iš Anglijos greitai ir efektyviai: 20 metų patirties tiesa be cukraus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai sureglistų projektu iki tokio chaoso, kad net aš susimaišiau. Dažnai klientai klauso, kaip įvykdomas biuro perkėlimas iš Anglijos greitai ir efektyviai, tikėdamiesi, kad atsakymas bus magiška formulė. Deja, realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kurį laiko vienoje vietoje daugybė smulkių detalių ir geras ryšys tarp vairuotojų bei logistikos. Anglija (arba Jungtinė Karalystė kaip kai kas nori) po Brexito pasikeitė, ir dabai ten reikia daugiau popierių nei anksčiau. Jei norite išvengti nemigų naktų ir brangių stabdžių, geriau supraskite iš ką šis process susideda ne iš reklaminių brošiūrų, o iš realaus gyvenimo.

Viskas prasideda ne nuo to, kai atvažiuoja sunkvežimis, o dar prieš mėnesį ar du, kai pradedame galvoti apie dokumentus. Biuro perkėlimas iš Anglijos greitai ir efektyviai įmanomas tik tada, kai muitinės deklaracijos yra tvarkingos, o ne kai vairuotojas stovi pasienyje su girtu brokeriu. Taip pat būtina suprasti, kad "greitai" kainuoja brangiau, o "efektyviai" reiškia – turite būti sąžiningi dėl to, ką vežiate. Toliau pateiksiu atsakymus į klausimus, kuriuos man užduoda verslo atstoviai, kai sužino, kad reikia krauti visą įmonės turinį ir vežti jį per jūrą.

Dokumentų chaosas ir britų niuansai

Ar tikrai reikia taip daug dokumentų, jei tiesiog perkeliam savo daiktus?

Zinoma, kad ne, jei norite, kad jūsų kroviniui tikrintų muitininkai penkias valandas. Po 2021-ųjų viskas pasikeitė, ir dab bet koks biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja T2L arba Ex1 formų. Tai nėra mūsų prieblanda, tai Europos Sąjungos reikalavimas, be kurio negalima įvežti nė senos spausdintuvo dalies. Be to, jei neturite PVM mokėtojo kodą Lietuvoje arba Anglijoje, gali būti dar smulkmenų su importo mokesčiais, kuriuos greta gausite į namus po mėnesio.

Kas tas Ex1 ir kodėl visi jo bijo?

Ex1 tai eksporto deklaracija, kuri patvirtina, kad prekės išvyksta iš JK ir nebus parduotos kitur ES teritorijoje (kažkas pan. T2L, bet sunkiau gaunamas). Ji būtina, norint gauti 0% PVM tarifą importuojant. Vieną kartą padariau klaidą (o vairuotojai nenusižinojo) ir vežėme be Ex1, klientą gavome apmokestinimo sąskaitą už visą biuro vertę. Dabar neduodu ramiai gyventi brokeriui, kol šis nepateikia to kodo. Tai vienas svarbiausių dalykų norint, kad biuro perkėlimas iš Anglijos greitai ir efektyviai nebaigtųsi teisme.

Ką daryti, jei dingo originalūs pirkimai faktūros?

Tai gana dažna situacija, ypač jei įmonė veikia jau dešimtmetį. Tada turime daryti vertinimo aktą – tai kai apskaitininkas arba ekspertas įvertina daiktų vertę dabartine diena. Negerai, jei vertins per mažai (muitinė gali abejoti), ir negerai, jei per daug (mokėsite mokesčių daugiau). Geriausia turėti bent kokius nors Excelio lentelių išrašus, kad parodytume kilmę. Be to, už šitokį dokumentą reikia mokėti papildomai, o niekas nemėgsta netikėtų išlaidų.

Ar galiu patikti dokumentus pasirašyti elektroniniu būdu?

Taip, dabar jau galima viską padaryti per elektroninius parašus arba "Gov.uk" sistemas, bet turi būti žinoma, kaip tai padaryti. Kartais klientai siunčia nuotraukas iš telefono, kurios nėra skaitomos, arba pasirašo tiesiog "pieštuku" ekrane, o muitinė to nepriima. Reikia, kad būtų tvirti PDF su parašais, kitaip vairuotojas liks vartuose. Biuro perkėlimas iš Anglijos greitai ir efektyviai sustoja, jei deklaracija "neužsilenkia" sistemoje.

Kas dėl PVM mokesčio importuojant biuro įrangą?

Jei esate pilnateisė įmonė, turite PVM kodą, dažniausiai galite taikyti 0% importo mokestį (intra-Community supply taisyklės nebepanaudojamos su JK, tai yra importas). Tačiau reikia pateikti importo deklaraciją, o vėliau ataskaitoje nurodyti PVM kaip atskaitomąjį. Žinoma, jei vežate asmeniniam naudojimui (nors sakote biurui), mokesčiai bus skaičiuojami pagal standartines rates. Geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu prieš mums skambinant.

Ar sunku gauti leidimus iš pastato administracijos Anglijoje?

O, tai yra vienas didžiausių nusivylimų šaltinių. Anglai yra labai griežti dėl "loading bays" ir leidimų. Jei turite biurą Londone centre, be vietos savivaldybės išduoto leidimo (suspension of parking bay) jūsų sunkvežimis gali būti uždėtas ant priekabos ratų, o tai kainuoja šimtus svarų. Reikia šitą išsiaiškinti savaitę prieš kelionę, o ne tada kai vairuotojas jau čia stačiasi.

Kaip visa tai vyksta fiziškai (logistika)

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo A iki Z?

Įprastai, jei viskas gerai su dokumentais, tai nuo pakrovimo Anglijoje iki iškrovimo Lietuvoje trunka 3-4 dienas. Tačiau jei tenka laukti keltą Doveriuje arba yra eilės prie "Eurotunnel" (kas dabar būna dažnai), tai gali užtrukti ir savaitę. Taip pat dar reikia laiko surinkti dėžes, todėl visą procesą pradėkite galvoti mažiausiai mėnesį iš anksto. Biuro perkėlimas iš Anglijos greitai ir efektyviai neįvyks per dvi dienas, jei norite išsaugoti kompiuterius sulaužytus.

Kokį transportą geriau rinktis – pilną sunkvežimį ar dalinį?

Jei turite tik keletą biurų, o ne visą aukštą, galima rinktis dalinį krovinią (part load). Tačiau tada reikia laukti, kol mes surinksime kitus klientus tame pačiame maršrute. Pilna mašina (FTL) brangesnė, bet ji važiuoja tiesiai pas jus ir laukia tik jūsų. Didelėms įmonėms visada rekomenduoju pilną mašiną, nes mažiau rizikuojate, kad kas nors bus priduota į jūsų dėžę klaidingai (kas, žinoma, nėra mūsų praktikoje, bet girdėjau).

Ar jūsų komanda pati pakoja dėžes, ar tai padaryti mums?

Mes turime pakavimo komandas Anglijoje, galime atvykti ir viską supakuoti. Tiesą sakant, tai daug saugiau, nes mūsų žmonių naudojamos dėžės ir medžiagos yra pritaikytos transportavimui. Jei pakuosite patys su "Tesco" dėžėmis, jos gali sugriučiai po puskelimo kelio. Biuro perkėlimas iš Anglijos greitai ir efektyviai priklauso ir nuo to, kaip gerai užklijuotos yra dėžės.

Kaip elgiamasi su jautria technika – serveriais, tais?

Serverius reikia išjungti ir paruošti, mes ne esame IT specialistai (nors kai kas mūsų vairuotojų ir išmano kompiuterius). Rekomenduojame iš anksto sužinoti, ar serveryje yra kietasis diskas, ar jis nejudrės kelionės metu. Kartais įvyksta situacijų, kai klientas pamiršia išjungti duomenų laikmeną, o po atvykimo ji nebeprisijungia – to mes neatsakome. Geriau užklijuoti viršų lipduku "NEGULĖTI".

Ar kas nutinka, jei vairuotojas negali prievažiuoti prie biuro?

Tada turi įsijungti planas B. Kartą turėjome atvejų Birmingeme, kur gatvė buvo uždaryta dėl lenktynių (kas ten vyksta kas antrą savaitę). Teko perkrauti krovinius į mažesnį sunkvežimį (7.5t) ir vežti porą kartų. Tai, žinoma, brangina procesą. Jei jūsų biuras yra sename pastate su siaurais arais, apie tai praneškite iš karto. Kadangi jau buvau tokių situacijų, kad netenkėau nuparkuoti mašinos net 50 metrų atstumu.

Ar vežiate ir darbuotojų asmeninius daiktus?

Taip, darbuotojai dažnai turi asmeninius daiktus biuruose – vazos, augalai, nuotraukos. Jas taip pat galime vežti, bet jos turi būti įrašytos į sąrašą su maža verte, kad muitinė neįtartų, kad tai prekyba. Žinoma, augalų su žeme į ES neįleidžiamo, tai gana griežta taisyklė, kurią dažnai pamirštame.

Ar įmanoma viską įvykdyti savaitgaliu?

Įmanoma, bet brangiau. Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus, o jei reikia dirbti šeštadienį ar sekmadienį, tai skaičiuojamos viršvalandžių priemokos Anglijoje. Be to, Anglijos sandėliai dažnai nedirba sekmadieniais, tad nepavyks paimti dėžių. Biuro perkėlimas iš Anglijos greitai ir efektyviai geriau vyksta darbo dienomis, kai ir muitinė dirba normaliu režimu.

Kainos ir pinigai (klausimas, kur visiems rūpi)

Kodėl kainos tokios skirtingos pas skirtingus pervežėjus?

Neklauskit man, kodėl kai kas siūlo už pusę kainos, turbūt jie tiesiog nemoka mokesčių arba vairuoja be draudimo. Kaina priklauso nuo kuro (kuris dabar astronominis), keltų kainos (irgi šokinėja), ir darbo sąnaudų Anglijoje (kur minimalus algas didelis). Jei jums siūlo 500 svarų už biuro pervežimą iš Londono – bėkite. Reali kaina susideda iš daugybės komponentų, kuriuos sunka suvokti iš šono.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos nepasako iš karto?

Mums įprasta pasakyti visą kainą iš karto. Tačiau gali būti mokestis už "van lift" (kelias iškeliamas kranas), jei reikia kelti į langą, arba už laukimą (jei jūs pavėluosite valandą ar dvi). Taip pat, jei sąraše nurodėte 10 dėžių, o jų pasirodo 30, tai taip pat bus papildomai. Sąžiningumas veikia abiejomis kryptimis.

Kaip apskaičiuojama apimtis – pagal dėžes ar kubinius metrus?

Geriau pagal kubinius metrus (m3), nes dėžės gali būti skirtingo dydžio. Vienas klientas man sakė, kad turi "mažai daiktų", o pasirodo jis turėjo penkias didžiules sofas. Biuro perkėlimas iš Anglijos greitai ir efektyviai reikalauja tikslumo, todėl mes stengiamės padaryti vaizdinę apžiūrą arba prašyti detalaus sąrašo. Nėra nieko blogiau nei kai mašina atvažiuoja ir netelpa.

Kada reikia mokėti – iš karto ar gavus prekes?

Standartai įmonės imą 30-50% avansą, kad užtikrintumėt rezervaciją keltui ir vairuotojo laiką. Likusią dalį galima sumokėti pristačius. Tačiau jei klientas yra naujas ir neturi istorijos, gali prašyti pilnos apmokėjimo prieš išvykstant iš Anglijos. Tai ne pasitikėjimo trūkumas, tiesiog apsauga nuo "ghost" klientų.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia laikyti daiktus sandėlyje?

Žinoma, sandėliavimas – tai papildoma paslauga. Jei negalite iškrauti iš karto Lietuvoje, mes galime pervesti į mūsų sandėlį Vilniuje arba Kaune. Kaina paprastai nustatoma už užimtą vietą (pallet vietą) arba už kubinį metrą per mėnesį. Taip pat jei reikia laikyti Anglijoje prieš išvykstant (pavyzdžiui, dėl dokumentų problemų), tai taip pat kainuoja, nes ten sandėliai labai brangūs.

Ar galima atsiskaityti kortele Lietuvoje už paslaugą Anglijoje?

Taip, mes turime IBAN sąskaitas ir Lietuvoje, ir Anglijoje, galite pervesti pinigus iš bet kurio banko. Kortelės mokėjimas taip pat įmanomas per mokėjimo sistemas, tačiau čia taikomas nedidelis procentas mokestis. Svarbiausia, kad pervestume su nurodymu "pervežimas", kad mūsų buhalteris nešoktų iš kėdės klausdamas "kas tai per pinigai?".

Ar draudimas įeina į kainą?

Draudimas (CMR insurance) įeina, jis yra privalomas pagal tarptautinius susitarimus. Tačiau jis dengia tik ribotą sumą (paprastai apie 10-20 EUR kg arba fiksuota suma). Jei vežate labai brangią techniką, vertinama tūkstančiais, rekomenduoju papildomą draudimą "All risk". Tai nupirksite ramybę.

Rizikos ir blogos patirtys (iš gyvenimo)

Ar dažnai gaunate sugadintų daiktų skundus?

Na, pas mus nelabai, nes mūsų vairuotojai – profesionalai. Bet girdžiu istorijas iš rinkos, kai dėžės nukrenta arba kompiuteriai "nuskelia" dėl blogo tvirtinimo. Svarbiausia yra tinkamai supakuoti. Biuro perkėlimas iš Anglijos greitai ir efektyviai negali būti garantuotas, jei į dėžę užmesite monitorių be putų. Mes nėra keiksčiotojai, mes tik vežame tolius.

Kas nutinka, jei policia sustabdo mašina Anglijoje?

Tai įvyksta dažniau, norint patikrinti, ar nelegaliai čia nebuvo (pablogėjo situacija su migrantais). Jei visi dokumentai tvarkingi – mašina eina toliau. Jei vairuotojas pažeidė poilsio režimų taisykles – baudos didelės. Todėl mes naudojame tachografus ir laikomės taisyklių. Vieną kartą mus sulaikė 6 valandą tik todėl, kad buvo kokios nors treniruotės.

Ar buvo atvejų, kai dingo visas krovinys?

Paties krovinio dingimas – tai retas dalykas, labai retas. (Bent jau tarp rimtų firmų). Yra buvę, kad dėžės pasimesta arba sužymėjamos neteisingai, bet visa mašina dingsta tikrai filmuose. Bet visada yra tikimybė, kad pas ką nors mažesnį pervežėją tai gali įvykti, todėl patikrinkite jų licencijas prieš pasirašydami sutartį.

Ką daryti, jei Anglijos klientas atsisako mokėti gavęs daiktus?

Tai baisiausia baimė. Mes stengiamės nebeįleisti krovinių į Lietuvą, kol nebus apmokėta, bet tai ne visada įmanoma (jei tai jūsų biuras ir jūs čia). Turi būti gera sutartis su įpareigojimais. Esu girdėjęs, kad kai kurie "piktuoliai" tiesiog pakeičia telefonų numerius, kai reikia sumokėti. Tai negerai. Biuro perkėlimas iš Anglijos greitai ir efektyviai turi baigtis sumokėta sąskaita.

Ar esate susidūrę su nusikalstamais veikalais šioje srityje?

tiesiog, keistas klausimas bet kaip bebūtų, taip. Yra firmų, kurios dirba "pilna juoda" – be PVM, be draudimo, su senais katafalkais. Jie siūlo kainas, prie kurių negali priartėti legali įmonė. Pasitikėkite patikimais žmonėmis, kuriuos pažįstate arba kurie turi gerus atsiliepimus "Google" (nors ir ten įmanoma nupirkti).

Kaip elgiamies su vėlavimais dėl oro sąlygų?

Anglijoje vėjas ir lietus gali sustabdyt net keltą. Kai uūžas per stiprus, Dover-Folkstone linija sustoja. Tada mes informuojame klientą, kad bus vėluojama. Čia jau ne nuo mūsų priklauso, gamta tai gamta. Geriau turėti rezervą planuose, nei skambinti vairuotojui kas valandą.

Išvados ir patarimai

Galiausiai, Biuro perkėlimas iš Anglijos greitai ir efektyviai nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Jei pasirūpinsite dokumentais (ypač Ex1) iš anksto ir pasirinksite patikimą partnerį, o ne pigiausią skelbimą socialiniame tinkle, viskas praės sklandžiai. Nenuvilkite su pakuimu iki paskutinės nakties, ir būkite sąžiningi dėl krovinio apimties. Dešimt metų šioje srityje išmokau, kad dauguma problemų kyla ne iš kelių, o iš žmonių, kurie norima sutaupyti laiko ar pinigų ten, kur to negalima daryti. Sekmės jūsų verslui ir perkėlimui.