Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas, kainos ir realybė, kurią privalai žinoti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, maždaug nuo tada, kai Anglijoje dar nebuvo tiek daug lietuvių vairuotojų, o muitinės tarp Lietuvos ir JK buvo tik formalumas. Per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai planuotų perkėlimų iki tokių chaoso scenarijų, kuriais būtų galima nufilmuoti komediją. Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas yra tas dalykas, kurį visi klientai ieško, tačiau nedaug kas supranta, kad jis prasideda ne tuomet, kai atvažiuoja vairuotojas, o dar prieš mėnesį. Dabar, po „Brexit“, viskas tapo sudėtingiau, daugiau popierizmo, daugiau laukimo, o efektyvumas tapo ne greičio, o kantrybės sinonimu. Čia ne tiesiog apie tai, kad padėtum kompiuterius į dėžę ir parvežtum į Vilnių, o apie tai, kaip išvengti to, kad tavo verslas stovėtų be jėgų dvi savaites, tuo tarpe krovinys būtų įstrigęs kažkur Folkstono uoste arba dar blogiau – muitinėje. Tiesa, dažnai klientai sako, kad jiems reikia visko „vakar“, bet realybėje, jei norite, kad biuro perkėlimas iš Anglijos būtų efektyvus, reikia žinoti kelis aštrius kampus, apie kuriuos retas kurjeris drįsta kalbėti atvirai.

Apie planavimą ir terminus (ir kodėl visada vėluojame)

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Įprastai, jei kalbame apie standartinį krovininį mikroautobusą arba sunkvežimį, tai nuo užsakymo momento iki pristatymo praeina maždaug 7–10 darbo dienų. Tačiau tai yra idealus variantas, kai vairuotojas tiesiog užsuka, pakrauna ir važiuoja. Biuro perkėlimas iš Anglijas (tarkim, iš Londono ar Mančesterio) susiduria su tuo, kad Anglijoje greitai nieko nebus padaryta dėl intensyvaus eismo. Be to, dabar reikia laukti kelto vietų, o jei tenka eiti per muitinę (pav., išsiunčiant daugiau nei 1000 kg arba atgaivinant prekes), tai pridėkite dar dieną-dvi. Taigi, jei jums reikia efektyvumo, skirkite laiko atsarginį fondą, nes angliškas „greitas“ reiškia visai ką kita nei mūsiškis.

Ar galima numatyti tikslią atvykimo dieną?

Būtų melaginga pasakyti, kad taip, 100 procentų garantijos nėra. Net jei aš jums pasakysiu, kad vairuotojas bus antradienį, gali būti, kad prieš tai jis pristos prieš tai esančiame užsakyme, ten bus problemų su pakrovimu (buvo atvejų, kai klientas neturėjo pakrovimo rampos), ir vairuotojas pavėluoja. Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas labai priklauso nuo to, kiek tiksliai jūs sugebate nurodyti kiekį ir vietos sąlygas. Jei sakykite, kad „ten tik kelios dėžės“, o atvažiuoja vairuotojas ir mato, kad reikia išmontuoti visą sandėlį, tuomet grafikas skrenda į šiukšles.

Kiek laiko reikia skirti pačiam pakrovimui Anglijoje?

Tai viena dažniausių priežasčių, kodėl užtrunkame. Klientai mano, kad jei vairuotojas atvyksta 8:00 ryte, tai jis išvažiuos 9:00. Na, realybėje, jei tai biuras, reikia išjungti techniką, užklijuoti dėžes, sudėti į liftą (jei toks yra). Anglijoje dažnai būna problemų su prieiga prie pastato – reikia leidimų iš savivaldybės, kad sustotų sunkvežimis. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa efektyvus tik tada, kai pakrovimas suplanuotas bent 4–6 valandoms, o ne valandai. Niekada neskubėkite čia, nes greitas pakrovimas dažnai reiškia sulaužytus baldus ar pamirštus dėžes kampoje.

Ar reikia dalyvauti pačiame pakrovime?

Geriau taip ir daryti, arba bent jau turėkite atsakingą žmogų, kuris žino, kas yra kas. Aš mačiau situaciją, kai vairuotojas pakraunė dėžes su svarbiais dokumentais į sunkvežimį, o klientas atvyko tik paskutinę minutę. Vėliau paaiškėjo, kad tie dokumentai buvo reikalingi tame pačiame biure dar darbui. Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas nukrenta, jei reikia ieškoti vienos mažos dėžės tarp 50 kitų. Jei negalite būti ten, užtikrinkite, kad kas nors padės vairuotojui orientuotis, kas yra kruopštaus (IT) ir kas – tik „buitinio“ tipo krovinys.

Kas daryti, jei biure dar dirbami žmonės per perkėlimą?

Tai blogiausias scenarijus. Vieną kartą vežome IT įmonę iš Londono, ir vairuotojas negalėjo įeiti, nes visi sėdėjo ir dirbo. Efektyvumo čia nebėra. Jei galite, planuokite perkėlimą į savaitgalį arba naktį. Anglijoje darbo taisyklės griežtos, vairuotojai negali dirbti po 10 valandų be poilsio, todėl jei juos lauksite kol jie „ilsėsis“, prarasite dieną. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti suplanuotas taip, kad jis trukdytų kuo mažiau, o ne taip, kad stumiate stalus virš darbuotojų, kurie bando rašyti laiškus.

Ar verta laukti, kai susirenka daugiau krovinių (konsolidacija)?

Kai kalbame apie mažesnes įmones, jos dažnai nori sutaupyti ir laukia, kol surinks 5–6 klijentus vienam sunkvežimiui. Tai taip, tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas šiuo atveju žymiai sumažėja. Jūsų dėžės gali stovėti sandėlyje Birmingeme savaitę, kol surinks likusius krovinius. Jei jums reikalingi dokumentai ar kompiuteriai jau kitą dieną Lietuvoje, šis variantas netinka. Mokėkite už pilną mašiną (arba dalį) ir važiuokite tiesiogiai, tai yra vienintelis būdas užtikrinti, kad procesas nebus užstrigęs.

Kaip Brexit paveikė terminus?

Niekas nemėgsta šito žodžio, bet pakeitimų nepavyko išvengti. Anksčiau vairuotojas tiesiog važiuodavo per tiltą arba keltą, dabar turi sustoti, pateikti dokumentus. Kartais sistemos „užstringa“, tada stovime valandas. Biuro perkėlimas iš Anglijos dabar reikalauja papildomo laiko rezervo. Negalima manyti, kad tas pats maršrutas, kuris anksčiau trukdavo 48 valandas, dabar nebus ilgesnis. Jis bus, bent jau dėl biurokratijos. Tai yra nauja realybė, su kuria reikia susitaikyti.

Pinigai, dokumentai ir Anglijos specifika (kur pinigai dingsta)

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip šuo ant uodegos. Priklausomai nuo to, kiek turite kubinių metrų. Jei tai mažas biuras – tarkime, 10–12 kubinių metrų (tai maždaug 3–4 didelės dėžės ir keli baldai), tai kils apie 800–1200 svarų. Jei pilnas 20 pėdžių konteineris ar sunkvežimis – kalbame apie 2500–4000 svarų. Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas piniginėje prasme yra tas, kad geriau mokėti vieną kartą už pilną transportą, nei mokėti mažiau, bet gaišti savaites laukiant. Taip pat nepamirškite, kad kuro kainos Anglijoje ir Lietuvoje skiriasi, tai įeina į kainą.

Ar kaina įskaitia iškrovimą Lietuvoje?

Įprastai, kai sakome „kaina“, turime omenyje transportą nuo durų iki durų. Tačiau būkite atidūs – kai kurios firmos (ypač pigios) rašo „iškrovimas į grindis“. O kas toliau? Kas nešės į antrą aukštą? Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai baigiasi to, kad Lietuvoje vairuotojas atsisako nešti sunkių spintų be keltuvo, ir tada jums tenka ieškoti vietinių „meškeriotojų“. Užtikrinkite, kad sutartyje būtų aiškiai parašyta: „pilnas iškrovimas į nurodytas vietas“, kitaip efektyvumas baigsis pačioje pabaigoje.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Dabar čia yra svarbiausia. Jei perkeliate biurą, kuris buvo registruotas Anglijoje, tai techniškai tai gali būti prekių perkėlimas arba perkėlimas dėl verslo veiklos nutraukimo. Reikės paketo: CMR draudimas, prekių sąrašas (packing list), o jei vertė didelė – galbūt ir EX1 deklaracija. Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas priklauso nuo to, ar vairuotojas turi visas šias popierius rankoje. Jei trūks vieno lapo, muitinėje sustosime. Ir tai gali kainuoti brangiai – ne tik pinigais, bet ir laiku.

Ar reikia mokėti PVM arba muitus?

Tai yra tamsi vieta, kurioje dažnai painiojasi. Jei perkeliate įrangą, kuri jums priklauso ir ją naudojote toje pačioje veikloje (t.y., perkeliate verslą, o ne parduodate prekes), dažnai galima taikyti nulinį PVM tarifą (intra-community supply arba transfer of own goods). Bet čia esu gana atsargus (nors mano teisininkai sako, kad taip), nes Anglijos muitinės pareigūnai gali turėti kitokią nuomonę. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali tapti brangus, jei nesugebėsite įrodyti, kad tai ne prekės pardavimas. Geriausia pasitarti su accountant’u prieš vežiant.

Ką daryti su įranga, kurios vertė didelė (serveriai, brangūs kompiuteriai)?

Jūs privalote juos detaliai aprašyti sąraše – serijiniai numeriai, modeliai. Negalima rašyti tiesiog „3 kompiuteriai“. Jei vairuotojas bus sustabdytas ir patikrins, o sąraše bus neryšku, gali būti bauda arba konfiskavimas (nedažnai, bet įvyksta). Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas šiuo atveju reiškia skaidrumą. Nenorite, kad jūsų serveris su duomenimis būtų užkabintas kaip pavojinga arba nelegali prekė. Užpildykite tuos lapus taip, kaip mokėtumėte mokykloje, be klaidų.

Ar galima apmokėti kortele Lietuvoje už Anglijos paslaugas?

Dauguma lietuviškų firmų, kurios dirba su Anglija, turi sąskaitas Lietuvoje arba IBAN, tad taip, galima. Tačiau jei samdate tiesioginį Anglijos vežėją („Man with Van“), jis gali reikalauti grynųjų arba banko pervedimo Anglijoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti sudėtingesnis, jei jūsų buhalterija atsisako pervesti pinigus į užsienio sąskaitą be sutarties. Pasirūpinkite tuo iš anksto, kad mokėjimas neblokuotų išvykimo.

Ar yra paslėptų mokesčių (užkrovimo mokestis Londono centre)?

O taip, ir tai dažnai nustebina klientus. Jei jūsų biuras yra „London Congestion Charge“ zonoje, sunkvežimis turi sumokėti už įvažiavimą. Taip pat, jei reikia specialios leidimo stovėti prieš pastatą (parking permit), tai kainuoja. Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas sumušamas, jei vairuotojas praleidžia valandą ieškodamas vietos, nes užmokestis už parkavimą nebuvo apmokėtas. Paprašykite savo Anglijos pusės darbuotojų pasirūpinti leidimais, arba įtraukite tai į sąskaitą.

Ar verta drausti krovinių?

Be abejo. Yra standartinis CMR draudimas, kuris dengia apie 10–12 SDR kilogramui (tai labai mažai). Jei gabenate brangią IT įrangą, biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti papildomai apdraustas. Aš mačiau, kaip vairuotojas užkliuvo į banguotą kelią (Anglijoje keliai, tiesa, geresni nei mūsiški, bet vietomis...), o ant viršaus buvo nestabiliai pritvirtinta spinta. Viskas nukrito. Draudimas išgelbėjo nuo bankroto. Nedarykite prielaidų, kad „nieko nenutiks“.

Techniniai dalykai: baldai, IT ir muitinė (kur viskas dažniausiai lūžta)

Kaip supakuoti IT įrangą?

Nenaudokite tiesiog senų prekių dėžių iš parduotuvės. Kompiuteriai turi būti įpakuoti į originalias dėžes, jei liko, arba į specialias burbulių plėvelės ir putų dėžes. Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas IT srityje priklauso nuo to, ar viskas veiks atvykus. Jei monitoriaus ekranas bus įbrėžtas dėl blogo pakavimo, jums nebus svarbu, kad vairuotojas važiavo greitai. Pažymėkite dėžes: „FRAGILE – IT“, viršuje, apačioje, iš šonų. Vairuotojai dažnai skaito tik tas, kurios yra didelėmis raidėmis.

Ar galima vežti biuro kėdes neišmontuotas?

Galima, bet tai nepigiai ir neefektyviai. Kėdžių kojos dažnai lūžta, jei jos sumestos viena ant kitos kaip lego kaladėlės. Geriau išsukti jas (tai užtrunka 5 minutes vienai kėdei) ir susukti į vieną dėžę. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa pigesnis, jei taip padarysite, nes telpa daugiau daiktų į mažesnę erdvę. Be to, mažiau trūksta kojų. Vieną kartą atvežėme 50 kėdžių, o 10 iš jų buvo nebegalimos naudoti – tiesiog buvo mėtos ant grindų.

Ką daryti su didžiausiais baldais (priekaba, konferencijos stalas)?

Tiesiog neįsivaizduojate, kaip Anglijoje dažnai būna sukonstruoti baldai – jie dažnai nesurandami į standartinį liftą. Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas čia reiškia išmontavimą. Jei stalas yra 4 metrų ilgio, jis turi būti išrastas. Jei bandysite jį išnešti per laiptus, galiu garantuoti, kad nusirinsite grindų apdailą arba patysems nusirinsite nugarą. Vairuotojai nėra baldų meistrai, jie nešėjai, tad užtikrinkite, kad kas nors iš jūsų komandos arba samdytas montuotojas sužino, kaip tai išardyti.

Ar galima vežti skysčius (rašalo kasetes, vandenis)?

Rašalo kasetes galima, bet jas geriau įdėti į maišelius, jei nutekėtų, nesuteptų kitų daiktų. Vandens butelius ar kavos aparatus su vandeniu – ne, neleiskite ten vandens. Biuro perkėlimas iš Anglijos žiemoje gali baigtis taip, kad vandens butelis užšąla, sprogsta, ir visi dokumentai tampa drigni. Išpilkite skysčius. Tai paprasta taisyklė, kurią dažnai pamirštame, kai skubame.

Kaip elgtis su serveriu?

Tai yra jautriausia vieta. Serveris turi būti išjungtas teisingai (shutdown), ne tiesiog ištrauktas iš lizdo. Duomenys guri būti pasidaryti backup (atsarginė kopija). Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas čia yra nulis, jei atvykstate į naują biurą Lietuvoje, o serveris nebeprisijungia, nes diskas buvo pažeistas vibracijos. Jei įmanoma, serverius vežkite asmeniniu automobiliu (jei mažai), arba uždėkite juos ant specialios amortizacinės pagalvės sunkvežimyje.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Nebūtina iki blizgesio, bet neleiskite, kad būtų pilna dulkių arba maistų likučių. Anglijos muitinė arba fitosanitarinė kontrolė gali sustabdyti netvarkingą krovinį. Be to, vairuotojai nepatenka, kai turi nešti purvinus biuro kėdes. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti civilizuotas. Užsivalykite stalus, išmeskite šiukšles. Tai pagarbos jūsų daiktams ir žmonėms, kurie juos veža, reikalas.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (valymo priemonėmis)?

Biure dažnai būna aerozolių, balinimo priemonių. Tai yra pavojingos krovinių kategorijos (ADR). Negalima tiesiog mesti į pilną dėžę. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti sustabdytas, jei vairuotojas neturi ADR leidimo, o jūs paslėpėt balinamąjį tarp knygų. Geriau viską tai išmesti Anglijoje ir nusipirkti naują Lietuvoje. Netaupykite ant 5 svarų vertės priemonių, jei dėl jų gali būti problema.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Absoliučiai taip. Rašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra ir į kur kambarį ji turi patekti (pvz., „Vadyba, 2 aukštas“). Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas iškrovimo metu tiesiog mirksi tamsiai, jei vairuotojas kiekvieną kartą klausia „Kas čia?“. Pasidarykite lentelę Excel’e, spausdinkite lipdukus. Tai užtrunka valandą, bet sutaupo dieną iškroviant.

Kaip apsaugoti grindis pervežimo metu?

Jei Anglijoje turite kotediško tipo biurą su medinėmis grindimis, įsivaizduokite, kas nutiks, kai per vartus vesite 200 kilogramų spintą. Reikia apsauginių kilimėlių arba faneros. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai baigiasi tuo, kad klientui tenka mokėti už pažeistas nuomojamo patalpo grindis. Nekantrinkite, uždėkite apsaugą. Tai pigiau nei uždėti naują grindų dangą.

Pavojai ir neprognozuojamos situacijos (kai viskas nuo neatvyksta)

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga arba sugenda mašina?

Tai reta, bet įvykstanti situacija. Jei dirbate su rimta firma, jie turi rezervinį transportą arba partnerius. Jei samdate „vieną vyrą su furgonu“ iš skelbimo, gali būti, kad jūsų krovinys stovi priešais namus savaitę. Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas čia priklauso nuo pasitikėjimo. Patikrinkite, ar vežėjas turi draudimą, ar jis registruotas. Nemažai atvejų, kai žmonės mokėjo avansą, o vairuotojas „dingo“ su užmokesčiu.

Ar gali būti, kad muitinė nuspręs patikrinti kiekvieną dėžę?

Taip, ir tai yra košmaras. Jei jūsų dokumentai atrodo įtartinai, arba jūsų įmonė yra „raudonojo rizikos“ sąraše, gali būti pilnas perkrovimas. Biuro perkėlimas iš Anglijos tada tampa nebe efektyvus, o tiesiog brangus pramogas. Reikia mokėti už perkrovimą, sandėliavimą. Vienintelis apsaugos būdas – tikslūs dokumentai. Nerašykite „biuro įranga“, jei ten yra asmeniniai daiktai ar naudoti automobilių dalys (ką dažnai bando daryti).

Kas daryti, jei naujieji patalpos Lietuvoje dar nebaigtos remontuoti?

Tai klasika. Atvyksta sunkvežimis, o ten dar dažoma grindys arba nėra elektros. Biuro perkėlimas iš Anglijos tada tampa logistiniu košmaru – reikia kur nors laikinai padėti dėžes. Užtikrinkite, kad Lietuvoje būsite pasiruošę prieš vairuotojo atvykimą. Nereikia, kad jis lauktų prieš uždaromis durimis, nes jo laikas yra pinigai, o jūsų nervų kaina nėra įskaitoma.

Ar pasitaiko vagysčių?

Rečiau nei anksčiau, tačiau Anglijoje, ypač Londono priemiesčiuose, gali būti, kad kol vairuotojas eina į biurą pasiimti raktų, iš furgono išvogiami dalykai. Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas taip pat priklauso nuo saugumo. Neužsidarykite furgono be priežiūros, jei galite. Stenkites, kad pakrovimas vyktų saugioje vietoje (pvz., požeminėje garažo aikštelėje), o ne gatvėje.

Ką daryti, jei dėžė atvyksta sulaužyta?

Tuomet reikia kreiptis į draudimo kompaniją. Bet svarbiausia – padaryti nuotraukas dar prieš išvykstant iš Anglijos ir iš karto po atvykimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali baigtis ginčais, kas sulaužė dėžę – ar ji buvo tokia jau Anglijoje, ar ją smogė vairuotojas Lietuvoje. Nuotraukos išspręs šią problemą per minutę. Be nuotraukų – jūsų žodžiai prieš jų žodžius.

Ar gali būti problemų su klientų duomenų apsauga (GDPR)?

Žinoma, jei vežate dokumentus su asmeniniais duomenimis, jūs privalote užtikrinti, kad jie nepatektų į svetimas rankas. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra momentas, kai duomenys ypač pažeidžiami. Užrakinkite dėžes su dokumentais, neleiskite jų palikti neapsaugotai furgono viduje naktį (jei stovite viešbutyje). GDPR baudos yra didesnė nei visas tų dokumentų pervežimas.

Kaip elgtis, jei Anglijoje liko šiukšlių, kurių neįmanoma išmesti?

Anglijoje taisyklės griežtos – negalima tiesiog užmesti visko į konteinerį, jei tai yra statybinės atliekos arba elektros atliekos (WEEE). Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti pavėluotas, jei reikia rasti specialią įmonę, kuri surenka senus monitorius. Pasirūpinkite šiukšlių išvežimu iš anksto, kitaip vairuotojas atsisaks juos vežti, o teisybė, jis ir neturėtų.

Ar visada verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Mano 20 metų patirtis sako: ne. Pigiausios paslaugos dažnai reiškia, kad tai bus studentas su pasiskolintu furgonu, kuris neturi draudimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas pasireiškia ilgainiui. Išsaugoję 100 svarų šiandien, galite prarasti tūkstančius rytoj. Pasitikėkite tuo, kas turi reputaciją, o ne tuo, kas siūlo „mažiausiai rinkoje“.

Galų gale, ar verta viską daryti paties?

Jei turite mažą biurą ir nemažai laisvo laiko, galbūt taip. Tačiau dideliam biurui biuro perkėlimas iš Anglijos yra per didelis stresas vadovui. Jūs turite dirbti verslu, o ne nešti dėžes. Perleiskite tai profesionalams, net jei tai kainuoja. Jūsų nervai ir laikas yra brangesni nei keli šimtai svarų.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Anglijos: efektyvumas nėra tiesiog apie tai, kaip greitai vairuotojas spaudia pėdą dujinį. Tai sudėtingas procesas, prasidedantis nuo gero planavimo, pasibaigiantis ramia iškrovimo Lietuvoje diena. Nors pasaulis pasikeitė ir tapo daugiau biurokratinis, viską vis dar įmanoma padaryti sklandžiai, jei nebandote sutaupyti visur, kur tik galima, ir jei pasitikit patyrusiais žmonėmis. Sėkmės perkėlimui, ir tikiuosi, jūsų kava naujame biure bus dar geresnė nei ta, kurią gėrote Londone.