Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo trikdymų: kaip išgyventi chaosą ir neišprotėti

Dirbu logistikos srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, maždaug tiek, kiek neseniai pasaulio rinka suko savaime, be visų šių naujųjų muitinės procedūrų. Tuo laiku į Angliją važiuodavome su tik vienu lapeliu rankose. Dabar, kai klientai klauso apie biuro perkėlimą iš Anglijos be verslo trikdymų, ajaus retai kada sekasi išlaikyti visišką ramybę. Taip, teoriškai tai įmanoma, tačiau praktikoje visada pasitaiko kažkas, kas sukelia šaltus prakaitus. Kalbėsime ne apie reklaminius brošiūrinius tekstus, o apie tai, kaip tai vyksta iš tiesų – kartais chaotiškai, kartos brangiai, bet visada pasiekiama tikslas.

Anglija dabar yra kaip trečiasis pasaulis dokumentų prasme, nors jie ir to nepripažįsta. Jei norite perkelti įmonę iš Londono, Mančesterio ar mažesnio miestelio į Lietuvą, turite žinoti, kad tai nebe tiesiog "užkrauk ir vežk". Štai trumpas vadovas, kaip išlikti sveiku, kai viskas aplinkui griūva.

Dokumentai ir pasienio "magija"

Ar Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo trikdymų įmanomas be EORI kodo?

Iš tikrųjų ne, nebegausite nieko per sieną. EORI numeris dabar būtinas viskam, net tada, kai gabenate tik savus korporatinius baldus. Pamažu jau pamiršau tuos laikus, kai užtekdavo vairuotojo pažymėjimo. Dabar be šio kodo krovinys tiesiog sustoja pasienyje ir pradeda rūpti muitininkus. Vieną kartą turėjau klientą, kuris manė, kad jo asmeninis pasas tiesiog "išspręs" klausimą. Turėjome laužti galvas tris dienas, tuo metu komandos rašė be stalų. Taigi, užsakykite šį kodą iš anksto, tai nėra labai sudėtinga, bet užtrunka.

Ką daryti su T2L dokumentu, jei jis dingsta?

Tai viena blogiausių košmarų, galiu jums pasakyti. T2L lapas įrodo, kad prekės (ar jūsų biuro inventorius) jau buvo sumokėtos mokesčius ES ir dabar juda iš trečiosios šalies. Jei jo nėra, mokesčius turėsite mokėti iš naujo, pagal dabartines vertes. Kartais šie dokumentai keliauja atskirai nuo krovinio, o kartais juos pamiršta įdėti prie vairuotojo. Jei dingsta, belieka kreiptis į HMRC (Anglijos mokesčių tarnybą), ir pasakykite, koks tai malonumas. Geriausia darysi kopijas ir vieną padėti ant priekinės sėdynės (na, bent jau taip darydavo seni vairuotojai, nors dabar gi geriau el. versiją).

Ar galima perkelti techniką be papildomų sertifikatų?

Jei tai seni, išbruvę monitoriai, tai dažnai praeina be jokių problemų, ypač jei jie atrodo kaip šiukšlės. Bet kai bandote pergabenti naują serverinę įrangą ar brangius "Apple" kompiuterius, prasideda pyktis. Anglijoje gali reikėti eksporto licencijų, jei technika yra labai specifinė ar "dual-use" (kurią galima naudoti ir karui). Aš asmeniškai visada rekomenduoju turėti pirkinio KV (sąskaitą faktūrą). Be jos, muitinė gali įvertinti techniką kaip naują ir nustatyti didžiules muito mokesčius, o jūsų grynųjų nebebus likę.

Ar pasienio kontrolė tikrinamus kompiuterius?

Tai keista, bet kartais jie tai daro. Ne visada, ne kiekvieną kartą, bet jei sulaiko sunkvežimį ir mato daug įrangos, gali paprašyti įjungti. Vieną kartą mūsų vairuotojas buvo supiktas, kad neturi pinigų mokėti už "sandėliavimą" pasienio punkte, o kompiuteriai stovėjo užrakintose dėžėse. Muitininkas norėjo įsitikinti, kad tai ne kontrabanda. Geriausia pasirūpinkite, kad vairuotojas žinotų visus įrenginių slaptažodžius arba turių prieigą prie administratoriaus. Kitaip laukimas gali trukti iki paros.

Koks yra "paskutinio eksporto" procedūros esmė?

Kai įmonė uždaro skyrių Anglijoje, tai labai svarbu. Tai oficialus procesas, kurio metu patvirtinama, kad prekės išvežtos iš šalies galutinai. Jei to nepadarysite, Anglijos mokesčių inspekcija gali vis dar laikyti, kad turite turtą šalyje ir reikalauti mokėti mokestį. Nereikia šito daryti kiekvienam keliui, bet jei uždarote biurą visas, tai būtina. Užpildyti formą nėra sunku, bet jei suklupsite su datos formatu, gali tekti daryti viską iš naujo (o ten įmonės jau nebus).

Logistika: laikas, kaina ir nervai

Kiek laiko užtrunka Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo trikdymų?

Jei klausiate apie važiavimo laiką tai, žinoma, sunkvežimis važiuoja porą dienų iki Lietuvos. Tačiau jei kalbame apie visą procesą nuo pasirašymo iki paskutinės dėžės atidarymo Vilniuje, tai skaičiuokite maždaug mėnesį. Dvi savaitės eina dokumentų tvarkymui (ypač jei klientai vėluos pateikti duomenis), savaitė pakavimui, ir tiesioginis važiavimas su laisvais dienomis jūroje. Niekada neskaičiuokite, kad viskas įvyks per savaitę – tai tiesiog nerealu, tokiu atveju padarysite daug klaidų (iš patirties sakau).

Ar apima draudimas, jei vairuotojas užmiega?

Standartinis draudimas draudžia tik turtą, o ne jūsų prarastas pajamas dėl vėlavimo. Taigi, jei vairuotojas užmiega prie vairo (kas, tikiuosi, neįvyks), tai jo ir draudimo įmonės problema. Bet jei katastrofa įvyksta dėl blogo kelio oro sąlygų Anglijoje (o ten, tiesa sakant, labai dažnai lyja), turtas bus atstatytas, bet laiko neatginsite. "Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo trikdymų" reikalauja, kad turėtumėte atsarginį planą. Bent jau du kompiuterius išsikraukite su savimi lėktuvu, kad galėtumė dirbti.

Kiek vidutiniškai kainuoja toks reisas?

Čia yra keletas, kiekvienas atvejis individualus, bet maždaug nuo 3 iki 6 tūkstančių eurų už pilną sunkvežimį. Tai labai priklauso nuo kur tiksliai Anglijoje esate. Jei Londonas, pridėkite dar 500-1000 eurų už "London noise levy" ir užkeliavimą į miesto centrą. Taip pat dabar degalai brangu, o keltų kainos šokas po Breksito buvo baisus. Neteisinga manyti, kad kaina liks tokia pati kaip prieš penkerius metus. Visada dėlto rekomenduoju pasirašyti fiksuotą kainos sutartį, kad nustotų siųsti papildomus sąskaitas už "parkavimą".

Ar galima važiuoti per savaitgalį, kad neblokuoti verslo?

Teoriškai galima, bet praktiškai tai būna problematiška. Keltai turi savo graifus, o statybose (kur dažnai iškrauname biurus) savaitgaliais nedirba kranai ar neleidžiama važiuoti sunkvežimiuose mieste jei gatvės mažos. Geriausiai viskas užtikrauti penktadienį išvežti iš Anglijos ir pirmadienį rytą jau būti ties Lietuvos biuru. Taip jūsų darbuotojai gali ramiai atostogauti, o pirmadienį jau dirbti naujoje vietoje. Nors, žinoma, visada kas nors nukrypsta nuo grafiko.

Kas daro, jei keltas atšaukia reisą?

Tai pasitaiko dažniau, nei mes norėtume. Ypač žiemą, kai Dunkerkėje ar Kalėje kyla audros. Tada Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo trikdymų tampa tiesiog sapnu. Krovinys stovi keleto uoste kelias dienas. Vienintelis išėjimas yra turėti lankstaus planą – galbūt iš karto nesiųsti visų vairuotojų atostogų, o palikti vieną prie krovinio, kuris gali būti parodytas muitinei atvykus. Kitaip laukimas gali užtrukti ilgai ir jūsų komanda liks su tuščiais stalais.

Ar verta rinktis "part load" (dalį mašynos) variantą?

Jei turite mažai daiktų, tarkime, tik 10 dėžių ir kelis stalus, tai tai yra pigiausiai. Bet tikite man, tai lėčiausia. Tada jūsų dėbės važiuoja su kitų žmonių kroviniu iki 10-14 dienų. Jūs niekada nežinote, kur jie stovi šiuo momentu – arba Sandvike, arba kažkur prie Birmingemo. Jei jums svarbu greitis, imkite pilną mašiną arba bent jau dalį, bet su garantuota išvežimo data (pavadinimu "dedicated truck").

Techninė puota: baldai, serveriai biudžetas

Kaip pergabenti serverius, kad jie neisužultų?

Tai, sakysiu, jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai (ne tiesiog ištraukti lizdą). Tada juos supakuoti į specialias "anti-static" dėžes su putomis. Nenaudokite paprasto folijos, nes ji sukuria elektros krūvį. Turėjau atvejį, klientas iškrovė serverį pats Lietuvoje ir pastatė ant drėgnos grindų (o kas ten vyko statybose? neaišku). Žinoma, jis nebeįsijungė. Geriausia pasikviesti IT specialistą tiek Anglijoje, tiek čia, kuris viską prižiūrės.

Kodėl dėžių numeracija yra tokia svarbi?

Kadangi aš dirbu jau ilgaini su tokiais dalykais, galiu pasakyti – nenumastyti dalykai atsitinka. Vairuotojas atveža 150 dėžių, o jūsų administratorius susiranda tik 149. Kur viena? Ji pasilikta degalineje prie Londono? O gal buvo pavogta? Tada prasideda telefonai. Jei kiekviena dėžė turi numerį ir sąrašą (inventorių), matome, kad "Nr. 145" dingęs. Tai gerokai palengvina paiešką ir draudimo išmoką gauti.

Ar galiu patys supakuoti biuro popierių?

Galite, bet neišduosime jums draudimo. Tai esminis dalykas. Jei vairuotojas pakrauna jūsų pačių supakuotas dėžes ir jos viduje kas susmulka ar subyrėja, draudimo įmonė pasakys: "mūsų kaltės nėra". Todėl visada rekomenduojama, kad pakavimą atliktų mūsų komanda (iš Anglijos pusės). Žinoma, tai kainuoja, bet užtikrina saugumą. Be to, maldauju, nerašykite ant dėžių brangios technikos, kad "velniop ją niekas nepasims" – priešingai, tai traukia akis.

Kas dėl biuro augalų – ar juos galima vežti?

Tai sudėtinga klausimas. Augalus dažniausiai neleidžiama įvežti į ES iš trečiosjų šalių šaknimis su žemės moliu, dėl kenkėlių. Aš žinau, kad daugelis bando įslysti su viena palme rankoje, bet jei muitininka pastebės, gali būti konfiskuota ir bauda. Geriau palikti kaimynams arba išsiųsti oro paštu (tikrai tikrina kelionę). Nėra verta to rizikuoti dėl vieno fikuso.

Ar turėčiau nuimti duris nuo spintų?

Būtina. Senos angiškos biuro spintos dažnai yra per didelės pro liftus ar duris Lietuvos biuose (ypač jei įsikursite sename centre). Nuo durų nukritęs varžtas gali sugadinti dangą ar sužaloti vairuotojo nugarą. Ir patikėkite, vairuotojai nebus laimingi surinkti tai visą vėl. Viską nuplėškite iki paskutinio screw'o (atsvaros), užrašykite, kur jis buvo. Tai sutaupo laiko statybvietėje.

Kaip elgtis su confidential šiukšlėmis?

Kartos klientai bando išmesti į šiukšliadėžes svarbius dokumentus Anglijoje, ir tada supranta, kad ten liko kontraktai. Geriau sutalpinkite viską į dėžes ir vežkite su savimi. Čia galite saugiai susmulkyti. Nenaudokite atviro rėgio. Dar vienas, labai svarbus dalykas: nepamirškite išimti dokumentų iš spausdintuvo prieš išsivežant (buvo toks atvejis, kai liko visi darbo užmokesčio duomenys ant stalo).

Organizaciniai chaosai ir darbuotojų reakcijos

Kaip paaiškinti darbuotojams, kad jie turi susirinkti dalykus?

Tai, tiesą sakant, dažnai sunkiau nei pati logistika. Žmonės nemėgsta keisti vietą. Viename iš Londono projektų, IT vadovas tiesiog atsisakė susirinkti savo daiktus sakęs, kad "jis čia nebe dirba". Galiausiai jo dalykus surinkome į dėžę kaip konfiskuotą turtą. Parašykite aiškias instrukcijas: kas uždaromas, kas lieka ant stalo. Darbuotojai turi žinoti, kad "Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo trikdymų" priklauso ir nuo jų disciplina.

Ar reikia dirbti Anglijoje iki paskutinės sekundės?

Būtų idealu, bet tai neįmanoma. Kelios dienos be darbo neprivers įmonę bankrotuoti. Geriausia užsidaryti pirmadienį ryte, o vairuotojus nuleisti vakare. Taip jūs sukelsite mažiausiai trikdžių, nors, žinoma, klientai gali skambinti ir rauptis. Nustatykite laikiną telefonų perkreipimą į mobiliuosius arba paskelbkite "techninę pertrauką" el. pašte.

Kas daryti su biuro kavos aparatu?

Jis turi būti išvalytas! Vieną kartą gavome tokį kvapą iš dėžės, kad vairuotojas beveik pagalvojo, kad keliujame ne su baldais, o su puvusiais maistu. Vanduo turi būti išpilta, filtrai išimti. Nukreipkite techniką aptarnauti prieš išvežimą. Kitaip gali tekti mokėti už valymą Lietuvoje (arba tiesiog išmesti).

Ar verta su savimi vežti biuro kėdes?

Jeigu kėdės kokybiškos "Herman Miller" ar panašios, tai tikrai verta. Jei tai pigios IKEA kėdės, kurios jau sulūžinėjusios, geriau jas palikti ir nusipirkti naujas. Transportavimo kainos tokiems daiktams nenusimoka. Verta daryti investiciją į ergonomiką čia, o ne gabenti senus lokius per visą Europą (kuri jau be to ir keliauja ne mažai kilometrų).

Kaip sureguliuoti parkavimą Anglijojeje?

Londono centre tam reikalingi leidimai (Constituent permits). Be jų sunkvežimis negali net sustoti prie durų. Neteisingai sustatęs vairuotojas gaus baudą (kuria gausite jūs). Būtinai iš anksto susitarkite su pastato valdytoju. Taip pat jei gatvė siaura, gali tekti uždaryti dalį gatvės – tai reikalauja vietinės tarybos leidimo. Viską reikia išspręsti savaitę prieš reką.

Kas nutinka, jei Lietuvoje biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Pasirodo, kad grindys dar džiūna, o dėžės jau stovi prie įėjimo. Tokiu atveju reikia sandėlio. "Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo trikdymų" gali tapti košmaru, jei privalėsite mokėti už sandėliavimą Vilniuje dvi savaites. Aš visada primenu, kad patikrėkite "keys handover" datą. Jei nebus galima įsileisti, turime statyti mašiną uosto aikštelėje, o tai kaštų.

Ar galiu pergabenti asmeninę mašiną kartu su biuro daiktais?

Galima, bet tai kita procedūra. Asmeninė mašina turi būti deklaruojama kaip transporto priemonė, o ne kaip dalis krovinio. Jei ją užkrokite į sunkvežimį gurguolį, kelyje gali būti problemų su taršos kontrolės skaičiuokliais. Geriau, kad vairuotojas ją nuvežtų individualiai. Kitaip, jei biuro perkėlimas sustos, ir mašina bus "įkalta" viduje kartu su stalais (iš patirties sakau, klientai labai nemėgsta tokio scenarijaus).

Kuo skiriasi perkėlimas iš Škotijos nuo Anglijos?

Skirtumas tas, kad Škotija toli. Jei esate Edinburge ar Glazge, vairuotojui teks važiuoti šiaurėn. Tai reiškia papildomas valandas, degalus, galbūt viešnagę. O dar ten nuolatos lyja. Kainos gali šokti net 15-20 proscentų. Taip pat logistiškai sunkiau išsiderėti keltą, jei einate per Newcastlą arba Hull'ą. Geriau planuoti maršrutą pro Londoną jei trūksta laiko (nors ir brangiau, bet greičiau).

Problemų sprendimas ir išvados

Kas daryti, jei pasienio muitininkas "užstringa"?

Lol, ten nėra kažkokių specialių dalykų. Reikia kantrybės. Kartais tiesiog reikia paprašyti viršininko arba parodyti papildomus dokumentus (pvz., VMĮ formą). Nieko negalite padaryti jėga. Aš kartą teko skambinti klientui vidurnaktį, kad jis išsiųstų naują el. laišką su patvirtinimu, nes muitininkas nepasitikėjo parašu. Tiesiog pasiruoškite, kad tokių momentų bus, bet jie pasibaigia.

Ar turiu susirasti pervežėją Anglijoje ar Lietuvoje?

Aišku, kad Lietuvoje. Jei bus problema su vairuotoju ar mašina, kuriam skambinsite lietuviškai 3 valandos ryto? Anglų kalbos žinios gali nepriehelpinti su techniškais terminais (pvz., "bortinės uždangos"). Vietinės Anglijos firmos paprastai vežia tik šalyje, o tarptautiniai reisai – tai kita lygis. Mums patogiau dirbti su savo, nes žinome, ką reiškia "tikslas".

Galima sutikti vairuotoją tiesiog gatvėje?

Jūs galite, bet aš negerčiau. Reikia, kad vairuotojas galėtų užsukti į baseiną arba vieta, kur nesudarys eismo spūsčių. Angliški policininkai labai griežti dėl neteisingai stovinčių sunkvežimių. Geriau susiplanuoti vietą sandėlyje arba stovėjimo aikštelėje. Tai sutaupo daug nervų vairuotojui (o jis ir taip pavargęs].

Kodėl kai kurioms firmoms bando padaryti "žalą"?

Na, žinote, yra tokių, kurios įsispiria su maža kaina, o paskui atsiranda "papildomi mokesčiai už tai už tai". Būkite atsargūs, jei kaina per maža (< 2500 EUR už pilną mašyną). Tai gali būti skambučiai neaiškiomis firmomis iš Rytų Europos, kurios turi "paveldėtas" licencijas. Geriau mokėti daugiau, kadangi garantijos teisinis aiškumas (o jei kas nutiks, galite kreiptis į teismą Lietuvoje).

Ar galima sekti savo krovinio kelią?

Taip, suteikiame GPS nuorodą (linką). Tačiau nenukrypkite nuo to. Jei mašina stovi 5 valandų vietoje, tai ne reiškia, kad jūsų dėžės grobiamos – gali būti, kad vairuotojas privalo ilsėtis (taisyklės). Keltų perėjimo metu signalas dingsta – tai normalu. Stresuoti dėl kiekvienos minutės neverta, tikrai.

Kas yra svarbiausia pabaigoje?

Pabaigoje svarbiausia – neprarasti galvos. Patikrinkite inventoriumi, ar viskas atvyko. Jei trūksta dėžės, nedelsiant rašykite pretenziją. Draudimo terminai yra griežti. O pagaliau nusileiskite ir gerkite kavą nuo naujo (nepamirškite nusipirkti cukraus, nes to angliško stiliaus biuro papildomo nebebus).

Štai toks tas „Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo trikdymų“ atrodo realaus pasaulio akimis. Tai ypatingas reikalas, kuris reikalauja ne tik pinigų, bet ir kantrybės bei gerai suplanuotos strategijos. Nors dokumentų gali būti daugiau nei knygų lentynoje, o keltai gali vėluoti, viską įmanoma įveikti jei pasitikite logistika (ir turite gerą vairuotoją). Gerų pervežimų, o darbas neturėtų sustoti tik dėl to, kad keičiatės adresas.