Biuro perkėlimas iš Anglijos be verslo sutrikimų: logistikos veteranas atskleido smulkmenas, kurios nusprendžia viską

Sveiki, taigi... daugiau nei dvidešimt metų praleidau šioje srityje, o biuro perkėlimas iš Anglijos visada buvo sudėtingas, bet po Breksito tai tapo tikru logistiniu šachmatu. Daugelis mano klientų įsivaizduoja, kad tai tiesiog dėžių krautuvė, tačiau iš tiesų tai tikslus procesas, kuriame viena klaida gali sustabdyti visą kompanijos darbą savaitėms. Matęs esu viską – nuo prarastų serverių iki to, kad vairuotojas nebegalėjo išvažiuoti iš sandėlio dėl blogai užpildytų dokumentų. Čia ne apie tai, kaip pigiai nuvežti stalus, o apie tai, kad pirmadienį ryte Jūsų darbuotojai turi tur�ti kur sėdėti ir kompiuterius, kurie veikia. Jei viską suplanuosite atidžiai, bus sklandžiai, jei ne... geriau apie tai nesakyti.

Dokumentų chaosas ir planavimas (arba kaip neišprotėti nuo popierių)

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Anglijos?

Pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 2-3 mėnesius. Nėra tas dalykas, kurį galima padaryti per savaitę, ypač dabar, kai muitinės tikrinimai yra griežtesni. Reikia susitvarkyti išsiregistravimą iš buvusių patalpų, surasti naują vietą Lietuvoje (ar kur kelsitės) ir, svarbiausia, pasirinkti pervežėją, kuris tikrai išmano Anglijos rinką. Skubėjimas čia yra priešas, nes tada pradeda dėtis klaidos, kurias vėliau teisės ištaisyti kainuoja brangiai.

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas?

Be abejo, taip, ir jis turi būti labai detalus. Nėra pakanka parašyti "4 dėžės su kompiuteriais". Turi būti nurodyta: "4 dėžės, kiekvienoje po 2 nešiojamus kompiuterius, 2 monitorius, klaviatūras". Muitinės pareigūnai mėgsta tikslumą, o jei matai "baldai", gali pradėti kabinėtis ir klausinėti, kas ten tiksliai. Vieną kartą turėjau klientą, kuris parašė "biuro įranga", ir mums teko atidaryti visą furgoną pasienyje, kad parodytume, kad ten ne kažkokia nelegalia technika.

Kas tas EX1 dokumentas ir ar jis būtinas?

Tai pagrindinis formos, kuri leidžia išvežti turtą iš ES (o dabar Anglija jau nėra ES) be PVM mokėjimo, jei grąžinama ta pati įranga. Esu girdėjęs, kad kai kurie bando tai apeiti, bet biuro perkėlimas iš Anglijos be šio dokumento gali baigtis mokesčių mokėjimu už visą turtą, kurį pervežiate. Geriau leisti brokeriui tai užpildyti, nei vėliau aiškintis su HMRC (britų mokesčių tarnyba), kodėl nesumokėte. Tai biurokratinis velnias, bet neišvengiamas.

Ar reikia dalyvauti fiziškai pakrovimo metu Anglijoje?

Labai rekomenduoju. Nors tarkite, kad Jūsų vadybininkas viską tvarko, bet vietinis vadybininkas Anglijoje gali nepastebėti, kad darbuotojai įmetė į dėžę asmeninius daiktus ar kažką, ko nebuvo sąraše. Be to, visada gali atsirasti nesklandumų dėl parkavimo prie pastato (Londonas yra kosmaras dėl to) arba liftsų. Jei ten nieko nėra, kas galėtų spręsti problemas vietoje, vairuotojas tiesiog išvažiuos be krovos, o tai kainuos dvigubai.

Kas daryti, jei dalis įrangos pasilikta Anglijoje?

Tai įprasta situacija. Tiesiog turite tai užfiksuoti inventoriaus sąraše, kad aišku, kad dalis įrangos lieka (pavyzdžiui, serveriai ar dideli baldai, kurie netilps). Muitinėje tai nėra problema, jei deklaruojate tik tai, ką išvežiate. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai vyksta etapais, todėl nenuostabu, jei pirmą kartą vežame tik kompiuterius, o stalus paliekame vėliau. Svarbiausia – neklastoti dokumentų.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Tai yra pilna "pilka zona". Techniškai tai neleidžiama be to, kad turtas būtų deklaruotas kaip asmeninis importas, o ne įmonės turtas. Jei įmonės vadybininkas įmes savo dviratį ar buitinę techniką į furgoną, muitinėje tai gali būti laikoma kontrabanda arba nelegaliu prekių gabenimu. Geriau pasakyti darbuotojams, kad turi susitvarkyti savo daiktus pačiam, arba įtraukti juos į sąrašą kaip "naudojamus asmeniniams reikalams, priklausančius įmonei" (nors ir tai rizikuota).

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra?

Jei visi dokumentai tvarkingi – tai valanda, dvi. Bet jei trūksta EX1 ar sąrašai nesutampa, gali užstrigti dienai (arba ilgiau). Buvau atvejų, kai dėl vienos klaidos deklaracijoje, furgonas gulėjo Dovere tris dienas. Tiek laiko praranda verslas. Geriau pasiruošti blogiausiai scenarijui ir tą laiką įsibrėžti į grafiką. Neklauskite, kodėl britai dirba taip lėtai, tiesiog taip yra.

Ar reikia turėti EORI kodą?

Taip, būtinai. Be EORI kodo Jūsų įmonė negalės legaliai prekiauti (ar gabenti turtą) su ne ES šalimis. Užregistruoti jį paprasta, tai užtrunka kelias dienas Lietuvoje (VMI), bet be jo joks tinkamas biuro perkėlimas iš Anglijos neįmanomas. Nenoriu būti baisus, bet jei bandysite važiuoti be jo, tiesiog neleis išvažiuoti iš sandėlio ar neleis įvažiuoti į Lietuvą.

Kas daryti su paštomatais ar spausdintuvais?

Šie daiktai paprastai turi tonerius ir juostas, kurios yra pavojingos aplinkai, jei nutekėtų. Jie turi būti tvarkingai užfiksuoti ir, jei įmanoma, išimtos. Muitinė dažnai klausia apie chemines medžiagas. Vieną kartą turėjau problemą dėl didelio spausdintuvo, kurio nebuvo sąraše, ir man teko įrodinėti, kad tai ne radioaktyvi įranga (juokinga, bet tiesa). Užrašykite viską.

Ar verta pasamdyti brokerį Anglijoje?

Manau, kad taip. Lietuviškas brokeris gali gerai žinoti teoriją, bet vietinis brokeris Anglijoje žino, kurioje muitinėje greičiau įeina ir kokie yra konkretūs pareigūnų nusistatymai. Jie gali išspręsti problemas "vietoj", o ne telefonu iš Vilniaus. Taip, tai papildoma kaina, bet ji nusimoka per ramybą.

Technika, baldai ir "brangiausi" dalykai

Kaip vežti serverius? Tai juk viskas.

Serveriai – tai Jūsų verslo smegenys. Jų negalima tiesiog mesti į dėžę. Reikia specialios pakuotės, anti-statinės medžiagos ir, idealiai, jei specialistas išjungia ir užfiksuoja diskus prieš kelionę. Biuro perkėlimas iš Anglijos be duomenų praradimo yra prioritetas nr. 1. Aš visada sakau klientams – jei serverius sugadinote, visi kiti baldai nieko nesąs. Pasidarykite duomenų atsarginę kopiją prieš kiekvieną judesį.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Priklauso nuo to, kiek jie dideli. Didelės perkėlimo sistemos ar "L" formos stalai turi būti išmontuoti, jei norite, kad jie tilptų pro duris ir nebeišlūžtų kelyje. Angliški baldai kartais būna su keistais sujungimais, kuriuos sunkiau surasti vėliau, todėl visus varžtus ir detales reikia dėti į pažymėtas maišelius. Niekada nemačiau, kad furgonas tilptų pilnai surinktą didelę konferencijos stalą.

Kaip apsaugoti įrangą nuo sužalojimo?

Vokiškos pakuotės (pripildytos oru) yra geriausios. Naudokite daug burbulių plėvelės. Vienas mano klientas taupojo ant pakuotės ir jo monitoriai atvažiavo su sulaužytais ekranais – nuostaba buvo didelė. Netaupykite ant popieriaus ir lipduko, o jei įranga yra labai brangi, apdrauskite ją ypatingai.

Ar vairuotojai gali išmontuoti įrangą?

Dažniausiai ne, jie yra vairuotojai, baldų meistrai ne. Jie gali padėti su fiziniu sunkiu darbu, bet jei reikia išjungti sudėtingą IT įrangą, tai turi daryti Jūsų žmogus. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas išmans, kaip atjungti priešgaisrinę sistemą nuo serverio. Kas per daug tą, kas per mažai (čia kažką pridirbau, bet suprasite).

Ką daryti su baldais, kurie netilps į naują biurą?

Tai reali problema, ypač jei perkeliates į mažesnes patalpas. Galite juos palikti Anglijoje (parduoti ar išsinuomoti sandėlį), arba vežti į Lietuvą ir laikyti pas mus. Sandėliavimas Lietuvoje šiuo metu brangesnis nei Anglijoje (keista, bet tiesa), todėl apsvarstykite, ar šie baldai verti tiek trikšių. Galbūt biuro perkėlimas iš Anglijos yra puikus proga atsikratyti senų rąstų.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet yra pavojus, kad muitinė jems neleis įvežti dėl kenkėjų. Žemės turi būti pašalinta, o šaknys applautos. Esu girdėjęs istorijų, kai didelės biuro palmės buvo sugriautos per patikriną, nes pareigūnai rado kažką panašaus į erkes. Geriau palikti augalus kolegoms Anglijoje kaip atsisveikinimo dovaną.

Kaip vežti pavojingąsias medžiagas (valymo priemones)?

Jos turi būti atskirai deklaruojos ir turi turėti saugos lapus. Negalima tiesiog įmesti į dėžę su popieriais. Jei tūris mažas, paprastai praeina, bet jei turite visą sandėlė chemijos, reikės specialios transporto licencijos. Dauguma klientų tiesiog nusipirka naujas priemones Lietuvoje – taip paprasčiau.

Ar verta drausti viską keliuose?

Taip, absoliučiai viską. Standartinė draudimo suma dažnai būna per maža, jei vežate brangią IT įrangą. Pasitikrinkite draudimo sąlygas – ar jis dengia ir krovinį Anglijoje prieš pakrovimą, ar tik kelyje? Vieną kartą dėžė nukrito darbuotojui ant kojos Anglijoje prieš pakrovimą, ir draudimas to nepadarė.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Jie turi būti supakuoti į uždaras, užrakintas dėžes ir, jei įmanoma, vežami atskirai nuo kitų daiktų. Geriausia, jei šią dėžę veža atsakingas asmuo savo automobiliu, o ne su bendru krovininiu furgonu. Niekada nežinai, kas gali nutisti per sustojimą prieš kelionę. Pasitikėjimas – geri dalykai, bet dokumentų su saugumo atžvilgiu reikia.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį, kurį atitinka inventoriaus sąraše, ir informaciją, į kur kambarį ji turi patekti. Be šio ženklinimo iškrautas furgonas virsta chaosu, ir darbuotojai praleis savaitę ieškodami savo klaviatūros. Naudokite spalvas – raudona vadovams, mėlyna IT ir t.t.

Kainos, rizikos ir realus gyvenimas

Kiek kainuoja toks biuro perkėlimas iš Anglijos?

Kainos svyruoja labai stipriai, nuo 2 tūkst. eurų iki 10 tūkst. ir daugiau, priklausomai nuo tūrio, atstumo (ar tai Londonas ar kaimas) ir papildomų paslaugų (muitinės išlygos, kėlimas su kranu). Nenuokupėkite pigiausių pasiūlymų – Anglijoje benzinas brangus, o mokesčiai už darbą aukšti. Jei kaina atrodo per gera, tikriausiai jums nebus pasakyta apie paslėptus mokesčius, pvz., už "paskutinio valandos" laukimą.

Ar gali kaina pakisti procese metu?

Taip, ir tai nutinka dažnai. Pavyzdžiui, jei furgonas negali privažiuoti prie biuro dėl statybų ir reikia samdyti mažesnį sunkvežimį su kranu – tai papildomi 300-500 svarų. Arba jei muitinė uždaro furgoną ir reikia laukti. Geriau turėti biudžeto atsargą 10-15 proc.

Kas daryti, jei dėžės dingsta?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada reikia kreiptis į draudimo kompaniją, o ne į mane (aš tik padėjau). Bet jei dėžės nebuvo sąraše, draudimas nieko nesumokės. Todėl tas inventoriaus sąrašas yra svarbiausias dokumentas. Vieną kartą dėžė su brangiais monitoriais pasilikto poilsio vietoje prieš Londoną (vairuotojas pamiršo uždaryti galines duris).

Ar saugu duoti užstatą iš anksto?

Tai standartinė praktika didelėms įmonėms, bet mažiems pervežėjams gali būti rizika. Jei pervežėjas reikalauja 100 proc. avanso, tai įspėjamoji signalas. Paprastai imama 30-50 proc. avansas, likutį – atlikus darbą. Nekreipkite dėmesio į tuos, kurie reikalauja viską grynaisiais prieš išvykstant (tokių dar yra).

Kaip pasirinkti patikimą pervežėją?

Nežiūrėkite tik į "Google Reviews", nes ten galima nusipirkti teigiamų atsiliepimų. Klauskite kolegų, kurie jau perkėlė biurą. Pažiūrėkite, ar įmonė turi realų adresą Anglijoje, o ne tik "virtualų" biurą. Patikimas pervežėjas visada pasiūlys apžiūrą prieš kelionę.

Ar galima vežti savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Angliški vairuotojai dirba pagal griežtas taisykles, o savaitgaliai yra laikomi poilsio laiku. Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos savaitgaliu gali būti geras sprendimas, kad neitrūktų darbo laikas, jei viskas pasieka pirmadienį ryte. Tik užtikrinkite, kad ir sandėlis Lietuvoje atidarytas.

Kas daryti, jei įranga sugenda kelyje?

Jei tai fizinis sužalojimas – kreipkitės į draudimą. Jei tai techninė gedimas (pvz., serveris neįsijungia po smūgio) – tai jau ne draudiko reikalas, o IT specialisto. Todėl tiek svarbu kruopštiai supakuoti. Vienas klientas neįjungė serverių prieš kelionę (nustatė "hibernacijos" režimą), o kelyje buvo didžiuliai potvyniai, furgonas šoko, ir disko galvos užstrigo.

Ar reikia galvoti apie atliekų utilizationą Anglijoje?

Taip, jei paliksite senus baldus ar popierius, jums teks sumokėti už juos išvežti Anglijoje. Tai nėra pigu. Geriau viską išmesti dar prieš išvykdami, arba parduoti "už simbolinę kainą" kam nors vietiniam. Anglijos atliekų mokestis yra vienas didžiausių Europoje.

Ar verta vežti mažas krovejų komandas?

Nebūtinai. Kartais 2 stiprūs vyrai padarys daugiau nei 5 studentai. Anglijoje darbo jėga brangi, todėl dauguma pervežėjų siunčia lietuviškas komandas, kurios važiuoja ten iš Lietuvos. Tai gerai, kadangi jums bus lengviau susikalbėti, jei kils nesklandumų.

Kas daryti, jei vairuotojas neatsiranda laiku?

Tai įvyksta. Užstrigsta eismo kamščiuose M25 žiediniame kelyje (tas kosmaras niekada nesibaigia). Turite turėti vairuotojo telefoną ir sekti jo vietą GPS. Jei jis pavėluos daugiau kaip 4 valandas, pradėkite galvoti apie planą B, pvz., laikiną sandėlį Anglijoje.

Ar yra kokių nors "paslėptų" mokesčių Lietuvoje?

Gali būti PVM mokesčio, jei dokumentai bus neteisingai suformuoti (kaip minėjau apie EX1). Taip pat, jei krovinys atvyks naktį, sandėlio darbuotojai gali paprašyti priemokos už naktinį darbą. Visada aptarkite šias detales su savo logistikos partneriu iš anksto.

Ar galima sutaupyti dėl "grįžtamojo krovinio"?

Tai vienas geriausių būdų. Jei randate furgoną, kuris važiuoja tuščias atgal į Angliją (ar iš jos), kaina gali būti iki 40 proc. mažesnė. Tačiau rizika ta, kad grįžtamojo krovinio vairuotojas gali būti mažiau atsakingas už Jūsų įrangą, nes jam svarbiau atvažiuoti laiku į namus.

Ką daryti su automobiliais, kurie priklauso įmonei?

Tai jau kitas istorija – reikia M1 dokumento. Jei bandysite juos įvežti kaip biuro turtą, gausite didelį baudą. Automobiliai turi būti registruojami atskirai. Nemanau, kad norite to patirties, kai Lietuvos muitinė sulaiko visą furgoną dėl vieno ne užregistruoto "Fordo".

Pabaigos garsai ir išvados

Viskas tai atrodo sudėtinga, tiesa? Tačiau biuro perkėlimas iš Anglijos yra visiškai įmanomas atlikti be didelių nuostolių, jei tik pasiklausote patarimų ir nedarysite viskas "iš kelnės". Rinkitės partnerius ne pagal mažiausią kainą, o pagal tai, kiek jie rūpinasi Jūsų ramybe. Neklauskite mane, kodėl Anglijos keliai visada remiami, tiesiog sužinokite, kad Jūsų krovinys turi būti apsaugotas nuo jų. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, kad Jūsų serveriai niekada nenusileis. O ir dar vienas dalykas – nepamirškite pasidaryti kavos vairuotojui, tai dažnai padeda išvengti nereikalingų komentarų apie Jūsų dėžių kokybę.