Biuro perkėlimas iš Anglijos be trikdžių verslui

Biuro perkėlimas iš Anglijos be trikdžių verslui nėra toks dalykas, kurį galima užlankyti penktadienį ir tikėtis, kad pirmadienį visi kompiuteriai veiks. Aš mačiau Londono ofisus, kurie išsikraustė gražiai, ir mačiau tokių, kur serverio spinta atvažiavo be raktų, o dokumentai liko Mančesteryje. Po Brexit viskas atrodo paprasčiau, nei buvo prieš kelis metus, bet popieriai, muitinės deklaracijos, draudimas ir laikas vis tiek daro didesnę įtaką negu gražus krovininės mašinos logotipas. Jeigu verslas nori dirbti be trikdžių, reikia planuoti ne tik baldus, bet ir žmones, IT, klientų laiškus bei atsarginį planą.

DUK apie Biuro perkėlimas iš Anglijos be trikdžių verslui

Kiek realiai trunka biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Mažam ofisui, tarkime, 5–8 žmonėms, realus laikas yra apie 4–7 dienas nuo pakrovimo iki iškrovimo Vilniuje, Kaune ar Klaipėdoje. Dideliam biurui su serverine, archyvais ir baldais gali užtrukti 10–14 dienų. Jei krovinys eina iš Londono, Birmingamo ar Lidsų, maršrutas paprastai nesudėtingas. Bet keltas, eilės Doverio uoste, muitinės patikra ar net blogai sudėliotos dėžės gali pridėti parą. Aš visada sakau: planuokite ne „kaip bus gerai“, o „kas nutiks, jei viskas vėluos“.

Kada biuro perkėlimas iš Anglijos be trikdžių verslui gali griūti?

Biuro perkėlimas iš Anglijos be trikdžių verslui dažnai griūna ne dėl mašinos, o dėl smulkmenų. Vienas klientas turėjo serverinę Londono ofise, bet raktus paliko pas buvusį administratorių. Kita įmonė pamiršo pakelti langines žaliuzes, todėl baldai tiesiog netilpo pro duris. Trečiu atveju dėžės buvo sunumeruotos, bet sąrašas liko kompiuterio darbalaukyje. Skamba juokingai, kol žmonės sėdi naujame biure be spausdintuvų, sutarčių ir kavos aparato. Todėl atsakingas asmuo turi būti vienas, ne penki.

Ar verta keltis savaitgalį?

Jeigu biuras dirba nuo pirmadienio iki penktadienio, savaitgalis atrodo kaip gelbėjimas. Dažnai taip ir būna, ypač kai reikia išvežti baldus, stalus, kėdes ir IT spintą. Bet savaitgaliais Anglijoje sunkiau gauti liftų rezervacijas, parkavimo leidimus ir pastato apsaugos patvirtinimus. Taip pat kai kurie vairuotojai dirba ribotą darbo laiką, nes yra ES vairavimo ir poilsio taisyklės. Pirmas krovinys paprastai išvažiuoja penktadienį (taip, rašau penktadienį, nors daugelis planuoja pirmadienį).

Kiek laiko prieš pervežimą pradėti planą?

Minimaliai pradėkite prieš 4 savaites. Jeigu biurui daugiau kaip 20 darbuotojų, yra serverinė, sandėliukas, archyvas ar stiklinės pertvaros, geriau turėti 6–8 savaites. Per tą laiką reikia sutvarkyti inventorizaciją, pakavimo medžiagas, muitinės dokumentus, draudimą ir iškrovimo grafiką. Jei dedate viską į paskutinę savaitę, kaina beveik visada šoka. Ir žmonės pradeda slėpti daiktus stalčiuose, nes „tikrai dar reikės“.

Ar galima perkelti biurą etapais?

Taip, galima, ir kartais tai yra protingiausias sprendimas. Pavyzdžiui, pirmiausia išvežate archyvus, nenaudojamus baldus, atsargines kėdes ir dalį IT įrangos. Po savaitės važiuoja pagrindiniai stalai, kompiuteriai, spausdintuvai ir darbuotojų dėžės. Blogas variantas yra vežti viską chaotiškai, be numerių ant dėžių. Tuomet pusė komandos sėdi naujame biure, o kita pusė ieško, kur dingo „dėžė Nr. 12“. Etapai kainuoja šiek tiek daugiau, bet nervų taupo daug.

DUK: kainos, draudimas ir atsakomybė

Ką pirmiausia reikia suskaičiuoti?

Pirmiausia reikia suskaičiuoti ne kainą, o tūrį ir riziką. Kiek kubinių metrų užims baldai, kiek paletės, kiek dėžių, ar yra sunkių daiktų, ar reikia liftų, ar pastatas leidžia krauti naktį. Tada jau galima kalbėti apie maršrutą London–Vilnius, Mančesteris–Kaunas ar Bristol–Klaipėda. Be šių duomenų kiekviena kaina yra spėlionė. Gera įmonė paprašys sąrašo, nuotraukų, adresų ir kontaktų, o ne tiesiog pasakys „bus pigiai“.

Kodėl biuro perkėlimas iš Anglijos be trikdžių verslui kainuoja skirtingai?

Kaina skiriasi dėl vietos, tūrio, laiko, dokumentų ir rizikos. Mažas ofisas Liverpulio centre gali kainuoti kitaip negu toks pat ofisas už miesto, nes vienam reikia parkavimo leidimo, kitam ne. Serverinė, stiklinės pertvaros, brangi IT įranga ir dokumentai didina atsakomybę. Dar įtakos turi, ar reikia dviejų mašinų, ar vienos, ar krovinys laukia sandėlyje. Kai daugeliui įmoniu atrodo, kad „čia tik baldai“, tada prasideda netikėtumai.

Kokia normali kaina mažam biurui?

Mažam biurui, tarkime, 5–10 darbo vietų, orientacinė kaina gali būti apie 1 800–4 500 eurų, jei nėra labai sudėtingo iškrovimo. Jei reikia išvežti iš Londono, sutvarkyti dokumentus, paruošti paletes ir pristatyti į Vilnių, kaina lengvai gali būti 3 000–6 000 eurų. Didesnis biuras su serverine ir archyvu dažnai siekia 8 000–12 000 eurų. Tai ne reklaminė suma, o realus rėžis, kurį esu matęs rinkoje. Žinoma, viskas priklauso nuo to, kas tiksliai kraunama.

Kas dažniausiai „pabrangina“ sąmatą?

Dažniausiai pabrangina tai, ko klientas iš pradžių nepaminėjo. Pavyzdžiui, „tik kelios dėžės“ tampa 30 dėžių su katalogais. „Vienas spausdintuvas“ iš tikrųjų yra trys sunkūs įrenginiai su toneriais. „Lengvai iškrausim“ virsta situacija, kai reikia keltuvo, nes liftas per mažas. Dar kainą didina greitis, savaitgalio darbas, papildomas saugojimas ir draudimas brangesnei įrangai. Todėl prieš sutartį reikia vaikščioti po biurą su sąrašu, ne tik sėdėti Zoom’e.

Ar pigesnė įmonė visada blogas pasirinkimas?

Ne visada. Kartais mažesnė pervežimo įmonė dirba tvarkingai, tik neturi blizgaus puslapio ir neparduoda oro. Bet yra ir kita pusė: kai kurie žada „viskas bus rytoj“, o tada dingsta, keičia vairuotoją, neturi normalaus draudimo ar nemoka paaiškinti muitinės procedūrų. Pigi kaina nėra problema, problema yra kaina be atsakomybės. Jei kas nors siūlo tarptautinį biuro pervežimą iš Anglijos į Lietuvą už 600 eurų, aš jau klausiu, kas čia negerai.

DUK: dokumentai, muitinė ir Brexit

Ar reikia muitinės deklaracijos perkeliant biuro turtą?

Taip, dažniausiai reikia tvarkyti muitinės procedūras, nes po Brexit Jungtinė Karalystė nėra ES muitų teritorijoje. Net jei tai jūsų nuosavi baldai, kompiuteriai ir archyvai, muitinė nori matyti, kas važiuoja, kam priklauso ir kodėl. Reikalingi CMR, inventorizacijos sąrašas, PVM mokėtojo duomenys, EORI, kartais T1 arba eksporto/importo deklaracija. Dėl konkrečios HS kodų grupės aš ne visada esu 100% tikras, nes taisyklės keičiasi. Todėl dokumentus prieš pervežimą geriau tikrinti su brokeriu.

Kas yra EORI ir kam jis reikalingas?

EORI yra registracijos numeris, kurį muitinė naudoja identifikuodama įmonę tarptautiniuose sandoriuose. Jei jūsų Lietuvos įmonė perveža biuro turtą iš Anglijos, šis numeris dažniausiai bus reikalingas deklaracijoms. Be jo procesas gali užstrigti dar prieš krovinį pakraunant. Kartais viską tvarko logistikos partneris arba muitinės brokeris, bet įmonė vis tiek turi pateikti duomenis. Tai nėra dekoratyvinis popierius, nors daug kas taip galvoja iki pirmos patikros.

Ar senus kompiuterius galima vežti be PVM mokesčių?

Senus kompiuterius, monitorius ir kitą naudotą biuro įrangą dažnai galima vežti kaip įmonės turtą, bet reikia parodyti, kad ji nėra parduodama. Svarbu turėti inventorizaciją, pirkimo dokumentus arba buhalterinę vertę. Jei įranga jau visiškai nurašyta, vis tiek reikia ją deklaruoti teisingai. Dėl PVM lengvatų ar atleidimo geriau klausti brokerio, nes aš nenoriu čia meluoti. Praktiškai matau, kad problemų būna tada, kai sąraše parašyta tik „kompiuteriai 10 vnt.“.

Ką daryti, jei dokumentai nesutampa su dėžėmis?

Tada sustabdyti chaosą ir perskaičiuoti. Mančesteryje buvo atvejis, kai dėžės buvo pažymėtos A1–A40, bet sąraše figūravo A1–A35, o penkios dėžės staiga tapo „kiti daiktai“. Muitinėje tai gali sukelti klausimų, o klientui – širdies permušimą. Geriausia turėti vieną bendrą failą, kuriame yra dėžės numeris, turinys, kiekis ir pastaba. Jei kažkas pasikeičia pakrovimo metu, sąrašas atnaujinamas iškart. Ne vakare, ne kitą dieną, o tada.

Ar muitinė gali sulaikyti visą krovinį?

Gali, ir tai nėra baisi pasaka. Jei dokumentuose yra netikslumų, trūksta EORI, klaidinga prekių klasifikacija arba krovinys neatitinka aprašymo, muitinė gali jį sulaikyti tikrinimui. Kartais tai trunka kelias valandas, kartais porą dienų. Blogiausia, kai naujame biure laukia žmonės, o senas adresas jau uždarytas. Todėl muitinės procedūros po Brexit nėra formalumas. Jos yra tas dalykas, kuris atskiria tvarkingą pervežimą nuo nuotykio.

DUK: pakuotė, IT įranga ir jautrūs daiktai

Kaip pakuoti biuro baldus ir stiklines pertvaras?

Baldai atrodo paprasti, kol nepradedi krauti. Stalai išsirenka, stalčiai užfiksuojami, kojos apsaugomos, kampai apklijuojami. Stiklines pertvaras reikia vežti specialiai, ne tiesiog „kaip langą“. Jei stiklas braižytas ar neteisingai pastatytas, jis gali sprogti nuo vibracijos. Aš esu matęs pertvarų, kurios atvažiavo gražiai, ir tokių, kurios tapo mozaika. Čia reikia arba specialios pakuotės, arba atskiro krovinio, o ne herojiško „kažkaip įkišim“.

Kas atsakingas už serverius ir IT įrangą?

Trumpai: IT žmogus atsakingas už išjungimą ir duomenis, pervežėjai už fizinį gabenimą, klientas už tai, kad visi susikalbėtų. Serverius geriausia išjungti tvarkingai, pažymėti kabelius, išimti diskus, jei taip nuspręsta, ir pakuoti atskirai. Neleiskite, kad vyrai su kėlikėliu spręstų, kur jungiasi tinklo laidas. Tai skamba akivaizdžiai, bet viename biure Birmingame serverio spinta atvažiavo su visais laidais, tik niekas nežinojo, kuris kuriam priklauso.

Ar galima išvežti popierinius dokumentus ir archyvus?

Galima, bet čia reikia elgtis atsargiau negu su pigiausiomis kėdėmis. Sutartys, sąskaitos, personalo dokumentai ir klientų archyvai gali būti vertingesni už visus baldus kartu. Juos reikia dėžiuoti, numeruoti, uždengti nuo drėgmės ir vežti taip, kad būtų galima greitai rasti. Jei dokumentai konfidencialūs, verta naudoti užplombuojamas dėžes. Prarastas katalogas – nemalonu. Prarastas darbo sutarčių segtuvas – jau rimta problema.

Kaip apsaugoti darbuotojų asmeninius daiktus?

Kiekvienam darbuotojui duokite vieną dėžę su vardu, skyriumi ir naujo stalo numeriu. Be numerių prasideda folkloras: „mano puodelis buvo toje mėlynoje dėžėje“, „kur mano ausinės“, „kas paėmė mano monitoriaus laidą“. Asmeniniai daiktai nėra pagrindinis pervežimo tikslas, bet žmonėms tai svarbu. Jei kas nors praranda akinius, vaistų ar šeimos nuotrauką, nuotaika griūva greičiau negu projektų planas. Paprasta sistema čia geriau negu gražus Excelis, kurio niekas neatidaro.

Ką daryti su kavos aparatais, virtuvės įranga ir smulkmenom?

Smulkmenos visada atrodo neįdomios, kol jų trūksta pirmą darbo dieną. Kavos aparatas, vandens filtras, mikrobangė, indai, spintelės raktai, balta lenta, žymekliai – viskas turi būti sąraše. O taip, kavos aparatai kažkaip visada dingsta. Prieš pakraunant reikia nufotografuoti virtuvės zoną ir pažymėti, kas išvežama, kas išmetama, kas lieka senajame biure. Tai ne juokinga detalė, nes be kavos biuras dirba lėčiau, patikėkite.

DUK: inventorizacija, perdavimas ir pirmoji darbo diena

Kas turi būti inventorizacijos sąraše?

Inventorizacijos sąraše turi būti baldai, darbo vietos, IT įranga, dokumentai, virtuvės įranga, atsargos ir viskas, kas palieka seną adresą. Gerai, jei yra stulpeliai: daiktas, kiekis, būklė, dėžės numeris, pastaba, atsakingas asmuo. Tai gali atrodyti per daug biurokratiška, bet pervežimo dieną visi džiaugiasi, kai toks sąrašas egzistuoja. Be jo žmonės ginčijasi, kas buvo išvežta ir kas liko. O ginčai per biuro baldų išvežimą iš Londono niekam nepadeda.

Ar reikia fotografuoti baldus prieš pakavimą?

Reikia, bent jau brangesnių ir jautresnių daiktų. Nuotraukos padeda įrodyti būklę prieš pervežimą, ypač jei yra įbrėžimų, atskeltų kampų ar jau pažeistų paviršių. Tai nėra nepasitikėjimas vežėju, tai normali praktika. Fotografuokite serverio spintas, stiklines pertvaras, konferencijų stalus, odines kėdes ir viską, kas brangu. Vėliau, jei atsiras pretenzija, nuotraukos taupo laiką ir nervus. Be jų ginčas tampa „jis sakė, ji sakė“ lygio.

Koks draudimas tikrai svarbus?

Svarbus ne tas draudimas, kuris parašytas gražia kalba svetainėje, o tas, kuris realiai dengia krovinio vertę. Biuro baldai, kompiuteriai, serveriai ir dokumentai turi skirtingą riziką. Standartinis CMR draudimas gali nepadengti visos vertės, ypač jei kalbame apie IT įrangą. Todėl verta klausti apie papildomą krovinio draudimą, išskaitą, draudimo sumą ir išimtis. Jei įmonė sako „viskas drausta“, paprašykite parašyti, kiek ir nuo ko. Žodžiai oro nepirkina.

Ką pasirašyti prieš krovinį pakraunant?

Prieš pakraunant turėtų būti patvirtintas užsakymas, kaina, maršrutas, draudimas, atsakomybės sąlygos ir inventorizacija. Jei yra specialūs reikalavimai liftui, parkavimui, apsaugai ar iškrovimo laikui, jie taip pat turi būti parašyti. Ne SMS žinutėje, ne pokalbio pabaigoje, o dokumente. Po pakrovimo vairuotojas arba atstovas pasirašo CMR ir priima krovinį. Jei kažkas jau tada atrodo keistai, negerai. Pervežime pirmieji signalai dažniausiai būna teisingi.

Kaip atrodytų idealus grįžimas į naują biurą?

Idealus grįžimas atrodo nuobodžiai, ir tai gerai. Pirmiausia atvažiuoja dėžės pagal zonas, tada baldai, po to IT įranga ir serverinė. Darbuotojai randa savo dėžes, spausdintuvai stovi ten, kur reikia, o konferencijų kambarys nėra naudojamas kaip sandėlis. Pirmą dieną vis tiek kas nors neveiks, nes taip būna beveik visada. Bet jei pagrindiniai darbai prasideda be didelio trikdžio, vadinasi, planas buvo normalus. Biuro perkėlimas iš Anglijos be trikdžių verslui nėra magija, tiesiog daug mažiau improvizacijos.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Anglijos be trikdžių verslui įmanomas, bet tik tada, kai planuojate realistiškai, o ne pagal gražią sąmatą. Svarbiausia – inventorizacija, dokumentai, draudimas, IT pasiruošimas ir vienas žmogus, kuris tikrai valdo procesą. Kaina gali svyruoti, terminai gali pasislinkti, o kai kurios detalės vis tiek išlįs paskutinę minutę. Bet kuo mažiau chaoso pradžioje, tuo ramesnis biuras naujoje vietoje. Jei norite ramybės, pradėkite ne nuo mašinos užsakymo, o nuo sąrašo.