Biuro perkėlimas iš Anglijos: be trikdžių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, turbūt, galiu pasakyti, kad mačiau viską. Pradedant nuo tų pačių "dviem rankomis" nešamų dėžių, kai verslininkai bandė taupyti centus, baigiant milžiniškais korporatyviniais projektai, kurie užstrigdavo Anglijos uoste po trijų savaičių. Biuro perkėlimas iš Anglijos iš tiesų gali būti be trikdžių, jeigu žinai, į kokias lavinas užlipti. Po Breksito visa tai pasidarė šiek tiek sudėtingiau – daugiau popierių, daugiau nervų muitinėje, bet procesas sėkmingai vyksta kiekvieną dieną. Svarbiausia yra nesitikėti, kad krovinius pasimsi kaip Mažojoje Lietuvoje vos per valandą – čia reikalingas planas, kantrybė ir geras partneris, kuris nepraranda galvos, kai vairuotojas telefone rėkia, kad dėlės su dokumentais pasilikę kitoje pusėje Londono.

Dokumentacija ir muitinės reikalavimai

Ar biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja specialių dokumentų?

Absoliučiai taip, nėra jokio abejonės. Anksčiau buvo paprasčiau – įsėdai ir važiuji, bet dabar, kai dirbame su biuro perkėlimu iš Anglijos, turi būti paruošta visa EKS prekių deklaracija, jei tai yra įrangos perkėlimas į kitą ES šalį. Reikės TIR knygelės arba transito deklaracijos, priklausomai nuo to, ką vežate. Jeigu tai tėra seni biuro baldai, gali tekti mokėti PVM, nors dažnai verslo atveju galima taikyti nulinį tarifą, jei pateikiate tinkamus įrodymus, kad verslas tikrai keičia buvietę. Be šių dokumentų, sunkvežimis tiesiog neišvažiuos iš JK teritorijos, o muitininkai ten labai kruopštiai tikrina kas vyksta.

Kas tas EORI numeris ir ar jis mums reikalingas?

EORI numeris – tai kaip asmens kodas prekybai, be jo neįmanoma nieko oficialiai vežti per sieną. Jeigu jūsų įmonės dar neturi EORI numerio (prasidedantis nuo LT), reikia jį užregistruoti iš karto, kitaip biuro perkėlimas iš Anglijos stovės vietoje. Užregistravimas yra nemokamas ir daromas per Muitinės informacinių sistemų portalą, bet tai trunka kelias dienas, tad nedelaykite paskutinę minutę. Esu matęs situaciją, kai vairuotojas jau stovėjo pasienyje, o klientas suprato, kad numerio neturi – tai kainuoja brangiai pridėtinių dienų mokestį sandėliuose.

Ką daryti, jeigu trūksta inventoriaus sąrašo?

Tai klasikinė problema. Dažnai klientai man sako: "Nu vėl tos pačios kėdės, kodėl reikia rašyti kiekvienos?" bet muitinėje to nepriimsi. Inventoriaus sąrašas turi būti detalus – nurodyta, kas yra biuro technika, kas baldai, o kas asmeniniai daiktai. Jeigu sąrašo nėra, gali būti pritaikyta bauda arba privalomas sandėliavimas, kurį mokėsite savo kišenėje. Geriausia pasidaryti paprastą Excel lentelę, kurioje būtų nurodytas prekių pavadinimas, svoris ir apytikslė vertė.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai gali, bet nerekomenduoju tai maišyti, nes muitinėje tai sukelia neaiškumų. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra komercinė operacija, o asmeniniai daiktai – tai kita kategorija. Jei sunkvežimyje bus viena dėžė su "pomidorais iš sodo" ir kita su serveriais, gali būti įtarimų apie kontrabandą arba neteisingai deklaruojamas prekes. Geriausia viską compartmentizuoti – viena siunta verslui, kita asmeniniam naudojimui, tada ir mokesčiai gali skirtis.

Kaip sužinoti, kiek mokesčių reikės sumokėti?

Nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo to, ką vežate. Jei tai nenaudojama technika, gali tekti mokėti importo mokestį ir PVM, o jei tai jūsų nuosavybė naudojama verslui ir ją perkėliate atgal į ES, dažnai galioja atostogavimo režimas (nulis mokesčių). Bet čia reikia konsultacijos su brokeriu, aš nebuhalteris, tik logistikos vyras. Kartais klientai bando sutaupyti ir deklaruoja mažesnę vertę, o tais atvejais muitinė turi teisę sau nustatyti vertę pagal savo duomenų bazes.

Ar dažnai tikrina kompiuterius ir serverius?

Stipriai tikrina, ypač jei tai didelės vertės įranga. Prieš metus turėjau atvejį, kur klientas vežė serverius į Vilnių, o Anglijos muitinė juos iškrautė ir tikrino serijinius numerius, nes buvo įtarimų dėl šaltakraujo prekybos. Užtikrinkite, kad visi elektroniniai akiniai (serijiniai numeriai) sutaptų su sąrašu, kitaip biuro perkėlimas iš Anglijos gali pavėluoti savaitę. Čia nėra jokių pasigailėjimų, technika jautri tema.

Kas dėl draudimo – ar jis įeina į kainą?

Draudimas dažniausiai yra papildomas paslaugas, kurią turi pasirūpinti klientas, nors mes galime jį padėti užsisakyti. Standartinis krovinių draudimas apima 3-5 eurų už 100 kg svorio, bet tik tikrinkite, ar jis dengia ir transportavimo riziką, ir pakrovimo/iškrovimo metu. Buvo atvejis, kai klientas pas mane sakė, kad viskas apdrausta, o pasirodo jis turėjo tik savo automobilio civilinę atsakomybę... tai visai šioks toks dalykas.

Ar galima atidėti mokesčių mokėjimą?

Anglijoje yra tokia sistema kaip "deferred account", kai didelės įmonės gali atidėti mokesčių mokėjimą mėnesio bėgyje. Tačiau mažoms ir vidutinėms įmonėms, kurios perkėlia biurą, tai retai pasiekiama, todėl reikės sumokėti iš karto prieš išvežant krovinius iš šalies. Reikia turėti paruoštą bankinį pavedimą arba mokėjimo kortelę, skirtą mokesčiams.

Logistika ir transportavimo ypatumai

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Vidutiniškai tai trunka nuo 3 iki 5 dienų nuo to momento, kai pakrovame krovinius, kol jie atkeliauja į sandėlį Vilniuje arba Kaune. Tačiau tai yra idealus scenarijus. Jeigu užeina rūkas ant La Manšo sąsiaurio, keltai neplaukia, arba yra eismo įvykiai M25 žiede, tai gali užtrukti ir ilgiau. Neklauskite manęs "tiksliai kiek valandų", aš negaliu užtikrinti, kad anglų vairuotojas neužlips į kaukolę. (Čia turiu omenyje, kad užstrigs spūstyse, ne kažką blogo).

Ką pasirinkti: sunkvežimį ar dalinį krovinią?

Jei perkėliate visą biurą, tada švara sunkvežimis (FCL) – geriausias pasirinkimas. Jeigu tik keletą dėžių ar baldų, galima siųsti dalinį krovinią (LCL), bet tada jūsų daiktai bus sukrauti su kitų klientų daiktais į vieną vagoną. Biuro perkėlimas iš Anglijos daliniu būdu yra pigiau, bet pavojingesnė, nes gali atsirasti įbrėžimų, kai kas ką nors stumė. Nerekomenduoju taip vežti jautrios technikos be ypatingo pakavimo.

Ar vairuotojas padės iškrauti biuro baldus?

Standartinėse sąlygose vairuotojas tik atveža ir iškrauna iš sunkvežimio tiesiai ant grindų (arba įleidžia su liftu, jei toks yra). Jeigu reikia nešti per trečią aukštą be lifto, tai jau papildoma paslauga, kurią reikia tartis iš anksto. Turėjau atvejį, kai klientas tikėjosi, kad vairuotojas bus ir kelininkas, ir statybininkas, ir vėliau nustebe, kad reikia mokėti už rankų pagalbą.

Kaip elgiamasi su parkavimu Anglijos miestuose?

O tai tikras košmaras, ypač London centre. Jeigu biuro perkėlimas iš Anglijos vyksta iš Londono "City" zonos, reikia iš anksto gauti leidimą stovėti sunkvežimiui (suspension). Be to, dažnai tenka samdyti "marshall" – žmogų, kuris stoja gatvėje ir stabdo kitus automobilius, kad sunkvežimis galėtų užsuktą. Jei to neplanuosite, gausite staigmeną gatvės prižiūrėtojų bilietu, kuris kainuoja daugiau nei pusė kuro bako.

Ar saugu vežti brangų biuro techniką?

Saugu, jeigu ji supakuota. Ne taip seniai vienas klientas padėjo brangų serverį tiesiai ant grindų be dėžės, manydamas, kad vairuotojas važiuos kaip su kiaušiniais. Žinoma, ant pirmojo greičio lenktoje jis nukrito. Dabar jis moka už naują. Taip kad, viskas priklauso nuo jūsų atsargumo. Mes užtikrinam tvirtą fiksavimą korpuse, bet kiekviena vibracija gali pakenkti nepridengtai elektronikai.

Kokį transportą reikia rinktis dideliems biurams?

Čia kalbame arba apie 40 pėdų tentus, arba apie keletą mažesnių sunkvežimių. Dideliuose biuruose daugiausia baldo, kurie yra "oro" – t.y. užima daug vietos, bet sverbi mažai. Taip pat verta pagalvoti apie "jumbo" tipo sunkvežimius su aukštu vidumi, jeigu turite statmenas vitrinas ar partition sienas.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių transporto firmų turi GPS stebėjimą, bet ne visada duoda prieigą klientams dėl duomenų apsaugos. Mes paprastai siunčiame pranešimus "Vairuotojas pasiekė uostą" arba "Krovinys iškrautas". Tikrinimas kas penkias minutes, kur yra vairuotojas, nepadės jis važiuoti greičiau, tiesa?

Kas vyksta su kroviniu per Kanalo sąsiaurį?

Keltai arba tunelis po Lamanšu. Dažniausiai važiuojama keltais, nes ten lengviau užkrauti sunkvežimius su treileriais (t.y. be galvos). Vairuotojas turi išlipti iš kabinos, nueiti į keleivio salę, tai užtrunka valandą, dvi. Kartais būna vėluojama dėl blogo oro, čia nieko nepadarysi, reikia kantrybės.

Kainodara ir biudžeto planavimas

Nuo ko priklauso biuro perkėlimas iš Anglijos kaina?

Pagrindiniai veiksniai yra krovinio tūris (kūbiniai metrai), svoris, atstumas (nuo Londono iki Vilniaus skiriasi nuo Mančesterio iki Vilniaus) ir kuro kaina. Be to, įeiną mokesčiai už uosto paslaugas Anglijoje ir priežiūrą Lietuvoje. Taip pat, jeigu perkėlimas vyksta šeštadienį arba sekmadienį, Anglijoj tai kainuoja dvigubai, nes jie nemėgsta dirbti savaitgaliais.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Dažniausiai ne, klientai turi nusipirkti dėžes ir lipdukus patys, arba mes galime jas atvežti už papildomą mokestį. Kartais į kainą įeina "standartinis" apsauginis plėvelės (bubble wrap) kiekis, bet jei turite šimtus dėžių, geriau susitarti dėl didmeninės kainos. Dėžės brangsta, tai irgi reikėtų žinoti.

Kiek vidutiniškai kainuoja perkelti nedidelę įmonę?

Jeigu kalbame apie mažą ofisą, pvz., 5-10 darbo vietų, tai kaina svyruoja nuo 2000 iki 3500 eurų, priklausomai nuo to, kiek daug baldų ir technikos turite. Dideliems biuroms su 50-100 vietų, skaičiai lipa į dešimtis tūkstančių. Geriausia kreiptis dėl apskaičiavimo, kai jau tiksliai žinote, ką norite vežti, o ne numatyti "iš akių".

Ar galima gauti nuolaidą?

Logistikos versle viskas yra derybos. Jeigu suteikiate didelį krovinį (pavyzdžiui, kelios biuro perkėlimas iš Anglijos vienu metu), galima derėtis dėl kainos. Taip pat nuolaidos taikomos nuolatiniams klientams. Bet neįsivaizduokite, kad jeigu turite tik 3 dėžes, mes susirinksime pusę kainos - mums irgi reikia uždirbti duonai.

Ką daryti, jei pasiūlymas per brangus?

Palyginkite. Bet ne tik pagal kainą, bet ir pagal tai, kas įeina. Vienas siūlo "pigiai", bet tada reikia mokėti už ekskavatoriaus paslaugą (kėlimo platforma) atskirai, už dėžes atskirai, už muitinės brokerį atskirai. Galiausiai gali paaiškėti, kad tas "brangus" pasiūlymas yra viskas įskaičiuota. Kartais pigiai būna tik pirmą kartą.

Ar reikia mokėti užkurį (depozitą)?

Dažnai taip, ypač jei bendradarbiaujate pirmą kartą. Standartiškai tai 30-50 proc. nuo galutinės sumos, likutį sumokate, kai krovinys yra paruoštas išvežimui arba kai jis atvyksta į vietą. Tai apsauga tiek mus, tiek jūsų patikimumą.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Turi būti atidus. Pora kartų girdėjau istorijas apie firmas, kurias po to, kai sunkvežimis užvažiavo į kiemą, pareikalavo "iškrovimo rūkesčio" už tai, kad vairuotojas laukia. Aš tokių dalykų nekenčiu. Viskas turi būti parašyta sąlygose – fiksuota kaina arba valandinė.

Pakavimas, baldai ir technika

Ar reikia išmontuoti biuro baldus?

Rekomenduoju. Didelės stalų sistemos, spintelės, sekcijos - neįmanoma pervežti surinktų, jos tiesiog neliks (lūžt). Mūsų komandos gali tai padaryti, arba jūsų statybininkai Anglijoje prieš mus atvykstant. Svarbu, kad visi varžtai ir detalės būtų pažymėtos ir sudėtos į maišelius, kitaip Lietuvoje bus nepalyginti sunku surinkti atgal.

Kaip supakuoti kompiuterius ir monitorius?

Monitoriai turi eiti į specialias dėžes su putomis, jeigu originalių nebėra. Kompiuterių tūrius (tower) reikia uždengti, kad neprisirinktų dulkių, o geriausia – įdėti į dėžes. Buvo atvejis, kai klientas padėjo monitorius vieną ant kito be nieko, tiesiog apvyniojo skalbiniu... Žinote, kas nutiko? Neįsivaizduojate, koks buvo vairuotojo veidas, kai atidarė sparną.

Ar galima vežti augalus į Lietuvą?

Galima, bet tai sudėtinga. Turi būti fitosanitarinis sertifikatas iš Anglijos, o šiuo metu jis kainuoja labai brangiai ir užtrunka laiko gauti. Be jo, Lietuvos muitinė gali sunaikinti augalus. Dažniausiai klientai nusprendžia palikti augalus kaimynams arba juos išmesti, nes biuro perkėlimas iš Anglijos su augalais vertina pinigais neapsimoka.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Dokumentus reikėtų pakuti į užrakstomas dėžes arba arklius. Mes neatsakome už dokumentų turinį, bet už fizinę saugą – taip. Jeigu yra labai slaptų duomenų, gali reikėti specialių apsaugos priemonių arba transportavimo seifu, bet tai jau labai reti atvejai. Dažniausiai užtenka uždaryti biurą ir perduoti raktus atsakingam žmogui.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Parašykite "Kambarys 1", "Virtuvė", "Technika" arba "Lūžta". Taip vairuotojai ir krovėjai žinos, kur dėti ką. Jeigu visos dėžės pilnos, be užrašų, iškrova užtrunka tris kartus ilgiau, o jums reikės mokėti už pridėtas valandas.

Ką daryti su periltais daiktais (rūsio daiktai)?

Dauguma biurų turi "garažus" ar sandėliukus pilnus senų kabelių, sulūžusių kėdžių ir nebegaliojančių skyrių. Nenukreipkite dėmesio į juos. Vienas klientas mums pridėjo dėžę su senais monitoriais, kuriuos reikėjo utilizuoti kaip pavojingą atlieką. Mums teko važiuoti į specialią vietą Anglijoje ir mokėti už utilization. Pasakykite iš karto, kad to nevežiate.

Rizikos ir problemų sprendimas

Kas nutinka, jei sugenda ką nors kelyje?

Tai gyvenimas. Jeigu sužalojamas krovinys dėl mūsų kaltės (pvz., vairuotojas važiavo per greitai ir krito dėžės), mes atsilyginame pagal draudimo sąlygas. Jei dėl stichijos (užlūžo tiltas arba užgriuvo medis ant kelio), tuomet sprendžiame individualiai. Žinoma, visada stengiamės išvengti tokių situacijų.

O jei klientas nespėja parengti biuro išsikraustymo dieną?

Tai dažniausia problema. Vairuotojas atvyksta į Londoną, o ten dar dirba žmonės, neįrengti kompiuteriai. Tuomet prasideda laukimas. Anglijoj vairuotojo laikas kainuoja labai brangiai (viršyvalandžiai, poilsio laikas), todėl toks vėlavimas gali padaryti 500-1000 svarų nuostolį. Būkite tikri, kad viskas supakuota iki ryto.

Ar yra rizika, kad krovinys "dingsta"?

Dingsta retai, bet užstrigta – dažnai. Muitinėje gali užstrigti dėl blogų dokumentų. Tokiu atveju mes informuojame klientą ir padarome viską, ką galime (perrašome deklaracijas, siunčiame brokerį). Svarbu turėti vairuotojo, kuris kalba angliškai, kitaip jis nieko nesupras ir tiesiog išvažiuos atgal.

Kaip elgtis su blogomis pervežimo firmomis?

Yra daug "firmų", kurios dirba be licencijų, tik su "Facebook" puslapiu. Jie siūlo už 500 svarų nuvežti viską į Lietuvą. Tikėkitės, kad jūsų daiktai bus parduoti "Gumtree" prieš pasiekiant Lietuvą. Tikrinkite, ar įmonė turi GP licenciją (Anglijoje) ir tarptautinių pervežimų leidimus. Nekantriai patariu vengti pasiūlymų, kurie skamba per gerai.

Ar dėl pandemijos ar kitų krizių pasikeitė kažkas?

Kuro kainos šuoliuoja, todėl kainos nestabilios. Be to, trūksta vairuotojų, todėl reikia rezervuoti transportą bent 2-3 savaites iki kelionės. Jeigu laukiate paskutinę minutę, gali likti be mašinos.

Ar reikėtų rūpintis apdraudimu Anglijoje ar Lietuvoje?

Geriau rūpintis tarptautiniu draudimu "nuo sandėlio iki sandėlio". Vietinis draudimas neveikia, kai krovinys plaukia per jūrą. Užtikrinkite, kad polisas galioja visoje Europoje (ir JK), o ne tik vienoje šalyje.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkėlimas iš Anglijos nėra moksliškai sudėtingas procesas, bet jis reikalauja kantrybės ir detalaus planavimo. Jeigu iš anksto pasirūpinsite dokumentais, išmontuosite baldus ir pasirinksite patikimą partnerį, viskas vyks sklandžiai. Nereikia panikuoti, kai kas nors nueina ne taip – būna, kad vėluoja keltas arba užstringa dokumentai, visada išeitis randama. Svarbiausia – nebijoti klausti ir viską užfiksuoti raštu, tada apgavysčių ir nesusipratimų bus mažiau.