Biuro perkėlimas iš Anglijos – be streso ir vargo: praktinis vadintas verslui

Sutikime, verslo perkėlimas – tai ne vienas paprasčiausias dalykas, ypač kai kalbame apie judėjimą užsienio. Esu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo mažų startuolių, vežančių tik kelis kompiuterius, iki didelių korporacijų, kurios reikia išgabenti visus biurus su lentynomis. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa vis dažnesnis reiškinys, o po Brexito tai pasidarė dar sudėtingiau dėl dokumentų ir muitinės. Bet nebaiminkitės, viskas įmanoma, jei žinai, ką tiksliai daryti. Dažnai klientai klausia, ar tikrai reikia tokio sudėtingo planavimo, o aš visada atsakau – geriau planuoti per daug, nei gaudyti siuntą stovintį pasienyje be dokumentų. Štai trumpas ir labai aiškus gidas, kaip tai padaryti be nereikalingo streso.

Bendrai apie procesą ir organizavimą

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkėlimas iš Anglijos?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug daiktų turite ir iš kur tiksliai Anglijos krašto važiuojame. Jei tai tik keletas dėžių iš Londono ar Mančesterio, tai galime susitvarkyti per 3–4 darbo dienas, įskaitant irvažiavimą į Lietuvą. Bet jei reikia išgabenti pilną įrangą iš didelio sandėlio, gali prireikti ir savaitės, ypač jei ten kyla problemų su įvažiavimo leidimais arba dėl perkrauto Kelio tunelio. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja lankstumo, taigi geriau galvoti apie 5–7 dienas, kad nereikėtų nerimauti, jei vairuotojas užstrigs spūstyje.

Ar reikia dėti daiktus į dėžes ar galima tiesiog paduoti?

Prašom, dėkite į dėžes, tai išgelbės jūsų nervus. Kartais atvažiuojame į objektą, o ten viskas sumesta ant grindų, kompiuteriai su monitoriais liejasi vieni ant kitų – tai tikra košmaras. Jei neturite pakuoimo galite mums pasakyti, mes atsiųsime dėžes ir juos užpildysime, bet tai kiekvieną kartą kainuoja daugiau. Geriau pasirūpinkite šia dalimi iš anksto, o mes tiesiog užkelsime visą tą įrangą į automobilį saugiai. (Tikrai verta pasidaryti inventorizacijos sąrašą, kitaip gali prapulti svarbūs failai).

Kaip susitvarkoma su parkavimu Anglijos miestuose?

O tai, žinoma, vienas didžiausių galvos skausmų, ypač Londone. Ten reikia specialių leidimų (red routes ir panašiai), be kurių tiesiog negalima stovėti sunkiajam automobiliui. Mes įpręę tai daryti, žinome, kur kreiptis dėl leidimų ir kokia yra zona. Jei bandysite tai padaryti patys be patirties, gausite baudą, kuri bus didesnė nei pati biuro perkėlimas iš Anglijos. Geriau mums pasakyti tikslų adresą ir iš anksto įspėti apie sunkiosios technikos apribojimus tame rajone.

Ar gabenate ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, dažnai vyksta taip, kad darbuotojai nori pasivežti ir savo dalykus, kai keičiasi darbo vieta. Tai nėra problema, jei tai nėra kažkas labai jautraus ar brangaus, reikalingas specialus pervežimas. Tiesiog turime tai užfiksuoti sąraše, kad muitinėje nebuvo klausimų, kodėl vienoje dėžėje yra biuro popieriai, o kitoje – žiūronai ar drabužiai. Viską įmanoma susiderėti, svarbu tiesiog nešukti.

Kokio dydžio automobilį reikia rinktis?

Tai priklauso nuo tūrio kubiniais metrais. Mažam biurui užtenka ir 3,5 tonų furgono, kuris gali važiuoti be specialios vairuotojo kortelės, jei jūsų vairuotojas turi B kategoriją. Bet jei daugiau nei 15 kubinių metrų, jau reikia sunkesnės technikos. Aš visada patariu nepervertinti savo jėgų ir pasirinkti šiek tiek didesnę mašiną, nei atrodo reikalinga, nes dėžės visada užima daugiau vietos, nei atrodo akimi.

Kaip veikia suplanavimas – kas vyksta pirmiausia?

Pradedame nuo vizualizacijos arba nuotolinio vertinimo, jei adresai aiškūs. Tada sudarome grafiką – kai atvyksta komanda, kai ji užbaigia krauti. Svarbu numatyti laiko rezervą Anglijoje, nes ten darbas eina kitokiu tempu, nei Lietuvoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai nualina dėl skirtingų darbo įpročių, bet mes prisitaikome. Viskas prasideda nuo sąrašo, o baigiasi – kai paskutinis stalas pastatytas naujoje vietoje.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip, didelių biurų baldų neįmanoma pervežti surinktų, nes tiesiog nepraeis pro duris ar neišsilaikys transportavimo metu. Mūsų komanda turi savo įrankius, tai išmontuojame, o Lietuvoje vėl surenkame. Vienas kartas teko pervežti labai senus, milžiniškus sekcijas, kurios buvo prikaltos prie sienų – tai buvo tikras iššūkis, bet nugalėjome.

Kainos, paslaugos ir papildomi mokesčiai

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks reikalas?

Kainos šiuo metu labai šokinėja, dėl degalų kainos Anglijoje. Mažam biuro perkėlimui iš Anglijos gali tekti nuo 800–1000 eurų, o didesniems projektams – skaičiuokite tūkstančius. Geriau kreiptis su konkretaus krovinio duomenimis, tada paskaičiuojame tikslią sumą. Nebijokitės klausti, nes niekas nedarys nuo galo, viskas yra individualu.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia ilgai laukti įkrovimo metu?

Taip, laukimas – tai pinigai. Jei mums reikia palikti vairuotoją laukti 5 valandas, kol jūs suruošiate dokumentus, tai tai bus įskaičiuota į galutinę sąskaitą. Geriau pasiruošti iš anksto, kad vairuotojas atvyksta, kai viskas jau paruošta krauti. Taip sutaupysite ne tik pinigus, bet ir laiką.

Ar imate mokestį už iškrovimą Lietuvoje?

Jei viskas vyksta pagal planą – ne, į tai įeina paslaugos kaina. Bet jei, pavyzdžiui, įkrovimas vyksta septintą aukštą be lifto arba reikia įvežti daiktus per labai siauras koridoriaus, kuriuos neįmanoma praeiti su įprasta rankena, tai gali būti papildomas mokestis. Visada aptarinėjame šiuos niuansus ankščiau, kad nustotų būtų staigmenų.

Kas darbiau dėl Brexit – ar pakilo kainos?

Žinoma, pakilo, nes dabar reikia daugiau dokumentacijos, o muitinės procedūros trunka ilgiau. Anksčiau tiesiog važiavome, dabar tenka deklaruoti kiekvieną siuntą. Tai reiškia, kad mums reikia daugiau laiko ir resursų, o tai atsiliepia kainai. Bet biuro perkėlimas iš Anglijos vis dar yra pigiau nei pirkti viską iš naujo Lietuvoje, taigi verta.

Ar galima mokėti atskirai dalimis?

Daugelis klientų nori padaryti avansą, o likusią dalį sumokėti gavus siuntą. Tai normali praktika, mes dirbame ir su sąskaitomis-faktūromis verslui. Paprastai imame mažą užstatą, kad užtikrintume, kad užsakymas realus, o likutį – iškrovus viską į vietą.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Stengiamės būti kuo aiškesni, bet kartais atsiranda nepageidaujamų staigmenų, pavyzdžiui, jei klientas nenurodė, kad keliame pianiną ar labai sunků seifą. Tokiu atveju reikia specialios technikos (krano ar lifto), o tai kainuoja. Jei viskas pasakytą iš anksto – paslėptų mokesčių nėra.

Ar taikoma nuolaida dideliems kroviniams?

Žinoma, jei perkeliate visą padalinį su 50 darbo vietų, susitarsime dėl geriausios kainos. Esu šioje srityje daug metų ir žinau, kad ilgalaikis bendradarbiavimas visada naudingesnis nei vienkartinis uždarbis. Rašykite mums, tikrai išnagrinėsime kiekvieną atskirą atveją.

Muitinės formalumai ir dokumentai po Brexito

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti?

Dabar, po 2021 metų, būtina turėti EORI numerį, kurį gausite išmoką Lietuvoje. Be jo neprasversite nei vienos sienos. Taip pat reikia prekių deklaracijos (EX1 dokumentai), kurias paruošia brokeris. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos vyksta kaip perkėlimas tarp savo padalinių (intra-community supply), tai reikia papildomų dokumentų, patvirtinančių nuosavybę.

Ar reikia mokėti PVM ar muitus?

Jei tai yra jūsų įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Anglijoje ir dabar perkeliamas atgal į Lietuvą, tai dažniausiai PVM ar mokesčių mokėti nereikia. Tai vadinama "Return of goods" procedūra. Bet jei perkėlimas įvyksta po daugiau nei metų nuo pirkimo, gali tekti mokėti importo PVM. Čia reikia labai atidžiai žiūrėti į pirkimo-skyrimo sutartis.

Kokios dažniausios klaidos su dokumentais?

Dažniausiai klientai pamiršta nurodyti serijinius numerius brangiems daiktams arba suveda neteisingą svorį. Muitininkai labai griežtai tikrina, kas parašyta dokumentuose. Vienas kartas teko laukti dvi dienas pasienyje, nes vienas kompiuterių buvo įrašytas kaip "spausdintuvas". Dėl tokių smulkių klaidų kyla nemažai problemų.

Ar jūsų įmonė užtikrina muitinės brokerio paslaugas?

Taip, turime savo partnerius brokerius, kurie greitai sukuria reikiamas deklaracijas. Svarbiausia mums pateikti sąrašą su kaina ir svoriu. Nereikia jums patiems važiuoti į muitinę ar mokėti atskirai brokeriui, tai įskaičiuota į procesą. Tai labai palengvina biuro perkėlimas iš Anglijos tiems, kurie nenori įsiterpti į biurokratiją.

Kas nutinka, jei trūksta dokumentų sienoje?

Tada mašina stovi ir laukia. Gali tekti brauti dokumentus iš naujo arba siųsti trūkstamus informacijos laiškus. Tai atidėlioja pristatymą ir gali sukelti papildomų išlaidų už saugojimą sandėlyje. Geriau viską patikrinti dar važiuojant iš Anglijos, o ne tada, kai jau esat Doveriuose.

Ar turiu deklaruoti naudotus baldus?

Taip, viskas turi būti deklaruojama. Nors jie naudoti ir juos nusipirkote prieš 5 metus, muitinė turi žinoti, ką įvežate į šalį. Naudotų daiktų vertę nustatome pagal jų likutinę vertę, tai yra nemažiau, nei dabartinė rinkos vertė panašių naudotų daiktų. Tai nėra taip sudėtinga, kaip atrodo.

Techninės detalės: IT, baldai ir apsauga

Ar saugu gabenti serverius ir jautrią įrangą?

Ypač saugu, jei tai padarome teisingai. Mes naudojame specialias oro pūstuvas dėžes (anti-static bubble wrap) ir fiksavimo juostas. (Gal tikrai reikia pasakyti, kad nenaudojame paprastos plėvelės, nes ji sukelia statinę elektros). Serverius uždengiame, kad neprasiskverbtų dulkes. Labai svarbu išjungti įrangą ir pažymėti kabelius, kad būtų lengviau prijungti vėl Lietuvoje.

Kaip elgiamės su labai ilgais daiktais?

Pavyzdžiui, ilgos lentynos ar konferencijos stalai. Juos reikia gabenti horizontaliai arba tam tikru kampu, kad nepalūžtų savo svorio. Jei daiktas ilgesnis nei furgono kabinos, naudojame specialias kėbulo priekio atidarymo galimybes. Kartais teko išmontuoti net žibintus lauke, kad pralėistume didelį stalą.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Mes turime standartinį transporto draudimą, bet jis dengia tik ribotas sumas. Jei gabinate brangų serverių kompleksą, verta pasidomėti papildomu draudimu. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti rizikingas, jei nenurodote tikros krovinio verties. Geriau būti saugiam ir pasirašyti draudimo polisą konkrečiam reisui.

Kas dėl pavojingų medžiagų (tusinai, chemija)?

Biuruose dažnai būna spausdintuvų kasetės ar valymo priemonės. Jas reikia pakuoti atskirai, hermetiškai, kad neišsilietų. Muitinė taip pat turi žinoti apie chemines medžiagas. Negalima tiesiog mesti į bendrą krūvą – tai pavojinga ir kitoms siuntoms, ir vairuotojui.

Ar galite padėti surinkti baldus naujoje vietoje?

Žinoma, mūsų vairuotojai turi su savim įrankių komplektus. Paprastai surenkame tai, kas išmontavome. Bet jei reikia surinkti sudėtingus sistemos baldus, kurių nėra instrukcijos, gali prireikti profesionalaus meistro, o mes tiesiog padėsime fiziniame darbe. Susitarkime dėl to iš anksto.

Kaip apsaugome grindis ir koridorių įkrovimo metu?

Naudojame apsaugines kilimėlius (koridorines dangas), kad nenukryptume ratus ar nebraižytume grindų. Ypač svarbu Anglijoje, kur daug biurų yra seniuose pastatuose su medinėmis grindimis. Jei padarysime žalą – ją atlyginsime, bet stengiamės, kad to nebūtų. Gerai organizuotas biuro perkėlimas iš Anglijos neturi palikti pėdsakų.

Problemos ir nesklandumai (realus gyvenimas)

Kas daryti, jei angliškame biure neleidžia ilgai stovėti mašinai?

Tai dažna problema Londone. Tada tenka krauti į mažesnę transporto priemonę (vadinamąjį "sprinterį") ir vežti iki didesnės mašinos, stovinčios kitoje gatvėje ar sandėlyje. Tai vadinama "shunting" operacija. Tai brangiau ir ilgiau, bet kartais vienintelis būdas. Žinoma, reikia į tai žiūrėti atsargiai.

Ar buvo atvejų, kai dingsta daiktai?

Per 20 metų buvo vienas ar du kartai, kai dėžės pasimetdavo tarp pervežimo sandėlių, bet visada susirasdavome. Žinoma, jei klientas pats pakuoja ir neužrakina dėžės, mes negalime užtikrinti, kad viduje viskas yra. Todėl rekomenduojame mums palikti raktus nuo sandėlio arba stebėti procesą.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga ar atsistando mašina?

Tai gedimas, o ne mūsų kaltė, bet mes į tai žiūrime protingai. Jei įvyksta gedimas Anglijoje, mes stengiamės išsiųsti kitą vairuotoją su kita mašina kuo greičiau, kad gautume siuntą. Kart tai gali užtrukti dieną ar dvi. (Aš tikrai nenusimenu, kada paskutinį kartą nutiko toks rimtas gedimas, bet viskas įmanoma).

Kaip elgiamės, jei klientas pateikė neteisingą adresą?

Tai klasika. Važiuojame į vieną gatvę, ten nėra jokio biuro, o telefonas neatsiliepia. Tada tenka laukti arba ieškoti kontakto. Jei užtrunkame daugiau nei valandą dėl kliento kaltės, tai laukimas mokamas. Todėl prašome patikrinti adresus du kartus – ir Anglijoje, ir Lietuvoje.

Ar sunku dirbti su angliškais sandėlininkais?

Kartais jie yra labai griežti dėl laiko, ypač jei tai didelės logistikos centrai prie Londono. Ten turi būti tiksliai iki 15:00 val. atvykę, kitaip neįleis. Tokiose situacijose reikia labai gero planavimo. Vienas kartas teko įkalbėti sargą, kad leidžia įvažiuoti 10 minučių vėliau, nes užstrigome spūstyje M25 žiedelyje.

O dėl kalbos barjero – ar mūsų vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pačiais baziniais žodžiais, kad susitartų dėl krovinio. Bet dėl sudėtingų dokumentų visada kalbame mes, dispečeriai Lietuvoje. Vairuotojo darbas yra vairuoti saugiai, o mūsų – spręsti problemas telefonu. Tai veikia gerai.

Ar verta rizikuoti su pigiomis firmomis?

Nebent norite prapulti savo turtą. Rinkoje yra daug "dikelių", kurie siūlo neįtikėtinas kainas, bet tada dingsta kartu su siunta. Geriau pasirinkti patikimą partnerį, kuris turi lizinguotą techniką ir realų sandėlį. Biuro perkėlimas iš Anglijos per pigią bendrovę gali baigtis teisme.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną – pasitikėjimą ir planavimą. Nors biuro perkėlimas iš Anglijos atrodo kaip milžiniškas kalnas, su patirties turinčia komanda jis tampa tik dar viena užduotimi, kurią reikia įvykdyti. Nenuvilkite to paskutinės minutės, susitarkite dėl dokumentų ir iš anksto pasirūpinkite dėžėmis. Gyvenimas Anglijoje ir verslo grįžimas į Lietuvą gali būti sklandus, jei viską padarite protingai.