Biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių: Kaip tai veikia iš vidaus

Sveiki, ilgai galvojau, ką papasakoti apie šią temą, nes po „Brexit“ viskas pasikeitė, o žmonės vis dar gyvena senose iliuzijose. Dirbu pervežimų srityje jau beveik dvidešimt trečius metus ir mačiau viską – nuo pasiutusios kelnaių siuntos iki pilno verslo perkėlimo traukiniu. Biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių į Lietuvą ar atvirkščiai yra tikrai įmanomas, bet jis netaps „be rūpesčių“ pats save, jeigu jūs nepriimsite keleto konkrečių sprendimų iš karto. Čia ne tik apie vokus ir kėdes, tai apie dokumentus, muitinę ir logistiką, kuri dažnai suka galvą net patirtiesems vadybininkams. Štai trumpai apie tai, kas jus laukia už vartų ir kaip išvengti tų situacijų, kai vairuotojas skambina iš Folkestone’o ir sako, kad kažkas neatitinka.

Bendros klausimai apie procesą

Ar tikrai įmanomas biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių, jeigu aš nieko nesuprantu apie logistiką?

Absoliučiai įmanoma, ir tai yra mūsų, kaip perkėlimo kompanijos, darbas. Jums nereikia žinoti, koks yra savaeigės aukštis ar kiek reikia įkirpti paletes, svarbiausia yra tiksliai surašyti ką norite vežti. Kartais klientai pagalvoja, kad turi pačią vairuotoją dėti kompiuterius į dėžes, bet to mes darome nebebrangiai, kadangi jums gali būti brangiau uždirbti savo valandą negu mum. Geriausias biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių prasideda nuo to, kad tu tiesiog parodyti, kas yra kur, o mes susirūpiname visomis techninėmis smulkmenomis, kurios sukelia nemigą.

Kiek laiko užtrunka toks procesas nuo pradžios iki galo?

Nesigilinkite į tas reklamas, kurios sako „per 48 valandas“, jei kalbame apie pilną biurą su IT įranga. Paprastai nuo tada, kai susitariame, iki pat krovinio išvežimo praeina maždaug savaitė-dvi – reikia suderinti dokumentus muitinei ir (labai svarbu) paruošti techninę dokumentaciją. Jeigu viskas gerai sutampa su keltų grafiku, patys tranzitas trunka apie 3–4 dienas, tačiau visada reikia palikti rezervą nenumatytiems atvejams, pavyzdžiui, jei užstrigs sienelė ar dings vairuotojas (žodžiu, retais atvejais).

Ar reikia, kad aš būčiau vietoje Anglijoje arba Lietuvoje metu?

Ne visada. Turime klientų, kurie išleidžia mums biuro raktus paštu arba palieka juos saugotojui, o patys tiesiog laukia sandėlyje Vilniuje. Tai yra labai patogu, jeigu esate užimti verslininkas ir negalima prarasti laiko. Bet turiu pasakyti, kad jei turite labai brangios technikos ar asmeninių daiktų seife, geriau būti šalia arba pasikviesti pasitikėjimo asmenį, kad nereiktų vėliau ieškoti, kur dingo duomenų laikmena.

Kokios yra pagrindinės klaidos, kurias daro žmonės)?

Dažniausiai žmonės pradeda supakuoti dalykus į juodus maišus ir nebekuria sąrašo. Vėliau muitinėje kyla klausimas „kas čia yra?“, o negali atsakyti. Dar viena daugvaikė klaida yra ta, kad jie nurodo neteisingą svorį – sako, kad yra 500 kilogramų, o išsigauna, kad yra dvi tonos, į kurias netelpa įprasta mašina. Biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių tampa košmaru, kai vairuotojas atvyksta ir turi sakyti, kad reikia dar vienos kelionės už papildomus pinigus.

Ar galite padėti su išpakavimu kitame gale?

Be abejo, mes tai darome kone visada. Atvykstame į naująją patalpą, iškrauname, padėjame ant grindų arba tiesiog įstatome į kabinetus, kaip jūs norite. Yra klientų, kuriems reikia full service – tai yra mes padėjame ant stalų net puodukus ir spalvines, kitiems užtenka, kad dėžės būtų sandėlyje. Svarbiausia tai nurodyti ankščiau, kad mūsų komanda žinotų, ką reikia daryti išėjimo metu.

Kaip elgiamės su baldais, kurie neturi neišmontuojamų elementų?

Tie baldai yra mūsų košmaras (juokauju, bet tik pusiau). Jeigu didelė lentyna neinaina pro duris, mes ją tiesiog išmontuojame, o paskui vėl surinkiam Lietuvoje. Mes turime savo įrankius, tai čia nėra problema, bet svarbu apie tai pranešti iš anksto, kad neužtektų laiko ar būtų reikalingas papildomas darbuotojas.

Ar pervežiate ir augalus ar tik techniką?

Augalus vežti galima, bet yra tam tikrų apribojimų dėl dirvožemio – turi būti labai švariai nuplautos šaknys, kitaip muitinė gali uždraukti įvežimą. Esu matęs, kaip geras biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių baigėsi tuo, kad didelis fikusas liko sienoj, nes nebuvo sertifikatų. Taigi, augalus vežame, bet pasirūpinkite, kad jie būtų paruošti, o mums geriau, jei jie yra nedideli.

Ar saugu duoti raktus vairuotojui?

Per 20 metų niekas niekada nebuvo pavogęs raktų, bet žinoma, visada yra tam tikra rizika. Mūsų vairuotojai yra patikimi, dirba ne vienus metus, bet jeigu jums kyla abejonių, galite visada uždaryti biurą kodine spyna ir atiduoti kodą tik tada, kai mes atvyksime į Lietuvą. Saugumas visada pirmiausia.

Kas nutinka, jeigu pradėtų lyti ar būtų audra?

Mes turime vandeniui atsparias drobes, kuriomis uždengiame krovinius, kai jie yra iškraunomi iš mašinos. Vieną kartą Mančesterio biuro perkėlimo metu lyjo taip, kad net aš sušlapau, o technika likusi sausa ir saugi. Taigi, oras nebus problema, jeigu pasirūpinsime uždengimu.

Ar reikia speciali draudimas?

Būtinai. Standartinis draudimas ne visada uždengia biuro techniką, ypač jeigu tai yra serveriai ar brangūs duomenys. Pasiūlyme visada įtraukiame All Risk draudimą, kuris padengia bet kokius nuostolius kelyje. Negerai taip, kai klientai sako „man nereikia, važiuosime atsakingai“ – tą dieną kai kas gali nutikti.

Kainos ir biudžetas

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių?

Tai yra klausimas, į kurį negaliu atsakyti vienu sakiniu. Viskas priklauso nuo tūrio – ar tai mažas kambaryks Suvalkuose ar didelis open-space Londono centre. Mažam biurui gali užtekti ir tūkstančio svarų, o dideliems projektams kaina gali siekti dešimtis tūkstančių. Geriausia paskambinti mums ir papasakoti apie savo situaciją, tuomet mes galime duoti tikslią (ar beveik tikslią) kainą.

Ar kainose įskaičiuotas keltų mokestis?

Taip, mūsų pateiktose kainose visada yra įskaičiuoti keltų ir visi kiti kelių mokesčiai. Nesąžiningos firmos (jų, deja, gana daug) gali paskambinti ir sakyti: „oi, pamiršome pridėti keltą, mokėkite papildomai“. Mes to nedarome, mums svarbu ilgamečiai santykiai, o ne vienkartinis uždarbis iš keltų bilieto.

Galima gauti nuolaidą, jei perkeliamas ne tik biuras, bet ir asmeniniai daiktai?

Žinoma, jeigu krovinio yra daug, mes visada galime pasiūlyti geresnę kainą. Tarkime, jeigu jūs persikraustote su visa šeima ir kartu vežate įmonės turinį, tai galima susiderėti dėl kombinuoto pervežimo, kuris išeis pigiau abiem pusėms. Biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių dažnai derinamas su asmeninio krovinio gabenimu.

Ar imate mokėjimą už paslaugas iš karto arba galima atidėti?

Standartiškai imame 30-50 procentų avansą, kad galėtume rezervuoti mašiną ir užsakyti bilietus. Likusią dalį reikia apmokėti tada, kai krovinys yra paruoštas ir yra ties išvykimu arba atvykstu į Lietuvą – tai priklauso nuo susitarimo. Negalime vežti „už žodį“, nes mes irgi turime mokėti degalams ir vairuotojams.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Darbo valandos Anglijoje ir Lietuvoje (jeigu reikia išmontavimo/montavimo), kelionės atstumas, kuris gali būti didelis, jeigu esate Škotijoje, o ne pietų Anglijoje. Taip pat patogumas – ar yra liftas, ar reikia nešti per 4 aukštus rankomis. Tai visi dalykai, kurie padidina laiką, o laikas – tai pinigai.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos turėčiau žinoti?

Nieko slepiame. Pasakykime taip – jeigu jums reikia specialios technikos (krano ar liftelio), tai bus paminėta atskirai. Arba jeigu paskutinię minutę nuspręsite vežti daugiau daiktų, nei numatėte, tai žinoma, kaina pasikeis. Bet be jūsų žinios jokių papildomų mokesčių nebus.

Ar kainuoja brangiau perkelti biurą prieš šventes arba savaitgalį?

Anglijoje darbuotojai dirba pagal kitokias taisykles, todėl darbas savaitgalį ar šventę gali kainuoti brangiau, todėl reikia to numatyti iš anksto. Biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių gali tapti šiek tiek brangesnis, jeigu norite išvykti tą patį penktadienį po pietų – geriau derinti savaitės vidury.

Muitinės dokumentai ir Anglijos specifika

Ar „Brexit“ labai sudarkė dokumentų tvarką?

O kaip, sudarko. Anksčiau buvo paprasta – užkrauna ir važiuoja. Dabar reikia Ex1 dokumentų, T2L, reikia deklaruoti prekių kilmę. Tai reiškia, kad biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių neįmanomas be gero brokerio. Mes tikrai turime savo žmones, kurie su tuo susitvarko, bet klientas turi duoti sąrašą su vertėmis, kitaip neįveisime.

Kas daryti, jeigu mano technikos neturi serijinių numerių arba jau seni?

Tai problema, nes muitininkai mėgsta tikslumą. Jeigu serijinio numerio nėra, galima nurodyti „nėra“ arba „sunaikintas“, bet reikia tai paaiškinti komentaruose. Patariu visiškai senus dalykus išmesti nebent jie turi sentimentalios vertės, nes dokumentų su jais daugiau galvos skausmo nei naudos.

Ar mokėti PVM ar muytinį mokestį perkėlimo atveju?

Jei esate įmonė ir turite PVM kodą, o technika yra Jūsų nuosavybė daugiau kaip 6 mėnesius, galima naudoti TUL procedūrą (muitinės suleidimas). Taip nereikia mokėti PVM ir mokesčių ribojančiuose taškuose. Biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių būna pigesnis, jeigu viskas sutvarkyta teisėtai kaip perkėlimas tarp šalių narių ( nors Anglija nebe narė, bet verslo turtas gali būti suleidžiamas).

Ką daryti, jeigu dokumentuose nuročiau neteisingą svorį ar vertę?

Vėluoti gali. Jeigu klaida nedidelė, dažnai pavyksta išsiaiškinti vietoje, bet jeigu skirtumas milžiniškas – gali tekti perrašyti visą deklaraciją, o tai kainuoja ir pinigų, ir laiko. Geriau kartą patikrinti užsidejusį sąrašą, nei vėliau mokėti baudas už netikslumą.

Ar galiu įtraukti į krovinį ir asmeninius daiktų, kad būtų pigiau?

Gali, bet turi juos atskirai aprašyti, nes verslo turtas ir asmeninis turtas yra skirtingos kategorijos muitinei. Negalima rašyti „10 dėžių su daiktais“ – reikia „5 dėžės su drabužiais, 1 dėžė su knygomis“ ir t.t. Muitininkai neprisileis chaosmo.

Ar reikia vertės vertinimo dokumento (pvz. faktūros) senoms daiktams?

Jeigu originalių faktūrų nebėra, galite padaryti „deklaraciją apie vertę“ (tiesiog patys parašote, kokia dabartinė vertė). Tai priimtina, jei sąžiningai nurodoma rinkos vertė, ne per didelė ir ne per maža. Muitinė turi savo metodus kaip patikrinti, ar nesate užkrovę tūkstančio svarų vertės seną monitoriu.

Kas nutinka, jeigu prarandu Ex1 dokumentą kelyje?

Tai būtų didelė bėda, nes tai pagrindinis dokumentas leidžiantis išvežti prekes iš ES teritorijos (arba į ją). Bet visada yra kopijos mūsų biure ir elektroninėse sistemose, taigi, fizinio lapo praradimas nebus tragiškas, bet gali sukelti nedidelę delsa patikrinimo metu.

Ar Anglijos pareigūnai dažnai sustoja ir tikrina tokius biuro reismus?

Ne taip dažnai kaip anksčiau, bet tikrinimai vyksta, ypač Doverio uoste arba „Eurotunely“. Jeigu mašina atrovo įtartai (pvz., perpildyta arba vairuotojas nervinuosi), gali nueiti papildoma apžiūra. Bet mūsų dokumentai visada tvarki, tai dažniausiai tik prašrova „labas vakaras“ ir važiuojame toliau.

Organizaciniai dalykai ir technika

Ar turite savo vairuotojus ar samdate?

Mes turime savo ilgalaikius vairuotojus, kurie žino mūsų standartus. Kartais, kai darbų yra per daug (pavyzdžiui, rugsėjį), samdome patikimus subrangovus, bet juos visada prižiūri vadovai. Biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių priklauso nuo to, kas sėdi prie vairo – ar tai profesionalas, ar pirmas geriausias.

Ar galiu sekti savo krovinią realiu laiku?

Taip, dauguma mūsų mašinų yra aprūpintos GPS stebėjimo sistemomis. Galime atsiųsti nuorodą, kurioje matysite, kur mašina šiuo metu yra – važiuoja pro Briuselį ar stovi prie Kėdainių pavalgyti. Tai ramina klientus, ypač kai vežama labai brangi technika.

Kaip elgiamės su serveriais ir jautria duomenų įranga?

Serverius supakuojame į specialias antsmūgines dėžes su putomis, ir jeigu reikia, juos uždedame ant viršaus („viršaus krovinys“), kad niekas jų ne užgriūtų. Be to, mes neleisiame niekieno kitam liesti jų, kol nepasirašome perdavimo akto. Saugumas čia yra nr.1.

Ar reikia išjungti ir atjungti visus kompiuterius prieš pakavimą?

Būtina. Ne tik kad jums lengviau bus juos pripakuoti (be laidų siaubo), bet ir saugumo sumetimais. Vienąkart buvo atvejis, kai kompiuteris buvo paliktas miego režime, o pakrovimo metu sujudėjo ir įkaito (nes nebuvo vėdinimo). Nuo tada tikriname, kad viskas būtų išjungta.

Ką daryti su biuro duomenų saugyklomis (tūrą)?

Jei turite fizinę duomenų saugyklą su popieriais, reikia užrakinti ir uždėti antspaudą, jeigu yra svarbios sutartys. Mus labiau dominuoja fizinis pervežimas, bet mes galime padėti ir su archyvavimu, jeigu reikia išmesti nereikalingus dokumentus prieš išvykimą.

Ar gabenate ir pavojingas medžiagas (pvz., valymo priemones)?

Ribotai. Pavojingų medžiagų (chemija, aerozoliai) gali būti nedaug ir jos turi būti originalioje pakuotėje. Negalima vežti pilnos krosnies su degalais arba 50 litrų balinimo skiedinio – to neleis nei keltas, nei policija. Jeigu turite daug tokių dalykų, geriau juos išmesti vietoje ir nusipirkti naujų Lietuvoje.

Kaip susitvarkome su parkingu Anglijoje?

Anglijoje parkingas yra baisus dalykas – gali gauti baudą, jei neteisingai pastatysi. Mes, jei reikia, užsakome vietą vietos savivaldybėje (permit) arba tiesiog stovime legaliai aikštelėje, netgi jeigu reikia mokėti urbtą už valandą. Pinigai už parkingą yra įskaičiuoti į sąskaitą (jei tai ne privatūs lankas).

Ar galite padėti su baldų išmetimu, jeigu dalis nenoriu vežti?

Taip, tai labai dažna paslauga. Perkėlimo metu klientai supranta, kad senas sofos nereikia. Mes ją pakeliame ir vežame į šiukšliadėžę (recycling centre) arba dovanojame labdaringoms organizacijoms, jeigu būklė dar geri. Biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių taip pat reiškia, kad senas daiktus nepaliekate kely.

Kas nutinka, jeigu naujos patalpos dar neparengtos atvykimo dieną?

Tai streso situacija. Esu matęs, kai statybininkai dar dažė sienas, kai mes atvykome su dėžėmis. Mes galime laukti valandą-dvi, bet jei tai ilgiau, gali kilti papildomi mokestiniai už vairuotojo laukimą (standby fee). Geriausia derinti datas su statybininkais ir pervežėjais vienoje grupėje.

Realios problemos ir išvados

Kas daryti, jeigu vairuotojas sugenda kelyje?

Mes turime pagalbos tarnybą ir pagalbos automobilius Europoje, tad tai nėra problema. Pataisyti arba pakeisti mašiną trunka keletas valandų. Kartais tai sustabdo grafiką, bet mes visada informuojame klientą iš karto, kad jis nežinotų, kodėl krovinys nejoja.

Ar buvo atvejų, kai dingsi dėžės?

Per 20 metų buvo vienas epizodas, kai viena maža dėžė su spalvinukais paslydo po kita dėže ir buvo palikta sandėlyje Anglijoje. Atvežėme ją kitoje reiso metu. Tai smulkmena, bet įdomu, kaip toks dalykas gali nutikti. Tikriname krovinių skaičių kelis kartus, kad išvengtume tokių situacijų.

Kaip elgiamės su skundai?

Jei kas nors sugenda ar susitrina (kas nutinka, žmonės), mes vykdome draudimo išmoką. Mes slaugome savo reputaciją, todėl bandome išspręsti problema taikiai. Blogiausia, kai klientas nemato sugadinimo iš karto, o praneša po mėnesio – tą sunkiau įrodyti.

Kodėl verta rinktis justišką firmą, o ne pigų „skrajūną“?

Nes rizika perdidėja. Pigiai dažnai reiškia be draudimo, be dokumentų, su vairuotoju kuris kalba tik savo kalba. Biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių įmanomas tik su komanda, kuri žino, ką daro. Sutaupę 200 svarų dabar, galite prarasti tūkstančius vėliau.

Ar turite rekomendacijų iš buvusių klientų?

Žinoma, mūsų svetainėje yra atsiliepimai, bet pasakykime taip – geriausia reklama yra žodžiu. Dauguma klientų grįžta pas mus, kai vėl keičia biurą arba siunčia kitus draugus. Tai geriausias įrodymas, kad dirbame gerai.

Galiausiai, noriu pasakyti, kad verslo perkėlimas nėra pigiausias malonumas, bet jei viskas suplanuota, tai gali būti net smagu pamatyti, kaip tavo verslis „keliauja“ į naujus namus. Biuro perkėlimas iš Anglijos be rūpesčių tikrai įmanomas, jeigu pasitikiete specialistais ir nedarysite viską paskutinę minutę. Sėkmės!