Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai ir kaip išvengti chaoso perkėlimo metu

Dirbu šioje srityje jau daugiau nei dvidešimt metų, maždaug nuo tada, kai Lietuva atgavo nepriklausomybę, o Anglija dar nebuvo apsupta biurokratinės sienos. Per šį laiką mačiau viską – nuo idealiai suregzuotų perkėlimų, kai paskutinis pieštukas stovi vietoje, iki tokių katastrofų, kurios verčia plaukti ašarom. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai šiuo atveju nėra tiesiog gražios frazės iš svetainės, o būtinybė, jei nenorite, kad jūsų verslas stotų kelias savaites dėl prarasto kompiuterio ar pamiršto archyvo. Po „Brexit“ viskas tapo daug sudėtingiau, ir dabar tas žodis „atsakingas“ reiškia galintį išsiveržti su muitinės dokumentais vidury nakties, o ne tik pakrauti dėžę į sunkvežimį. Rašau štai taip, kaip kalbėčiau prie kavos stalo, be jokių „verslo kalbos“ apvyniojimų, kad žinotum, į ką įsipainiojat.

Bendrai apie procesą ir patirtį

Kaip pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Anglijos, kad neišprotėtume?

Gerai, pradžiai tiesiog giliai įkvėpkite. Rimtai, pasakykite savo komandai, kad prasideda chaosas, bet jis valdomas. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai jums pasakys, kad reikia pradėti ne mažiau kaip prieš mėnesį, aš sakiau – pradėkite dabar. Surašykite viską, kas juda. Ne tik stalus, bet ir tą seną spausdintuvą, kuris stovi kambario kampe nuo 2015-ųjų ir niekas nedrįsta jo pajudinti. Vienas klientas Londoną neįrašė serverinės į sąrašą – važiavome antrą kartą. Pagrindas – suprasti apimtį, nes be to joks logistikos guru jums nekainuos.

Kodėl reikia įvertinimo vizito (survey'o), ar galima tiesiog siųst sąrašą?

Daug kas klausia, kod�l negalima tiesiog nufotografuoti ir atsiųst. Galima, bet tada tikėkitės pokyčių kainoje, kai vairuotojas pamatys, kad liftas neveikia ar kad reikia nešti per trečią aukštą be keltuvo. Esu matęs situaciją, kur klientas siuntė „tris dėžes“, o realiai tai buvo trios didelės industriaalinės spintos, kurios neįėjo pro duris. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai visada siūlo atvažiuoti ir pažiūrėti akimi. Tai taupo nervus vėliau. (Tiesa, jei perkėlimas labai mažas, vizitas gali brangiau kainuoti nei patys darbai, tai reikia jausti proporcingumą).

Kiek laiko trunka visas processas nuo Londono iki Vilniaus?

Standartiškai, jei kalbame apie fizinį kelionę, tai 3–4 dienos viena kryptis, priklausomai nuo laukiantis Kent arba ties „Eurotuneliu“. Bet jei kalbame apie visą projektą, tai nuo sutarties iki galutinio išpakavimo – savaite ar dvi. Turėkite omenyje, kad „biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai“ nevažiuos rytoj, jei užsakymą gaus šiandien. Reikia laiko dokumenų rengimui. Kartais vėluojame dėl klientų – jei jie neparengia inventorinio sąrašo, sunkvežimis stovi lauke ir skaičiuoja baudas.

Ar reikiaSpecialios draudimo polisą ar užtenka standartinio?

O čia yra rūsys. Standartinis draudimas dažnai nedengia brangios elektroninės įrangos ar duomenų praradimo. Pasirašiau kartą sutartį, kur buvo tik „krovinio draudimas“, ir vairuotojas nukrito nuo pakylos su serveriu – draudimo kompanija mokėjo tik už „geležies liejini“ vertę, o ne serverio. Būtinai klauskite apie „All Risk“ draudimą. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai niekada nedraudžia sutaupyti šitoje vietoje. Geriau permokėti už polisą nei mokėti už naują IT infrastruktūrą iš savo kišenės.

Kas daroma su baldais, kurie nesurenkami? Ar juos galima išsivežti?

Žinoma, galima, bet tenka dirbti fizikai. Turiu omenyje tas didžiulės angliškos spintos, kurios buvo surinktos dar prieš karą (pasakojimas šiek tiek perdėtas, bet senos tikrai). Kartais jas reikia išmontuoti dalimis, kartais net išlaužti pro langą, jei nebešeina pro laiptinę. Profesionalios komandos turi savo „stalius“, kurie su tuo susitvarko. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai tikrai turės savo įrankių komplektą ne tik įrankiams, bet ir galvai. Nepamirškite, jei baldas sugadinamas demontavimo metu, draudimas to beveik visada nedengia.

Ar galima susitvarkyti savaitgaliu, kad netrukdytume verslui?

Galima, bet už tai papildomai mokate. Vairuotojai ir krovikai taip pat mėgsta ilsėtis. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai gali organizuoti naktyje krovimą Anglijoje, kad ryte jūsų darbuotojai ateitų į tuščius kabinetus ir pradėtų dirbti naujoje vietoje. Tai brangu, tačiau verslo nuostoliai būtų dar didesni. Vieną kartą dėl tokių darbų teko mokėti +50% priedą prie savaitgalio, bet klientas buvo laimingas, kad nustojo telefonuoti.

Brexitas, Muitinė ir Biurokratija

Kaip „Brexit“ pakeitė biuro perkėlimą iš Anglijos – ar viskas apsunkė?

O, kur gi. Anksčiau buvo tiesiog – pakrovėm ir važiavom. Dabar tai yra nightmare. Muitinės deklaracijos, EORI numeriai, transitinės procedūros. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai turi būti ne tik krovėjai, bet ir netiesioginiai brokeriai. Be teisingai užpildytų EX1 dokumentų, sunkvežimius gali sulaikyti uoste, ir dienos atostogos eis per daug. Kasdien kažką pasikeičia – arba reikalavimai dėl pakuočių medžiagos, arba dėl vertinimo.

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT) ar muito už biuro inventorinę įrangą?

Čia yra kažkur po 5 proc ar 0 proc., jei tai yra perkėlimas tarp tų pačių įmonių (pervilkimas tarp filialų). Bet čia daug detalių. PVM turite užregistruoti kaip atidėtą mokesčio mokėjimą (Deferred payment), jei esate registruoti Lietuvoje. Muito dažniausiai nėra, jei daiktai naudoti. Bet jei pirksite naujus stalus Anglijoje ir vežite į Lietuvą – tai jau importas, ir viskas apskaičiuojama pagal standartines taisykles. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai padės suformuluoti dokumentus taip, kad nebūtų sumokėta per daug.

Kas nutinka, jei dokumentuose trūksta ką nors? Ar iš karto bauda?

Jei trūksta mažos detales, pvz., serijinio numerio ant nebrango spausdintuvo, dažnai praleidžia su įspėjimu. Jei trūksta inventoriaus sąrašo visai – tai stendas. Sunkvežimis stovi, kol pateikiate pilną sąrašą. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai turėtų tikrinti dokumentus dar prieš išvažiavimą. Turiu atvejį, kai klientas parašė „baldai“ vienoje eilutėje, o muitininkai reikalavo kiekvieno objekto pavadinimo. Praradome dieną.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro kroviniu?

Techniškai negalima, tai yra dvi skirtingos siuntos – komercinė ir asmeninė. Negalima sumaišyti, nes muitinės režimai skirtingi. Asmeniniam daiktams yra atleidžiamas nuo PVM ir jei jie naudoti ilgiau nei 6 mėn., bet tai turi būti deklaruojama atskirai. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai gali sudaryti dvigabą sutartį. Kartame darbuotojai bando paslėpti savo dviračius ar vyno dėžes tarp biuro kėdžių – nerekomenduoju, gali baigtis konfiskacija.

Kas dėl duomenų saugumo, jei muitinė nori patikrinti turinį?

Jei aptarsite dokumentus, dažniausiai tikrinami tik sandėliavimo dokumentai (Packing List). Bet jei kyla įtarimas, kad slypi kažkas nelegalaus ar ne deklaruota, gali atidaryti. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai stengiasi užtikrinti, kad krovinys būtų uždarytas tinkamai su plombomis, kurias sunku pažeisti be žinios. Jei atidarote serverinę prieš muitininką, rizikuojate ne tik technika, bet ir duomenimis (GDPR ir t.t.).

Ar turiu gauti EORI numerį ar partneris jį turi?

Jeigu esate juridinis asmuo (įmonė), turite turėti savo EORI numerį, prasidedantį LI. Jis nemokamas. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai gali vežti su savo brokerio kodu, bet galutinis importuotojas esate jūs, be jūsų kodo nebus užbaigta procedūra. Užtruktų 10 minučių užpildyti paraišką, bet dažnai žmonės pamiršta, o tada stovi pasienyje. Užsiregistruokite iš anksto.

Logistikos smulkmenos ir technika

Kaip tvarkoma IT įranga – serveriai, kompiuteriai, tinkleliniai kabeliai?

Tai yra jautriausia dalis. Negalima tiesiog įmesti serverio į dėžę su spalvotais piešiniais. Būtina išjungti teisingai (shutdown), pažymėti kabelius (sincerely, dažnai niekas nežino, kur kas buvo įjungta). Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai dažnai dirba su atskirais IT specialistais arba turi savo. Girdėjau istoriją, kai viena firma pamešė „raid“ masyvą pervežimo metu. Nekreipkite dėmesio į kabelius, jei nesuprantate – palikite IT žmonėms.

Ar reikia išpakavti viską biuro prieš išvežimą ar galima nešti kaip yra?

Idealiai – viskas turi būti supakuota. Pusiau tuščios stalčių lentynos „važiuoja“ – tai blogai. Kas girdėjo, kaip stalo stalčius skamba vairuojant nelygiu keliu Latvijoje, tas nes užmirš. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai duoda kartonines dėžes, lipdukas ir juostą. Jei nešite stalą su pilna lentyna – kokyčių nebebus. Užpildykite tuščias vietas popieriumi.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (tonerius, valymo priemones)?

Galima, bet taisyklės griežtos. Toneriai yra pavojingos medžiagos klasėje. Reikia specialios pakuotės, kad nenuptektų. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai tikrai paklaus apie tai. Jei toneų dėžė užsidegs kelyje (kažkas nutiko prieš 10 metų vienam vairuotojui), dega visa mašina. Geriau palikti senus tonerius Anglijoje ir nusipirkti naujų Lietuvoje. Naudoti tonerius neapsimoka vežti dėl svorio ir rizikos.

Kas dėl augalų biure? Ar juos galima vežti į Lietuvą?

Po Brexit tai sudėtinga. Turi buti fitosanitarinis sertifikatas, kuris kainuoja brangiau nei pats augalas. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai paprastai sako: „Palikite juos“. Jei ne, turite kreiptis į specialistus dar prieš 2 savaites. Vienas klientas bandė pavogti didelį fikutą be dokumentų – muitinė jį konfiskavo ir sunaikino. Nerašti apie tai nebus liūdna.

Ar reikia rūpintis vietine transporto licencija Anglijoje („O“ licencija)?

Sunkvežimui, viršijančiam 3.5 tonas (dauguma biuro reikalams), vežant tarp šalių, reikalinga tarptautinės vežimo licencijos (Community Licence Anglijoje). Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai tai turi patikrinti. Jei sustabdys „DVSA“ Anglijoje be to, baudos didelės, o sunkvežimias gali būti užblokuotas. Jums kaip klientui nereikia to rūpintis, bet tikrinkite, ar jūsų vežėjas legalus.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda tarp Anglijos ir Lietuvos?

Tai retai nutinka su geromis firmomis, bet varikliai šoka. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai turi pagalbos liniją 24/7. Paskutinį kartą, kai mums nutiko tokia bėda Vokietijoje, išsiuntėme atsarginį sunkvežimį ir perkrovėme krovinią per 6 valandas. Jums tiesiog reikia kantrybės. Jei tai „vilius“ su viena mašina, gali žūti keli dienas.

Kiek bus kelių mokesčių ir tiltų mokėjimų?

Už Anglijos kelius (mokesčiai HGV) moka savininkas. Bet „Eurotunelis“ ar keltas (Dover-Calais) – tai papildomas įkainis. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai įtrauks tai į sąskaitą arba pasakys, kad tai mokama atskirai (cash on driver). Paprastai tai apie 300-500 EUR viena kryptimi, priklausomai nuo kuro kainų ir maršruto. Nenuviliokit vairuotojo be pinigų.

Pinigai, rizikos ir atsakomybė

Ar kaina fiksuota ar gali pasikeisti į priekį?

Geriau susitarti dėl fiksuotos kainos „All in“. Bet jei pasikeičia sąlygos – pvz., nerandat lifto ir reikia kelti kranu, arba pakeičiat adresą. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai apie tai galvoja. Jei sutartyje parašyta „apytikslis kiekis“, o realiai daiktų yra dvigubai daugiau – kils kaina. Nepasakykite „tai tik kelios dėžėlės daugiau“, nes svoris svarbu.

Kokia įmoka privaloma (depozitas) ir kada grąžinama?

Įprasta taika – 30% iš karto, likę – atlikus darbą. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai neprašys 100% iš karto, jei tik nebijote, kad jie dings. Jei jie reikalauja viso iš karto – tai signalas. Depozitas dažnai nebegrąžinamas, jei atšaukiate per vėlai, pavyzdžiui, dieną prieš važiavimą, nes jau turi rezervuotą mašiną ir darbuotojus.

Kaip atpažinti blogus įmones „skrajūnės“?

Žiūrėkite ne į svetainės dizainą, o į kontaktus. Jei nėra fizinio adreso Anglijoje ar Lietuvoje – bėkite. Jei atsiliepimai tik teigiami ir parašyti viena diena – tai tikėtina meluota. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai turi istoriją. Vienas klientas pasirinko pigiausią variantą „Gumtree“ – jo daiktai nukeliavo į nežinomą kryptį. Pasitikėkite instinktu.

Kas atsitinka, jei darbuotojai nustoja dirbti perkeliant biurą?

Tai įvyksta. Paskutinę dieną žmonės tiesiog išeina ir palieka sugadintus daiktus arba pasislepia raktus. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai turėtų būti lankstūs. Gali tekti nešti daiktus be jų pagalbos. Susitardykit dėl raktų perdavimo. Tebuvo atvejis, kai vadovas užrakino biurą ir išskrido be perspėjimo – teko skambinti policijai, kad atidarytų.

Ar reikia daryti preliminarų inventorizacijos sąrašą ar tikslų?

Tikslaus. Kuo tikslesnis, tuo mažiau galvos skausmo muitinėje. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai padės sujungti sąrašus į vieną Excel lentelę. Nerašykite „vienas dėžė su daiktais“, parašykite „2 kompiuteriai, 1 klaviatūra, 5 knygų“. Tai gali atrodyti per daug detalu, bet kils problemų be to.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Jūsų atsakomybė. Geriausia juos vežti atskirai, užrakintame konteineryje arba su seifu. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai gali pasiūlyti nepertraukiamą priežiūrą, jei to reikia. Nelikite dokumentų ant stalo, kai įeina svetimi krovikai. Girdėjau, kad vienoje įmonėje dingo darbuotojų duomenų lapai.

Ar galima susitarti dėl sandėliavimo tarpiniam laikotarpiui?

Taip, jei naujoji patalpa dar nebaigta remontuoti. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai turi sandėlius Lietuvoje arba netoli Londono. Kaina už mėnesį paprastai nėra didelė, palyginti su to, kad turėtumiet nuomoti laikiną biurą. Gali būti, kad jūsų daiktai prasėds sandėlyje ilgiau nei planavote, tad pasirūpinkite draudimu ir ten.

Pabaigai – kas svarbiausia pasirinkimo metu?

Pasitikėjimas. Jei kalbant su telefonu jaučiate, kad jis verkia arba nežino, ką kalba, ieškokite kito. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai suteiks jums ramybės, o ne tik pasakys kainą. Naudokit smalių, pasitikėkite savo partneriu ir viskas gerai.

Pabaigos galvosūkiai

Ar reikia mums būti vietoje išsiunčimo ir priėmimo metu?

Labai rekomenduoju. Bent vienas atstovas. Jei kas nors pasirodys ne taip, arba dėžės bus paženklintos neteisingai, galėsite koreguoti vietoje. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai gali vežti ir be jūsų, bet tada atsakomybė už „trūkstamas“ dėžes krenta ant jūsų pečių. Būkite ten.

Kas daro, jei naujoje vietoje nėra lauko keltės?

Tuomet kviečiame kranktį. Tai kainuoja, bet yra būtina. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai turi tų kontaktų. Neneškite sofos per laiptus rankomis, jei tai 4 aukštas. Nugaros atsigaus, o baldai nebus. Tokią klaidą padariau prieš 20 metų jaunystėje – niekada daugiau.

Ar reikia valyti seną biurą Anglijoje po išvykimo?

Dauguma nuomotojų reikalauja „brolly clean“ būklės. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai gali tai padaryti už papildomą mokestį. Jei palikite šiukšles – jie išskaičiuos už valymą brangiau. Susitarkite iš anksto, ar tai įeina į paslaugą.

Kuo skiriasi biuro perkėlimas nuo buto perkėlimo?

Biure daugiau technikos, mažiau „jaukumo“. Bet biure daugiau komunikacijos tarp žmonių. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai turi sugebėti dirbti tyliai, kad netrukdytų kaimynams (jei tai verslo centras). Butą galima ištuštinti per dieną, biurą reikia planuoti labai subtiliai.

Galiausiai – kodėl brangu?

Kodėl brangu? Nes tai ne furgonas su du vyrais. Tai sudėtinga logistika, draudimas, Brexit biurokratija, pavojingi keliai, sunkūs darbai. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai dirba tam, kad jūsų verslas neturėtų sustoti. O tas stabilumas kainuoja. Sutaupyti čia galima tik viena būdu – rizikuoti. Ar verta?

Išvada

Apibendrinant, šis procesas tikrai atrodo kaip purvas, bet su gerais žmonėmis jis tampa valdomu. Biuro perkėlimas iš Anglijos – atsakingi partneriai yra raktas į sėkmę, ne mažiau. Rinkitės ne pagal kainą, o pagal tai, kiek jie klauso ir kiek supranta tavo baimes. Niekada nežinai, ką gali pamiršti padaryti ar kas gali nueiti naktį, tad pasitikėjimas yra svarbiausia valuta. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikimės, kad jūsų kava ten gerai įsivėlė. (Aš su savo pavyzdžiu – visiems palikau po puodelį gero kavos, tai stipiai pagerino nuotaiką).