Biuro perkėlimas į Londoną: visapusiškas servisas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Londoną niekada nebuvo toks paprastas, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio, o po Brexito tai tapo tikras galvos skausmas. Dauguma klientų mano, kad tai tik pakrovimas ir vairavimas, tačiau realybėje susiduriame su muitinės procedūromis, dokumentų chaosu ir Londono eismo problemomis, kurios gali užstrigti net patį patikresnį vairuotoją. Esu matęs viską – nuo dėžių, kurias buvo sunku surasti, iki tokių situacijų, kai reikėjo išspręsti neįsivaizduojamas užduotis tiesiog ant gatvės. Todėl svarbu suprasti, kad visapusiškas servisas čia ne tik frazė, o būtinybė, norint išvengti tūkstančių eurų nuostolių ir nervų išsiskyrimo. Jei ruošiatės judėti į Jungtinę Karalystę, turite žinoti, į ką įsitraukiate.

Bendri klausimai apie procesą

Kiek laiko trunka tas biuro perkėlimas į Londoną?

Tai ne taip greita, kaip atrodo filme, viskas užtrunka daugiau nei planuojate. Priklausomai nuo to, kiek turite daiktų, ar reikia specialios technikos, ir ar visi dokumentai yra tvarkingai suruošti, gali prireikti nuo savaitės iki net mėnesio. Tarkime, jei tai tik kelios dėžės su dokumentais, viskas gali nueiti greitai, bet jei perkeliame visą įmonę su baldais, tai reikalauja logistikos. O jei dar užstrigsite pas muitinę ar bus problemų su keliu, tada laikas didėja eksponentiškai.

Ar reikia daryti išankstinį užsakymą?

Būtinai, negalite tiesiog paskambinti rytoj ir tikėtis, kad automobilis stovės po jūsų langais. Ypatingai dabar, kai transporto yra trūkumas, o kainos šuoliuoja aukštyn, geriausia planuoti bent mėnesį ir daugiau iš anksto. Tada mes galimes geriau pasiruošti, rasti tinkamą transportą ir suderinti laikus. Vėlai susisiekiantys klientai dažnai gauna brangesnes pasiūlymus arba visai negalime išsiųsti mašinos, nes visos užimtos.

Ką daryti, jei turiu labai mažai daiktų?

Net ir tada, kai turite tik kelias dėžes, biuro perkėlimas į Londoną gali būti įdomus iššūkis, jei norite tai padaryti legaliai. Galime pasiūlyti dalinį užkrovą, kai jūsų daiktai važiuoja kartu su kitais klientais – tai pigiau, bet lėčiau. Taip pat reikia pagalvoti apie tai, ar verta kviesti didelę furgoną dėl trijų dėžių, galbūt geriau naudotis kurjerių paslaugomis, jei tai ne yra jautri įranga.

Ar galima vežti pavienes kėdes ar stalus?

Žinoma, vežame viską, nuo vienos kėdės iki didelių konferencinių stalų, svarbiausia, kad viskas būtų užfiksuota inventoriuje. Tiesa, kartais pavienių daiktų vežimas iš Lietuvos gali pasirodyti brangiausiu variantu, jei skaičiuojate kilogramus. Bet jei tai brandus baldas ar reikalingas stalas, kurio ten negalite nusipirkti, tai verta. Tiesiog nepamirškite uždėti apsaugos, kad nenukristų kampai per važiavimą.

Ar reikalingas inventorizacijos sąrašas?

Tai būtina dalyką, be kurio neiššeisime nei iš Lietuvos, nei įsileisime į Angliją. Muitinė be sąrašo neleis praeiti, o jei bus nesutapimų, gali būti baudos. Sąrašas turi būti kuo tikslesnis, su nurodytu svoriu ir verte, kitaip gali tekti ilgai aiškintis kas yra kas. Dar geriau, jei turite nuotraukas, tai labai padeda greičiaui įveikti kontrolę.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Paprastai į standartinę kainą įeina tik transportas, bet jei reikalingas visapusiškas servisas, tai papildomai apmokamos dėžės, burbuliukai, lipdukai ir kiti dalykai. Kartais klientai sako, kad jie patys suveis, bet tada pasirodo, kad dėžės senos ir suskilę, o kompiuteriai neįpakuoti. Geriau pasirūpinti tai iš karto, kad išvengtumėte nereikalingo streso, kai dėžė atsidurs ant grindų.

Kas nutinka jei daiktų telpa daugiau nei planavome?

Tai klasika – visada planuojame mažiau, nei išeina realybėje, todėl biuro perkėlimas į Londoną visada turi turėti rezervą vietos. Jei pasirodo, that stuff does not fit, reikia skubiai ieškoti papildomo transporto, o tai kainuoja. Todėl stengiamės įvertinti tūrį su atsarga, o jei viskas tikrai nepavyksta sudėti, tenka vežti antra eile.

Ar galiu važiuoti savo vairu su jumis?

Daugelis klauso, ar gali sėdėti keleivio vietoje ir važiuoti kartu su vairuotoju į Londoną. Teoriškai galima, jei yra vietos ir draudimas to leidžia, tačiau praktiškai tai retai atsitinka, nes vairuotojui reikia poilsio, o jūs turite būti tikri, kad ilgia kelionės nepraleisite nervų. Be to, dėl vizų ir pasų kontrolės gali būti komplikacijų, todėl geriau susitikti tiesiog galutinėje stotyje.

Dokumentai, Brexit ir Muitinė

Kaip Brexit pakeitė biuro perkėlimą į Londoną?

O, tai didžiausias šuolis, niekas nebuvo pasiruošęs tokiam chaosui. Anksčiau tiesiog važiavome, o dabar reikia deklaruoti kiekvieną siuntą, gauti EORI numerį ir rūpintis mokesčiais. Biuro perkėlimas į Londoną dabar reikalauja daugiau popierių darbo nei pati perkėlimo procedūra. Dabar tai beveik kaip eksporto operacija, nors tiesiog perkeliame įrangą iš vieno biuro į kitą tos pačios įmonės filialą.

Ar reikalingas EORI numeris?

Be EORI numerio nebus jokio judėjimo, tai dabar būtina sąlyga bet kuriam vežėjui. Jis reikalingas muitinės deklaracijoms pateikti, o gauti jį gali tiek įmonė iš Lietuvos, tiek gavėjas Anglijoje. Vieną kartą teko laukti savaitę, kol klientas susitvarkė su tuo numeriu, ir visa kompanija stovėjo. Geriausiai tai padaryti iš anksto, kad nereikėtų mokėti už sandėliavimą.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Reikės komercinės sąskaitos (jei įmonė perka naujus daiktus), krovinio manifestą, pakavimo sąrašą ir galbūt transporto sutartį. Viskas turi būti anglų arba lietuvių kalba, kartais abiejų. Muitininkai yra labai griežti dėl mažiausios detalės, todėl jei pasirašysite blogai, gali tekti grįžti atgal. Biuro perkėlimas į Londoną be tvarkingų dokumentų yra tiesiog neįmanomas.

Kas daryti su serveriais ir duomenų saugyklomis?

Tai jautriausia dalis – ne tik dėl fizinio pervežimo, bet ir dėl duomenų saugumo. Reikia užtikrinti, kad duomenys būtų užšifruoti, o diskai išimti, jei ten yra labai slaptos informacijos. Kartais klientai mano, kad jei uždaro dureles, viskas gerai, bet vibracija kelionės metu gali sugadinti diskus. Geriau pasitarti su IT žmonėmis prieš vežimą.

Ar turiu mokėti PVM ar muitus?

Jei tai tik laikinas perkėlimas arba perkėlimas tarp tų pačių įmonių filialų, dažnai galima taikyti nulinį tarifą arba atidėti mokesčius. Tačiau reikia įrodymų, kad daiktai nebus parduoti Anglijoje. Jei dokumentuose bus klaidų, muitinė privers sumokėti PVM, o tai gali būti didelė suma. Geriau pasiklausti buhalterio prieš vežiant.

Kas nutinka jei pamiršau vieną dokumentą?

Tada prasideda ilgos paaiškinimo procedūros, telefonai į Lietuvą ir stresas. Vieną kartą klientas paliko sąskaitą namie ir teko ją siųsti skanuota, o muitinėje laikėme valandas. Jei trūksta kritiško dokumento, krovinys gali būti užšaltas iki tol, kol viskas nebus ištaisyta. Biuro perkėlimas į Londoną mums įpratas, bet muitinės struktūros tokios griežtos.

Ar galima vežti chemiją ar biuro reikmenis?

Taip, bet kai kurie biuro reikmenys, ypač tušinukai su skysčiais ar valikliai, gali būti klasifikuojami kaip pavojingi kroviniai. Reikia specialios leidimų ir etikečių. Negalima tiesiog mesti visko į vieną dėžę, nes jei sulaikys inspekcija, gausite didelę baudą. Geriau visa tai iš anksto paskaičiuoti ir atskirti.

Ar reikalingas TIR kabelis?

Jei važiuojate dideliu sunkvežimiu, kuris turi TIR knygelę, tai taip, tai palengvina perėjimus sienose. Tačiau mažesniems kroviniams, pvz., iki 3,5 tonų furgonams, TIR nereikalingas, ten reikia kitų procedūrų. Biuro perkėlimas į Londoną dažnai vyksta mažesnėmis mašinomis, todėl ten nėra tokių reikalavimų, bet vis tiek reikia deklaruoti.

Kainos ir Mokesčiai

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas į Londoną?

Kainos svyruoja labai stipriai, priklauso nuo kuro kainos (o dabar ji aukšta), nuo tūrio ir nuo to, kiek greitai reikia vežti. Mažam biurui gali tekti nuo tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų, o didelėms įmonėms – dešimtys tūkstančių. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, bet galiu garantuoti, kad pigiausi pasiūlymai dažnai baigiasi blogiausiai.

Kas įeina į galutinę kainą?

Į kainą įeina nuoma automobilio, vairuotojo darbas, kuras, ir kai kurie mokesčiai, tačiau dažnai neįeina muitinės paslaugos ar papildomi krovimo darbai. Už kiekvieną kilogramą viršijimo arba už kiekvieną laiptą, kur reikia nešti rankomis, gali būti priedas. Visada klauskite dėl "paslėptų" mokesčių, kad nebūtumete nustebęs galutinės sąskaitos.

Ar mokama už laukimą Londone?

Taip, Londono eismas yra nesibaigiantis košmaras, todėl jei vairuotojas turi laukti, kol išvysite patalpas, laikas skaičiuojamas. Yra limitai, pavyzdžiui, valanda nemokamai, bet po to kaina bėga aukštyn. Biuro perkėlimas į Londoną reikalauja tikslaus laiko planavimo, kitaip laukimas gali kainuoti brangiau nei patis pervežimas.

Ar galima atsiskaityti kortele?

Dauguma įmonių priima mokėjimus kortele, tačiau dažnai pageidaujama pavedimą, kad būtų mažiau mokesčių. Jei sumama didelė, gali būti, kad reikės padalinti mokėjimą. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad bankai gali uždelsti pavedimą, o mes negalime pradėti darbo be avanso.

Kiek avanso reikia sumokėti?

Standartiškai prašome apie 30-50 proc. avanso, kad užtikrintume, kad klientas rimtai planuoja perkėlimą. Tai uždengia pradines išlaidas ir užtikrina, kad mes nevažiuosime veltui. Yra buvę atvejų, kai po atvykimo klientai pasigailodavo, ir avansas apsaugo mūsų nuostolius.

Ar į kainą įskaičiuojamas ULEZ mokesčis?

Dabar jau įprasta įtraukti šį mokesčį į sąskaitą, nes Londono zonoje be jo neįmanoma važiuoti. Tačiau visada patikrinkite, nes kai kurie seni pasiūlymai gali būti be to. ULEZ mokesčiai dabar yra dideli, ir jei vairuotojas įvažiuoja be mokėjimo, baudą gausime mes, o ją permesime jums.

Kas daryti jei neturiu tiek pinigų?

Tada reikia galvoti apie dalinį perkėlimą arba atidėti dalį daiktų. Biuro perkėlimas į Londoną nėra pigus malonumas, todėl geriau iš anksto susirasti lėšų. Kartais galima sutarti dėl mokėjimo etapais, bet tai retas atvejis ir reikalauja didelio pasitikėjimo.

Ar kainuoja daugiau jei reikalingas liftedas?

Taip, kiekviena technika, kuri reikalinga pakelti daiktus aukštyn, kainuoja. Jei biure yra dideli langai arba lifto nėra, tenka kviečti autokrautuvą. Tai reikalauja specialios leidimų vietos savivaldybei, todėl kaina užauga. Geriau rasti biurą su liftu, taip sutaupysite nemažai.

Londono specifika ir iššūkiai

Ar sunku rasti vietos stovėjimui Londone?

Tai vienas didžiausių blogų sapnų – Londono centre be leidimo negalima net užšokti prie durų. Reikia gauti specialius leidimus iš vietos savivaldybės (suspension), o tai trunka laiko. Jei bandysite stovėti nelegaliai, greitai atvyks furgonų nuėmėjai. Biuro perkėlimas į Londoną reikalauja gerai išplanuotos logistikos prieš atvykstant.

Kas daryti jei vairuotojas negali rasti adresą?

Na, tai nutinka dažnai, ypač kai gatvės vienodos ir navigacija užveda į uždarą kiemą. Tada reikia skambinti klientui ir prašyti užleisti furgoną arba nurodyti kelią. Būna, kad vairuotojas užstrungsta siauroje gatvelėje ir tuka atgal. Geriausia išsiųsti nuotrauką aplinkos.

Ar saugu palikti daiktus furgone naktį?

Nėra tokio dalyko kaip "saugu" Londone, jei paliksite pilną furgoną gatvėje naktį, ryte jis gali būti tuščias. Visada reikia rasti saugią stovėjimo aikštelę arba statyti mašiną prie pat biuro, jei yra saugoma zona. Biuro perkėlimas į Londoną turi būti suplanuotas taip, kad iškrovimas vyktų darbo metu.

Kaip elgtis su kaimynais?

Londono kaimynai gali būti labai jautrūs dėl triukšmo, ypač jei tai gyvenamasis rajonas, kuriame įsikūrė biuras. Būtinai praneškite jiems apie perkėlimą iš anksto, kad neskambintų policija. Vieną kartą teko sustabdyti darbus, nes kaimynai skundėsi dėl triukšmo per miegamąjį laiką.

Ar galima vežti per centrą (Congestion Charge)?

Taip, bet už tai reikia sumokėti didelį mokestį, o dabar dar ir ULEz. Jei galima, geriau apvažiuoti aplinkui, nors tai užtrunka ilgiau. Skaityčiau, kad dabar jie visą tai sulieja į vieną didelį mokesčį, bet vis tiek kainuoja brangiai. Planuojant maršrutą, reikia tai įskaičiuoti.

Kas daryti su atliekomis?

Anglijoja labai griežtai stebima švara, todėl negalite tiesiog mesti įvairių dėžių į gatvės šiukšliadėžę. Reikia susirasti specialias vietas perdirbimui arba mokėti už šiukšlių ivežimą. Kartais klientai sako, kad viską paliks, bet tada mes turime rasti sprendimą, kad gautume kažką už tą darbą.

Ar reikia specialių draudimų?

Privalomas yra transporto draudimas (CMR), bet jis dengia tik ribotą sumą. Biuro perkėlimas į Londoną su brangia technika reikalauja papildomo draudimo nuo vagystės arba gedimų. Patirkau, kaip viena įmonė prarado serverius dėl gaisro (ne mūsų kaltė), ir be draudimo būtų buvę bankrotas.

Ar galima sujungti su asmeninio daiktų pervežimu?

Galima, tačiau reikia aiškiai atskirti, kas yra įmonės, o kas asmeninė nuosavybė, kad muitinė nepritartų. Jei darbuotojas nori vežti savo dviratį, tai turi būti užrašyta atskirai. Kartai tai padeda sutaupyti, jei darbuotojai susitaria pasidalyti vietą.

Ką daryti jei biuras dar nebaigtas remontu?

Tai dažna problema – atvykstame, o ten dar dažoma arba nėra langu. Tada tenka laukti arba vežti daiktus į sandėlį laikinai. Biuro perkėlimas į Londoną turi būti sinchronizuotas su remonto darbais, kitaip mokėsite už dvigubą pervežimą. Geriau palaukti savaitę ir atvežti, kai viskas pasiruošta.

Ar jūsų vairuotojai moka anglų kalbą?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pagrindais, tačiau tiksliai aiškinti sudėtingus dalykus gali būti sunku. Jei reikia sudėtingo komunikavimo su klientu arba policija, geriau, kad klientas būtų pasiruošęs paaiškinti. Bet paprasti dalykai, kaip "kur įvažiuoti", įprasti.

Kas nutinka jei pakenkia kiemas arba lifto duris?

Tai reali rizika, ypač kai nešami dideli baldai siaurais koridoriais. Jei įvyko žala, ją turi padengti mūsų atsakomybės draudimas, tačiau reikia tai užfiksuoti vietoje. Biuro perkėlimas į Londoną dažnai baigiasi tuo, kad reikia ištaisyti nuplėštą grindų juostą. Visada tarkime, kad kažkas nutiks.

Ar reikia jums padėti iškraunant?

Jei nupirkote pilną aptarnavimą, tai mūsų darbuotojai viską padarys, bet jei norite sutaupyti, galite paties padėti. Tiesa, Londono darbuotojai (anglai) dažnai nedirba taip greitai kaip mūsų, todėl gali tekti pačiems įsijungti. Geriau iš anksto pasikalbėti, kas bus padaryta.

Ar galite suremontuoti baldus pervežimo metu?

Esame logistika, ne meistrai, tačiau mažus dalykus galime pritvirtinti arba išmontuoti. Jei reikia kompleksinio montavimo, reikia specialios brigados, kurią taip pat galime užsakyti. Vieną kartą teko sukti stalą atgal, nes jis neįėjo į liftą.

Ką daryti su senais baldais?

Jei juos nuspręsite mesti, reikia rasti perdirbimo punktą Anglijoje, kas gali būti sudėtinga be vietinio žinojimo. Kartais pigiau juos palikti Lietuvoje ir nusipirkti naujus Londone. Biuro perkėlimas į Londonas su senais, jau nereikalingais daiktais, tiesiog neapsimoka.

Ar tikrai verta kelti biurą į Londoną dabar?

Diffikult question. Sąlygos pasikeitė, kainos išaugo, o biuro nuoma Londone – astronominė. Jei tikrai būtina dėl verslo, tai taip, bet jei galite dirbti nuotoliniu, galvokite du kartus. Aš matytau daug įmonių, kurios sugrįžo atgal, nes išlaidos viršijo pajamas.

Išvada

Biuro perkėlimas į Londoną yra sudėtingas ir daugelio veiksnių priklausantis procesas, kurio negalima pasitikėti atsitiktiniais žmonėmis arba pigiausiais pasiūlymais internete. Mano dvidešimt metų patirtis rodo, kad sėkmės paslaptis slepiasi ne tik tvarkingai suruoštuose dokumentuose, bet ir tikrose lūkesčių nuoseklioje komunikacijoje. Nors situacija po Brexito tapo sudėtingesnė, su tinkama komanda viskas įmanoma, svarbiausia – nebijoti klausti ir reikalauti aiškumo. Pasiruoškite, kad kils nenumatytų problemų, tačiau su profesionaliu požiūriu jums pavyks įsikurti naujoje vietoje be didesnių nervingų sukrėtimų.