Biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu: praktinis vadovas nuo veterano

Gyvenimas suteikia nemažai iššūkių, o biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu – vienas sudėtingiausių, ypač dabar, kai „Breksitas“ viską sužlugdė. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena – teorija viena, o praktika visai kitokia. Dažnai klientai galvoja, kad tai tiesiog dėžių užkėlimas į sunkvežimį ir važiavimas, bet Londonas yra specifiškas. Ten ne tik keliai yra siauri, bet ir muitinės procedūros gali užstrigti valandomis. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo, kai norite viską nuveikti sklandžiai, nors viskas visada neina pagal planą. Būkite pasiruošę nerealiems dalykams.

Pasiruošimas ir dokumentacija (arba popieriaus karas)

Kaip tinkamai pasiruošti biuro perkėlimui į Londoną, kad neišprotėtume?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo galvos. Jei planuojate biuro perkėlimą į Londoną su minimaliu trikdžiu, pradėkite planuoti mažiausiai prieš mėnesį. Geriausia susirašyti kiekvieno daikto sąrašą, kitaip pasirodys, kad dingsta klaviatūros ar pietų indai. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris „pamiršo“ pasakyti apie seifą, sveriantį toną – tai buvo neregėtas chaosas prieš pat išvykimą. Taigi, imkitės raštinės darbo anksti.

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas (packing list)?

Be abejo. Be jo jūs neišeisite iš Lietuvos ar neįvažiuosite į Angliją. Muitininkai mėgsta viską tikrinti, todėl sąraše turi būti parašyta: „4 biuriniai kėdės, 1 stalas“ ir t.t. Negalima tiesiog rašyti „baldai“. Jei parašysite pernelyg apibendrintai, gali tekti grįžti atgal arba mokėti didelias baudas. Tikrai geriau praleisti valandą rašant, nei stovėti pasienio punkte šaltą lietų.

Kokius dokumentus reikia tur�ti su savimi?

Reikia Ex1 dokumento (exportinis), kuris patvirtina, kad kroviniys išvežamas iš ES. Taip pat reikės komercinės sąskaitos, jeigu daiktai nauji, o jei naudoti – turi būti paminėta, kad tai „turtas, naudojamas verslui“ ir jis nebus parduotas Anglijoje. Be šito, vairuotojas turi turėti savo pasus ir vairuotojo pažymėjimą. Kartais dar reikia draudimo poliso kopijos, tai gerai patikrinkite.

Kas daryti su technika – ar galima tiesiog įmesti į dėžę?

Niekada nedarykite taip. Serveriai, kompiuteriai, monitoriai – tai jautriausia dalis. Biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu reikalauja, kad technika būtų išjungta, (ir atjungta nuo srovės, o ne tik išjungta mygtuku) bei kruopščiai užpakuota į putų plastiką. Esu matęs, kaip atvykus į sandėlį vietoje serverio buvo krūva metalo laužo. Su technika reikia elgtis kaip su kūdikiais – švelniai ir atsargiai.

Ar verta samdyti pakavimo komandą ar daryti patys?

Jei norite išlikti sveiki, samdykite. Darbuotojai niekada nepakuos taip, kaip profesionali komanda, kuri šitą darba kasdien daro. Jie ims dėti sunkius dalykus ant lengvųjų dėžių, ir visada baigsis blogai. Taip, tai kainuoja, bet kai prieš jūsų akis išsilažins brangusis vitrinas, suprasite, kad tie pinigai buvo verti.

Muitinė ir „Breksitas“ (nepageidaujami svečiai)

Kaip dabar veikia muitinė Anglijoje po „Breksito“?

O, tai yra didžiausia bėda. Anksčiau važiuodavai ir važiuoji, o dabar reikia eiti pro „Red route“ ir pateikti visus dokumentus. Biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu dabar reiškia, kad turi turėti tvarkingus Ex1 dokumentus, kurie turi būti „patvirtinti“ išvykimo šalyje. Jei ten klaida, anglai neįleis. Sistema susieta elektroniniu būdu, taigi viena rašybos klaida gali sustabdyti visą procesą.

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT) ar muitus?

Jei perkeliate naudojamą biuro turtą, kuris buvo naudojamas Lietuvoje mažiau nei 6 mėnesius, gali tekti mokėti PVM. Jei daugiau – dažniausiai atleidžiama. Tačiau tai priklauso nuo to, ką muitininkas nuspręs. Vieną kartą klientas turėjo mokėti PVM už biuro kėdes, nes jis neturėjo senų pirkim sąskaitų. Tai gali būti skaudu kišenės.

Kas yra EORI kodas ir ar jis mums reikalingas?

Taip, būtinai. Jums reikės GB EORI kodo, jeigu esate registruota Anglijoje įmonė, arba jei perkeliate dalykus kaip fizinis asmuo (tai vėlgi sudėtinga). Be šio kodo joks krovinys nepraeis. Užsiregistruoti galite internetu, tai trunka kelias minutes, bet jei nepamiršote padaryti iš anksto, prarasite dieną.

Kas nutinka, jei dokumentuose yra klaida?

Tada prasideda linksmybės. Sunkvežimis stovi pasienyje, vairuotojas nervinasi, o jums tenka greitai ieškoti brokerio, kuris galėtų pataisyti klaidą. Biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu tampa košmare. Kartais klaidą ištaiso valandą, kartais – dviem dienom. Geriau dukart patikrinti, nei vieną kartą gailėtis.

Ar galima pervežti alkoholį ar maisto produktus?

Biuro reikmenims tai netaikoma, tačiau jei bandysite įvežti „korporatyvinius“ vynus ar kava, tai bus tikrinama labai griežtai. Maisto produktai, ypač mėsos ar pieno produktai, į ES iš JK (ir atvirkščiai) be specialių leidimų yra draudžiami. Geriau nieko tokio nebandyti dėti į sunkvežimį, nes gali baigtis dideliu baudos lapu.

Logistika ir Londono „pamaskvė“ (važiavimo chaosas)

Kaip išvengti Londono užstatymo mokesčio (Congestion Charge)?

Tai yra klastingas dalykas. Jeigu jūsų sunkvežimis neatsitinka standartų (Euro 6), jums teks mokėti už važiavimą į centrą. Be to, yra ir ULEZ zona. Geriausia patikrinti automobilio registracijos numerį oficialioje svetainėje. Biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu reikalauja šitą išsiaiškinti iš anksto, kitaip gausite 200 svarų baudą paštu.

Ar reikia gauti leidimą stovėjimui (parking permit)?

Be abejo. Londone negalima tiesiog sustoti prie namo ar biuro, net ir su „mirksinčiais šviesomis“. Reikia susisiekti su vietine savivaldybe (council) ir gauti specialų leidimą sunkvežimiui. Tai kainuoja penkiasdešimt svarų, bet procesas gali užtrukti iki dešimt dienų. Vieną kartą teks laukti gatvėje tris valandas, kol kolėtės leidimas.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Lietuvos?

Paprastai tai trunka apie 3-4 dienas, priklausomai nuo kelio. Jei važiuojate per Kaliningradą, tai greičiau, bet ten irgi savo niuansai. Jei per Lenkiją, gali užstringti netoli Varšuvos. Biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu nėra greitas reikalas, taigi neskubėkite su grafiku – palikite rezervą po dienai.

Ar saugu važiuoti naktį per Angliją?

Anglijoje naktimis važiuoti gana saugu, kelių kokybė gera, tačiau yra dažni vagystių atvejai poilsiautojuose (lorry parks). Vairuotojas negali palikti sunkvežimio be priežiūros neapsaugotame vietoje. Geriau, kad jis nusistotų saugioje aikštelėje, kurioje yra sargyba, nors ten kainuoja 20-30 svarų už naktį. Saugumas svarbiau.

Kokias problemas sukelia siauri Londono gatvės?

Tai yra siaubinga. Londono senamiestyje gatvės buvo skirtos arkliams, o ne 7,5 tonų sunkvežimiams. Dažnai tekdavo važiuoti atbulai, kadangi prieš posūkį pasirodydavo „Low Bridge“ ženklas. Vairuotojas turi turėti gerą navigaciją, kurioje pažymėtas sunkvežimių aukštis ir svoris. Kitaip praverskite veidrodžius.

Ar galima atvežti daiktus tiesiai į biurą centre?

Jei biuras yra „City“ rajone, ten be specialių leidimų neįvažiuosite. Biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu dažnai reiškia, kad krovinys iškraunamas šalia esančioje aikštelėje, o tada perkeliamas rankomis arba mažesniu transportu. Planuokite papildomą darbo jėgą iškrovimui, nes vairuotojas negali dalyvauti.

Baldai, įranga ir smulkmenos

Ar reikia išmontuoti baldus prieš važiuojant?

Didelės spintos, stalinės sekcijos – taip, būtinai. Į liftą ar duris neįlipsite pilno dydžio baldų. Vienas klientas bandė įvežti sofą per langą, nes neįlipo į duris... baigėsi stiklo sulaužymu. Geriau pasamdyti meistrą, kuris viską išmontuos ir vėl surinks vietoje.

Kaip pervežti pavojingas medžiagas (tonerius, chemija)?

Tai labai svarbu. Tonerius ir chemines medžiagas reikia deklaruoti specialiuose dokumentuose (MSDS). Negalima jų tiesiog mesti ant dėžių viršaus. Jei įvyks nutekėjimas, gali būti didelė problema su gamtos apsauga ir draudimu. Biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu reikalauja atskiro dėžės pažymėjimo.

Kas daryti su pavėsinėmis ar lauko baldais?

Jei turite biuro terasą, lauko baldus reikia tvarkingai surinkti. Dažnai dėl drėgmės jie gali būti supuvę, tad patikrinkite, ar verta juos vežti. Anglijoje oras drėgnas, tad metalinės dalys greitai rūdija. Galbūt geriau nusipirkti naujus vietoje.

Ar įmanoma pervežti vazažą (augalus)?

Taip, bet į Angliją negalima įvežti dirvožemio su šaknimis (dėl kirmėlių ir ligų). Augalus reikia ištraukti iš vazonų, nuplauti šaknis ir uždėti į sterilžemę. Tai yra griežta taisyklė, jei ne laikysitės, augalus konfiskuos. Geriau palikti senus augalus lietuviams kolegoms.

Ką daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Geriausia prašyti darbuotojų pasiimti savus daiktus namo. Pervežėjai neatsako už asmeninius daiktus, jei jie neįtraukti į inventoriu. Vieną kartą teko ieškoti prarasto dantų šepetuko, o darbuotojas kėsinėjosi įmonę. Nereikia to rizikuoti, nurodykite aiškias taisykles.

Ar reikia apdrausti krovinią?

Tai ne pasirinkimas, o būtinybė. Standartinis draudimas apima apie 10 svarų už kilogramą, tai yra labai mažai. Biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu reikalauja „All Risk“ draudimo. Užtikrinkite, kad technika ir brangūs baldai būtų apdrausti pilna verte. Draudimo be policijos pranešimo negalima gauti, tai prisiminkite.

Pinigai ir rizikos (kur viskas pasidaro įdomu)

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks reikalas?

Kainos svyruoja labai stipriai. Už 3,5 tonų sunkvežimį maršrutas Vilnius-Londonas gali kainuoti nuo 1200 iki 2000 eurų. Tai priklauso nuo kuro kainos (kur dabar aukšta) ir to, kiek darbo reikia (krovimas/iškrovimas). Neklauskite kainos telefonu be duomenų, aš negaliu spėlioti.

Ar gali kainos pasikeisti važiuojant?

Taip, gali. Jei įvyksta avarija kelyje arba užstrigta muitinėje, vairuotojui reikia mokėti viršvalandžius. Taip pat, jei jums reikia skubinti, gali tekti mokėti už papildomą transportą. Biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu tampa brangiu, jei bandote jį pagreitinti per galą.

Kokios dažniausios pasitaikančios problemos?

Dauguma problemų susijusios su komunikacija. Vairuotojas nekalba angliškai, klientas nekalba lietuviškai ar rusiškai. Taip pat dažnai pasitaiko, kad naujame biure nėra lifto, o sunkvežimis negali privažiuoti. Tada reikia nešti rankomis per penkus aukštus. Tikrai patikrinkite išanksto.

Kaip pasirinkti patikimą pervežėją?

Pažiūrėkite, ne tik į kainą, bet ir į atsiliepimus. Jei įmonėje dirba tik vienas vadybininkas ir jis niekada nepakelia garsio, tai gali būti signalas. Geriausia rasti tą, kuris turi realių atsiliepimų „Google Maps“ arba „Facebook“.

Ar gali būti, kad dings daiktai?

Žinoma, pasitaiko. Ypač jei paliksite dėžes atvirą arba nesurašysite jų turinio. Esu girdėjęs istorijų, kai dingdavo visai serveriai. Todėl svarbu turėti sąrašą ir, jei įmanoma, sekti krovinį GPS. Nekilkite į sunkvežimį nieko vertingo, kas nėra inventoriuje.

Ką daryti, jei atvykęs vairuotojas yra girtas ar neprofesionalus?

Tai baisiausia scenarijaus versija. Skambuokite į policiją ir į savo brokerį. Nedarykite sandėrių su juo. Biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu turi būti sustabdytas, jei yra saugumo grėsmė. Geriau prarasti dieną, nei viską. Tikrai nenaudokite tokių firmų daugiau.

Ar reikia mokėti pradinį įnašą (avansą)?

Dažniausiai taip, maždaug 30-50 proc. Visiškai išankso mokėti nerekomenduojama, nebenta tikrai žinote firmą. Atsiskaitykite tik tada, kai krovinys yra pasiekęs vietą arba kai iškrautas. Tai apsaugo jus nuo sukčių.

Pabaigos gaidos (išvados)

Galiausiai, biuro perkėlimas į Londoną su minimaliu trikdžiu yra įmanomas tik tada, kai viską suplanuojate iki smulkmenų. Niekada nepasitikėkite viena žodine promise, rašykite viską ant popieriaus. Nors aš čia parašiau daug taisyklių, vis tiek kažkas nueina ne taip – tai būdinga pervežimų verslui. Sėkmės ir kantrybės, Londone tikrai prireiks abiejų.