Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu: kas tikrai vyksta kelyje

Taigi, nusprendėte judėti į Britaniją. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu – tai tas dalykas, kurį dažniausiai visi pamiršta iki pat paskutinės akimirkos, kai vairuotojas jau stovi prie durų ir laiko raktus. Per dvidešimt metų, ką dirbu šioje srityje, mačiau viską – nuo serverių, padėtų ant vonios kriauklės, iki pačių vadovų, važiuojančių savo „BMW“ su atviru langu, kai užpakalyje lyja. Nereikia būti genijumi, kad suprastum – Londonas nėra šalia, o po „Brexit“ viskas tapo daug daugiau popierizų. IT įranga yra jautri, brangi ir, svarbiausia, ji nesugrįžta, jei kažką padarysite blogai. Tad nepamirškite, kad planuojant biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu, reikia galvoti apie tą patį saugumą ir kelyje, o ne tik sandėlyje. Gerai, kas ten vyksta iš tiesų? Kalbėsime tiesiai, be jokių marketingo frazių.

Dokumentai, muitinės ir „Brexit“ nerealumai

Ar tikrai reikia EORI kodo, jei tiesiog keliame savus daiktus?

Žinoma, reikia, net jei jums tai atrodo kvaila. Be EORI numerio jūsų krovinys tiesiog užstrings Didžiosios Britanijos muitinėje, ir niekas jums nebesuks galvos. Tą EORI kodą reikia gauti anksčiau, o ne tada, kai vairuotojas jau beldžiasi į vartus Doverije. Man atrodo, dabar jie jau nereikalauja tiek daug dokumentų, kiek anksčiau, bet geriau turėti viską. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu prasideda ne nuo dėžių, o nuo to, kad jūsų buhalteris susirastų šį kodą. Be jo, netgi įprastas kompiuteris gali būti laikomas importu.

Kas nutinka, jei pamiršau paimti CMR sąskaitą?

Tai bus bloga diena vairuotojui, ir dar blogesnė jums. Policija ar muitinė gali sustabdyti mašiną ir reikalauti dokumentų, o jei jų nėra – baudos didžiulės. CMR ne tik tai, ką duodate vairuotojui rankose, tai pagrindinis dokumentas, kad visa technika priklauso jums. Esu matęs atvejų, kai kompanijos sakydavo „mes išsiuntėme el. paštu“, bet muitininkams to neužtenka. Reikia fizinio popieriaus, kurį vairuotojas turi turėti vietoje.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną seną nešiojamąjį kompiuterį?

Taip, kiekvienas įrenginys su serijiniu numeriu turi būti inventorizuojamas. Nerašykite tiesiog „5 nešiojamųjų“, rašykite modelius, metus ir būklę. Jei nieko neparašysite, gali būti įtarta, kad tai kontrabanda arba prekės prekybai. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu reikalauja tikslumo, nes muitinės sistemos dabar tikrina viską labai greitai. Vieną kartą klientas buvo užstrigęs 6 valandas tik todėl, kad neįrašė seno spausdintuvo modelio.

Ką daryti, jei mano įranga yra naudota, bet atrodo kaip nauja?

Geriau parodykite, kad ji naudota – įbrėžimai, dulės, senos dėžės. Jei įranga atrodo kaip nauja, muitinė galiManyti manyti, kad tai prekės parduodamos ir pridėti PVM (žinoma, PVM – tai pridėtinės vertės mokestis, geriau taip taisykliai). Tai sukels papildomų mokesčių, kurių tikrai nenorite mokėti už savo senus serverius. Geriau iš anksto nufotografuoti įrangą kaip ji stovi ant stalo, įjungtą, kad matytųsi, kad ji veikia.

Ar galiu vežti duomenis išsaugotus ant išorinių diskų?

Galite, bet tai rizikuota. Diskai yra magnetiniai ir jautrūs smūgiams, o „Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu“ apima ir duomenų saugumą fiziniame lygmenyje. Esu matęs, kaip diskas nukrito iš vairuotojo rankos po 1 metrų – viskas, kas ten buvo, dingo. Geriau susikurkite debesis (angliškai cloud) arba kelkite duomenis virtualiai, o fizinius diskus laikykite kaip atsarginę kopiją.

Kiek laiko užtrunka muitinės patikra?

Įprastai valandą, jei viskas tvarkoje. Bet jei trūksta dokumentų ar serijinių numerių, tai gali užtrukti ir iki kelių dienų. Londonas yra didelis miestas, bet kroviniai į jį patenka per uostus, kurie yra užstrigę. Vieną kartą mūsų vairuotojas ten praleido šventę mašinoje, nes nepriėmė deklaracijos sistemoje. Tai tikrai ne tas dalykas, kurį norite patirti.

Kelias, vairuotojai ir Londono marazmas

Ar vairuotojai iš Lietuvos sugeba rasti adresą Londone?

Dauguma taip, turi „GPS“, bet kartais Londonas yra chaosas. Yra vietų, kur GPS net neveikia arba rodo, kad reikia važiuoti į upę. Todėl labai svarbu, kad kas nors iš jūsų komandos būtų pasiruošęs susitikti vairuotoją už miesto ribų ir nuprowadytį jį. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu gali baigtis tuo, sunkvežimis užstrigs siaurame gatvėlyje ir negalės išsukti.

Kas yra ULEZ zona ir ar ji mane liesti?

ULEZ (Ultra Low Emission Zone) yra zona Londone centre, kur užeiti brangu, jei mašina neekologiška. Dauguma senesnių sunkvežimių tiesiog negali ten važiuoti, arba jiems reikia mokėti 100 svarų per dieną. Reikai patikrinti, ar jūsų pervežėjo mašina atitinka standartus, kitaip biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu kainuos dvigubai dėl baudų.

Ką daryti, jei vairuotojas užmiega prie vairo?

Tai nebus „Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu“, o tragedija. Vairuotojai turi tachografus, kurie riboja važiavimo laiką, bet jie yra žmonės. Būna, kad pavargsta. Geriau pasirūpinkite, kad kelionė būtų suplanuota su poilsio pertraukomis. Nereikia spaudžioti jų, kad atvyktų per naktį – rizikuojate technika ir gyvybe.

Ar saugu palikti techniką mašinoje naktį?

Londone ne. Net jei mašina užrakinta, gali būti išlaužta. Yra tokios gaujos, kurios seka sunkvežimius ir išima viską, kas pasiduoda. Todėl toks biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu turi būti planuojamas taip, kad vairuotojas atvyktų tiesiai į iškrovimo vietą arba saugomą aikštelę. Negalima palikti serverių parke prie „McDonald‘s“.

Kiek kainuoja pervežimas iš Lietuvos?

Kainos svyruoja, bet dabar, su degalais ir „Brexit“, tai nėra pigu. Galbūt nuo 1 iki 2 tūkstančių eurų (priklausomai nuo tūrio). Daugelis klientų stebiasi, kai matau sąskaitą, bet kuro kaina Anglijoj... oj, ten aukšta. Be to, reikia mokėti už perkėlimą iš mašinos į pastatą, jei nėra lifto.

Ar galima sutaupyti, pasikraunant įrangą patys?

Galima, bet neįsivaizduoju, kaip padarysite tai saugiai. Vairuotojai neatsakingi už tai, kaip jūs supakote dėžes, jei jūs jas patys uždėjote. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu reikalauja profesionalaus pakavimo. Jei statote monitorius ant grindų be tarpinės, jis tiesiog sulūžta nuo vibracijos.

IT įrangos pakavimas ir techninės problemos

Ar reikia išjungti serverius prieš kelionę?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus, pažymėti juos. Vieną kartą buvau, kai klientas paliko vieną serverį įjungtą „sleep“ režime – baterija išsikrovė, o sistema nulūžo atsijungdama. Žinoma, dabar tai jau negerai (tikėkimės, kas pasimoko), bet sistema turi būti išjungta normaliai.

Kuo reikia supakuoti kompiuterius?

Geriausia originaliomis dėžėmis, jei dar turite. Jei ne – tada reikia specialios burbulių plėvelės ir stiprių dėžių. Naudokite putplasčio tarpines. Negalima dėti vieno kompiuterio ant kito be jokios apsaugos. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu prasideda nuo to, kad kiekvienas „monitor“ turi būti įvyniotas kaip vaike į lėlytę.

Kas daryti su kabeliais?

Jie yra didžiausia košmaras. Susukite juos, užfiksuokite raumenimis (spaudžiamais juostomis) ir padėkite į pažymėtas maišus. Negalima tiesiog mesti visų laidų į vieną didelį krepšį – iškrovimo metu praleisite pusę dienos juos išsivyniojant. Vienas klientas taip padarė ir teko mokėti IT specialistui už tai, kad jis surišo viską vėl.

Ar tinklas veiks iš karto atvykus?

Tikėtina, kad ne. Jums reikės naujo „router“ (maršrutizatoriaus) britiško standarto, galbūt reikės konfigūruoti „IP“ adresus. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu nėra tik apie fizinį pervežimą, tai ir apie tai, kad sistema įsijungs naujoje vietoje. Pasirūpinkite IT administratoriumi, kuris būtų ten paruoštas.

Ar saugu vežti duomenis nešiojamuosiuose diskuose?

Kalbėjau apie tai, bet kartą pakartosiu – ne. Diskai gali sugedus magnetiniu lauku. Geriau duomenis užšifruoti ir išsiųsti internetu. Fizinis biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu turi būti apie „hardware“ (techninę įrangą), o ne apie jūsų verslo paslaptis, kurios gali dingti kelio atkarpoje.

Ką daryti, jei po atvykusto serveris neįsijungia?

Nepanikuokite iš karto. Gali būti, kad tiesiog nuslydo lenta viduje dėl vibracijos. Iškvieskite specialistą, nebandykite gudrinti patys. Jei įvyko rimtas smūgis, draudimas turėtų padengti remontą, bet tik jei turite dokumentus, kad buvo pakaluota taip, kaip taisyklėse nurodyta.

Ar reikia specialios transportavimo technikos serveriams?

Idealiu atveju – taip, yra specialios dėžės ant ratų su amortizatoriais. Paprastai biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu būna daromas su įprastomis dėžėmis, bet serveriai yra sunkūs. Jei jums reikia perkelti didelį serverinę spintą, tai jau kita istorija – reikia keltuvo.

Draudimas, kainos ir kita buitinė informacija

Ką daryti, jei įranga buvo sugadinta kelyje?

Skambinti į draudimo bendrovę ir tą pervežėją. Bet čia yra gudrybė – dauguma pervežėjų sako, kad jie neatsakingi už techniką viduje, jei neįrodote, kad buvo pakaluota profesionaliai. Reikia nuotraukų iš prieš pakavimą ir po. Be to, biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu turi būti įrašytas į sutartį kaip „turtas“, o ne kaip „buitinės atliekos“.

Ar draudimas apima ir duomenų praradimą?

Retai kada. Standartinis draudimas apima fizinės įrangos sugadinimą, bet ne duomenų praradimą. Jei dingsta duomenys, draudimas nieko nesumokės. Todėl dar kartą – darykite atsarginę kopiją („backup“). Tai pigiau nei draudimas nuo duomenų praradimo.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nuo sutikimo iki įkėlimo į mašiną Lietuvoje – 2 dienos. Kelionė – 2-3 dienos. Iškrovimas – dar 1 diena. Taigi, planuokite maždaug savaitę. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu nėra dalykas, kurį padaryti per savaitgalį, jei norite, kad viskas išliktų gyva.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atvykus?

Dauguma lietuviškų firmų to nedarys. Reikia avanso arba garantinio pavedimo. Pervežėjai bijo, kad atvyks, o klientas nebesumokės arba atsisakys. Yra buvę atvejų (ypač su nedidelėmis firmomis), kai pinigai tekę po ilgų ginčų. Geriau pasirašyti tvirtą sutartį.

Ar reikia mokėti už vairuotojo apgyvendinimą?

Jei jis ten priverstas laukti ilgiau nei planuota (pvz., dėl iškrovimo uždelsimo), taip. Anglijoje viešbučiai brangūs. Geriau, kad jūsų sandėlis būtų pasiruošęs priimti krovinią tiksliai laiku, kad vairuotojas galėtų važiuoti toliau arba ilsėtis mašinoje (jei ten yra miegamasis).

Kaip pasirinkti patikimą pervežėją?

Neišsirinkite pigiausio. Pažiūrėkite, ar jie turi „CMR“ draudimą, ar jie reguliariai važiuoja į Angliją. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu per patikimą partnerį sutaupys nervų. Užsiklauskite apie juos kitų verslininkų forume, nebelikite ant reklamos.

Ar galiu vežti asmenines daiktus kartu su įranga?

Galima, bet tai gali būti problema muitinėje. Jei ten bus drabužės ar indai, gali būti įtarta prekyba. Geriau viską išskirti. IT įranga turi eiti atskirai nuo jūsų asmeninių daiktų, kad neiškiltų nereikalingų klausimų.

Kas nutinka, jei įrangos užtenka tik pusėlės sunkvežimio?

Tai brangu. Jei užsakote visą sunkvežimį (FTL), bet užpildote tik pusę, vis tiek mokate už visą mašiną. Galima rinktis dalinį krovinį (LTL), bet tada jūsų dėžės keliauja su kitų klientų daiktais, o padidėja sugadinimo rizika. Saugiau mokėti už pilną mašiną.

Ar reikia pranešti apie pervežimą bankui ar kitoms institucijoms?

Gali būti, jei įranga yra nuomoama arba įkeista banke. Geriau pasitikrinti sutartis, kadangi išvežti įrangą iš šalies gali būti ribojama. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu gali sukelti teisinių problemų, jei technika nėra jūsų nuosavybė.

Ką daryti su senomis spausdintuvo kasetėmis?

Išmeskite arba vežkite atskirai. Jei kasetės nusilūžta ir toneris išsilieja, tai užteršia viską. Mačiau, kaip viena tokia keistė užmušė brangų serverį – toneris įsigeria į ventiliatorius. Negerai.

Ar reikia anglų kalbos mokėjimo vairuotojui?

Būtina. Jei vairuotojas nemoka angliškai, jis negalės susitarti su muitinės darbuotojais ar su jūsų sandėlininkais Londone. Tai sukels didelių vėlavimų. Užtikrinkite, kad mašinoje yra žmogus, kuris gali paaiškinti, kas viduje yra.

Ar saugu vežti „Wi-Fi“ routerius?

Taip, tačiau reikia nustatyti juos į gamykline būseną (factory reset), kad nekeliatų jokių duomenų. Jie smulkūs, todėl dažnai dingsta. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu reikalauja sekti net mažiausius dalykus.

Ką daryti paskutinę dieną prieš išvykstant

Ar galima pasilikti ką nors Lietuvoje?

Galima, bet geriau viską vežti vienu metu. Jei paliksite dalį, antrosios kelionės kaina bus tokia pati, kaip ir pirmosios. Sumažinkite kiekį prieš kelionę – parduok nereikalingus daiktus. Neapsunkinkite sau gyvenimo nešiojant senus monitorius, kurių niekas nenaudoja.

Kas daryti, jei mašina vėluoja?

Būkite kantrūs. Anglijoje dažnai vyksta protestai, eismo įvykiai arba uosto darbuotojai streikuoja. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu yra procesas, kuris priklauso nuo daugelio išorinių veiksnių. Turėkite atsarginį planą – galbūt dirbti iš namų porą dienų ilgiau.

Reikia gerti alų su vairuotoju prieš išvykstant?

Nebūtina, bet vairuotojai to vertina. Tik neleiskite, kad jis išgertų per daug. Geriausia duoti gerą kavą ir užtikrinti, kad jis pailsi. Dėkingumas dirba abiem kryptimis.

Ar reikia patikrinti oro sąlygas?

Orai Londone gali būti blogi, liūtys. Įsitikinkite, kad dėžės yra pašiltintos arba uždengtos, jei mašina bus laikoma lauke. Drėgmė yra pirmas IT įrangos priešas.

Taip, tai sudėtingas procesas. Biuro perkėlimas į Londoną su IT įrangos saugumu nėra tiesiog įdėti dėžes į mašiną ir važiuoti. Tai dokumentai, rizikos, draudimai ir daug nervų. Jei pasiruošiate gerai, viskas nueis sklandžiai, jei ne – ruoškitės biudžetui didesniam nei planavote. Sėkmės Londone, ten tikrai įdomu, bet ir reikalaujama atsakingai.=