Biuro perkėlimas į Londoną efektyviai: vadovas, kurio nerasite vadovėliuose

Dirbu su kroviniais jau daugiau nei dvidešimt metų ir mažai kas mane gali nustebinti, bet Anglija vis dar sugeba iššaukti šiokį tokį prakaitą. Planuojant biuro perkėlimą į Londoną efektyviai, tiesiog būtina suprasti, kad tai nėra paprastas važiavimas iš taško A į tašką B, ypač dabar, po „Brexit“, kai dokumentų gali būti daugiau nei paties prekių. Dažnai klientai sako, kad tai tiesiog baldai, bet iš tikrųjų tai jūsų verslo širdis, kuri turi užmušti dar pirmą dieną po atvykimo. Jei gerai susiplanuosite, viskas įvyks lyg ritmu, jei ne – gausite nervų krizą ir prarastus darbo dienas.

Pagrindiniai klausimai apie procesą ir kainas

Kiek laiko trunka biuro perkėlimas į Londoną?

Tiesioginis vairavimas trunka apie dvi paras, tačiau neapsiribokite šiuo laiku. Visas procesas, įskaitant pakavimą, dokumentų sutvarkymą ir muitinę, gali užeiti iki savaitės ar daugiau. Negalima žiūrėti į žemėlapį ir manyti, kad pirmadienį išvykome, antradienį jau dirbame. Visada būkite nusiteikę, kad kažkas nutiks ant kelio, o ypač Anglijoje, kur uždelstimas laive arba eilėje įterminalą yra beveik taisyklė.

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas į Londoną?

Čia labai slyna nuo tūrio, bet pradedant nuo mažų ofisų, tai gali kainuoti nuo 2500 iki 5000 eurų, jei kalbame apie pilną paslaugą su pakavimu. Dideliems biurams, kurie reikalauja kelias mašinas, skaičiai lipa į dešimtis tūkstančių. Nepasitikėkite pasiūlymais, kurie atrodo per pigiai, nes paprastai tose kainose neįskaičiuotos prieigos leidimų mokesčiai Londone arba draudimas. Tikrasis biuro perkėlimas į Londoną dažnai apsieina brangiau nei prognozuojama pradžioje.

Ar brangu pervežti techniką?

Technika yra tas dalykas, dėl kurio verčiausia sumokėti už papildomą apsaugą. Serveriai, kompiuteriai, didelieji printerai – tai ne tik brangūs daiktai, bet ir jautrūs. Jei gulsite juos į paprastą dėžę be putų, neabejoju, kad jums teks pirkti naujus. Profesionalus technikos pervežimas kainuoja, bet tai investicija, kuri save atsiperka, kai pirmą dieną viskas įsijungia be problemų. Nekukčinkite čia, geriau sumokėkite už kokybiškas dėžes.

Kas dėl baldų montavimo?

Įprastai į kainą įeina ir išpakavimas bei surinkimas viename gale, tačiau tikrinkite sutartį. Kartais vairuotojai tiesiog iškrauna dėžes prie durų ir važiuoja toliau, o jūs likstate su dešimtimis dėžių ir surinkimo instrukcijomis. Biuro perkėlimas į Londoną turi būti „rakto“ paslauga – t.y., jums duodami raktai ir galima dirbti. Nebijokite klausti, ar montuotojai yra įskaičiuoti, o ne tik krovejai.

Ar reikia specialių leidimų mieste?

Londonas yra labai griežtas dėl sunkvežimių, ypač centro zonoje. Jums gali reikėti LEZ (Low Emission Zone) ir ULEZ (Ultra Low Emission Zone) leidimų, be kurių gausite nemažą baudą. Neteisinga mašina įvažiavus į miestą, bauda gali siekti šimtus svarų per dieną. Geriau, kad šį dalyką sutvarkytų pervežėjas, o ne jūs bandydami suprasti britų administracinius reikalimus pusantro ryto.

Ką daryti su pavojingais kruviniais?

Jei ofise buvo dažų, valiklių ar chemijos sandėliukas, būtinai tai pasakykite iš karto. Negalima tiesiog užmesti į bendrą krovinių masę, nes muitinėje arba sulaikymo punkte tai gali sukelti didelių problemų. Turime dokumentus (MSDS – saugos duomenų lapus), kuriuos reikia pateikti. Vieną kartą teko stovėti pasienyje valandą dėl to, kad klientas neprisiminėjo, kas toje dėžėje buvo, o buvo paprasta balta derva.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus?

Techniškai galima, tačiau legaliai tai gali būti painu, jei registruojama kaip komercinis siuntinys. Jei darbuotojai nori pervesti savo dėžutes su asmeninėmis kalėdinėmis eglutėmis ar knygomis, geriau tai išskirti arba apsiskaityti mokesčius. Noriu tik įspėti, kad muitinė gali sau leisti užkabinti tokias siuntas, jei jos bus aiškiai nepažymėtos kaip asmeninės.

Ar verta drausti siuntą?

Be abejo, taip, o ir be to dauguma firmų net neįsileis jūsų siuntos be draudimo poliso. Svarbiausia – sužinokite, kokia yra fransizė (tas dalis, kurią sumokate patys). Biuro perkėlimas į Londoną yra toks procesas, kur draudimas nėra norovė, o būtinybė, nes kelionė ilga ir rizika, kaip sakoma, egzistuoja. Niekada nežinai, kada vairuotojas gali sužinoti apie staigią eismo uždarą M25 žiediniame kelyje.

Kaip elgtis su automobiliais?

Jeigu į Londoną vežate ne tik baldus, bet ir įmonės automobilius, tai visai kitas istorija. Reikia Muitinės deklaracijos NoVA (registracijos mokestis), kurį reikia sumokėti per 14 dienų. Viena kartą klientas pamiršo tai padaryti ir gavo baudą, kuri buvo dvigubai didesnė už patį mokestį. Žodžiu, čia reikia labai tikslumo ir dėmesio dokumentams, kitaip prarasite nemažai pinigų.

Ar sunku susitvarkyti su dokumentais?

Po „Brexit“ sistema tapo labai sudėtinga, reikia EORI numerio ir tikslių prekių kodų (HS kodų). Jei neteisingai nurodysite biuro kėdės kodą, muitininkai gali laikyti visą siuntą kol patikrins. Aš tiesiog nerekomenduoju šitą dalyką daryti patys, jei neturite patirties, geriau pasiklaustyti brokerio. Biuro perkėlimas į Londoną su šiuo reglamentu tampa tikru administraciniu iššūkiu.

Kada geriausia vykti?

Stengkitės vengti savaitgalių ir britų švenčių, nes tada uosto darbuotojai arba muitinės gali dirbti pagal sutrumpintą grafiką. Taip pat žiūrėkite orus – vėjuotas naktis Lamanše (Lamanšo sąsiauryje) gali labai pavėlinti keltą. Man asmeniškai patinka pirmadienio išvykimas, kad trečiadienį jau būtum vietovėje ir sprestum detales, o ne šeštadienį lauktum kol kas atsidarys.

Ką daryti su vertimais?

Visi dokumentai turi būti anglų kalba. Jei turite inventoriaus sąrašą lietuviškai, jis turi būti išverčiamas. Nereikia nieko pasirašinėti aklai, kai nesuprantate kas parašyta. Tais atvejais, kai tekstas trumpas, pakanka mašininio vertimo, bet sudėtingesniems dalykams geriau pasimokyti profesionalų, kad nebūtų nesusipratimų dėl prekių pavadinimų.

Ar galiu vykti kartu su vairuotoju?

Įprastai yra vietos vienam keleiviui, tačiau tai priklauso nuo konkretaus transporto priemonės tipo. Jei norite vykti su dviem vadovais, gali tekti nuomoti papildomą automobilį arba susitarti dėl specifinio sunkvežimio. Atsimenu vieną atvejai, kai vadovas norėjo važiuoti dėl pavojaus, kad dingsta duomenys, bet vairuotojas atsisakė imti keleivį dėl draudimo sąlygų.

Ar reikia Muitinės agento?

Beveik visada taip, jei šis procesas jums nežinomas. Agentas užpildo deklaracijas ir užtikrina, kad siunta neštuktų sulaikymo terminaluose. Biuro perkėlimas į Londoną be agento yra kaip važiuoti naktį be žiburių – tikėtis, kad niek nepataikysi. Ypač dabar, kai britai labai griežtai tikrina, kas įeiną į šalį, negali leisti sau klaidų.

Logistika ir techniniai niuansai

Kokia mašina reikalinga?

Čia viskas priklauso nuo tūrio, tačiau Londono gatvės dažnai labai siauros, todėl didelis „tandemas“ gali tiesiog nepatekti į gatvę, kurioje yra jūsų naujasis biuras. Reikia tiksliai išmatuoti ne tik krovini, bet ir privažiavimą. Kartais tenka naudoti mažesnę mašiną (7.5t) ir daryti kelis važiavimus, nors ir brangiau, bet saugiau. Ne visada didelis reiškia efektyvesnį.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Stengiamės to nedaryti, tačiau jei įvyksta techninė problema arba vairuotojas turi pristabdyti poilsio reikalavimus, mašina užrakinama. Visgi, patirtis rodo, kad stovėjimo aikštelėse prie hotelių Anglijoje nėra saugu kaip Lietuvoje. Geriau pasirūpinkite, kad krovinys būtų iškrautas bent jau į sandėlį tą pačią dieną.

Kaip užtikrinti serverių saugumą?

Serveriai turi būti išjungti tinkamai (ne vienkartinis mygtuko paspaudimas), o po to supakuoti į specialias „antistatines“ dėžes. Jei tiesiog juos numetate į kėdžių krūvą, nėra vilties, kad jie veiks. Viena firma taip padarė ir prarado visus savo duomenis, todėl dabar visada įsipailioju, kai matau neapsaugotus technikos elementus.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS stebėjimą, tačiau vairuotojai kartais išjungia įrangą, kai ilsisi arba jei yra techniniai nesklandumai su signalu pietų Anglijoje. Mes stengiamės duoti atnaujinimus bent kartą per dieną, kad nebūtumėte nerimę. Tačiau nereikia skambinti kas valandą ir klausti, kur jie yra, tai tik trukdo vairuotojui važiuoti.

Ką daryti, jei mašina sugedo?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes išsiunčiame pagalbinę techniką arba perkrauname krovinį į kitą mašiną. Biuro perkėlimas į Londoną gali šitaip užtrukti dvi dienas ilgiau, bet svarbu, kad krovinys nepažeistas. Užtikrinkite, kad sutartyje būtų parašyta, kas atsakinga už techninės pagalbos iškvietimą.

Ar reikia sandėlio vietoje?

Jangi naujasis biuras dar nebaigtas remontuoti o senasis jau ištuštėtas, taip, sandėlis būtinas. Anglijoje trumpalaikis sandėliavimas nėra pigus, todėl planuokite datas taip, kad tarp išvykimo ir atvykimo būtų kuo mažiau laiko. Vieną kartą teko laikyti kliento daiktus tris dienas sandėlyje Birmingeme ir tai kainavo beveik tiek kiek ir nuoma vienam mėnesiui Lietuvoje.

Kaip suskaičiuoti tūrį?

Geriau naudoti kubinius metrus (m3), o ne „kėdes“ ar „dėžes“. Profesionalai atvyksta, pamato ir sako: „Tai bus apie 40 kubų“. Jei bandysite skaičiuoti patys, dažnai padarysite klaidą ir mašina pasirodys per maža. Nustebinate, kaip daug vietos užima paprastos lentynos ir archyvinės dėžės.

Ar sunku vairuoti kairiapjūviu?

Mūsų vairuotojams tai nėra problema, jie važinėja ten kas savaitę, tačiau jūsų vadovui, jei nuspręsite vykti savo automobiliu, gali būti sudėtinga. Ratus, žiedai ir sankryžos sujungti kitaip, todėl reikia ypatingo dėmesio. Nebūtinai tai susiję su biuro perkėlimu į Londoną tiesiogiai, bet tai gali paveikti jūsų atvykimo laiką.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Seni baldai, kurius nebeplanuojate vežti, turi būti išvežti prieš pakavimą. Negalima mesti visko į vieną krūvą ir许多ti, kad vairuotojas nuspręs, kas eina, kas ne. Tai papildomas darbas ir laikas, už kurį reikės mokėti. Anglijoje šiukšlių išvežimas labai brangus, tai geriau atsikratyti čia.

Ar reikia spec. įrangos kėlimui?

Jei ofise yra dideli seifai arba serveriniai spintos, reikalingi keltuvai. Negalima jų nešti rankomis, nes pirmas žingsnis gali baigtis traumomis. Pasakykite apie šiuos daiktus iš anksto, kad komanda atvyktų su „hidrauline rankena“ arba kranu. Nekukčinkite, sunkesnius daiktus kelti reikia technika.

Ką daryti su vynu ir maistu sandėlyje?

Jei ofise buvo „baras“ arba maisto atsargos, jas reikia deklaruoti kaip maisto produktus. Kai kuriuos dalykus, pavyzdžiui, mėsą ar pieno produktus, gali būti draudžiama įvežti į JK. Geriau suvalgyti arba atiduoti darbuotojams prieš išvykimą, nei rizikuoti, kad visą siuntą sulaikys dėl vieno dešrelės pakelio.

Ar galima perveži augalus?

Augalai yra griežtai reguliuojami, turi būti fitosanitarinis sertifikatas. Be jo, augalai bus sunaikinti pasienyje. Biuro perkėlimas į Londoną dažnai apima ir didelius induinius augalus, todėl apie juos reikia pagalvoti iš anksto. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl vieno fikuso, jei neturite dokumentų.

Muitinė, dokumentai ir specifiniai reikalavimai

Ar mokamas PVM (VAT)?

Taip, importuojant prekes į JK reikia sumokėti PVM ir importuos mokestį, nors gali būti išimčių, jei tai laikina pervežimo arba apyvartos mokestis jau buvo sumokėtas. Tai sudėtinga sritis, geriau pasikalbėti su buhalteriu. Žinau, kad daugelis klientų nustemba, kai pamato papildomą sąskaitą iš muitinės.

Kas yra EORI numeris?

Tai Eurpos Sąjungos registracijos ir identifikacijos numeris, kuris būtinas bet kokiam importui ar eksportui. Be šio numerio jūsų siunta neišvažiuos iš Lietuvos arba neįeis į Angliją. Užtrunka kelias dienas jį gauti, taigi neužsiimkite tuo paskutinę dieną prieš išvykimą. Biuro perkėlimas į Londoną be šio numerio yra neįmanomas legaliai.

Kas dėl CMR sąskaitos?

CMR – tarptautinė vežimo sąskaita faktūra (sąlyga), kuri yra pagrindinis dokumentas. Jis turi būti pasirašytas abiejų pusių. Čia nėra jokių „neparašiusiu, kas čia tokio“ – be CMR, jūs neturite jokių teisinių pagrindų reikalauti siuntos. Privažiuokite pasirašyti dokumentą su vairuotoju ir nukopijuokite jį sau.

Ar sunku gauti vizą darbuotojams?

Aš ne esu emigracijos specialistas, tačiau žinau, kad po „Brexit“ lietuviai ir kiti ES piliečiai negali tiesiog važiuoti dirbti be leidimo. Tai nėra mano sritis, bet patariu darbuotojams pasitikrinti savo statusą, jei jie vyksta su kroviniu. Galbūt reikės „Skilled Worker“ vizos, o tai jau jūsų personalo skyriaus reikalas.

Kaip elgtis su duomenų saugumu?

Perkeliant kompiuterius, rizikuojate, kad duomenys gali nutekėti, jei nešutrinti diskai parduodamų arba neveikiančių įrenginių. Niekada nepervežkite kompiuterių su jais esančiais slaptais kodais be užšifravimo. Biuro perkėlimas į Londoną yra puikus momentas atlikti „duomenų valymą“ senose mašinose.

Ar reikalingas vertės įvertinimas?

Taip, muitinė reikalauja nurodyti prekių vertę. Jūs negalite parašyti, kad stalas kainuoja 1 euą, kad nemokėtumėte mokesčių. Vertė turi būti reali, rinkos. Vieną kartą klientas bandė taip pasielgti su brangia menine kolekcija, ir buvo labai nusteigęs, kai gavo baudą už neteisingą deklaravimą.

Kas yra pristatymo į pašto dėžutę (DDP) terminas?

DDP reiškia, kad mokesčiai sumokėti iki jūsų durų (mokėjimas atsiuntėjui). Tai geriausias variantas, nes nenorite gauti skambučio iš britų muitinės, prašančio sumokėti mokesčius, kol jūsų krovinys stovi pasienyje. Užtikrinkite, kad jūsų sutartyje būtų būtent DLP arba DDP sąlygos.

Ar galiu atsiimti daiktus iš sandėlio Anglijoje?

Taip, daugelis firmų turi partnerių sandėliuose Londono apylinkėse (pvz., netoli Tilbury arba Felixstowe). Jei negalite iš karto įrengti biuro, galite laikyti dalykus ten. Tai brangiau, nei jeigu turėtumėte savo vietą, bet sutaupote nervų. Biuro perkėlimas į Londoną kartais reiškia laikiną „virtualų“ buvimą.

Ką daryti su pažeistais dėžėmis?

Jei pastebite, kad dėžė suplėšyta, nedelsdami praneškite vairuotojui ir užfiksuokite tai nuotraukomis. Jei pasirašysite CMR be pastabų, vėliau bus labai sunku įrodyti, kad žala įvyko pervežimo metu. Ypač svarbu tai padaryti prieš iškraunant techniką.

Ar reikalingas inventoriaus sąrašas (Packing List)?

Be šio dokumento neišsiversite. Jis turi būti detalus: kas yra dėžėje, koks svoris, kokios medžiagos. Muitininkai mėgsta klausinėti, kas yra „bendros paskirties daiktai“ – tokių frazių vengiame. Kuo tiksliau parašysite, tuo greičiau praeisite kontrolę.

Kokie dažniausiai pasitaiko klaidos?

Dauguma klaidų įvyksta dėl blogai užpildytų dokumentų ir vėlavimo. Žmonės mano, kad gali sukaupti viską paskutinę naktį, bet tai blogai baigiasi. Taip pat dažnai pamirštama apie prieigos leidimus centre, dėl ko mašina tiesiog negali privažiuoti prie pastato. Biuro perkėlimas į Londoną reikalauja disciplina.

Ar galima susiplanuoti pervežimą per šventes?

Techniškai galima, bet praktiškai labai blogai. Užsienio reikalai dirba trumpiau, o sandėliai gali būti uždaryti. Geriau planuoti darbo dienomis, kad jei ką nors trūktų, butų galima pasiekti atsakingus asmenis. Nereikia kurti sau papildomo streso per Kalėdas arba Velykas.

Kokios yra mokesčių mokėjimo sąlygos?

Muitinės mokesčiai JK dažnai turi būti sumokėti iš karto, prieš išleidžiant siuntą. Dabar daugelis brokerių siūlo mokėjimo užtikrinimą, už kurį imamas nedidelis mokestis. Tai verta, kadangi nėra norint važiuoti į banką mokėti užkliuvojusios siuntos.

Ar sunku rasti gerą pervežėją?

Rasti daug, surasti gerą – sudėtingiau. Žiūrėkite ne tik į kainą, bet ir į atsiliepimus, o ir į tai, ar jie turi patirties su JK. Biuro perkėlimas į Londoną nėra tas pats kas vežimas į Berlyną, čia kita sistema, kita kalba (nors angliška), kiti reikalavimai. Pasitarkite su kolegomis, kurie jau tai padarė.

Praktiniai patarimai ir pabaiga

Ką daryti pirmą dieną?

Pirmiausia – surinkite lovas arba nusipirkite kavos. Be kavos biuras neveikia, o be lovų (jei kas nors liko dirbti naktį) nebus jėgų. Po to patikrinkite, ar technika veikia, o tada tik pradėkite rūpintis smulkmenomis. Nebedirbkite šeštadienį, jei nesate įsitikinęs, kad viskas veikia.

Ar reikia persiųsti paštą?

Užtikrinkite, kad paštas peradresuojamas iš senojo adreso į naująjį Anglijoje. Tai trunka kelias dienas, taigi tai padarykite iš anksto. Nenorite, kad svarbi sąskaita arba kontraktas nukeliautų į tuštą biurą Vilniuje.

Kaip sužinoti, ar viskas vyksta pagal planą?

Bendraskite su vadybininku. Geras vadybininkas pats praneš apie problemas anksčiau, nei jūs jas pastebėsite. Jei jis neatsiliepia į skambučius arba rašo „viskas gerai“ per daug dažnai, tai blogas ženklas. Stenkitės turėti vieną kontaktą, kuris atsako už visą procesą.

Ar verta imti visus darbuotojus?

Ne visada. Kartai geriau, kad specialistai išvyktu vėliau, kol viskas bus įrengta. Biuro perkėlimas į Londoną su 20 žmonių komanda, kurie nieko nedaro, o tik stovi ir trukdo, yra chaosas. Siųskite „pionierius“, kurie surengs viską, o paskui – likusius.

Kaip elgtis su nustumimais (delays)?

Jeigu vėluojate, nedirbkite panikos. Informuokite klientus Anglijoje, kad biuras atidarytas vėliau. Geriau sakyti tiesą ir padaryti gerą įspūdį vėliau, nei skubėti atidaryti tuščią biurą. Vienas klientas taip padarė ir prarado pirmąjį sutartį, nes nebuvo pasiruošęs.

Ar reikia vietinio kontakto?

Labai praverčia, jei turite kažką, kas gali susitikti su vairuotoju Anglijoje. Nebūtinai jis turi krauti, bet tiesiog būti ten, jei reikia parodyti kelią arba atidaryti duris. Angliškai kalbantysis asmuas labai padeda išvengti nesusipratimų.

Ką daryti su šlamštu po išpakavimo?

Susitarkite dėl šiukšlių išvežimo iš karto po to. Negalite palikti dėžių koridoriuje, nes tai prieštarų gaisrines saugos taisyklėms. Dauguma firmų tai gali padaryti už papildomą mokestį, arba tiesiog paleiskite juos į recikliavimo centrą netoliese.

Ar sunku susirasti sandėlėlį Londone?

Rasti nesunku, bet jis bus brangus. Londono nekilnojamojo turto kainos yra astronominės. Jei galima, ieškokite sandėlio už miesto ribų, pvz., netoli M25 žiedo, ir iš ten vežkite dalimis. Tai taupo pinigus, nors ir užtrunka daugiau laiko.

Kaip apsaugoti dokumentus?

Nepervežkite originalų sutarčių arba kontabiliteto dokumentų sunkvežimių, jei įmanoma. Juos geriau pasiimti su savimi (rankiniu būdu) arba siųsti kurjeriu. Jei dingsta dėžė su dokumentais, tai bus didžiausias košmaras, nei dingus stalui.

Ar reikalingas draudimas nuo atsakomybės?

Taip, ypač jei pervežate daug brangių daiktų. Standartinis draudimas dažnai nedengia visų rizikų, tokių kaip gamtos stichijos arba pilietiniai neramumai (nors tie reti). Pasitarkite su draudikų agentu dėl specifinių sąlygų.

Ar verta naudotis „remonto“ paslaugomis?

Kai kurios firmos siūlo ne tik pervežti, bet ir sudėti baldus, o net ir padaryti nedidelį remontą. Tai gali būti brangu, bet sutaupo laiko, jei neturite vietinių kontaktų. Biuro perkėlimas į Londoną su „pilnu paketu“ gali atrodyti kaip geriausias sprendimas tinginiams.

Išvados

Galiausiai, biuro perkėlimas į Londoną efektyviai priklauso ne nuo to, kiek gerai žinote kelio žemėlapį, o nuo to, kiek gerai suprantate dokumentus ir planuojate laiką. Nenoriu skambėti kaip senas vadybininkas, bet geriau praleisti savaitę planuodamas, nei mėnesį ištaisydamas klaidas. Pasitikėkite profesionalais, bet patys būkite įsitraukę į procesą, o jei kažkas neaišku dėl ULEZ mokesčių arba dokumentų – tiesiog paklauskite, geriau klausti per daug, nei tiems. Sėkmės naujoje vietoje, Londonas laukia.