Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – laikai pasikeitė. Vakar Europoje buvo visai kita nei šiandien, o biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu daugiau nei kada nors anksčiau. Po „Brexit“ viskas tapo sudėtinga, dokumentai išsiplėtė, o klientai dažnai net neįsivaizduoja, ką reiškia nukeliauti pro Doverį be teisingai parengto CMR. Nebėra tų laikų, kai galėjai tik užkrauti dėžes ir važiuoti, dabar reikia galvoti apie EORI numerius, muitinės deklaracijas ir vairuotojų poilsio laikus. Jei pradėsite planuoti savaitę prieš važiavimą, bus pavojingai. Čia ne tiesiog logistika, čia biurokratinis chaosas, kurį reikia suvaldyti iš anksto.

Dokumentai ir biurokratinės klaidos

Ar tikrai reikia EORI numerio?

Taip, be jokio abejojo. Jei planuojate biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu, pirmiausia pasidarykite EORI numerį, kitaip jūsų krovinys stovės sienoje. Tai kaip pasas jūsų firmai, be jo neįeisite į šalies teritoriją legaliai. Vieną kartą maža įmonė iš Vilniaus pamiršo tai padaryti, ir jų kelių dienų kelionė virto trimis savaitėmis stovėjimo prie uosto. Gaukite jį iš karto, kai tik pradėsite galvoti apie persikėlimą, nes registracija gali šiek tiek užtrukti, o muitininkai nesijaudina, kad jūs skubate.

Ką daryti su muitinės deklaracija?

Muitinės deklaracija dabar yra būtina net ir tada, kai judinate savo daiktais tarp savo padalinių. Turi rasti tinkamą muitinės brokerį Lietuvoje arba Anglijoje, kuris padarys „Import“ ir „Export“ procedūras. Nemanau, kad verta rizikuoti ir bandyti tai padaryti patys, jei neturite patirties, nes klaidos kainuoja brangiai. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu būtent šiuose detaliuose, nes blogai parengta deklaracija gali lemti baudas. Geriau sumokėti brokeriui 100 eurų daugiau ir gyventi ramiau nei griozdinti galvas dėl kodų, kuriuos nesupranta net patys vairuotojai.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Žinoma, ir jis turi būti detalus. Ne „kėdės, stalai“ su kableliu, o kiekvieno daikto pavadinimas, vertė ir serijinis numeris, jei toks yra. Prieš metus buvome tokioje situacijoje, kur klientas parašė „biuro įranga“ viena eilute, ir anglai mums viską iškrautė į patikrinimą. Buvo šydis. Dabar prašau visada daryti Excel lentelę, kad žinotumėm, ką vežame. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu todėl, kad anglai yra labai griežti apie tai, kas yra pakuotėje. Jei sąraše parašysite „kompiuteris“, o ten bus išardyta serverio dalis, gali būti problemų.

Kas tas CMR ir kodė jis gąsdina?

CMR – tai tarptautinio vežimo sutartis, kurią pasirašo vairuotojas. Jis patvirtina, kad krovinius priėmėme ir atsakingi už jo saugumą. Dažnai klientai mano, kad tai tik popierius, bet jei dėžės atkeliaus sužalotos, be CMR jums niekas nieko neatsakys. Patikrinkite, ar vairuotojas įrašė teisingą svorį ir vietų skaičių. Kai darome biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu, šis popierius turi būti tvarkingas, nes jis pagrindinis bylose draudžiui. Vienas klientas prarado brangų serverį, nes CMR buvo užpildytas neteisingai, ir draudikas atsisakė mokėti atlyginimo.

Ar sunkvežimis turi turėti specialų leidimą Anglijoje?

Taip, vairuotojams dabar reikia Kent Access Pass, jei važiuoja pro Kento uostą. Be šio leidimo, jūsų sunkvežimio tiesiog neįleis į kelią link uosto ar Eurotunelio. Tai reiškia, kad negalite tiesiog pasikviesti pirmojo geriau sunkvežimio iš gatvės. Turi būti tikrai profesionalus pervežėjas, kuris žino šiuos niuansus. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu ir dėl to, kad ne visi Lietuvos vežėjai apie tai žino arba turi šius pasus. Nerekomenduoju rizikuoti su „grižtėliais“, kurie sako, kad „kažkaip praeisime“.

Ar reikia mokėti PVM importuojant?

Tai priklauso nuo jūsų įmonės statuso, bet dažniausiai taip. Jei esate PVM mokėtojas, galite taikyti atvirkštinį apmokestinimą (Reverse Charge), bet vis tiek reikia pateikti deklaraciją Muitinės. Jei ne – reikės sumokėti PVM tiesioginiam importui. Geriau pasikalbėti su buhalteriu iš anksto, kad nesusidurtumėte su netikėta sąskaita. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu taip pat ir jūsų biudžetui, nes PVM importu gali būti gana didelis sumas, kurias reikės išleisti iš karto. Neaišku, ar dabar kažkas pasikeitė, bet taisyklės dažnai keičiasi.

Kas daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Tada prasideda problemos. Galima bandyti derėtis su muitininkais, bet jie nėra labai šnekios. Kartais leidžia atsiųst dokumentus vėliau el. paštu, bet tai retas atvejis ir dažnai kainuoja laiko ir pinigų (kažkiek baudų). Geriau turėkite viską dėžėje, pasiruošusią parodyti. Nenoriu būti pesimistas, bet be dokumentų biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tampa tiesiog neįmanomas. Kartais net pasitaiko, kad klientas pamiršta pasiimti įmonės pažymą apie juridinį statusą, ir tai sukelia didelius uždelstimus.

Ar verta drausti krovinių?

Be abejo. Kelyje viskas gali nutikti – avarija, gaisras arba tiesiog pavogimas. Standartinis draudimas apima mažai, todėl verta pasidomėti, kokia yra atsakomybė pagal CMR (paprastai tai apie 8,33 SDR už kg). Jei vežate brangų techniką, reikia specialios draudimo polisos. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu ne tik dėl dokumentų, bet ir dėl jūsų ramybės. Vienas klientas atsisakė draudimo, kad „taip niekad nebus“, ir, žinoma, sunkvežimis nuvyko į griovį Belgijoje. Dabar mums bylinėjames.

Kaip greitai galima gauti visus dokumentus?

Jei turite gerą brokerį, tai dieną-du. Bet jei reikia EORI, tai gali užeiti ir savaitę. Neskubėkite paskutinę minutę, nes sistemos užstringa. Ypatingai jei biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu jums dėl to, kad biuras turi pradėti dirbti tam tikrą dieną. Geriausia pradėti ruoštis mažiaug mėnesiu prieš. Nemanau, kad verta laukti iki paskutinės sekundės, nes stresas nėra vertas jokių pinigų.

Logistika ir kelių nuostoliai

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Priklausys nuo maršruto ir užduoties apimties. Paprastai į Londoną ar Mančesterį važiuojame apie 3–4 dienas viena kryptimi, jei viskas eina sklandžiai. Bet su muitinės procesais tai gali užtrukti ilgiau. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad nustumtumėte savo darbuotojams realias datas. Nesakykite „penktadienį viskas bus vietoje“, jei tikrai tikėtinos delsos. Vieną kartą užstrigome Kalėse dėl šturmų, ir biuras liko be kompiuterių savaitei.

Ar galima važiuoti bet kuriuo sunkvežimiu?

Ne, turi būti transporto priemonė, atitinkanti Euro standartus (Euro 6 ar daugiau), kitaip neįleis į Londono zonavimo zonas (ULEZ). Be to, sunkvežimis turi būti techninėje būklėje. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu ir dėl to, kad senas sunkvežimis gali tiesiog gauti didelę baudą už taršą. Taip pat reikia įsitikinti, kad vairuotojas tai viską supranta, nes anglai labai griežtai bauda už pažeidimus.

Ką daryti, jei vairuotojas pavargsta?

Yra griežti taisyklės apie vairuotojų darbo ir poilsio laikus. Jis negali tiesiog važiuoti 24 valandas, tai nelegalu ir pavojinga. Reikia planuoti sustojimus. Jei biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu jums, turite suprasti, kad mes negalėsime „nuspausti“ pedalo daugiau, nei leidžia įstatymai. Kartos klientai klausia, kodėl negalime važiuoti be stabdymų, bet aš tiesiog nedarysiu kalėjimo dėl jų biuro.

Ar galima vežti pavojingus krovinius?

Galima, bet tai visai kita istorija. Reikia specialių leidimų (ADR) ir žymėjimo. Jei turite chemijos arba daug tonerių, apie tai praneškite iš karto. Negalima tiesiog paslėpti dėžės su kasetėmis po stalais. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu saugumo atžvilgiu. Jei uoste aptinks ne Deklaruotą pavojingą krovinių, gali būti didžiulės problemos, net baudos arba areštas.

Kas yra „Incoterms“ ir ką pasirinkti?

Tai prekybos sąlygos, kurios apibrėžia, kas už ką atsako. Dažniausiai perkėlimams naudojame DAP (Pristatytas vietovėje), kai mūsų atsakomybė baigiasi pristatant daiktus į adresą. Galite pasirinkti ir EXW, bet tada turite organizuoti viską iki mūsų sandėlio Lietuvoje. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad išsirinktumėte tinkamą variantą ir nesumokėtumėte per daug. Pasikalbėkite su savo logistiku, kas jums labiau naudinga.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas, taipogi galime sužinoti, kur jis yra. Bet kai jis stovi uoste eilėje, sistema gali parodyti, kad jis „stovi“, o ne juda. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu ir dėl to, kad klientai nori žinoti, kur jų daiktai. Aš asmeniškai visada siunčiu nuotraukas iš vairuotojo, kai jis pradeda krauti ar iškrauti, kad žmonės nervingai nesuktuoti.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada turime skubiai ieškoti pagalbos vietos remonto darbams arba siųsti kitą sunkvežimį su aptarnavimo ekipaže. Tai gali užtrukti. Nerekomenduoju planuoti svarbiausio susirinkimo tą dieną, kai turi atvykti sunkvežimis. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad turėtumėt rezervinį laiką. Buvome atvejų, kai padangos plyšo tiesiog ant greitkelio, tai visiškas chaosas.

Ar brangu pervežti per Lamanšą?

Kainos svyruoja priklausomai nuo to, ar važiuojate keltu, ar traukiniu (Eurotuneliu). Eurotunelis brangesnis, bet greitesnis. Keltas pigesnis, bet užtrunkia ilgiau. Taip pat reikia įvertinti vairuotojo bilieto kainą. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu biudžetui, nes šios išlaidos gali būti netikėtai didelės, ypač jei kainos šuoliais pakyla vasarą.

Ar sunkvežimis gali važiuoti į centro gatves?

Londono centre yra daug ribojimų – sunkvežimiui reikia leidimo (Cranes and Heavy Goods Vehicle Permit), o kai kur gatvėse tiesiog negalima važiuoti tam tikrais laikais. Reikia tikslaus adreso ir patikrinti maršrutą. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad vairuotojas nepravažiuotų į uždarą gatvę ir negautų baudos. Kartais tenka krauti mažesnį sunkvežimį (7.5 t) ar net su „vilkiku“ prie miesto ribų.

Pakavimas ir technika

Kaip pakuoja biuro techniką?

Geriausia pakuoja originaliomis dėžėmis, jei jas išsaugojote. Jei ne, tada naudojame specialias burbulines plėves ir sustiprintas dėžes. Monitoriai ir serveriai turi būti uždengti antistatinėmis medžiagomis. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu technikos saugumui, nes vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus. Vienas klientas neleido mums pakrauti serverių į dėžes, sakė „jie stovi ant stalo“, ir rezultate – viskas atėjo sulūžę.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Dažniausiai taip, dideli stalai ir spintos neišlaikytų kelionė surinktos. Mūsų komanda atlieka išmontavimą ir vėliau surinkimą vietoje. Reikia tik pasirūpinti, kad būtų žinoma, kur kas stovės. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad netyčia nesumaišytumėt detalių – paskubos metu galima prarasti varžtus arba skyrelius. Rašykite ant dėžių „direktoriaus kambarys“ ar „virtuvė“, tai labai padeda.

Ką daryti su archyvais?

Archyviniai dokumentai yra labai sunkūs. Geriau juos supakuoti į mažesnes dėžes, kad neperneštų nugaros, ir pažymėti, kad tai dokumentai. Nenaudokite didelių „jūrinių“ konteinerių popieriui, nes jie taps nekeliami. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu ir jūsų darbuotojų sveikatai. Nenoriu, kad kas nors susižalotų bandydamas pakelti 50 kg dėžę su senais raportais.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Formaliai ne, tai yra komercinis reisas. Bet jei darbuotojai turi keletą dėžių su asmeniniais daiktais, tai galima susitarti, jei jos įtrauktos į inventorių. Tik svarbu, kad ten nebūtų draudžiamų daiktų (ginklai, narkotikai ir t.t.). Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad muitinė nepagailėtų jūsų ir nepašalintų tos dėžės su darbuotojo drabužiais.

Kaip apsaugoti konfidencialumą?

Mes turime konfidencialumo sutartis, bet vis tiek rekomenduoju užrakinti svarbius dokumentus arba juos vežti atskirai, su atsakingu asmeniu. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu duomenų saugumui. Nors mūsų vairuotojai patikimi, bet kelyje sunkvežimis gali stovėti neapsaugotai arba būti atidarytas patikrinimo metu. Geriau užtikrinti, kad joks konfidencialus failas nepatektų į pašto rankas.

Ar reikia pažymėti kiekvieną kabelį?

Labai rekomenduoju. Niekas nenori praleisti dienos bandant suprasti, kuris kabelis eina į spausdintuvą, o kuris į routerį. Susukite juos ir uždėkite etiketes. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad biuras pradėtų dirbti kuo greičiau. Paskutinėje vietoje (atsiprašau, klaida: pirmoje) vietoje nėra nieko blogiau nei kompiuterių inžinierius, kuris verčiasi su kabelių mišku tris dienas.

Ką daryti su augalais?

Augalus į Angliją vežti labai sunku, griežtos fitosanitarinės taisyklės. Be specialios licencijos ir inspekcijos jų nepraleis. Geriausia juos palikti arba padovanoti. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad jums nereikėtų atsisakyti savo mėgstamo fikuso pas muitinę. Vieną kartą klientas bandė įslėpti didelį palmę tarp stalų, ir... tiesiog ją prarado.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežiant?

Būtų labai gerai, jei išvalytumėte. Niekas nenori vežti dulkių šiukšlių. Be to, jei baldai purvini, muitinė gali labai smarkiai patikrinti dėl taršos ar vabzdžių. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu ir higienos atžvilgiu. Nerekomenduoju krauti valgomosių stalų su senių sumuštinių likučiais – tai tiesiog neprofesionalu.

Kaip vežti didelio formato spausdintuvus?

Jie reikalauja specialios įrangos kraunant. Reikia įsitikinti, kad spausdintuvas yra išjungtas, kad tintos nenušlintų, o fuseris (kaitimo elementas) atvėstas. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu brangios technikos apsaugai. Kartais reikia iškviesti techniką, kad jis paruošia spausdintuvą transportavimui, kitaip galima sugadinti mechanizmą.

Ar galima padaryti visą perkėlimą savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojų darbo laikas, uosto darbo laikas – viskas turi būti suderinta. Jei norite, kad biuras būtų paruoštas pirmadienio rytais, turime pradėti vežti penktadienį arba šeštadienį. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad sutartumėt su mumis iš anksto apie šiuos terminus. Neišjunkite mums per pusnaktį, jei dar neplanavote.

Kainos ir neapibrėžtumos

Nuo ko priklauso kaina?

Priklauso nuo tūrio (kiek kubinių metrų), svorio, atstumo ir papildomų paslaugų (pakavimas, išmontavimas). Taip pat įeina kuro kainos ir uosto mokesčiai. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad gautumėt tikslią įkainį. Jei pasakysite „maždaug 10 dėžių“, o vėliau atsiras 50, kaina pasikeis. Geriau daryti vizitą ir įvertinti viską realiai.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mums jų nėra, mes sakome viską iš karto. Bet gali būti netikėtų mokesčių iš anglų pusės – pavyzdžiui, jei reikės specialios leidimo transportavimui mieste arba jei vairuotojas gaus baudą už greitį. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad susitartumėt, kas moka šias baudas – klientas ar pervežėjas. Paskutinis dalykas, kurį norite, yra nežinomas kvitas už 300 svarų po mėnesio.

Ar galima gauti nuolaidą dideliam siuntimui?

Galima susitarti. Jei vežate visą biurą su baldais, galima pasiūlyti geresnę kainą negu jei vežate tik kelias dėžes. Taip pat nuolaidos gauname nuo uostų ir keltų. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu ir jūsų piniginėms. Užsakykite paslaugas anksčiau, tada mes galime užsisakyti pigesnius bilietus.

Kokia yra avanso reikalavimo tvarka?

Įprasta reikalauti 30–50 proc. avanso pradžiai, likutį – atlikus darbą arba prieš išvykstant iš Lietuvos. Tai užtikrina, kad klientas neatsisaks iš karto, kai mes jau paruošėme sunkvežimį. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu ir mūsų apsaugai. Buvo atvejų, kai žmonės lieka be pinigų, o mes jau esame kelio viduryje. Geriau išsiaiškinti šiuos dalykus iš karto.

Kas nutinka, jei klientas nėra pasiruošęs priimti krovinių?

Tada sunkvežimis turi laukti. Laukimas kainuoja, nes vairuotojo laikas yra pinigai. Jei laukimas ilgas, gali reikėti ieškoti vietos sandėliavimui. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad būtumėt vietą laiku. Jei naujieji patalpos dar nėra paruoštos, susitarkite dėl laikino sandėlio Anglijoje. Nereikia laukti, kol vairuotojai kvailiuosis prie uždarytų durų.

Ar kainos keičiasi priklausomai nuo sezono?

Taip, vasarą ir prieš šventes kainos šuoliais aukštyn. Užsakymai keltams dideli, todėl brangu. Jei galite, perkėlimą planuokite rudenį arba pavasarį. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad sutaupyti. Nereikia jums mokėti dvigubos kainos tik todėl, kad visi važiuoja atostogų metu.

Ar apdraudžiate krovinius pervežimo metu?

Taip, turime standartinę atsakomybę, bet galima įsigyti papildomą draudimą „Viskas rizika“ (All Risk). Tai padengia daugiau įvykių. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu jūsų turtui. Pasitikrinkite savo draudimo polisą ar jis dengia pervežimus, arba pasitikrinkite mūsų pasiūlymą. Nekalbu apie tai, kad viskas sudegs, bet geriau būti saugiam.

Ką daryti, jei biudžetas per mažas?

Tada reikia mažinti apimtį – atsisakyti senų baldų, parduoti nereikalingus daiktus arba dalį vežti patys mažesniu automobiliu. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu tam, kad išsirinkti būtiniausius dalykus. Neapsunkinkite savęs nešant senas sulūžusias kėdes per visą Europą, tai tiesiog neapsimoka.

Ar galima sumokėti atvykus?

Galima, bet tik su garantija, pvz., banko pavedimu iš anksto arba draudimo garantija. Grynaisiais vairuotojams negalima mokėti didelių sumų dėl saugumo. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu mokėjimo schemai. Susitarkite su apskaita iš anksto, kad nebūtų keblu paskutinę minutę.

Trumpai tariant, biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: planavimas svarbu ne tik todėl, kad norite, kad viskas atvyktų saugiai, bet ir todėl, kad norite išvengti nervinimo. Šiandien, kai taisyklės pasikeitę, o kainos auga, gerai pagalvota strategija sutaupo ne tik pinigus, bet ir laiką. Pasitarkite su profesionalais, pasidarykite dokumentus ir tikėkimės, kad jūsų kelionė įveiks be didelių nesklandumų. Sėkmės naujame biure!